DocSys: Slimmer
Inhoudsopgave Slimmer 1 3 4 7 9 10 11 12 14
Slimmer DocSys genereert snel en gemakkelijk perfecte, die de juiste boodschap bevatten en op de juiste manier zijn verpakt. Zo kan iedere medewerker slimmer professionele in de juiste huisstijl. DocSys zorgt bovendien dat efficiënter gemaakt en beheerd kunnen worden, met een betere inhoud in huisstijl. Wat is DocSys? DocSys is een documentgenerator. Het is een pakket slimme, flexibele modules die organisaties kunnen benutten, afgestemd op hun eigen wensen. De documentgenerator is ontwikkeld door B-ware Business Software en kan volledig worden geïntegreerd in Office of gebruikt worden in een webbrowser. Hiermee kunnen gebruikers op elke plek op alle devices. DocSys helpt organisaties om sneller betere te. 1
Waarom DocSys Herkenbare huisstijl DocSys helpt organisaties hun identiteit en naamsbekendheid te versterken doordat de huisstijl in altijd correct en automatisch wordt toegepast. Het gebruik van een uniforme huisstijl zorgt voor een professionele uitstraling en een sterke, herkenbare identiteit. Dit versterkt ook de band van medewerkers met de organisatie. Efficiënter en slimmer werken DocSys helpt om efficiënter te en te beheren, met minder fouten en zonder onnodig overtypen of herhalen van taken. Vaak gaat veel tijd verloren door herzieningen en checks, zeker als meerdere medewerkers aan een document werken. Medewerkers verliezen dan snel hun focus. Het centrale beheer in DocSys voorkomt dit en maakt het bovendien gemakkelijker om aanpassingen zoals wettelijke veranderingen in contracten centraal door te voeren. Zo zorgt DocSys onder andere voor: Een herkenbare huisstijl Professionele presentatie Efficiënte workflow Tijdbesparing Minder fouten Lagere werkdruk Centraal documentbeheer 2
DocSys is breed inzetbaar en wordt in zeer verschillende sectoren en organisaties gebruikt door uiteenlopende afdelingen. Van Marketing en Communicatie tot HR, IT en Sales. Documentautomatisering kan iedere organisatie en afdeling helpen om beter, efficiënter en slimmer te werken. Zo wordt DocSys veel gebruikt voor het en beheren van bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, offertes en rapporten. In bijna ieder document wordt gewerkt met herbruikbare informatie, zoals disclaimers, contactgegevens of productbeschrijvingen. DocSys zorgt dat die informatie handig en snel opnieuw gebruikt kan worden. Internationale bedrijven zoals HEINEKEN gebruiken DocSys bovendien om organisatie- en locatiespecifieke inhoud (zoals wettelijke bepalingen) per land te beheren en actueel te houden. Tegelijkertijd behouden alle wereldwijd de gewenste huisstijl of corporate identity. DocSys is inmiddels beschikbaar in 13 verschillende talen. SECTOREN Overheid, Verzekeringen, Banken, Gezondheidszorg, FMCG, Onderwijs, Energie en meer. AFDELINGEN HRM, Sales, Marketing, Communicatie, Legal en Inkoop. TOEPASSINGEN Juridische, Contracten, Arbeidsovereenkomsten, Offertes/RFQ's, Rapporten, Brieven, CV s, Beleidsstukken, Complexe en Mailings. 3
DocSys werkt zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk en is eenvoudig te onderhouden en beheren. Medewerkers kunnen vanaf iedere locatie en met elk apparaat werken in de centraal opgeslagen. Zo wordt mobiel werken, Het Nieuwe Werken en gebruik van verschillende devices (Bring Your Own Device) ondersteund. En vanzelfsprekend blijft daarbij de gewenste vorm en inhoud van gewaarborgd. Gebruiksgemak staat centraal: nooit meer onnodig overtypen of lang zoeken naar informatie. De interface van DocSys wordt aangepast op de wensen van eindgebruikers. Gegevens kunnen worden ingevuld via duidelijke invulschermen en beslisbomen. De single sign-on functie maakt het werken voor de eindgebruiker bovendien zo plezierig mogelijk. Een lint in huisstijl kan worden geïntegreerd in Office 2013 of Office 365 (2016 en Online). 4
Zo werkt DocSys DocSys geeft totale controle over templates, sjablonen, modellen en tekstblokken. Deze componenten kunnen aan elkaar gekoppeld worden en kunnen eenvoudig gemaakt en beheerd worden. Volgens de filosofie van B-ware moet de huisstijl en inhoud van gescheiden beheerd worden. Daarom slaat DocSys deze onafhankelijk van elkaar op. De lay-out is een huisstijlmodel en bepaalt de plaats waar informatie wordt weergegeven, het lettertype en bijvoorbeeld kleurgebruik. De inhoud wordt centraal beheerd in tekstblokken. Regels en specifieke bedrijfslogica bepalen hoe informatie wordt toegevoegd aan uw. Eenvoudig beheer door minimaal aantal huisstijltemplates. Duidelijke scheiding tussen huisstijl en inhoud. Hiërarchie in tekstblokken voor hergebruik en beheer. Koppeling aan externe bronnen voorkomt overtypen en fouten. Complexe kunnen verder geautomatiseerd worden en DocSys maakt inzichtelijk hoe regels en businesslogica in gekoppeld zijn. Koppelingen met andere systemen het mogelijk om automatisch gegevens te benutten uit externe bronnen (zoals een ERPsysteem). 5
Huisstijltemplates DocSys werkt met een beperkte set huisstijltemplates, waarin de huisstijl voor bijvoorbeeld een brief, rapport of contract is vastgelegd. Een huisstijlmodel is beschikbaar in meerdere talen en hoeft dus niet vaker ontwikkeld te worden. Logo s en bedrijfsonderdelen Logo s en namen van bedrijfsonderdelen worden afzonderlijk beheerd: logo s in het logoboek en gegevens voor ondertekening van in het bedrijfsonderdelenboek. Zo kunnen handelsnamen aan een juridische entiteit gekoppeld worden met daaraan bijvoorbeeld een legal disclaimer. Als bij het van een bedrijfsonderdeel wordt gekozen, worden automatisch de juiste gegevens en het logo toegevoegd. Beheerders en medewerkers met de juiste rechten kunnen deze gegevens eenvoudig beheren. Tekstblokken Sjablonen of modellen bestaan uit een huisstijltemplate en één of meerdere standaard tekstblokken. Tekstblokken zijn huisstijlonafhankelijk, ze kunnen dus in combinatie met meerdere huisstijlen worden gebruikt. Deze tekstblokken zijn hiërarchisch, waardoor het hergebruik en beheer zeer eenvoudig is. 6
DocSys is een open systeem en kan daardoor eenvoudig koppelen met andere systemen, applicaties en databases voor ERP, CRM, HRM of DMS. DocSys kan daarbij worden ingezet als documentgenerator voor het van in een workflow. Documenten worden (deels) handmatig of volledig automatisch gegenereerd. User driven documentcreatie Een handmatig of user driven document combineert input van de gebruiker met bestaande gegevens uit andere applicaties of databases. Zo kunnen bij het van een contract bijvoorbeeld gegevens van een werknemer, leverancier of klant automatisch uit een HRM, ERP of CRMdatabase worden gehaald. Automatische documentcreatie Documenten kunnen ook automatisch gemaakt worden, zonder interactie van de gebruiker. DocSys kan hiervoor extern worden aangestuurd via een API. DocSys is koppelbaar met bijna ieder ERP, HRM, CRM en DMS-systeem. ERP DocSys kan gekoppeld worden aan veel Enterprise Resource Planning Systemen (ERP), zoals SAP. Als DocSys bedrijfsbreed wordt ingezet kan dit op veel afdelingen tijd besparen. DMS DocSys kan gekoppeld worden aan veel Document Management Systemen (DMS), zoals SharePoint. Bij het invullen van een document kunnen gegevens automatisch worden opgeslagen, met de juiste metadata. Zo zijn later ook eenvoudig terug te vinden. 7
Koppelen biedt grote voordelen Data-integratie door te koppelen met verschillende systemen biedt grote voordelen, zoals: Informatie wordt centraal beheerd en hoeft daardoor slechts op één plaats actueel gehouden te worden. Niet meer zoeken naar correcte/actuele informatie: DocSys slaat dit automatisch op de juiste plek op voorzien van de juiste meta-data. Nooit meer onnodig overtypen: knippen en plakken behoort tot het verleden. Informatie die niet automatisch uit een ander systeem komt, kan met een invulscherm worden toegevoegd. HRM DocSys kan gegevens van medewerkers rechtstreeks uit een HRM-systeem halen. Zo zijn minder menselijke handelingen nodig. Dat bespaart tijd en zo worden fouten voorkomen. B-ware heeft veel ervaring met het koppelen aan bijvoorbeeld het HRM-systeem SAP SuccessFactors. CRM DocSys kan gekoppeld worden aan veel Customer Relation Managementsystemen (CRM), zoals AFAS en Microsoft Dynamics. Offertes, contracten, facturen worden eenvoudig gemaakt zonder dat gegevens uit het CRM systeem over getypt hoeven te worden. 8
Het creëren van een document is vaak slechts een onderdeel van de levenscyclus van dat document. Vaak zijn onderdeel van een breder bedrijfsproces en worden ze meerdere keren aangepast, opgeslagen, goedgekeurd en ondertekend. DocSys helpt niet alleen om professioneel en efficiënt te, maar geeft ook inzicht in de workflow van herziening, goedkeuring en ondertekening. Medewerkers kunnen zien in welk stadium een document verkeert en wie op dat moment verantwoordelijk is. Ook kunnen verantwoordelijken automatisch herinneringen ontvangen als er een taak uitgevoerd dient te worden. Met de Manager van DocSys kan een workflow gemaakt worden om te en te laten goedkeuren. Met herinneringen kan de beoogde doorloopsnelheid gewaarborgd blijven of verhoogd worden. Maak samen met collega s foutloze en houd zicht op de voortgang. 9
DocSys integreert met uw bestaande communicatiemiddelen en infrastructuur. Documenten kunnen in het juiste formaat naar het gewenste kanaal worden gestuurd. PDF DocSys wordt standaard geleverd met outputmogelijkheid in PDF-formaat. E-MAIL Documenten kunnen direct nadat ze gegenereerd zijn, verstuurd worden via e-mail. OFFICE: WORD, EXCEL, POWERPOINT DocSys wordt standaard geleverd met outputmogelijkheden in Office-modules, zoals Word, Excel en PowerPoint. WEBSERVICES Met behulp van webservices kan informatie uit andere applicaties gehaald worden om te gebruiken in. Andersom kan een document via een webservice worden opgeslagen in bijvoorbeeld een DMS (Document Management Systeem). 10
DocSys kan opslaan naar verschillende output, zoals: Bestandssysteem van de gebruiker. SAP. SharePoint of OneDrive. Andere webservices (bijvoorbeeld een servicebus). BESTANDSSYSTEEM Gebruikers kunnen afgeronde opslaan op hun eigen bestandssysteem of op een gedeelde schijf. MICROSOFT SHAREPOINT Alle SharePoint of OneDrive bibliotheken waar een gebruiker bij kan, zijn geschikt om meteen in op te slaan. Hierbij kan alle benodigde informatie voor de betreffende bibliotheek automatisch ingevuld worden. Dit voorkomt dat gebruikers meerdere keren dezelfde informatie moeten invullen. WEBSERVICES DocSys kan elke webservice gebruiken als outputkanaal van. Zo kan eenvoudig een koppeling gemaakt worden met een DMS (Document Management Systeem) of servicebus. Beschikbare informatie kan gebruikt worden om meteen op de goede locatie op te slaan. 11
Bedrijfsbeleid moet versterkt worden door solide compliance management. Het is immers belangrijk dat een organisatie voldoet aan alle actuele wet- en regelgeving. DocSys ondersteunt compliance management doordat informatie centraal beheerd wordt en de kans op fouten zo afneemt. Autorisatie DocSys kan zorgen dat de juiste gebruikers toegang hebben tot informatie waar zij recht op hebben. Zo kunnen bijvoorbeeld arbeidscontracten of offertes alleen gemaakt worden door gebruikers die daar rechten voor hebben. Naast kan dit ook gelden voor data. Het is bijvoorbeeld mogelijk gebruikers in een groep te zetten, zodat alleen zij bepaalde informatie kunnen gebruiken. Dit zorgt voor gebruiksgemak en veiligheid van informatie. Een beheerder kan bepaalde rechten aan personen of afdelingen toekennen. DocSys ondersteunt het bedrijfsbeleid 12
Digitaal ondertekenen DocSys heeft een optionele koppeling met meerdere applicaties voor digitaal ondertekenen. Als hier gebruik van wordt gemaakt, is er een audit trail beschikbaar die voldoet aan de eidas-standaarden. Heldere business rules DocSys vereenvoudigt en automatiseert het van door het standaardiseren met behulp van business rules, zoals: Juridische disclaimers koppelen aan specifieke business units. Strikte validatie. Printer tray controle. Duidelijke verantwoordelijkheden voor goedkeuring in de workflow. Automatisch berekenen van offertes of salarissen van werknemers (contracten). Verminder menselijke fouten Standaardiseren van met DocSys en automatisering van de workflow vermindert het aantal menselijke fouten aanzienlijk. Standaard met de juiste tekstblokken en business rules organisaties en collega s onderling bovendien minder afhankelijk van individuele kennis. Gebruiksstatistieken en audit trails DocSys presenteert statistieken die inzicht geven in het gebruik van de applicatie. Dit geeft bijvoorbeeld inzicht in welke afdeling (of wie) de applicatie het meest gebruikt en welke het vaakst gemaakt worden. In de log wordt ook bijgehouden wie wanneer welke aanpast. Deze gegevens kunnen worden gebruikt als audit trail. Deze informatie is tevens waardevol om het gebruik en de workflow van verder te verbeteren. 13
B-ware Business Software is expert in het automatiseren van documentcreatie. Hiervoor hebben wij DocSys ontwikkeld dat vooral middelgrote en grote organisaties helpt met het standaardiseren en automatiseren van documentcreatie. Hierdoor kunnen organisaties tijd en kosten besparen, risico s verminderen, compliance verbeteren en hun uitstraling van flink verbeteren. Onze visie? Vereenvoudigen is verbeteren. Onze missie? Documentcreatie en Management vereenvoudigen. B-ware Business Software bestaat sinds 1990 en is gespecialiseerd in documentcreatie. Klanten zijn onder andere: Heineken, het Ministerie van Veiligheid en Justitie, Menzis, Strukton, NS (Nederlandse Spoorwegen), Holmatro, Ecorys en Nuon. B-ware Business Software gelooft in specialisatie en streeft ernaar best in class te zijn. Als Microsoft Gold Partner hechten wij veel waarde aan innovatie en daardoor blijven wij DocSys continu ontwikkelen. 14
DocSys DocSys is een documentgenerator en vereenvoudigt documentcreatie. Het is een pakket slimme, flexibele modules die organisaties kunnen benutten, afgestemd op hun eigen wensen. DocSys biedt ondersteuning bij het van met de juiste huisstijl, e-mailondertekening en voor presentaties in PowerPoint. DocSys ondersteunt het gebruik van verschillende huisstijlen en logo s. DocSys betekent: Altijd en overal eenvoudig foutloze. Eenvoudiger beheer, door minder huisstijlmodellen. Duidelijke scheiding in beheer tussen huisstijl en inhoud. Hiërarchie in tekstblokken, met eenvoudig hergebruik van tekstblokken. Links naar externe gegevensbronnen (zoals ERP) voorkomen fouten en overtypen. Doordat DocSys een open systeem is, zijn koppelingen met andere applicaties en databases (zoals ERP, DMS, HRM of CRM) eenvoudig te realiseren. Er zijn koppelingen met diverse Document Management Systemen beschikbaar. B-ware heeft hierin veel ervaring. DocSys kan hierbij als documentgenerator worden ingezet, als onderdeel van de documentflow. Daarvoor is DocSys onder andere te integreren met SharePoint. DocSys: Slimmer 15