Zaaknummer: 119128 Jaarverslag 2014 Jaarplan 2015 Rekenkamercommissie IJsselstein Januari 2015
INHOUD Jaarverslag 2014 Rekenkamercommissie IJsselstein... 3 Inleiding... 3 Samenstelling en werkwijze Rekenkamercommissie... 3 Verantwoording werkzaamheden in 2014... 3 Communicatie met de gemeenteraad... 5 Werkwijze en secretariële ondersteuning... 6 Financiële verantwoording 2014... 7 Jaarplan 2015 Rekenkamercommissie IJsselstein... 8 Groslijst en onderzoeksonderwerpen... 8 Organisatie Rekenkamercommissie... 8 Communicatie met de raad... 8 Planning... 9 Raming onderzoekskosten... 10 2
Jaarverslag 2014 Rekenkamercommissie IJsselstein Inleiding In artikel 185 van de Gemeentewet is bepaald dat de rekenkamercommissie elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Met dit verslag verantwoordt de rekenkamercommissie van de gemeente IJsselstein haar werkzaamheden in 2014. Daarnaast blikt de rekenkamercommissie vooruit naar de werkzaamheden die zij in 2015 gaat uitvoeren om de raad van IJsselstein te versterken en ondersteunen in haar kaderstellende en controlerende rol. Samenstelling en werkwijze Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden en bestaat uit de volgende personen: 1. de heer drs. J. van Leijenhorst voorzitter 2. de heer drs. V. Timmermans lid 3. mevrouw G. Schreven lid (benoemd 6 november 2014) De eerste twee leden zijn benoemd door de gemeenteraad in zijn vergadering van 18 februari 2010 voor een periode van twee jaar; vervolgens door middel van een herbenoeming tot 1 juni 2014 en daarna nogmaals tot 30 juni 2015. Per 1 juni 2014 is afscheid genomen van de heer J.T. Langelaar; hij heeft aangegeven zijn lidmaatschap na het beëindigen van zijn herbenoemingstermijn niet meer te verlengen. Zijn plaats is per 6 november 2014 ingenomen door mevrouw G. Schreven. Reden om nogmaals tot herbenoeming van de eerder twee genoemde leden over te gaan, is het garanderen van de continuïteit, de tijd die nodig is om de ontstane vacature(s) in te vullen, het aanpassen van de Verordening Rekenkamercommissie IJsselstein 2009 en het verkennen van de mogelijkheden voor eventuele samenwerking met de rekenkamercommissie van de gemeenteraad Montfoort. De werkwijze van de commissie is geregeld in de Verordening Rekenkamercommissie IJsselstein zoals vastgesteld door de gemeenteraad in zijn vergadering van 9 november 2009. Daarnaast is het Reglement van orde en het Onderzoeksprotocol van toepassing, welke beiden door de (toenmalige) rekenkamercommissie zijn vastgesteld. In de raadsvergadering van 8 mei 2014 zijn twee van de drie rekenkamercommissieleden herbenoemd. Tevens is besloten om de Verordening Rekenkamercommissie IJsselstein vóór 30 juni 2015 te actualiseren en hierin het gefaseerd aftreden van de rekenkamercommissieleden op te nemen. Verantwoording werkzaamheden in 2014 In 2014 heeft de rekenkamercommissie drie onderzoeken afgerond, te weten: Minimabeleid De Werkgroep minimabeleid (de dames van der Lugt en de Neijs en de heren Lappee en Pel) heeft de rekenkamercommissie in 2013 een toelichting gegeven op de wens om inzicht te krijgen in een aantal onderzoeksvragen over het minimabeleid. Concrete aanleiding hiertoe was de discussie over de beëindiging van de subsidie aan Stichting Leergeld. Voor dit onderzoek heeft de rekenkamercommissie als centrale vraagstelling geformuleerd: Wat is het lokale minimabeleid van de gemeente IJsselstein en is er sprake van een doeltreffend en doelmatig minimabeleid? Bij de beantwoording van deze vraag is in het onderzoek t.a.v. het minimabeleid onderscheid gemaakt tussen: - Inkomensondersteuning en; - Participatiebevordering en schuldhulpverlening. 3
Medio augustus 2013 is de Rekenkamercommissie de uitvoering van het onderzoek Minimabeleid gestart met het verlenen van een onderzoeksopdracht aan bureau Regioplan. Het rapport, de conclusies en aanbevelingen en de bestuurlijke reactie van het College van B&W stonden op de agenda van de raadsvergadering van 10 juli 2014. Uit de bevindingen in het rapport wordt de conclusie getrokken dat in de periode 2008-2012 1 : a) de doelstelling dat 10 % meer minima moeten worden bereikt niet is gehaald; b) de doelstelling dat 80 % van de minima gebruik maakt van één of meer regelingen die voor hen bestaan niet is gehaald, met uitzondering van de U-pas. Een andere conclusie is dat de informatievoorziening over het minimabeleid van college aan de raad minder informatief geworden is en verder toont de raad eigenstandig, dus los van de mate waarin men wordt geïnformeerd, weinig initiatief om kaders (bij) te stellen. Bij de behandeling van het rapport in het cluster Samenleving bleek dat er sprake was van uiteenlopende verwachtingen over de mogelijkheden om met dit Rekenkameronderzoek inzicht te verkrijgen in de maatschappelijke effecten (outcome) van het minimabeleid. De conclusies en aanbevelingen zijn door de raad overgenomen. Voorbereiding drie decentralisaties in het sociaal domein in de gemeente IJsselstein De rekenkamercommissie heeft een ex ante onderzoek verricht naar de vraag op welke wijze de gemeente en gemeenteraad zich voorbereiden op hetgeen op hen afkomt ten aanzien van de decentralisaties. De centrale vraag van dit onderzoek was tweeledig: Hoe bereidt de gemeente IJsselstein zich voor op de decentralisaties in het sociale domein en in welke mate en op welke wijze geeft de gemeenteraad invulling aan zijn kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol? Eind februari 2014 is een rapport van bevindingen opgesteld dat vervolgens van ambtelijk commentaar is voorzien. Op 16 juli 2014 heeft het college een bestuurlijke reactie gegeven. Bij het aanbieden van het rapport aan de raad constateert de rekenkamercommissie dat de onderhavige materie zeer complex is en dat ten tijde van het onderzoek nog veel onduidelijkheden waren ten aanzien van de decentralisaties. Dat blijkt ook bij het bespreken van de conclusies en aanbevelingen in de raadsvergadering op 12 december 2014: in een door alle partijen ondersteund amendement is besloten om een werkgroep bestuurlijke vernieuwing in te stellen die de opdracht krijgt om een advies op te stellen over de doorontwikkeling van bestuurlijke vernieuwing en de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad in relatie tot de gemeenschappelijke regelingen. De werkgroep betrekt daarbij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. De leden van de rekenkamercommissie zullen de ervaringen met dit type onderzoek (ex ante) en de gebruikte onderzoeksmethode zelf nog evalueren om uit dit onderzoek lessen te trekken voor mogelijk toekomstig ex ante onderzoek. Afstudeeropdracht Doorwerking Rekenkamercommissie onderzoeken (Opgenomen in het jaarplan 2014; uitgevoerd) De rekenkamercommissie wilde graag weten wat de impact en doorwerking van de uitgebrachte onderzoeksrapporten is. Hoe zijn de onderzoeksrapporten gebruikt door de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie? Wat is het effect van de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie op de controlerende en kaderstellende rol van de raad? Wat is het effect van de rapporten op de manier waarop het college besluiten formuleert en de raad daarbij betrekt? En wat is het effect van de uitgebrachte rapporten op de manier waarop de ambtelijke organisatie het beleid uitvoert? Om die vragen te beantwoorden heeft de Rekenkamercommissie in 2014 onderzoek laten uitvoeren in de vorm van een onderzoeksstage/afstudeeropdracht. Door middel van een bureaustudie en interviews met de betrokkenen uit de rekenkamer, de raad, het college en de ambtelijke organisatie is een beeld verkregen van de doorwerking van de rekenkameradviezen. Uit het onderzoek blijkt dat de Rekenkamercommissie met haar rapporten de controlerende rol van de raad versterkt. De hypothese 1 Document Conclusies en aanbevelingen RKC Minimabeleid IJsselstein, bijlage bij raadsvoorstel 10 juli 2014 4
dat niet gestuurd kan worden op de kaderstellende rol van de raad, wordt in dit rapport bevestigd. Of het college dan wel de raad leert van de adviezen van de Rekenkamercommissie is moeilijk te achterhalen. De agenderende functie van de Rekenkamercommissie wordt onderschreven en timing van de rapporten wordt genoemd als belangrijke randvoorwaarde voor effectiviteit. Het rapport met conclusies en aanbevelingen is in april ter kennisgeving aan de raad en aan het college aangeboden. In 2014 zijn de volgende twee onderzoeken opgestart: Effecten/aansturing WIL In het Jaarplan 2014 is voor de eerste helft van het jaar een gezamenlijk onderzoek gepland naar de totstandkoming en de effectiviteit en doelmatigheid van de WIL (Werk en Inkomen Lekstroom); dit in samenwerking met de rekenkamercommissie van buurgemeente Nieuwegein. Op 28 oktober 2013 is in de vergadering van de rekenkamercommissie reeds gesproken over de onderzoeksopzet van dit onderwerp. Getracht is om de rekenkamers van de andere Lekstroom gemeenten te betrekken bij dit onderzoek. Dit resulteerde erin dat vanaf september 2014 de rekenkamercommissie van de gemeente Houten in dit onderzoek ging meedoen. Stand van zaken eind 2014 is dat de voorlopige bevindingen aan de raadsleden van de verschillende deelnemende gemeenten zijn gepresenteerd. Het rapport van bevindingen is inmiddels voor een ambtelijke reactie naar de gemeentesecretaris verzonden. Het aanbieden van het rapport, de conclusies en aanbevelingen aan de raad zal in het eerste kwartaal 2015 plaatsvinden. (Effectiviteit van) Duurzaamheid Dit onderwerp is opgenomen op basis van een groslijst met mogelijke onderzoeksonderwerpen vanuit de verschillende partijen in de raad en is in de planning van het Jaarplan 2014 aangeduid als tweede onderzoek. De start van het onderzoek en werving van een onderzoeksbureau vond in november 2014 plaats. Vanwege de verkiezingen, de installatie van de nieuwe raadsleden en inventarisatie van mogelijke onderwerpen voor het onderzoek in juni jl. is er een vertraging opgelopen ten opzichte van de planning uit het Jaarplan 2014. De vraag die onderzocht wordt, luidt: Wat zijn de doelstellingen van het gemeentelijke duurzaamheidsbeleid en in welke mate heeft uitvoering van het meerjarenprogramma 2012-2014 plaatsgevonden en bijgedragen aan het behalen van deze doelstellingen? Eind 2014 is gestart met het verzamelen van data en het houden van interviews. De verwachting is dat de bevindingen van het onderzoek in het begin van het tweede kwartaal 2015 gepresenteerd kunnen worden aan de raad. Communicatie met de gemeenteraad In 2014 heeft de rekenkamercommissie op verschillende momenten de raad schriftelijk geïnformeerd bij de start en bij de afronding van de onderzoeken. In de raadsclusters werden presentaties gehouden over de onderzoeksopzet en bevindingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 heeft de rekenkamercommissie op 16 juli een avond georganiseerd voor nieuwe raadsleden; tijdens deze avond vond een presentatie plaats over het werk en de rol van de rekenkamercommissie. Daarnaast was er een interactief gedeelte, waarbij de leden van de rekenkamercommissie onderwerpen voor nieuw onderzoek probeerde op te halen. Eind 2014 heeft de rekenkamercommissie net als in voorgaande jaren gesprekken met de verschillende raadsfracties gevoerd om inzicht te krijgen in de onderzoeksthema s die spelen bij de raad en die wellicht in aanmerking komen voor rekenkameronderzoek. Dit heeft een aantal mogelijke onderzoeksthema s opgeleverd, waaruit de rekenkamercommissie een selectie heeft gemaakt voor eventuele onderzoeksonderwerpen in 2015. Daarnaast heeft de rekenkamercommissie overleg gevoerd met de subcommissie vanuit het presidium die is aangesteld als begeleidingscommissie voor de rekenkamercommissie. Deze 5
gesprekken gingen onder andere over de invulling van de vacature, die is ontstaan na de beëindiging van het lidmaatschap van één van de leden. Werkwijze en secretariële ondersteuning In 2014 is de rekenkamercommissie negen maal bijeen gekomen voor reguliere vergaderingen. Daarnaast is de rekenkamercommissie vaker bijeengekomen n.a.v. de bovengenoemde activiteiten (cluster- en raadsvergaderingen, gesprekken met fracties, gesprekken met onderzoeksbureaus op een externe locatie, etc.). De rekenkamercommissie heeft in 2014 tot wederzijdse tevredenheid ondersteuning gehad vanuit de griffie in de persoon van mevrouw H. Koullali. Tijdens haar zwangerschapsverlof is zij vervangen door de heer T. de Groot. 6
Financiële verantwoording 2014 Post Budget Besteed Waaraan besteed? Bedrag Saldo Advieskosten (uitbesteding onderzoeken) 30.000,00 Regionale samenwerking WIL Raadsbijeenkomst reg. Samenwerking WIL 8.900,00 1.075,00 Effectiviteit duurzaamheid 13.875,00 30.000,00 23.850,00 23.850,00-6.150,00 Overige kosten 11.482,76 580,00 74,40 Advertentie BB, werving Afscheid lid 580,00 74,40 Contributies/ lidmaatsch. 330,00 Lidmaatschap NVRR 330,00 Loonkosten Representatie Kosten 10.053,24 8.197,26 Vergoeding leden RKC 8.197,26 21.536,00 9.181,66 9.181,66 12.354,34 Totaal 51.536,00 33.031,66 33.031,66 18.504,34 Toelichting Algemeen Het totale budget van de rekenkamercommissie bedroeg in 2014 51.536. De verdeling van het budget over de verschillende posten, zoals weergegeven in bovenstaande tabel, is in lijn met de indeling van de financiële administratie van de gemeente. Binnen het voor de rekenkamercommissie begrote bedrag is voor het doen van twee onderzoeken per jaar een budget van 30.000 beschikbaar. Overeenkomstig deze afspraak en conform het Jaarplan 2014 zijn in 2014 twee onderzoeken uitgevoerd, waaraan 23.850 is besteed. Voor wat betreft de overige kosten zijn er kosten gemaakt voor het invullen van de vacature, die was ontstaan wegens het beëindigen van de benoemingsperiode van één van de leden. Advieskosten Dit betreft de kosten voor het laten uitvoeren van een tweetal onderzoeken in 2014. De onderzoeken zijn aanbesteed volgens de daarvoor geldende richtlijnen. Voor de begeleiding van een afstudeeropdracht heeft geen kostenverrekening plaatsgevonden. De onderzoekskosten zijn lager uitgevallen dan begroot, als gevolg van de marktomstandigheden (lagere tarieven bij aanbesteding onderzoeksopdrachten) en doordat er efficiencyvoordeel is gerealiseerd bij het onderzoek naar de WIL door dit samen uit te voeren met de rekenkamercommissies van Nieuwegein en Houten. Contributies en lidmaatschappen Dit betreft de contributie voor het lidmaatschap van de NVRR (Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies). Loonkosten Dit betreft de vergoeding van de leden van de rekenkamercommissie. Deze vergoedingen worden betaald via de salarisadministratie van de gemeente. Het bedrag voor de vergoeding is lager dan begroot vanwege de vacature, die openstond van juli tot november 2014. 7
Jaarplan 2015 Rekenkamercommissie IJsselstein Groslijst en onderzoeksonderwerpen Op basis van de inventarisatie van mogelijke onderzoeksonderwerpen in de gesprekken met de fracties zijn de volgende onderwerpen genoemd en onderzoekswaardig bevonden: - IJsselveld-Oost - Effectiviteit subsidiebeleid - Het werken met Business cases De rekenkamercommissie wil, zoals ook de afspraak is, twee onderzoeken gaan uitvoeren in 2015. Zo snel als mogelijk zal gestart worden met het eerste vooronderzoek en verkenning van een onderzoeksvraag op één van de hierboven genoemde onderwerpen, om zo snel als mogelijk te gaan starten. Organisatie Rekenkamercommissie Bij de herbenoeming van twee van de drie Rekenkamercommissieleden in mei 2014 is besloten dat dit de laatste termijn van deze twee leden betreft. Dit betekent dat in 2015 twee nieuwe commissieleden gezocht moeten gaan worden. Daarbij heeft de (aftredend) voorzitter aangegeven voor een korte periode voor het inwerken van de nieuwe leden beschikbaar te zijn. Ook is besloten om de Verordening rekenkamercommissie gemeente IJsselstein 2009 te moderniseren en hierin op te nemen dat de leden conform een rooster aftreden, zodat in de toekomst wordt voorkomen dat de gehele commissie op hetzelfde moment aftreedt. Het aanpassen van de Verordening en het zoeken naar en installeren van nieuwe rekenkamercommissieleden is voorzien in de zomermaanden (mei-augustus) van 2015. Ook in 2015 zullen de leden van de rekenkamercommissie elke maand, met uitzondering van de zomermaanden met elkaar overleggen. Daarnaast zal twee keer per jaar een voortgangsgesprek gevoerd worden met de begeleidingscommissie Rekenkamercommissieleden, een commissie die bestaat uit raadsleden. Dit op basis van het jaarverslag en jaarplan en op basis van een tussentijdse rapportage in dialoogvorm. Communicatie met de raad In 2015 zal de rekenkamercommissie op verschillende momenten de raad schriftelijk op de hoogte houden van de voortgang van de lopende onderzoeken. Daarnaast zal naar behoefte bij de afronding van de onderzoeken in de raadsclusters een presentatie gehouden worden. 8
Planning Afronding onderzoek Effecten WIL 2e fase: Vaststellen onderzoeksresultaten, nota van bevindingen Q1 2015 Onderzoek (Effecten van) Duurzaamheid 1 e fase: Vaststellen onderzoeksplan Q1 2015 2e fase: Opdrachtverlening bureau 2 e fase Q1 2015 Vaststellen onderzoeksresultaten, nota van Q1 2015 bevindingen Onderwerp Eerste onderzoek 2015 Prefase: Vooronderzoek om te bepalen of het onderwerp onderzoeksrijp is. Zo ja, door naar 1 e fase. Zo nee, terug naar groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Q1 2015 1 e fase: Formuleren hoofdvragen en Q1 2015 offerteaanvraag Opdrachtverlening bureau 1 e fase Q2 2015 Vaststellen onderzoeksplan Q2 2015 2e fase: Opdrachtverlening bureau 2 e fase Q3 2013 Vaststellen onderzoeksresultaten, nota van Q3 2015 bevindingen Onderwerp Tweede onderzoek 2015 Prefase: Vooronderzoek om te bepalen of het onderwerp onderzoeksrijp is. Zo ja, door naar 1 e fase. Zo nee, terug naar groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Q2 2015 1e fase: Formuleren hoofdvragen en Q2 2015 offerteaanvraag Opdrachtverlening bureau 1e fase Q2 2015 Vaststellen onderzoeksplan Q3 2015 2e fase: Opdrachtverlening bureau 2e fase Q3 2013 Vaststellen onderzoeksresultaten, nota van Q4 2015 bevindingen 9
Raming onderzoekskosten Voor 2015 beschikt de rekenkamercommissie over een budget van 51.536, waarvan 30.000 beschikbaar is voor onderzoek. Dit bedrag is voldoende voor het uitbesteden van de twee voorgenomen onderzoeken. Afronden Onderzoek Effecten van de WIL Afronding In begroting/ jaarrekening 2014 Onderzoek (Effecten van) Duurzaamheid 1 e fase & 2 e fase In begroting/ jaarrekening 2014 Onderwerp Eerste Onderzoek 2015 1 e fase & 2 e fase 15.000 Onderwerp Tweede Onderzoek 2015 1 e fase & 2 e fase 15.000 TOTAAL 2015 30.000 10