Corporatie in control Professionalisering van de financiële functie Een onderzoek naar de volwassenheid van de financiële functie en ambitie voor de toekomst KPMG 201
2 Corporaties in control Inleiding Woningcorporaties maken een turbulente tijd door. De publieke opinie is zeer kritisch, nieuwe wet- en regelgeving zorgt voor een aanscherping van het werkdomein en heffingen zetten grote druk op de investeringsruimte en de bedrijfsvoering. Om de volkshuisvestelijke ambities blijvend te realiseren moeten corporaties meer dan ooit veranderingen doorvoeren en verder professionaliseren. Deze ontwikkelingen gaan ook het financiële huis van de woningcorporatie niet voorbij. De financiële functie heeft een belangrijke rol in het sturen op realisatie van de volkshuisvestelijke ambities. Ze faciliteert de operatie en zorgt voor grip op de bedrijfsvoering. De financiële functie heeft een centrale rol in het beheersen van risico s en goede verantwoording. Veel corporaties werken aan thema s op het gebied van sturing en verantwoording zoals vastgoedsturing, assetmanagement, rendementsturing, verbeteren van informatievoorziening en risicomanagement. Daarnaast wordt de bedrijfsvoering stevig onder handen genomen door te werken aan de efficiency, digitalisering, automatisering, self service, etc. Wat vragen al deze ontwikkelingen van de financiële functie? Hierover ging KPMG in gesprek met directeuren en managers die eindverantwoordelijk zijn voor het financiële huis van hun woningcorporatie. De gesprekken leverden meer inzicht in de managementagenda van de financiële man/vrouw bij corporaties. In deze uitnodiging geven we hiervan een beknopte weergave. De gesprekken leverden vragen op als: wat is de volwassenheid van de financiële functie in de sector, wat zijn de overeenkomsten en de verschillen tussen corporaties? Wat kunnen corporaties van elkaar leren en wat kunnen ze leren van andere sectoren? In samenwerking met de financials van de sector wil KPMG meer inzicht bieden in de ontwikkelopgave voor de financiële functie. Op deze wijze kunnen we kennis en ervaring uitwisselen en een bijdrage leveren aan verdere professionalisering. Daarom deze uitnodiging om deel te nemen aan een volwassenheid- en ambitiemeting en om vervolgens met uw collega s, gefaciliteerd door KPMG, hierover in gesprek te gaan. 201 KPMG Advisory N.V.
3 Corporaties in control Verschillende ontwikkelingen vragen om een optimalisatie van de financiële functie Recentelijk heeft KPMG diverse gesprekken gevoerd met bestuurders, directeuren en managers die verantwoordelijk zijn voor de financiële functie van hun corporaties. De betrokken corporaties waren uiteenlopend van omvang en hebben een werkgebieden verspreid over heel Nederland. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste thema s die hieruit naar voren komen. Sturen op rendement: Op het gebied van besturing bestaat de behoefte om slimmer en meer effectief te sturen gekoppeld aan rendement. Corporaties willen hun rendement inzichtelijk maken op financieel, maatschappelijk en vastgoedgebied en op die manier keuzes verantwoorden. Waarderen op marktwaarde is hierin een belangrijk thema. Datakwaliteit: Het verbeteren van het inzicht en de stuurinformatie op de verschillende gebieden vraagt om goede kwaliteit en betrouwbaarheid van gegevens. De basisinformatie moet betrouwbaar, up-to-date en liefst op complex- of zelfs woningniveau te raadplegen zijn. Optimalisatie van IT-systemen: Met optimalisatie van IT-systemen wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan de efficiency van woningcorporaties. Dit wordt veelal gedaan door standaardisatie van systemen en verdere automatisering en digitalisering van processen. Procesoptimalisatie: Het vergroten van de efficiency van de processen is een must om de corporatie optimaal te laten functioneren. Benchmarking, Lean-management, digitalisering, automatisering en uitbesteden worden gezien als belangrijke antwoorden hierop. DAEB/niet-DAEB en Financiering: Wet- en regelgeving in ontwikkeling schrijft corporaties voor om DAEB- en niet- DAEB-activiteiten te scheiden. Hierbij gaat het om de voorbereiding van administratieve dan wel juridische scheiding, (her)financiering en herstructurering van de leningenportefeuille. Vanuit de financiële functie wordt deze ontwikkeling voorbereid. Wijzigende wet- en regelgeving: De corporatie moet inspelen op de ontwikkelingen op het gebied van toezicht en verantwoording. Daarbij is er een toenemende behoefte aan een standaardisatie en uniformiteit voor wat betreft de verantwoordingsmethodiek in de sector. Risicomanagement: Vanuit het WSW worden de eisen ten opzichte van risicomanagement hoger en strikter. Het verbeteren van het risicomanagement en de externe verantwoording over de verschillende rendementen en risico s verdient daarom meer aandacht. Splitsing DAEB/ niet-daeb Financiering Sturen op rendement Risicomanagement Actuele thema s rondom de financiële functie Basisinformatie betrouwbaar en real-time Wijzigende weten regelgeving Optimalisatie ITsystemen en automatisering Transparantie en uniformiteit van gegevens Procesoptimalisatie en efficiency 201 KPMG Advisory N.V.
Corporaties in control Inzicht in de huidige en gewenste inrichting van de financiële functie De wens om de financiële functie te optimaliseren en klaar te maken voor de toekomst vraagt om inzicht in de huidige en gewenste inrichting. KPMG hanteert hierbij het huis voor de financiële functie. Het huis benoemt de zes belangrijkste onderdelen van de financiële functie en de hierbij behorende diverse bouwstenen. In onderstaande afbeelding is weergegeven welke bouwstenen geraakt worden door de genoemde ontwikkelingen. Strategic Control 1 Strategische analyses Financiële projecten (financ.) Rendementssturing Finance strategie en visie Besturingsmodel Investeringsbeslissingen Stakeholder management 1 Management Control 6 7 Risk & Control WSW/CFV Risico- / prestatiemanagement Interne audit Intern control framework 1 5 2 Managementgesprekken Managementrapportage Accounting manual Scenarioplanning Werkkapitaal & Kasmanagement Begroting & Prognose CaPex/ Investeringsanalyse Profit/cost management (Vastgoed) project control Business Control/ Financiële processen Afsluiting Consolidatie Datastandaardisatie & kwal. 6 Externe rapportages WSW/CFV Order-to-cash Inkoop proces Salarisadministratie Mensen & Organisatie 5 Financiële functie governance & organisatie SSC & Outsourcing Kwaliteit van finance staff Finance community Management development Functieprofielen en functiehandboek Perf. management Standaard grootboek Treasury (Vastgoed) project accounting Belastingen IT Rapportage tooling Consolidatie tooling 3 IT-strategie & governance One financial backbone Datawarehouse 3 IT-landschap Legenda 1 Sturen op rendement 5 DAEB/niet- DAEB en Financiering 2 Datakwaliteit 6 3 Optimalisatie IT systemen 7 Procesoptimalisatie en efficiency # Wijzigende wet- en regelgeving Risicomanagement Wordt geraakt Binnen het huis onderkent KPMG de onderdelen Strategic Control, Management Control, Business Control / Financiële processen, Mensen & Organisatie, Risk & control en IT. De hierboven genoemde ontwikkelingen beïnvloeden de huidige inrichting van de financiële functie en geven richting aan wat in de toekomst van de financiële functie verwacht wordt. 201 KPMG Advisory N.V.
5 Corporaties in control Verbetering begint met inzicht Corporaties hebben baat bij inzicht in de huidige stand van zaken en het gewenste ambitieniveau voor de verschillende onderdelen van het huis. Beide zijn nodig om te kunnen bepalen hoe groot de afstand is tussen de huidige en de gewenste positie en welke stappen genomen dienen te worden om deze afstand te overbruggen. Op basis van kennis van verschillende sectoren heeft KPMG hiervoor een volwassenheidsmodel en een vragenlijst ontwikkeld. Graag nodigen wij u uit om deze met ons in te vullen. Toelichting op het volwassenheidsmodel Het volwassenheidsmodel biedt inzicht in de volwassenheid van de financiële functie en geeft duiding aan de gewenste ontwikkeling. In het model worden beide weergegeven zodat direct zichtbaar is op welke onderdelen van de financiële functie de ontwikkelopgaven liggen. Om inzicht te krijgen in de financiële functie zijn per onderdeel verschillende vragen geformuleerd waarop een score van 1 tot 5 gegeven kan worden (bovenste plaatje). Doordat de respondent zowel de huidige als de gewenste staat aangeeft, ontstaat inzicht in de ontwikkelopgave. Deze wordt weergegeven in het volwassenheidsmodel (middelste plaatje). Vervolgens worden de aandachtsgebieden die met deze volwassenheidsanalyse aan het licht komen weergegeven in het specifiek voor woningcorporaties opgestelde financiële huis (onderste plaatje). Dit geeft in één oogopslag weer welke specifieke bouwstenen een opgave kennen. De uitkomsten van dit onderzoek geven inzicht in: Volwassenheid en gewenste ontwikkeling van de financiële functie van uw corporatie; Gemiddelde volwassenheid én ambitie van de financiële functie van de sector (een benchmark); Vergelijking met best practices uit andere sectoren op basis van KPMG-kennis en -ervaring. Deze inzichten en ervaringen kunnen bijdragen aan het versnellen van de professionalisering van de financiële functie van uw woningcorporatie. 201 KPMG Advisory N.V.
Wat levert dit u nu op? Uit de verschillende gesprekken die KPMG heeft gevoerd komt de wens naar voren om verbinding te zoeken met andere corporaties op dit thema. Het professionaliseren van de financiële functie is noodzakelijk voor alle corporaties. Ook is deze ontwikkeling niet uniek voor de sector. Het is een beweging waar organisaties in verschillende sectoren continu mee bezig zijn. Met de volwassenheidsanalyse ontstaat inzicht. Dit inzicht draagt bij aan de verdere professionalisering van de financiële functie en kan zorgen voor een effectieve verandering. Bij deelname ontvangt u een rapportage met de resultaten voor de eigen corporatie. Daarnaast ontvangt u een uitnodiging voor een ronde-tafelbijeenkomst, waarin wij financials uit de sector bij elkaar brengen en tevens interessante sprekers uit andere sectoren aan het woord laten. Hierbij komen verschillende best practices aan bod en brengt KPMG kennis en ervaring in. Klik hier om het online onderzoek te starten. Contact Johan van Hoof Partner Branchegroep Woningcorporaties T. 070 338 21 72 E. vanhoof.johan@kpmg.nl Jark Otten Partner Financial Management T. 020 656 53 E. otten.jark@kpmg.nl Jan Joost Wobben Senior Manager Branchegroep Woningcorporaties T. 070 338 21 72 E. wobben.janjoost@kpmg.nl Bas Taminiau Manager Financial Management T. 020 656 57 E. taminiau.bas@kpmg.nl De in dit document vervatte informatie is van algemene aard en is niet toegespitst op de specifieke omstandigheden van een bepaalde persoon of entiteit. Wij streven ernaar juiste en tijdige informatie te verstrekken. Wij kunnen echter geen garantie geven dat dergelijke informatie op de datum waarop zij wordt ontvangen nog juist is of in de toekomst blijft. Daarom adviseren wij u op grond van deze informatie geen beslissingen te nemen behoudens op grond van advies van deskundigen na een grondig onderzoek van de desbetreffende situatie. 201 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is een dochtermaatschappij van KPMG Europe LLP en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative ( KPMG International ), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in Nederland. De naam KPMG, logo en cutting through complexity zijn geregistreerde merken van KPMG International Cooperative.