HANDBOEK verantwoording subsidies Kunstenplan 2017-2020 A-Bis 1
1 Inleiding Het is bestemd voor instellingen die onderdeel uitmaken van de Amsterdamse Basisinfrastructuur 2017-2020 en in het kader van het Kunstenplan in deze periode een subsidie ontvangen. Deze instellingen leggen jaarlijks verantwoording af aan de afdeling Kunst en Cultuur (hierna K&C) van de Gemeente Amsterdam over de met subsidie uitgevoerde activiteiten en zakelijke resultaten. Deze verantwoording is tevens de aanvraag tot vaststelling van de Kunstenplansubsidie over het betreffende jaar. Doel van de verantwoording Met de jaarlijkse verantwoording kan het college van B en W vaststellen of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. K&C beoordeelt of aan de wettelijke eisen (zie hoofdstuk 7) is voldaan en of de subsidieverplichtingen zijn nageleefd. Op basis van de ingediende verantwoording vindt een monitorgesprek plaats waarin aanvullende informatie kan worden gevraagd. Basis voor de verantwoording 2017-2020 De verantwoording van de subsidie is gebaseerd op de verleningbeschikking van het college van Burgemeester en Wethouders en de hierin opgenomen prestatieafspraken, met inachtneming van het activiteitenplan, het ondernemingsplan 2017-2020 en de bijbehorende meerjarenbegroting. Aandachtspunten voor de verantwoording U dient de verantwoording in vóór 1 april van het jaar volgend op het jaar waarover wordt verantwoord binnen de Kunstenplanperiode 2017-2020. U legt verantwoording af door het online formulier volledig in te vullen met gegevens over de balans, exploitatierekening, het meerjaren onderhoudsplan (indien van toepassing) en de prestatieverantwoording. Als bijlagen stuur u het bestuursverslag, de jaarrekening, een controleverklaring van een accountant, het formulier Bereikte scholen (indien van toepassing) en het formulier Internationale activiteiten in het buitenland (indien van toepassing) mee. Alle modellen in het format verantwoording Kunstenplansubsidie 2017-2020 behoren volledig ingevuld te worden (zie hoofdstuk 3). In uw verleningsbeschikking voor het Kunstenplan 2017-2020 staat vermeld welke onderwerpen en kwalitatieve prestatieafspraken herkenbaar en helder toegelicht dienen te worden in het bestuursverslag (zie hoofdstuk 5). In het online formulier verschijnen automatisch de begrote kengetallen van het jaar waarover wordt verantwoord. Dit zijn de kengetallen zoals u heeft opgenomen in uw (bijgestelde) aanvraag Kunstenplan 2017-2020. Vanaf 2019 (bij de verantwoording over 2018) verschijnen in het online verantwoordingsformulier ook de gerealiseerde cijfers van het voorgaande jaar. 2
Juridische grondslag: Verordening Amsterdamse culturele infrastructuur, Hoofdlijnen en Kunstenplan; Algemene Subsidieverordening Amsterdam (ASA 2013); Algemene Wet Bestuursrecht (zie hoofdstuk 7). Verantwoording via de webpagina www.amsterdam.nl/kunstenplan Op www.amsterdam.nl/kunstenplan vindt u onder Verantwoording Kunstenplan 2017-2020 het digitale formulier, een (niet ingevuld) voorbeeld van dit formulier en de formulieren Bereikte scholen en Internationale activiteiten in het buitenland. U dient de bijlagen bij de verantwoording via het formulier te uploaden in pdfformaat waarbij de omvang van deze documenten in totaal niet meer dan 15 MB kan zijn. Om te voorkomen dat de afzonderlijke pdf-bestanden te groot worden, adviseren wij deze te genereren op 150 dpi. Het is vanuit veel programma s, zoals OpenOffice en recente versies van Microsoft Office, mogelijk om bestanden op te slaan als pdf. Vanaf OSX op Apple/Mac is het mogelijk vanuit een printopdracht bestanden op te slaan als pdf. Als u deze middelen niet tot uw beschikking heeft, is het mogelijk om een aparte pdf-printer te installeren. Opslaan en opnieuw openen van het digitaal formulier Het digitale formulier kan tussentijds worden opgeslagen met de button Opslaan rechtsboven op het formulier. Wij raden u aan dit regelmatig te doen. Het systeem slaat alleen volledig ingevulde velden op. Het digitale formulier genereert een bestand met de naam LoketAmsterdam_scDMOverantwoordingKunstenplan_(datum).tfa. Dit bestand moet op de computer of het netwerk worden opgeslagen. Als u een moderne browser heeft (Firefox, Chrome, Safari op de Mac) kan het zijn dat u de vraag waar het bestand moet worden opgeslagen, niet te zien krijgt. Uw browser is dan ingesteld om alle downloads op één vaste plek op uw computer te plaatsen. In dat geval zal uw browser, nadat u op Opslaan hebt geklikt, het *.tfa-bestand meteen opslaan op die plek. Via de optie Downloads weergeven kunt u vervolgens de map op uw computer openen waar het bestand staat, en het bestand eventueel op een betere plek neerzetten. U kunt te allen tijde een nieuw *.tfa bestand aanmaken totdat u de stap van bevestiging en afdrukken heeft bereikt. U kunt alleen verder werken in een opgeslagen document vanaf de computer of het netwerk waar het eerder is opgeslagen. Het opgeslagen document kan alleen worden geopend vanuit het formulier op www.amsterdam.nl/kunstenplan. Via Bladeren selecteert u het opgeslagen document LoketAmsterdam_scDMOverantwoordingKunstenplan_(datum).tfa. Vervolgens worden de stappen doorlopen die u al hebt ingevuld. U kunt de gegevens controleren en verder gaan waar u gebleven bent. Let op: u moet opnieuw inloggen met eherkenning. Bijlagen Voeg de bijlagen één voor één toe. 3
2 Onderdelen van de verantwoording De verantwoording subsidie Kunstenplan 2017-2020 bestaat uit de volgende onderdelen: Het volledig ingevulde digitale formulier verantwoording Kunstenplansubsidie 2017-2020 met gegevens over de balans, exploitatierekening, meerjaren onderhoudsplan (indien van toepassing) en de prestatieverantwoording, met inachtneming van de in de subsidieverlening vermelde prestatieafspraken op basis van het ingediende activiteitenplan (zie hoofdstuk 3). Een financieel jaarverslag ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bestuur en een controleverklaring van een accountant (zie hoofdstuk 4). Het bestuursverslag waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en waarin gereflecteerd wordt op het behalen van de beoogde doelstellingen en resultaten. In het bestuursverslag wordt jaarlijks een toelichting gegeven op de kwalitatieve prestatieafspraken die zijn opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking (zie hoofdstuk 5). Indien van toepassing het ingevulde formulier Bereikte scholen (zie hoofdstuk 6). Indien van toepassing het ingevulde formulier Internationale Activiteiten in het buitenland (zie hoofdstuk 6). Tijdslijn verantwoording De verantwoording moet ingediend zijn vóór 1 april van het jaar volgend op het jaar waarover wordt verantwoord binnen de Kunstenplanperiode 2017-2020. Het digitale formulier voor de verantwoording is begin februari van het volgend jaar beschikbaar op de website www.amsterdam.nl/kunstenplan. eherkenning Met de verantwoording van de Kunstenplansubsidie wordt digitaal vertrouwelijke informatie uitgewisseld. Om dit veilig te laten gebeuren wil de gemeente Amsterdam weten of de persoon die de gegevens aanlevert ook bevoegd is om namens uw organisatie te handelen. Daarom kunt u voor de verantwoording van de Kunstenplansubsidie en alleen met eherkenning inloggen in het digitale formulier. eherkenning regelt de digitale herkenning van uw organisatie en de digitale autorisatie van de handelende persoon. Voor meer informatie over eherkenning zie: www.eherkenning.nl. 4
3 Format verantwoording Kunstenplansubsidie 2017-2020 Model 1: De balans Algemeen Op alle balansposten wordt een toelichting gegeven. Voor specificaties van de balansposten gelden geen voorschriften. ACTIVA 31 december huidig jaar 31 december vorig jaar Vaste Activa I Immateriële vaste activa II Materiële vaste activa III Financiële vaste activa Vlottende Activa I Voorraden II Vorderingen III Effecten IV Liquide middelen Totaal Vaste Activa Totaal Vlottende Activa TOTAAL ACTIVA PASSIVA 31 december huidig jaar 31 december vorig jaar Eigen Vermogen I II III Algemene reserves Bestemmingsreserves Bestemmingsfonds Totaal Voorzieningen Totaal Langlopende Schulden Totaal Kortlopende Schulden Totaal Eigen Vermogen TOTAAL PASSIVA 5
Vaste Activa Subsidies die worden ontvangen voor investeringen in vaste activa worden verantwoord in de balans en niet in de exploitatierekening. De ontvangen subsidie wordt opgenomen in de balans in de specificatie van langlopende schulden met als subpost investeringssubsidie. Deze post investeringssubsidie valt vrij via de exploitatierekening, gelijklopend met de afschrijvingstermijn van de investering. Activa verkregen uit sponsoring worden op de balans geactiveerd. De daarvoor verkregen sponsoring wordt als subpost sponsoring onder de langlopende schulden verwerkt. Vlottende Activa Alleen variabele voorbereidingslasten voor activiteiten ( onderhanden werk ) die plaatsvinden in een op het verslagjaar volgend boekjaar kunnen worden geactiveerd. Het is niet toegestaan personeelslasten en andere vaste lasten te activeren. Eigen vermogen Bij het maken van onderscheid tussen algemene reserves, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen worden de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaglegging (RJ 640) gevolgd. De resultaatbestemming, de wijze waarop het exploitatieresultaat aan een bestemmingsreserve wordt toegerekend, wordt van een toelichting voorzien. Bestemmingsreserve Als geoormerkt subsidie wordt ontvangen voor meerjarig onderhoud, dan worden de reserves hiervoor onder de hoofdpost bestemmingreserves gebracht en gespecificeerd in model 1A, specificatie Meerjaren onderhoudsplan. 6
Model 1A: Specificatie meerjaren onderhoudsplan (MOP) EXPLOITATIE Subsidie onderhoud (MOP) Werkelijke uitgaven onderhoud Huidig boekjaar Resultaat MOP BALANS Bestemmingsreserve MOP begin boekjaar Resultaat / dotatie MOP Huidig boekjaar Bestemmingsreserve MOP einde boekjaar Indien in de subsidieverleningbeschikking een prestatieafspraak is opgenomen ten aanzien van het meerjarig onderhoud, is een verantwoording hierover verplicht. Het meerjaren onderhoudsplan (MOP) wordt in dit geval zodanig uitgevoerd dat minimaal sprake is van onderhoudsniveau 3 (redelijke staat van onderhoud). Zie voor meer info over de conditieniveaus de website van de Rijksgebouwendienst: http://www.rgd.nl/fileadmin/redactie/onderwerpen/diensten/rgdboei/rgdboei_han dboek_deel1_editie_sept2012.pdf. Het geoormerkte subsidiebedrag ten behoeve van naleving van het MOP wordt automatisch ingevuld in het digitale verantwoordingsformulier op basis van het bedrag zoals is opgenomen in de verleningsbeschikking. Voor het onderhoud van het pand worden overeenkomstig het MOP reserveringen opgenomen. Deze kunnen bij de verantwoording in bovenstaand model ingevoerd worden. Tevens wordt in het bestuursverslag een heldere toelichting verwacht op de wijze waarop het MOP is nageleefd. Hierbij wordt een eventueel verschil tussen de begroting en de uitgaven verklaard. Wanneer bepaalde werkzaamheden uit het meerjaren onderhoudsplan zijn uitgevoerd door vrijwilligers wordt toegelicht welke werkzaamheden dit betrof en welk bedrag daarvoor was begroot. 7
Model 2: De exploitatierekening Algemeen De cijfers in de kolom begroting zijn in overeenstemming met de begroting vermeld op de (bijgestelde) subsidieaanvraag. Als de resultaten in het huidig boekjaar naar soort en omvang afwijken van de voorgenomen prestaties worden de verschillen van een toelichting voorzien in het bestuursverslag. BATEN Rekening Begroting Rekening vorig huidig huidig boekjaar boekjaar boekjaar Directe opbrengsten Publieksinkomsten Sponsorinkomsten Overige inkomsten Indirecte opbrengsten Totaal Opbrengsten Kunstenplansubsidie Amsterdam Overige subsidies gemeente Amsterdam Subsidie OCW Overige subsidies uit publieke middelen structureel incidenteel Bijdragen uit private middelen Percentage eigen inkomsten (in %) Totaal Subsidies/Bijdragen TOTAAL BATEN Baten Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen Opbrengsten en Subsidies/Bijdragen. Directe Opbrengsten Onder de directe opbrengsten worden alle inkomsten verantwoord die in directe relatie staan tot de activiteiten van de instelling. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen Publieksinkomsten, Sponsorinkomsten en Overige inkomsten. 8
Publieksinkomsten zijn inkomsten die direct aan het publiek gerelateerd zijn, zoals kaartverkoop (recettes, uitkoopsommen en partages), horeca tijdens uitvoeringen, merchandising, vergoedingen voor radio- of televisieoptredens, auteursrechten en verkoop of verhuur van kunstwerken, programma s, beeld- of geluiddragers. Sponsorinkomsten zijn inkomsten uit sponsoring door ondernemingen. Sponsoring is de overeenkomst tussen een sponsor en een instelling die communicatiemogelijkheden, toegangskaarten en/of overige faciliteiten als tegenprestatie levert in relatie tot de activiteiten van de instellingen. Commerciële reclame-uitingen van derden via instellingen worden niet beschouwd als sponsorinkomsten. Overige inkomsten betreffen alle overige inkomsten die een directe relatie hebben met de activiteiten van de instelling, maar niet gerelateerd zijn aan het publiek. Indirecte Opbrengsten Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die geen of slechts een indirecte relatie hebben met de activiteiten van de instelling. Dit zijn bijvoorbeeld inkomsten uit openbare horeca, de verhuur van onroerend goed en vergoedingen voor het uitlenen van personeel. Subsidies/Bijdragen Hier worden alle ontvangen subsidies en bijdragen verantwoord. Subsidie gemeente Amsterdam zijn inkomsten uit structurele subsidie vanuit het Kunstenplan en Subsidie OCW zijn inkomsten uit structurele subsidie vanuit de BIS. Onder Overige subsidies uit publieke middelen worden alle overige subsidies die uit publieke middelen worden ontvangen vermeld, onderverdeeld naar incidenteel of structureel. Onder structurele subsidies worden meerjarige subsidies verstaan van bijvoorbeeld Fonds Podiumkunsten of Fonds Cultuurparticipatie. Onder incidentele subsidies worden subsidies uit publieke middelen verstaan die bestemd zijn voor een specifiek project. Onder Bijdragen uit private middelen worden alle bijdragen van private fondsen, alsook contributies, schenkingen, donaties of legaten en bijdragen van vriendenstichtingen vermeld. Percentage eigen inkomsten De eigen inkomsten van de totale inkomsten moeten minimaal 25% bedragen. Het percentage eigen inkomsten wordt berekend door de directe opbrengsten, indirecte opbrengsten en de bijdragen uit private middelen op te tellen en te delen door het totaal van de baten. Voor instellingen die aan collectiebeheer doen geldt deze inkomstennorm enkel voor het deel van de begroting dat niet op collectiebeheer is gebaseerd. Ook huursubsidies en subsidies ten behoeve van doorlopende kosten worden bij de inkomstennorm buiten beschouwing gelaten. 9
LASTEN Rekening Begroting Rekening vorig huidig boekjaar huidig boekjaar boekjaar Beheerlasten Beheerlasten personeel Beheerlasten materieel Totaal beheerlasten Activteitenlasten Activiteitenlasten personeel Activiteitenlasten materieel Totaal activiteitenlasten TOTAAL LASTEN SALDO UIT GEWONE BEDRIJFSVOERING Saldo rentebaten/-lasten Saldo bijzondere baten/lasten EXPLOITATIERESULTAAT Lasten Bij lasten wordt een onderscheid gemaakt tussen Beheerlasten en Activiteitenlasten. Tot de 'Beheerlasten' worden alle personele en materiële lasten gerekend die samenhangen met het beheer van de instelling (overhead). Onder Beheerlasten personeel vallen de kosten voor de zakelijke leiding, secretariaat, fondsenwerving, algemene publiciteit en marketing, financiën, facilitaire zaken. Onder Beheerlasten materieel vallen huisvestingslasten, kantoorkosten, algemene marketing- en publiciteitskosten en afschrijvingskosten. Ook vallen hieronder de onderhoudslasten van het vastgoed. Tot 'Activiteitenlasten' behoren lasten die direct samenhangen met de activiteiten van de instelling. Onder Activiteitenlasten personeel vallen de kosten voor de artistieke leiding, uitvoerend personeel (bijv. acteurs en musici), ondersteunend personeel (bijv. technici) en personeel voor educatie. Onder Activiteitenlasten materieel vallen de productiekosten, reis- en transportkosten en specifieke publiciteitskosten. Saldo buitengewone baten en lasten Inkomsten als uitkeringen van verzekeringsmaatschappijen of het afboeken van een voorziening worden verantwoord onder saldo buitengewone baten en lasten. 10
Model 3: De prestatieverantwoording A. Producerende activiteiten 1. Nieuwe producties Eigen producties Coproducties Internationale (co)producties 2. Reprises binnenlandse reprises Internationale reprises 3. Uitvoeringen In Amsterdam In de rest van Nederland In het buitenland 4. buurtgerichte activiteiten 5. digitale activiteiten B. Presenterende activiteiten 1. voorstellingen/(film)vertoningen/tentoo nstellingen/lezingen: Eigen programmering Ingehuurde programmering Internationale (co)programmering Commerciële verhuur 2. buurtgerichte activiteiten 3. digitale activiteiten Rekening huidig boekjaar Begroting huidig boekjaar Rekening vorig boekjaar Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal activiteiten bezoeken activiteiten bezoeken activiteiten bezoeken G. Cultuureducatie Lessen 1. Schoolgebonden activiteiten In Amsterdam PO VMBO VO Buiten Amsterdam PO Rekening huidig boekjaar Begroting huidig boekjaar Rekening vorig boekjaar Lessen Lessen Deelnemers Deelnemers Deelnemers 11
VMBO VO 2. niet-schoolgebonden activiteiten In Amsterdam 4-12 12-18 >18 Buiten Amsterdam 4-12 12-18 >18 3. Anders, nl. TALENTONTWIKKELING Rekening Begroting Rekening huidig huidig vorig boekjaar boekjaar boekjaar Kortdurende talentontwikkeling (< 6 mnd) Aantal deelnemers Langdurende talentontwikkeling (> 6 mnd) Aantal deelnemers Algemeen De prestatieverantwoording geeft een kwantitatief overzicht van de prestaties die zijn verricht in het verslagjaar in relatie tot de voorgenomen prestaties uit het (bijgestelde) activiteitenplan. Deze kwantitatieve prestatieverantwoording bevat in ieder geval de kwantitatieve prestaties die in de verleningsbeschikking als prestatieafspraak zijn geformuleerd. In het model worden de kernactiviteiten in de eigen discipline opgenomen. Nieuwe activiteiten die u niet hebt opgegeven in uw (bijgestelde) activiteitenplan, kunt u vermelden en omschrijven in het bestuursverslag. A. Producerende activiteiten Onder 1. Nieuwe producties wordt het aantal nieuwe producties of programma s vermeld met onderscheid naar eigen producties,coproducties en internationale (co)producties. Er is sprake van een coproductie wanneer twee of meer instellingen samenwerken aan één productie. Onder 2. Reprises wordt het aantal reprises vermeld met onderscheid naar binnenlandse en internationale reprises. Een reprise is een herhaling van een bestaande productie. 12
Onder 3. Uitvoeringen worden de reguliere uitvoeringen vermeld. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar de locatie van de voorstelling. Onder 4. Buurtgerichte activiteiten worden producerende activiteiten gemeld die specifiek bestemd zijn voor Amsterdammers in buurten nabij de locatie van de instelling en/of in buurten buiten het centrum van de stad. Onder 5 Digitale activiteiten worden beschreven artistieke activiteiten op internet of een ander (openbaar) digitaal platform. Digitale marketing- en promotieactiviteiten worden hierin niet meegenomen. B. Presenterende activiteiten Onder 1. Voorstellingen/(film)vertoningen/tentoonstellingen/lezingen wordt het aantal reguliere activiteiten vermeld met onderscheid naar eigen programmering, ingehuurde programmering, internationale (co)programmering en commerciële verhuur. Onder commerciële verhuur worden alle niet-podiumkunst gerelateerde verhuringen verstaan. Voorbeelden hiervan zijn een symposium en een (personeels)feest. Het risico voor de eigen programmering ligt (deels) bij de instelling; het risico voor de ingehuurde voorstellingen ligt bij de huurders. Onder 2. Buurtgerichte activiteiten worden presenterende activiteiten gemeld die specifiek bestemd zijn voor Amsterdammers in buurten nabij de locatie van de instelling en/of in buurten buiten het centrum van de stad. Onder 3 Digitale activiteiten worden beschreven artistieke activiteiten op internet of een ander (openbaar) digitaal platform. Digitale marketing- en promotieactiviteiten worden hierin niet meegenomen. C. Cultuureducatie Bij Cultuureducatie wordt onderscheid gemaakt in aantal lessen/contactmomenten en aantal deelnemers/leerlingen. Onder 1. Schoolgebonden activiteiten wordt het aantal lessen en leerlingen ingevuld. Dit wordt zowel gespecificeerd naar primair onderwijs, VMBO en voortgezet onderwijs (excl. VMBO), en naar binnen of buiten Amsterdam. Schoolgebonden activiteiten zijn besloten cultuureducatieve activiteiten die binnen schooltijd worden uitgevoerd. De locatie van deze activiteiten speelt bij deze opvraag geen rol. Onder 2. Niet-schoolgebonden activiteiten wordt het aantal contactmomenten en deelnemers ingevuld. Dit wordt gespecificeerd naar leeftijdscategorie, en naar binnen of buiten Amsterdam. Niet-schoolgebonden activiteiten zijn cultuureducatieve activiteiten die buiten schooltijd worden uitgevoerd. De locatie van de activiteiten speelt bij deze opvraag geen rol. D. Talentontwikkeling Onder 1. Kortdurende talentontwikkeling (< 6mnd) wordt het aantal deelnemers aan een traject voor talentontwikkeling dat korter duurt dan 6 maanden ingevuld. Bijvoorbeeld in de vorm van lessen, workshops, cursussen, programma s of stages ter ondersteuning van de artistieke organisatie. Onder 2. Langdurende talentontwikkeling (> 6mnd) wordt het aantal deelnemers aan een traject voor talentontwikkeling dat langer duurt dan 6 maanden ingevuld. Bijvoorbeeld in de vorm van talentenprogramma s, interne opleidingen, programma s of stages ter ondersteuning van de artistieke organisatie. 13
4 Toelichting jaarrekening Voor alle A-Bis-instellingen geldt in de periode 2017-2020 dat verantwoording wordt afgelegd met het volledig ingevulde format verantwoording Kunstenplansubsidie 2017-2020 met gegevens over de balans, exploitatierekening, meerjaren onderhoudsplan (indien van toepassing) en prestatieverantwoording. Het financieel jaarverslag wordt ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bestuur. Tevens wordt een controleverklaring van een accountant verwacht. De jaarrekening bestaat uit de financiële rapportage over het verslagjaar en omvat de volgende twee onderdelen: Balans De balans sluit aan op model I (zie hoofdstuk 3). Tevens wordt van alle balansposten een specificatie gegeven en een sectie niet uit de balans blijkende verplichtingen opgenomen. Hierin staan ook verplichtingen die verder reiken dan de verantwoordingsperiode van het Kunstenplan 2017-2020. Exploitatierekening De exploitatierekening wordt opgesteld volgend model II (zie hoofdstuk 3). Bij elke hoofdpost wordt een specificatie gegeven. Gelieerde rechtspersonen Als een instelling nauwe banden onderhoudt met rechtspersonen die een noemenswaardige invloed hebben op het resultaat en/of het functioneren van de instelling 1, is het vanaf de verantwoording over 2018 verplicht naast een enkelvoudige jaarrekening tevens een geconsolideerde jaarrekening in te dienen. Ten aanzien van de verantwoording over 2017 is een geconsolideerde jaarrekening wenselijk. In het geval van gelieerde rechtspersonen vragen wij u tevens de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te sturen. Als er sprake is van een fiscale eenheid, dient u dat te melden. De controleverklaring In de controleverklaring wordt verklaard dat de subsidie is besteed aan het doel en de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. Controleprotocol De regels voor het uitvoeren van de accountantscontrole zijn opgenomen in het controleprotocol (zie www.amsterdam.nl/subsidies/subsidie-stappen/). 1 Er is sprake van een noemenswaardige invloed wanneer een rechtspersoon feitelijk beleidsbepalende invloed kan uitoefenen in een andere rechtspersoon, bijvoorbeeld door middel van het benoemen van bestuursleden. 14
5 Toelichting bestuursverslag Onderdeel van de verantwoording is een inhoudelijk verslag in de vorm van een bestuursverslag. Doel van het bestuursverslag is om kwalitatief inzicht te bieden in de activiteiten die zijn gerealiseerd met de subsidie, in aanvulling op het kwantitatieve deel in het online verantwoordingsformulier en de jaarrekening. Uit dit verslag moet blijken dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en of de beoogde doelstellingen en resultaten zijn behaald. Het bestuursverslag dient te voldoen aan geldende wetgeving en richtlijnen en is daarom verenigbaar met de jaarrekening. Verwacht wordt dat in het bestuursverslag jaarlijks onderstaande elementen helder en herkenbaar worden opgenomen, met inachtneming van de kwalitatieve prestatieafspraken uit de subsidieverleningsbeschikking. a. Een toelichting op de gerealiseerde activiteiten. b. Indien relevant een toelichting op niet gerealiseerde activiteiten en de daaruit volgende aanvulling op het activiteitenplan voor het volgende jaar. c. Een toelichting op de staat van baten en lasten en de balans, ofwel de financiële positie van uw instelling en de analyse ten opzichte van de begroting, waarbij u ook een relatie legt met de gerealiseerde activiteiten. d. Een toelichting op het gerealiseerde percentage eigen inkomsten en op de samenstelling van de eigen inkomsten (financieringsmix). e. Een toelichting op de naleving van de kwantitatieve prestatieafspraken. f. Indien relevant: een toelichting op de stand van zaken van het onderhoud en de uitvoering van het meerjaren onderhoudsplan (MOP) waarbij u aangeeft: - actualisatiedatum MOP; - hoe het MOP is nageleefd, op welke punten is afgeweken en waarom; - welke onderdelen van het gebouw niet voldoen aan minimaal conditieniveau 3 (NEN 2767); - welke onderdelen met conditieniveau 4 of 5 op welke moment worden aangepakt; - welke maatregelen worden genomen om het onderhoud en de bestemmingsreserve MOP op peil te houden. g. Een toelichting op de samenstelling van de organisatie, de directie en het bestuur/ de Raad van Toezicht en de toepassing van de Code Cultural Governance. h. Een toelichting op het werkgeverschap en opdrachtgeverschap ten aanzien van onder meer de betrokken scheppende en uitvoerende kunstenaars (fair practice). i. Indien van toepassing: een toelichting op de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector (WNT). j. Een toelichting op het aandeel verstrekte vrijkaarten. 15
k. Indien van toepassing: een toelichting op de activiteiten specifiek georganiseerd voor ouderen (inclusief aantal activiteiten en aantal bezoekers/deelnemers). l. Een toelichting op de wijze waarop u uitvoering heeft gegeven aan de kwalitatieve prestatieafspraken betreffende: - cultureel ondernemerschap; - samenwerking binnen de sector; - ketenverantwoordelijkheid; - verbreding van het publieksbereik; - cultuureducatie en/of talentontwikkeling; en - internationalisering. Hierbij verwachten wij ook een toelichting op de toepassing van de Code Culturele Diversiteit in relatie tot personeelsbeleid, publiek en programmering. m. Alleen voor musea: een toelichting op de naleving van de Ethische Code voor Musea (ICOM). 16
6 Toelichting formulieren Bereikte scholen en Internationale activiteiten in het buitenland Toelichting formulier Bereikte scholen In het aanvraagformulier Kunstenplan 2017-2020 is bij het onderdeel cultuureducatie per abuis de opvraag over het aantal te bereiken scholen met schoolgebonden activiteiten (binnen en buiten Amsterdam) niet opgenomen. Omdat de gemeente deze gegevens wel nodig heeft, is een apart formulier gemaakt waarmee u deze cijfers kunt verantwoorden. Dit formulier kunt u downloaden via de website www.amsterdam.nl/kunstenplan (onder Verantwoording Kunstenplansubsidies 2017). Het ingevulde formulier dient u als aparte bijlage te uploaden bij de indiening van uw verantwoording 2017. Voor de definities zie p. 13. Per schooltype vult u voor 2017 het aantal daadwerkelijk bereikte scholen met schoolgebonden activiteiten binnen Amsterdam en buiten Amsterdam in. Voor de jaren 2018 tot en met 2020 vult het aantal scholen in dat u op basis van uw begroting zal bereiken. Indien u geen schoolgebonden activiteiten uitvoert, hoeft u dit formulier niet in te vullen. Toelichting formulier Internationale activiteiten in het buitenland Versterking en verbreding van de internationale positie van Amsterdam op het gebied van kunst en cultuur is een belangrijke pijler van het Kunstenplan 2017-2020. Daarom inventariseren de gemeente en het AFK de internationale activiteiten die Kunstenplaninstellingen in het buitenland organiseren. Op basis hiervan maakt DutchCulture in opdracht van de gemeente de analyse Buitengaats Amsterdam. Voor deze inventarisatie is een apart formulier beschikbaar dat u kunt downloaden via www.amsterdam.nl/kunstenplan (onder Verantwoording Kunstenplansubsidies 2017). Het ingevulde formulier dient u als aparte bijlage te uploaden bij de indiening van uw verantwoording 2017. Per project/activiteit vult u de gegevens in. Let op: als u in het kader van een subsidierelatie met het ministerie van OCW of een rijksfonds deze gegevens al regulier aanlevert bij DutchCulture, kunt u dit aangeven in uw bestuursverslag en hoeft u het formulier Internationale activiteiten in het buitenland niet in te vullen en mee te sturen met de Kunstenplanverantwoording. Indien u in 2017 geen internationale activiteiten in het buitenland heef uitgevoerd, hoeft u dit formulier niet in te vullen. 17
7 Wetgeving en richtlijnen Op de subsidie is de volgende regelgeving van toepassing: De Algemene wet Bestuursrecht (AwB); Verordening Amsterdamse culturele infrastructuur, Hoofdlijnen en Kunstenplan; De Algemene Subsidieverordening Amsterdam (ASA 2013). De AwB is digitaal te vinden op www.wetten.nl. De overige documenten zijn te vinden op de website www.regelgeving.amsterdam.nl. 18