Handleiding ZA-standaard Voor: Ketenpartners Datum: 11/09/2017 Versie: 1.1 www.hetcak.nl
PAGINA 2 VAN 17 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Wijzigingslog 4 3. Digitale aanlevering cliëntgegevens en zorguren 5 3.1. AGB en/of WZA code 5 3.2. Bestandsaanlevering 5 3.3. Bestandsopbouw 6 4. Beknopte recordlay-out met toelichting 8 4.1. Hoofdrecord 8 4.2. Cliënt stamrecord 10 4.3. Cliënt aanvullend record 12 4.4. Cliënt zorgrecord 13 4.5. Sluitrecord 16 5. Bijlagen ZA-standaard 17 5.1. Voorbeeld van een ZA bestand 17 5.2. Voorbeeld van een Retourbestand 17
PAGINA 3 VAN 17 1. Inleiding In deze handleiding leggen wij uit hoe de elektronische bestandsuitwisseling volgens de Zorgaanbieder Standaard (ZA-standaard) in zijn werk gaat. Om een bulkbestand via de applicatie Ketenportaal volgens de ZA-standaard te kunnen aanleveren heeft u een softwareleverancier nodig. Meer informatie over het Ketenportaal vindt u in de handleiding Ketenportaal. Heeft u niet de mogelijkheid om klant- en zorggegevens in bulk aan te leveren dan kunt u gebruikmaken van onze gratis webapplicatie Corfu zorgaanbieders. Hier kunt u handmatig alle klant- en zorggegevens zelf aanleveren. Let op: het is niet mogelijk om de applicaties Ketenportaal en Corfu gelijktijdig of door elkaar te gebruiken. Uiterste aanleverdatum Het is van belang dat u uw bestanden voor de uiterste aanleverdatum heeft aangeleverd bij het CAK. Zo kan het CAK tijdig een factuur naar onze gezamenlijke klant toesturen. In de periodetabel kunt u terugvinden wat de uiterste aanleverdatum is per periode. De productcodes Wmo vindt u in de conversietabel. De meest recente periodetabel en conversietabel kunt u downloaden op onze website www.hetcak.nl/zakelijk. Vragen Heeft u vragen over de ZA-standaard? Dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners (servicedesk@hetcak.nl of 088-711 4888).
PAGINA 4 VAN 17 2. Wijzigingslog In dit wijzigingslog worden alle wijzigingen vermeld, die zijn doorgevoerd als de ZA Standaard is aangepast naar een nieuwe versie. Bent u een bestaande gebruiker van de ZA Standaard? Dan kunt u in dit wijzigingslog in één oogopslag zien wat er gewijzigd is en wat u in uw programmatuur moet aanpassen. Bent u een nieuwe gebruiker van de ZA Standaard? Dan is het wijzigingslog niet direct voor u van toepassing. Neem dan de gehele ZA Standaard aandachtig door en bouw uw programmatuur strikt volgens de ZA Standaard op. Huidige versie = Versienummer 9 Releasedatum = periode 1 van 2015 (29-12-2014) Algemene wijzigingen 01-record Verwerkingsdatum (moet groter of gelijk aan eerder aangeleverd bestand zijn). Volgnummer (moet groter of gelijk aan eerder aangeleverd bestand zijn) 10-record Persoonstype (alleen persoonstype 1) 12-record 20-record 30-record 32-record Burgerlijke staat (vervalt in volgende versie) Leefeenheid (vervalt in volgende versie) In AWBZ (vervalt in volgende versie) Inkomensopvraag (vervalt in volgende versie) Automatische incasso (vervalt in volgende versie) Banknummer (vervalt in volgende versie) Telefoonnummer (vervalt in volgende versie) Overlijdensdatum (vervalt in volgende versie) Wij verzoeken u geen 20-record meer aan te leveren. In de volgende versie komt het record te vervallen. Wij verzoeken u geen 30-record meer aan te leveren. In de volgende versie komt het record te vervallen. Wij verzoeken u geen 32-record meer aan te leveren. In de volgende versie komt het record te vervallen. 51-record Financieringsstroom 01, 08, 10 Financieringsstroom 10 is alleen geldig voor zorgjaar 2015
PAGINA 5 VAN 17 3. Digitale aanlevering cliëntgegevens en zorguren 3.1. AGB en/of WZA code Om klant- en zorggegevens bij het CAK aan te leveren, moet u in het bezit te zijn van een Algemene Gegevens Beheer code (AGB-code). Daarnaast is het mogelijk om klant- en zorggegevens met een WZAcode aan te leveren. Op een AGB-code kunnen alle producten die vermeld staan op de conversietabel van het desbetreffende zorgjaar aangeleverd worden. Met een WZA-code kunt u geen zorg met een productcode in de 300 en 500-reeks aanleveren (zie conversietabel 2015). Vektis geeft de AGB-code uit. Het CAK geeft de WZA-code uit. Vanaf 2015 is het niet meer nodig om voor WMO-zorg een WZA-code aan te vragen. 3.2. Bestandsaanlevering Bestanden worden aangeleverd via de applicatie Ketenportaal op Mijn CAK Zakelijk. U kunt inloggen op Mijn CAK Zakelijk via https://keten.hetcak.nl/. Wanneer u nog geen account heeft, kunt u deze aanvragen door middel van het aanvraagformulier op de website via: www.hetcak.nl/hetcak/media/hetcak/zakelijk/pdf/eigen%20bijdrage/toegang-cak-zakelijk.pdf 3.2.1. Aanlevering cliëntgegevens en zorguren Een zorgjaar bestaat voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) uit 13 perioden van 4 weken. Wij brengen jaarlijks een periodekalender uit waar deze zorgperioden op staan. U vindt deze kalender op www.hetcak.nl/zakelijk/zelf-regelen/periodekalender. In deze tabel kunt u zien tot wanneer een periode loopt en wanneer u de zorggegevens uiterlijk bij het CAK moet aanleveren. NAW-gegevens mag u niet verdeeld over meerdere bestanden aanleveren. Het cliënt stamrecord (10 record), het cliënt aanvullend record (12 record) en het zorgrecord (51 record) moeten in één bestand staan met vermelding van het Burgerservicenummer (BSN). Wanneer de klantgegevens bij het CAK zijn aangeleverd, worden deze gegevens gecontroleerd bij het BRP. Het CAK ontvangt van het BRP automatisch eventuele mutaties van deze klant. Voorbeelden van deze mutaties: Verhuisdata Overlijdensdata Trouw- of scheidingsdata Geboortes 3.2.2. Uitval klant- en zorggegevens Tijdens de verwerking van de aangeleverde bestanden met klant- en zorggegevens kunnen problemen ontstaan, waardoor het hele bestand of delen van het bestand niet te verwerken zijn. Dit wordt uitval genoemd. U ontvangt na iedere aanlevering een retourbestand. In dit bestand kunt u terugvinden of uitval aanwezig is. Het retourbestand wordt altijd via het Ketenportaal teruggekoppeld naar de zorgaanbieder van elk bestand dat wordt aangeleverd. Het retourbestand wordt in CSV formaat teruggekoppeld. In de toelichting op de uitvallijsten wordt per uitvalcode de reden van uitval genoemd. Hierin is ook terug te vinden welke actie eventueel ondernomen moet worden. U vindt de toelichting op
PAGINA 6 VAN 17 www.hetcak.nl/zakelijk. Bij vragen over de uitvallijst kunt u ook terecht bij de Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners. Lever bij eventuele uitval zo spoedig mogelijk de uitgevallen regels in een nieuw bestand correct aan. Wanneer een bestand in zijn geheel niet te verwerken is, moet u het herstelde bestand opnieuw aanleveren. Houd hierbij rekening met de uiterste aanleverdatum. Alles wat uiterlijk op de uiterste aanleverdatum wordt aangeleverd neemt het CAK mee in de eerstvolgende facturatieronde. 3.2.3. Gebruik cliëntnummer Met de ZA standaard is het mogelijk om eigen cliëntnummers door te geven. Hierdoor is de bestandsuitwisseling met het CAK transparant en is er gemakkelijk te communiceren over de aanlevering. Wanneer een cliënt voor het eerst wordt aangeleverd bij het CAK, wordt het meegegeven cliëntnummer gekoppeld aan de cliënt (BSN). Daarmee is de eerste aanlevering erg belangrijk. Bij volgende aanleveringen wordt de zorg op basis van het gebruikte cliëntnummer gekoppeld. Het is niet mogelijk en toegestaan om een reeds gebruikt cliëntnummer opnieuw te gebruiken. Bij overlijden wordt een cliëntnummer direct afgesloten en kan er geen zorg meer op worden aangeleverd. Bij het aanleveren van cliëntgegevens wordt er een ingangsdatum (week) meegestuurd. Let op: de ingangsdatum moet vóór de datum (week) van de eerst geleverde zorg liggen. 3.2.4. Testbestanden Gaat u voor de eerste keer zorg aanleveren? Dan kunt u een testbestand sturen naar servicedesk@hetcak.nl. Met dit testbestand controleert het CAK of het aangeleverde bestand technisch in orde is. Wanneer het testbestand correct is, kunt u overgaan tot het aanleveren van zorggegevens. Ook als u aanpassingen in uw softwarepakket heeft gedaan, is het wenselijk om opnieuw een testbestand aan te leveren. Het CAK controleert of het bestand technisch correct is, zodat geen onnodige uitval en vertraging ontstaat in de aanlevering van de klant- en zorggegevens. 3.3. Bestandsopbouw De elektronische bestandsuitwisseling gaat volgens een bepaald formaat. In deze paragraaf worden de details beschreven. Een bestand heeft altijd één hoofdrecord, één sluitrecord en kan één of meerdere cliëntrecords (NAW gegevens) en zorgrecords (zorggegevens) bevatten. In bijlage 5.1 is een voorbeeld van een bestand te vinden. Voorbeeld: 75000017.001 of 69000017.001. 3.3.1. Bestandsnaam De bestandsnaam van een ZA-bestand is een 8-cijferige combinatie gevolgd door een 3-cijferig volgnummer en zijn van elkaar gescheiden door een punt. De eerste 6 cijfers is de AGB- of WZA-code van de zorgaanbieder. De volgende 2 cijfers zijn de laatste twee cijfers van het huidige jaar (dus voor 2017 geldt 17 en voor 2018, 18). De laatste 3 cijfers is het volgnummer. Het CAK adviseert om bij.001 te beginnen. Bestanden met dezelfde verwerkingsdatum moeten namelijk met steeds een hoger volgnummer worden aangeleverd. Het is niet mogelijk om
PAGINA 7 VAN 17 hetzelfde of een lager volgnummer te gebruiken voor bestanden met dezelfde verwerkingsdatum. U bent zelf verantwoordelijk voor de administratie, zodat de bestanden opvolgend worden aangeleverd. 3.3.2. Recordtype Elk bestand bevat 5 recordtypes. In het volgende hoofdstuk wordt dieper ingegaan op de voorwaarden waar de verschillende recordtypen aan horen te voldoen om de klant- en zorggegevens goed bij het CAK aan te leveren. De volgende recordtypen worden door de interface ondersteund: Hoofdrecord Cliënt stamrecord Cliënt aanvullend record Cliënt zorgrecord Sluitrecord (01-record) (10-record) (12-record) (51-record) (90-record)
PAGINA 8 VAN 17 4. Beknopte recordlay-out met toelichting In dit hoofdstuk lichten wij de verschillende recordtypen toe. Wij behandelen de verschillende velden in de recordtypen en geven de belangrijkste aandachtspunten aan. Let op: de voorbeelden in dit hoofdstuk zijn fictief. U ziet per recordtype de structuur van het bericht. Van elk gegeven wordt de naam beschreven, het soort, de veldlengte, het formaat en of het veld verplicht is. Een aantal velden komen in meerdere records voor. De toelichting op het veld wordt echter maar één keer in dit document vermeld. Wij behandelen de records op chronologische volgorde, beginnend bij het laagste record nummer. TOELICHTING Recordspecificatie Soort Lengte Formaat Eindpositie Verplicht Toelichting Hiermee wordt aangegeven of het veld numeriek of alfanumeriek is: A = Alfanumeriek, kan de letters A t/m Z bevatten N = Numeriek, kan alleen cijfers bevatten. Wanneer niet alle posities gebruikt worden, moet u voorloopnullen in het veld invullen. Is een numeriek veld, waarmee het maximaal aantal karakters aangegeven wordt. Dit is de juiste weergave van het record om goed verwerkt te kunnen worden. De cumulatie van de verschillende lengtevelden. Hiermee wordt aangegeven of een veld verplicht of optioneel is: V= verplicht O = optioneel NB: Wanneer een veld optioneel en numeriek is, moet u het veld volledig met spaties invullen, als u die niet met een numerieke waarde wilt invullen. Eventueel kunt u hier een korte toelichting op het veld geven, bijvoorbeeld bij keuzemogelijkheden. Elk record heeft een vaste recordlengte van 80 posities. Elk verplicht veld moet een waarde hebben. Als aangegeven is dat een beperkt aantal waarden wordt toegestaan, dan mag er geen andere waarde in het veld staan. 4.1. Hoofdrecord Elk bestand waarin klant- en zorggegevens worden aangeleverd is voorzien van een hoofdrecord. Het hoofdrecord bevat een groot deel van de bestandsnaam. Voor de verwerking van het bestand is dit noodzakelijk.
PAGINA 9 VAN 17 TABEL 1: TOELICHTING HOOFDRECORD Veld Soort Lengte Formaat Eind positie Verplicht Toelichting Recordtype N 2 2 V = 01 AGB code N 6 8 V AGB of WZA code Bestandsnummer N 7 JJJJ999 15 V Jaartal+volgnummer Verwerkingsdatum N 8 JJJJMMDD 23 V Jaar+maand+dag Systeemomgeving A 1 24 V P= productie T = test Versienummer N 2 26 V =20 Filler A 54 80 V Spaties 4.1.1. Recordtype Het recordtype is het unieke identificatie nummer om de verschillende records te identificeren en te herkennen. 4.1.2. AGB code Vul hier uw AGB-code of WZA-code in. Deze code bestaat uit zes posities. Een AGB-code bestaat uit 8 posities. Het CAK gebruikt de laatste 6 cijfers van een AGB-code. 4.1.3. Bestandsnummer Het bestandsnummer is uniek per zorgaanbieder. Houd er rekening mee dat het volgnummer in de bestandsnaam opvolgend moet zijn aan voorgaande volgnummers wanneer de verwerkingsdatum gelijk is aan het laatst verwerkte bestand. Let op: De AGB-/WZA-code, het jaartal en het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de AGB-/WZA-code, het jaartal en het volgnummer in het hoofdrecord. 4.1.4. Verwerkingsdatum De verwerkingsdatum mag niet in de toekomst liggen. Ook mag de verwerkingsdatum van een bestand niet voor de verwerkingsdatum van een eerder aangeleverd bestand liggen. 4.1.5. Systeemomgeving In dit veld geeft u aan of het bestand een test- of een productiebestand betreft. Een testbestand wordt aangegeven met een T en een productiebestand met een P. 4.1.6. Versienummer Het versienummer is momenteel 20. Het CAK informeert u wanneer deze versie wijzigt. Andere versienummers ondersteunt het CAK momenteel niet. 4.1.7. Filler De filler is bedoeld om het hoofdrecord aan te vullen naar 80 posities, zodat alle records van het bestand een zelfde lengte hebben. Voor de filler kunnen spaties gebruikt worden.
PAGINA 10 VAN 17 4.2. Cliënt stamrecord Het cliënt stamrecord bevat de identificerende gegevens van een klant die zorg ontvangt. Belangrijk is dat u hierin altijd het Burgerservicenummer van de betreffende klant vermeldt. Het cliënt stamrecord moet u altijd in combinatie met de adresgegevens aanleveren in het cliënt aanvullend record. Lever deze gegevens voor alle klanten in elk bestand aan. Dat is namelijk wettelijk verplicht. TABEL 2: TOELICHTING CLIENT STAMRECORD Veld Soort Lengte Formaat Eind positie Verplicht Toelichting Recordtype N 2 2 V =10 Jaartal Jaartal > 2014 N 4 JJJJ 6 V ingangsdatum Weeknummer Conform periodetabel N 2 8 V ingangsdatum Uniek nummer per Cliëntnummer N 10 18 V zorgaanbieder, max. 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloop nullen) Persoonstype N 1 19 V 1=Cliënt Achternaam A 25 44 V Conform NEN-norm Voorvoegsels Conform NEN-norm. A 8 52 O Niet hoofdlettergevoelig, voluit geschreven Voorletters A 5 57 O Conform NEN-norm Geboortedatum N 8 JJJJMMDD 65 V Jaar+maand+dag BSN N 9 74 V Moet voldoen aan 11 proef Filler A 6 80 V Spaties 4.2.1. Jaartal ingangsdatum Gebruik hier een jaartal (en weeknummer, zie 2.2.2) die vóór het jaar en de week van de zorg die aangeleverd moet worden ligt. Wisselt een klant van zorgaanbieder? Dan moet de nieuwe zorgaanbieder het jaar aanhouden dat zij zelf voor het eerst zorg aanleveren bij de klant. Het jaartal mag voor nieuwe klanten niet voor jaar 2014 liggen. 4.2.2. Weeknummer ingangsdatum De ingangsdatum van de weeknummers begint op maandag en eindigt op zondag. U kunt de weeknummers terugvinden in de periodekalender van het CAK via www.hetcak.nl/zakelijk/zelfregelen/periodekalender. 4.2.3. Cliëntnummer Het cliëntnummer is het unieke identificatienummer van de zorgaanbieder. Wij combineren dit cliëntnummer met de AGB- en/of WZA-code waarop u de klantgegevens aanlevert. Deze unieke
PAGINA 11 VAN 17 combinatie wordt vastgelegd in de leefeenheid waarin het CAK de klant registreert. Let op: het is niet mogelijk en toegestaan om een reeds gebruikt cliëntnummer opnieuw te gebruiken. 4.2.4. Persoonstype Vul bij het persoonstype 1 in. 4.2.5. Achternaam Vul hier de achternaam, zoals bekend bij het BRP in. Deze mag maximaal 25 posities innemen. Bij het invullen hoeft u geen rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. U hoeft geen leestekens te gebruiken (bijvoorbeeld Jörgens). Spaties kunt u invullen, deze tellen wel mee als positie. Let op: heeft een achternaam meer dan 25 posities? Let dan goed op hoe de naam juist afgebroken moet worden. Voorwaarde is dat de eerste naam volledig wordt weergegeven in het cliënt stamrecord. Voorbeeld: Goed: Fout: Croiset van Ugchelen-Wouters Croiset van Ugchelen-Wout Cr. van Ug.-Wouters Bij personen met een buitenlandse afkomst verdient het afbreken van de achternaam extra aandacht. In een aantal landen is het de gewoonte dat de geboortenaam van een persoon bestaat uit de achternaam van de vader en de achternaam van de moeder. Het is daarom raadzaam om te controleren op welke wijze deze persoon bij de burgerlijke stand staat ingeschreven (bijvoorbeeld via het paspoort of rijbewijs). Als het afbreken van de achternaam noodzakelijk is, neem dan een deel van de geboortenaam op. Voorbeeld: Goed: Fout: Sabramohammed Pastahannessi (naam vader/ naam moeder) Sabramohammed Pastahannes Sabramohammed De achternaam van gehuwde klanten kunt u op vier verschillende manieren aanleveren. Ook hierbij is het van belang dat u de combinatie aanhoudt zoals bekend is bij de burgerlijke stand. Alleen geboortenaam Alleen gehuwde naam Gehuwde naam-geboortenaam Geboortenaam-gehuwde naam In het geval van een combinatie moet u de namen scheiden door middel van een - (koppelteken). U hoeft geen spaties voor of na het koppelteken te plaatsen. 4.2.6. Voorvoegsels Gebruik in het cliënt stamrecord voorvoegsels op de volgende manier: Voorbeeld: Van Dijk-De Bruin Goed: Achternaam Dijk-De Bruin Voorvoegsel Van Fout: Achternaam Dijk-Bruin Voorvoegsel DeVan
PAGINA 12 VAN 17 4.2.7. Voorletters Het aantal te vullen posities is minimaal één en maximaal vijf. Eventuele punten vult u niet in. Spaties kunnen ook worden meegeleverd, deze tellen wel mee als positie. Voorbeeld: Goed: Fout: Eric Johannes Jacobus Jansen EJJ E.J.J 4.2.8. Geboortedatum In dit veld vult u de geboortedatum van de klant in. Bij personen van buitenlandse afkomst is soms alleen het geboortejaar bekend. Vul in dergelijke gevallen de geboortedatum als volgt in: JJJJ0000 (JJJJ= in het bestand moet deze vervangen worden door het geboortejaar) Voorbeeld: 31 december 1960 Goed: 19601231 Fout: 31121960 4.2.9. Burgerservicenummer (BSN) U bent verplicht om het BSN van een klant in te vullen. Dit gebruikt het CAK voor de identificatie van de klant. Hierdoor kan het CAK verkeerde identificatie voorkomen. Het BRP koppelt de gegevens terug die geregistreerd staan bij dit BSN. 4.3. Cliënt aanvullend record In dit record vult u de aanvullende NAW-gegevens van de klant in. Het cliënt aanvullend record (12-record) levert u altijd aan in combinatie met het cliënt stamrecord (10-record). TABEL 3: TOELICHTING CLIËNT AANVULLEND RECORD Veld Soort Lengte Formaat Eind positie Verplicht Toelichting Recordtype N 2 2 V =12 Jaartal Jaartal > 2014 N 4 JJJJ 6 V ingangsdatum Weeknummer Conform de periodekalender van N 2 8 V ingangsdatum het CAK Uniek nummer per zorgaanbieder, Cliëntnummer N 10 18 V altijd 10 cijfers (eventueel aanvullen met voorloop nullen) Persoonstype N 1 19 V 1=Cliënt Geslacht M=Man A 1 20 O V=Vrouw =Onbekend (spatie) Postcode A 6 26 V Aanleveren met hoofdletters Huisnummer N 5 31 V Aanleveren met cijfers
PAGINA 13 VAN 17 Huisnummer Verplicht bij aanwezigheid van A 4 35 O toevoeging toevoeging Filler A 45 80 V Spaties 4.3.1. Geslacht Dit veld mag gevuld worden met het geslacht zoals geregistreerd staat bij de burgerlijke stand. Als het geslacht niet bekend is, vult u het veld in met een spatie. 4.3.2. Postcode + huisnummer (toevoeging) Hier worden de gegevens gevuld zoals de klant geregistreerd staat bij het BRP. Het aanleveren van de gegevens van een tijdelijke verblijfplaats, bijvoorbeeld een vakantiehuisje, kan als correspondentieadres aangeleverd worden. Wanneer het huisnummer onbekend is (zoals het geval is bij bijvoorbeeld woonboten) moet een 1 ingevuld worden in het veld huisnummer. Let op: De postcode moet in hoofdletters aangeleverd worden 4.4. Cliënt zorgrecord Vul bij het cliënt zorgrecord de uren en minuten, dagdelen of een andere eenheid in die u aan de klant heeft geleverd. De klant ontvangt op basis van deze gegevens een factuur wanneer de geleverde zorg bijdrageplichtig is. TABEL 4: TOELICHTING CLIËNT ZORGRECORD Veld Soort Lengte Formaat Eind positie Verplicht Toelichting Recordtype N 2 2 V =51 Actiecode 1=Nieuw N 1 3 V 2=Wijzigen Jaartal Jaartal > 2010 afgenomen product N 4 JJJJ 7 V Week afgenomen N 2 9 V Conform de periodekalender van het CAK product Cliëntnummer Uniek nummer per zorgaanbieder, N 10 19 V altijd 10 cijfer (eventueel aanvullen met voorloop nullen) Afgenomen product N 3 22 V Zie de conversietabel. Volgens afspraak tussen zorgaanbieder met de gemeenten. Financieringsst 01, 08 of 10 (financieringsstroom 10 N 2 24 V room is alleen nog geldig voor zorgjaar
PAGINA 14 VAN 17 2015) Aantal uren/ dagdelen/ of Het aantal zorg, uitgedrukt in uren en minuten, dagdelen of een andere een andere eenheid. De eerste 3 posities staan N 5 29 V eenheid voor het aantal zorg en in de laatste 2 posities wordt het aantal minuten weergegeven Medewerkernummer van zorgaanbieder geregistreerd is Nummer waaronder medewerker N 10 39 V Deskundigheid Functieniveau van medewerker N 2 41 O zorgaanbieder Filler A 39 80 V Spaties 4.4.1. Actiecode Er zijn twee mogelijkheden voor het aanleveren van de zorggegevens. De actiecode geeft aan wat er met de aangeleverde zorg moet gebeuren. Actiecode 1 Actiecode 2 Nieuw, er wordt een nieuw uniek record aangeleverd. Er zijn niet eerder zorggegevens doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerker nummer. Bij deze actiecode mag de eenheid niet nul zijn. Wijzigen, betekent dat het een wijziging betreft op al eerder aangeleverde zorggegevens. Er zijn al eerder zorggegevens doorgegeven voor de betreffende combinatie van het cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerker nummer. Wanneer actiecode 1 (nieuw) wordt aangeleverd mag ditzelfde record niet bestaan in ons systeem. Het betreft de combinatie cliëntnummer, jaar, week, productcode, financieringsstroom en medewerker nummer. Als de zorggegevens aangeleverd met actiecode 1 gewijzigd moeten worden, lever dan hetzelfde zorgrecord aan voor het juiste aantal uren, dagdelen of een andere eenheid met actiecode 2. Voorbeeld: Riet de Vries (1234567890) heeft bij de heer Voorbeeld (0000123456) in week 41 van 2014 voor totaal 4 uur aan zorg geleverd. De Zorgaanbieder heeft echter 5 uur bij het CAK aangeleverd. Dit moet dus gecorrigeerd te worden. Goed: 511201441000012345602001005001234567890 512201441000012345602001004001234567890 Fout: 511201441000012345602001005001234567890 511201441000012345602001005001234567890 Resultaat: correctie valt uit i.v.m. 2 de aanlevering actiecode 1, voor dezelfde combinatie (uitvalcode 5112: zorgrecord is al geleverd in de productie) Goed: 511201441000012345602001005001234567890 512201441000012345602001001001234567890 Resultaat: aantal uren is gecorrigeerd naar 1 uur, geleverd door Riet de Vries Let op: het komt voor dat een wijziging wordt aangeleverd met precies dezelfde inhoud als de nieuwe regel. Hiervoor bestaat geen uitvalcode. Daarmee bestaat de kans dat het bestand volledige bestand wordt afgekeurd.
PAGINA 15 VAN 17 Het is niet mogelijk om met het veld actiecode een verkeerd aangeleverde productcode te wijzigen. Om dit te wijzigen moet u eerst de uren aangeleverde zorg van de verkeerde productcode corrigeren naar de eenheid 0 en 0 minuten, vervolgens moet u de zorg op de juiste productcode aanleveren. Voorbeeld: De heer de Vries heeft in week 41 van 2014 ook nog hulp in het huishouden ontvangen van een alfahulp. Zij is in totaal 3 uurtjes langs geweest. De zorgaanbieder heeft in plaats van HH1, HH2 aangeleverd bij het CAK. Goed: 511201441000012345600608003001212121212 512201441000012345600608000001212121212 511201441000012345600708003001212121212 Fout: 511201441000012345600608003001212121212 512201441000012345600708003001212121212 4.4.2. Jaartal afgenomen product Hier moet u het jaartal invullen waarin de zorg is geleverd. Dit jaartal mag niet in de toekomst liggen. 4.4.3. Week afgenomen product Vul hier het weeknummer in waarin de zorg is geleverd. Dit weeknummer mag niet in de toekomst liggen. Een week begint op maandag en eindigt op zondag. Dit kunt u terugzien op onze periodekalender via www.hetcak.nl/zakelijk/zelf-regelen/periodekalender 4.4.4. Afgenomen product Het CAK accepteert alleen de productcodes zoals deze staan vermeld in de conversietabel van het betreffende zorgjaar. U vindt de conversietabel op www.hetcak.nl/zakelijk. Zorg voor een goede afstemming met de gemeente welke productcode door u aangeleverd moet worden. 4.4.5. Financieringsstroom De financieringsstroom geeft aan uit welke wettelijke regeling het product gefinancierd wordt. TABEL 5: FINANCIERINGSSTROOMCODE TABEL Nr. Financieringsstroom 01 AWBZ voor zorgjaar 2014 en eerder (zie conversietabel 2014 AWBZ-producten) Wmo2015 Overgangsrecht (i.c.m. de 300-reeks 2015), dit product is alleen geldig voor zorgjaar 2015 BW overgangsrecht (i.c.m. de 300-reeks 2016) 08 Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) (i.c.m. de 400-reeks) Huishoudelijke hulp productcode 6,7 en 100 t/m 107 10 Wlz vanaf zorgjaar 2015 ( i.c.m. de 500-reeks), dit product is alleen geldig voor zorgjaar 2015 4.4.6. Aantal uren/dagdelen of een andere eenheid Het aantal geleverde zorg wordt uitgedrukt in uren en minuten, dagdelen of een andere door de gemeente aangegeven eenheid. Bij het doorgeven van het zorgrecord, wordt het daadwerkelijk aantal geleverde
PAGINA 16 VAN 17 Voorbeeld: De heer Voorbeeld heeft in totaal 6 uur en 45 minuten (dus 405 minuten) zorg ontvangen van zijn huishoudelijke hulp Riet in week 40 van 2014. Goed: 511201440000012345602001006451234567890 Fout: 511201440000012345602001004051234567890 Resultaat: het CAK factureert voor week 40, 4 uur en 5 minuten zorg doorgegeven. De laatste twee posities van het veld betreft het aantal minuten, de eerste drie posities betreft het aantal uren, dagdelen of een andere door de gemeente aangegeven eenheid. 4.4.7. Medewerker nummer Het veld medewerker nummer is verplicht. Mocht u geen onderscheid maken tussen medewerkers, kunt u hier een fictief nummer invullen. 4.4.8. Deskundigheid Het veld deskundigheid mag leeg zijn. 4.5. Sluitrecord Elk bestand is voorzien van een sluitrecord. Het sluitrecord is een opsomming van de gegevens die in het aangeleverde bestand worden aangeboden. TABEL 7: TOELICHTING SLUITRECORD Veld Soort Lengte Formaat Eind positie Verplicht Toelichting Recordtype N 2 2 V =90 Aantal records Totaal regels in het bestand -2 N 7 9 V (hoofd- en sluitrecord) Aantal uren Het totaal aantal zorggegevens van N 12 21 V alle zorgrecords Filler A 59 80 V Als er fouten zijn gevonden in het sluitrecord, dan verwerken we het bestand niet en koppelen we dit terug in een retourbestand via de applicatie Ketenportaal. Het aangepaste bestand moet u zo snel mogelijk opnieuw aanleveren. Houd er rekening mee dat de verwerkingsdatum in het hoofdrecord (01) niet voor de verwerkingsdatum van een eerder verwerkt bestand mag liggen. Let op: alle aangeleverde bestanden die zijn aangeleverd voor de uitstere aanleverdatum gaan mee met de eerstvolgende facturatieronde. Bestanden die later dan de uiterste aanleverdatum worden aangeleverd kunnen hier niet meer in mee. 4.5.1. Aantal records Het totaal aantal records in het bestand (exclusief hoofd- en sluitrecord) moet gelijk zijn aan het opgegeven aantal records in het sluitrecord. 4.5.2. Aantal uren/dagdelen of een andere eenheid Het totaal aantal uren en minuten in de cliënt zorgrecords van het bestand moet gelijk zijn aan het aantal uren en minuten dat u opgeeft in het sluitrecord.
PAGINA 17 VAN 17 5. Bijlagen ZA-standaard 5.1. Voorbeeld van een ZA bestand 01712345201500120151111T20 1020120112345678901Laan van der P 19560201123456789 1220120112345678901M1234AA00123 511201601123456789040108003001234567890 511201602123456789040108002001234567890 511201603123456789040108002301234567890 511201604123456789040108003001234567890 1020120100000123451Vermeulen 19460302234567890 1220120100000123451 2345BB00234 512201549000001234541108000002345678901 512201550000001234541108000002345678901 512201551000001234541108000302345678901 512201552000001234541108000302345678901 900000012000000001130 Toelichting De eerste regel van het bestand is het hoofdrecord. De tweede en derde regel van het bestand zijn de cliëntrecords. De vierde tot en met de zevende regel van het bestand zijn de zorgrecords. De laatste regel van het bestand is het sluitrecord. 5.2. Voorbeeld van een Retourbestand De toelichting van de uitvallijst met bijbehorende foutcodes vindt u op www.hetcak.nl/zakelijk.