KPN MIJNGESPREK HANDLEIDING 1
INHOUD Over BTC...3 Wat doet BTC?... 3 1. Eerste gebruik...4 1.1. Inloggen... 4 1.2. Cijfercode / vingerafdruk... 4 2. Overzicht...5 2.1. Voicemail... 5 2.2. Snel instellen... 5 2.3. Gespreksbeheer... 5 2.3.1 Doorverbinden... 6 2.3.2 Vergaderen... 7 2.3.3 In de wacht... 7 3. Recent...8 3.1. Gesprekken... 8 3.2. Voicemail... 8 4. Contacten...9 4.1. Bedrijf telefoonboek... 9 4.2. Lokaal telefoonboek... 9 5. Instellingen...10 5.1. Inkomende Gesprekken... 10 5.1.1. Alle gesprekken doorschakelen... 10 Voicemail Begroeting kiezen... 11 Doorschakelen naar Telefoonnummer... 11 Gesprekken Afwijzen (Niet storen)... 12 5.1.2. Alle gesprekken doorschakelen... 12 5.1.3. Doorschakelopties... 13 Bezet... 13 Geen antwoord... 13 Niet bereikbaar... 13 Instellen telefoonnummer... 13 5.1.4. Voicemail... 13 Bezet... 13 Geen gehoor... 13 E-mail... 13 Begroeting... 14 5.1.5. Anywhere (optioneel)... 14 5.1.6. Wisselgesprek... 15 5.1.7. Gespreksopname... 16 5.2. Oproepen ontvangen op... 16 5.2.1. Vast... 16 5.2.2. Mobiel... 16 5.2.3. Mobiel en vast... 16 5.3. Uitgaande gesprekken... 17 5.3.1. Uitgaand nummer... 17 5.3.2. Belmethode... 17 5.4. Callcenter... 18 5.4.1. Agent status... 18 5.4.2. Callcenter... 18 5.4. Mijn gegevens... 18 2
OVER BTC Communicatie, beschikbaarheid van informatie en data en de beveiliging daarvan zijn cruciaal voor elk bedrijfsproces. Elke onderneming streeft ernaar deze processen te optimaliseren, op zoek naar meer effectiviteit en productiviteit. BTC levert daar een substantiële bijdrage aan door met kennis van zaken en een goede service de totale ICT werkplek in te richten, mensen 24/7 bereikbaar te maken en het mogelijk te maken om altijd en overal te kunnen werken. Met cloudoplossingen, diensten en producten waarmee u nu al kunt anticiperen op de toekomst. WAT DOET BTC? Bedrijven en organisaties willen zich focussen op hun core business en zich geen zorgen maken over alles wat noodzakelijk is om het werk te kunnen doen. BTC ondersteunt bedrijven en organisaties door de zorg over de ICT werkplek weg te nemen. Dat doen we door als een onafhankelijke partner van ondernemingen te opereren voor de inrichting van de totale ICT werkplek volgens een one-stop-shop formule; het samenbrengen van alle point solutions en services onder één dak geeft klanten meer rust en controle. We adviseren in de toepassing van de nieuwste technologieën en toekomstbestendige oplossingen en verzorgen van a tot z de implementatie daarvan. De wensen en eisen van de klant vormen het vertrekpunt voor onze dienstverlening, het einddoel is daaraan tegemoet te komen op een manier die betaalbaar, werkbaar en schaalbaar is. Zo helpt BTC bedrijven om efficiënter te werken en de productiviteit te stimuleren door Het Nieuwe Werken op een relevante en effectieve manier in te zetten. Dit verhoogt zowel het plezier in het werk als het rendement van medewerkers. Daartoe adviseren we onafhankelijk over alle facetten waarmee de ICT werkplek wordt omgeven: netwerken, connectiviteit, hardware, services en infrastructuur. In combinatie met de implementatie en installatie hiervan. Deze integrale aanpak leidt tot de meest efficiënte oplossingen en draagt substantieel bij aan het verhogen van het rendement op de werkplek. En dus daarmee ook aan het ondernemingsrendement. Voor meer informatie zie www.btc.nl 3
1. EERSTE GEBRUIK 1.1. INLOGGEN Na het installeren van de MijnGesprek App dient u eenmalig uw login gegevens in te voeren. 1.2. CIJFERCODE / VINGERAFDRUK Nadat u de login gegevens heeft ingevuld krijgt u de vraag om een cijfercode of vingerafdruk in te voeren, zodat de MijnGesprek app wordt beveiligd en niet zomaar kan worden geopend. 4
2. OVERZICHT 2.1. VOICEMAIL Als er nieuwe voicemails zijn, wordt op het hoofdscherm een melding getoond waarin wordt aangegeven hoeveel nieuwe voicemails beschikbaar zijn. Door op de link te tikken, wordt u naar het voicemail scherm geleid, zie ook 3.2 Voicemail. 2.2. SNEL INSTELLEN Het snel instellen scherm geeft een verkorte versie weer van de geavanceerde instellingen. De uitleg van de verschillende mogelijkheden kunt u terugvinden in hoofdstuk 5 Instellingen. 2.3. GESPREKSBEHEER Indien de gebruiker via de telefooncentrale een oproep ontvangt, dan zal de app deze weergeven als een kleine balk bovenaan de app. In deze balk kan de gebruiker het gesprek pauzeren en hervatten. Als de gebruiker hier op tikt zal de balk openen en zullen de volledige gespreksopties zichtbaar worden. Bij toevoegen kan een 2e gesprek naar een ander nummer worden opgezet en worden toegevoegd aan het gesprek. Doorverbinden kan zowel met ruggespraak als direct (koud). Hiervoor kan de gebruiker een 2e of 3e gesprek opzetten en kiezen hoe en wie hij wil doorverbinden. Via het gespreksbeheer scherm kunt u gesprekken doorverbinden (zie 2.3 doorverbinden), een vergadering starten door iemand toe te voegen aan het gesprek (zie 2.4 vergaderen) of het gesprek in de wacht zetten (zie 2.5 in de wacht) 5
2.3.1 DOORVERBINDEN In het gespreksbeheer scherm kunt u via de knop Doorverbinden het gesprek doorverbinden naar een collega via het telefoonboek of door middel van het invoeren van een telefoonnummer. Het telefoonnummer kunt u invoeren door eerst op het icoontje te drukken. Zodra u de keuze heeft gemaakt uit het telefoonboek of door middel van het handmatig invoeren van een telefoonnummer kunt u bepalen hoe het gesprek doorverbonden dient te worden. BLIND/DIRECT DOORVERBINDEN Blind/direct doorverbinden betekent dat u het gesprek in één keer doorzet, zonder dat u van tevoren een aankondiging kan geven. Dit is de eerste optie uit de lijst. RUGGESPRAAK DOORVERBINDEN Met ruggespraak doorverbinden betekent dat u eerst de persoon aan de lijn krijgt waar u het gesprek naar wil doorverbinden. Hierbij kunt u dan aankondigen wie u aan de lijn heeft alvorens u doorverbindt. U verbindt het gesprek door via de Doorverbinden knop. 6
2.3.2 VERGADEREN In het gespreksbeheer scherm kunt u via de knop Toevoegen iemand toevoegen aan het gesprek via het telefoonboek of door middel van het invoeren van een telefoonnummer. Het telefoonnummer kunt u invoeren door eerst op het icoontje te drukken. Zodra u de keuze heeft gemaakt uit het telefoonboek of door middel van het handmatig invoeren van een telefoonnummer wordt er een tweede gesprek opgezet en krijgt u eerst te spreken, zodat u kunt aankondigen dat hij/zij wordt toegevoegd aan het gesprek. U voegt het gesprek samen met het eerste gesprek door op de knop samenvoegen te drukken. U zit nu met drie personen in het gesprek. 2.3.3 IN DE WACHT U kunt via het gespreksbeheer scherm het huidige gesprek ook in de wacht plaatsen door op gesprek pauzeren te drukken. Degene die in de wacht wordt geplaatst krijgt afhankelijk van de instellingen op de KPN ÉÉN telefooncentrale wachtmuziek of een wachttoon te horen. 7
3. RECENT 3.1. GESPREKKEN Onder het menu Recent en dan het tabblad Gesprekken worden alle gesprekken getoond die via de centrale zijn opgezet of zijn binnen gekomen. Voor de recente gesprekken en oproepen wordt altijd eerst in de lokale contacten gezocht, voordat in het bedrijfstelefoonboek wordt gezocht. Indien er geen passend contactpersoon wordt gevonden, dan wordt het telefoonnummer of anoniem weergegeven indien het een privé nummer betreft. Gesprekken uit de lijst kunnen worden verwijderd door het nummer ingedrukt te houden, te selecteren welke nummers u wenst te verwijderen en daarna op het prullenbak icoon te drukken. 3.2. VOICEMAIL Onder Recent en dan het tabblad Voicemail vindt u alle voicemails die op dat moment op het platform staan. De gebruiker kan deze afspelen op zijn telefoon (inclusief video voicemail), terugbellen naar de beller (indien het telefoonnummer beschikbaar is), de voicemail delen als.wav of.mov bestand via e-mail of de voicemail verwijderen. 8
4. CONTACTEN 4.1. BEDRIJF TELEFOONBOEK Hier is het telefoonboek van de telefooncentrale te zien. 4.2. LOKAAL TELEFOONBOEK Ook de lokale contacten worden weergegeven (mits toegestaan door het mobiele toestel). 9
5. INSTELLINGEN Dit scherm toont alle instellingen die beschikbaar zijn voor de gebruiker op basis van de toegekende rechten in de telefooncentrale. Elke optie wordt in de navolgende hoofdstukken verder toegelicht. 5.1. INKOMENDE GESPREKKEN 5.1.1. ALLE GESPREKKEN DOORSCHAKELEN Hiermee kan de gebruiker alle inkomende gesprekken doorschakelen en functioneert daarmee als DND (Do Not Disturb/Niet Storen) met de mogelijkheid om selectief door te schakelen naar een eindbestemming. Daarbij kan worden gekozen tussen Voicemail, doorschakelen naar een ander nummer en een melding laten horen. 10
VOICEMAIL BEGROETING KIEZEN Voor voicemail kan een standaard bericht alsmede een eigen bericht worden ingesteld. DOORSCHAKELEN NAAR TELEFOONNUMMER Het telefoonnummer waar een beller naar wordt doorgeschakeld. 11
GESPREKKEN AFWIJZEN (NIET STOREN) Alle inkomende oproepen worden geweigerd. De beller hoort een ingesprek toon en de verbinding wordt verbroken of het gesprek wordt doorgeschakeld conform de bij bezet instelling, indien er een doorschakeling staat ingesteld (zie 5.1.3. doorschakelopties). 5.1.2. ALLE GESPREKKEN DOORSCHAKELEN Hiermee kan de gebruiker alle inkomende gesprekken op zijn vaste nummer doorschakelen naar keuze. Daarbij kan worden gekozen tussen Voicemail, doorschakelen naar een ander nummer en een melding laten horen. De instellingen zijn hetzelfde als bij hoofdstuk 5.1.1. Alle gesprekken doorschakelen. 12
5.1.3. DOORSCHAKELOPTIES BEZET Indien het toestel in gesprek is, kan er na x aantal keren overgaan worden doorgeschakeld naar een ander telefoonnummer. Let op: indien wisselgesprek ingeschakeld is zal er pas bij een 3e inkomende oproep doorgeschakeld worden. GEEN ANTWOORD Indien het toestel niet wordt opgenomen, kan er na x aantal keren overgaan worden doorgeschakeld naar een ander telefoonnummer. NIET BEREIKBAAR Indien het toestel niet bereikbaar is, bijvoorbeeld als deze uit staat of geen bereik heeft, kan er doorgeschakeld worden naar een ander telefoonnummer. INSTELLEN TELEFOONNUMMER Alle opties gebruiken hetzelfde nummer om naar door te schakelen. Indien deze in de app wordt aangepast, dan zal bij alle drie de opties het telefoonnummer worden aangepast. 5.1.4. VOICEMAIL De gebruiker kan instellen bij welke oproepen moet worden doorgeschakeld naar voicemail. BEZET Indien de gebruiker in gesprek is worden de volgende inkomende oproepen doorgeschakeld naar de voicemail. De beller krijgt dan de ingestelde voicemail begroeting te horen. GEEN ANTWOORD Indien de telefoon niet wordt beantwoord, wordt na een x aantal keren overgaan de beller doorgeschakeld naar voicemail. E-MAIL Hier kan de gebruiker opgeven naar welk e-mailadres de voicemail moet worden gestuurd als deze is ingesproken. De voicemail is ook te beluisteren in de app. 13
BEGROETING Hier kan een begroeting worden gekozen of een nieuwe begroeting worden ingesproken. 5.1.5. ANYWHERE (OPTIONEEL) De optie Anywhere is alleen in de MijnGesprek app zichtbaar indien u een Anywhere licentie actief heeft op uw zakelijk mobiele abonnement van KPN. Indien u de VastMobiel licentie heeft is de instelling Anywhere verborgen. Anywhere integreert uw mobiele toestel op softwareniveau met uw telefooncentrale. U bent met uw vaste en mobiele toestel via één enkel telefoonnummer bereikbaar. De telefooncentrale zorgt ervoor dat bijv. uw mobiele telefoon ook overgaat op het moment dat u op uw verkorte of vaste nummer wordt gebeld. TELEFOONNUMMER U vult bij het telefoonnummer het nummer in dat ook moet overgaan als u op uw vaste nummer wordt gebeld. Dit kan uw mobiele nummer zijn, maar ook bijv. uw thuis telefoonnummer. 14
ANYWHERE INSTELLINGEN Onder de instellingen heeft u een drietal opties Blokkeer doorschakelen Indien u de optie inschakelt, zorgt u ervoor dat een oproep niet in bijv. een voicemail terecht komt. Voorbeeld: U wordt gebeld op uw zakelijke vaste lijn en u heeft uw privé mobiele nummer opgegeven als telefoonnummer in de Anywhere instelling. Uw privé nummer gaat ook over op het moment dat u zakelijk wordt gebeld. Als u dan de optie Blokker doorschakelen aan heeft staan, voorkomt u dat de zakelijke oproep naar uw privé voicemail doorgaat. Vraag om bevestiging Hiermee kunt u aan de telefooncentrale een akkoord geven voor het doorzetten van de inkomende oproep. Indien de optie is ingeschakeld vraagt de telefooncentrale bij het aannemen van de oproep eerst of u de oproep wenst te ontvangen. Indien dit het geval is dient u dit te bevestigen met een willekeurige toets 0-9. Anywhere gespreksbediening Indien u de optie inschakelt, geeft u aan dat de telefooncentrale tussen het gesprek blijft zitten. Hierdoor kunt u gebruik blijven maken van de MijnGesprek app om bijv. het gesprek in de wacht te zetten, door te verbinden of een vergadering te starten. 5.1.6. WISSELGESPREK Door wisselgesprek in te schakelen kan er tegelijkertijd een 2e oproep ontvangen worden. Bij uitschakelen is dit niet mogelijk. Let op: hiervoor dient wisselgesprek ook op het toestel ingesteld te zijn. 15
5.1.7. GESPREKSOPNAME Met de optie Gespreksopname kan de manier van gespreksopname worden ingesteld. Deze optie wordt alleen weergegeven als de gespreksopname licentie is toegewezen aan de gebruiker. De (i) geeft een uitgebreide uitleg aan de gebruiker hoe Gespreksopname tijdens een gesprek werkt. 5.2. OPROEPEN ONTVANGEN OP Deze optie wordt gebruikt om de gebruiker de mogelijkheid te bieden om te kiezen op welk toestel de oproepen binnenkomen. Dit geldt voor oproepen naar zowel het vaste als het mobiele nummer. Als bijvoorbeeld alleen vast aan staat, dan worden de gesprekken naar het vaste nummer, maar ook de gesprekken naar het mobiele nummer alleen nog afgeleverd op het vaste toestel. 5.2.1. VAST Hierbij wordt voor zowel oproepen naar het vaste nummer als oproepen naar het mobiele nummer aflevering op het mobiele toestel uitgezet. Alleen het vaste toestel wordt opgeroepen. 5.2.2. MOBIEL Hierbij wordt voor zowel oproepen naar het vaste nummer als oproepen naar het mobiele nummer aflevering op het vaste toestel uitgezet. Alleen het mobiele toestel wordt opgeroepen. 5.2.3. MOBIEL EN VAST Hierbij wordt voor zowel oproepen naar het vaste nummer als oproepen naar het vaste en mobiele nummer afgeleverd. 16
5.3. UITGAANDE GESPREKKEN 5.3.1. UITGAAND NUMMER Hier kan ingesteld worden of er met het vaste of mobiele telefoonnummer wordt uitgebeld. Ook kan er worden gekozen om Anoniem uit te bellen door bij Nummerweergave Geen in te schakelen. Daarnaast kunnen zij hun vast/mobiel integratie (tijdelijk) uitschakelen. Dit dient alleen gebruikt te worden in geval van een aanhoudende storing. Let op: hierbij vervallen functionaliteiten zoals uitbellen met vast nummer, intern bellen (d.m.v. extensie), voicemail, etc. 5.3.2. BELMETHODE Met deze optie kan worden ingesteld hoe een gesprek vanuit de app wordt opgezet. VAMO gebruikers kunnen alleen Centrale belt terug en Bel mobiel gebruiken. Optie Bel via Centrale is dan niet zichtbaar. Centrale belt terug is een handige optie om gesprekken te starten vanuit de app om deze vervolgens op te nemen op het vaste toestel of via een softphone om belkosten te besparen. Bel mobiel zorgt er voor dat de app gebruik maakt van de belfunctionaliteit van het mobiele toestel. 17
5.4. CALLCENTER Onder het item Call center kunnen gebruikers hun call center/wachtrij aanmeldingen en status beheren. 5.4.1. AGENT STATUS Bij status worden alle opties getoond; Ingelogd - Aangemeld als medewerker, maar niet bereikbaar Uitgelogd - Afgemeld als medewerker, niet bereikbaar Beschikbaar - Beschikbaar in het callcenter om oproepen te ontvangen Niet beschikbaar - Aangemeld als medewerker, maar niet bereikbaar Afronden - Aangemeld als medewerker, maar niet bereikbaar 5.4.2. CALLCENTER Onder Callcenter kan een gebruiker zichzelf uit of in de wachtrij plaatsen. Let op: de beheerder kan deze optie uitschakelen. 5.4. MIJN GEGEVENS Dit is het profiel van de gebruiker in de telefooncentrale. Getoond worden de gebruikersnaam, telefoonnummers, extensie en e-mailadres. Hiermee kan de gebruiker zijn nummers inzien en zijn e-mailadres controleren. Daarnaast kan de gebruiker aangeven of de app met Touch ID en/of PIN wil beveiligen en de mogelijkheid tot het wachtwoord wijzigen. Uitloggen brengt de gebruiker weer naar het inlogscherm, waar alle login gegevens weer moeten worden opgegeven. 18