WERKEN MET INHOUDSTYPES SharePoint 2013 - Inhoudstypes FACTSHEET
Wat is een Inhoudstype? DEFINITIE Een Inhoudstype (Content Type) is een set met verschillende eigenschappen. Deze eigenschappen definiëren verschillende stukjes van de inhoud. Een Inhoudstype (Content Type) is een object dat wordt opgeslagen in SharePoint maar dat doet in eerste instantie nog niets. Het moet altijd gekoppeld worden aan een Lijst (List) of Bibliotheek (Library). Met andere woorden Een Inhoudstype is een bundeling van Kolommen, met eventueel een Office sjabloon, Werkstroom en/of Beleidsinstellingen. 1
WAT IS NU EIGENLIJK EEN INHOUDSTYPE? Het begrip Inhoudstype (Content Type) wordt vaak als een relatief lastig begrip beschouwd. We leggen dit graag uit aan de hand van een voorbeeld; Je loopt een grote bibliotheek binnen. In deze bibliotheek kan je niet alleen boeken lenen, maar ook tijdschriften, cd s, dvd s en zelfs games. Je loopt naar de bibliothecaresse toe en vraagt of zij je kan helpen met het vinden van een boek. Je geeft haar de titel en de auteur. Ze komt terug met twee vormen; een grootletterboek en een hardcover. Je kiest de hardcover. Dit verhaal kan je gemakkelijk vertalen naar SharePoint. Een boek is een soort Inhoudstype (Content Type) De titel en de auteur zijn metadata, oftewel Kolommen (Columns) Grootletterboek en hardcover zijn de sjablonen Zo kan je ook een Inhoudstype (Content Type) maken voor een CD. Een CD is een soort Inhoudstype (Content Type) De titel en de artiestennaam zijn metadatavelden De vorm van het CD-hoesje is het sjabloon In SharePoint werkt het net zo. Documenten en lijst items kan je in Content Types plaatsen, waaraan je metadata toevoegt. Zonder te beseffen, heb je al gebruik gemaakt van deze Inhoudstype (Content Type). Iedere keer als jij een nieuw item aanmaakte, kreeg je bepaalde eigenschappen van dat item te zien, deze je al kon invullen. Tot nu toe kon je steeds maar kiezen uit één Inhoudstype (Content Type); Nieuw item of Document. Door Inhoudstypes (Content Types) aan te maken, kan je dadelijk kiezen uit een aantal vooraf gedefinieerde sjablonen. Brainstorm maar mee; In een Document Bibliotheek (Document Library) kan je kiezen voor: o Document o Naslagwerk o Algemeen document o Presentatie o Enzovoorts 2
In een Contactpersonen lijst kan je kiezen voor o Personeelsleden o Leveranciers o Klanten o Enzovoorts Het zijn allemaal documenten óf contactpersonen, maar voor ieder type wil jij andere gegevens op kunnen slaan. Dat doe je dus ook voor een Inhoudstype (Content Type). VOORDELEN VAN INHOUDSTYPES Het gebruik van Inhoudstypes (Content Types) heeft veel voordelen. Zo is één van die voordelen dat je in een Bibliotheek (Library) bij het aanmaken van een nieuwe pagina, formulier of document kunt kiezen uit kant-en-klare sjablonen. Een ander voordeel is dat de eigenschappen niet meer in de Bibliotheek (Library) zijn opgeslagen, maar ín het document. Wanneer het document wordt verplaatst, behoudt het dus zijn eigenschappen. Door één Inhoudstype (Content Type) te gebruiken kan je meerdere items kwijt in één Lijst (List) of Bibliotheek (Library). Vervolgens kan je met verschillende Weergaven (Views) bepalen welke items je wel of juist niet wilt zien. Omdat een Inhoudstype (Content Type) een vaste set met eigenschappen is, die je veelal definieert op Site verzameling Niveau, kan je het over de gehele Site Verzameling gebruiken. Werkstromen (Workflows) in SharePoint, via SharePoint Designer Workflow, Nintex Workflow of Visual Studio maken veel gebruik van Inhoudstypes (Content Types). Je kan Inhoudstypes (Content Types) in Regels gebruiken. (Denk maar aan de Rules je gebruikt in Outlook om je e-mails naar een andere folder te verplaatsen.) Inhoudstypes (Content Types) kan je ook gebruiken om beleidsinstellingen vast te stellen. Hiermee wordt het beleid bedoeld waarbij je bepaalt wie informatie mag beheren, wat collega s ermee kunnen doen en hoe lang het bewaard moet worden. 3
DEFINIËREN VAN EEN INHOUDSTYPE Het is belangrijk om vooraf goed na te denken hoe je zo n Inhoudstypes (Content Types) vormgeeft. Met behulp van de onderstaande vragen kan je de Kolommen (Columns), Sjabloon (Template), Werkstromen (Workflows) en/of Beleid (Policy) vormgeven. Welke afdelingen / processen zijn er in de organisatie? Welke documenten, formulieren en lijsten gebruiken deze afdelingen / processen? Welke documentatie, formulieren en lijsten zijn voor alle afdelingen identiek? Welke documentatie, formulieren en lijsten zijn voor alle afdelingen / processen nagenoeg identiek en kunnen worden samengevoegd? Van welke documentatie, formulieren en lijsten maken de medewerkers veel gebruik? Wat zou volgens de medewerkers verbeterd kunnen worden? Welke sjablonen zijn beschikbaar? Waar wil men op kunnen zoeken? Hoe wil men de views inrichten? Welke gegevens (columns/metadata) moeten worden opgeslagen? Welke items zijn aan elkaar gerelateerd/ afhankelijk van elkaar? Welke items maken gebruik van/ moeten gebruik maken van een workflow? Zoals je ziet zijn het aardig wat vragen. Neem dan ook de tijd om deze vragen te beantwoorden en in een Inhoudstypes (Content Type) te vatten. Een brainstorm manier die je hierbij kan helpen is een zogenaamde Brown Paper Session. Zoek het maar eens op. Uiteindelijk kan je het Inhoudstype (Content Type) in het volgende schema weergeven. Je hebt dan alle gegevens die nodig zijn om vervolgens een Inhoudstype (Content Type) in SharePoint aan te maken. Kortom je vult deze gegevens in: Naam Beschrijving App Sjabloon Werkstroom/Werkstromen Beleid Kolommen 4
NAAM De naam van je Inhoudstype BESCHRIJVING De beschrijvende tekst die je onder je Inhoudstype ziet APP Op welk basis Inhoudstype wordt dit Inhoudstype gebaseerd? Voor welke App maak je dit Inhoudstype gereed? SJABLOON Is er een office sjabloon beschikbaar? WERKSTROOM Welke werkstro(o)m(en) voeg je toe aan dit Inhoudstype? BELEID Wat gebeurt er met het Inhoudstype na een x periode? KOLOMMEN Welke gegevens wil je opslaan bij dit Inhoudstype? NAAM TYPE AANVULLENDE GEGEVENS 5
INHOUDSTYPES AANMAKEN EN TOEVOEGEN AAN EEN APP Omdat Inhoudstypes (Content Types) vooral gebruikt worden in Documenten bibliotheken (Document Libraries) zal de uitleg zich dan ook hierop richten. In principe kan je dezelfde stappen gebruiken voor andere Inhoudstypes (Content Types). Het aanmaken van Inhoudstypes (Content Types) bestaat uit een aantal stappen. Voorbereidende stappen a. Aanmaken van een Document Library b. Inhoudstypes (Content Types)in Library activeren c. Office sjabloon klaar hebben staan (Optioneel) Stappen voor het daadwerkelijk aanmaken en gebruiken van het Content Type 1. Inhoudstypes (Content Types) aanmaken 2. Kolommen (Columns) aanmaken 3. Kolommen (Columns) aan het Inhoudstypes (Content Types) koppelen 4. Sjabloon aan het Inhoudstypes (Content Types) koppelen 5. Inhoudstypes (Content Types)aan een Library koppelen Deze stappen worden hieronder uitgelegd. VOORBEREIDENDE STAPPEN STAP A AANMAKEN VAN EEN DOCUMENTEN BIBLIOTHEEK Als je dat nog niet gedaan hebt, is het nu handig om een Documenten Bibliotheek (Document Library) aan te maken. STAP B CONTENT TYPES IN LIBRARY ACTIVEREN 1. Navigeer naar je Site 2. Klik in de werkbalk Snel starten (Quick Launch) op je App 3. Kies in het Lint (Ribbon) het tabblad Library 4. Klik op Lijst/Bibliotheek Instellingen (List / Library Settings) 5. Kies voor Geavanceerde instellingen (Advanced Settings) 6. Selecteer bij Beheer van Inhoudstypes toestaan? (Allow management of Content Types?) Ja Yes 7. Klik op OK Nu zie je dat onder deze menu items het kopje Inhoudstypes (Content Types) is verschenen. 6
STAP C OFFICE SJABLOON KLAAR HEBBEN (OPTIONEEL) 1. Maak een Office sjabloon aan. 2. Sla deze op je desktop op als.docx- of.dotx-bestand. AANMAKEN EN TOEVOEGEN STAP 1 KOLOMMEN AANMAKEN Nadat je het Inhoudstype (Content Type) hebt aangemaakt moet je gaan bedenken welke informatie je wilt weten van dit type document. Om deze informatie op te slaan zal je nieuwe kolommen aan kunnen maken, maar kijk eerst of de bestaande kolommen binnen SharePoint ook voldoende zijn. 1. Ga naar Siteverzameling niveau 2. Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen/Settings) 3. Kies voor Site-instellingen (Site Settings) 4. Klik onder Gallerijen (Web Designer Galleries) op Site kolommen (Site Columns) 5. Bekijk of de Kolom al bestaat. Zo niet, klik dan op Maken (Create) 6. Vul de gegevens in (Naam, Column Type, etc.) 7. Klik op OK STAP 2 INHOUDSTYPE (CONTENT TYPE) AANMAKEN 1. Ga naar Siteverzameling niveau 2. Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen/Settings) 3. Kies voor Site-instellingen (Site Settings) 4. Klik onder Gallerijen (Web Designer Galleries) op Site Inhoudstypes (Site Content Types) 5. Kies Maken (Create) 6. Vul de gegevens in: a. Naam (Name) Naam van het Inhoudstype b. Beschrijving (Description) Beschrijving van het Inhoudstype c. Bovenliggend Inhoudstypes (Parent Content Type) Waarop baseer je het Inhoudstype d. Groep (Group) Onder welke groep wil je het Inhoudstype (Content Type) terug vinden? 7. Klik op OK om het Inhoudstypes (Content Type) aan te maken. 8. Ga naar Siteverzameling niveau 7
STAP 3 - COLUMNS AAN HET CONTENT TYPE KOPPELEN Nadat je de kolommen hebt aangemaakt ga je deze nu koppelen aan het eerder aangemaakt Inhoudstype (Content Type). 1. Ga naar Siteverzameling niveau 2. Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen/Settings) 3. Kies voor Site-instellingen (Site Settings) 4. Klik onder Gallerijen (Web Designer Galleries) op Site Inhoudstypes (Site Content Types) 5. Selecteer het zojuist aangemaakte Inhoudstype (Content Type) 6. Kies voor Toevoegen vanuit bestaande sitekolommen (Add from existing site columns). 7. Voeg de kolommen toe die je zojuist hebt aangemaakt 8. Klik op OK STAP 4 SJABLOON KOPPELEN Je kan maar één Office sjabloon koppelen aan een Inhoudstype (Content Type). 1. Ga naar Siteverzameling niveau 2. Klik rechtsboven op het tandwiel (Instellingen/Settings) 3. Kies voor Site-instellingen (Site Settings) 4. Klik onder Gallerijen (Web Designer Galleries) op Site Inhoudstypes (Site Content Types) 5. Selecteer het zojuist aangemaakte Inhoudstype (Content Type) 6. Klik op Geavanceerder instellingen (Advanced Settings) 7. Upload het Office sjabloon die je in Stap C hebt aangemaaktklaargezet. 8. Klik op OK STAP 5 - CONTENT TYPE AAN EEN LIBRARY KOPPELEN 1. Navigeer naar je Site 2. Klik in de Quick Launch op je Library 3. Kies in de Ribbon het tabblad Library 4. Klik op Library Settings 5. Kies onder Content Types voor Add From Existing Site Content Types (Wanneer je het kop Content Types niet ziet, ben je voorbereidende Stap B vergeten; Inhoudstype (Content Type) in de App activeren ) 6. Voeg het Inhoudstype (Content Type)toe 7. Klik op OK 8
Meer informatie over Inhoudstypes? De uitleg en oefening van Inhoudstypes maakt onderdeel uit van onze SharePoint Basic Leerlijn. Met de SharePoint Basic Leerlijn leer je om als Eindgebruiker, Key User, Power User of juist Functioneel Beheerder het beste SharePoint te gebruiken. Binnen deze leerlijn bieden wij de ééndaagse Basic, de tweedaagse Basic Plus of de vierdaagse Basic Pro training. Hierbij leer je de 'voorkant' (Web Front End) van SharePoint 2013 gebruiken, inrichten en onderhouden. In deze training leer je ook hoe collega's (andere SharePoint Gebruikers) het beste kunt helpen in het gebruik van SharePoint. De Basic leerlijn training is een integrale leerlijn, die het mogelijk maakt om naadloos een vervolgtraining te doen. Heb je de eendaagse SharePoint 2013 Basic gevolgd en wordt er van je verwacht meer te doen met SharePoint? Geen probleem. Door de integrale opzet kun je zonder verder gedoe aansluiten bij de SharePoint 2013 Basic Plus of Basic Pro. DOEL Met de SharePoint Basic leerlijn wordt je binnen één, twee of vier dagen opgeleid om SharePoint in uw dagelijkse werkzaamheden optimaal te benutten, of in te richten en onderhouden. De duur van de training is afhankelijk van jouw wensen en behoeften en wat er vanuit je funtie wordt verlangd. Na het volgen van één van de trainingen ben je in staat je werkprocessen te optimaliseren en professioneler te werken, waardoor de adoptie maximaal is. DOELGROEP Deze SharePoint training is ontwikkeld voor gebruikers die dagelijks de basisonderdelen van SharePoint nodig hebben, tot aan gebruikers die verantwoordelijk zijn voor één of meerdere SharePoint site(s) binnen een organisatie. Denk hierbij aan SharePoint Ambassadeurs, Key-Users, Site Eigenaren, Content Beheerders, Power Users, Applicatie Beheerders, Functioneel Beheerders en SharePoint Consultants. Op zoek naar meer informatie en benieuwd naar de onderwerpen die aan bod komen? Neem een kijkje op de website: www.sharepointacademy.nl/pages/sharepoint-2013-basic-leerlijn.aspx Geïnteresseerd in ons aanbod? Stuur een mail naar trainingen@sharepointacademy.nl of bel vrijblijvend naar 0418 510 570. 9
Volg ons en blijf op de hoogte! Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws over de SharePoint Academy en SharePoint? Nieuwsbrief Trainingen@SharePointAcademy.nl Facebook www.facebook.com/sharepointacademy Twitter www.twitter.com/shareacademy LinkedIn www.linkedin.com/company/the-sharepoint-academy SharePoint Academy www.youtube.com/c/sharepointacademyzaltbommel 10
SharePoint Basic Plus The 2015 SharePoint - The SharePoint Academy Academy BV Telefoon B.V. +31 (0)418 510 570 Hogeweg 53 Trainingen@SharePointAcademy.nl 5301 LJ Zaltbommel www.sharepointacademy.nl 11