Handleiding KMO-beheer Artikelbeheer G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be
Inhoud 1. Doel van document... 1 2. Overzicht schermen... 2 Lijstweergave... 2 Detailweergave... 3 3. Basisgegevens... 4 Artikelnummering (manueel of automatisch)... 5 4. Classificatie... 6 Instellen van artikelgroepen en merken... 7 5. Facturatie... 8 6. Teksten... 9 7. Prijzen... 10 Aankoopprijzen... 10 Verkoopprijzen... 11 Kortingen... 12 8. Eenheid... 12 9. Eancode... 13 10. Opties... 13 11. Interne memo... 14 12. Voorraad... 15 Voorraad... 15 Min / Max Stock... 16 Locaties... 16 Serienummers... 17 13. Historiek... 18 14. Afbeeldingen... 19 15. Historiek import... 19 16. Onderdeel van... 20 17. Varianten... 20
1. D O E L V A N D O C U M E N T De KMO-beheer module binnen Adsolut geeft de mogelijkheid om de volledige goederenstroom te beheren. Deze handleiding behandelt specifiek het onderdeel Artikelbeheer. In deze handleiding wordt er van de veronderstelling uitgegaan dat de basisfunctionaliteiten binnen Adsolut gekend zijn. Deze zijn beschreven in de handleiding Adsolut Algemeen - Basis. Overzichten detailweergave, sneltoetsen, veldkiezer, groeperingen, kolomhoofden, enz. zouden gekende begrippen moeten zijn. Volgende onderwerpen komen in deze handleiding aan bod. - Artikelnummers, omschrijving, Elk artikel of product heeft een unieke code, een artikelnummer. Dit kan een automatisch oplopende code zijn of manueel ingevoerd. Artikels hebben één of meerdere omschrijvingen, indien gewenst in verschillende talen. - Artikelgroepen en merken Om een grote hoeveelheid artikels te kunnen beheren kunnen ze ingedeeld worden in verschillende artikelgroepen en kan er een merk aan toegekend worden. - Barcode Niet alleen aan een kassa, maar bijvoorbeeld ook in het magazijn kan er gewerkt worden met barcodes. - Afbeeldingen Aan elk artikel kunnen verschillende afbeeldingen worden gekoppeld. - Voorraadwaarden Beschrijving van de verschillende voorraadwaarden en de betekenis ervan. - Veel leesplezier! Het Adsolut team 1
2. O V E R Z I C H T S C H E R M E N Hieronder wordt de indeling van de schermen toegelicht. De specifieke functies en knoppen komen verder in deze handleiding aan bod. Tip! Het is mogelijk om de knop "Artikels" toe te voegen aan de "Snel starten" werkbalk. Klik met de rechtermuisknop op de knop en kies voor "Voeg toe aan de werkbalk Snelle Toegang". De knop verschijnt dan helemaal links bovenaan, langs het Adsolut icoontje. Lijstweergave Na het klikken op Artikels onder KMO-beheer, opent onderstaand scherm zich, de lijstweergave. Gebied 1: Functietoetsen om data acties te ondernemen, documenten te beheren op algemeen artikelniveau, enkele diverse acties en functies m.b.t. verwerking van artikels. De algemene functietoetsen uit gebied 1 werden besproken in de handleiding Adsolut Algemene werking. De specifieke komen in verdere hoofdstukken aan bod. Gebied 2: Bevat een lijstweergave van de artikels. De functionele mogelijkheden m.b.t. het gebruik (groeperen, filteren,, werden besproken in de handleiding Adsolut Algemene werking.
Detailweergave Na het dubbelklikken op een artikellijn in de lijstweergave, opent onderstaand scherm zich, de detailweergave of artikelfiche. Gebied 1: Gebied 2: Bovenaan worden standaard enkele basisgegevens getoond, zoals o.a. het artikelnummer en de benaming. De verdere artikelinformatie staat logisch gegroepeerd in de verschillende tabbladen. Deze informatie komt in de volgende hoofdstukken aan bod. Tip! Op de artikelfiche wordt alleen de eerste afbeelding getoond. Zorg er daarom voor dat dit de meest representatieve is. 3
3. B A S I S G E G E V E N S Bovenaan de artikelfiche worden enkele basisgegevens getoond. Artikelnr.: Basiseenheid: Benaming: Bestel status: Stockbeheer: Einde reeks: Het artikelnummer kan manueel worden ingevuld of automatisch opgevuld. Basiseenheid van het artikel. De verschillende eenheden en de werking ervan wordt besproken in de handleidingen m.b.t. voorraadbeheer. Artikelomschrijving. Bestel status van het artikel (niet beschikbaar, op bestelling, ). De bestel status wordt besproken in de handleidingen m.b.t. voorraadbeheer, aankopen en verkopen. Geeft aan of er effectief voorraad moet worden berekend voor het artikel. Bijvoorbeeld voor algemene artikelen die gebruikt kunnen worden in de kassa is het niet nodig voorraad bij te houden. Dit veld wordt verder besproken in de handleidingen m.b.t. voorraadbeheer. Kan worden aangevinkt wanneer een artikel einde reeks is. Het artikel kan dan niet meer besteld worden. Einde reeks artikelen komen ook aan bod in de handleidingen m.b.t. voorraadbeheer. 4
Artikelnummering (manueel of automatisch) Bij het starten met een nieuw softwaresysteem is het belangrijk even stil te staan bij de artikelnummering. In vele gevallen wordt vanuit een vorig systeem gewerkt met een artikelnummering waar een bepaalde logica in verwerkt zit. Dikwijls zit er een afkorting van de artikelgroepering in of wordt de artikelcode van de leverancier of fabrikant gebruikt. Het lijkt logisch dat deze nummering of code wordt overgenomen, maar dat is het niet. Het opnemen van bijvoorbeeld de artikelgroepering is dikwijls een gevolg van het feit dat er in een ouder systeem geen andere manier van classificeren bestond. Adsolut biedt verschillende mogelijkheden op gebied van classificatie. Naast de verschillende groepen die gebruikt kunnen worden; - kunnen er artikelkortingsgroepen worden beheerd, - kan het merk worden meegegeven, - kunnen er per leverancier artikelcodes worden gekoppeld, - worden er ean-codes beheerd, - enz. Het opnemen van enige logica in de artikelnummering heeft daarom weinig zin. Integendeel zelfs, want wat gebeurt er als er iets wijzigt? 5
4. C L A S S I F I C A T I E Binnen Adsolut kunnen de artikels geclassificeerd worden aan de hand van groepen. De indeling of artikelstructuur kan doorheen het hele systeem gebruikt worden, o.a. bij filteren en diverse rapportages. Met het oog op kortingen kunnen artikels verder ingedeeld worden aan de hand van artikel kortingsgroepen. Dit wordt in een later hoofdstuk besproken. Groep 1, 2 en 3: Merk: Url: Besch. webshops: Afbeelding: Deze groepen worden gebruikt om het artikel in te delen volgens de ingestelde artikelstructuur. Standaard voorziet Adsolut een geneste boomstructuur die tot op drie niveaus gebruikt kan worden. De instellingen ervan worden hierna besproken. Merk/fabrikant van het artikel. Dikwijls is deze verschillend van de leverancier. Link naar online gegevens van het artikel. Door op het huisje te klikken opent automatisch de link. Webshops waar dit artikel wordt verkocht. Rechts op dit scherm wordt de eerst bewaarde afbeelding van het artikel getoond. De instelling hiervan wordt later beschreven. 6
Instellen van artikelgroepen en merken Het instellen van de artikelgroepen en de merken gebeurt via de tab Parameters. Zoals het scherm hieronder aangeeft is de artikelindeling gebaseerd op een boomstructuur die standaard 3 niveaus voorziet. Tip! Maak voldoende tijd vrij om na te denken over een doordachte artikelindeling. De basisindeling die bij de implementatie gebruikt wordt, zal naar de toekomst toe worden aangevuld. De structuur zal op verschillende momenten zijn nut bewijzen, o.a. filters en beleidsrapportage. 7
5. F A C T U R A T I E Op het tabblad facturatie staan de velden die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op de boekhouding en aangiftes. Het is daarom van groot belang dat deze correct zijn. Kortingsgroep: Bijdrage 1, 2, 3 en 4: Leeggoed: Goederencode: Nettogewicht Kg: Aantal stuks in m³: Verkooprekening: Aankooprekening: BTW code: Geen Korting: Geen Kort. Contant: Artikels kunnen gegroepeerd worden in een kortingsgroep. Deze kan dan gebruikt worden om gezamenlijke kortingen te koppelen. De mogelijkheden en instellingen m.b.t. verkoopkortingen worden besproken in de handleiding m.b.t. prijzen en marges. Bijdragen worden gebruikt om taksen in te stellen (bv. Recupel, Bebat, ). Deze bijdragen worden besproken in de handleidingen m.b.t. bijdragen en leeggoed. Leeggoed dat gebruikt wordt voor dit artikel. Leeggoed wordt besproken in een afzonderlijke handleiding. Goederencode voor de Intrastat-aangifte, besproken in een aparte handleiding. Nettogewicht van het artikel, ook bestemd voor Intrastat. Ook bestemd voor Intrastat. Grootboekrekening waar de verkopen van dit artikel op geboekt worden. Grootboekrekening waar de aankopen van dit artikel op geboekt worden. De standaard BTW code die van toepassing is voor dit artikel. Op dit artikel mogen nooit kortingen berekend worden. Op dit artikel mag al dan niet korting contant berekend worden. 8
Betaalwijze: Betaalwijze geeft op artikelniveau mee welke betaalwijze gebruikt kan worden. Bijvoorbeeld welke artikels met Eco Cheques kunnen worden afgerekend. Niet op klantenkaart: Indien de aankopen van dit artikel niet op de klantenkaart mogen worden bijgeteld. Etiketten: Serienr s: Hier kan worden aangegeven of er artikel- en/of schapetiketten worden gebruikt. Ook de soort lay-out wordt hier gekoppeld. Serienummers kunnen worden beheerd bij aankoop en/of verkoop. 6. T E K S T E N Adsolut voorziet alternatieve teksten of omschrijvingen. Deze kunnen per taal worden ingesteld en er kan gebruik gemaakt worden van een Rich Tekst Editor. 9
7. P R I J Z E N Zowel aankoop- en verkoopprijzen, als de kortingen zijn terug te vinden onder het tabblad Prijzen. In deze handleiding worden de meest voorkomende velden besproken. De handleidingen Adsolut KMO-beheer Aankopen en Adsolut KMO-beheer Verkopen bespreken alle mogelijkheden omtrent prijzen- en kortingenpolitiek. Aankoopprijzen Leverancier: Voorkeur: Vanaf: Prijs Eenheid: Vanaf Tot datum: Bruto pr.: Korting: Netto: Artnr. Lev.: Besteleenheid: Min. bestelhoev.: Bestellen per: Leverancier die dit artikel levert. Er kunnen verschillende leveranciers hetzelfde artikel leveren. Hiermee kan aangeduid worden of het een voorkeurleverancier is of een alternatieve. Informatie op deze lijn is pas geldig vanaf het aantal artikelen, hier vermeld. Eenheid van de op deze lijn vermelde prijs. Datum vanaf en tot wanneer de informatie op deze lijn van toepassing is. Bruto aankoopprijs zonder korting. Korting op dit artikel. Nettoprijs, zijnde de bruto prijs met de korting in mindering gebracht. Artikelnummer van deze leverancier. De standaard besteleenheid. Minimum bestelhoeveelheid waarmee dit artikel bij deze leverancier besteld moet worden. Sommige artikels moeten per x aantal besteld worden. Dit aantal wordt hier bijgehouden. Tip! Na het ingeven van twee van de drie velden (bruto, netto en/of korting) wordt automatisch het derde veld berekend. 10
Verkoopprijzen Prijscategorie: O.a. aan de hand van een prijscategorie kunnen verschillende verkoopprijzen gekoppeld worden aan eenzelfde artikel. Zo kan er bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt worden tussen groothandel- en detailhandelprijzen of gewoon verschillende categorieën om toe te kennen aan de soort klant. Eenheid: Vanaf: Vanaf Tot datum: Relaties: Winst: Excl.: Incl.: Vaste winst marge: Verkoopeenheid voor deze lijn. Informatie op deze lijn is pas geldig vanaf het aantal artikelen, hier vermeld. Datum vanaf en tot wanneer de informatie op deze lijn van toepassing is. Dit veld wordt gebruikt indien bepaalde relaties/klanten een specifieke prijs krijgen voor dit artikel. Winstpercentage, berekend op de netto aankoopprijs van de voorkeurleverancier. Verkoopprijs zonder BTW. Verkoopprijs, incl. BTW. Wanneer er gewerkt wordt met een standaard winstpercentage, kan dit hier worden aangeduid. Tip! Ook hier zal Adsolut op basis van de reeds gekende bedragen, bepaalde velden berekenen en opvullen (Winst, Excl. en Incl.). Hierbij wordt rekening gehouden met het BTW percentage op het tabblad 'Facturatie'. 11
Kortingen Specifieke klantenkortingen worden hier per relatie of relatiekortingsgroep beheerd. Vanaf Tot datum: Vanaf: Eenheid: Rel. Kortingsgroep: Relaties: Korting 1 en 2: Datum vanaf en tot wanneer de informatie op deze lijn van toepassing is. Informatie op deze lijn is pas geldig vanaf het aantal artikelen, hier vermeld. Verkoopeenheid voor deze lijn. Relatiekortingsgroep die de prijzen op deze lijn toegekend krijgt. Relatie die de prijzen op deze lijn toegekend krijgt. Toegekende kortingen. 8. E E N H E I D Artikels kunnen in verschillende eenheden verhandeld worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn stuk, doos, pallet, De werking en mogelijkheden met betrekking tot eenheden wordt besproken in de handleiding m.b.t. voorraadbeheer. Ook in de handleidingen m.b.t. aankopen en verkopen komen eenheden regelmatig aan bod. 12
9. E A N C O D E Artikels kunnen één of meerdere eancodes toegekend krijgen. Deze zijn al dan niet gekoppeld aan een specifieke eenheid. Eenheid: Barcode: Gebruiken als print: Eenheid waarvoor eancode geldt. Barcode voor deze eenheid. Dit kan zowel een EAN, UPC, zijn. Wordt deze barcode als dan niet gebruikt voor afdruk. 10. O P T I E S Adsolut KMO-beheer voorziet de mogelijkheid om opties te koppelen aan artikels. Dit kan gebruikt worden voor artikelopties, maar bijvoorbeeld ook voor transportkosten. Optie: Artikel naam: Eenheid: Aantal afh.: Aantal: Artikelnummer van het optie-artikel. Artkelomschrijving van het optie-artikel. Eenheid van het optie-artikel. Aantallen afhankelijk van het hoofdartikel of een vast aantal. Aantal opties. 13
Std. Overnemen: Geeft aan of deze optie standaard moet overgenomen worden. 11. I N T E R N E M E M O Het tabblad Interne memo kan gebruikt worden om extra informatie te bewaren voor interne gebruik. Hierbij is de mogelijkheid voorzien om de Rich Tekst Editor te gebruiken. 14
12. V O O R R A A D Elke informatie met betrekking tot voorraad en meer specifiek voorraadwaarden zijn terug te vinden onder het tabblad Voorraad. In deze handleiding worden de meest voorkomende velden besproken. De handleidingen m.b.t. magazijn bespreken alle mogelijkheden verder in detail, inclusief locaties. Voorraad Magazijn: Locatie: Eenheid: Stock: Backorders Relaties: Beschikbare stock: Backorders Lev. Theoretische stock: Magazijn waar de voorraadwaarde op deze lijn toepassing op hebben. Locatie waar de voorraadwaarde op deze lijn toepassing op hebben. Eenheid van de voorraadwaarden op deze lijn. Fysieke voorraad van het artikel in dit magazijn. Aantal artikels in backorders voor klanten. Nog beschikbare fysische voorraad (Stock Backorders Relaties). Aantal artikels in backorder bij de leverancier. Aantal artikels beschikbaar na uitlevering van, rekening houdend met alle backorders. M.a.w., alsof alle inkoop- en verkooporders zouden uitgeleverd zijn. (Stock Backorders Relaties + Backorders Lev.). 15
Min / Max Stock Magazijn: Eenheid: Min Stock: Max Stock: Magazijn waar de Min / Max Stock betrekking op heeft. Verschillende magazijnen kunnen andere Min / Max Stock waarden hanteren. Eenheid waarin aantallen worden uitgedrukt. Minimum voorraad die gehanteerd wordt. Afhankelijk van de instellingen, besproken in de m.b.t. voorraadbeheer, zal er besteld worden eens de voorraadwaarde onder deze waarde valt. Maximum voorraad die gehanteerd wordt. Afhankelijk van de instellingen, besproken in de handleiding m.b.t. voorraadbeheer, zullen er x aantal artikels besteld worden tot aan de waarde Max Stock. Locaties Magazijn: Locatie: Magazijn waar dit artikel opgeslagen wordt. Locatie waar dit artikel opgeslagen wordt. Een locatie is meestal een onderdeel van een magazijn, bv. een legger/schap in een bepaalde rij, ook wel BIN genoemd. Default locatie per magazijn: Geeft aan of deze locatie al dan niet een standaard locatie is. 16
Serienummers In dit voorbeeld staat maar één serienummer vermeld. Naarmate het artikel verhandeld wordt zal deze lijst aangroeien. Serienr: Stock: Theoretische stock: Serienummer waar de voorraadwaarde op deze lijn betrekking op heeft. Aantal artikels in voorraad met dit serienummer. Theoretische voorraad van het artikel met dit serienummer. Tip! Door middel van voor het serienummer op het plusje te klikken, komt de historiek met in- en uitgaande handelingen van het artikel met dit serienummer tevoorschijn. 17
13. H I S T O R I E K De historiek geeft alle voorraadwijzigingen weer voor dit artikel. De wijzigingen staan gegroepeerd per tabblad. (Stockcorrecties, Bestellingen leveranciers, Ontvangsten leveranciers, Verkoopoffertes, Verkooporders, Verkoopbonnen, Magazijnmutaties en uitleveringen) De individuele tabbladen en informatie wordt verder besproken in de handleidingen m.b.t. voorraadbeheer, aankopen en verkopen. Kort samengevat zal telkens de datum en het aantal van de voorraadwijziging getoond worden. Afhankelijk van het tabblad zullen ook prijzen en eventueel de klant/leverancier/magazijn worden vermeld. Het laatste tabblad onder Historiek toont de volledige Verkoopstatistiek. 18
14. A F B E E L D I N G E N Adsolut voorziet de mogelijkheid om per artikel meerdere afbeeldingen te bewaren. Het eerste artikel wordt getoond op het tabblad Classificatie op de artikelfiche. Het beheer van afbeeldingen wordt besproken in een aparte handleiding. 15. H I S T O R I E K I M P O R T In dit scherm wordt de volledige historiek van gegevensimport getoond die voor dit artikel gebeurd geweest zijn. 19
16. O N D E R D E E L V A N Adsolut voorziet de mogelijkheid om te werken met stuklijsten of sets (BOM). Zo kunnen er o.a. artikelsets gemaakt worden door verschillende artikels te bundelen. Ook omgekeerd kunnen sets uitgepakt worden om zo de individuele artikels verder te verhandelen. De werking hiervan wordt besproken in een aparte handleiding. 17. V A R I A N T E N Adsolut KMO-beheer voorziet de mogelijkheid om te werken met varianten (bv kleuren of maten). Dit tabblad zal alleen getoond worden wanneer er varianten zijn ingesteld voor het artikel. Het werken met varianten wordt verder besproken in een aparte handleiding. 20
G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be 21