Vrijwilligersbeleid Vastgesteld november 2016, evaluatie november 2019 Versie: 005
Inhoud Inhoud... 2 1 Vrijwilligersbeleid... 3 2 Werving, selectie en behouden... 4 3 Indienst en uitdienst melding... 5 4 Werkrelatie... 6 5 Verlof, beschikbaarheid & verzuim... 7 6 Functioneren en rol vrijwilligers... 8 7 Overige zaken... 8 2
1 Vrijwilligersbeleid 1.1 Missie A&S Zorg Onze missie is om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het leven en het toegankelijk maken van de zorg, educatie en sociale voorzieningen voor iedereen in ieders cultuur. Vrijwilligers en mantelzorgers maken hierbij deel uit van onze integrale zorgbenadering en kunnen derhalve een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van onze missie. 1.2 Visie op de vrijwilliger De A&S Zorg ziet de vrijwilliger als een verlengstuk tussen de professionele hulp en haar cliënten. De vrijwilliger is bekend met de cultuur en staat dicht bij de organisatie. De rol en plaats van de vrijwilliger kan verschillend zijn maar de band is hecht met de organisatie. De vrijwilliger wordt door professionals aangestuurd en zal altijd ondersteund worden door de organisatie. Echter de organisatie biedt de vrijwilliger ruimte om gevraagd en ongevraagd advies te geven over de organisatie. Voor de organisatie is vrijwilligerswerk niet vrijblijvend en wel degelijk werk. Gelet op het feit dat de organisatie werkt met een kwetsbare groep zal de organisatie er op toezien dat de vrijwilligers goed worden begeleid. Daarnaast zal de vrijwilliger wel gevraagd worden om zich te realiseren dat de organisatie wel een juiste en correcte houding ten opzichte van het werk en de cliënten verwacht. 1.3 Definitie Vrijwilligerswerk in de gezondheidszorg is werk, dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van zorgbehoevenden of instellingen voor gezondheidszorg. Toelichting De kernbegrippen in de definitie zijn: 'georganiseerd verband', 'onverplicht' en 'onbetaald'. Voor het organiseren van vrijwilligers werk is een zekere structurering en organisatiegraad nodig. - De term enig georganiseerd verband geeft aan dat deze structurering in de praktijk plaatsvindt zowel vanuit het verband van de instelling als vanuit bestaande vrijwilligersorganisaties. - Het onverplicht zijn van het vrijwilligerswerk houdt in dat de betrokkene zich uit vrije keuze ter beschikking stelt om activiteiten op zich te nemen. Hij voelt zich hiertoe niet verplicht noch om redenen van economische, juridische of maatschappelijke aard. Vrijheid betekent overigens geen vrijblijvendheid. In morele zin brengt vrijwilligerswerk verplichtingen met zich mee, waaraan afspraken ontleend kunnen worden. - Bovendien wordt vrijwilligerswerk onbetaald verricht. Er wordt geen tegenprestatie in de vorm van beloning of betaling verlangd. Dit laat overigens de vraag naar een onkostenvergoeding onverlet. 3
2 Werving, selectie en behouden 2.1 Werving Vrijwilligers worden door de organisatie voornamelijk geworven onder familie leden en mondtot-mond reclame en betrokken bij de organisatie. Het is mogelijk dat de vrijwilliger net als bij medewerkers wordt geworven via diverse externe instanties. Indien de organisatie vrijwilligers niet in haar eigen gelederen kan vinden zal er een advertentie geplaatst worden. De advertentie voor de externe vacature kan in de volgende plekken geplaatst worden: - website van de A&S Zorg - huis-aan-huisbladen (Arnhemse koerier, etc.) - vrijwilligerscentrale De aanmeldingen komen binnen bij PZ of bij de afdelingen zelf. 2.2 Selectie Vrijwilligers worden geselecteerd door de afdeling zelf en zullen door PZ worden gescreend. De aanmeldingen die bij PZ komen worden doorgestuurd naar de desbetreffende afdelingen. Indien nodig zal de zorgmanager betrokken worden bij de selectie, maar dit is slechts nodig als het gaat om een vrijwilliger die ingezet wordt op de afdeling V&V (verzorging en verpleging). 2.3 Algemene selectie criteria voor vrijwilligers De vrijwilligers die in aanmerking komen om te werken voor de A&S Zorg beschikken over het algemeen over de volgende eigenschappen. - flexibel en cliënt gerichte houding - open staan voor diverse culturen en levenswijze van cliënten - zelfstandigheid - oplettendheid en assertiviteit - communicatief vaardig. - een warme band hebben met de organisatie en doelgroep 4
3 Indienst en uitdienst melding 3.1 Kennismaking & afspraken Na de werving en selectie vindt een nadere kennismaking plaats tussen de vrijwilliger en de betrokken professional en worden afspraken gemaakt. Vrijwilliger en PZ vullen de indiensttredingsformulier in waarop er duidelijk wordt aangegeven wat de vrijwilliger gaat doen en voor welke afdeling. Dit formulier is hetzelfde als bij nieuwe werknemers namelijk formulier 025 Formulier bij indiensttreding (bijlage 1). Het eerste deel van het formulier wordt door de vrijwilliger ingevuld en het tweede deel door personeelszaken. Het loon gedeelte wordt niet ingevuld. Vrijwilligers mogen niet beginnen voordat hun contract is getekend en bekend is wat de regels van de A&S Zorg zijn. Vrijwilligers worden geacht de regels te kennen en daar naar te handelen. Bij aanvang van het werk is de vrijwilliger bekend met het informatieboekje en zijn of haar rol binnen de organisatie Wat moet er in het dossier bij aanvang aanwezig zijn: - NAW gegevens - Formulier bij indiensttreding - Vrijwilligersovereenkomst - Functieprofiel (indien dit nodig is) - Kopie legitimatiebewijs (ID- kaart, paspoort of verblijfsvergunning) - Kopie diploma s (indien nodig) - VOG verklaring VOG verklaring wordt vergoed door A&S Groep indien de vrijwilliger minimaal 6 maanden bij A&S Groep als vrijwilliger heeft gewerkt. 3.2 Stop zetten vrijwilligerswerk Wanneer een vrijwilliger stopt dient hij of zij dit schriftelijk te melden bij de desbetreffende medewerker waar hij of zij leiding van ontvangt. PZ dient door de desbetreffende afdeling op de hoogte gehouden te worden hoeveel vrijwilligers er zijn en wanneer deze stoppen of beginnen. Mocht een vrijwilliger niet functioneren of de organisatie en haar cliënten schade aanrichten dan wordt de vrijwilliger op non actief gesteld. Het kan zijn dat de vrijwilliger dan gevraagd wordt per direct te stoppen. De redenen voor uitdienst kunnen zijn: - disfunctioneren van de vrijwilliger - wederzijds goedvinding - ontoelaatbaar gedrag richting medewerkers, cliënten en of organisatie Indien een vrijwilliger zich niet houdt aan de afspraken die gemaakt zijn en gelden bij de organisatie. - veroorzaken van materiële en immateriële schade Wanneer een vrijwilliger stopt met vrijwilligerswerk, wordt hem bloemen en/of een attentie overhandigd, afhankelijk van de duur van het vrijwilligerswerk en de reden van vertrek. 5
3.3 Informatie vrijwilligers In de eerste werkweek van de medewerker wordt er een informatieboekje uitgedeeld en wordt er verwezen naar de arbocatalogus vvt. () Naast het informatieboekje wordt er indien nodig getekend voor een functieprofiel. De vrijwilliger moet voordat hij of zij vrijwilligerswerk gaat doen wel een indienstredingsformulier en vrijwilligerscontract getekend hebben. 4 Werkrelatie 4.1 Taken Voorbeelden vrijwilligersactiviteiten: - biedt een luisterend oor - brengt de maatschappij naar binnen - hulp bij koffie en thee momenten en de maaltijden bereiden maaltijden bij de dagopvang - bijdragen aan een zinvolle dagbesteding en optimale leef & woonsfeer (activiteiten, krant lezen, uitstapjes etc.) meegaan met ziekenhuisbezoek of wandelgroepen - boodschappen doen - verrichten van hand en spandiensten - zitting nemen in de Cliëntenraad Kortom ondersteunende taken bij betaalde functies. NIET tot de taken van vrijwilligers behoren werkzaamheden die door beroepskrachten gedaan worden, bijvoorbeeld; - ADL handelingen (indien de vrijwilliger niet bekwaam en bevoegd is en/of dit niet wenst) - Medische verzorging en het geven van medicijnen 4.2 Werktijden De vrijwilliger dient zich net als elke andere werknemer te houden aan de arbeidstijdenwet en de cao VVT. Vrijwilligers kunnen in overleg wel meer pauze nemen indien dit wenselijk is. Uiteraard dient dit wel in overleg te gebeuren. 1. Werktijden worden na overleg met de vrijwilliger vastgelegd. 2. Voor overige bepalingen zie CAO VVT en de website www.arbocatalogusvvt.nl Rand voorwaarden en rust periodes Vrijwilligers zijn na hun dienst 8 uur onafgebroken vrij van hun werkzaamheden. Tevens werken vrijwilligers niet langer dan tien uur achter elkaar. Rusttijden Arbeidsduur Minder dan 5,5 uur Meer dan 5,5 uur Meer dan 8 uur Rust /pauze 15 minuten 30 minuten of twee keer 15 minuten 45 minuten 4.3 Reiskosten en onkosten Vrijwilligers kunnen een onkosten vergoeding krijgen voor hun reiskosten. De eerste 10 kilometer wordt voor 0.15 cent vergoed en daarna voor 27 cent per km. Reiskosten die gemaakt worden voor de cliënt zelf worden door de cliënt vergoed. Onkosten die door de vrijwilliger worden gemaakt kunnen worden vergoed mits hiervoor schriftelijk toestemming is verleend door de zorgmanager/directie. 6
4.4 Vrijwilligersovereenkomst Voordat de vrijwilliger aan het werk gaat moet er een vrijwilligersovereenkomst in tweevoud getekend zijn door de vrijwilliger en de organisatie. Indien het contract afloopt en de vrijwilliger besluit door te werken zal dit contract stilzwijgend verlengd worden. Het contract zal standaard een jaar betreffen. Echter dit kan afwijken indien dit nodig wordt geacht. 4.5 Schaderisico's en verzekeringen De vrijwilliger is voor schade aan derden verzekerd middels een WA-verzekering. De A&S groep is niet aansprakelijk voor schade die de vrijwilliger veroorzaakt bij derden. Tevens is voor de vrijwilliger een ongevallenverzekering afgesloten. De A&S groep is niet verantwoordelijk voor schade die ontstaan is bij de vrijwilliger/cliënt door grove nalatigheid of schuld van de vrijwilliger. Tevens is de A&S Groep niet verantwoordelijk voor eigendommen van de vrijwilliger. 4.6 Klachtenregeling Vrijwilligers kunnen gebruik maken van de regeling klachtrecht voor medewerkers. Vrijwilligers kunnen worden aangesproken op grond van de regeling klachtrecht voor cliënten. 4.7 Dossier beheer PZ zorgt voor het dossier beheer. PZ houdt de dossiers en veranderingen in de gaten wat betreft het dossier van de vrijwilligers. Bij verandering zal PZ contact opnemen met de desbetreffende vrijwilliger. Indien de vrijwilliger in aanraking komt met cliënt gevoelige informatie dan dient de vrijwilliger hiervoor toestemming te hebben en dient de vrijwilliger te beschikken over een VOG verklaring. 4.8 Gebruik van de auto van de zaak Vrijwilligers mogen niet zonder schriftelijke toestemming van de directie de auto en bus van de zaak gebruiken. Gebruik van de bus is slechts in uitzonderlijke gevallen toegestaan. Indien dit wordt toegestaan dan moet de vrijwilliger beschikken over de juiste papieren en verzekeringen. 5 Verlof, beschikbaarheid & verzuim 5.1 Verlof Vrijwilligers kunnen ongelimiteerd verlof opnemen. Echter is het wenselijk dat de vrijwilliger een maand van te voren door geeft wanneer hij of zij afwezig is. Bij bijzonder verlof kan hier van afgeweken worden. 5.2 Beschikbaarheid De vrijwilliger dient bij de indiensttreding zijn of haar beschikbaarheid aan te geven. De organisatie gaat hier vanuit en verwacht de vrijwilliger dan te kunnen inplannen. Mocht dit veranderen dan dient de vrijwilliger dit zelf door te geven. Als het zo is dat de vrijwilliger zijn beschikbaarheid zelf niet nakomt dan zal hij of zij hierop worden aangesproken. De organisatie gaat er namelijk wel vanuit dat ze kan rekenen op de vrijwilliger. 7
5.3 Verzuim Bij ziekte van de vrijwilliger moet de vrijwilliger dit zo snel als mogelijk doorgeven. Mocht het voorkomen dat de vrijwilliger hierin verzaakt dan zal dit besproken worden met de vrijwilliger. Indien het meer dan drie keer voorkomt dan zal de vrijwilliger minder of niet meer worden ingezet. 6 Functioneren en rol vrijwilligers 6.1 Rol vrijwilliger Vrijwilligers kunnen door de gehele organisatie heen actief zijn. Hierdoor is het nodig dat vrijwilligers bij het begin van hun vrijwilligerswerk duidelijk krijgen wat er van hun wordt verwacht. 6.2 Functioneren De vrijwilliger krijgt jaarlijks een functioneringsgesprek met de begeleider. Tussendoor kunnen vrijwilligers zelf aangeven of ze behoefte hebben om hun werkzaamheden te bespreken. 7 Overige zaken 7.1 Calamiteiten plan en BHV In de organisatie hangt er een calamiteiten plan en plattegrond bij de WC s. Iedere vrijwilliger op kantoor wordt geacht dit calamiteiten plan te kennen. Bedrijfshulp verlening wordt verzorgd door de facilitaire dienst van het bedrijfsverzamelgebouw. 7.2 Arbeidsinspectie Voor het melden van een ernstig arbeidsongeval kan er naar de arbeidsinspectie gebeld worden. Het nummer van de arbeidsinspectie is 0800-5151. Dit nummer kan gebruikt worden door de personeelsfunctionaris als het slachtoffer overleden is of in levensgevaar verkeert. Onder ernstig wordt verstaan arbeidsongevallen die geleid hebben tot overlijden, blijvend letsel of ziekenhuisopname. Zie voor meer informatie Er staat in de tekst arbeidsongeval. Dit heeft ook betrekking op vrijwilligers. 8