KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/213.85.40 E-mail : commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/213.85.65 http://www.privacycommission.be COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 36 / 2006 van 20 december 2006 O. Ref. : SA2 / RN/2006/034/ BETREFT : Aanvraag van de Vlaamse Overheid, Coördinatiecel Vlaams E-government, om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op het doorgeven van Rijksregistergegevens aan Vlaamse doeltoepassingen De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP ), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid artikel 19, 3; Gelet op het Koninklijk Besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Overheid, Coördinatiecel Vlaams E-government, ontvangen op 10 november 2006; Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 14 november 2006; Gelet op het verslag van de ondervoorzitter; Beslist op 20 december 2006, na beraadslaging, als volgt: BER RR 36-2006 - 1 / 7
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG ---------------------------------------------------------- De aanvraag heeft tot doel de Vlaamse Overheid, Coördinatiecel Vlaams E-government, hierna de aanvrager, te machtigen om: - toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste en tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR); - het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR); zodat hij zijn taak als doorgeefluik (= technologisch aanspreek- en distributiepunt) van Rijksregistergegevens ten behoeve van de Vlaamse doeltoepassingen kan vervullen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG ----------------------------------------------------------- A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR wordt de machtiging om toegang te verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. De aanvrager werd bij beslissing van de Vlaamse Regering van 8 april 2005 opgericht als een afzonderlijke entiteit binnen het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, het toenmalige Departement Algemene Zaken en Financiën, thans Beleidsdomein Bestuurszaken. Hij maakt dus deel uit van een Belgische openbare overheid. Hieruit kan besloten worden dat de aanvrager als Belgische openbare overheid op grond van de artikelen 5, eerste lid, 1, en 8 WRR in aanmerking komt om gemachtigd te worden toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van dit register te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, terzake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. BER RR 36 / 2006-2 / 7
B. FINALITEITEN Bij beslissing van 8 april 2005 hechtte de Vlaamse Regering haar goedkeuring aan de opdracht van de aanvrager zoals deze werd omschreven in punt 5 van de nota van de Vlaams minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme over E- government werking, positionering en organisatie van De Coördinatiecel Vlaams E- government. Daaruit blijkt dat de opdracht van de aanvrager erin bestaat om: 1. Vlaamse departementen en instellingen een infrastructuur ter beschikking te stellen die de behoorlijk gemachtigden onder hen toelaat om op een eenvoudige en uniforme wijze gegevens uit de databank die het Rijksregister is, te verkrijgen. 2. het usermanagement uit te bouwen en te verzorgen. Het is met het oog op het vervullen van deze opdrachten dat de aanvrager een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister wenst alsook het identificatienummer ervan wenst te gebruiken. De Commissie is van oordeel dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, 1, 2, WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1 Ten overstaan van de gevraagde gegevens De aanvrager wenst toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 13, en tweede lid, WRR met het oog op het in de afdeling B onder punt 1 vermelde doeleinde. De aanvrager zal een informaticatoepassing ter beschikking stellen van haar doelpubliek waardoor diegenen die over een machtiging beschikken om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister, dit op dezelfde wijze en via hetzelfde kanaal zullen raadplegen. De Commissie stelt vast dat om dit in de praktijk te realiseren, de aanvrager aan de gemachtigden de informatiegegevens uit het Rijksregister moet kunnen verstrekken tot dewelke zij toegang hebben. Dit betekent dat hij, gelet op zijn ruim doelpubliek, in staat moet zijn om alle in het eerste lid vermelde gegevens te leveren evenals de wijzigingen ervan. De Commissie vestigt er de aandacht op dat: - de notarissen een soortgelijk systeem hanteren. Daar verloopt het verkeer met het Rijksregister via de V.Z.W Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Deze laatste werd met het oog daarop bij koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken, gemachtigd om toegang te hebben tot dezelfde informatiegegevens als die waarover de notarissen ingevolge machtiging kunnen beschikken voor het vervullen van taken die tot hun bevoegdheid behoren. - de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders zal eveneens een dergelijk systeem ten behoeve van de gerechtsdeurwaarders op punt stellen. Met het oog daarop werd de nationale kamer bij beraadslaging nr. 06/2006 van 1 maart 2006 BER RR 36 / 2006-3 / 7
gemachtigd om toegang te hebben tot dezelfde informatiegegevens als die waarover de gerechtsdeurwaarders ingevolge machtiging kunnen beschikken voor het vervullen van taken die tot hun bevoegdheid behoren. De Commissie is, in het licht hiervan, van oordeel dat - zonder afbreuk te doen aan de aanbeveling betreffende de geïntegreerde toegang aangekondigd in de punten 10.7.2 en 10.7.3. van het advies nr. 14/2005 van 28 september 2005 - een toegang van aanvrager tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 13, en tweede lid WRR in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. Hierbij benadrukt de Commissie dat de aanvrager ervoor verantwoordelijk is dat de gemachtigden enkel toegang wordt verschaft tot de gegevens waarop zij recht hebben. C.2. Ten overstaan van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister C.2.1. Een aantal van de instanties die via de aanvrager het Rijksregister raadplegen, zullen gemachtigd zijn om het identificatienummer te gebruiken en aan de hand daarvan opzoekingen doen. De aanvrager wenst vanzelfsprekend aan behoorlijk gemachtigden ook het identificatienummer mee te bezorgen, wat vereist dat hij dit mag gebruiken, alhoewel hij dit concreet eigenlijk niet zelf benut. De Commissie verwijst voor wat dit aspect betreft naar haar standpunt vermeld in punt C.1. C.2.2. De aanvrager signaleert in de aanvraag dat hij met het oog op een efficiënte en goede dienstverlening aan zijn doelpubliek in een aantal gevallen genoodzaakt zal zijn om het identificatienummer op te slaan en concreet te gebruiken, namelijk: om wijzigingen van Rijksregistergegevens te kunnen doorsturen aan instanties die gemachtigd zijn om deze te ontvangen. Daartoe wordt een verwijzingsrepertorium samengesteld dat de relevante identificatienummers bevat; met het oog op audit-en loggin behoeften zodat kan geantwoord worden op de vraag welke eindgebruiker via welke machtiging welke gegevens heeft geraadpleegd en van welke persoon. Voor wat dit laatste aspect betreft zal in onderlinge overleg tussen de aanvrager en zijn klant bepaald worden of de identiteit van de eindgebruiker onder de vorm van diens identificatienummer hetzij door de aanvrager, hetzij door de klant wordt opgeslagen. De Commissie is van oordeel dat het identificatienummer de meeste garanties biedt over de juiste identiteit van de concrete gebruiker van de machtiging. Samenvattend besluit de Commissie dat het door de aanvrager omschreven gebruik van het identificatienummer, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.3. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur van machtiging C.3.1. De aanvrager wenst zowel een eenmalige, als een periodieke, als een permanente toegang. Deze vraag is ingegeven door de diverse modaliteiten van toegang van zijn doelpubliek. De Commissie is van oordeel dat de aanvrager om zijn doelpubliek te kunnen bedienen uitsluitend over een permanente toegang moet kunnen beschikken (artikel 4, 1, 3, WVP). Een dergelijke toegang laat hem immers toe zowel iemand met een eenmalige toegang als met een permanente toegang en alle varianten daartussen, te bedienen. BER RR 36 / 2006-4 / 7
C.3.2. De toegang en het gebruik worden voor onbepaalde duur gevraagd. Enerzijds kan niet in de tijd worden bepaald hoelang de aanvrager als doorgeefluik zal optreden en anderzijds zijn ook tal van de machtigingen van het doelpubliek van de aanvrager, niet in de tijd bepaald. De Commissie constateert dat, met het oog op het vervullen van het opgegeven doeleinde, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP). C.4. Ten overstaan van de bewaartermijn van de gegevens De aanvrager stelt dat hij de informatiegegevens van het Rijksregister niet opslaat. Als doorgeefluik slaat hij enkel metagegevens omtrent de aard van de datatransmissie op, namelijk welke datadienstverlening, op welk moment, aan welke entiteit van de Vlaamse overheid, aan welke eindgebruiker. Deze metagegevens worden opgeslagen vanuit logginen auditbehoeften. Indien er vragen rijzen over de regelmatigheid van een transactie moeten deze gegevens toelaten de nodige controle te verrichten. De Commissie neemt hiervan akte. Zij stelt evenwel vast dat de aanvrager het identificatienummer van het Rijksregister opslaat in een verwijzingsrepertorium teneinde de opeenvolgende wijzigingen van de informatiegegevens van het Rijksregister aan een behoorlijk gemachtigde te kunnen bezorgen. Dit betekent dat de aanvrager erover moet waken dat dit nummer uit het verwijzingsrepertorium wordt verwijderd van zodra de gemachtigde meldt dat deze persoon niet langer een actief dossier bij hem heeft. Zoniet loopt men het risico dat gegevens uit het Rijksregister worden doorgestuurd in strijd met de machtiging. De aanvrager heeft er alle belang bij om zijn doelpubliek op dit punt te sensibiliseren. C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De aanvrager stelt dat uit de aard van de rol die hij vervult, hij de gegevens uitsluitend zal doorgeven aan deze instanties van zijn doelpubliek die over een machtiging beschikken, overeenkomstig de modaliteiten van die machtiging. De Commissie stelt vast dat dergelijke mededeling in het licht van het opgegeven doeleinde aanvaardbaar is. C.6. Netwerkverbindingen Uit de aanvraag leidt de Commissie af dat er netwerkverbindingen zullen tot stand komen. De aanvrager zal immers aan de hand van in een verwijzingsrepertorium opgeslagen identificatienummers, wijzigingen van informatiegegevens bezorgen aan diegenen van zijn doelpubliek die daartoe gemachtigd zijn. Het ligt voor de hand dat de aanvrager momenteel nog niet kan inschatten wie er concreet op zijn diensten een beroep zal doen. De aanvrager is er dan ook toe gehouden, vooraleer over te gaan tot het bezorgen van wijzigingen aan een gemachtigde, om de Commissie daarvan voorafgaandelijk op de hoogte te brengen zodat zij kan controleren of deze netwerkverbinding toelaatbaar is of niet. De aanvrager heeft er zich bij e-mail van 17 november 2006 trouwens toe verbonden om de Commissie voorafgaandelijk te informeren. BER RR 36 / 2006-5 / 7
Louter volledigheidshalve vestigt de Commissie er de aandacht op dat het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden waarvoor zij gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Bij advies nr. 06/03 van 14 februari 2006 van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid, werd gunstig geadviseerd over de aanstelling van deze persoon als consulent inzake informatieveiligheid. In het licht hiervan is de betrokkene in casu aanvaardbaar. D.2. Informatieveiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. De Commissie heeft er akte van genomen. D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het nummer gebruiken Volgens de aanvraag zijn dit: de veiligheidsbeheerder die verantwoordelijk is voor het beheer en toezicht op alle vertrouwelijkheidsaspecten van de Corve-datainfrastructuur; de systeembeheerder die verantwoordelijk is voor de algehele operationaliteit van de datainfrastructuur (met het oog op technologische of operationele behoeften); de programma- of procesbeheerder verantwoordelijk voor het routerproces. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van de Commissie gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN, de Commissie 1 machtigt de Vlaamse Overheid, Coördinatiecel Vlaams E-government, om, voor onbepaalde duur en onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging,: een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 13, WRR en tot de opeenvolgende wijzigingen ervan met het oog op het doeleinde vermeld in de afdeling B onder punt 1; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de doeleinden vermeld in de afdeling B. BER RR 36 / 2006-6 / 7
2 bepaalt dat: de Vlaamse Overheid, Coördinatiecel Vlaams E-government, ertoe gehouden is, vooraleer over te gaan tot het bezorgen van wijzigingen aan een gemachtigde, de Commissie hiervan voorafgaandelijk op de hoogte te brengen zodat zij kan controleren of deze netwerkverbinding toelaatbaar is of niet; wanneer zij aan de Vlaamse Overheid, Coördinatiecel Vlaams E-government, een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan de Commissie. De Commissie zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De administrateur, De ondervoorzitter, Jo BARET Willem DEBEUCKELAERE BER RR 36 / 2006-7 / 7