Functiebeschrijving 1. FUNCTIETITEL Beleidsmedewerker woonzorgcentrum 2. GLOBAAL DOEL VAN DE FUNCTIE - Instaan voor de ondersteuning van de WZC-directeur bij de beleidsvoorbereiding en uitvoering en bij de realisatie van projecten. - Ontwikkelen en opvolgen van het kwaliteitsbeleid en daarbij een coördinerende, coachende en adviserende rol opnemen binnen het woonzorgcentrum. - Door het verzekeren van een goede interne en eterne communicatie, een efficiëntere werking van het WZC realiseren, het imago van het WZC verbeteren en de betrokkenheid van de medewerkers van het WZC verhogen. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE Rapporteert aan de WZC-directeur. Maakt deel uit van het WZC-kernteam. 4. NIVEAU B1-3. 5. RESULTAATGEBIEDEN EN TAAKOMSCHRIJVING Ondersteuning bij beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsondersteuning - Ondersteunt de WZC-directeur op administratief vlak - Maakt ontwerpnotulen van de zittingen van de politieke organen (vast bureau, OCMW-raad, -) en ambtelijke organen (algemeen directeur, ) - Helpt mee aan de uitvoering van beleidsbeslissingen, volgt deze uitvoering mee op en helpt mee aan het toezien op een correcte toepassing van deze beslissingen - Helpt bij de voorbereiding van dossiers voor het MAT Ondersteunen van de WZC-directeur bij projecten, gaande van ontwerp, studie, planning tot uitvoering. - Werkt mee aan het beheer van het WZC-patrimonium - Helpt mee aan het beheer en de opvolging van de bouwdossiers van het WZC en de subsidiedossiers betrekking hebbend op bouwprojecten - Staat mee in voor de voorbereiding van overheidsopdrachten - Beheert onderhoudscontracten en volgt ze op - Helpt mee aan een proactief beheer van gebouwen en infrastructuur Het ontwikkelen, implementeren, coördineren en opvolgen van een kwaliteitssysteem voor de verschillende diensten, rekening houdend met het kwaliteitsbeleid en de heersende wetgeving. - Coördineert de werking van de aangeduide kwaliteitsverantwoordelijken binnen de
verschillende instellingen en diensten, volgt deze kwaliteitswerking op en stemt deze af in functie van een klantgerichte kwaliteitswerking - Maakt in overleg met de directie een kwaliteitsbeleid en planning op - Staat in voor de organisatorische vormgeving van het kwaliteitssysteem - Maakt een planning op voor het bereiken van de kwaliteitsdoelstellingen - Biedt ondersteuning bij het invoeren van nieuwe procedures, processen, werkvoorschriften, Interne communicatie - Meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de organisatie - Informeren van de medewerkers over het beleid, veranderingsprocessen - Bevorderen van communicatie in alle richtingen Eterne communicatie - Bestaande relaties met eternen in kaart brengen en onderhouden - Uitvoeren van pr- en communicatieactiviteiten - Bijdragen aan en versterken van het positieve imago van het woonzorgcentrum Wetgeving en regelgeving - Houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de organisatie Er kunnen steeds bepaalde taken en verantwoordelijkheden worden toegewezen indien de werking van het woonzorgcentrum dit vereist. 6. PROFIEL Kennis - Goede kennis van administratieve technieken. - Kennis van de zorgsector. - Kennis van kwaliteitszorg. - Elementaire kennis van de wet op de overheidsopdrachten. - Inzicht in de regelgeving en werking van openbare besturen (woonzorgcentra en OCMW s). - Praktische kennis van de methodieken en technieken van communicatie. Vaardigheden - bezit probleemdetecterend en - oplossend vermogen - kan prioriteiten bepalen - is communicatief vaardig (vlotte taalbeheersing, zowel mondeling als schriftelijk) - bezit goede redactionele vaardigheden en kan de juiste communicatietechniek hanteren afhankelijk van de situatie - kan zelfstandig en systematisch werken en plannen, maar rapporteert en vraagt feedback, indien nodig - kan snel en doeltreffend informatie opzoeken en hanteren - heeft organisatorisch talent - kan diplomatisch omgaan met conflictsituaties - kan informatie op een begrijpelijke manier overbrengen - kan zowel in team werken als zelfstandig - kan vlot werken met PC en de office toepassingen - kan afstand houden Attitudes - kan creatief en fleibel inspelen op wisselende omstandigheden - durft spontaan initiatief nemen en voorstellen formuleren - werkt zelfstandig, maar rapporteert en geeft feedback
- durft innoverend denken en handelen - verdedigt permanente verbetering met eerbied voor prestaties uit het verleden - kan omgaan met vertrouwelijke informatie en legt hierbij respect aan de dag voor beroepsgeheim, tact, discretie en diplomatie - denkt en handelt klantgericht - is assertief - is innovatief - is persuasief - is stressbestendig - is tactvol, discreet en diplomatisch - heeft respect voor beroepsgeheim - is politiek neutraal - is fleibel - is bereid buiten de kantooruren te werken, indien nodig
7. BEOORDELINGSCRITERIA A = Van GEEN belang B = Van BEPERKT belang C = Van BELANG voor de functie D = ESSENTIEEL voor de functie 1 = VOLDOET NIET aan gestelde functie-eisen 2 = VOLDOET NIET GEHEEL aan gestelde functieeisen 3 = VOLDOET aan gestelde functie-eisen 4 = VOLDOET RUIM aan gestelde functie-eisen 5 = VOLDOET UITSTEKEND aan gestelde functieeisen A B C D 1 2 3 4 5 KWALITEIT - Het vermijden van fouten - Verzorging van het werk KWANTITEIT - Hoeveelheid werk - Het kunnen werken onder tijdsdruk AANPAK - Eigen werkplanning - Inschatten van (probleem)situaties - Onderscheiden van hoofd- en bijzaken - Inschatten van gevolgen van bepaalde acties - Creativiteit - Besluitvaardigheid - Nemen van initiatieven COMMUNICATIEVE VAARDIGHEDEN - Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid - Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid - Overdragen van kennis KLANTVRIENDELIJKHEID - Inzicht in vragen en behoeften van klanten
- Klantvriendelijk reageren A B C D 1 2 3 4 5 HOUDING T.O.V. MENSEN EN WERK - Doorzettingsvermogen - Verantwoordelijkheidsgevoel - Bereidheid tot etra inzet - Gevoel voor dienstverlening - Motiveren en overtuigen van anderen - Samenwerken met anderen - Optreden met tact en souplesse LEIDINGGEVEN (ook informeel leidinggeven) - Plannen en organiseren voor anderen - Delegeren - Controleren - Begeleiden en stimuleren van medewerkers - Overleg met/informeren van medewerkers - Leiden van vergaderingen KENNIS - Vakkennis - Kennis van OCMW diensten - Bediening en gebruik van hulpmiddelen AANVULLENDE ASPECTEN - beoordelen van eigen personeelsleden /