Wethouder van Financiën en Stadsbeheer Sander Dekker Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag De voorzitter van Rekeningencommissie Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk DSB/2010.648 RIS 177514 Doorkiesnummer 070-3536317 E-mailadres Onderwerp het beheer van de voorziening graven Aantal bijlagen 1 Datum 10 december 2010 Geachte heer Sneller, Naar aanleiding van het onderzoek van de Rekeningencommissie naar de jaarrekening van de Dienst Stadsbeheer (DSB) over het jaar 2009 heeft DSB toegezegd om de presentatie en toelichting van de voorziening graven in de jaarrekening te verbeteren. Met deze brief informeren wij u over de financieel administratieve systematiek die DSB heeft gekozen om dit doel bereiken. De hier beschreven systematiek heeft de instemming van de Gemeentelijke Accountantsdienst en doet recht aan de gemeentelijke verslaggevingregels en aan het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV). DSB heeft in eerste instantie aangegeven met een raadsvoorstel voor het beheer van de voorziening graven te komen. Dit blijkt achteraf gezien de strekking van het voorstel niet nodig te zijn, omdat de Raad hiervoor al kaders heeft uitgezet in de Verordening financieel beheer en beleid. In de jaarrekening 2010 van DSB zal de voorziening graven in overeenstemming met de beschreven systematiek worden gepresenteerd. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van dit schrijven dan verzoek ik u dit uiterlijk 15 januari kenbaar te maken, zodat hier bij het opstellen van de jaarrekening nog rekening mee kan worden gehouden. De voorziening graven van de afdeling Begraafplaatsen van de Dienst Stadsbeheer heeft betrekking op de begraafplaatsen Westduin en Kerkhoflaan. De voorziening graven wordt gebruikt voor onderhoud aan graven en terreinen en groot onderhoud aan opstallen, terreinen en graven. Inlichtingen bij G. Baak Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: 070-353 3037 Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: 070-353 6210 Internetadres: www.denhaag.nl
DSB/2010.648 2 Voordelige exploitatieresultaten worden aan de voorziening graven toegevoegd en nadelige exploitatieresultaten worden aan de voorziening onttrokken. Tussen de wijze van bepaling van het exploitatieresultaat en de verantwoording van de voorziening graven bestaat een sterke relatie. Inkomstenbronnen Gemeentelijke begraafplaats Binnen de afdeling Begraafplaatsen onderscheiden we vier soorten van inkomsten, te weten: - Begraafrecht: eenmalige vergoeding ter dekking van de kosten van het begraven zelf. Het gaat om kosten ter dekking van de eenmalige handeling (opbrengst 2009: 704.000,00) zoals: o begraven in algemene graven, o begraven in eigen graven o het bezorgen van as o gebruik van aula/condoleanceruimte. - Grafrecht: eenmalige vergoeding voor het verlenen van een uitsluitend recht tot het doen begraven. Hieronder vallen de meerjarige kosten van: grondaankopen, civiel- en cultuurtechnische werken, groot onderhoud, regulier onderhoud van de begraafplaats als geheel en kapitaalslasten. Dit kan in verschillende tijdsduren en kwaliteiten worden gekocht (opbrengst 2009: 526.300,00) zoals: o uitgeven van eigen graven 30 en 10 jaar o uitgeven eigen graven onbepaalde tijd o verlengen uitsluitend recht 1 t/m 5 jaar o verlengen uitsluitend recht 6 t/m 10 jaar. - Begraafplaatsrecht: Het bedrag dat wordt geheven voor het dagelijkse en groot onderhoud van de gehele begraafplaats, de graven en de grafbedekking hieronder begrepen. De klanten hebben de keus om de onderhoudsbijdrage jaarlijks te betalen ( opbrengst 2009: 206.300,00) of deze bijdrage voor meerdere jaren af te kopen (opbrengst 2009: 233.00,00). Onder dit recht vallen de volgende opbrengsten: o jaarlijks onderhoudsbijdrage o afkoop onderhoudsbijdrage o vergoeding voor eenmalig afnemen en weer aanbrengen van de grafbedekking o vergunningen aanbrengen grafbedekking. - Cateringopbrengsten: Opbrengst van gebruikte consumpties tijdens begrafenis- plechtigheden. Nieuwe systematiek Binnen de voorziening worden drie categorieën verantwoord, te weten: 1. Afgekochte bedragen voor het onderhoud van de graven en de begraafplaats als geheel in de toekomst (begraafplaatsrecht en grafrecht); 2. Groot onderhoud volgens meerjarig onderhoudsplan. Bedragen voor groot onderhoud in de toekomst (grafrecht en begraafplaatsrecht); 3 Egalisatie exploitatieresultaat. Deze categorieën worden in de jaarrekening van stadsbeheer separaat gepresenteerd en toegelicht. Door de nieuwe systematiek wordt een duidelijker beeld gegeven van de opbouw en de mutaties in de voorziening. De voorziening wordt gevoed door de ontvangsten (afkoop) voor toekomstig regulier en groot onderhoud aan graven, grafbedekking en onderhoud aan de begraafplaats als geheel. Onttrekkingen aan de voorziening vinden plaats op basis van jaarlijks uitgevoerd regulier en groot onderhoud aan graven, grafbedekking en onderhoud aan de begraafplaats als geheel.
DSB/2010.648 3 Ad 1 Bedragen voor afkoop onderhoudsbijdrage graven (incl. bijdrage voor onderhoud begraafplaats als geheel) Bij de aankoop van een graf heeft men de keuze om de onderhoudsbijdrage jaarlijks te betalen of dit af te kopen voor 10, 20 of 30 jaar. Bij afkoop hebben de begraafplaatsen de verplichting om de graven gedurende deze periode in stand te houden en te onderhouden. Momenteel zijn de rechten voor ca. 5950 graven afgekocht met een resterende afkooptermijn van 2 tot 30 jaar. Het onderhoudsbedrag dient zowel voor onderhoud van het individuele graf als voor onderhoud aan de begraafplaats als geheel. Het bedrag voor de afkoop van het onderhoud is becijferd op ca. 3,5 miljoen per 1 januari 2010 op basis van de tarieven van 2010. Het bedrag van 3,5 miljoen is gebaseerd op een aantal aannames, daar het bedrag nog niet direct uit de administratie is af te leiden. DSB streeft er naar om in de jaarrekening 2010 het exacte bedrag op te nemen. Ad 2 Meerjarig onderhoudsplan Om te waarborgen dat er in de toekomst voldoende middelen zijn om de kosten van groot onderhoud te dekken moet hiervoor gespaard worden. De voorziening moet van voldoende omvang zijn om voorzienbare kosten van groot onderhoud, die zich in de toekomst aandienen, binnen een rendabele exploitatie (o.b.v. art. 229 GW) te dragen. Onderstaand een opgave met een voorlopige raming van deze kosten. 2011 groot onderhoud condoleance ruimte Kerkhoflaan 300.000,00 2011 groot onderhoud condoleance ruimte Westduin 300.000,00 2011-2012 groot onderhoud Schijndodenhuis 400.000,00 2011-2015 Monumentenzorg & gesloten graven 300.000,00 2011-2015 groot onderhoud paden en groen 50.000,00 totaal 1.350.000,00 N.B. Eind januari 2011 volgt een reële raming van het IBDH van de bovenstaande posten die in de jaarrekening 2010 wordt verwerkt. Bovenstaande raming is gemaakt voor de komende 10 jaar. Daar het onderhoud voor graven veelal voor 20 jaar of 30 jaar is afgekocht is ter benadering een factor van 1,5 toegepast op deze berekening. Hiermee komt het totale bedrag van het onderhoudsplan op 2.025.000. Hierbij is nog geen rekening gehouden met de vervanging c.q. groot onderhoud van de aula Westduin. Ad 3 Egalisatie Exploitatieresultaten Gemeentelijk zijn de begraafplaatsen verplicht om kostendekkend te werken. Met de exploitatie van begraafplaatsen mag een gemeente echter geen structurele winst maken. Ondanks dat de begraafplaatsen worden gestuurd op het bereiken van een neutraal bedrijfsresultaat is het niet te voorkomen dat het ene jaar met een geringe winst wordt afgesloten en het andere jaar met een gering verlies. Door jaarlijks de resultaten uit de exploitatie met de voorziening te verrekenen vallen de winsten en verliezen tegen elkaar weg. Wanneer negatieve exploitatieresultaten gaan overheersen is dit een signaal dat één of enkele tarieven te laag zijn vastgesteld en zal herziening van de tarieven nodig zijn.
DSB/2010.648 4 Mutaties in de voorziening -Toevoeging aan de voorziening De in een jaar ontvangen afkoopsommen ter dekking van toekomstige onderhoudskosten en de in de tarieven verwerkte dekking voor groot onderhoud worden aan de voorziening toegevoegd. Ook de van het concern over de voorziening ontvangen rente wordt aan de voorziening toegevoegd. Het afkoop tarief en de dekking voor grootonderhoud in de tarieven zijn gebaseerd op de netto contante waarde van de toekomstige kosten. Door jaarlijks de ontvangen rente aan de voorziening toe te voegen wordt bereikt dat wanneer de kosten worden gemaakt het benodigde bedrag in de voorziening aanwezig is. - Onttrekking aan de voorziening Jaarlijks wordt aan de voorziening het vooruitbetaalde bedrag onttrokken dat op het onderhoud in dat betreffende jaar betrekking heeft. Het gaat hierbij om zowel de kosten voor groot onderhoud als voor regulier onderhoud. Het ritme waarin de kosten van grootonderhoud aan de voorziening worden onttrokken wordt is gebaseerd op het meerjarig onderhoudsplan. Samenstelling saldo voorziening Stand voorziening per 1-1- 2010 6.890.000,00 Samenstelling saldo: Vooruitbetaald afkoop onderhoudsbijdrage 3.547.000,00 Kosten meerjarig onderhoudsplan 2.025.000,00 5.572.000,00 Saldo resterend voor egalisatie van het exploitatieresultaat 1.318.000,00 N.B. Het saldo van het egalisatie exploitatieresultaat zal wijzigen door het voorlopige karakter van de posten vooruitbetaalde afkoop onderhoud graven en de kosten in het meerjarig onderhoudsplan. Tarieven begraafplaatsen De tarieven van de begraafplaats worden gebaseerd op integrale kostprijsberekeningen. De inschatting van de toekomstige onderhoudskosten in meerjarige onderhoudsplannen en de kapitaallasten van de in gebruik zijn de gebouwen zijn hierbij van grote invloed. Een benchmark met de tarieven van omliggende begraafplaatsen wordt gebruikt om te meten of de Haagse begraafplaatsen marktconform werken en zichzelf niet uit de markt prijzen. Hierbij zal rekening moeten worden gehouden met het in vergelijking tot de concurrentie geboden service niveau, omdat dit een hogere of lagere prijs kan rechtvaardigen. De tarieven van de begraafplaats zijn voor 2010 en 2011 bevroren (RIS 162641 april 2009). Ter verduidelijking van de samenhang tussen de resultaatbepaling en de mutaties in de voorziening is in bijlage 1 een schematische weergaven opgenomen.
DSB/2010.648 5 Voor- en nadelen van de voorgestelde werkwijze Voordelen: a. betere beheersing door inzicht per component b. helder inzicht in kostendekkendheid c. reëel exploitatieresultaat (matching van lasten en baten) d. betere financiële sturing mogelijk f. voldoen aan de gemeentelijke regelgeving en aan het BBV Nadeel: a. Meer administratieve belasting. Invoering nieuwe opzet Met ingang van 1 januari 2011 zal volgens deze nieuwe systematiek worden gewerkt. Met vriendelijke groet, Sander Dekker Wethouder Financiën en Stadsbeheer
DSB/2010.648 6 Bijlage I Resultaatbepaling afdeling begraafplaatsen: Kosten Afdelingskosten: (lonen salarissen etc.) Kapitaalslasten (rente en afschrijving) Uitvoeringskosten (o.a. regulier onderhoud inclusief kosten onderhoud graven) Kosten groot onderhoud Totale kosten Baten: Begraafrechten Grafrecht (gedeelte vloeit naar voorziening voor afkoop onderhoud) Begraafplaatsrecht (gedeelte vloeit naar voorziening voor afkoop onderhoud) Onttrekking aan de voorziening voor jaardeel afgekocht onderhoud Totale baten Exploitatie resultaat ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Voorziening graven Omschrijving Bedrag Omschrijving Bedrag Stand voorziening 1-1 (hierin begrepen: - vooruitbetaald afkoop onderhoud graven - groot onderhoud conform meerjarig onderhoudsplan - egalisatie exploitatieresultaat Toevoeging In lopend jaar ontvangen afkoop-sommen voor toekomstig onderhoud in het begraafplaatsrecht en het grafrecht Vooruit ontvangen groot onderhoud uit tarieven van begraafplaatsrecht en grafrecht. Rente bijschrijving over bedrag in voorziening per 31-12 Voordelig exploitatieresultaat Onttrekking Onttrekking kosten van vooruitbetaald groot onderhoud (ingepland en uitgevoerd in lopend jaar) Onttrekking kosten van vooruitbetaald regulier onderhoud aan de begraafplaats in het betreffende jaar. Onttrekking kosten van vooruitbetaald onderhoud aan grafstenen. Nadelig exploitatieresultaat saldo voorziening per 31-12