Functieprofiel sleutelfunctionarissen (zowel sleutelfunctiehouders als sleutelfunctievervullers)

Transcriptie

1 Functieprofiel sleutelfunctionarissen (zowel sleutelfunctiehouders als sleutelfunctievervullers) 1. Inleiding Stichting Pensioenfonds Notariaat ( SPN ) kent de volgende drie sleutelfuncties: - de risicobeheerfunctie; - de interne auditfunctie; en - de actuariële functie. De achtergrond van deze sleutelfuncties is gelegen in artikel 143a Pensioenwet, welke voorschrijft dat er onderscheid wordt gemaakt tussen uitvoering en controletaken. Er zijn verschillende mogelijkheden om de diverse sleutelfuncties in te vullen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de gekozen invulling van de sleutelfuncties en ziet erop toe dat de sleutelfunctionarissen steeds voldoen aan de door de toezichthouder gestelde geschiktheidseisen. Om de geschiktheid en betrouwbaarheid van de sleutelfunctionarissen te waarborgen, is in dit functieprofiel aangegeven aan welke eisen deze functionarissen moeten voldoen. Dit functieprofiel wordt gebruikt als beoordelingskader bij de selectie en benoeming van de sleutelfunctionarissen. Onderscheid houders en vervullers van de sleutelfuncties Er wordt onderscheid gemaakt tussen een houder van een sleutelfunctie en een persoon of een organisatorische eenheid die een sleutelfunctie vervult : - met een houder van een sleutelfunctie (sleutelfunctiehouder) wordt een natuurlijk persoon bedoeld die eindverantwoordelijk is voor de uitoefening van de taken die vallen onder de desbetreffende sleutelfunctie; - met een persoon of een organisatorische eenheid die een sleutelfunctie vervult (sleutelfunctievervuller) worden alle betrokken personen of organisatorische eenheden bedoeld die betrokken zijn bij de uitvoering van de taken die vallen onder de sleutelfuncties. Sleutelfunctiehouders moeten hun taken op een objectieve, eerlijke en onafhankelijke manier kunnen vervullen. De sleutelfunctiehouders moet toegang hebben tot alle informatie die noodzakelijk is om de functie te kunnen uitoefenen. Daarnaast dient er een directe rapportagelijn te zijn naar het bestuur van het pensioenfonds en, indien het houderschap is belegd bij een bestuurslid, de raad van toezicht. Toetsing DNB SPN meldt de sleutelfunctiehouders bij DNB. Reden hiervoor is onder andere dat DNB in de gelegenheid gesteld moet worden de personen die de sleutelfuncties uitoefenen te toetsen op geschiktheid en betrouwbaarheid. 2. Risicobeheerfunctie 2.1. Taken De risicobeheerfunctie beoordeelt, monitort en rapporteert over het risicobeheersysteem. Met de risicobeheerfunctie wordt beoogd dat een pensioenfonds een totaalbeeld heeft van de verschillende risico s waaraan het pensioenfonds wordt blootgesteld. Het betreft zowel financiële als nietfinanciële risico s. SPN heeft zijn beleid met betrekking tot het risicobeheer vastgelegd in het handboek risicomanagement en SPN draagt zorg voor de uitvoering hiervan. Functieprofiel sleutelfunctionaris 1/8

2 Naast deze controlerende rol heeft deze sleutelfunctie ook een initiërende en adviserende rol bij het vormgeven van het risicobeheer. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan advisering aan het bestuur over risicoblootstellingen bij mogelijke transacties vanuit de pensioenadministratie of het vermogensbeheer, belangrijke beleggingsbesluiten die voorliggen en het identificeren van en adviseren over mogelijke toekomstige risico s, maar die wel al meegenomen dienen te worden in de besluitvorming. Daarnaast levert de houder van deze functie een belangrijke bijdrage aan de beheersing van de risico s en de rapportage hierover aan het bestuur. Een gedegen invulling van de risicobeheerfunctie beperkt zich niet tot een marginale toetsing of alle processtappen worden doorlopen, maar strekt zich ook uit tot inhoudelijke beoordelingen daarvan. Houder en vervuller risicobeheerfunctie Het houderschap van de risicobeheerfunctie wordt belegd bij een bestuurder, welke tevens voorzitter is van de risicocommissie van SPN (RBC). De vervulling van de risicobeheersleutelfunctie wordt belegd bij de risicomanager van SPN en/of een externe partij Vereiste deskundigheid sleutelfunctionaris risicobeheer De sleutelfunctionaris risicobeheer: a. beschikt over grondige kennis van risicobeheer; b. is in staat een visie te ontwikkelen en strategie te bepalen met betrekking tot het risicobeheer van SPN en de relevante (maatschappelijke) ontwikkelingen daaromtrent (deze eis geldt alleen voor de sleutelfunctiehouder); c. heeft het vermogen om te anticiperen op mogelijke risico s met betrekking tot beleid en uitvoering; d. is in staat de regie te voeren over de activiteiten ter realisatie van de doelstellingen met betrekking tot het risicobeheer en is in control ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten op dit gebied. Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de uitvoering door de vervuller van de sleutelfunctie (deze eis geldt alleen voor de sleutelfunctiehouder); e. beschikt over relevante werkervaring op het terrein van risicobeheer; en f. is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering Vereiste competenties sleutelfunctionaris risicobeheer Voor een goed functioneren is het van belang dat een sleutelfunctionaris over onderstaande competenties beschikt: a. integriteit: een sleutelfunctionaris risicobeheer moet integer en betrouwbaar zijn. Hiertoe onderschrijft een sleutelfunctionaris risicobeheer de gedragscode van SPN en verklaart deze na te leven. Daarnaast wordt een betrouwbaarheidsonderzoek uitgevoerd, waarvan de uitkomst moet zijn dat de sleutelfunctionaris betrouwbaar en van onbesproken gedrag is; b. oordeelsvorming: een sleutelfunctionaris risicobeheer ziet dwarsverbanden en de samenhang en kan communiceren tussen de verschillende domeinen/deskundigheidsgebieden. Tevens kan een sleutelfunctionaris risicobeheer mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en logische conclusies trekken en tot realistische beoordelingen komen; c. onafhankelijkheid: een sleutelfunctionaris risicobeheer staat voor de eigen opvattingen en principes en is bereid anderen hiermee te confronteren. Een sleutelfunctionaris risicobeheer neemt verantwoordelijkheid voor eigen doen en laten; Functieprofiel sleutelfunctionaris 2/8

3 d. overtuigingskracht: een sleutelfunctionaris risicobeheer weet anderen te overtuigen van een bepaald standpunt of met goede argumenten zo ver te krijgen tot het nemen van een bepaald besluit of het behalen van een bepaald resultaat; e. stressbestendig: een sleutelfunctionaris risicobeheer blijft gelijkmatig presteren onder hoge (werk)druk en in onzekere omstandigheden; en f. verantwoordelijkheid: een sleutelfunctionaris risicobeheer heeft inzicht in interne en externe belangen, weegt deze zorgvuldig af en legt hierover verantwoording af Rapportage- en meldingsplicht De houder van de risicobeheerfunctie rapporteert materiele bevindingen en aanbevelingen op het gebied dat onder zijn verantwoordelijkheid valt aan het bestuur en de raad van toezicht. De houder van de risicobeheerfunctie meldt het zo spoedig mogelijk bij DNB indien het bestuur niet tijdig passende corrigerende maatregelen treft met betrekking tot materiele bevindingen en aanbevelingen (waarvan het bestuur middels eerdere rapportage op de hoogte is gesteld) inzake: - een substantieel risico dat SPN niet aan een bij of krachtens de wet gesteld vereiste van significante betekenis zal voldoen en dit ernstige gevolgen kan hebben voor de belangen van deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden of pensioengerechtigden; of - een significatie inbreuk op de voor het pensioenfonds en haar activiteiten geldende bij of krachtens wet gestelde vereisten. In de bijlage worden de kaders van deze procedure aangegeven. 3. Interne audit functie 3.1. Taken De interne auditfunctie betreft het uitvoeren van (interne) audits binnen de bedrijfsvoering van SPN De belangrijkste taak die hoort bij de interne auditfunctie is het periodiek evalueren van de adequaatheid en doeltreffendheid van de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering van een pensioenfonds, inclusief uitbestede werkzaamheden. De interne auditfunctie vormt het sluitstuk van alle waarborgen binnen een pensioenfonds wat betreft de beheerste en integere bedrijfsvoering. De interne auditfunctie beoordeelt tevens de doeltreffendheid en adequaatheid van werkgebieden van de andere sleutelfuncties. SPN heeft zijn beleid met betrekking tot de interne audit schriftelijk vastgelegd in audit beleidsplan en het pensioenfonds draagt zorg voor uitvoering van dat beleid. Ten minste driejaarlijks wordt het beleid met betrekking tot de interne audit geëvalueerd. Het beleid wordt verder uitgewerkt in een jaarlijks auditplan. Houder en vervuller interne auditfunctie De positie van houder van de interne auditfunctie wordt niet uitbesteed. Het houderschap van de interne auditfunctie wordt belegd bij een bestuurder. De vervulling van de interne audit sleutelfunctie wordt belegd bij de directeur van het bestuursbureau die eventueel werkzaamheden kan laten uitvoeren door een externe partij. Functieprofiel sleutelfunctionaris 3/8

4 3.2. Vereiste deskundigheid sleutelfunctionaris interne audit Een sleutelfunctionaris interne audit: a. is in staat een visie te ontwikkelen en strategie te bepalen met betrekking tot de interne auditfunctie van SPN en de relevante (maatschappelijke) ontwikkelingen daaromtrent (deze eis geldt alleen voor de functiehouder); b. heeft het vermogen om de adequaatheid en doeltreffendheid van de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering van een pensioenfonds, inclusief uitbestede werkzaamheden te beoordelen en hierop te anticiperen; c. is in staat de regie te voeren over de activiteiten ter realisatie van de doelstellingen met betrekking tot het de interne auditfunctie en is in control ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten op dit gebied. Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de uitvoering door de vervuller van de sleutelfunctie (deze eis geldt alleen voor de functiehouder); d. beschikt over grondige kennis van pensioenfondsen, bijbehorende activiteiten en over onderzoekstechnieken; e. beschikt over grondige kennis van administratieve organisatie, financiële controle en interne controle; f. heeft ervaring met het beoordelen (functiehouder) en het uitvoeren (functievervuller) van de werkzaamheden hiervan; g. beschikt over relevante werkervaring op het terrein van interne audit; en h. is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering Vereiste competenties sleutelfunctionaris interne audit Voor een goed functioneren is het van belang dat een sleutelfunctionaris over bepaalde competenties beschikt. Deze zijn gelijk aan de competenties voor de sleutelfunctie risicobeheer. Voor de vereiste competenties van de sleutelfunctie interne audit wordt derhalve verwezen naar onderdeel Rapportage- en meldingsplicht De sleutelfunctiehouder interne audit rapporteert materiele bevindingen en aanbevelingen op het gebied dat onder zijn verantwoordelijkheid valt aan het bestuur en de raad van toezicht. De sleutelfunctiehouder interne audit meldt het zo spoedig mogelijk bij DNB indien het bestuur van het pensioenfonds niet tijdig passende corrigerende maatregelen treft met betrekking tot materiele bevindingen en aanbevelingen (waarvan het bestuur eerder op de hoogte is gesteld) inzake: - een substantieel risico dat SPN niet aan een bij of krachtens de wet gesteld vereiste van significante betekenis zal voldoen en dit ernstige gevolgen kan hebben voor de belangen van deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden of pensioengerechtigden; of - een significatie inbreuk op de voor het pensioenfonds en haar activiteiten geldende bij of krachtens wet gestelde vereisten. In de bijlage worden de kaders van deze procedure aangegeven. Functieprofiel sleutelfunctionaris 4/8

5 4. Actuariële functie 4.1. Taken De actuariële functie betreft de actuariële activiteiten en ten minste: 1. het houden van toezicht op de berekening van de technische voorzieningen; 2. het beoordelen van de betrouwbaarheid en adequaatheid van de berekening van de technische voorzieningen, waaronder in ieder geval wordt verstaan: het beoordelen of de bij de berekening van de technische voorzieningen gehanteerde methodieken, onderliggende modellen en aannamen passend zijn; 3. het beoordelen of er voldoende gegevens worden gebruikt bij de berekening van technische voorzieningen en het beoordelen van de kwaliteit van die gegevens; 4. het toetsen van de bij de berekening van technische voorzieningen gehanteerde aannames aan de praktijk; 5. het beoordelen van de algehele gedragslijn voor het aangaan van pensioenverplichtingen ingeval het pensioenfonds een dergelijke gedragslijn heeft; 6. het beoordelen van de adequaatheid van de verzekeringsregelingen ingeval het pensioenfonds dergelijke verzekeringsreglementen heeft; 7. het ertoe bijdragen dat het risicobeheer doeltreffend wordt toegepast. Naast het voorgaande kan de actuariële functie bijdragen aan de eigenrisicobeoordeling wat betreft de verzekeringstechnische risico s. SPN heeft zijn beleid met betrekking tot actuariële aspecten vastgelegd in de ABTN en draagt zorg voor uitvoering van dat beleid. Houder en vervuller actuariële functie Het houderschap en het vervullen van de actuariële sleutelfunctie wordt bij SPN bij de certificerend actuaris belegd Vereiste deskundigheid sleutelfunctionaris actuarieel Een sleutelfunctionaris actuarieel: a. is in staat een visie te ontwikkelen en strategie te bepalen met betrekking tot het pensioenfonds en meer in het bijzonder de actuariële functie en heeft oog voor relevante - maatschappelijke - ontwikkelingen op zijn werkterrein (deze eis geldt alleen voor de functiehouder); b. heeft het vermogen om te anticiperen op de risico s ten aanzien van de gevolgen van beleid en uitvoering; c. is in staat de regie te voeren over de activiteiten ter realisatie van de doelstellingen van het fonds en is in control ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten behorende bij de actuariële functie (regiefunctie). Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de uitvoering (deze eis geldt alleen voor de functiehouder); d. beschikt over grondige actuariële kennis; e. heeft ervaring met het beoordelen van de actuariële werkzaamheden die horen bij een pensioenfonds (deze eis geldt alleen voor de functiehouder); f. heeft aantoonbare ervaring met het uitvoeren van de actuariële werkzaamheden die horen bij een pensioenfonds (deze eis geldt alleen voor de functievervuller); en g. is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering. Functieprofiel sleutelfunctionaris 5/8

6 4.3. Vereiste competenties sleutelfunctionaris actuarieel Voor een goed functioneren is het van belang dat een sleutelfunctionaris over bepaalde competenties beschikt. Deze zijn gelijk aan de competenties voor de sleutelfunctie risicobeheer. Voor de vereiste competenties van de sleutelfunctie actuarieel wordt derhalve verwezen naar onderdeel Rapportage- en meldingsplicht De sleutelfunctiehouder actuarieel rapporteert materiele bevindingen en aanbevelingen op het gebied dat onder zijn verantwoordelijkheid valt aan het bestuur van SPN. De houder van de actuariële sleutelfunctie meldt het zo spoedig mogelijk bij DNB indien het bestuur van het pensioenfonds niet tijdig passende corrigerende maatregelen treft met betrekking tot materiele bevindingen en aanbevelingen (waarvan het bestuur eerder op de hoogte is gesteld) inzake: - een substantieel risico dat SPN niet aan een bij of krachtens de wet gesteld vereiste van significante betekenis zal voldoen en dit ernstige gevolgen kan hebben voor de belangen van deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden of pensioengerechtigden; of - een significatie inbreuk op de voor het pensioenfonds en haar activiteiten geldende bij of krachtens wet gestelde vereisten. In de bijlage worden de kaders van deze procedure aangegeven. 5. Inwerkingtreding Dit document functieprofielen is op 12 december 2018 vastgesteld door het bestuur en treedt in werking op 1 januari Functieprofiel sleutelfunctionaris 6/8

7 Bijlage: kader rapportage sleutelfunctiehouders In deze bijlage wordt het kader geschetst inzake de rapportageplicht van de sleutelfunctiehouders. 1. Op grond van artikel 143a Pensioenwet dienen de houders van de risicobeheerfunctie, interne auditfunctie of actuariële functie periodiek hun (materiële) bevindingen en hun aanbevelingen op het gebied dat onder hun verantwoordelijkheid valt, te rapporteren aan het bestuur van het pensioenfonds. Indien de houder van de risicobeheerfunctie, interne auditfunctie of actuariële functie tevens bestuurder is van het pensioenfonds worden de materiële bevindingen en aanbevelingen óók gerapporteerd aan de raad van toezicht. Omdat het houderschap van de sleutelfuncties risicobeheer en interne audit bij SPN is belegd bij een bestuurder, hebben deze sleutelfunctiehouders naast de rapportageplicht aan het bestuur, tevens een rapportageplicht aan de raad van toezicht. 2. Beoordeling of er sprake is van materiele bevindingen en/of aanbevelingen op het gebied dat onder het aandachtsgebied van de sleutelfunctiehouder valt (en of er dus gerapporteerd moet worden aan het bestuur en eventueel de raad van toezicht), ligt bij de betreffende sleutelfunctiehouder. 3. De rapportage vindt altijd schriftelijk plaats. 4. De rapportage aan de raad van toezicht is inhoudelijk gelijk aan de rapportage van het bestuur. 5. De rapportage wordt altijd zo spoedig mogelijk verstuurd aan de voorzitter van het bestuur danwel raad van toezicht en altijd opgenomen bij de vergaderstukken voor de eerstvolgende vergadering van het bestuur, danwel raad van toezicht. Op die manier wordt getracht te waarborgen dat de raad van toezicht van SPN op de hoogte is van de bevindingen en aanbevelingen. Uit hoofde hiervan kan de raad van toezicht het bestuur aanspreken, indien het bestuur niet tot handelen overgaat naar aanleiding van een materiële bevinding of aanbeveling (terwijl dat gezien de omstandigheden volgens de sleutelfunctiehouder wel vereist is). 6. De voorzitter van het bestuur bepaalt of de rapportage leidt tot vervolgstappen die op korte termijn dienen plaats te vinden, of dat eventuele vervolgstappen bepaald kunnen worden op de volgende bestuursvergadering. 7. De voorzitter van het bestuur brengt de voorzitter van de raad van toezicht op de hoogte van de uitkomst van stap De voorzitter van het bestuur informeert zowel de betreffende sleutelfunctiehouder als de voorzitter van de raad van toezicht over de vervolgstappen die het bestuur al dan niet gaat zetten of heeft gezet naar aanleiding van de rapportage. 9. De voorzitter van de raad van toezicht informeert de overige leden van de raad van toezicht over stap De betreffende sleutelfunctiehouder kan naar aanleiding van stap 8 de volgende acties ondernemen: a. toelichting vragen aan (de voorzitter van) het bestuur over de al dan niet genomen vervolgstappen; b. overleg voeren met de raad van toezicht; Functieprofiel sleutelfunctionaris 7/8

8 c. melding doen bij DNB dat het bestuur niet tijdig passende corrigerende maatregelen heeft getroffen De raad van toezicht kan naar aanleiding van stap 8 de volgende acties ondernemen: a. uitnodigen sleutelfunctiehouder voor toelichting op betreffende rapportage; b. uitnodigen van (de voorzitter van het) bestuur van SPN voor toelichting op de al dan niet genomen vervolgstappen; c. het verantwoordingsorgaan bij de betreffende kwestie betrekken; d. in gesprek gaan met DNB inzake de betreffende kwestie; e. melden van disfunctioneren van het bestuur of een lid van het bestuur aan het verantwoordingsorgaan en aan het bestuur. Indien het bestuur naar aanleiding van de melding niet binnen een redelijke termijn naar tevredenheid van de raad van toezicht handelt, meldt de raad van toezicht het disfunctioneren van het bestuur of een lid daarvan aan DNB; f. schorsing/ontslag van één of meer bestuursleden. 1 Op grond van artikel 143a Pensioenwet melden dienen de houders van de sleutelfuncties het zo spoedig mogelijk aan DNB indien het bestuur van het pensioenfonds niet tijdig passende corrigerende maatregelen treft, nadat het bestuur op de hoogte is gesteld van: - een substantieel risico dat het pensioenfonds niet aan een bij of krachtens de wet gesteld vereiste van significante betekenis zal voldoen en dit ernstige gevolgen kan hebben voor de belangen van deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden of pensioengerechtigden; of - een significante inbreuk op de voor het pensioenfonds en haar activiteiten geldende bij of krachtens de wet gestelde vereisten. Functieprofiel sleutelfunctionaris 8/8