1e Directie Dienst 11 Personeelsbeheer, Wedden en Pensioenen Verslag aan de Provincieraad registratienr. 0601396 betreft PROJECTEN: CONTRACTUELE BEZETTING + FORMATIEWIJZIGING nieuw project 'Innovatie Ovinob webcatalogus' + wijziging project 'Nieuw zwembad & verblijfsaccommodatie Puyenbroeck' + formatiewijziging CAD verslaggever de heer Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Dit verslag behelst de vaststelling van de personeelsbezetting voor het project 'Innovatie OVINOB webcatalogus', van de personeelsformatie voor de centrale aankoopdienst en de wijziging van de personeelsbezetting voor het project 'Nieuw zwembad en verblijfsaccommodatie Puyenbroeck'. Omdat elke contractuele aanstelling in een project en de wijziging van de personeelsformatie een begrotingswijziging tot gevolg heeft is het nodig de provincieraad een overzicht van de gevraagde personeelsbezetting en de impact ervan op de personeelsbegroting voor te leggen. PROJECT : Innovatie Ovinob webcatalogus (www.ovinob.be) Momenteel beschikt Ovinob (Oost-Vlaams Informatienetwerk van Openbare Bibliotheken) over een standaard webcatalogus. Deze webcatalogus werd reeds ingebouwd in een 30-tal gemeentelijke websites. Om de werking te verbeteren en nieuwe functionaliteiten aan te bieden, zoals het aanmelden met de elektronische identiteitskaart, moeten er extra programmaties uitgevoerd worden. Concrete doelstelling: Een moderne webcatalogus aanbieden met verschillende functionaliteiten die aangepast kunnen worden aan de hand van een administratieve interface. Personeelsbehoefte Bevoegde dienst : Dienst ICT- Egov Looptijd project : 6 maanden Contractuele bezetting : 1 Informaticus B (B1-B2-B3) Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis) : 43 109 Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): 5 000
p. 2/7 Subsidie (op jaarbasis) : nihil, egov beschikt wel over het nodige budget dat zal worden overgeboekt op de personeelsbegroting PROJECT Nieuw zwembad & verblijfsaccommodatie Puyenbroeck aanpassing In zitting van 11 december 2003 werd de contractuele bezetting vastgesteld van het project "Nieuw zwembad en verblijfsaccommodatie Puyenbroeck. De Uitbouw van het zwembadaanbod met een 50m-bad en de bijhorende verblijfsaccommodatie in Puyenbroeck steunde op volgende overwegingen. Enerzijds werd er vastgesteld dat er in Vlaanderen een behoefte is aan volwaardige topsportinfrastructuur voor watersporten. In een rapport stelde het Centrum voor Sportmanagement, Research en Advies van de Universiteit Gent (1997) in dat verband dat "(sportinfrastructuur in) Puyenbroeck een meerwaarde kan uitmaken voor de zwemsport in Vlaanderen, indien een volwaardig 50m competitiebad wordt voorzien met verblijfsaccommodatie, krachttrainingscentrum, tribunes en tijdsopnameapparatuur". Verder in hetzelfde rapport wordt gesteld dat "een geïntegreerd concept met competitie- en recreatie-infrastructuur noodzakelijk is ( ) Een apart recreatiebad met eventuele verbinding naar het 50m-bad is een must om de recreatiesporter tegemoet te komen". Anderzijds bevestigde de Vlaamse Zwemliga (zeker in Oost- Vlaanderen) de nood aan een plaats voor de opleiding van trainers, het organiseren van provinciale, nationale en internationale kampioenschappen en stages gekoppeld aan verblijfsmogelijkheden. Tenslotte is bestendigd in het kerntakendebat dat de provincie een belangrijke rol heeft in het beheer en de uitbouw van sportinfrastructuur van provinciaal belang Wat betreft de schoonmaak van de site, leert de ervaring van de laatste jaren dat omwille van de grote afstand tussen de verschillende gebouwen het moeilijk is om een goed overzicht te hebben op de uitvoering van de schoonmaaktaken. Om deze redenen wordt voorgesteld om het provinciaal domein Puyenbroeck te versterken met een verantwoordelijke schoonmaak. Deze persoon zou een dubbele rol hebben met enerzijds coördinerende en controlerende taken en anderzijds ook uitvoerende taken. Ter compensatie zullen de twee jaarlijks voorziene seizoenschoonmakers (2 x 6 maanden = 1 vte op jaarbasis) vanaf 2006 niet langer ingevuld worden.
p. 3/7 Verder blijkt dat niet alle schoonmaaknood in de uitbating effectief en efficiënt kan ingevuld worden door de voorziene schoonmakers en toezichters sportaccommodatie. Bij deze laatste blijkt vooral dat hun taken van toezicht, controle en loketfunctie moeilijk kan gecombineerd worden met de in hun functiebeschrijving voorziene schoonmaaktaken. Er wordt dan ook voorgesteld om de twee voorziene betrekkingen van toezichter sportaccommodatie te schrappen. Momenteel zijn deze betrekkingen niet ingevuld. De schoonmaaktaken die hierdoor niet worden uitgevoerd, zullen in de toekomst worden uitbesteed aan een professionele schoonmaakfirma. De vrijgekomen loonmassa van de schrapping zal hiertoe worden aangewend. Personeelsbehoefte en plaats in het organogram Functie huidige projectformatie voorgestelde projectformatie verschil financiële implicatie coördinator 1 1 0 verblijfsaccommodatie (C4-C5) medewerker (C1-C3) 1 1 0 8,5 8,5 0 redder (C1-C3) toezichter sportaccommodatie 2 0-2 - 64 062* (D1-D3) assistent-onthaal (D1-D3) 1 1 0 technisch medewerker mechanica 1 1 0 (C1-C3) geschoold werkman (D1-D3) 1 1 0 verantwoordelijke schoonmaak 0 1 +1 + 32 031** (D1-D3) keukenhulp-schoonmaak (E1-E3) 3,7 3,7 0 * De vrijgekomen loonmassa van de schrapping zal worden aangewend voor een eventuele uitbesteding van schoonmaaktaken aan een professionele schoonmaakfirma. ** Ter compensatie zullen de twee jaarlijks voorziene seizoenschoonmakers (2 x 6 maanden = 1 vte op jaarbasis) vanaf 2006 niet langer ingevuld worden. Bevoegde dienst : Dienst 113 - Sport Looptijd project : onbepaalde duur Contractuele bezetting : 1 coördinator verblijfsaccommodatie (C4-C5) 1 medewerker (C1-C3) 8,5 redders (C1-C3) 1 technisch medewerker mechanica (C1-C3) 1 assistent-onthaal (D1-D3) 1 geschoold werkman (D1-D3) 1 verantwoordelijke schoonmaak (D1-D3) 3,7 keukenhulp-schoonmaak (E1-E3)
p. 4/7 Gemiddelde loonlast voor begroting : 621 515 Gemiddelde werkingskost op jaarbasis : 95 000 Ontvangsten (op jaarbasis) : Door de betrokken dienst geraamd op zo n 475 000 EUR. FORMATIEWIJZIGING : centrale aankoopdienst Het idee van een centrale aankoopdienst werd gelanceerd in de beleidsverklaring 2001-2006. In een eerste organisatie-audit uitgevoerd door Cap-Gemini vermelde het rapport dat er in ons bestuur sprake is van een aankoopversnippering en ongecontroleerde afzonderlijke aankopen. Eind 2003 werd daarom een werkgroep opgericht om dit verder te onderzoeken. Als gevolg daarvan werd er een inventaris "aparte aankopen" opgemaakt, die bovenstaande veronderstelling empirisch bevestigde. Tegelijkertijd werd er een voorstel van 'gewenste' aankoopcentralisatie opgemaakt (beiden als bijlage) Het uiteindelijk doel is de oprichting van een nieuwe entiteit die een meerwaarde moet bieden t.o.v. de huidige situatie.die meerwaarde houdt in : centraliseren van de aankoopservice en het voorraadbeheer verhogen van de efficiëntie & transparantie van het aankoopbeleid vermijden van aankoopversnippering meer gebruik van schaalvoordelen reductie van het totale aankoopbudget De CAD streeft dus naar een functionele clustering van taken en processen, waarbij de huidige werkwijze moet overstegen worden. De nieuwe entiteit zal dus binnen het organisatieconcept zo logisch mogelijk worden ingebed en uitgebouwd. De realisatie van de aankoopcentralisatie heeft zijn impact op de diensten Partimonium & Uitrusting (34) en Logistiek (43), alsook op het aankoop- en financieel beheer binnen zowat elke dienst. Daarnaast zal er ook geprofiteerd worden van andere voordelen zoals administratieve vereenvoudiging en vermindering personeelsbehoeften. De nieuwe centrale aankoopdienst zal ondergebracht worden in een groot logistiek departement gelet op de bevindingen omtrent functionele clustering van het aankoopbeleid, het samenbrengen van ondersteunende processen hiertoe en het streven naar organisatorische transparantie. Tenslotte werd er een tweede audit meer in de richting van een werklastmeting uitgevoerd door HRP in december 2005. Dit leidde opnieuw tot een rapport met een minimale bezetting voor de opstart van de aankoopdienst (zie bijlage)
p. 5/7 Personeelsbehoefte en plaats in het organogram Bevoegde dienst: Centrale Aankoopdienst (CAD) Vaststelling personeelsformatie CAD: * 1 diensthoofd (A4a-A4b) * 1 bestuurssecretaris-generalist (A1a-A1b-A2a) * 2,4 medewerker (C1-C2-C3) * 1,2 assistent (D1-D2-D3) Wijziging personeelsformatie dienst 34: * -1 medewerker (C1-C2-C3) Wijziging personeelsformatie dienst 43: * -1 medewerker (C1-C2-C3) * -1 assistent (D1-D2-D3) Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis): 238 885 35 944 67 975 = 134 966* Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): 10 000** Reële meerkost formatiewijziging (op jaarbasis): 144 966
p. 6/7 Financiële haalbaarheid Elementen van de kostprijsberekening Bedragen Effect 1. kostprijs van de totale huidige bezetting (rekening 2004) 49 889 451 2. te ontvangen subsidies en bijdragen 3 019 758 gesco's 355 452 gelijke kansenplan 12 394 mobiliteit 37 561 Vlaamse hydrografische atlas 22 724 vzw De Gavers 424 000 cultuurprojecten 105 597 sportprojecten 131 957 welzijnsprojecten 441 382 milieuprojecten 864 395 bijdragen MC 233 260 projecten economie (euregio, euro info point, ) 263 495 OPAC 50 000 Sectoraal Fonds (zwembad) 53 000 landbouwproject 24 541 3. kostprijs van de reeds goedgekeurde projecten 2 821 963 1 318 418 PR 12/2004 164 951 164 951 PR 02/2005 126 197 67 776 PR 05/2005 208 766 150 345 PR 06/2005 276 851 74 103 PR 10/2005 548 279 0 PR 11/2005 464 449 89 495 PR 12/2005 781 970 521 248 PR 01/2006 250 500 250 500 4. kostprijs van de projectfuncties en de formatiewijziging (incl. werkingskost) 885 536 206 052 Project 'innovatie Ovinob webcatalogus' 24 055 24 055 Project 'Nieuw zwembad & verblijfsaccommodatie Puyenb.' 716 515-37 031 Formatiewijziging 'centrale aankoopdienst' 144 966 144 966 5. subsidies/ontvangsten voor de projecten Project 'innovatie Ovinob webcatalogus' 24 055 6. geïndexeerde kostprijs (incl. 2 indexsprongen) (1+3+4) 53 491 043 7. begroting 2006 : voorziene personeelskost 59 236 494 Zoals uit bovenstaande cijfers blijkt is de extra meerkost die de personeelsinzet van het project omvat, ingecalculeerd in de begroting van 2006. Deze meerkost valt ook binnen het opgenomen budget dat in de meerjarenplanning is opgenomen. Teneinde uw raad toe te laten zich bijkomend te informeren vindt u omtrent de projecten en de formatiewijziging een volledig verslag ter
p. 7/7 verantwoording van de personeelsbehoeften, de projectdoelstellingen en de functieprofielen. De bestendige deputatie verzoekt de provincieraad bijgaand besluit waarin de contractuele bezetting van de voormelde projecten en de formatiewijziging is opgenomen, te willen ondertekenen. Gent, Namens de Bestendige Deputatie : de Provinciegriffier, Albert De Smet de Gouverneur-Voorzitter, André Denys