functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin zoekt één DOSSIERBEHEERDER VIPA Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (DWVG), afdeling VIPA werft één Dossierbeheerder VIPA aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit scope DWVG). 2 FUNCTIECONTEXT Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin: bereidt het beleid van de minister voor, evalueert het en ondersteunt de minister bij het aansturen en opvolgen van de beleidsuitvoering door de agentschappen voert beleidsuitvoerende taken uit, onder meer de subsidiëring van welzijns- en gezondheidsinfrastructuur biedt managementondersteunende dienstverlening aan het Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA): geeft investeringssubsidies en overheidswaarborgen aan voorzieningen uit de gezondheids- en welzijnssector om gebouwen op te richten, aan te kopen en te verbouwen, uit te breiden of te leasen, aan ziekenhuizen, voorzieningen voor preventieve en ambulante gezondheidszorg, voorzieningen voor ouderen en thuiszorg, centra voor algemeen welzijnswerk, voorzieningen voor bijzondere jeugdbijstand, kinderdagverblijven en voorzieningen voor personen met een handicap
zorgt voor de coördinatie, sturing en regie van publiek-publieke en publiek-private samenwerking van de infrastructuur binnen de sectoren van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin zorgt voor de bevordering van kennis en expertise op conceptueel, financieel en bouwtechnisch vlak binnen de sectoren van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen, belastingen, subsidies, vergunningen, maatregelen, e.d. met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren.. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten - Administratieve controle uitvoeren van alle binnenkomende stukken - Gegevens onmiddellijk verwerken en correct invoeren in databestanden - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierstukken doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Onderzoeken of de aanvraag ontvankelijk is en indien nodig de ontbrekende stukken opvragen - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures en regelgeving - Op basis van de verkregen adviezen de ontwerpen van subsidiebelofte, subsidiebeslissing en principiële akkoorden opmaken - De nodige adviezen van aanvraagdossiers en gebruikstoelagen vragen en verwerken - Dossiers agenderen op de Coördinatiecommissie of op de Technische Commissie Brandveiligheid pagina 2 van 8
Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - De betalingsadviezen opmaken (dossiers klassieke financiering of vergoedingen leden Technische Commissie Brandveiligheid) - Instaan voor het opmaken van een ontwerpverslaggeving - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van dossiers telefonisch en schriftelijk behandelen - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Informatie uitwisselen over het dossier - Beslissingen aan de klant toelichten - Parlementaire vragen en kabinetsnota s en ad hocopdrachten tijdig (helpen) beantwoorden - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven - Aanleggen en bijhouden van documentatie - Kennis van regelgeving, in het bijzonder wat betreft de te volgen procedures, ontwikkelen en actualiseren 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in de rang C1 of hoger binnen het Departement WVG. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Departement WVG in een betrekking met een salarisschaal van de rang C1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement WVG en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van medewerker (VPS art. III 22). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 3 van 8
2) Aantoonbare werkervaring met de dossierbehandeling in de klassieke en alternatieve VIPAfinanciering Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Liesbeth De Beyter, 02 553 35 66, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be) 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Kennis van de de regelgeving (sectorbesluiten VIPA) van de verantwoordelijke sectoren - Beheersen van de de klassieke financieringsprocedure - Beheersen van de alternatieve financieringsprocedure - Of beheersen van de procedure voor de behandeling van afwijkingsaanvragen brandveiligheid - Inzicht in het functioneren van het kennisloket 2.0 (rol superuser kunnen opnemen) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. pagina 4 van 8
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Een verkorte proeftijd van 4 maanden is mogelijk, indien je voorafgaand aan de statutaire werving reeds een volledige proeftijd (verbonden aan een contract van onbepaalde duur) doorlopen hebt aan het begin van je contractuele tewerkstelling EN je statutair wordt aangeworven in dezelfde functie als deze waarvoor je de proeftijd hebt doorlopen. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 24 september 2018. pagina 5 van 8
Indien er slechts 1 kandidaat is, kan deze beoordeeld worden op het dossier en worden er geen jurygesprekken (incl. inhoudelijke case en persoonlijkheidsvragenlijst) georganiseerd 6.2 EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, JURYGESPREK EN INHOUDELIJKE CASE Indien er meer kandidaten zijn, volgen er jurygesprekken. Deze worden aangevuld met een persoonlijkheidsvragenlijst en vakinhoudelijke case. De jurygesprekken worden gevoerd met afgevaardigde(n) van het Departement WVG en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie je motivatie en verwachtingen je technische competenties de persoonsgebonden competenties je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 1/10/2018 en/of 8/10/2018 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere pagina 6 van 8
testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 24 september 2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 24 september 2018 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02 553 35 66. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ivan De Boom, Afdelingshoofd ivan.deboom@wvg.vlaanderen.be 02 553 32 50 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter, Selectieverantwoordelijke liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be 02 553 35 66 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 7 van 8
9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind oktober. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be. pagina 8 van 8