ADMINISTRATIEPROTOCOL Ondersteuningsarrangementen Wmo Versie: 18 mei 2018 Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 1
Inhoud Leeswijzer... 3 Versiebeheer... 3 1. Begrippenkader... 4 2. Waarom een administratieprotocol en voor wie is het protocol?... 5 3. Globaal administratief proces... 5 3.1 Berichtenverkeer... 6 3.2 Beveiligde functionaliteit... 7 3.3 Globaal werkproces... 11 3.3.1 Het keukentafelgesprek bij het wijkteam... 12 3.3.2 Het verder aanvullen van het POP... 12 3.3.3 Het vaststellen van het POP en het aanmaken van de beschikking... 12 3.3.4 Het leveren van de ondersteuning... 12 3.3.5 Termijnen... 13 4. De melding en het persoonlijk ondersteuningsplan... 13 4.1 Van melding naar globaal plan... 13 4.2 Van globaal naar definitief plan... 14 5. Aanvraag, besluit, beschikking en toewijzing... 15 6. Melding start en stop ondersteuning... 16 6.1 Melding start ondersteuning... 16 6.2 Stop ondersteuning... 16 7. Declaraties en betalingen... 17 7.1 Tarieven... 17 7.2 Betalingen... 18 7.3 Centraal Administratiekantoor en eigen bijdragen... 18 8. Mutaties... 18 8.1 BRP-mutaties (verhuizing buiten gemeente en overlijden cliënt)... 19 8.2 Mutaties binnen het ondersteuningsarrangement/pakket (intensiteit)... 19 8.3 Mutaties naar een ander ondersteuningsarrangement/pakket... 20 8.4 Mutaties naar enkelvoudige ondersteuning... 20 8.5 Mutaties in de keuze van aanbieder... 21 8.6 Mutaties in de gezinssituatie... 21 8.7 Mutaties in de leveringsvorm... 22 8.8 De cliënt wil stoppen met het traject... 23 8.9 De cliënt gaat over naar de Wet langdurige zorg... 23 8.10 De aanbieder/samenwerkingspartner wil stoppen met het traject... 24 Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 2
9. Heronderzoek en herindicaties... 24 10. Evaluatie... 24 11. Contractmanagement... 25 11.1 Verantwoording... 25 11.2 Samenwerking tussen aanbieders... 25 11.3 Regiekosten... 26 11.4 Accountbeheer in het WIZ-portaal... 27 Bijlage 1: Format persoonlijk ondersteuningsplan... 28 Bijlage 2: Format evaluatie... 31 Bijlage 3: Schematische weergave deelprocessen... 33 Bijlage 4: Schematische weergave mutatieprocessen... 39 Leeswijzer In hoofdstuk 1 beschrijven we de belangrijkste begrippen die terugkomen in dit protocol. In hoofdstuk 2 lichten we vervolgens toe waarom dit document is geschreven, voor wie en met welk doel. Hoofdstuk 3 beschrijft het administratieve proces op hoofdlijnen. In dit hoofdstuk staan we ook stil bij hoe de gemeente Almere via het standaard-berichtenverkeer en een gedeelde beveiligde functionaliteit communiceert met aanbieders. De hoofdstukken 4 tot en met 10 zoomen in chronologische volgorde in op de verschillende onderdelen van het werkproces. In hoofdstuk 11 staan we ten slotte stil bij de methodes die de gemeente Almere toepast in het contractmanagement. Versiebeheer Dit protocol is onderdeel van de aanbestedingsprocedure met kenmerk CIA2017.04.06, waarbij dit document bijlage 7 is. Het is een nadere uitwerking van artikel 4, lid 2 van de raamovereenkomst. De laatste versie van het protocol is gepubliceerd op TenderNed samen met de tweede nota van inlichtingen op 31 oktober 2017. Zoals aangekondigd, is het document sindsdien nog aangepast. Er zijn geen wezenlijke wijzigingen aangebracht. Het aangepaste protocol is samen met de brieven over de definitieve gunning verstuurd op 5 februari 2018. Na afronding van de aanbesteding en ondertekening van de daarop gebaseerde overeenkomsten, is het administratieprotocol een vastgesteld werkproces. De gemeente Almere beheert het protocol. Wijzigingen die impact hebben op het werkproces worden verwerkt in het document. Alle bijlagen van dit protocol zijn inmiddels ontwikkeld en nadere aanscherpingen in het proces zijn doorgevoerd. Daarmee is dit document in zijn definitieve versie gekomen. Benodigde toekomstige aanpassingen communiceren wij via de gebruikelijke kanalen. De meest recente versie van het administratieprotocol is te allen tijde te vinden op https://almerekracht.almere.nl. Gegunde aanbieders zijn gehouden zichzelf op de hoogte te brengen van de meest recente versie van het document. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 3
1. Begrippenkader Aanbieder Een zelfstandige onderneming met samenwerkingspartner(s) en/of een samenwerkingsverband of combinatie van partijen met een raamovereenkomst met de gemeente Almere naar aanleiding van de aanbesteding ondersteuningsarrangementen Wmo. Aanbieders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en kwaliteit van de ondersteuningsarrangementen en het bijbehorende werkproces. Voor elke samenwerkings-constructie geldt dat er één aanspreekpunt is richting de gemeente die ook verantwoording aflegt en de kwaliteit bewaakt. Activiteiten Ondersteuningsvormen geboden binnen de ondersteuningsarrangementen (individuele begeleiding, dagbesteding en huishoudelijke hulp). Ondersteuningsarrangement Een omschrijving van een groep cliënten met overeenkomsten in de hulpvraag/ondersteuningsbehoefte. De arrangementen zijn onderverdeeld in pakketten (A tot en met C, met uitzondering van arrangement 5) die rekening houden met de complexiteit van de ondersteuningsvraag. Participatieadviseur De participatieadviseur is de gemandateerde professional namens de gemeente die binnen het wijkteam de bevoegdheid heeft om ondersteuningsarrangementen te indiceren. Persoonlijk ondersteuningsplan (POP) Een plan de gemandateerde namens de gemeente (wijkteam/gezinsbegeleider/ klantmanager) in eerste instantie op hoofdlijnen invult samen met de cliënt. Vervolgens vult de aanbieder het plan samen met de cliënt verder aan. In het POP staan in ieder geval de doelen, resultaten, ondersteuningsbehoefte en uit te voeren activiteiten. WIZ-portaal/beveiligde functionaliteit Het WIZ-portaal is de gemeentelijke frontoffice-applicatie. De applicatie bevat samenwerkingstrajecten en een beveiligde functionaliteit (een elektronische en beveiligde internetomgeving die voldoet aan de privacyrichtlijnen). De gemeente en aanbieders kunnen via deze functionaliteit documenten aan elkaar beschikbaar stellen. Wijkteam Een vooruitgeschoven post in de wijk waar medewerkers van de gemeente en de convenantpartners (De Schoor, MEE IJsseloevers, VMCA, Zorggroep Almere) gezamenlijk fungeren als aanspreekpunt voor inwoners met een ondersteuningsbehoefte en/of een wens om iets te betekenen voor anderen. Wijkteammedewerker Lid van het wijkteam. Dit kan een medewerker van de gemeente (participatieadviseur) zijn of een medewerker in dienst van een convenantpartner van de gemeente. De definities en het gebruik van begrippen in dit administratieprotocol kan afwijken van andere documenten. Dit komt onder andere doordat meerdere gemeenten gebruikmaken van de applicaties en de beveiligde functionaliteit die het werkproces ondersteunen. Daarom komt er naast dit protocol een gebruikershandleiding met screenshots die de nieuwe werkwijze ondersteunt voor de wijkteammedewerkers en voor de aanbieders die in de beveiligde functionaliteit gaan werken. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 4
2. Waarom een administratieprotocol en voor wie is het protocol? Dit document beschrijft hoe het toewijzings- en declaratieprotocol in de gemeente Almere (hierna: de gemeente) verloopt voor de inzet van de ondersteuningsarrangementen Wmo. We beschrijven ook welke stappen de wijkteams en de aanbieders hierin nemen. De werkwijze treedt in werking op 16 juli 2018. In dit protocol staan de afspraken over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeente (backoffice/contractmanagers/ financiën), de wijkteams en aanbieders rondom het invullen van het persoonlijk ondersteuningsplan van cliënten, zorgtoewijzing, declaraties, herindicaties, evaluaties en mutaties. Het protocol geldt voor de gemeente, de wijkteams en alle aanbieders die een raamovereenkomst met de gemeente hebben voor de ondersteuningsarrangementen Wmo. We hanteren de volgende uitgangspunten: Minimale administratieve lasten; Toepassing van de i-standaarden; Berichtenverkeer en administratieve communicatie vindt alleen plaats tussen het aanspreekpunt van de aanbieder en de gemeente. Er vindt geen administratieve communicatie plaats met eventuele samenwerkingspartners om het beoogde resultaat van de ondersteuning te behalen. Het protocol heeft als doel: het beschrijven van administratieve processen en facturatieprocessen tussen de aanbieder en de gemeente, zodat deze uniform, efficiënt, effectief en rechtmatig verlopen. het beschrijven van de vast te leggen informatie bij de aanbieder en de gemeente. We communiceren onderling primair via het landelijke standaard-berichtenverkeer (iwmo 2.1 met een uitrol van iwmo 2.2 in 2018) via VECOZO en het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Het administratieprotocol werkt met de volgende input: berichtenverkeer; arrangement-intensiteit-combinaties (productcodes/pc) voor de producten- en dienstencatalogus; werkproces met globale beschrijving; persoonlijk ondersteuningsplan (POP) wijkteam; persoonlijk ondersteuningsplan (POP) aanbieder; format verzoek tot wijziging aanbieder; format evaluatie aanbieder. De genoemde formats zijn als bijlage aan dit administratieprotocol toegevoegd. 3. Globaal administratief proces Vanaf 16 juli 2018 werkt de gemeente met outputgerichte financiering voor de ondersteuningsarrangementen Wmo. Daarbij sturen we op resultaten op cliëntniveau. Er zijn vijf arrangementen die elk bestaan uit drie pakketten (met uitzondering van arrangement 5 dat uit één pakket bestaat), waarbij de intensiteit van de ondersteuning per pakket toeneemt. De uitwerking van de arrangementen en intensiteiten staan in het programma van eisen (hoofdstuk 3 van de opdrachtomschrijving). Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 5
Om te kunnen werken met de ondersteuningsarrangementen, verwacht de gemeente dat aanbieders kunnen communiceren via het standaard-berichtenverkeer en de beveiligde functionaliteit. Op de pagina s hierna volgt een toelichting op beide. 3.1 Berichtenverkeer De gemeente werkt met de landelijke i-standaarden (zie ook www.istandaarden.nl). Voor de Wmo is de iwmo-standaard van toepassing. Er is alleen berichtenverkeer en administratieve communicatie met het vaste aanspreekpunt van de aanbieder. De aanbieder ondersteunt de volgende De volgende iwmo- (retour)berichten: Tabel 1: Overzicht iwmo-berichten Bericht Titel Documentatie iwmo301 Toewijzing Wmo-ondersteuning Gemeente aanbieder iwmo302 Toewijzing Wmo-ondersteuning retour Aanbieder gemeente iwmo303 Declaratie/factuur Wmo-ondersteuning Aanbieder gemeente iwmo304 Declaratie/factuur Wmo-ondersteuning retour Gemeente aanbieder iwmo305 Start Wmo-ondersteuning Aanbieder gemeente iwmo306 Start Wmo-ondersteuning retour Gemeente aanbieder iwmo307 Stop Wmo-ondersteuning Aanbieder gemeente iwmo308 Stop Wmo-ondersteuning retour Gemeente aanbieder De berichten iwmo315 en iwmo316 zijn niet van toepassing in het werkproces. Er vindt geen verwijzing plaats via derden, alleen een toewijzing van de gemeente naar de aanbieder. Declaratie en betaling van de arrangementen vindt plaats op basis van een periode (congruent aan de dertien periodes per jaar van het Centraal Administratiekantoor). In de producten- en dienstencatalogus zijn de arrangementen en intensiteiten met de volgende productcodes opgenomen en worden zo gebruikt in het berichtenverkeer (volgens de landelijke i- standaarden): Tabel 2: Overzicht arrangementen en pakketten Arrangement Pakket Code iwmo Tarief 1 Psychosociale problematiek A 10A12 290,22 B 10A13 601,93 C 10A14 1.422,73 2 Lichte verstandelijke beperking A 10A22 333,89 B 10A23 626,87 C 10A24 1.034,76 3 Cognitieve achteruitgang/dementie A 10A32 255,07 B 10A33 526,57 C 10A34 1.355,03 Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 6
Arrangement Pakket Code iwmo Tarief 4 Lichamelijke achteruitgang A 10A55 224,81 B 10A57 524,91 C 10A59 921,66 4 Lichamelijke achteruitgang en NAH B 10A58 573,77 C 10A60 966,99 5 Zintuigelijke beperking A 10A18 610,40 In uitzonderlijke gevallen kunnen losse ondersteuningsvormen noodzakelijk zijn. Dan zijn onderstaande productcodes van toepassing. Tabel 3: Overzicht categorieën, codes en producten Categorie Product Code Tarief 01 Huishoudelijke hulp 01A04 22,80 02 Begeleiding individueel, zwaarte 1 02A16 49,90 02 Begeleiding individueel, zwaarte 2 02A19 56,40 07 Niet-arbeidsmatige dagbesteding, zwaarte 1 07A11 31,20 07 Niet-arbeidsmatige dagbesteding, zwaarte 2 07A12 50,40 07 Arbeidsmatige dagbesteding 07A13 26,40 08 Vervoer zonder rolstoel 08A03 8,00 08 Vervoer met rolstoel 08A04 20,00 3.2 Beveiligde functionaliteit De beveiligde functionaliteit is een elektronische en beveiligde internetomgeving die voldoet aan de privacyrichtlijnen. De beveiligde functionaliteit is een communicatieplatform. Het is na autorisatie toegankelijk en zichtbaar voor cliënten. De gemeente beheert de autorisaties. Aanvragen voor een account verlopen via de contractmanager van de betreffende aanbieder. De contractmanager levert vervolgens de inloggegevens en een gebruikersinstructie. Hij of zij is ook beschikbaar bij eventuele vragen of problemen. De beveiligde functionaliteit is eenvoudig te bedienen voor de medewerkers van aanbieders. De gemeente, de wijkteams en aanbieders gebruiken de functionaliteit tijdens het werkproces voor het versturen van inhoudelijke berichten over: uitwerking van het persoonlijk ondersteuningsplan; inhoudelijke zorgtoewijzing; het opstellen van evaluaties; het doorgeven van wijzigingen en uitval; onderlinge inhoudelijke communicatie en notificaties. Er wordt gewerkt met notificaties en met vaste formats en uniforme vulling. Deze zijn via de beveiligde functionaliteit direct te gebruiken. Er zijn cliëntgegevens zichtbaar die de aanbieder nodig heeft om zijn contractuele verplichtingen te kunnen nakomen. Deze gegevens blijven tijdens het ondersteuningstraject beschikbaar, zodat de aanbieder het persoonlijk ondersteuningsplan kan aanvullen. Verder kan inhoudelijke zorgtoewijzing Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 7
plaatsvinden en kunnen wijzigingen, evaluaties en beëindigingen beveiligd worden doorgegeven. Hiermee is het proces rondom de cliënt inzichtelijk. De participatieadviseur deelt het persoonlijk ondersteuningsplan na toestemming van de cliënt via de beveiligde functionaliteit met de aanbieder. Hij of zij zet per onderdeel van het plan een vinkje voor het delen van de informatie. Dit kan alle informatie zijn of een gedeelte, conform de wens van de cliënt. In het format voor het persoonlijk ondersteuningsplan staat een veld waarin de aanbieder verklaart dat de cliënt instemt met de inhoud van het plan (tussen cliënt en aanbieder). Bij een eventuele materiële controle achteraf toont de aanbieder aan dat de cliënt zijn of haar akkoord heeft gegeven. In de beveiligde functionaliteit is zichtbaar wie welke informatie aanvult. Het systeem registreert dit, zodat altijd te achterhalen is wie welke gegevens raadpleegt en muteert (logging). We doen tijdens de implementatiefase nader onderzoek naar de haalbaarheid van het up- en downloaden van gegevens van en naar de beveiligde functionaliteit vanaf het systeem van de aanbieder. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 8
Figuur 1: Het berichtenverkeer en de beveiligde functionaliteit in beeld Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 9
Figuur 2: Alternatieve route bij een voortijdige stop en/of tijdelijke ondersteuning Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 10
3.3 Globaal werkproces Hieronder staat het globale aanvraagproces rond de ondersteuningsarrangementen afgebeeld en beschreven. Een nadere toelichting per specifieke stap volgt in de volgende hoofdstukken. De schematische uitwerking van de deelprocessen in te vinden in bijlage 3. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 11
3.3.1 Het keukentafelgesprek bij het wijkteam De cliënt meldt zich bij het wijkteam of dient via een ander kanaal een melding in. Een eerste globale uitvraag/screening bepaalt of een keukentafelgesprek nodig is. Bij de ondersteuningsarrangementen is dit altijd het geval. Het wijkteam roept in dat geval de cliënt (en eventueel iemand uit zijn of haar eigen netwerk of een onafhankelijke cliëntondersteuner) op voor een gesprek bij de cliënt thuis. Tijdens het keukentafelgesprek inventariseert het wijkteam samen met de cliënt de ondersteuningsbehoefte aan de hand van een analyse van de verschillende levensgebieden. Waar van toepassing beoordeelt de participatieadviseur van het wijkteam welk ondersteuningsarrangement en bijbehorend pakket het meest aansluit. Als er een medisch advies nodig is, vraagt de participatieadviseur deze aan bij SCIOPENG. Als er ondersteuning nodig is die buiten de arrangementen valt 1, volgt de participatieadviseur de desbetreffende procedure. Waar mogelijk doet de cliënt zelf de eerste aanzet voor een persoonlijk ondersteuningsplan (hierna: POP). Lukt dit niet, dan stelt de participatieadviseur er een op in samenspraak met de cliënt (en de eventuele persoon uit zijn of haar netwerk of de onafhankelijke cliëntondersteuner). In het plan staan onder andere het arrangement en het bijbehorende pakket vastgelegd. Het POP beschrijft daarnaast de beoogde doelen, de ondersteuningsbehoefte en de eventuele voorliggende voorzieningen die de cliënt kan gebruiken. De cliënt kiest op basis van het POP een gecontracteerde aanbieders. Na (mondelinge) goedkeuring van de cliënt stelt de participatieadviseur de gegevens uit het POP beschikbaar aan de gekozen aanbieder. 3.3.2 Het verder aanvullen van het POP De aanbieder gaat samen met de cliënt (en de eventuele persoon uit zijn of haar netwerk of de onafhankelijke cliëntondersteuner) aan de slag om het POP verder aan te vullen. Dat gebeurt binnen het door de participatieadviseur bepaalde arrangement en pakket. De uitwerking omvat de geconcretiseerde beoogde resultaten, de activiteiten met verwachte gemiddelde ureninzet en nadere afspraken tussen aanbieder en cliënt. Na het aanvullen en na akkoord van de cliënt (door ondertekening van het POP of een mondelinge toezegging die de aanbieder vastlegt) stelt de aanbieder het POP beschikbaar aan het wijkteam. In plaats van accorderen kan de cliënt het POP ook tekenen voor gezien. Er is in dit geval ruimte voor opmerkingen. Deze opmerkingen of latere aanvullingen beschouwen we als bijlage bij het POP. 3.3.3 Het vaststellen van het POP en het aanmaken van de beschikking De participatieadviseur toetst het POP aan de ondersteuningsbehoefte en de doelen zoals die aanvankelijk zijn geformuleerd. Hij of zij bepaalt of het POP (nog steeds) binnen de kaders van het bepaalde arrangement en pakket valt. Na dit oordeel gaat hij of zij over tot het opstellen van de beschikking. Het goedgekeurde POP maakt onderdeel uit van deze beschikking. Dat geldt ook voor de gemiddelde inzet om de doelen te behalen en de te verwachten wijzigingen binnen het pakket en arrangement. De participatieadviseur stelt de aanbieder na het afgeven van de beschikking op de hoogte dat de ondersteuning kan starten. 3.3.4 Het leveren van de ondersteuning De aanbieder levert de afgesproken ondersteuning aan de cliënt. Wanneer er sprake is van fluctuaties in de ondersteuningsbehoefte (bijvoorbeeld door relevante levensgebeurtenissen of veranderende omstandigheden van de cliënt) past de aanbieder de ondersteuning aan in overleg met de cliënt. Verandert de situatie zodanig dat het pakket niet meer passend is, dan doet de aanbieder of de cliënt (al dan niet met een cliëntondersteuner) een melding bij het wijkteam om de beschikking aan te passen. 1 Bijvoorbeeld kortdurend verblijf, hulpmiddelen, schuldhulpverlening, beschermd wonen. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 12
De melding start zorg en declaraties dient de aanbieder in via het berichtenverkeer. Is er sprake van een onderbreking of een definitieve beëindiging van de ondersteuning terwijl de beschikking nog loopt, dan meldt de aanbieder dit aan de gemeente. Bij voortijdige beëindiging van de ondersteuning levert de aanbieder te allen tijde een evaluatie op. Uiterlijk acht weken voor het aflopen van de beschikking voert de aanbieder samen met de cliënt (en eventueel een cliëntondersteuner) een evaluatie uit van het doorlopen ondersteuningstraject. Dit resulteert in een evaluatierapportage met een vervolgadvies (zie bijlage 2 voor het format) dat naar de participatieadviseur gaat. Uit het vervolgadvies kan blijken dat er: geen verdere ondersteuning nodig is; een ongewijzigde verlenging wenselijk is; een herindicatie nodig is (een lichter of zwaarder pakket of een ander ondersteuningsarrangement). 3.3.5 Termijnen Het gehele proces kent een doorlooptijd van maximaal acht weken. Deze weken zijn als volgt verdeeld: Maximaal vier weken voor de participatieadviseur voor het in behandeling nemen van de melding en het deels invullen van het persoonlijk ondersteuningsplan. De cliënt geeft (mondeling) akkoord om het plan te delen met de gekozen aanbieder. Twee weken voor de aanbieder voor het aanvullen van het type ondersteuning, de gemiddelde inzet en andere nadere afspraken in persoonlijk ondersteuningsplan. Na ondertekening door de cliënt geldt het aangevulde plan als de officiële aanvraag. Twee weken voor de participatieadviseur om een besluit aan te maken op basis van het persoonlijk ondersteuningsplan. 4. De melding en het persoonlijk ondersteuningsplan 4.1 Van melding naar globaal plan Inwoners kunnen via diverse kanalen een melding doen bij het wijkteam. Via een screening bepaalt het wijkteam of een formeel onderzoek in de vorm van een keukentafelgesprek noodzakelijk is. Tijdens dat gesprek onderzoekt de wijkteammedewerker welke ondersteuningsbehoefte er is, welke doelen de cliënt beoogt en (waar dat van toepassing blijkt) welk arrangement en pakket het beste past. Daarnaast onderzoekt de wijkteammedewerker of de cliënt zelfstandig de dagbestedingslocatie kan bereiken of dat er een vervoersvoorziening nodig is. De bevindingen (waaronder de resultaten van de zelfredzaamheidsmatrix) rapporteert de wijkteammedewerker op een uniforme manier in het persoonlijk ondersteuningsplan. Wil een aanbieder overleggen over een cliënt, dan beschouwt het wijkteam dit als een melding. Een inwoner die ondersteuning nodig heeft, kan een persoonlijk plan opstellen als voorbereiding op het keukentafelgesprek. Hierin beschrijft de inwoner zijn of haar situatie, waarom hij of zij ondersteuning nodig heeft en wat hij of zij zelf op kan lossen. De participatieadviseur neemt het persoonlijk plan mee in het onderzoek. Voordat het globale POP naar de aanbieder gaat, is een akkoord van de cliënt nodig. Hier zijn twee mogelijkheden voor: Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 13
De wijkteammedewerker neemt in het globale POP een passage op waarin staat dat het plan wordt gedeeld met de aanbieder na ondertekening of mondelinge toestemming van de cliënt. De wijkteammedewerker vraagt de cliënt tijdens het keukentafelgesprek mondeling toestemming om het globale POP te delen en neemt dit als afspraak op in het gespreksverslag. Als de cliënt het globale POP eerst wil zien, wacht de wijkteammedewerker totdat de cliënt het POP leest, ondertekent en terugstuurt. De wijkteammedewerker kan de cliënt ook bellen voor een mondeling akkoord nadat hij of zij het plan heeft gelezen. Het is mogelijk om alleen gedeelten van het globale POP zichtbaar te maken voor de aanbieder. De wijkteammedewerker kan dit specifiek aanvinken per levensgebied. In de applicatie staat alle informatie automatisch op uit. Geeft een cliënt niet binnen de gestelde termijn mondeling of schriftelijk toestemming om (onderdelen van) het globale POP te delen, dan belt het wijkteam om de toestemming alsnog te krijgen. De wijkteammedewerkers registreert de datum van het akkoord in het systeem en de manier waarop de cliënt akkoord is gegaan (schriftelijk, mondeling). Daarna gaat het POP naar de aanbieder. 4.2 Van globaal naar definitief plan De aanbieder ontvangt via de beveiligde functionaliteit een automatische e-mailnotificatie van het wijkteam dat er een globaal POP klaarstaat. De aanbieder logt in om het globale plan te bekijken. Binnen het vastgestelde arrangement en pakket vult de aanbieder het POP samen met de cliënt aan met SMART geformuleerde doelen. De aanbieder legt het type ondersteuning en de gemiddelde inzet vast en maakt overige afspraken met de cliënt die nodig zijn om de ondersteuningsdoelen te behalen. Vervolgens kan de cliënt het aangevulde POP ondertekenen voor akkoord. Als niet de juiste aanbieder is gekozen Is er een inschattingsfout gemaakt en is een aanbieder gekozen die de cliënt niet het geschikte aanbod kan leveren? Handel dan als volgt: De aanbieder neemt per telefoon of e-mail contact op met de participatieadviseur die in het samenwerkingstraject staat genoemd. Dit is de eerste dossierhouder. De participatieadviseur vraagt de cliënt een andere aanbieder te kiezen. Hij of zij past het globale POP aan. Vervolgens verwijdert hij of zij de contactpersoon van de oorspronkelijke aanbieder uit het samenwerkingstraject en voegt de contactpersoon van de nieuwe aanbieder toe. Het samenwerkingstraject verdwijnt uit de werkvoorraad van de oorspronkelijk geselecteerde aanbieder. Deze hoeft dus geen verdere actie meer te ondernemen. De nieuwe aanbieder vult het POP samen met de cliënt aan met SMART geformuleerde doelen. De aanbieder stelt het uitgewerkte en door de cliënt geaccordeerde POP via het samenwerkingstraject in WIZ-portaal aan de gemeente beschikbaar. De gemeente ontvangt een e-mailnotificatie. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 14
Digitaal ondertekenen Bij de implementatie van de ondersteuningsarrangementen Wmo is verlichting van de administratieve lasten een belangrijk speerpunt. Documenten die de cliënt moet tekenen, digitaliseren en opsturen, zijn tijdrovend. Daarom zijn digitaal ondertekende documenten (bijvoorbeeld via een tablet) toegestaan. Een gedigitaliseerde versie van een met pen ondertekend POP mag overigens ook nog steeds. Cliënten kunnen in 2018 nog niet inloggen in de beveiligde functionaliteit om zelf documenten te accorderen. Een alternatief is het aankruisen van het rode vakje op het POP (zie hieronder). De aanbieder moet bij een controle wel kunnen aantonen dat de betreffende cliënt daadwerkelijk akkoord is gegaan met de inhoud van het POP. Voor het bespreken en aanvullen van het POP met de cliënt heeft de aanbieder twee weken. Is deze termijn niet haalbaar, dan zet de aanbieder de status van het samenwerkingstraject op opschorten en vult in het toelichtingenveld de reden en de verwachte oplevertermijn in. Het opvoeren van deze status is alleen toegestaan als: de aanbieder de cliënt zowel telefonisch als schriftelijk niet heeft kunnen bereiken; de cliënt(ondersteuner) niet binnen de termijn tot een afspraak kan komen met de aanbieder; de cliënt in overleg met de aanbieder akkoord gaat met een (specifiek benoemde) langere termijn. Het informeert de cliënt hierover. De aanbieder zet de status van het samenwerkingstraject op afgehandeld wanneer het aangevulde en geaccordeerde POP alsnog klaarstaat. Voor het gehele proces van de melding tot en met de notificatie dat het POP is aangevuld en geaccordeerd, geldt een maximale termijn van zes weken. 5. Aanvraag, besluit, beschikking en toewijzing Zodra het aangevulde en geaccordeerde POP binnen is, heeft de participatieadviseur twee weken om een besluit aan te maken waar het POP onderdeel van is. In de beschikking legt de participatieadviseur de ondersteuningsbehoefte en de doelen beschreven in het POP vast. Er is geen sprake van stapeling van arrangementen en pakketten. Wel kan er stapeling zijn van een arrangement met bijbehorend pakket met hulpmiddelen en andere losse ondersteuningsvormen buiten het arrangement. Met uitzondering van arrangement 4A is er binnen alle arrangementen de mogelijkheid om (arbeidsmatige) dagbesteding te bieden. Als uit het keukentafelgesprek blijkt dat vervoer van en naar de Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 15
dagbestedingslocatie wenselijk is, krijgt de aanbieder een toewijzing voor maximaal vijf dagen vervoersbewegingen per week. 2 De cliënt ontvangt de beschikking per post. Waar gewenst krijgt de cliënt de beschikking digitaal via een beveiligd informatiekanaal. De aanbieder ontvangt een iwmo301-bericht (zorgtoewijzing). De gemeente stuurt dit bericht binnen vijf werkdagen na de datum op de beschikking. De aanbieder stuurt een iwmo302-retourbericht binnen twee werkdagen na ontvangst van de zorgtoewijzing. 6. Melding start en stop ondersteuning 6.1 Melding start ondersteuning De aanbieder start de ondersteuning binnen vijf werkdagen na het ontvangen van de zorgtoewijzing. Conform het programma van eisen is er geen sprake van een wachtlijst. Binnen vijf werkdagen na de start van de ondersteuning stuurt de aanbieder een iwmo305-bericht (start ondersteuning). Daarop volgt een iwmo306-retourbericht binnen twee werkdagen. Drie maanden na ontvangst van de melding start ondersteuning volgt er een toets of de toegewezen ondersteuning daadwerkelijk tijdig is gestart en wordt geleverd volgens de beschikte afspraken. Dit gebeurt via contact met de cliënt. 6.2 Stop ondersteuning Stopt de ondersteuning voor het einde van de beschikking, dan stuurt de aanbieder binnen vijf werkdagen verplicht een iwmo307-bericht (stop ondersteuning), inclusief reden (zie ook de tabel hieronder). Hierna eindigen de beschikking en de declaratiemogelijkheid. Er volgt een technisch retourbericht (iwmo308) binnen twee werkdagen. Op de oorspronkelijke einddatum van de beschikking is het niet meer verplicht een iwmo307-bericht te sturen. Tabel 4: Waarden voor het veld Reden beëindiging in het iwmo307-bericht Element 02 Overlijden Reden voor stoppen ondersteuning 19 Levering ondersteuning is beëindigd - toewijzing sluiten 20 Levering ondersteuning is beëindigd - toewijzing aanhouden 31 Verhuizing naar een andere gemeente 32 Voortzetting ondersteuning in sociale basisondersteuning 33 Voortzetting via Zorgverzekeringswet 34 Voortzetting via Wet langdurige zorg Krijgt een cliënt tijdelijk geen ondersteuning en duurt dat langer dan een CAK-periode, dan stuurt de aanbieder een iwmo307-bericht met het element 20. De toewijzing wordt aangehouden en de beschikking eindigt niet. Bij het herstarten stuurt de aanbieder een iwmo305- bericht (start ondersteuning), waarna de ondersteuning doorgaat. Er volgt een technisch retourbericht (iwmo306). 2 Dit geldt ook als uit het door de aanbieder uitgewerkte POP blijkt dat er naar verwachting geen dagbesteding nodig is. In de toekomst kunnen aanbieder en cliënt in onderling overleg afwijken van de gemaakte afspraken in het POP. De aanbieder maakt alleen gebruik van de zorgtoewijzing wanneer nodig. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 16
Let op: de gemeente Almere volgt op dit moment niet in alle gevallen de standaard iwmo 2.2 van april 2018. We sturen namelijk niet in alle gevallen een iwmo301-bericht (intrekkingsbericht) na een iwmo307-bericht. Wanneer hier veranderingen in komen, stellen wij aanbieders hiervan op de hoogte. 7. Declaraties en betalingen Binnen het berichtenverkeer wordt voor declaraties een iwmo303d-bericht gebruikt. Voor de uitbetaling sluit de gemeente aan bij de CAK-systematiek en periodes. Uitbetaling gebeurt per periode van 28 dagen en binnen dertig dagen na de declaratie. De aanbieder mag declaraties indienen uiterlijk in de eerstkomende periode nadat dat de ondersteuning is geleverd. De aanbieder spreekt met de accountant af dat een iwmo303d-bericht geldt als factuur. Het iwmo304-retourbericht volgt nagenoeg direct (eventueel met reden van afkeuring). 7.1 Tarieven Het college van B en W heeft onderstaande tarieven vastgesteld op 31 oktober 2017. De tarieven zijn all-in-bedragen per cliënt in het desbetreffende arrangement/pakket per CAK-periode. Voor dit integrale tarief zetten aanbieders in afstemming met de cliënt ondersteuning in binnen de scope van de arrangementen. Tabel 5: All-in-tarieven arrangementen en pakketten Arrangement Pakket Code iwmo Tarief 1 Psychosociale problematiek A 10A12 290,22 B 10A13 601,93 C 10A14 1.422,73 2 Lichte verstandelijke beperking A 10A22 333,89 B 10A23 626,87 C 10A24 1.034,76 3 Cognitieve achteruitgang/dementie A 10A32 255,07 B 10A33 526,57 C 10A34 1.355,03 4 Lichamelijke achteruitgang A 10A55 224,81 B 10A57 524,91 C 10A59 921,66 4 Lichamelijke achteruitgang en NAH B 10A58 573,77 C 10A60 966,99 5 Zintuigelijke beperking A 10A18 610,40 Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 17
Tabel 6: All-in-tarieven bij los beschikte producten Categorie Product Code Tarief 01 Huishoudelijke hulp 01A04 22,80 02 Begeleiding individueel, zwaarte 1 02A16 49,90 02 Begeleiding individueel, zwaarte 2 02A19 56,40 07 Niet-arbeidsmatige dagbesteding, zwaarte 1 07A11 31,20 07 Niet-arbeidsmatige dagbesteding, zwaarte 2 07A12 50,40 07 Arbeidsmatige dagbesteding 07A13 26,40 08 Vervoer zonder rolstoel 08A03 8,00 08 Vervoer met rolstoel 08A04 20,00 Het tarief voor vervoer is het all-in dagtarief voor het vervoer van en naar de dagbestedingslocatie als de aanbieder deze ondersteuningsvorm inzet. Het declareren van dit tarief kan alleen na beschikking c.q. toewijzing van het losse product vervoer zonder/met rolstoel. 7.2 Betalingen De uitbetaling van declaraties vindt plaats na het ontvangen van een melding start ondersteuning. De gemeente keert de tarieven uit onafhankelijk van de daadwerkelijk geleverde ondersteuning. Dat gebeurt voor het eerst in de periode van 28 dagen waarin de melding start ondersteuning valt. Valt de start of het einde van de ondersteuning midden in een periode, dan betaalt de gemeente het tarief voor de hele periode. Levert de aanbieder in een periode van 28 dagen geen ondersteuning, dan mag hij over deze periode geen declaratie indienen. Betaling vindt plaats op basis van de geleverde inzet en niet op basis van resultaten. De gemeente behoudt zich de mogelijkheid voor om verrekening in te voeren, als monitoring en evaluatie daartoe aanleiding geven. Vooralsnog gaan wij niet uit van verrekening. Voor het crediteren van gefactureerde bedragen volgen wij de vigerende regels. 7.3 Centraal Administratiekantoor en eigen bijdragen Vanwege de outputgerichte inkoop levert de gemeente zelf gegevens aan bij het Centraal Administratiekantoor (CAK). Aanlevering vindt pas plaats na declaratie door de aanbieder. De werkwijze rondom de ondersteuningsarrangementen heeft consequenties voor de inning van eigen bijdragen. De aanbieder krijgt namelijk een vast tarief per cliënt, los van de daadwerkelijk ingezette uren ondersteuning. Het CAK int alleen een eigen bijdrage als een aanbieder voor de desbetreffende periode een declaratie heeft ingediend. Tijdens het keukentafelgesprek bespreekt de wijkteammedewerker de eigen bijdrage met de cliënt en legt dit vast in het POP. Meer uitleg over de eigen bijdrage is te vinden in artikel 12B van de verordening Wmo. 8. Mutaties Tijdens het ondersteuningstraject kunnen situaties voorkomen die een mutatie tot gevolg hebben. Hieronder beschrijven we deze verschillende situaties. In bijlage 4 staan de schematische weergaven van bijbehorende werkprocessen. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 18
Let op: Voor een aantal situaties in de onderstaande mutaties geldt het volgende: het is niet mogelijk om ondersteuning twee keer te declareren in dezelfde periode door dezelfde aanbieder voor dezelfde cliënt. Stopt ondersteuning aan het begin van een periode en herstart deze in dezelfde periode bij dezelfde aanbieder, dan is het niet mogelijk nogmaals te declareren. Dit kan pas vanaf de nieuwe periode. Uiteraard geldt dit niet als de ondersteuning in dezelfde periode herstart via een andere aanbieder. Communicatie: in onderstaande mutatieprocessen lichten we toe hoe bij mutaties de uitwisseling van informatie tussen de gemeente en de aanbieder plaatsvindt via het samenwerkingstraject in het WIZ-portaal. Het gaat hierbij met name over het evaluatiedocument. Eventuele overige communicatie tussen gemeente en aanbieder vindt, afhankelijk van de situatie, plaats via de telefoon of een beveiligde e-mailverbinding (minimaal START TLS). 8.1 BRP-mutaties (verhuizing buiten gemeente en overlijden cliënt) Deze mutaties komen bij de gemeente binnen via mutatiesignalen. Het kan zijn dat de aanbieder eerder op de hoogte is dan de gemeente. De gemeente gaat altijd uit van verificatie via het mutatiesignaal. De aanbieder dient dus te wachten op bericht van de gemeente. Na verwerking van het mutatiesignaal sluit de gemeente het ondersteuningstraject af in de administratie. De aanbieder krijgt vervolgens een iwmo301-intrekkingsbericht met een aangepaste einddatum (ingangsdatum mutatie). De aanbieder stuurt binnen twee werkdagen een iwmo302-retourbericht, gevolgd door een iwmo307-bericht (stop ondersteuning, inclusief de betreffende reden). De aanbieder krijgt daarna binnen twee werkdagen een iwmo308-retourbericht. De gemeente stuurt de (erven van de) cliënt een bevestigingsbrief van de beëindiging van de ondersteuning. De aanbieder levert binnen twee weken een evaluatierapportage volgens het voorgeschreven format (zie bijlage 2) via de beveiligde functionaliteit. Hij hoort via de beveiligde functionaliteit of de evaluatie akkoord is met onderbouwde reden. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Als de evaluatie niet akkoord is, past de aanbieder deze aan en levert het aangepaste document binnen twee weken opnieuw aan op de voorgeschreven wijze. 8.2 Mutaties binnen het ondersteuningsarrangement/pakket (intensiteit) De ondersteuningsarrangementen met bijbehorende pakketten bieden ruimte om de ondersteuning binnen een bepaalde bandbreedte aan te passen (qua intensiteit en onderlinge verhouding). De aanbieder en de cliënt voeren deze aanpassingen in onderling overleg door. Ontstaat er op dit punt een verschil van mening tussen de aanbieder en de cliënt, dan meldt de aanbieder dit met uitleg via de beveiligde functionaliteit. De gemeente neemt contact op met de cliënt om te bepalen wat er speelt. Waar nodig betrekt de gemeente de aanbieder hierbij. Komt er alsnog overeenstemming, dan vervolgt het ondersteuningstraject met de besproken aangepaste ondersteuning. Komt het niet tot overeenstemming, dan zijn er twee mogelijkheden: 1. Er is een wijziging van arrangement/pakket nodig bij dezelfde of een andere aanbieder; 2. Het huidige arrangement/pakket blijft gehandhaafd, maar er is een andere aanbieder nodig. In beide situaties stopt het huidige ondersteuningstraject. De gemeente meldt het besluit via de beveiligde functionaliteit aan de aanbieder. De aanbieder ontvangt een e-mailnotificatie van deze melding. Vervolgens sluit de gemeente het lopende ondersteuningstraject af. De aanbieder krijgt vervolgens een iwmo301-intrekkingsbericht met een aangepaste einddatum (ingangsdatum mutatie). Als reactie hierop stuurt de aanbieder binnen twee werkdagen een iwmo302-retourbericht. Vervolgens stuurt de aanbieder een iwmo307-bericht (inclusief de betreffende reden). Binnen twee werkdagen stuurt de gemeente hierop een iwmo308-retourbericht. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 19
De aanbieder levert binnen twee weken een evaluatierapportage volgens het voorgeschreven format (zie bijlage 2) via de beveiligde functionaliteit. Hij hoort via de beveiligde functionaliteit of de evaluatie akkoord is met onderbouwde reden. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Als de evaluatie niet akkoord is, past de aanbieder deze aan en levert het aangepaste document binnen twee weken opnieuw aan op de voorgeschreven wijze. In beide genoemde situaties vindt er een nieuw toeleidingsproces plaats. In het geval van situatie 1 betrekt het wijkteam de aanbieder opnieuw bij het uitwerken van het (aan te passen) POP van de cliënt. 8.3 Mutaties naar een ander ondersteuningsarrangement/pakket De aanbieder (al dan niet in samenspraak met de cliënt) kan op enig moment constateren dat het huidige arrangement/pakket niet meer passend is (ook niet met aanpassingen binnen het arrangement/pakket). Hij meldt dit door een mutatieformulier aan de gemeente te sturen (te vinden via wijkteamsalmere.nl). Voordat de gemeente in gesprek gaat met de cliënt, dient een evaluatie aanwezig te zijn. De aanbieder levert binnen twee weken een evaluatierapportage volgens het voorgeschreven format (zie bijlage 2) via de beveiligde functionaliteit. Hij hoort via de beveiligde functionaliteit of de evaluatie akkoord is met onderbouwde reden. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Als de evaluatie niet akkoord is, past de aanbieder deze aan en levert het aangepaste document binnen twee weken opnieuw aan op de voorgeschreven wijze. Op basis van de evaluatie voert het wijkteam een keukentafelgesprek met de cliënt. Wanneer nodig wordt de aanbieder betrokken. In samenspraak met de cliënt wordt bepaald welke arrangement/pakket passend is en of de ondersteuning mogelijk is bij dezelfde aanbieder of bij een andere aanbieder. Het resultaat van het keukentafelgesprek kan zijn dat er bij nader inzien geen wijziging van het arrangement/pakket nodig is. In dat geval loopt het ondersteuningstraject ongewijzigd door. Waar nodig voert de aanbieder in samenspraak met de cliënt aanpassingen door binnen de bandbreedte van het arrangement/pakket. De cliënt krijgt een brief waarin staat dat het traject doorgaat zonder aanpassing van het arrangement/pakket of hij/zij krijgt een nieuwe beschikking met toekenning van een ander arrangement/pakket. Is een er een ander arrangement/pakket nodig, dan informeert de gemeente de aanbieder via de beveiligde functionaliteit. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Vervolgens sluit de gemeente het lopende ondersteuningstraject af. De aanbieder krijgt een iwmo301-intrekkingsbericht met een aangepaste einddatum (ingangsdatum mutatie). Als reactie hierop stuurt de aanbieder binnen twee werkdagen een iwmo302-retourbericht. Vervolgens stuurt de aanbieder een iwmo307-bericht (inclusief de betreffende reden). Binnen twee werkdagen stuurt de gemeente hierop een iwmo308- retourbericht. De cliënt ontvangt een brief dat het oude ondersteuningstraject is beëindigd. 8.4 Mutaties naar enkelvoudige ondersteuning Het kan voorkomen dat tijdens een ondersteuningstraject de behoefte ontstaat aan een wijziging naar enkelvoudige ondersteuning (bijvoorbeeld alleen huishoudelijke hulp). Dit kan een constatering zijn van de aanbieder of samenwerkingspartner of een wens van de cliënt. We gaan er hier van uit dat de cliënt het initiatief neemt voor de wijziging. Hij of zij dient een mutatieformulier in bij de gemeente. Op basis hiervan komt er een (keukentafel)gesprek met de cliënt. Waar nodig wordt de aanbieder betrokken. De uitkomst van het gesprek kan tweeledig zijn: 1. Uit het gesprek komt naar voren dat het beter is het huidige ondersteuningstraject ongewijzigd voort te zetten. Waar nodig voert de aanbieder in samenspraak met de cliënt aanpassingen door binnen de bandbreedte van het arrangement/pakket. De cliënt krijgt een brief over de afhandeling van de gevraagde aanpassing. Daarna vervolgt het ondersteuningstraject. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 20
2. Uit het gesprek volgt dat het beter is het huidige ondersteuningstraject te beëindigen en een toeleidingsgesprek voor enkelvoudig maatwerk te voeren. De gemeente informeert de aanbieder hierover via de beveiligde functionaliteit. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Vervolgens sluit de gemeente het lopende ondersteuningstraject af. De aanbieder krijgt een iwmo301-intrekkingsbericht met een aangepaste einddatum (ingangsdatum mutatie). Als reactie hierop stuurt de aanbieder binnen twee werkdagen een iwmo302-retourbericht. Vervolgens stuurt de aanbieder een iwmo307-bericht (inclusief de betreffende reden). Binnen twee werkdagen stuurt de gemeente hierop een iwmo308-retourbericht. De cliënt ontvangt een brief dat het oude ondersteuningstraject is beëindigd. De aanbieder levert binnen twee weken een evaluatierapportage volgens het voorgeschreven format (zie bijlage 2) via de beveiligde functionaliteit. Hij hoort via de beveiligde functionaliteit of de evaluatie akkoord is met onderbouwde reden. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Als de evaluatie niet akkoord is, past de aanbieder deze aan en levert het aangepaste document binnen twee weken opnieuw aan op de voorgeschreven wijze. 8.5 Mutaties in de keuze van aanbieder Er kan tijdens een ondersteuningstraject aanleiding ontstaan voor de cliënt om van aanbieder (de aanbieder zelf of een samenwerkingspartner) te veranderen. Het wisselen van samenwerkingspartner is de verantwoordelijkheid van de aanbieder in samenspraak met de cliënt. De aanbieder hoeft dit niet te melden via een mutatieformulier. Het volstaat om de gemeente telefonisch of per e-mail op de hoogte te stellen. De gemeente maakt namelijk alleen een notitie in het dossier van de cliënt. Wil de cliënt van aanbieder wisselen, dan dient hij/zij een mutatieformulier in bij de gemeente. Op basis hiervan komt er een (keukentafel)gesprek met de cliënt. Waar nodig wordt de aanbieder betrokken of om informatie gevraagd. De uitkomst van het gesprek kan tweeledig zijn: 1. Uit het gesprek komt naar voren dat de cliënt het traject voortzet met de huidige aanbieder. De cliënt krijgt een brief over de afhandeling van de gevraagde aanpassing. Daarna vervolgt het ondersteuningstraject. 2. Uit het gesprek komt naar voren dat de cliënt het ondersteuningstraject voortzet bij een andere aanbieder. De gemeente informeert de aanbieder via de beveiligde functionaliteit. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Vervolgens sluit de gemeente het lopende ondersteuningstraject af. De aanbieder krijgt een iwmo301-intrekkingsbericht met een aangepaste einddatum (ingangsdatum mutatie). Als reactie hierop stuurt de aanbieder binnen twee werkdagen een iwmo302-retourbericht. Vervolgens stuurt de aanbieder een iwmo307-bericht (inclusief de betreffende reden). Binnen twee werkdagen stuurt de gemeente hierop een iwmo308-retourbericht. De cliënt ontvangt een brief dat het oude ondersteuningstraject is beëindigd. De aanbieder levert binnen twee weken een evaluatierapportage volgens het voorgeschreven format (zie bijlage 2) via de beveiligde functionaliteit. Hij hoort via de beveiligde functionaliteit of de evaluatie akkoord is met onderbouwde reden. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Als de evaluatie niet akkoord is, past de aanbieder deze aan en levert het aangepaste document binnen twee weken opnieuw aan op de voorgeschreven wijze. De cliënt krijgt begeleiding naar een andere aanbieder volgens het reguliere toeleidingsproces. 8.6 Mutaties in de gezinssituatie Er zijn verschillende mutaties in de gezinssituatie van een cliënt mogelijk. Een belangrijke voor de ondersteuningsbehoefte is als er iemand op hetzelfde adres als de cliënt komt wonen (bijvoorbeeld een eerder uitwonend kind dat weer thuis komt wonen). De cliënt kan dan voor bepaalde ondersteuning Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 21
terugvallen op zijn of haar directe omgeving (zie het protocol gebruikelijke hulp, een bijlage bij de beleidsregels verordening Wmo). Dit heeft met name effect op de intensiteit van huishoudelijke hulp. De cliënt is verplicht om zo n verandering in de gezinssituatie aan de gemeente te melden via een mutatieformulier. Vervolgens gaat het wijkteam een (keukentafel)gesprek aan over de veranderde situatie en de actuele mogelijkheden van ondersteuning via het eigen netwerk. Waar nodig wordt de aanbieder betrokken of om informatie gevraagd. De uitkomst van het gesprek kan tweeledig zijn: 1. Uit het gesprek komt naar voren dat er geen aanpassing nodig is van het arrangement of pakket. Waar nodig voert de aanbieder in samenspraak met de cliënt aanpassingen door binnen de bandbreedte van het arrangement/pakket. De cliënt krijgt een brief over de afhandeling van de gevraagde aanpassing. Daarna vervolgt het ondersteuningstraject. 2. Er is een herindicatie nodig, omdat een ander arrangement/pakket passender is voor de cliënt. De cliënt blijft bij de huidige aanbieder of kiest een andere aanbieder. In beide gevallen eindigt het huidige ondersteuningstraject en start er een nieuw toeleidingsproces. De gemeente informeert de aanbieder via de beveiligde functionaliteit. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Vervolgens sluit de gemeente het lopende ondersteuningstraject af. De aanbieder krijgt een iwmo301-intrekkingsbericht met een aangepaste einddatum (ingangsdatum mutatie). Als reactie hierop stuurt de aanbieder binnen twee werkdagen een iwmo302-retourbericht. Vervolgens stuurt de aanbieder een iwmo307-bericht (inclusief de betreffende reden). Binnen twee werkdagen stuurt de gemeente hierop een iwmo308-retourbericht. De cliënt ontvangt een brief dat het oude ondersteuningstraject is beëindigd. De aanbieder levert binnen twee weken een evaluatierapportage volgens het voorgeschreven format (zie bijlage 2) via de beveiligde functionaliteit. Hij hoort via de beveiligde functionaliteit of de evaluatie akkoord is met onderbouwde reden. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Als de evaluatie niet akkoord is, past de aanbieder deze aan en levert het aangepaste document binnen twee weken opnieuw aan op de voorgeschreven wijze. De cliënt krijgt begeleiding naar een ander ondersteuningstraject en/of een andere aanbieder volgens het reguliere toeleidingsproces. 8.7 Mutaties in de leveringsvorm De ondersteuningsarrangementen zijn alleen mogelijk als zorg in natura. Wil een cliënt overstappen naar een persoonsgebonden budget (pgb), dan onderzoekt de gemeente de pgb-vaardigheid van de cliënt. Is de uitkomst positief, dan eindigt het lopende ondersteuningstraject. De cliënt dient hiervoor een mutatieformulier in bij de gemeente. De gemeente informeert de aanbieder via de beveiligde functionaliteit. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Vervolgens sluit de gemeente het lopende ondersteuningstraject af. De aanbieder krijgt een iwmo301-intrekkingsbericht met een aangepaste einddatum (ingangsdatum mutatie). Als reactie hierop stuurt de aanbieder binnen twee werkdagen een iwmo302-retourbericht. Vervolgens stuurt de aanbieder een iwmo307-bericht (inclusief de betreffende reden). Binnen twee werkdagen stuurt de gemeente hierop een iwmo308-retourbericht. De cliënt ontvangt een brief dat het oude ondersteuningstraject is beëindigd. De aanbieder levert binnen twee weken een evaluatierapportage volgens het voorgeschreven format (zie bijlage 2) via de beveiligde functionaliteit. Hij hoort via de beveiligde functionaliteit of de evaluatie akkoord is met onderbouwde reden. De aanbieder krijgt hier een e-mailnotificatie van. Als de evaluatie niet akkoord is, past de aanbieder deze aan en levert het aangepaste document binnen twee weken opnieuw aan op de voorgeschreven wijze. Bijlage 7 bij aanbesteding CIA2017.04.06, versie 18 mei 2018 22