Utrecht, mei 2014 Aan de lezer, Voor u ligt het jaarverslag van 2013 van speel-o-theek TUF-TUF te Utrecht. Middels dit jaarverslag geven wij u een overzicht van wat er door de speel-o-theek gedaan is in het afgelopen jaar en hoe het geld van onze leners en onze subsidiegever, de Gemeente Utrecht besteed is. Met vriendelijke groet, namens het vrijwilligers team, Priscilla Dijkhuizen, voorzitter
Inhoud 1. Inleiding 2. Speelgoed A. Aanschaf van speelgoed B. Speelgoedoverzicht per 31 december 2013 3. Deelnemers A. Abonnementenbestand per 31 december 2013 B. Leners per 31 december 2013 4. Uitleningen A. Uitleningen per maand B. Uitleningen per categorie 5. Publiciteit 6. Organisatie en activiteiten 7. Medewerkers 8. Financiën A. Balans per 31 december 2013 Activa B. Balans per 31 december 2013 Passiva C. Exploitatieoverzicht 2013 D. Toelichting op de balans en exploitatierekening 9. Begroting 2014 10. Beleidslijnen 2014
1. Inleiding Tuf Tuf is dé speel-o-theek in Utrecht met een ruim assortiment speelgoed voor kinderen met een beperking, een langdurige ziekte of een speel-/ontwikkelingsachterstand. Aangepast speelgoed is veelal duur en dus is het voor ouders zeer aantrekkelijk om dit speelgoed te lenen in plaats van aan te schaffen. Daarnaast is het lenen van speelgoed een mooie manier voor onze leners om uit te proberen welk speelgoed een kind stimuleert in zijn/ haar ontwikkeling en/of favoriet is. Ons lenersbestand bestaat uit ouders, maar ook bv scholen voor speciaal onderwijs en speltherapeuten. In 2013 is door de verschillende vrijwilligers binnen onze speel-o-theek opnieuw veel werk verzet om de uitleen van dit aangepaste speelgoed mogelijk te maken. Zo is de speel-o-theek twee keer per week bemand om speelgoed uit te lenen en leners te adviseren bij hun keuze. Ook is er nieuw spelmateriaal aangeschaft en klaar gemaakt voor de uitleen, is de website vernieuwd, evenals onze digitale nieuwsbrief voor personeel en leners. In 2013 heeft onze ICT specialist de nodige voorbereidingen getroffen om speelgoed dat uitgeleend of ingeleverd wordt te gaan scannen in plaats van handmatig in te voeren in ons uitleensysteem. De voortgang en financiële situatie van de speel-o-theek is gedurende 2013 bewaakt door het bestuur. Zonder het enthousiasme en de betrokkenheid van onze vrijwilligers had de speel-o-theek niet kunnen draaien. Dat onze doelgroep ons weet te vinden, hebben wij mede te danken aan Ontmoetingscentrum De Paraplu. Al vanaf het begin van ons bestaan als speel-o-theek in 1978 huren wij een ruimte in De Paraplu. Wij zijn blij dat we dit al die jaren hebben kunnen doen en waarderen de prettige samenwerking met De Paraplu enorm. 1
2. Speelgoed A. Aanschaf van speelgoed In 2013 bestond de speelgoedcommissie uit 2 leden, Ingrid Verweij en Ans van Elteren. Zij vormen de basis van de commissie, maar hiernaast wordt er door diverse medewerkers mee gedacht wat betreft de aanschaf van het speelgoed. Ook komen er regelmatig ouders met een specifieke vraag over materialen die ze voor hun kind zoeken, die nodig zijn voor de ontwikkeling van hun kind. Door de speelgoedcommissie wordt er in alle gevallen gekeken of het speelgoed voor meerdere kinderen geschikt is. Zo ja dan wordt het speelgoed aangeschaft. Er is heel divers ingekocht, alle categorieën zijn aangevuld met nieuw speelgoed. Speelgoed dat niet aan de uitleen eisen voldoet is afgeschreven. Soms is het afgeschreven stuk speelgoed vervangen en soms is er iets anders voor terug gekomen. De CD-roms zijn allemaal uit de uitleen gehaald. Deze waren te kwetsbaar en daardoor slecht te gebruiken door de leners. De meesten bleken niet goed te functioneren, zodat de leners er niet veel mee konden. De speelgoedcommissie en de medewerkers die inwerken hebben in goed overleg besloten om te stoppen met het uitlenen van CD-roms. Het komende jaar gaat de speelgoedcommissie kijken hoe het speelgoed van de A-kast beter en overzichtelijker in de speel-o-theek neer gezet kan worden. Er wordt voorlopig geen groot materiaal wat onder de A categorie valt aangeschaft. En al het nieuwe speelgoed gaat op de foto en krijgt een streepjescode zodat later in het jaar al het speelgoed op onze website te vinden is. 2
B. Speelgoedoverzicht per 31 december 2013 Lettercode Omschrijving Totaal aantal aangeschaft in 2013 afgeschreven in 2013 A Grove motoriek 149 7 19 B Fijne motoriek 209 16 22 C zintuiglijk materiaal 186 3 29 D puzzels 158 20 9 E F ontwikkelingsmateriaal, cd-roms fantasie- en expressiemateriaal 207 20 63 121 10 5 G muziekinstrumenten 72 2 41 H gezelschapsspellen 281 31 96 I boeken en audiovisueel materiaal 119 7 5 P projectkisten 5 0 0 S speelwerktafel en werkbladen 24 2 0 Totaal 1531 118 289 3
3. Deelnemers A. Abonnementenbestand per 31 december 2013 Gezinsabonnement met 3 stuks speelgoed 42 Gezinsabonnement met 4 stuks speelgoed 31 Gezinsabonnement met 5 stuks speelgoed 7 Gezinsabonnement met 6 stuks speelgoed 10 Gezinsabonnement met 12 stuks speelgoed 0 Groepsabonnement met 5 stuks speelgoed 8 Groepsabonnement met 10 stuks speelgoed 2 Groepsabonnement met 20 stuks speelgoed 1 101 Het totaal aantal abonnementen is in 2013 toegenomen met 6%. In 2013 werden 23 nieuwe abonnementen uitgegeven en 17 abonnementen beëindigd: 13 werden opgezegd, 3 zijn uitgeschreven na niet betalen van de contributie en 1 lid is verhuisd. 4
B. Leners per 31 december 2013 woonplaats aantal leners Utrecht 61 De Meern 6 Vleuten 10 elders 24 Totaal 101 Eind 2013 komt 60% van de leners uit Utrecht, 16 % uit de Meern of Vleuten. Het resterende deel (24%) van de leners komt uit omliggende gemeenten van Utrecht. Het aantal leners dat gebruik maakt van de U-paskorting in 2013 bedraagt 2. Dat is een stijging t.o.v. 2012. 5
4. Uitleningen A. Uitleningen per maand 2013 2012 2011 2010 2009 2008 Januari 415 519 657 471 438 445 Februari 227 301 328 280 236 170 Maart 335 289 301 456 287 284 April 332 313 427 412 313 262 Mei 394 397 473 289 276 277 Juni 298 513 473 548 347 307 Juli 382 53 0 40 115 249 Augustus 0 264 453 557 278 111 September 682 461 479 311 363 385 Oktober 290 293 292 408 465 324 November 301 412 428 410 274 272 December 302 186 204 142 160 188 jaartotaal 3958 4001 4515 4324 3552 3274 In de tabel is te zien dat het aantal uitleningen de laatste jaren afneemt. Het aantal leners is in 2013 met 6% toegenomen dus verwacht je juist een toename in het aantal leningen.vorig jaar hebben we al opgemerkt dat dat mogelijk te wijten is aan het aantal verlengingen. Leners mogen het spelmateriaal eenmalig voor een periode van drie weken verlengen. In de grafiek op bladzijde 10 zijn deze verlengingen apart weergegeven. Het totaal aantal uitleningen stijgt daarom. 6
De verdeling in de grafiek geeft een realistischer beeld van het aantal uitleningen omdat leners de laatste jaren meer verlengen dan voorgaande jaren. 7
B. Uitleningen per categorie 2013 incl. verlenging 2013 2012 2011 2010 2009 2008 A grove motoriek 384 326 360 370 545 384 343 B fijne motoriek 474 394 488 558 615 456 358 C zintuiglijk materiaal 736 631 660 817 696 709 672 D puzzels 364 314 350 351 280 300 244 E ontwikkelingsmateriaal F fantasie-en expressiemateriaal G muziekinstrumenten 777 663 632 790 572 450 473 493 418 276 296 279 259 270 271 230 200 245 197 162 118 H gezelschapsspellen 948 809 797 795 752 555 496 I boeken en audiovisueel materiaal S speelwerktafel en werkbladen 174 145 191 243 347 211 255 34 28 47 50 40 63 45 P projectkisten 0 0 0 0 1 3 0 Jaartotaal 4655 3958 4001 4515 4324 3552 3274 Uit de tabel is af te lezen dat de gezelschapsspellen, het ontwikkelingsmateriaal en het zintuigelijk materiaal het meest worden uitgeleend. 8
5. Publiciteit De ICT commissie heeft een webserver gehuurd, waarop de toekomstige digitale uitleencatalogus op zal komen te staan. Deze website zal voor alle lener toegankelijk worden om het volledige assortiment aan uit te lenen speelgoed inzichtelijk te maken. Ten behoeve van deze digitale uitleen-catalogus is er een semiprofessionele fotostudio set aangeschaft, bestaande uit een achtergronddoek, stellage en verlichting. Met deze set kunnen medewerkers van Tuf Tuf foto s maken welke in de catalogus zullen worden opgeslagen. De ICT commissie heeft een nieuw e-mail en documenten systeem geïntroduceerd (Google Apps) Middels deze techniek is Tuf Tuf nu beter bereikbaar via e-mail en kunnen documenten in de Cloud worden opgeslagen. Ook zijn er zijn nieuwe Tuf-Tuf folders gemaakt, welke zijn voorzien van nieuwe foto s en diverse tekstuele aanpassingen. De nieuwe e-mailadressen zijn hierin gelijk verwerkt. 9
6. Organisatie en activiteiten Tuf Tuf is een vrijwilligersorganisatie waarin ongeveer 25 vrijwilligers actief zijn. In 2013 hebben we er 1 nieuwe medewerker bij gekregen. We hebben afscheid genomen van 2 medewerkers. Deskundigheid en betrokkenheid van de vrijwilligers vormen de basis van waaruit zij ouders en verzorgers advies geven. Een deel van de medewerkers is zelf werkzaam binnen het speciaal onderwijs of de gehandicaptenzorg. Er zijn ook medewerkers die zelf een kind met een beperking hebben en hun eigen ervaring meenemen naar de speel-o-theek. In 2013 zijn twee medewerkers tot het bestuur toegetreden. Het betreft onze ICT specialist en een medewerker uit de speelgoedcommissie. Het bestuur is hierdoor verstevigd en bestaat sinds 2013 uit vijf personen: De voorzitter, de secretaris, de penningmeester, onze ICT specialist en onze speelgoedspecialiste. Het bestuur is een goed op elkaar ingewerkt team dat prettig met elkaar samenwerkt. Dit blijkt ook uit de uitstekende vervanging van twee bestuursleden in 2013 door het resterende team, toen zij als gevolg van ziekte en zwangerschapsfverlof een periode afwezig waren. De activiteiten van de speelgoedcommissie zijn in hoofdstuk 2 beschreven. De PR commissie is eind 2012 opgeheven. Omdat de PR steeds meer digitaal werd, zijn PR - taken ondergebracht bij onze ICT commissie. In 2013 is de digitale nieuwsbrief aan onze leners vernieuwd, evenals de digitale nieuwsbrief voor personeel en de website. Sinds 2013 is Tuf Tuf ook te vinden op facebook en hebben we een eigen Twitter account om nieuwe leners aan te trekken en huidige leners op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen en het nieuwste speelgoed. Voor onze uitleenmedewerkers is op ICT gebied ook het een en ander verbeterd. Zo is ons e- mailsysteem verbeterd waardoor Tuf Tuf nog beter bereikbaar is en belangrijke bestanden met elkaar kunnen worden gedeeld. Ook het uitleensysteem is door de ICT commissie verbeterd en zijn in 2013 de voorbereidingen getroffen om speelgoed bij de uitleen in te sannen in plaats van handmatig in te voeren in het systeem. Op de zaterdag- en woensdagochtenden is de uitleen gedraaid door 2 á 3 vrijwilligers per dienst. Daarnaast hebben in 2013 de volgende activiteiten plaatsgevonden Het bestuur is 5 keer bijeen geweest om te vergaderen. Elke week is op maandagochtend door een aantal medewerkers nieuwe speelgoed klaargemaakt voor de uitleen. Verder is op die ochtenden tevens materiaal afgeschreven en werd er opgeruimd. 10
Op 27 oktober werd het jaarlijkse uitje voor medewerkers georganiseerd. Er heeft een medewerker de cursus Autisme en Spel gevolgd bij de VSN (Vereniging Speel-otheken Nederland) gevolgd ter bevordering van de deskundigheid. Tot slot hebben we in 2013 even stilgestaan bij het feit dat verschillende vrijwilligers zch al jarenlang inzetten voor de speel-o-theek. Zes medewerkers die tussen 10 en 20 jaar verbonden zijn aan de speel-o-theek hebben we tijdens de kerstborrel van 13 december bedankt hiervoor. Dit zijn indrukwekkende aantallen wat aantoont hoe betrokken de vrijwilligers bij Tuf Tuf zijn. 11
7. Medewerkers Op 31 december 2013 waren de volgende medewerkers aan Tuf-Tuf verbonden: Naam Christa Bennik Suzanne Bennik Ton Blokhuizen Paula Bouwmeester Marian van den Brand Arnold Crone Priscilla Dijkhuizen Jopie Elings Ans van Elteren Angela van der Heijden José Loerakker Franz Nieuwehuis Astrid Oerlemans Mieke Schouten Marion Thielemans Diane Tinnissen Ingrid Verweij Herman Verweij Geerte Vijverberg Suzanne Wetzel Marian Witkamp Marieke van Zutphen Functie uitleen uitleen bestuurslid/ict en PR uitleen uitleen ICT voorzitter/uitleen inwerken spelmateriaal/uitleen bestuurslid/speelgoedcommissie/uitleen uitleen inwerken spelmateriaal/uitleen (reserve) uitleen uitleen uitleen Penningmeester/ ledenadministratie/ inwerken spelmateriaal/uitleen secretaris speelgoedcommissie/uitleen klussenman uitleen uitleen Financieel adviseur uitleen/inwerken spelmateriaal 12
Op 31 december 2013 is het bestuur van de speel-o-theek als volgt samengesteld: Naam Priscilla Dijkhuizen Marion Thielemans Ans van Elteren Ton Blokhuizen Diane Tinnissen Functie Voorzitter Penningmeester Algemeen bestuurslid-speelgoedcommissie Algemeen bestuurslid-ict/pr Secretaris 13
8. Financiën A. Balans per 31 december 2013 Activa 31 december 2013 31 december 2012 Vaste Activa Spelmateriaal 3.425 3.581 3.425 3.581 Vlottende Activa Vorderingen interest 94 132 Te vorderen omzetbelasting 1.135 959 1.229 1.091 Liquide middelen ING zakelijke rekening 2.471 3.517 ING zakelijke spaarrekening 8.008 7.876 10.479 11.393 15.133 16.065 14
B. Balans per 31 december 2013 Passiva 31 december 2013 31 december 2012 Eigen Vermogen Eigen Vermogen 11.597 11.368 Overschot resp. tekort -291 229 11.306 11.597 Voorzieningen Herinrichting 3.539 4.093 Automatisering -98-17 3.441 4.076 Kortlopende schulden Te betalen bedragen 0 0 Af te dragen omzetbelasting 386 392 392 15.133 16.065 15
C. Exploitatieoverzicht 2013 2013 exploitatie 2012 exploitatie Opbrengsten Subsidie 7.660 7.660 Contributies 1.784 1.818 Vergoedingen 282 481 Interest 94 132 Giften 305 500 Resultaat (negatief) 291 0 10.416 10.591 Lasten Huur 3.200 3.200 Afschrijving spelmateriaal 3.425 3.581 Administratiekosten 667 95 organisatie-ict kosten 717 488 Reiskosten vergoeding medewerkers 443 829 Representatie 1.570 1.667 Verzekering 319 292 Huishouding 0 38 Lidmaatschappen 75 96 Cursus medewerkers 0 0 Resultaat (positief) 0 229 Correctie op resultaat veroorzaakt door andere wijze van toerekenen nog te ontvangen interest 165,-- minus 88,29 10.416 10.591 76 16
D. Toelichting op de balans en exploitatierekening Spelmateriaal ( 3.425) Boekwaarde per 31 december 2012 3.581 Aangeschaft in het jaar 2013 3.269 6.850 Afschrijving jaar 2013 3.425 Boekwaarde per 31 december 2013 3.425 Het spelmateriaal wordt in 3 jaren afgeschreven t.w. het eerste jaar 50% en de overige twee jaren 25%. Vorderingen ( 94) Het bedrag van 94 is de rente op de ING zakelijke spaarrekening over het jaar 2013. Te vorderen omzetbelasting ( 1.135) Het bedrag van 1.135 heeft betrekking op de in het afgelopen boekjaar aan de speel-o-theek in rekening gebrachte omzetbelasting. Liquide middelen ( 10.479) ING zakelijke rekening 2.471 ING zakelijke spaarrekening 8.008 Stand per 31 december 2013 10.479 Eigen Vermogen ( 11.306) Stand per 31 december 2012 11.597 Positief resultaat over het afgelopen boekjaar - 291 Stand per 31 december 2013 11.306 Voorziening herinrichting ( 3.539) Stand per 31 december 2012 4.093 Aanschaffing inventaris in 2013 554 Stand per 31 december 2013 3.539 Voorziening automatisering (- 98) Stand per 31 december 2012-17 Aangeschaft in 2013-81 17
Stand per 31 december 2013-98 Af te dragen omzetbelasting ( 386) Het bedrag van 386 betreft de in het jaar 2013 door de speel-o-theek in rekening gebrachte omzetbelasting. Vergoedingen ( 282) Onder dit hoofd zijn de geïnde boetes en schaden en verantwoord. Lidmaatschappen ( 75) Vereniging Speel-o-theken Nederland 50 Lotje en Co 25 75 18
9. Begroting 2014 Inkomsten Subsidie gemeente Utrecht 7.660 Contributies 1.800 Boetes en schadevergoedingen 400 Interest 100 9.960 Uitgaven Huisvesting 3.200 Spelmateriaal 3.500 PR/Administratiekosten 400 Organisatie-ICT kosten 600 Reiskostenvergoeding medewerkers 500 Representatie 1250 Verzekering 300 Huishoudelijke kosten 100 Lidmaatschappen 110 9.960 19
10. Beleidslijnen 2014 Onze folder en poster zijn aangepast en zullen in 2014 opnieuw verspreid worden onder bestaande en nieuwe verwijzers. Het doel is om ons huidige lenersbestand verder uit te breiden. Ook zullen we de mogelijkheden van sociale media meer gaan benutten. In 2014 wordt de on-line catalogus ontwikkeld welke gekoppeld gaat worden aan het huidige uitleen-systeem. We zullen hiervoor de webserver gebruiken waar de catalogus op zal komen te staan. Het blijft van groot belang om nieuwe vrijwilligers aan te trekken voor de speel-o-theek, voor de uitleen maar ook voor overige taken binnen Tuf-Tuf zoals het ondersteunen van het bestuur en op het gebied van PR. Ook in 2014 zullen we een aantal vrijwilligers in het zonnetje zetten omdat zij een jubileum te vieren hebben. In de winterperiode wordt het buitenspeelgoed en worden fietsjes minder frequent uitgeleend dan in de zomer terwijl deze toch behoorlijk wat ruimte innemen in onze speel o theek. We willen daarom met De Paraplu de mogelijkheid bespreken om dit speelgoed in de winterperiode buiten in een schuur op te slaan. Bezichtiging van dit speelgoed is via onze online catalogus dan nog steeds mogelijk, maar de ruimte in de speel-o-theek staat dan minder vol. 20
De Stichting Speel-o-theek Tuf-Tuf stelt zich als doel: De bevordering van het gebruik van aangepast en zorgvuldig geselecteerd speelgoed door kinderen met een handicap en kinderen met een speel- of ontwikkelingsachterstand. Het geven van voorlichting over spelen en speelgoed aan ouders en verzorgers van kinderen met een handicap en kinderen met een speel- of ontwikkelingsachterstand. Zij leent speelgoed uit aan gehandicapte kinderen, langdurig zieke kinderen, kinderen met een speel- of ontwikkelingsachterstand, leerlingen van het speciaal onderwijs en aan voorzieningen voor kinderen met een handicap. Broertjes en zusjes van de kinderen die lid zijn, kunnen ook gebruik maken van de speel-o-theek. Secretariaat Diane Tinnissen Nieuwlandseweg 14 3824 XT Amersfoort 033 45 70 829 Bankrekening NL 53INGB0000992540 t.n.v. Stichting speel-o-theek Tuf-Tuf te Utrecht Openingstijden woensdag 09.30 11.00 zaterdag 10.00 12.00 Adres Boogh de Paraplu Van Bijnkershoeklaan 10 3527 XL Utrecht Tel: 06-24 11 96 37 www.tuftuf.net bestuur@tuftuf.net KvK 41178007 Omslag Tom van t Land 21