Selectieprocedure en aanleggen van een werfreserve voor Deskundige Externe communicatie, participatie en sociale media (B1-B3) M/V/X binnen het departement Communicatie INLICHTINGENBROCHURE De stad Harelbeke zoekt een deskundige Externe communicatie, participatie en sociale media (B1-B3) M/V/X voor het departement communicaite. 1. Inhoud 1. Inhoud... 1 2. Vacature... 1 3. Salaris... 2 4. Voorwaarden... 2 5. Selectieprogramma... 2 6. Hoe solliciteren?... 3 Bijlage 1: Functiebeschrijving... 4 Bijlage 2: Algemene info over het verloop van een selectieprocedure bij de stad... 8 Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden... 8 Selectieprocedure... 8 Selectiecommissie... 8 Wervingsreserve... 8 Indiensttreding... 9 Beoordeling van de ingekomen kandidaturen... 9 2. Vacature Ons team, dat is een bonte verzameling medewerkers die instaat voor communicatie (intern en extern), onthaal, toerisme, citymarketing, evenementen, participatie en protocollaire aangelegenheden. Het departement communicatie ontwikkelt naast haar ondersteunende rol in relatie tot het beleid en de andere departementen ook eigen projecten en acties. Elk teamlid is doordrongen van het feit dat tweerichtingscommunicatie meer dan ooit aan de orde is. Samen zorgen we ervoor dat er niet enkel gecommuniceerd wordt vanuit de stad naar de inwoners, maar dat de signalen en voorstellen van die inwoners voor zover ze in de beleidsvisie passen ook hun weg vinden in de administratie. Daartoe zetten we in op een mix aan communicatiemiddelen, zowel offline als online. 1
Binnen het team krijg je de vrijheid (en tegelijk de verantwoordelijkheid) om je op te werpen als expert op de domeinen externe communicatie, participatie en sociale media. Je bent creatief in het opmaken van de juiste berichten voor de juiste kanalen en kan inschatten welke kanalen het best passen om een bepaalde boodschap over te brengen. Samen met de collega s zorg je ervoor dat de externe communicatie van de stad Harelbeke mag gezien worden. Je kan je aanpassen aan de doelgroep en je op een gepaste manier uitdrukken. Je waardeert inbreng van onderuit en van buiten de organisatie. Je kan de verschillende actoren begeesteren en aanzetten tot actie en medewerking. Je beseft dat alles wat we doen ten goede moet komen van de inwoners van de stad en neemt dat als vertrekpunt in de participatie. Sociale media zijn jouw ding. Je zorgt voor een duidelijke aanwezigheid van stad Harelbeke op verschillende sociale mediakanalen en zorgt er tegelijk voor dat tweerichtingsverkeer de norm is. Je bent naast een loyaal teamspeler, ook in staat zelfstandig te werken. Je laat je niet gemakkelijk ontmoedigen wanneer het eens wat minder vlot. Denk jij dat je de geknipte persoon bent om deze vacature in te vullen, dan verwachten wij snel iets van jou te horen. 3. Salaris De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal B1-B3. Bruto aanvangsloon op maandbasis volgens de wettelijke barema s: 2437 / maand Nuttige beroepservaring in de privésector kan voor max. 12 jaar meegerekend worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. Diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Extra legale voordelen maaltijdcheques aan 6 euro; hospitalisatieverzekering; fietsvergoeding aan 0,23 euro per km.; tussenkomst in trein- en busabonnement; heel wat opleidingsmogelijkheden jaarlijkse vakantie: 31 dagen aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de stad. Korting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad. Geïnteresseerden kunnen bij de personeelsdienst een gepersonaliseerde simulatie opvragen. We raden u aan dit bij twijfel zeker te doen. 4. Voorwaarden Aanwervingsvoorwaarden 1. Houder zijn van een bachelordiploma of een diploma hoger onderwijs van 1 cyclus 4. Slagen voor een bevorderingsexamen. 5. Selectieprogramma De selectieproeven bestaan uit een: 1. Een schriftelijke proef (op 40 punten) De kandidaten werken een thuisopdracht uit waarbij zij een case gerelateerd aan de functie die zij als deskundige Externe communicatie, participatie en sociale media zullen uitoefenen. 2. Een mondelinge proef (op 60 punten) 2
Kandidaten die slagen in de schriftelijke proef, worden onderworpen aan een diepte-interview, er wordt tevens gepeild naar de competenties vermeld in de functiebeschrijving. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 50 % van de punten behalen op elk deel van de proef, 60 % op elke proef afzonderlijk en 60 % op het geheel van de selectieproef. Praktische data: Schriftelijke proef: Een thuisopdracht wordt u op 27.04.2018 toegestuurd en moet uiterlijk op 2.05.2018 om 24u ingediend worden. Mondelinge proef: (datum nog te bepalen). 6. Hoe solliciteren? Solliciteren kan via de website www.harelbeke.be/vacatures of per e-mail naar personeel@harelbeke.be. Enkel volledige kandidaturen ( met diploma, CV en motivatiebrief) komen in aanmerking. Van iedere kandidaatstelling wordt telkens een ontvangstbewijs afgeleverd. Opgelet! Je kandidatuur moet ten laatste op 19 april 2018 toekomen. De bevestigingsmail geldt als bewijs van kandidaatstelling. Kandidaturen die later binnenkomen kunnen niet verder worden toegelaten. 3
Bijlage 1: Functiebeschrijving Graad Deskundige Functietitel Deskundige Externe communicatie, participatie en sociale media Doelstelling van de functie In deze uitdagende functie combineer je drie beleidsdomeinen die een gezonde dosis enthousiasme vereisen. In gesprek gaan met verschillende doelgroepen, creativiteit en niet bang zijn om zelf de handen uit de mouwen te steken zijn zaken waar je goed in bent. Doel van de externe communicatie is burgers informeren, overtuigen, hun gedrag beïnvloeden en aanzetten tot participatie. Je communiceert daarbij over beslist beleid en beleid in ontwikkeling. In dit beleidsdomein ben je, in nauw overleg met je leidinggevende en directe collega s, verantwoordelijk voor de het verspreiden van stadsinformatie via de verschillende communicatiekanalen die de stad rijk is. Bijzondere aandacht gaat naar het stadsmagazine hblad (waar je de touwtjes in handen neemt als magazinemaker), de stedelijke website (in nauwe samenwerking met de webmaster) en de sociale media (zie verder). Samen met de redactieraad bepaal je de koers en plan je de inhoud van de externe communicatiekanalen. Je neemt de communicatie van grotere projecten in handen (b.v. 1000 km KotK) en ondersteunt collega s van het eigen of van andere departementen in hun externe communicatie. In dit domein ben je ook de rechtstreekse contactpersoon van de (lokale) pers. Participatie wordt steeds belangrijker. Via participatie verkrijgen we betrokkenheid bij, vertrouwen in en draagvlak voor beleidsbeslissingen. Daar voor is tweerichtingsverkeer tussen burger en stadsbestuur belangrijk. Als expert participatie leid je de communicatiestroom in goede banen. Naast het opzetten en opvolgen van participatieprojecten van start tot einde, speel je een belangrijke rol in de participatietrajecten in het kader van de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen. Je leidt participatievergaderingen IRL, maar je bent evenzeer digitaal aanstuurder van trajecten op ons participatieplatform. Sociale media zijn niet meer weg te denken en nemen een steeds belangrijker plaats in. Als stadsbestuur kunnen we niet aan de zijlijn blijven staan. In dit domein sta je in voor de verdere uitbouw van sociale netwerken van de stad Harelbeke, zowel extern als intern. Je combineert verschillende rollen, die elk hun eigenheid hebben, maar ook voor een stuk overlappen. In de functie treedt je op als social media manager, als community manager en als conversation manager. Je volgt eveneens sociale media op in het kader van de noodplanning. Plaats in het organogram Als deskundige Externe communicatie, participatie en sociale media ressorteer je rechtstreeks onder het departementshoofd communicatie aan wie je rapporteert. Je treedt geregeld in communicatie met jouw collega s van de eigen en andere diensten en hun dienst- en departementshoofden. Je krijgt een belangrijke mate van vrijheid én verantwoordelijkheid bij de uitbouw van de domeinen externe communicatie, participatie en sociale media. In het departement communicatie, vorm je samen met je directe collega s en je leidinggevende een sterk team dat het departement stuwt in de goede richting. Schematisch: 4
1 FTE A dep.hoofd 1 FTE B interne comm. en dienstverlening 1FTE B toerisme, citymarketing en evenementen 1 FTE B externe comm, participatie en soc media 4,6 FTE C/D 5
Functie-inhoud Resultaatsgebied 1: externe communicatie Uitzetten van de lijnen van de externe communicatie van de stad in een uitgebalanceerd communicatieplan waarvan de communicatiedoelen en doelgroepen aansluiten bij de missie, visie en kernwaarden van de stadsorganisatie. Dit houdt onder meer in dat je: in nauw overleg met je leidinggevende de lijnen voor externe communicatie uitzet in een duidelijk communicatieplan; de externe communicatie plant, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. je kansen en gelegenheden ziet om via externe communicatie bepaalde zaken op het goede moment naar buiten te brengen. de eindredactie van het stadsmagazine hblad opneemt en vanuit die rol inhoud en vorm van het stadsmagazine mee bepaalt. een redactieteam leidt dat inhoud en vorm van de externe communicatiekanalen van de stad vastlegt. de verschillende departementen en diensten van de stad ondersteunt in hun externe communicatie. de link maakt tussen gedrukte en digitale/sociale media. beelden en beeldtaal gebruikt om een goed verhaal naar buiten te brengen en beelden op kwaliteit kan beoordelen (b.v. aan welke criteria voldoet een goede foto?). persberichten redigeert, die je daarna gericht verspreidt. goede contacten onderhoudt met de (plaatselijke) pers. Resultaatsgebied 2: participatie Het stimuleren, opzetten, opvolgen en trekken van participatietrajecten met de diverse stakeholders van de stad om via tweerichtingscommunicatie betrokkenheid bij, vertrouwen in en draagvlak voor beleidsbeslissingen te verkrijgen. Dit houdt onder meer in dat je: de communicatiestromen van en naar de stadsorganisatie in goede banen leidt; in overleg met het departementshoofd en collega s uit andere departementen de meest aangewezen participatiemethodieken toepast in vooraf bepaalde dossiers. participatietrajecten opzet en opvolgt van begin tot einde en er de nodige budgetten voor vrijmaakt. bewoners- en participatievergaderingen (al dan niet in het kader van de opmaak van ruimtelijke uitvoeringsplannen) in goede banen leidt. het digitale participatieplatform van de stad Harelbeke (momenteel in testfase) superviseert. Resultaatsgebied 3: sociale media Monitoren en opvolgen van, maar ook deelnemen aan discussies en sturen van de berichtgeving op de verschillende sociale mediaplatformen waarop de standsorganisatie aanwezig is. Het gemeenschapsvormende potentieel van sociale media aanboren en gebruiken voor stadsdoelen. Dit houdt onder meer in dat je: een sociale media strategie ontwikkelt (als onderdeel van een ruimer communicatieplan) om de boodschappen zo ruim mogelijk en via het juiste kanaal (Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp, ) te verspreiden. ervoor zorgt dat alle info bij de juiste diensten en medewerkers terecht komt. zowel intern als extern interactie creëert rond het merk Stad Harelbeke via de verschillende sociale mediakanalen. in dialoog gaat met de klant, de burger. antwoordt op vragen, zorgt voor betekenisvolle inhoud en de Harelbekenaar activeert. 6
gesprekken over (het beleid van) de stad monitort, die gesprekken faciliteert (via de juiste platformen) en daarin ook participeert om op die manier een positieve bijdrage te leveren. samenwerkt met collega s uit eigen en andere diensten/departementen, maar zelf de touwtjes in handen houdt. voor wat betreft de interne netwerken nauw samenwerkt met de verantwoordelijke interne communicatie. voor wat betreft de externe netwerken nauwe samenwerkt met de verantwoordelijk voor citymarketing, toerisme en evenementen. zorgt voor bijsturing en vernieuwing in het gebruik van sociale media. Contacten Intern/extern Intern Extern Wie Leidinggevende Directe collega s Collega s van anderen diensten Bestuur Burgers Competenties Organisatiecompetenties Initiatief Klantgerichtheid Kwaliteitsvol werken Loyaal zijn Samenwerken Competenties vastgelegd voor deze graad Creativiteit Schriftelijke communiceren (vlotte pen) Mondeling communiceren Netwerken Integriteit Plannen en organiseren Resultaatgericht werken Stressbestendigheid Vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst) Je volgt evoluties op het vlak van externe communicatie, participatie en sociale media op de voet. Je combineert vlot de klassieke en nieuwe media om je boodschap duidelijk te maken. Je voelt je goed in zowel het beleidsmatig denken en plannen als in het praktisch uitvoeren. Je werkt samen met andere diensten en departementen, andere overheden, verenigingen, handelaars, verenigingen en zoekt toenadering tot bestaande samenwerkingsverbanden. Je waardeert inbreng van onderuit en van buiten de organisatie. Je hebt oog voor kwaliteit. 7
Bijlage 2: Algemene info over het verloop van een selectieprocedure bij de stad Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het stadsbestuur, moeten de kandidaten : 1. een bewijs van goed gedrag en zeden kunnen voorleggen; 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid wordt voorafgaand aan de indiensttreding of uiterlijk binnen de maand na de indiensttreding vastgesteld door de bedrijfsgeneeskundige dienst (d.i. de arbeidsgeneesheer). Personen met een arbeidshandicap komen eveneens in aanmerking indien zij in de mogelijkheid zijn de gevraagde betrekking op normale wijze uit te oefenen. 4. De volgende statutaire en/of contractuele functies zijn voorbehouden voor Belgen, omdat uit de functiebeschrijving blijkt dat ze een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhouden of werkzaamheden omvatten die strekken tot de bescherming van de belangen van het gemeentebestuur: a. m.b.t. de statutaire functies: stadssecretaris en financieel beheerder; b. m.b.t. de statutaire en/of contractuele functies: stedenbouwambtenaar. 5. Voor de overige statutaire functies moeten de kandidaten onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte. Selectieprocedure De kandidaten worden ten minste 10 kalenderdagen op voorhand per mail in kennis gesteld van de datum, het uur en de plaats waar de eerste selectieproef wordt afgenomen. Kandidaten die zich niet op één van de proeven aanmeldt, of die afziet van deelname aan één van de proeven verzaakt aan zijn/haar kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om het examen op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. Na het beëindigen van de volledige procedure kunnen de kandidaten op hun verzoek toegang krijgen tot hun eigen examenresultaten. Enkel de geslaagde kandidaten uit het technisch gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte. Selectiecommissie Voor de samenstelling van de selectiecommissie gelden de volgende algemene regels: 1. de stadssecretaris (of zijn afgevaardigde) en een medewerker van het stadsbestuur (met minstens een gelijke graad, indien niet invulbaar : een bijkomende externe deskundige); 2. minstens 1 extern deskundige [zowel externe personen als externe organisaties (selectiebureau) kunnen deel uitmaken van een selectiecommissie]. De leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur; zij mogen wel aanwezig zijn als waarnemer, net zoals de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties. Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De aanstellende overheid stelt de kandidaat aan op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten die aan de aanwervingsvereisten voldoen, worden in de wervingsreserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat. 8
De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij aanwerving bedraagt 3 jaar en is met maximum 2 jaar verlengbaar. Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacant verklaring van een gelijkaardige functie worden de kandidaten, opgenomen op de wervingsreserve, gecontacteerd. Indiensttreding Het college van burgemeester en schepenen stelt de uiterlijke datum van indiensttreding vast. Beoordeling van de ingekomen kandidaturen Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt onmiddellijk na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de ingekomen kandidaturen. De kandidaten die geweigerd worden, zijn uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt hen schriftelijk meegedeeld. Voor verdere bijkomende informatie kan je terecht bij de personeelsdienst, telefoonnummer (056) 73 33 91, email : personeel@harelbeke.be. 9