Plaatsingen module Phoenix OTYS Recruiting Technology Versie 1.0
OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: academy@otys.nl Datum 26-2-2016 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 5905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00-17.00 uur. T: +51 (0) 518-584 900 T: +51 (0) 900-666 666 9 (Customer Support) F: +51 (0) 518-508 958 E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 52, Boulevard de Sébastopol 75005, Paris France T : +55(0) 1 75 02 82 95 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 579 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 554 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +52 (0) 9 524 11 60 F: +52 (0) 9 524 11 61
Versiemanagement Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving 1.0 Februari 2016 Vincent Hendrikx Eerste versie
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie... 5 1.1 Doel... 5 1.2 Indeling... 5 1.3 Basiskennis... 5 1.4 Commentaar... 5 Hoofdstuk 2: Introductie... 6 Hoofdstuk 3: Overzicht van de module... 7 3.1 Tabblad Plaatsing... 8 3.2 Tabblad Kandidaat:... 11 3.3 Tabblad Relatie... 12 3.4 Tabblad Vacature... 13 Hoofdstuk 4: Gebruik Plaatsingen module... 14 4.1 Aanmaken van een nieuwe plaatsing... 14 4.2 Aanmaken van een plaatsing vanuit een kandidaat en/of vacature... 15 4.3 Verwerken en valideren van een plaatsing... 17 4.4 Bewerken van een nieuwe plaatsing... 20 4.5 Bewerken van een actieve plaatsing... 21 4.6 Stoppen van een actieve plaatsing... 21 4.7 Verlengen van een plaatsing... 23 4.8 Exporteren van plaatsingen... 23 4.9 Genereren van oude urenstaten... 25 5. Plaatsingen portlet... 26
Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze handleiding is geschreven voor iedereen die de Plaatsingen module in Phoenix gebruikt of wil gaan gebruiken. Met de handleiding kan u snel en gemakkelijk met de module werken en deze naar eigen behoeftes en voorkeuren instellen. 1.2 Indeling Deze handleiding begint in het introductiehoofdstuk met een uitleg van de meerwaarde van de Plaatsingen module in Phoenix. Ook wordt de functionaliteit van de module uitgebreid besproken. Het hoofdstuk Gebruik Plaatsingen module is de kern van dit document. Voor het gebruik van de module is een aantal basistaken vastgesteld. Bij deze basistaken worden duidelijke instructies gegeven, toegelicht met screenshots. Dit betreft handelingen zoals het aanmaken van plaatsingen en algemeen beheer. 1.3 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; basisgebruik OTYS; taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. Voor de basiskennis en het gebruik van OTYS Phoenix adviseren we om gebruik te maken van de user training en/of key-user training van OTYS Phoenix. Ook verwijzen we naar de basishandleiding OTYS Phoenix, de OTYS Advices en de OTYS Academy. 1.4 Commentaar Commentaar en reacties op deze handleiding en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl.
Hoofdstuk 2: Introductie Voor we aan de slag gaan met de Plaatsingen module in Phoenix, vinden we het belangrijk dat u een goed beeld heeft van wat er exact mogelijk is met deze functionaliteit. De Plaatsingen module is een module speciaal voor organisaties die kandidaten/medewerkers op tijdelijke/project-basis plaatsen. De consultants kunnen met deze module een goed overzicht krijgen van alle gegevens van de kandidaat/medewerker die geplaatst is. Verder kunt u met deze module de gegevens van de kandidaat/medewerker goed bijhouden. De belangrijkste gegevens die u hiermee kan bijhouden zijn bijvoorbeeld: loon, tarief, declaraties, type plaatsing en duur van de opdracht. Waarom de Plaatsingen functionaliteit? De Plaatsingen module heeft u verschillende mogelijkheden: U heeft een overzicht van plaatsingen: hieruit haalt u gegevens zoals het type plaatsing, door wie, bij welke klant uitgevoerd, de bijbehorende looptijd en de status van de plaatsing; U kan gericht zoeken of trefwoord, vacatures, relaties, kandidaten, consultants, starten einddatum, status en categorie. Het doel hiervan is om overzicht te krijgen over een kandidaat, zijn plaatsing, het bedrijf en de consultant die de kandidaat geplaatst heeft; U kan uw databasegegevens makkelijk exporteren naar Excel op basis van uw eigen exportprofiel.
Hoofdstuk 3: Overzicht van de module Om de Plaatsingen manager in Phoenix te openen ga je naar het Phoenix Dashboard. Vervolgens klik je op het Plaatsingen module icoon in het menu aan de linkerkant. Nu wordt de Plaatsingen module geopend. Hier zijn een aantal onderdelen meteen te onderscheiden: Bovenaan de pagina is er een menu met twee knoppen die specifiek op de Plaatsingen module betrekking hebben. Dit zijn de groene plus knop en de exportknop. Door te klikken op de groene plus kan een nieuwe plaatsing worden aangemaakt. Hier gaan we in paragraaf 4.1 dieper op in. Met de exportknop is het mogelijk om een overzicht van de plaatsingen te exporteren mits de gebruiker hier de juiste rechten voor heeft. Ook hier komen we verderop in deze handleiding op terug. In het venster links staat een overzicht van alle aangemaakte plaatsingen. Dit betreft zowel plaatsingen die actief zijn als plaatsingen die inactief zijn, nog in afwachting staan of die nog goedgekeurd moeten worden. Vanuit dit venster is het mogelijk om een plaatsing aan te klikken en om batch acties toe te passen op meerdere plaatsingen. Ook kan je bovenaan dit venster klikken op het zoek icoon om een specifieke plaatsing te zoeken; Het grote venster in het midden toont de geselecteerde plaatsing. Hierin wordt het overzicht getoond met alle basis info getoond afhankelijk van de pagina en respectievelijke tabbladen. Deze worden vanaf 3.1 toegelicht:
Afbeelding: Dashboard icoon Plaatsingen module 3.1 Tabblad Plaatsing Na het aanmaken van een plaatsing is er de mogelijkheid om informatie hierover verder aan te vullen op de (sub)tabbladen. Het betreft hier overigens niet (alleen) verplichte velden. Overzicht: Algemene informatie over de kandidaat, de plaatsing en het contract Detail: Gedetailleerde gegevens over de plaatsing Naam; De naam van de plaatsing Consultant ; Hier wordt de betrokken consultant of medewerker ingevuld Type: Type plaatsing (bijvoorbeeld: inleen, doorleen, detachering, etc.) Start- en Einddatum; Indien nog geen einddatum bekend is (Bijvoorbeeld bij onbepaalde duur) kan hier ook alleen de startdatum worden ingesteld.
Duur (vul eerst aantal in en selecteer dan Maand ); Verkooptarief in (vul eerst tarief in en selecteer dan Uur ); Geschatte aantal uur in (alleen bij een Detachering (1040/1800 uur) Uren (vul eerst aantal in en selecteer dan Week ); Vaste einddatum (in geval van een Freelance of Doorleen plaatsing) Variabele einddatum in geval van een Detachering plaatsing Type; kan gebruikt worden voor intern/extern; Doorleen of Freelance plaatsing Vernieuwing (vul in voor hoelang de verlenging dan zou zijn. Vul eerst aantal en in selecteer dan Maand ) Vul bij Raamovereenkomst in of er sprake is van een raamovereenkomst bij deze Detacheren naar vast contract Opmerkingenveld Reden beëindiging veld Werkplek: gedetailleerde gegevens over de werkplek. Vul bij Land het land in waar de kandidaat gaat werken; Vul bij Locatie het adres is waar de kandidaat gaat werken; Werkplek type; Taakomschrijving; Werkrooster; Risico s; Verplichte veiligheidsmaatregelen; Opmerkingen veld (algemeen); Werkpatroon: Hier is te selecteren op welke dagen en uren de werkzaamheden plaats vinden. Vergoedingen / inhoudingen: Overzicht van de relevante vergoedingen en eventuele inhoudingen. Deze kunnen worden toegevoegd door te klikken op het plus icoon. Onder vergoedingen kan worden verstaan zaken als Reiskosten, Lunchgeld, Overige, etc. Kosten: Een overzicht van calculatiefactoren en lease auto s. Wanneer er een afwijkende omrekenfactor wordt gehanteerd, of de kandidaat een lease-auto krijgt, kun je dat hier invullen. Calculatie factoren kunnen bijvoorbeeld overuren zijn. Via het + icoon rechts kunnen deze eenvoudig worden toegevoegd. Samen met de OTYS consultant kunnen hiervoor afwijkende kostprijsberekeningen of leaseauto typen worden ingesteld. Notificaties: Hier is er de mogelijkheid om een specifieke herinnering via sms of reminder te sturen over de plaatsing, bijvoorbeeld voorafgaand aan de einddatum: Reminder: een herinnering op een te bepalen datum en tijdstip. Hier is ook in te stellen welke gebruikers herinnerd moeten worden en welk bericht ze vervolgens te zien krijgen. Deze kan tevens met SMS worden verstuurd.
Onderaan staat het overzicht van ingestelde reminders. Urenstaten: Op dit tabblad is het mogelijk om Online declaratie in te stellen; Periode van declaraties; Periode van urenregistraties; Vakantie uren; ATV uren. Afbeelding 3.2.1: Overzicht tabblad Plaatsing Afbeelding 3.2.2: Vergoedingen en inhoudingen
Afbeelding 3.2.3: Overzicht reminders 3.2 Tabblad Kandidaat: Basis: Op dit tabblad vind je alle basis info over de kandidaat terug N.A.W.- gegevens; Contactgegevens #, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, taal, etc. Financieel: Hier komen de bankgegevens te staan. Bank; Tenaamstelling bank; Naam begunstigde; Banknummer type; Banknummer IBAN # BIC # Bank adres Detachering: Op deze pagina kunnen loon, verzekeringen en spaarloon worden ingegeven Loon (in EUR); Verzekeringen; Ziektekostenverzekering; Overige verzekeringen Spaarloonregeling
Banknummer; Type (bank of giro); Loonspaarbeleid #; Levenscyclusbeleid; Betaalperiode; Loonheffingskorting (checkbox). Vergoeding / Inhoudingen: hier kunnen de vergoedingen en inhoudingen voor de kandidaat worden aangegeven. Kosten: In deze tab kunnen kosten worden toegevoegd zoals lease auto of calculatiefactoren. Ander: In deze tab kunnen zaken als nummer en geldigheid van ID, paspoort, werkvergunning, rijbewijs en contract worden aangegeven. Ook eventuele vluchtinformatie kan hier worden toegevoegd: Geldigheid van Paspoort, ID, Verblijf- en werkvergunning, rijbewijs en contract#; Vluchtinformatie. Vluchtklasse; Aanvullende vluchtinformatie. 3.3 Tabblad Relatie Basis: hier kunnen basisgegevens van de relatie en van de contactpersoon worden ingegeven Relatie Naam; Klant ID Klantnummer Contactpersoon N.A.W.-gegevens Adressen: Dit is de plek voor het factuur- en het werkadres Factuuradres; Werkadres. Financieel: Hier kunnen bank en BTW gegevens worden bewaard. Dit geldt ook voor de G-rekening (geblokkeerde rekening voor loonheffing), BTW afspraken, kortingen en eventuele afwijkende betalingsovereenkomsten.
3.4 Tabblad Vacature Basis: Dit is waar algemene details over de vacature worden weergegeven zoals de contactpersoon en (werk)adressen. Details: Welke vacature? Verantwoordelijke contactpersonen Werkplaats (contact- en adresgegevens) Financieel: Op dit tabblad is er de mogelijkheid om meer informatie over: kostenplaats, Locatiecode; Afdelingscode; Valuta; Verkooptafief Geschatte aantal uren, Urensoort; Online Declaratie; Openbaar vervoer declaratie; Facturatie periode.
Hoofdstuk 4: Gebruik Plaatsingen module In dit hoofdstuk wordt uitgebreid besproken hoe de Plaatsingen module gebruikt kan worden. Het vertrekpunt hierbij is het vorige hoofdstuk waarin werd toegelicht hoe de module geopend moet worden en hoe de menustructuur en overige navigatie werkt. Daarna wordt er dieper ingegaan op het aanmaken en bewerken van Plaatsingen. 4.1 Aanmaken van een nieuwe plaatsing De kern van de Plaatsingen module vormt uiteraard het aanmaken van een plaatsing. Om vanuit de plaatsingen modele een plaatsing aan te maken klik je bovenaan de pagina op het groene plus icoon. Vervolgens verschijnt er een drop down menu waaruit u het type plaatsing kan selecteren. Let op: de inrichting van de Plaatsingen module kan betekenen dat je andere opties heeft dan weergegeven in het voorbeeld in de screenshot! Mogelijke plaatsing types zijn detachering (eigen medewerkers), doorleen, freelance, interim, recruitment en tijdelijke plaatsingen. Wanneer je een deal hebt gemaakt met de klant kun je deze verwerken door een Plaatsing aan te maken. Dit doe je door de koppelstatus aan te passen. Volg hiervoor de volgende stappen: 1. Ga naar de vacaturelijst; 2. Open de vacature; 3. Klik op de kandidaten in procedure om de lijst met kandidaten te zien welke gekoppeld zijn aan deze vacature; 4. Klik op het Potlood icoontje achter de naam van de kandidaat die je hebt geplaatst om de koppelstatus aan de passen; 5. Selecteer bij resultaat één van deze koppel statussen: a. Vervuld detachering b. Vervuld deta-vast c. Vervuld W&S d. Vervuld interim 6. Klik op Bevestigen. 7. Er opent een pop up scherm. Kies het Type plaatsing: a. Detachering b. Doorleen c. Interim d. Recruitment De plaatsing is nu aangemaakt. Nadat een plaatsing is aangemaakt dien jij of een leidinggevende (bijvoorbeeld: de lijnmanager, afhankelijk van organisatie) nog goedkeuring
te geven voor de plaatsing. Wanneer dit het geval is, staat de status op In afwachting voor validatie. Dit wordt besproken in 4.3 Valideren van een plaatsing. Afbeelding 4.1: Plaatsing In afwachting 4.2 Aanmaken van een plaatsing vanuit een kandidaat en/of vacature In veel gevallen gaan er enkele stappen vooraf aan het daadwerkelijk plaatsen van een kandidaat of medewerker. Dit kunnen stappen zijn in de wervings-, selectie en resultaatfase. Het is mogelijk om rechtstreeks vanuit de vacature en/of kandidaat de plaatsing aan te maken. Hiervoor open je de Vacature manager. Vervolgens open je de vacature waarvoor je de plaatsing wil aanmaken. Wanneer je vervolgens kandidaten koppelt, of naar de reeds gekoppelde kandidaten gaat, krijg je het overzicht met alle andere gekoppelde kandidaten. Hier is een edit icoon (potlood) beschikbaar achter de naam. Wanneer je hierop klikt, krijg je een pop-up scherm met alle koppel statussen. Wanneer je bij de resultaatfase de status Geplaatst selecteert en vervolgens op Bewaar koppelstatus klikt, dan komt een ander popup scherm in beeld. Hier wordt gevraagd naar het type plaatsing. Wanneer ook deze is gekozen is de koppelstatus bewaard EN de plaatsing aangemaakt. Deze is vervolgens zichtbaar en te beheren vanuit de Plaatsingen module. Let op! Indien je bij het bewaren van de koppelstatus Geplaatst en het selecteren van een type niet een nieuwe plaatsing hebt in de Plaatsingen module, is hiervoor een eenmalige configuratie in de Back office vereist. Deze configuratie vormt geen onderdeel van deze handleiding. Echter kan u hier wel contact over opnemen met uw OTYS consultant of de OTYS Support afdeling.
Afbeelding 4.2.1: Openen vacature voor plaatsing Afbeelding 4.2.2: Gekoppelde kandidaten Afbeelding 4.2.3: Aanpassen koppelstatus kandidaat
Afbeelding 4.2.4: Koppelstatus Geplaatst Afbeelding 4.2.5: Type plaatsing selecteren 4.3 Verwerken en valideren van een plaatsing Nadat de plaatsing is aangemaakt, dient deze nog gevalideerd te worden. Dit is een relatief belangrijke stap in het proces, aangezien plaatsing, eens deze actief is, niet meer gewijzigd kan worden. Ook kan de Plaatsingen module zo worden ingericht dat individuele gebruikers een plaatsing kunnen aanmaken en/of verwerken, maar dat key users nog finaal de plaatsing dienen te valideren voor activatie. De inrichting hiervoor valt buiten de scope van deze handleiding. Om een plaatsing te valideren, dient deze eerst geopend te worden. Vervolgens klik je rechts bovenaan in het bewerkingsmenu op Verwerken. Hierdoor vindt een verwerkingsproces plaats die ertoe leidt dat de plaatsing een nieuwe status zal krijgen: Ter goedkeuring. Indien nog niet alle benodigde velden voor een plaatsing zijn ingevuld, verschijnt een pop-up waarin de verplichte- en keuzevelden zijn in te vullen. Vervolgens klik je op Bewaren waarna nog een pop up verschijnt indien je ook rechten hebt om plaatsingen ter goedkeuring klaar te zetten en/of te valideren.
Indien alle benodigde velden zijn ingevuld verschijnt er een pop up die ter controle nogmaals de vraag stelt of je de plaatsing wil verwerken. Klik hier op Verwerken om de plaatsing te ter goedkeuring te zetten. Wanneer de gebruiker die hiertoe de rechten heeft de plaatsing wil valideren en actief wil zetten, dan kan dit via het bewerkingsmenu aan de rechterzijde. Deze verandert mee met de status van de plaatsing (zie hiervoor ook 4.4 Bewerken van een plaatsing. In het bewerkingsmenu zijn voor de gebruiker met de juiste rechten namelijk twee nieuwe opties beschikbaar, goedkeuren (vinkje) en Afwijzen (kruisje). Let op: Plaatsingen kunnen, wanneer ze de staties actief krijgen niet meer worden gewijzigd. Het wordt dan ook ten zeerste aangeraden om alle velden te controleren voor validatie. Afbeelding 4.3.1: Plaatsing in afwachting Afbeelding 4.3.2: Bewerkingsmenu voor plaatsing in afwachting, met uiterst links de Verwerken optie.
Afbeelding 4.3.3: Plaatsing verwerken en aanvullen benodigde data Afbeelding 4.3.4: Plaatsing verwerken indien geen verdere aanvulling nodig Afbeelding 4.3.5: Plaatsing met als status Ter goedkeuring Afbeelding 4.3.6: Plaatsing met als status Ter goedkeuring goedkeuren of afwijzen (via vinkje of kruisje)
Afbeelding 4.3.7: Plaatsing goedkeuren controle pop-up. 4.4 Bewerken van een nieuwe plaatsing Nadat een plaatsing is aangemaakt kan deze worden bewerkt. Dit geldt echter niet voor plaatsingen die reeds gevalideerd zijn. Hier gaan we verder op in bij 4.5 Wijziging in een actieve plaatsing. Het is dan ook ten zeerste aan te raden om plaatsingen vooraf goed in te richten. Plaatsingen met de status op in afwachting, ter goedkeuring of Actief, kunnen worden bewerkt via de beschikbare edit iconen (potloodjes) en via het bewerkingsmenu aan de rechterzijde. De beschikbaarheid van de Edit iconen en het bewerkingsmenu varieert per type plaatsing en status, afhankelijk van de bewerkingen die gedaan kunnen worden. Door met de muis bovenop de iconen te staan verschijnt er een pop up met de uitleg over de werking van dat specifieke icoon. Plaatsingen met als status In afwachting of Ter goedkeuring kunnen vrijwel volledig worden bewerkt. Bij elk beschikbaar veld kunnen via het Edit icoon wijzigingen worden aangebracht, en via het bewerkingsmenu kan er vervolgens gekozen worden om de plaatsing te verwijderen, de calculator te gebruiken waarmee voorbeeldcalculaties uitgevoerd kunnen worden, een nieuwe versie van de plaatsing worden aangemaakt, een duplicaat worden aangemaakt of oude urenstaten gegenereerd worden. Indien er nieuwe versies van een plaatsing worden aangemaakt, komt er een pijl-icoon beschikbaar waarmee eenvoudig naar een vorige of nieuwere versie kan worden genavigeerd. Afbeelding 4.4.1 Bewerkingsmenu plaatsing in afwachting. Afbeelding 4.4.2 Bewerkingsmenu plaatsing ter goedkeuring.
4.5 Bewerken van een actieve plaatsing Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de lopende versie van de actieve plaatsing. Om die reden zal er, wanneer er toch wijzigingen moeten plaatsvinden, een nieuwe versie van deze plaatsing moeten worden aangemaakt. De nieuwe versie vervangt automatisch de eerste versie. Er kan enkel een nieuwe versie worden aangemaakt voor een actieve plaatsing. Hiervoor dien je allereerst de betreffende plaatsing te openen. Vervolgens klik je op het Nieuwe versie icoon in het bewerkingsmenu aan de rechterzijde. Hierdoor zal het scherm opnieuw geladen worden. De gegevens uit de eerste versie worden gekopieerd naar de nieuwe versie van waaruit deze kunnen worden aangepast. Eventueel kan het nuttig zijn om de startdatum, die werd gekopieerd van de voorgaande versie, te wijzigen in het tabblad Detail. De einddatum van de eerste versie wordt automatisch aangepast op basis van de startdatum van de nieuwe versie. Dit kan je altijd controleren door op het Vorige versie icoon te klikken in het bewerkingsmenu. Wanneer de plaatsing is gewijzigd en alle gegevens zijn ingevuld, kan deze worden gevalideerd. Neem hiervoor opnieuw de stappen zoals besproken onder 4.3 Verwerken en valideren van een plaatsing. Afbeelding 4.5.1 Bewerkingsmenu actieve plaatsing. Afbeelding 4.5.2 Nieuwe versie actieve plaatsing. 4.6 Stoppen van een actieve plaatsing Wanneer een plaatsing handmatig wordt gestopt, wordt ook de einddatum hiervan automatisch aangepast naar de datum waarop deze handmatige handeling plaatsvond. De oorspronkelijke einddatum wordt hieronder weergegeven. Als een kandidaat en/of opdrachtgever vervroegd stopt met de plaatsing kan je dit aanpassen door de plaatsing te openen en vervolgens te klikken op de Stop knop in het bewerkingsmenu. Er zal om een bevestiging worden gevraagd en om de einddatum van de plaatsing.
Indien je een standaarddocument (bijvoorbeeld een stoppersformulier ) wenst te genereren kan dit ook vanuit de betreffende plaatsing. Wanneer je in de rechterbalk op het Dossier icoon klikt opent dat menuvenster. Vervolgens klik je op het meest rechtse icoon in dat menuvenster om een standaarddocument te genereren op basis van deze plaatsing. Afbeelding 4.6.1 Stop knop in Bewerkingsmenu. Afbeelding 4.6.2 Plaatsing stoppen einddatum Afbeelding 4.6.3: Genereren standaarddocument
4.7 Verlengen van een plaatsing Wanneer de plaatsing wordt verlengd en de einddatum moet worden aangepast wordt er een nieuwe versie aangemaakt. De oude versie wordt daarmee afgesloten. Zo zorg je ervoor dat historie geborgd blijft. Voorbeeld; Er is een actieve plaatsing met een startdatum van 15-05-2014 en een einddatum van 15-11-2014. Op 01-11-2014 ontvang je een bericht dat de plaatsing kan worden verlengd en en wordt de plaatsing verlengd tot 31-12-2014. Om dit te doen open je de betreffende plaatsing. Dan klik je in het bewerkingsmenu op het icoon voor een Nieuwe versie. Deze wordt vervolgens aangemaakt en is een kopie van de voorgaande versie. Nu is onderin de plaatsing Versie x zichtbaar (x staat voor de betreffende versie). Wanneer je vervolgens op klikt op het versienummer, wordt je automatisch doorgestuurd naar de betreffende versie. In het bewerkingsmenu komen bij gebruik van meerdere versies van de plaatsing pijltjes beschikbaar. Hiermee is het mogelijk om te wisselen tussen versies. Afbeelding 4.7: Versienummer plaatsing 4.8 Exporteren van plaatsingen Eens een plaatsing loopt of is afgesloten is het mogelijk om een export te draaien op basis van een exportprofiel en de gegevens die op dat moment reeds verwerkt zijn in de plaatsing. Hiervoor is een Export knop beschikbaar in de bovenbalk van het venster. Eens je hierop klikt, opent een nieuw pop up venster. Hier kan je een selectie maken en het format en exportprofiel kiezen. Indien je het exportprofiel nog wenst in te richten of aan te passen kan je onderaan naar het betreffende menu daarvoor gaan. Er opent vervolgens een overzicht met de profielen voor zover deze al zijn ingericht. Om een profiel te wijzigen klik je erop. Vervolgens is het mogelijk om de naam, omschrijving en exportvelden te selecteren. Ook is het hier mogelijk om er een standaard profiel van te maken. Indien een nieuw profiel aan te maken klik je op Nieuw export profiel waarna je dezelfde inrichtingsopties krijgt als hiervoor beschreven. Eens de selectie voor export correct is, kan je eenvoudig een export maken door te klikken op de knop Export waarna de verwerking wordt voltooid en de download start.
Afbeelding 4.8.1: Export knop in bovenbalk Afbeelding 4.8.2: Export opties Afbeelding 4.8.3: Export profielen
Afbeelding 4.8.4: Export profielen inrichten 4.9 Genereren van oude urenstaten Het is mogelijk om vanuit de plaatsing oude urenstaten te genereren. Gebruik deze functionaliteit echter voorzichtig en uitsluitend wanneer je zeker weet dat er urenstaten uit het verleden ontbreken. Om deze urenstaten te genereren klik je op het Genereer oude urenstaten icoon in het bewerkingsmenu rechts bovenaan. Hierdoor wordt een pop-up getoond waarin om de periode wordt gevraagd. Via de kalender iconen is het eenvoudig om een specifieke periode te selecteren. Wanneer dat is gebeurt, klik je op Genereer waardoor de verwerking plaatsvindt. Afbeelding 4.9.1: menu icoon
Afbeelding 4.9.2: kiezen van periode voor genereren van oude urenstaten 5. Plaatsingen portlet Het is mogelijk om een portlet op het dashboard toe te voegen waarmee u de gegevens van uw plaatsingen in een oogopslag kan opvolgen. Hiervoor ga je naar het Phoenix Dashboard. Vervolgens Klik je bovenaan op het portlet menu en selecteer je de portlet Plaatsingen. Hierdoor verschijnt deze op het dashboard. Via dezelfde stappen kan je het portlet ook weer verwijderen. Het portlet zelf toont de volgende plaatsingsgegevens: Kandidaat; Relatie; Plaatsingsnummer; Begindatum; Einddatum. Door te klikken op een plaatsing in het portlet, word de Plaatsingen module en de betreffende plaatsing geopend.
Afbeelding 5.1: Portlet selectie Afbeelding 5.1: Portlet Voorbeeld