Functieprofiel PGB Bestuurslid met aandachtsgebied Informatievoorziening en uitbesteding Inleiding De Stichting Pensioenfonds PGB, statutair gevestigd te Amsterdam, is opgericht op 22 mei 1953. Het doel van het bedrijfstakpensioenfonds is om werknemers en hun gezinnen te verzekeren van een goed pensioen bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd, bij het overlijden van de deelnemer of bij arbeidsongeschiktheid van de deelnemer. Het multi-sectorale bedrijfstakpensioenfonds PGB verzorgt de pensioenregeling voor ondernemingen uit de Grafimediabranche, kartonnage- en flexibele verpakkingenbedrijf, verf- en drukinktindustrie en een aantal bedrijven uit de papierindustrie, kunststof- en rubberindustrie, chemische en farmaceutische industrie en overige (proces)industrie, het uitgeverijbedrijf, (technische) groothandel, informatie- en communicatie-industrie, groothandel bloemen en planten, dienstverlening en maritieme aannemerij en zeevisserij. PGB werkt voor ruim 2500 bedrijven met 75.000 werknemers. Verder zijn 75.000 pensioengerechtigden en ongeveer 160.000 oud-werknemers voor hun pensioen bij PGB verzekerd. Het fondsvermogen bedraagt ruim 25 miljard. PGB heeft het pensioenbeheer, het vermogensbeheer en balansmanagement uitbesteed aan PGB Pensioendiensten. PGB Pensioendiensten is een uitvoeringsorganisatie met PGB als enige aandeelhouder. Strategie van PGB Er worden steeds meer eisen gesteld aan een pensioenfonds als het gaat om professionele besturing, bedrijfsvoering en verantwoording. Gezien de ontwikkelingen in de pensioensector streeft PGB er naar om in samenwerking met bedrijfstak- en ondernemingspensioenfondsen en sociale partners te komen tot verdere consolidatie. PGB heeft als multi-sectoraal pensioenfonds een uitvoeringsmodel ontwikkeld waarin bedrijfstakken en ondernemingen binnen de werkingssfeer en afgesproken kaders hun (verplichtgestelde) pensioenregeling kunnen laten uitvoeren. Zo kunnen ze hun krachten bundelen terwijl de identiteit 1
van de beroepsgroep met een eigen pensioenregeling en op de branche afgestemde communicatie kan worden voortgezet. Missie en kernwaarden PGB wil voor de aangesloten branches en ondernemingen hét loket zijn voor pensioen. Sociale partners, werkgevers, werknemers en gepensioneerden kunnen rekenen op professionele besturing van hun fonds, een solide en duurzaam beheer van het vermogen op basis van een actief risicobeheer en maatschappelijk verantwoorde investeringen en een effectieve, efficiënte en flexibele uitvoering van de pensioenregeling. Vanuit de missie zijn kernwaarden geformuleerd waaraan door het fonds en zijn uitvoeringsorganisatie invulling wordt gegeven. De kernwaarden van PGB zijn: betrouwbaarheid en betrokkenheid, resultaatgericht, flexibiliteit, transparantie, evenwichtige solidariteit en duurzaamheid. Fondsorganisatie Het fonds voert de pensioenafspraken uit van sociale partners voor verplicht gestelde sectoren en voor bedrijven die vrijwillig bij het fonds zijn aangesloten. De uitvoering betreft alle facetten van het pensioenbedrijf: het ontwikkelen en uitvoeren van algemeen fondsbeleid en strategie, pensioenadministratie en actuariaat, vermogensbeheer, financieel beleid, integraal risicomanagement, bedrijfsvoering en integriteit en communicatie. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor een goede uitvoering en wordt daarbij ondersteund door een bestuursbureau en een eigen uitvoeringsorganisatie. Het is de taak van het bestuur om proactief relevante ontwikkelingen te signaleren, daarop beleid te ontwikkelen en te vertalen naar een concreet en stapsgewijs uitvoeringsplan. Daarnaast dient het bestuur een gedegen inzicht te hebben in de uitvoering en de risico's en waar nodig bij te sturen. Op dit moment wordt de feitelijke taak- en rolinvulling van en de afbakening tussen bestuur, bestuursbureau en uitvoeringsorganisatie, in het licht van actuele ontwikkelingen, herijkt en opnieuw vastgesteld. Collectief bestuur Het bestuurslid Informatievoorziening en uitbesteding maakt deel uit van het multidisciplinair samengestelde bestuur en draagt samen met de andere bestuursleden de collectieve eindverantwoordelijkheid. Daarnaast is hij/zij verantwoordelijk voor de aandachtsgebieden Informatievoorziening en uitbesteding. Het bestuurslid bereidt de besluitvorming voor en adviseert het bestuur over de opzet en uitvoering van het Informatievoorziening- en uitbestedingsbeleid van het PGB-Bestuur. Beide aandachtsgebieden hebben belangrijke raakvlakken met andere bestuursportefeuilles. Het bestuurslid informatievoorziening en uitbesteding draagt zorg voor goede aansluiting op taken en
verantwoordelijkheden en adviseert het bestuur over integraliteit en samenhang waar portefeuilles en beleidsgebieden raken. Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor: - de uitvoering van de pensioenregeling, zoals sociale partners en andere betrokkenen in de diverse sectoren zijn overeengekomen. Dat wil zeggen voor het ontwikkelen en laten uitvoeren van de strategie en het beleid van het fonds en het monitoren ervan; - voor het vaststellen en administreren van de rechten van deelnemers; - voor het vermogensbeheer, het actuariaat, de financiering en accounting, het risicomanagement, de bedrijfsvoering en de communicatie. Het Bestuur moet daarbij in control zijn. Dat houdt in dat het bestuur inzicht heeft in het feitelijke reilen en zeilen van het fonds, de risico s kent die erbij horen en kan bijsturen waar en wanneer dat nodig is. Door het organiseren van voldoende kritisch vermogen en externe toetsing en controles kan het bestuur de verantwoording naar de belanghebbenden en hun vertegenwoordigers concreet vormgeven. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn een evenwichtige afweging van de belangen van alle betrokkenen en transparantie over het gevoerde beleid in een heldere communicatie. Positie van de functie Informatievoorziening en uitbesteding in het bestuur Beide aandachtsgebieden zijn van groot belang voor de realisatie van de doelen en de strategie van het fonds. Een goede en betrouwbare informatievoorziening is cruciaal. Mede gezien in het licht van de toenemende aandacht voor informatiebeveiliging, privacy en de golf van nieuwe technologie die op ons af komt. Afstemming en aansluiting op de wensen en eisen van deelnemers en andere gebruikers van informatievoorzieningen is een belangrijk aandachtspunt bij de uitoefening van de functie. Daarnaast zijn een aantal taken van het fonds uitbesteedt. Belangrijke taken op gebied van balansbeheer en IT zijn uitbesteed aan derde partijen. Dit vraagt goede afstemming met de betrokken portefeuillehouders maar ook een goede bewaking van selectie, contractering, monitoring en evaluatie van deze contractuele relaties van fonds en uitvoeringsorganisatie. Een bijzondere positie neemt de uitvoeringsorganisatie in. PGB besteedt de uitvoeringstaken nagenoeg volledig uit maar is daarnaast enig aandeelhouder van de uitvoeringsorganisatie. Het bestuurslid Informatievoorziening en uitbesteding neemt het voortouw waar het gaat om informatiemanagement, procesinrichting en beheer en bewaking van het projectportfolio. Hij leidt het project-portfolio overleg. Daarin werkt hij nauw samen met o.a. de manager BIM van PGB Pensioendiensten en participanten vanuit het bestuursbureau.
Het bestuurslid Informatievoorziening en uitbesteding dient goed samen te werken met alle bestuursleden en gebruik te maken van hun kennis en inzicht. Taken van het bestuurslid Informatievoorziening en uitbesteding Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van een Informatievoorzieningsbeleid - Het bestuurslid is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid op gebied van informatievoorziening van het fonds. Daaronder wordt verstaan: o Beleid op het gebied van veiligheid en continuiteit van geautomatiseerde gegevensverwerking en gegevensopslag. o Beleid en planvorming op het gebied van (geautomatiseerde) informatievoorziening aansluitend op de fondsstrategie en doelen van het fonds. o Monitoren en rapporteren over de onderwerpen. o Bijdragen aan beeldvorming en visie op deze beleidsonderwerpen. o In nauwe samenwerking met collega bestuursleden komen tot een integrale visie op gebied van informatievoorziening. Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het uitbestedingsbeleid - Het bestuurslid is verantwoordelijk voor het opstellen, implementeren en monitoring van het uitbestedingsbeleid volgens de verantwoordelijkheden zoals in het uitbestedingsbeleid opgenomen. Daarin is de samenhang en verantwoordelijkheidsverdering geregeld met andere portefeuillehouders (met namen balansbeheer).daaronder wordt verstaan: o Het opstellen van uitbestedingsbeleid voor het fonds. o Verantwoordelijk voor de uitbestedingsrelatie met PGB pensioendiensten en alle andere uitbestedingen van het fonds, PGB pensioendiensten en uitbestedingen verder in de keten. o Verantwoordelijk voor de goede werking en uitvoering van het beleid bij het fonds en de uitbestedingen bij de uitvoerder en andere uitbestedingen in de keten. o Rapportage over de uitbestedingcyclus: selectie, contractering, monitoring en evaluatie. Daarnaast evaluatie van het beleid op gezette tijden. o Tijdige signaleringt wanneer uitbestedingen niet volgens afspraak verlopen. Initieert waar nodig verbeteringen. Bewaken van de projectenportfolio - Bewaakt het projectenportfolio (de veranderkalender). - Is voorzitter van het projectenportfolio overleg. - Verzorgt een jaarlijkse rapportage voor het bestuur over de effectiviteit van het projectenportfolio en de bijdrage aan de realisatie van de strategie van het fonds. Op basis hiervan kan de effectiviteit worden getoetst en de jaarplanning zonodig worden bijgesteld.
Kwalificaties en ervaring bestuurslid Informatievoorziening en uitbesteding Het betreft een functie gericht op het bewaken en toetsen van alle te maken keuzes binnen PGB ten aanzien van Informatievoorziening en uitbesteding. A. Competenties van een bestuurslid: - reflecterend vermogen; - multidisciplinair denken; - probleem analyseren en oordeel vormen; - integer handelen; - loyaliteit; - organisatievermogen hebben; - communicatief vermogen; - samenwerkingsvermogen; - onafhankelijkheid; - kritisch vermogen; - besluitvaardig; - initiërend/ pro-aktief; - resultaatgericht; - beschikt over omgevingssensitiviteit. B. Het bestuurslid Informatievoorziening en uitbesteding beschikt in aanvulling op de hiervoor genoemde algemene competenties van een bestuurslid, over de volgende kwaliteiten: - algemene kennis van het functioneren van een Pensioenfonds als financiële instelling, - algemene kennis van de overige bestuursportefeuilles, - op WO-niveau functioneren en beschikken over kennis van in Nederland voorkomende pensioensystemen, - verbindend vermogen en communicatievaardigheden, - beschikken over relevante meerjarige werkervaring op een vergelijkbaar terrein, - heeft ruime ervaring op het terrein van informatievoorzieningen, procesinrichting, projectmanagement en verandermanagement - goede sociale vaardigheden, - als geen ander weet hij/zij dat een bestuur alleen effectief kan zijn door samen te werken; hij/zij laat zien door een laagdrempelige en dynamische stijl dat hij/zij verbindingen aangaat om zodoende anderen te steunen in hun aanpak dan wel te overtuigen op basis van zijn/haar zienswijze, waarbij altijd het belang van het fonds voorop staat, - in onderhandelingen toont hij/zij zich flexibel, zoekend naar een win-win situatie, maar houdt oog voor het te bereiken resultaat en is zeer vindingrijk in het overbruggen van impasses, - specifieke kennis en ervaring op het gebied van uitbestedingsvraagstukken.
Tijdsbesteding De tijdsindeling van het werk wordt bepaald door vergaderdata, voor te bereiden stukken, het jaarplan, specifieke ontwikkelingen in de samenleving of pensioensector en vragen van het bestuur, bestuursbureau en andere betrokkenen. Het bestuurslid kan daarbinnen veelal zelf prioriteiten stellen en de volgorde van het werk zelf inschatten. Het bestuurslid Informatievoorziening en uitbesteding moet rekening houden met een tijdsbesteding van minstens 2,5 dag per week. Voor deze werkzaamheden ontvangt het bestuurslid een vergoeding conform de door het bestuur vastgestelde Vergoedingsregeling bestuurders. Benoeming Gelet op de Code Pensioenfondsen gaat de voorkeur uit naar een kandidaat die recht doet aan de diversiteit binnen het bestuur. De bestuurszetel Informatievoorziening en uitbesteding is thans toegewezen aan vertegenwoordigers van pensioengerechtigden. Dat betekent dat volgens de statuten van PGB nieuwe kandidaten kunnen worden voorgedragen door de Vereniging van Gepensioneerden van PGB (VVG PGB) en de betrokken vakorganisaties. Ook individuele kandidaten kunnen voorgedragen worden indien ze de steun hebben van 500 handtekeningen. Bestuursleden van PGB worden door De Nederlandsche Bank (DNB) getoetst op geschiktheid en betrouwbaarheid. DNB hanteert daarbij de Beleidsregel geschiktheid 2012. Benoeming vindt plaats door het bestuur op basis van deze door het bestuur vastgestelde en door de Raad van Toezicht goedgekeurde profielschets. Alle nieuwe bestuurskandidaten worden vooraf getoetst door de interne toetsingscommissie. Daarnaast beoordeelt de Raad van Toezicht of de voorgedragen kandidaat voldoet aan het functieprofiel. Als er na de toetsing meer dan één kandidaat over blijft, zal een verkiezing door de 75.000 pensioengerechtigden moeten uitwijzen wie uiteindelijk door het bestuur aan DNB wordt voorgedragen ter toetsing. Amsterdam, Juni l 2018 HvV