Notulen van de 72 e GMR vergadering d.d. 10-3- '14 Aan: Van: GMR, CvB Ank Swart Notulen van de tweeënzeventigste vergadering van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad van de Stichting Katholiek Onderwijs Flevoland Veluwe, gehouden op maandag 10 maart 2014 vanaf 20.00 uur in het SKOFV kantoor in Lelystad. Aanwezig: Mw.Cremers, lid GMR 2.0,personeelsgeleding regio Almere Mw. de Block, lid GMR 2.0, personeelsgeleding regio Almere Dhr.Vanlerberghe, lid GMR 2.0, oudergeleding regio Almere Dhr.Stroop, lid GMR 2.0, personeelsgeleding regio Lelystad/Dronten Dhr.Kuipers, lid GMR 2.0, oudergeleding regio Lelystad/Dronten Mw.Konings- Roobol, lid GMR 2.0, oudergeleding regio Lelystad/Dronten Dhr.Oosterbaan, voorzitter College van Bestuur, adviseur Mw.Swart, ambtelijk secretaris Afwezig: Dhr.Vette, Dhr.Baar, Mw.Mensink, Mw.v.d.Pol, Dhr.Dijk, allen met bericht van verhindering. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Voorstel begrotingswijziging Voorafgaand aan de vergadering heeft de voorzitter van het CvB een voorstel voor een begrotingswijziging voor 2014 doorgesproken met voorzitter, vice- voorzitter en secretaris van de GMR. Het ging daarbij om de inzet van de extra middelen uit het Herfstakkoord. De middelen worden ingezet voor incidentele zaken en niet structureel opdat er geen verplichtingen naar de toekomst ontstaan. Het voorstel kan pas in de meivergadering in de GMR worden gebracht. Vraag is of op korte termijn een extra GMR vergadering moet worden belegd of dat de GMR onder voorbehoud, na de voorbespreking, haar instemming kan geven. Vaststelling vindt dan plaats in de meivergadering. Vanuit de GMR wordt aangegeven dat aangenomen mag worden dat er met financiële kennis van zaken naar het voorstel gekeken is. Het lijkt niet efficiënt om begin april een extra vergadering te beleggen met het begrotingsvoorstel als enig agendapunt. De GMR stemt onder voorbehoud in. Afgesproken wordt dat de begrotingswijziging voor de meivergadering wordt geagendeerd. Vooraf zal het voorstel naar de GMR leden worden gemaild en kan er gereageerd worden. Interne/huishoudelijke zaken (zonder CvB) Rol van de GMR bij Passend Onderwijs Dhr.Kuipers legt de GMR een memo ter bespreking voor. 1
Tot nu toe was de GMR van mening dat de GMR geen actieve rol speelt bij de invoering van Passend onderwijs. Na de presentatie van Dhr.Weener tijdens de vorige GMR vergadering denkt Dhr.Kuipers daar anders over, mede door een reactie van zijn contactschool. De middelen worden door het Samenwerkingsverband Passend onderwijs verdeeld en op rekening van SKOFV gestort. De GMR zou er op toe moeten zien dat de middelen ook daadwerkelijk bij de scholen terechtkomen. Aangegeven wordt dat de GMR instemmingsbevoegdheid heeft t.a.v. de begroting. Tijdens de begrotingsbesprekingen zal duidelijk worden hoe de middelen worden ingezet. De middelen zijn geoormerkt en oneigenlijke inzet zal onmiddellijk duidelijk zijn. Aan de controller zal worden gevraagd om in een bijlage bij de begroting inzichtelijk te maken welke middelen uit de SWV komen en welke naar de scholen worden doorgesluisd. Opgemerkt wordt dat m.n. de financiën onderwerp van gesprek zijn op de contactscholen, waarschijnlijk voortkomend uit onwetendheid. Communicatie Mw.Konings en Dhr.Stroop, werkveld communicatie, hebben contact gehad met Kristian van den Berg, projectleider ICT, over de invoering van Office 365. Afgesproken is dat aangesloten wordt bij het INK model en ook dat alle MR leden worden opgenomen in het adressenbestand. De inrichting van de GMR portal gebeurt in overleg met Kristian. Verkiezingen De verkiezingscie. heeft in een heldere rapportage verslag gedaan van de tussentijdse verkiezing van een lid voor de GMR uit de oudergeleding, regio Almere. Dhr.Ron Vinken is met meerderheid van stemmen gekozen als vertegenwoordiger van de oudergeleding in de regio Almere in de GMR. De ervaring heeft geleerd dat vakantieperiodes niet mee kunnen tellen in de reactietermijn. De verkiezing van Dhr.Vinken zal in de Nieuwsbrief worden opgenomen. Vergaderdiscipline Er wordt van uitgegaan dat de vergaderstukken zijn gelezen. Verwacht wordt dat reacties vooraf worden ingediend. De Mededelingen worden beschouwd als mededelingen en niet als discussiepunten. In de rondvraag kunnen geen onderwerpen worden ingebracht die diepgaander bespreking vragen. In dat geval dient de vraag vooraf te worden ingediend waarna besloten kan worden of het agendapunt kan zijn. Vergaderrooster 2014-2015 De GMR vergaderingen zijn ingeroosterd op de maandag terwijl afgesproken is om op wisselende dagen te vergaderen. De jaarvergadering met de voorzitters van de MR s is gepland op 18 mei, een datum aansluitend op de meivakantie. Dat lijkt geen geschikte datum. Afmelding en aandachtspunten Dhr.Baar heeft zich afgemeld en daarbij aandacht gevraagd voor een drietal punten. - De jaarplanning - De rol van de GMR bij Passend onderwijs - GMR leden kunnen altijd gevraagd en ongevraagd deelnemen aan SKOFV bijeenkomsten. Radboud gaat daarover met hem in gesprek. Inventarisatie rondvraag - Week van het katholiek onderwijs - Procedure rond sollicitaties 2
Dhr.Oosterbaan, adviseur vanuit het CvB, schuift aan. 2. Notulen 71e GMR vergadering d.d. 23-1- '14 Er zijn geen reacties op de notulen binnengekomen bij het secretariaat. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen vanuit de GMR - Rol GMR bij Passend onderwijs De GMR zou een rol kunnen hebben in het bewaken van geoormerkte geldstromen die vanuit de Samenwerkingsverbanden Passend onderwijs naar SKOFV komen om doorgesluisd te worden naar de scholen. De controller zou dat inzichtelijk kunnen maken. Dhr.Oosterbaan geeft aan dat de middelen voor Passend onderwijs bij de Samenwerkingsverbanden binnenkomen. Daar worden afspraken gemaakt over het alloceren van deze middelen. Zo zal de OZK 156,- per leerling naar SKOFV overmaken. SKOFV sluist deze middelen door naar de scholen. Het Samenwerkingsverband Passend onderwijs Almere biedt de scholen expertise en 14,- per leerling. De GMR zou daar inzicht in willen hebben in een bijlage bij de begroting. Er is veel onrust op de scholen over de financiële mogelijkheden. Dhr.Oosterbaan herkent dat beeld. De scholen willen weten waar zij op kunnen rekenen. Met een maand zal er meer duidelijk zijn, ook in de regio Dronten/Lelystad. Dat zal gevolgen hebben. Per 1-1- '15 zullen er geen rugzakgelden meer zijn. De bekostiging van het s.o. verandert per 1-8- '16. De situatie voor de regio van de OZK is doorgerekend en op korte termijn gaan het CvB en de controller met de SKOFV scholen op de Veluwe om tafel. Wellicht is een andere verdeling van de middelen op SKOFV niveau mogelijk. In mei zal bekend zijn hoe de middelen voor Passend onderwijs in de 4 samenwerkingsverbanden worden verdeeld en wat dat voor de school betekent. - Voorstel begrotingswijziging De GMR stemt onder voorbehoud in met het voorstel m.b.t. de inzet van de extra middelen uit het Herfstakkoord zoals besproken met voorzitter, vicevoorzitter en secretaris. Doen zich wijzigingen voor dan wordt de GMR per mail geïnformeerd. Het voorstel wordt voor de mei vergadering geagendeerd. - Verkiezingen De verkiezingscie. heeft verslag gedaan van de verkiezingsprocedure en draagt Dhr.Ron Vinken, lid van de oudergeleding van de MR van 't Zonnewiel, voor benoeming voor. De GMR heeft de voordracht overgenomen. Daarmee is de vacature in de GMR van lid uit de oudergeleding in de regio Almere ingevuld. Dhr.Vinken was voor deze GMR vergadering verhinderd; hij zal voor de volgende vergadering worden uitgenodigd. - Vergaderrooster Hoewel afgesproken is dat op wisselende dagen wordt vergaderd, zijn de GMR vergaderingen in het schooljaar 2014-2015 steeds op de maandag ingepland. De jaarvergadering met de voorzitters van de MR- en is gepland op 18 mei, gelijk na de meivakantie. Dat lijkt geen geschikte datum. E.e.a. wordt aangepast. Mededelingen vanuit het bestuur Er wordt nader ingegaan op: - Almere onderwijsstad - De gewichtenregeling - Mobiliteitbeleid Mobiliteitbeleid 3
Het nieuwe mobiliteitbeleid is van kracht geworden. In hoeverre monitort het CvB het mobiliteitbeleid? In hoeverre werkt SKOFV mee aan mobiliteit? Dhr.Oosterbaan geeft aan dat veplichte mobiliteit/taakstelling per 1 augustus gerealiseerd moet zijn. Dit proces wordt strak gemonitord met een strakke sturing vanaf de speeddate (april- zomervakantie). Tot nu toe kon aan alle verplichtingen worden voldaan. Op vrijwillige mobiliteit wordt nauwelijks gestuurd. Het CvB houdt wel het overzicht. Gebleken is dat 50 à 60% wordt gehonoreerd. Bij specifieke functies wordt ook extern geworven. Deelnemers aan de speeddate ontvangen vooraf een lijst van de scholen met vacatures. Wellicht kan deze lijst breder bekend worden gemaakt waarmee vrijwillige mobiliteit wordt gestimuleerd. Almere onderwijsstad Dit jaar is Almere onderwijsstad en in dat kader werd vandaag een congres georganiseerd voor bestuurders, directeuren en ketenpartners. Vijf SKOFV scholen leverden met workshops een bijdrage. Voor zover bekend is dat op De Goede Herder (educatief partnerschap), Crescendo (ZML) en op De Droomspiegel (ICT) goed verlopen, goede voorbeelden om met elkaar te delen. Opgemerkt wordt dat het wellicht ook mogelijk is om goede voorbeelden binnen SKOFV te delen? Aangegeven wordt dat ervaringen in het Directieberaad worden gedeeld. Ook de broedplaatsen en het onderwijs café kunnen daarvoor een podium zijn. Gewichtenregeling De regeling is complex. Vanuit het ministerie is extra gecontroleerd; daaraan zijn geen sancties verbonden maar het heeft wel gevolgen voor de bekostiging in het komende schooljaar. Vier SKOFV scholen zijn voor controle bezocht en bij een van die scholen heeft dat geleid tot een aanmerkelijke bijstelling. Er zijn daar minder leerlingengewichten met bijstelling van het budget tot gevolg. Desgevraagd wordt aangegeven dat naast deze externe toetsing geen interne toetsing plaatsvindt. De regeling is goed gepubliceerd. Lastig is om gegevens die ouders bij inschrijving opgeven te verifiëren. Is de opleiding van de ouders juist opgegeven? Schoolbezoeken inspectie Ook St.Gregorius wordt door de inspectie bezocht. Na het inspectiebezoek aan de Delta op 13 februari jl. kreeg de school het basisarrangement. 4. Ter vaststelling: bijdrage GMR aan jaarverslag 2013 Opgemerkt wordt dat de bijdrage aan het jaarverslag voornamelijk ingaat op de wijze waarop de GMR 2.0 tot stand is gekomen met daarnaast summier een aantal onderwerpen die aan de orde kwamen. De GMR heeft wel wat meer gedaan. Vanuit de GMR wordt aangegeven dat het niet gaat om een evaluatie van de GMR 2.0. Volgens de richtlijnen moet de GMR een bijdrage leveren aan het bestuurlijk jaarverslag van SKOFV en met deze bijdrage wordt daaraan voldaan. Een evaluatie van de GMR 2.0 zou tijdens de jaarvergadering met de voorzitters van de MR- en op zijn plaats zijn. Voor gedetailleerde informatie wordt in het jaarverslag in het algemeen verwezen naar de website. De bijdrage wordt vastgesteld. 5. Ter kennisgeving: Proces plan van aanpak nieuw Strategisch beleidsplan Dhr.Stroop heeft de MR van zijn contactschool St.Gregorius bezocht. Vraag die werd gesteld was hoe de keuze voor de externe procesbegeleider Arno Vansichen uit Belgie tot stand is gekomen. Aangegeven wordt dat de werkvloer nauwelijks betrokken is geweest bij het huidige Strategisch beleidplan. De mate waarop invloed uitgeoefend kon worden is minimaal geweest. Gekozen is voor een proces met een zo breed mogelijke inbreng van alle geledingen van de stichting. Gekozen is ook voor de methode van waarderend onderzoek waarbij de kracht van de organisatie wordt benoemd en verder uitgebouwd. Er zijn offertes opgevraagd en Arno Vansichen bleek het meest ervaren in het begeleiden van processen. Hij komt niet uit het primair onderwijs. 4
Gevraagd wordt naar de regiegroep. Deze groep directeuren vormt een klankbordgroep die het proces volgt. De regiegroep buigt zich ook over de inhoudelijke invulling van de Directie tweedaagse. De ontwerpgroep is breed samengesteld: 3 ouders, 2 directeuren, 2 leerkrachten, 3 stafleden, het CvB. De ontwerpgroep werkt mee aan de voorbereiding van de summits, de brede bijeenkomsten vanuit alle geledingen. In de ontwerpgroep worden de vragen voorbereid die tijdens de summits in tafelgroepen worden besproken. Op de summits volgt een terugkomdag. Op de vraag of een dergelijk proces voor een volgende keer zelf ter hand wordt genomen, wordt aangegeven dat onbekend is wat er in 2019 nodig zal zijn. Voor nu is gekozen voor het waarderend onderzoek waarbij alle geledingen beter betrokken worden bij het proces. Naast het organiseren van twee summits is met de RvT een sterkte en zwakteanalyse gemaakt, worden tijdens teambezoeken van het CvB bepaalde thema s besproken en zijn tevredenheidsonderzoeken uitgezet. 6. Rondvraag en sluiting - Van 6 t/m 10 oktober wordt de week van het katholiek onderwijs gehouden. Wordt daar aandacht aan gegeven? Dit zal in het CvB worden besproken. - Gevraagd wordt naar het verloop van de sollicitatieprocedure. Bekeken wordt of de procedure correct op de website staat en de procedure zal nog eens onder de aandacht van de directeuren worden gebracht. - Mw.Konings wordt bedankt voor haar ondersteuning aan de verkiezingscie. De voorzitter sluit de vergadering. 5