Software voor personeelsplanning Déhora biedt oplossingen van advies tot maatwerk-ontwikkeling en standaardoplossingen. Déhora is dé raadgever bij uitstek voor organisaties die IT oplossingen willen afstemmen op personeelsplanning - en op bedrijfsdoelstellingen. Dat is mede mogelijk dankzij onze ervaring inzake workforce planning, onze praktijkgerichte aanpak én onze uitgebreide IT kennis. Ben je op zoek naar een (nieuwe) software voor personeelsplanning? Wil je je laten adviseren over de toepassing van een tool? Wens je graag ondersteuning bij het gebruik van software? Heb je een vraag rond koppelingen met payroll of tijdsregistratie? Of wil je een éxtra module laten ontwikkelen om specifieke handelingen te vereenvoudigen of automatiseren? Dan ben je bij Déhora aan het juiste adres. Een passende oplossing voor elke vraag Advies & Selectie Onafhankelijk advies en softwareselectie Maatwerkoplossingen Ontwikkeling van planningssoftware Planningssoftware Standaard tools en sectoroplossingen Interfaceing Koppelingen met systemen zoals payroll en tijdsregistratie Functionele ondersteuning Projectmanagement, coördinatie en coaching Uitbreidingen Ontwikkeling van add-ons en webmodules 1
Onafhankelijk advies en softwareselectie Wil je bepaalde processen van je planning automatiseren? Ben je gericht op zoek naar een nieuwe software voor planning? Of wens je advies over de do s en dont s van planningssoftware? We bieden je gepersonaliseerd advies op basis van je roosters, je activiteiten en de processen om en rond je planning. Advies inzake software en personeelsplanning Voor moderne organisaties is software een vast onderdeel van workforce planning en de inzet van medewerkers. Samen denken we kritisch na over hoe je daar het beste resultaat uit kan halen. We helpen je om (meer) grip te krijgen op planning van uw personeel. Maar ook alles wat daarbij komt kijken, zoals tijdsregistratie en klantopvolging. Daarbij houden we steeds een open vizier, zonder in hokjes te vallen. Moet je écht investeren in een nieuwe tool? Kan een webmodule soelaas bieden? Of zit de oplossing eerder in een training van uw planners of dispatchers? Onafhankelijke selectie van planningssoftware Er zijn heel wat oplossingen ter ondersteuning van personeelsplanning en dispatching. Tools voor standaardroosters, cyclische roosters, zelfroosteren, forecasting, opvolging van KPI s, etc... De kunst bestaat eruit om die software te kiezen die je organisatie vooruit helpt. Software moet aansluiten op de behoefte van je organisatie. Daar kunnen wij je als onafhankelijke partij bij ondersteunen. Door onze uitgebreide ervaring in planning zijn we op de hoogte van courante softwareoplossingen. Voor verschillende uitdagingen, in verschillende sectoren. Onze zoektocht begint steeds bij het werkaanbod en bij je planningsprocessen. Daarbij kijken we ook naar de verwachting over hoe je planning zich de komende jaren zal ontwikkelen. Met een correct afgebakende scope begeleiden we je naar de best passende planningssoftware. Dit kan een planningssoftware zijn die zijn sporen heeft verdiend. Maar net zo goed een deeloplossing of add-on waar je nog niet aan had gedacht. We besteden aandacht aan: Intakegesprek; in kaart brengen van je huidige planning en werkwijzen; formulering van (nieuwe) eisen en verwachtingen; transparante vergelijking van diverse planning software; optioneel: presentatie van demo s; evaluatie van de keuze; Optioneel: de implementatie en training van geselecteerde (deel)oplossing. 2
Standaardtools en sectoroplossingen Voor tal van planningsvraagstukken biedt Déhora ook zelf of via partners een aantal (standaard) planningsoplossingen aan. Zowel voor kleine als voor grotere organisaties. Al dan niet gericht op de specifieke uitdagingen binnen een bepaalde sector. Gaande van cyclische roosters, collectieve en individuele roosters, wensenroosters tot zelfroosteren. Bewezen oplossingen voor personeelsplanning Onze oplossingen hebben hun meerwaarde en doeltreffendheid in de praktijk bewezen. ze werden ontwikkeld om tegemoet te komen aan planningsuitdagingen in de praktijk. Voor organisaties met een vaste bezetting. Of bedrijven met wisselende bezettingen, ploegendiensten en een flexibele personeelsinzet. Wij ondersteunen je bij de introductie, de implementatie, het gebruik en het beheer van nieuwe software. We verzorgen de training van medewerkers. Daarnaast helpen onze adviseurs je graag bij het opzetten en het uitwerken van nieuwe werkmethodes en bijbehorende procedures. In bepaalde gevallen kan de software na ingebruikname nog worden aangepast of worden uitgebreid. Oplossing Uurroosterplanning Shiften en takenplanning Omschrijving Déhora biedt verschillende software oplossingen aan voor uurroosterplanning. Voor de inplanning van personeel bij zowel cyclische roosters, wensenroosters als zelfroosteren. Te gebruiken als standalone toepassing, met add-ons en modules, of gekoppeld aan andere systemen zoals payroll of tijdsregistratie. Deze gebruiksvriendelijke software is geschikt voor organisaties met een vaste of een varierende werkvraag. En voor organisaties die nood hebben aan een effectieve, responsieve planningstool. Ook voor shiften- en takenplanning beschikt Déhora over een aantal standaardoplossingen. Met gebruiksvriendelijk beheer van shiften of medewerkers. Taken en diensten kunnen gekoppeld worden aan medewerkers of ploegen en diverse randvoorwaarden zoals kwalificaties, materialen, contractuele afspraken en/of reistijd. Zelfroosteren Time Care is een flexibele software ontworpen door de uitvinders van het zelfroosteren. En dus dé tool bij uitstek indien je je medewerkers zeggenschap wilt geven over eigen roosters. Time Care ondersteunt namelijk het 3-fasen model voor zelfroosteren. Medewerkers kunnen online gewenste werktijden of shiften doorgeven - onafhankelijk van tijd en plaats. De manager of leidinggevende geeft per roosterperiode exact aan hoeveel medewerkers er nodig zijn, en welke kwalificaties. De software controleert vervolgens automatisch of het uurrooster voldoet aan de bezettingseisen, en afspraken met de ondernemingsraad. Waar nodig kan de planner bijsturen. 3
Oplossing Advanced Planning & Scheduling Personeelsplanning in Thuiszorg Omschrijving Als er sprake is van een grote complexiteit in planning (veel informatie, veel taken, verschillende vaardigheden, regels, ), een grote mate van dynamiek (een hoog ad hoc karakter) en een planning van verschillende teams of locaties dan biedt een zogenaamd Advanced Planning & Scheduling (APS) solution de best mogelijke oplossing. De modulaire APS oplossing van Déhora wordt op maat ingericht. Op basis van de specifieke kenmerken van uw bedrijfsproces en van uw (gewenste) planprocessen. De Déhora ThuiszorgPlanner is een gebruiksvriendelijke software met een intuïtieve gebruikersinterface. Specifiek voor thuiszorg of gezinshulp. Via een overzichtelijk dashboard heeft de planner toegang tot dag-, week- of maandplanning. De ThuiszorgPlanner beschikt over een groot aantal functionaliteiten voor een efficiënt beheer en de planning van cliënten en taken. Inclusief koppelingen met o.a. klantenfacturatie, verloning en tijdsregistratie. Overige functies zijn: automatische planning, geintegreerd berichtenbord, templates, automatische generatie van F53 rapport,... Professioneel plannen in Excel Forecasting en capaciteitsplanning Employee Self Services (ESS) en verlofregistratie Met het planningsprogramma Working Time Office (WTO) is het voor elk bedrijf of afdeling mogelijk tegen geringe kosten op een professionele wijze een personeelsplanning te maken. WTO onderscheidt zich van andere pakketten omdat het aan de gebruikerszijde gebouwd is in Excel en toch allerlei extra functionaliteiten biedt die in eerder complexe software te vinden zijn. Bovendien kan je de planning toetsen aan wettelijke regels en/of eigen cao-regelgeving. Bij workforce planning is big data van cruciaal belang. Informatie over bedrijfsprocessen, diensten, medewerkers en het werkaanbod is cruciaal voor een goede voorspelling van werkaanbod en werkvraag. Time Intelligence Solutions [TIS] biedt je de mogelijkheid om waardevolle tijdsgerelateerde informatie te verzamelen en te analyseren, wat leidt tot een optimaal beheer van werktijd, capaciteitsplanning en analyse van personeelsbehoefte. Via de webbased ESS van Déhora krijgen je medewerkers toegang tot persoonsgegevens en informatie over de eigen planning: o.a. tellers, werktijden, verlofaanvragen en teamplanning. Via geautoriseerde rollen kan informatie en het beheer perfect worden afgestemd op de rol van de medewerker. Desgewenst kunnen medewerkers zelf afwezigheden aanvragen, onkostennota s indienen,persoonsgegevens wijzigen of van dienst wisselen. Of zelfs eigen werktijden aanvragen en wensen indienen (cfr. Zelfroosteren). Urenregistratie met koppeling naar personeelsplanning Planningssoftware (van Déhora) kan samen met talloze urenregistratie pakketten worden gebruikt. Met deze standaardmodule maken we het je zelfs nog gemakkelijker doordat je gedetailleerde prikklok informatie direct kan opvolgen in je planningssoftware. Controleer de tijdsregistraties van je medewerkers direct t.o.v. de planning. Heel wat dubbel werk uitgespaard! 4
Oplossing Ideale contractenmix Omschrijving De uitdaging is om te komen tot een optimale afstemming tussen de vereiste bezetting en de door medewerkers gewenste werkuren. Traditionele arbeidscontracten passen niet altijd in organisaties met veel pieken en dalen in het werk. De Ideale Contractenmix is een optimalisatietool die simulaties genereert met betrekking tot de puzzel van diverse contracten. Het model streeft naar een zo perfect mogelijke oplossing. Die doet zich voor wanneer het totaal aan uren dat door werknemers in een bepaalde contractenmix wordt geleverd, gelijk is aan het totaal aantal uren benodigde bezetting. Ploegenroosters ontwerpen en evalueren Eenvoudige ploegenroosters tot flexibele uurroosters en jaarroosters ontwerpen. Roosters simuleren en toetsen op CAO of andere regels? Dat kan met de Shift Plan Assistant. Verschillende randvoorwaarden kunnen worden ingesteld om tot een optimale oplossing te komen. In de ontwerpfase kunnen verschillende varianten met elkaar vergeleken worden, om stapsgewijs tot een goed model te komen. Door te spelen met diverse parameters kom je al snel tot de meest efficiënte, effectieve en dus best passende roulerende dienstroosters voor je organisatie of afdeling. Optimale shiften Als organisatie wil je zo min mogelijk leegloopuren, maar je wil ook niet dat er te weinig medewerkers aanwezig zijn.de ervaring leert dat dit een ingewikkelde karwei is. De Operating Hours Assistant genereert automatisch een set van shiften die het beste aansluiten bij het werk. Beantwoord met deze tool complexe vragen over diensttijden gerelateerd aan het werkaanbod en de beschikbaarheid van medewerkers. Plandashboard Het Plandashboard functioneert als een management informatie systeem. Het Plandashboard geeft inzicht in de prestaties van uw workforce planning en biedt een handvat om uw planprestaties tijdig positief te beïnvloeden. Als leidinggevende kan je doelen en normen ingeven, die in dit dashboard worden afgetoetst.mogelijke indicatoren zijn: tijdefficiency, planning efficiency, overeenstemming met wetgeving en diverse aspecten met betrekking tot kosten. 5
Projectmanagement, coördinatie en coaching In praktijk zijn de implementatie en de ingebruikname van (nieuwe) software erg complex. Je dagelijkse activiteiten gaan gewoon door, maar je wil een verandering en verbetering doorvoeren. Als ervaren implementatiepartner en onafhankelijke partij kunnen wij je daarbij ondersteunen. Bij implementatie, training en bij het effectieve gebruik van je software. Implementatie en coördinatie Veranderen van software voor planning vergt een zorgvuldige voorbereiding en aansturing. Het heeft een aanzienlijke impact op planningsprocessen en er komen heel wat medewerkers bij kijken. Als planningsexpert kunnen we je helpen bij de introductie, de implementatie en het beheer van planning software. Zo kan je de focus blijven houden op kernactiviteiten. Onze workforce consultants hebben een ruime ervaring in het leiden van veranderingsprojecten en de aansturing van organisatieonderdelen. Déhora kan je ondersteunen bij: Definitie van een plan van aanpak en de gewenste doelstellingen; functionele analyses; opzetten van werkgroep(en); opvolging van doelstellingen doorheen het project, bewaking van budget en mogelijke risico s; communicatie met medewerkers en management; configuratiebeheer; training van planners, leidinggevenden en medewerkers. Functionele ondersteuning en training Je hebt een (nieuwe) planningssoftware of -module, maar de planning loopt toch nog niet zoals gewenst. Maken je planners wel optimaal gebruik van alle functionaliteiten? Sluit de software voldoende aan bij je roosters en je werkzaamheden? Of is er een andere oorzaak? We helpen je planning op de rails. Specialisten van Déhora zorgen voor functionele en software-technische begeleiding. We detecteren de knelpunten in de huidige situatie, en werken oplossingen uit waar je effectief wat mee bent. We trainen je planners in het gebruik van de nieuwe software, maar ook in de basisprincipes van goede workforce planning. We onderzoeken waar er een eventuele mismatch is tussen de softwareoplossing en je planningsprocessen. Je kan bovendien tijdelijk beroep doen op een planner van Déhora die je planning en roosters waarneemt en aanstuurt. 6
Ontwikkeling van planningsoftware Kant en klare software voor planning of roosters is niet voor elke organisatie de beste oplossing. In plaats van processen en roosters in een standaardoplossing te wringen, kan je ook gewoon kiezen voor maatwerk dat naadloos aansluit bij je activiteiten. Dankzij een ervaren IT team is Déhora gespecialiseerd in het bouwen en aanpassen van planning- en optimalisatiesoftware. Aanpassen van standaardoplossingen Als de functionaliteiten van je planningssoftware op bepaalde domeinen niet voldoen aan je verwachtingen, heb je twee mogelijkheden. Ofwel stuur je je processen bij, ofwel pas je de software via maatwerk verder aan. Eventueel gekoppeld aan andere systemen. Wij kunnen je daarbij helpen. Déhora beschikt over een team dat voortdurend uitbreidingspakketten en plug-ins ontwikkelt voor standaard planningssoftware. Denk bijvoorbeeld aan een Plandashbord of een webmodule voor Employee Self Service. In veel gevallen biedt een hybride vorm van standaardsoftware en aanvullend maatwerk een betaalbare en efficiënte oplossing. Planningssoftware op maat In dynamische organisaties voldoen de functionaliteiten van een standaardoplossing vaak niet aan verwachtingen of werkprocessen. Voor organisaties die actief zijn in een nichemarkt kan het net zo goed zijn dat er geen software beschikbaar is voor planning. In beide gevallen is een integrale oplossing op maat zeker het overwegen waard. Maatwerk software is schaalbaar en sluit naadloos aan op de processen en activiteiten van je organisatie. Een tool voor planning op maat kan zo groot, klein, duur of goedkoop zijn je dat zelf wil. Maatwerk planningssoftware bevat bovendien geen overbodige functionaliteiten waardoor de software overzichtelijk en vriendelijk blijft voor de gebruikers. Andere functionaliteiten kunnen dan weer onderscheidend werken ten op zichte van concurrenten in de markt. Met een flexibel framework zijn aanpassingen en uitbreidingen nadien altijd mogelijk. We nodigen je uit om ons vrijblijvend te contacteren. We denken graag met je mee om te kijken wat mogelijk is. Déhora heeft alle kennis en tools in huis om een maatwerkoplossing (al dan niet op een standaardoplossing) uit te werken om je planningsprocessen optimaal te ondersteunen. 7
Koppelingen met backoffice systemen Heb je een planningssoftware van Déhora? Of stap je over naar een nieuwe tool? Dan kan je gewoon met je huidige backoffice oplossingen blijven werken. Wij zorgen voor een veilige en snelle overdracht van gegevens tussen je planningstool en salarisverwerking, ERP,... in beide richtingen. Dubbele invoer is verleden tijd Wanneer je gebruik maakt van een software voor personeelsplanning en aparte systemen voor loonadministratie of urenregistratie wil je niet telkens handmatig informatie overtypen. Dat is niet alleen tijdrovend, de kans op het maken van fouten is des te groter. Planningssoftware van Déhora kan samen met diverse backofficepakketten worden gebruikt. En we maken het je zelfs nog gemakkelijker. Déhora verzorgt rechtstreekse koppelingen tussen je planningssoftware en externe systemen. Controleer bijvoorbeeld de tijdsregistraties van je medewerkers direct in je planningstool. Of stuur informatie uit je planningstool door naar payroll. We zijn actief in alle mogelijke sectoren. We komen in contact met uiteenlopende pakketten en oplossingen voor ERP, tijdsregistratie (klokken of tacograaf), medewerkersbeheer, loonadministratie of sociaal secretariaat. Voor vrijwel elk pakket hebben we een onmisbare koppeling of beschikbare API die een veilige uitwisseling van gegevens met (onze) planning software mogelijk maakt. Hebben we die koppeling nog niet? Dan kunnen we die bouwen. Optioneel: automatisch opladen van bezettingseisen / shiften Door middel van een specifieke koppeling kunnen bezettingseisen die uit een ander systeem komen (dossiersysteem of ERP) automatisch worden ingeladen in je personeelsplanning. Bruikbaar als dynamische parameter voor de verdere invulling en controle van werktijden. Optioneel: automatisch opladen van afwezigheden Ook wanneer afwezigheden reeds worden geregistreerd in een backoffice systeem of apart systeem voor tijdsregistratie kunnen deze automatisch worden opgeladen in de planningstool. 8
Add-ons en webmodules Ondanks de vele functionaliteiten in planningssoftware kan het gebeuren dat je extra functionaliteiten zoekt, die specifiek zijn in uw organisatie en die niet standaard in software aanwezig zijn. Déhora ontwikkelt voortdurend add-ons of uitbreidingen op (standaard) planningssoftware. Daarmee helpen we organisaties om slimmer en gewoonweg beter te werken. Antwoord op functionele vragen Bij de add-on ontwikkeling laten we ons inspireren door input vanuit het veld. Anders gezegd: we ontwikkelen add-ons waar organisaties behoefte aan hebben. Dat kan een planbord zijn dat als het ware praat met andere online en offline systemen. Maar net zo goed een tool voor uitgebreide rapporten. Onze add-ons zijn extra gestandaardiseerde softwarefuncties, voor zowel algemene als sectorspecifieke doeleinden. Ze verhogen de standaardisatie van een bepaalde functie op een betaalbare wijze. Je kan ze vergelijken met apps voor je smartphone, die je gemak aanzienlijk verhogen. En er is vaak meer mogelijk dan je denkt. Als expert in planning denken we creatief met je mee over antwoorden voor diverse vragen. Dankzij onze uitgebreide ervaring met complexe ICT vraagstukken kunnen we die antwoorden vertalen naar oplossingen. Een aantal voorbeelden: Webrooster personeelsplanning Het Webrooster is een dynamische webview die managers, leidinggevenden, opdrachtgevers, planners en medewerkers in een oogopslag een overzicht biedt van de planning, waarbij op verschillende criteria kan worden gefilterd. En dit per dag, maand of anders gedefinieerde periode. Allerlei kpi s en tellingen kunnen worden toegevoegd. De webbplanner kan worden uitgebreid met interactieve functies, zoals het indienen van verlof of snipperdagen. Webrooster taken/ploegen Ook kan je het Webrooster toepassen voor de weergave van ploegen, medewerkers en taken. Wil je graag weten welke medewerkers zijn toegewezen aan specifieke taken in een ploeg, op een bepaalde dag? Erg handig voor ploegleiders. 9
Autocriteria Rapport Het Autocriteria Rapport is een ontzettend handig instrument voor planners. Dankzij deze add-kon kan de planner een rapport trekken (op basis van diverse criteria), om door middel van objectieve informatie de laatste gaatjes in de planning in te vullen. Parameters, planningsperiode en tijdsinterval zijn vrij te kiezen. Voorbeeldcriteria zijn: aantal contracturen per medewerker; aantal dag/late diensten per medewerker; aantal diensten op een feestdag of weekenddag; aantal verschuivingen van een medewerker; + andere criteria naar eigen keuze. Voorbeeldscherm KPI-dashboard Met het KPI dashboard zie je razendsnel of de planning nog op koers ligt en waar je eventueel moet ingrijpen. Het biedt nuttige stuursinformatie aan planners en managers. Bruikbaar op een scherm aan de balie of bij het planningsteam. Denk aan de planning of de bezetting van de dag. Andere informatie is uiteraard mogelijk. Koppelingen met andere systemen, zoals Sharepoint, kan ook. Voorbeeldscherm Detailplanning (op maat) Met deze handige add-on kan je zeer gedetailleerd inzoemen op een dagdeel of dag om bijkomende informatie te bekomen over de planning. Zo zijn bijsturingen op korte termijn (eventueel dispatching) mogelijk. Detailplaning wordt bedrijfsspecifiek ingericht, en kan gaan over facetten die direct aan de personeelsplanning zijn gekoppeld. Enkele toepassingen: opvolging van verplaatsing van bedrijfsvoertuigen; in omgevingen waarbij kwalificaties/brevetten van je medewerkers van tijdelijke aard zijn kan je automatisch een melding krijgen wanneer een brevet dreigt te vervallen; 10
Over Déhora De Déhora Consultancy Group biedt je de ervaring en kennis van Europa s grootste full-service bureau voor workforce planning en management. Als onafhankelijk bureau zijn we dé strategische partner bij uitstek voor workforce planning en workforce management. Onze ondersteuning is veelzijdig. We bieden organisatiebrede en innovatieve oplossingen, en we denken graag met je mee. We helpen je om meer grip te realiseren op de planning van personeel en werkzaamheden. Thuis in alle sectoren Elke branche is uniek en heeft eigen wensen inzake personeelsplanning. Al meer dan 30 jaar zijn we thuis in diverse sectoren. We hebben kennis van maatwerk en van verschillende uitdagingen in uw sector. Vraag zeker naar onze referenties. Zorg en Welzijn Overheid Industrie Dienstverlening Transport en Logistiek Openbaar Vervoer Installatie en herstellingen En meer Advies en begeleiding Interim planners en managers Planning & software Opleiding en training planners en management Werving en selectie van planners Onderzoek rond werktijden Déhora België Uitbreidingstraat 60-62 2600 Berchem (Antwerpen) T: +32(0)3 218 95 39 E: info@dehora.be W: 11