Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 1e Directie Dienst 11 Personeelsbeheer, Wedden en Pensioenen Verslag aan de Provincieraad registratienr betreft verslaggever PROJECTEN: CONTRACTUELE BEZETTING verlenging project inspectieprogramma's en vrije energiemarkt, project streekgericht bibliotheekbeleid, project Vlabus-secretariaat, project coördinatiecel aangepast sporten en project huis van de sport, de heer Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Dit verslag behelst de verlenging van de personeelsbezetting voor een aantal projecten waarvan de oorspronkelijke looptijd dit jaar afloopt, met name het project 'Inspectieprogramma's en vrije energiemarkt', het project 'Streekgericht bibliotheekbeleid', het project 'Vlabus-secretariaat', het project 'Coördinatiecel Aangepast Sporten' en het project 'Huis van de Sport'. Omdat elke contractuele aanstelling in een project een begrotingswijziging tot gevolg heeft is het nodig de provincieraad een overzicht van de gevraagde personeelsbezetting en de impact ervan op de personeelsbegroting voor te leggen. PROJECT 'Inspectieprogramma's en vrije energiemarkt' In zitting van 12 mei 2006 werd de verlenging van de personeelsbezetting voor het project 'inspectieprogramma's en vrije energiemarkt' door de provincieraad vastgesteld. Voor de functie van industrieel ingenieur werd de looptijd verlengd tot 31/12/2006; voor de functie van tekenaar werd de looptijd met 2 jaar verlengd (tot 31/07/2006). Op het vlak van welzijn en milieu zijn er heel wat wettelijk verplichte keuringen en metingen uit te voeren. Het doel daarvan is nagaan of de installaties voldoen aan de terzake geldende wettelijke bepalingen. Voldoen aan de wettelijke bepalingen Keuren en meten is op zich noodzakelijk, maar de eigenlijke doelstelling is voldoen aan de wettelijke vereisten. Daarom neemt de ingenieur telkens de nodige initiatieven om de vastgestelde inbreuken en opmerkingen zo snel mogelijk op te lossen. Hiervoor is coördinatie met alle betrokkenen (keurings en/of onderhoudsfirma s, verantwoordelijken ter plaatse, binnen dienst 31 en IDPBW) noodzakelijk en dienen de nodige offertes opgevraagd en

2 p. 2/10 beoordeeld te worden zodat aan de wettelijke bepalingen kan worden voldaan. Snel handelen is in een aantal gevallen noodzakelijk omdat er wettelijk termijnen zijn vastgelegd om in orde te zijn met de geldende regelgeving. Wanneer keuringsplichtige installaties niet zijn gekeurd of wanneer er inbreuken werden vastgesteld kan proces-verbaal worden opgesteld door de toezichthoudende overheid (FOD werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg, Aminal). Anderzijds dienen niet alleen contracten te worden afgesloten om te voldoen aan de wettelijke verplichten, maar ook vanuit het oogpunt behoorlijk bestuur en veiligheid. Zo is het bijvoorbeeld aan te raden om jaarlijks de dampkappen van de grootkeukens (provinciale scholen, provinciehuis, domeinen) professioneel te laten reinigen door een gespecialiseerde firma zodat de brandveiligheid gegarandeerd blijft. Doordat de energie- en de communicatiemarkt vrijgemaakt zijn, is het voor een openbaar bestuur verplicht om de concurrentie te laten gelden. Grondig onderzoek en inventarisatie van de huidige situatie zijn noodzakelijk vooraleer een nieuw contract kan worden afgesloten. Op het vlak van Rationeel Energie Verbruik oefent het provinciebestuur ook een voorbeeldfunctie uit. Via het opnemen van specifieke vereisten in de beschrijvingen van de bestekken met betrekking tot bouwprojecten (bv. het gebruik van superisolerende beglazing, installatie van condensieketel), kunnen milieubesparende acties worden ondernomen. Deze acties worden ook ondersteund door de organisatie Gedis. Gedis geeft premies voor het nemen van milieuvriendelijke en energiebesparende maatregelen. Om echter van deze premies te kunnen genieten, dient een dossier per maatregel te worden ingediend. Dit vraagt ook organisatie en opzoeking, maar daartegenover staat wel dat het bestuur kan genieten van premies. Deze premies variëren van 300 EUR tot 4000 EUR afhankelijk van de genomen maatregel. Niet alleen Gedis geeft premies voor bepaalde acties, ook andere organisaties betalen premies uit voor specifieke toepassingen. Echter voor het kunnen genieten van deze premies is bijkomend onderzoek naar verschillende subsidiemogelijkheden noodzakelijk. Opmaak noodplannen Conform de welzijnswetgeving moeten interne noodplannen worden opgemaakt. Ten behoeve van de brandweer moeten tevens per locatie interventieplannen worden opgemaakt. Naast organisatorische afspraken moeten in voormelde noodplannen ook plannen worden opgenomen van de omgeving van de gebouwen en van de gebouwen zelf (bouwlagen). De opmaak van noodplannen is ook vereist volgens de internationale normen OHSAS en ISO op basis van dewelke binnen het provinciebestuur een WMD-zorgsysteem wordt uitgebouwd. De opmaak van deze plannen was reeds opgenomen in het globaal preventieplan , maar kreeg nog geen uitvoering. Deze doestelling

3 p. 3/10 wordt thans opnieuw opgenomen in het globaal preventieplan Voor 35 locaties dienen dergelijke plannen te worden opgemaakt In milieuvergunningsaanvragen moeten uitvoeringsplannen (detailplannen met aanduiding van de plaats van machines en vergunningsplichtige installaties) worden toegevoegd. In de meeste aanvragen wordt gewerkt met rudimentaire schetsen wegens het niet beschikbaar zijn van dergelijke plannen. Dit maakt uiteraard geen professionele indruk. Stand van zaken m.b.t. dit project. Tien dossiers (interventieplannen/plannen tbv intern noodplan) zijn volledig afgewerkt; een aantal zullen worden uitbesteed samen met de nog uit te voeren opmetingen. Voor een 15-tal sites dienen de plannen nog opgemaakt te worden. Zoals reeds aangegeven bij de evaluatie van het JAP zal deze opdracht niet afgerond zijn tegen augustus De voornaamste reden van de vertraging is dat de beschikbare plannen vaak niet voldoen; deze plannen moeten omgezet worden naar Autocad ADT; het digitale tekenpakket van de dienst gebouwen. Ook complexe of grote locaties zoals de scholencampus aan de Henleykaai en het provinciaal domein Puyenbroeck hebben veel tekenwerk gevergd. Nieuwe opdracht De idpbw geeft regelmatig opdrachten aan het tekenbureau van de dienst gebouwen. Het betreft o.m. plannen voor energie- en wateraudits. Een recente opdracht betrof de opmaak van plannen t.b.v. de quickscans (beperkte energieaudits) door Gedis; deze opdracht vergde meer dan 90 uren opzoekings- en tekenwerk. Af en toe zijn ook plannen noodzakelijk voor het aanvragen van milieuvergunningen. Op de uitvoeringsplannen moeten de vergunningsplichtige installaties (stookinstallaties, machines in werkplaatsen, ) worden aangeduid; deze plannen zijn thans niet voorhanden. Voor werkzaamheden door aannemers in gebouwen of buiten op provinciale sites zijn as-builtplannen noodzakelijk. Deze plannen geven ondermeer de precieze plaats aan van nutsleidingen. Dit is zeer belangrijk om ongevallen te voorkomen. Als opdrachtgever moet het provinciebestuur correcte plannen aanleveren. Dit is momenteel een probleem omdat deze plannen vaak niet voorhanden zijn. Het provinciebestuur heeft in deze een belangrijke verantwoordelijkheid en zal zeker aansprakelijk gesteld worden wanneer er een ongeval plaatsvindt met schade of gewonden wanneer blijkt dat dit te wijten is aan onvolledige of onjuiste plannen. Vaak kan er ook economische schade ontstaan; denken we hierbij aan het incident in Puyenbroeck waar een hoogspanningskabel werd geraakt en vrijwel het volledige net op het domein spanningsloos was gedurende meerdere dagen. De controle en het aanpassen van de bestaande plannen, zodanig dat ze as-built zijn, is een zeer uitgebreide opdracht die meerdere jaren zal vergen. In functie van onderhoud en/of keuring werden de technische installaties geïnventariseerd. Iedere installatie of onderdeel van een installatie kreeg een uniek nummer en moet als dusdaning ook terug te vinden zijn op de

4 p. 4/10 gebouwenplannen. Het up-to-date houden van deze plannen, ondermeer bij wijzigingen/uitbreidingen aan technische installaties is essentieel. Dit is ook belangrijk m.b.t. de milieu- en welzijnswetgeving en het WMD-zorgsysteem. Conclusie - het huidige contract van de tekenaar (Goedele Stappers) loopt af op 31 juli Voor het afwerken van de interventieplannen zal er dan nog ca een half jaar nodig; dit betekent eind januari voor de controle en de aanpassing van de bestaande plannen (as-built) is het tijdsbestek moeilijk in te schatten, maar dit is zeker een werk van meerdere jaren. - de opleiding van een tekenaar om te werken met het tekenprogramma (Architectural Desk Top) duurt 5 dagen; maar dan is er zeker nog een inwerkperiode van 4 maanden om het programma volledig te beheersen en om er vlot mee te kunnen werken. Een verlenging van het contract laat de opgedane ervaring/tijdsinvestering niet verloren gaan. - Uit de audit van de 3 e directie (dienst 31 en 32) blijkt een duidelijke nood aan afdoende tekenaars (tussen 5,5 vte en 7 vte voor dienst 31 en 3,5 vte voor dienst 32). In afwachting van de creatie van een gezamenlijk tekenbureau voor de 3 e directie, wordt voorgesteld de bezetting van de tekenaar binnen dit project te verlengen met 1 jaar. Personeelsbehoefte Bevoegde dienst : dienst 31 Gebouwen ism. de interne Dienst voor Preventie en bescherming op het Werk Looptijd project : 31/12/2006 : industrieel ingenieur (ongewijzigd) 31/07/2007: tekenaar (+ 12 maanden) Contractuele bezetting : 1 industrieel ingenieur (A1a-A1b-A2a) 1 tekenaar (C1-C2-C3) Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis) : Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): Subsidie (op jaarbasis) : Jaarlijks wordt het totale bedrag van premies geschat op PROJECT 'Streekgericht bibliotheekbeleid' In zitting van 12 december 2001 werd door de provincieraad het project 'Streekgericht Bibliotheekbeleid' opgestart dat diende te voorzien in deskundig personeel voor de uitvoering van het Streekgericht Bibliotheekbeleid. Dit project loopt in een eerste fase tot het einde van In zitting van 12 oktober 2005 werd deze projectformatie uitgebreid voor de verdere uitbouw van het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS).

5 p. 5/10 De uitbouw van het Streekgericht Bibliotheekbeleid is een decretale opdracht die kadert in het "Decreet houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid" (13 juli 2001). Hiervoor werd door de provincie een convenant met de Vlaamse Gemeenschap afgesloten (goedgekeurd door de provincieraad op 8 mei 2002; aanvulling op 15 oktober 2003). De financiële ondersteuning vanwege de provinciebesturen (minimum 1,6 euro per inwoner van de provincie) dient volledig besteed te worden aan het Streekgericht Bibliotheekbeleid. Dat de bibliotheken tevreden zijn over de dienstverlening bleek heel duidelijk uit de resultaten van de interprovinciale enquête bij de bibliotheken over de tevredenheid met het Streekgericht Bibliotheekbeleid. Oost-Vlaanderen slaagde daar, ondanks de beperkte personeelsbezetting voor het Streekgericht Bibliotheekbeleid, met grote onderscheiding: een tevredenheidsgraad van maar liefst 84%. Terwijl het gemiddelde voor de Vlaamse provincies 71% bedroeg. Gezien de huidige looptijd van het project Streekgericht Bibliotheekbeleid dit jaar op zijn einde loopt maar de taken die voorzien zijn in het decreet lokaal cultuurbeleid en in het convenant met de Vlaamse Gemeenschap blijven doorlopen dient het project te worden verlengd. Om de nieuwe legislatuur niet te bezwaren met langdurige projecten van bepaalde duur (die niet kunnen opgezegd worden) en aangezien het hier om de uitvoering van decretaal opgelegde taken gaat, is een verlenging voor onbepaalde duur aangewezen. Personeelsbehoefte Bevoegde dienst : dienst 91 Cultuur + egov Looptijd project : onbepaalde duur, gelinkt aan de decretale opdracht die kadert in het "Decreet houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid" en waarvoor door de provincie een convenant met de Vlaamse Gemeenschap werd afgesloten. Contractuele bezetting : 1 informaticus A (A1a-A1b-A2a) 1 bibliotheekconsulent (A1a-A1b-A2a) 1 bibliotheekdeskundige (B1-B2-B3) 2 netwerkcatalografen (B1-B2-B3) 1 medewerker (C1-C2-C3) Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis) : Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): Subsidie (op jaarbasis) : de financiering van dit project vloeit voort uit het "decreet houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid" en houdt in dat gefaseerd financiële middelen van de begroting cultuur zullen worden overgeheveld en dit ifv het te realiseren bibliotheekbeleid en de personele ondersteuning ervan. De decretaal opgelegde provinciale subsidie per inwoner 1,6 wordt voor de dekking van deze loonlast gebruikt.

6 p. 6/10 PROJECT 'Vlabus-secretariaat' In het kader van de verwezenlijken van de strategische doelstelling van het verankeren van het provinciale Vlabus-secretariaat in de werking van de dienst sport van het provinciebestuur, besliste de provincieraad op 8 mei 2002 om de werking van het secretariaat op te nemen in een project met als contractuele personeelsbezetting: 1 assistent (niveau D) 2 medewerkers (niveau C) Deze personeelsbezetting werd vastgesteld voor de duur van legislatuur (tot eind 2006). De effectieve invulling van het secretariaat sinds de start van het project gebeurt door 1 medewerker en 1 assistent/toezichter. De overname van het secretariaat en de personeelsbezetting had geen extra financiële inspanningen tot gevolg aangezien de loonkost werd en wordt gecompenseerd door een evenredige vermindering van het budget van de dienst Sport. De werking van het secretariaat Vlabus wordt gecontinueerd. Een verderzetting van het project en van de reële personeelsbezetting dringt zich dan ook op. Om de nieuwe legislatuur niet te bezwaren met langdurige projecten van bepaalde duur (die niet kunnen opgezegd worden), is een verlenging voor onbepaalde duur aangewezen. Personeelsbehoefte Bevoegde dienst : dienst 113 Sport Looptijd project : onbepaalde duur Contractuele bezetting : 1 medewerker (C1-C2-C3) 1 assistent (D1-D2-D3) Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis) : Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): Subsidie (op jaarbasis) : nihil, doch permanente transfert begroting dienst Sport naar personeelsbegroting PROJECT 'Coördinatiecel Aangepast Sporten' Het project werd oorspronkelijk ingediend door de vzw Oost-Vlaamse Sportpromotie en goedgekeurd door de Bestendige Deputatie in zitting van 3 december Met dit project wordt ernaar gestreefd een kwalitatieve en langdurige sport- en recreatiebeoefening te promoten bij alle inwoners van de provincie Oost-Vlaanderen. De prioriteit van dit project ligt bij het stimuleren van de gehandicaptensport. CAS werd hiervoor als overlegplatform gecreëerd, waarin

7 p. 7/10 vertegenwoordigers van het provinciebestuur, de gehandicaptensportfederaties, de sportorganisaties, de opleidingsinstituten en een drietal externen opgenomen. De consulent aangepast sporten werd oorspronkelijk door de vzw ingehuurd via Vlabus vzw. CAS heeft als hoofddoelstelling om meer personen met een handicap tot permanente sportbeoefening te stimuleren. Zij richt haar actie voornamelijk naar personen met een handicap. CAS coördineert, inventariseert, verleent advies en organiseert sportactiviteiten om de gehandicaptensport in de provincie verder uit te bouwen. Gezien de degelijkheid en het succes van het project werd het project en de consulent met ingang van 1 juli 2002 overgenomen door het provinciebestuur (cfr. raadsbesluit van 8 mei 2002), initieel voor de duur van de legislatuur (eind 2006). Deze overname had geen extra financiële inspanningen als gevolg, aangezien de totale loonlast werd en wordt gecompenseerd door een evenredige vermindering van de subsidies. Gelet op het succes en de maatschappelijke noodzaak dringt een verderzetting van het project zich op. Om de nieuwe legislatuur niet te bezwaren met langdurige projecten van bepaalde duur (die niet kunnen opgezegd worden), is een verlenging voor onbepaalde duur aangewezen. Personeelsbehoefte Bevoegde dienst : dienst 113 Sport Looptijd project : onbepaalde duur Contractuele bezetting : 1 consulent (A1a-A1b-A2a) Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis) : Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): Subsidie (op jaarbasis) : Nihil, doch permanente transfert van de totale loonlast van de begroting dienst sport en dienst welzijn naar de personeelsbegroting. Voor juli 2002 werden de diensten ingehuurd bij de vzw Vlabus. PROJECT 'Huis van de Sport' De provincieraad stelde bij besluit van 8 mei 2002 voor het project 'Huis van de Sport' de contractuele personeelsbezetting als volgt vast: 1 geschoold werkman (niveau D) 2 assistenten-onthaal (niveau D) Deze personeelsbezetting werd vastgesteld voor de duur van legislatuur (tot eind 2006).

8 p. 8/10 De idee van een sportief bedrijvencentrum dat moderne logistieke ondersteuning biedt aan de sportfederaties en hun provinciale geledingen en aan andere provinciale sportorganisaties en structuren, vindt zijn oorsprong in tal van maatschappelijke factoren. Het Huis van de Sport is een middel bij uitstek om de onderlinge samenwerking tussen de participerende sportorganisaties verder uit te bouwen. Gezien de verscheidenheid en complexiteit van taken is de georganiseerde sport steeds meer genoodzaakt hun vrijwilligerskader specifiek op te leiden en te ondersteunen door professionele experts. Door de uitbreiding van de administratieve taken is de snelheid van verwerking een belangrijk gegeven geworden. Door de commercialisering van de sport, de mediatisering en de zoektocht naar nieuwe en duurzame financiële middelen wordt het noodzakelijk professioneler te werken. Met de oprichting van het Huis voor de Sport kon de provincie een hefboomwerking bewerkstelligen waarbij enkel voorwaarden tot meer professionalisering in de sport worden ingevuld en waardoor talrijke vrijwilligers die in de sportfederaties werkzaam zijn logistiek ondersteund worden. De doelstellingen zijn concreet: "het ter beschikking stellen van ruimten aan de secretariaten van de provinciale sportorganisaties, het ter beschikking stellen van ruimten en aangepaste accommodatie voor het organiseren van vergaderingen, lezingen en congressen en het ter beschikking stellen van een gemeenschappelijk dienstenpakket." Op deze manier wordt vermeden dat de verschillende potentiële gebruikers eigen eilandjes ontwikkelen en individueel de voorzieningen en aankopen verrichten van kantoordiensten. Door verschillende sportorganisaties te huisvesten onder één dak verloopt overleg gemakkelijk en spontaan en is er geen tijdsverlies door verplaatsingen. Dit initiatief is dus kostenbesparend en heeft kwaliteitsverbetering van het provinciaal sportbeleid meegebracht. Twee dienstverleningen die aan de gebruikers worden aangeboden zijn het ter beschikking stellen van vergaderzalen en een permanent onthaal. In het kader hiervan werd de personeelsbezetting vastgesteld. Hierbij dient opgemerkt dat de loonkost van deze personeelsbezetting voor 1/3 terugbetaald wordt door de stad Gent, op basis van de huurovereenkomst die tussen het provinciebestuur en de stad is opgemaakt. De werking van het Huis van de Sport wordt gecontinueerd. Een verderzetting van het project dringt zich dan ook op. Om de nieuwe legislatuur niet te bezwaren met langdurige projecten van bepaalde duur (die niet kunnen opgezegd worden), is een verlenging voor onbepaalde duur aangewezen.

9 p. 9/10 Personeelsbehoefte Bevoegde dienst : dienst 113 Sport Looptijd project : onbepaalde duur Contractuele bezetting : 1 geschoold werkman (D1-D2-D3) 2 assistenten-onthaal (D1-D2-D3) Gemiddelde loonlast voor begroting (op jaarbasis) : Gemiddelde werkingskost (op jaarbasis): Subsidie (op jaarbasis) : 1/3 van de loonkost ten laste van de stad Gent Financiële haalbaarheid Elementen van de kostprijsberekening Bedragen Effect 1. kostprijs van de totale huidige bezetting (rekening 2005) te ontvangen subsidies en bijdragen gesco's gelijke kansenplan mobiliteit Vlaamse hydrografische atlas vzw De Gavers cultuurprojecten sportprojecten welzijnsprojecten milieuprojecten bijdragen MC projecten economie (euregio, euro info point, ) OPAC Sectoraal Fonds (zwembad) landbouwproject ICT-projecten kostprijs van de reeds goedgekeurde projecten PR 12/ PR 01/ PR 02/ PR 03/ PR 04/ kostprijs van de projectfuncties (incl. werkingskost) Project 'Inspectieprogramma's en vrije energiemarkt' Project 'Vlabus-secretariaat' Project 'Coördinatiecel aangepast sporten' Project 'Huis van de Sport' Project 'Streekgericht bibliotheekbeleid' subsidies/ontvangsten voor de projecten Project 'Huis van de Sport' geïndexeerde kostprijs (incl. indexsprongen) (1+3+4) begroting 2006 : voorziene personeelskost

10 p. 10/10 Zoals uit bovenstaande cijfers blijkt is de extra meerkost die de personeelsinzet van het project omvat, ingecalculeerd in de begroting van 2006 en zal deze ook verder worden voorzien in de begroting Deze meerkost valt ook binnen het opgenomen budget dat in de meerjarenplanning is opgenomen. Teneinde uw raad toe te laten zich bijkomend te informeren vindt u omtrent de projecten een volledig verslag ter verantwoording van de personeelsbehoeften, de projectdoelstellingen en de functieprofielen. De bestendige deputatie verzoekt de provincieraad bijgaand besluit waarin de contractuele bezetting van de voormelde projecten is opgenomen, te willen ondertekenen. Gent, Namens de Bestendige Deputatie : de Provinciegriffier, Albert De Smet de Gouverneur-Voorzitter, André Denys