Plan van Aanpak Vrijwilligerswerk in gemeente De Bilt

Plan van Aanpak Vrijwilligerswerk in gemeente De Bilt 2018-2020 Definitieve versie 27 nov. 2017 Aanleiding Vrijwilligerswerk is van cruciaal belang in de transformatie van verzorgingsstaat naar participatiesamenleving. Vrijwillige inzet draagt bij aan het versterken van de zelfredzaamheid, en de participatie van burgers. De vraag naar vrijwilligers groeit, terwijl het aantal vrijwilligers nagenoeg gelijk blijft. Deze vrijwilligers zetten zich gemiddeld echter voor steeds minder uren in en ook minder langdurig. Dit brengt het gemiddeld aantal beschikbare vrijwilligersuren naar beneden. Dit is een landelijke trend. De gemeente De Bilt heeft in dit kader een Transformatie-agenda 2016-2017 1 opgesteld, waarin het versterken van de civil society door middel van het stimuleren van vrijwillige inzet een van de onderwerpen is. De gemeente vindt het belangrijk dat zoveel mogelijk inwoners bereid zijn zich voor elkaar in te zetten. Zij formuleert hierin een drietal doelen: - Beter ondersteunen van vrijwilligers; - Uitbreiden van het aantal inwoners dat zich als vrijwilliger inzet; - Stimuleren dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zich als vrijwilliger inzetten. In de Transformatie-agenda zijn een aantal actiepunten geformuleerd ter verbetering van het vrijwilligerswerkbeleid. De focus ligt daarbij op: 1. Flexibilisering van vrijwilligerswerk en het werven van nieuwe vrijwilligers; 2. Het omgaan met kwetsbare groepen en vrijwilligers daarbij beter ondersteunen; 3. De samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers in het kader van optimale afstemming. Vanuit deze actiepunten is de gemeente De Bilt samen met MENS De Bilt een proces gestart om tot een Plan van Aanpak te komen ten behoeve van het verbeteren van het vrijwilligerswerkbeleid. Dit doen zij tevens in samenwerking met organisaties die werken met vrijwilligers, en (potentiele) vrijwilligers. Doel van dit proces is geweest om op basis van een brede inventarisatie inzicht te krijgen in de knelpunten en ondersteuningsbehoeften van organisaties die werken met vrijwilligers, en (potentiele) vrijwilligers om kansen en uitdagingen te verkennen. De inventarisatie was opgebouwd uit twee elementen: 1. Een kwantitatief onderdeel: een enquête onder organisaties die werken met vrijwilligers (95 respondenten) en een enquête onder (potentiele) vrijwilligers (143 respondenten). 2. Een kwalitatief onderdeel: een Rondetafelgesprek met vrijwilligers en een Rondetafelgesprek met vertegenwoordigers van organisaties die werken met vrijwilligers. Dit Plan van Aanpak is gebaseerd op de uitkomsten en bevindingen van dit proces. Afgaande op de geformuleerde doelstellingen in de Transformatie-agenda, zijn drie uitdagingen centraal gesteld: 1. Hoe zorgen we voor voldoende vrijwilligers in gemeente De Bilt? 2. Hoe kunnen we in gemeente De Bilt goed inspelen op de trend van flexibilisering en mensen met tijdgebrek en drukke agenda s betrekken, dan wel behouden als vrijwilliger? 3. Hoe kunnen we er voor zorgen dat er meer ruimte is voor kwetsbare vrijwilligers? 1 De beweging naar voren, Transformatie-agenda 2016-2017 1

Belangrijk om te melden is dat we niet bij nul beginnen, maar dat er al een sterke civil society is in deze gemeente. Evenals een stevige ondersteuningsstructuur, waar we op verder kunnen bouwen. Gedurende het proces is duidelijk geworden dat alle partijen elkaar nodig hebben. Samen staan we sterker en we kunnen meer bereiken als we de krachten bundelen in het werken aan de uitdagingen geformuleerd in dit Plan van Aanpak. Ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid en naar vermogen. Om de uitdagingen aan te gaan, zijn de volgende drietal doelstellingen geformuleerd: 1. Het aantal mensen dat zich als vrijwilliger inzet in de gemeente De Bilt, zit op het landelijk gemiddelde van 45%. Dit betekent een stijging van 3% in een periode van 3 jaar. 2. Er is een structuur ontwikkeld waarin ruimte is voor een goede matching van vraag en aanbod van flexibele/ad-hoc vrijwillige inzet. 3. In 2020 zijn minimaal 25 organisaties ingericht op het accommoderen en begeleiden van vrijwilligers met een kwetsbaarheid. 2

Doel 1: Het aantal mensen dat zich als vrijwilliger inzet in gemeente De Bilt neemt toe Het aantal mensen dat zich als vrijwilliger inzet in de gemeente De Bilt, zit op het landelijk gemiddelde van 45%. Dit betekent een stijging van 3% in een periode van 3 jaar. Een groei van 3% in het aantal vrijwilligers is best een uitdaging. Zeker omdat uit landelijke trends blijkt dat het percentage vrijwilligers al jaren vrij stabiel rond de 45% ligt. In 2015 kwam uit de Monitor Sociale Kracht De Bilt dat dit percentage in de Bilt lager is, namelijk 42%. In diezelfde monitor is geïnventariseerd of men van plan was zich in de toekomst in te gaan zetten als vrijwilliger. Daarvan zegt 29% dit zeker te willen (blijven) doen, en 27% dit misschien te willen (blijven) doen. 16% weet dit (nog) niet, en 29% geeft aan dit niet te willen (blijven) doen. Vanuit de inventarisatie in 2017 komt naar voren dat 13% van de ondervraagde bewoners op dit moment niet vrijwillig actief is, maar dit wel zou willen overwegen. Dit betekent dus dat er een behoorlijk potentieel aan vrijwilligers is die mogelijk te verleiden zijn om actief te worden. Acties door organisaties die werken met vrijwilligers: 1. Zorg voor een proactieve, ondernemende houding en wees zichtbaar. Dit blijkt een belangrijke succesfactor in het bereiken van nieuwe vrijwilligers. Wat werkt is door mensen persoonlijk en gericht te vragen. Vrijwilligers zelf zijn daarbij de beste ambassadeurs. Redeneer, ook bij bijvoorbeeld advertenties, vanuit het perspectief van vrijwilligers. Zoek potentiele vrijwilligers zelf op, presenteer je op een positieve manier en laat zien waarom het leuk is om als vrijwilliger actief te zijn bij jouw club. 2. Zorg voor goed vrijwilligersbeleid. De aanwezigheid van een heldere visie en een duidelijke structuur, evenals het regelen van adequate begeleiding van vrijwilligers, zijn belangrijke succesfactoren in het behouden/binden van vrijwilligers. Belangrijke elementen daarin zijn: zoek aansluiting bij vrijwilligers op basis van gelijkwaardigheid, houdt oog voor de ruilrelatie die je met de vrijwilliger hebt en biedt zoveel mogelijk maatwerk, flexibiliteit en goede begeleiding, evalueer regelmatig, en zorg voor goede communicatie en waardering. 3. Maak het aantrekkelijk om vrijwilliger te worden. Wees creatief in het faciliteren van vrijwilligers en in het vinden van oplossingen voor drempels en belemmeringen, zoals vervoer of kinderopvang. Meldt zich iemand die toch niet past bij jouw club, zorg dan voor een goede doorverwijzing naar bijvoorbeeld de vrijwilligerscentrale, die samen met iemand kan zoeken naar een passende vrijwilligersplek. Heb ook oog voor de behoeften van collega-organisaties. 4. Zoek de samenwerking. Maak gebruik van de vrijwilligerscentrale, netwerken, bedrijfsleven en sites als Indeed voor het werven van bijvoorbeeld bestuursleden. Onderzoek bijvoorbeeld of bestuursfuncties te delen zijn. Ruil waar mogelijk (en gewenst) vrijwilligers met elkaar uit. Zeker met het oog op flexibilisering is het aannemelijk dat vrijwilligers zich niet persé inzetten voor jou, maar afkomen op bepaalde klussen. Die zijn mogelijk uitwisselbaar. 3

Acties door vrijwilligerscentrale: 1. Zorg voor goede promotie van het vrijwilligerswerk. Maak een communicatieplan, waarin de haalbaarheid en meerwaarde van de suggesties die gedaan zijn onderzocht en meegenomen worden, zoals: meer aandacht voor vrijwilligerswerk in lokale media; regelmatig een pagina met vraag en aanbod (ook op sociale media, op een fysieke plek, of publieke ruimte); interessante vacatures; mogelijkheden van vrijwilligerswerk; portretten/ervaringsverhalen van vrijwilligers en vrijwilligerswerk met informatie over waar men terecht kan. 2. Zorg voor een actueel en aantrekkelijk overzicht van vrijwilligersvacatures. Door zowel digitale als fysieke presentatie van vrijwilligersvacatures. En door afspraken te maken met organisaties die vrijwilligersvacatures plaatsen over het belang van actueel houden van de vrijwilligersvacaturebank, bijvoorbeeld door snelle terugkoppeling over gemaakte matches. 3. Onderzoek of het mogelijk is om nieuwe inwoners of inwoners die met pensioen gaan proactief te informeren over de mogelijkheden om actief te worden als vrijwilliger. Door met de gemeente te onderzoeken of en hoe dit gerealiseerd kan worden. 4. Ondersteun organisaties in PR, communicatie en marketing, zodat zij hun zichtbaarheid kunnen vergroten. Dit kan zowel door individueel advies of door middel van het bieden van deskundigheidsbevordering op het gebied van PR, communicatie en marketing. 5. Faciliteer samenwerking tussen organisaties die werken met vrijwilligers. Ga met organisaties op zoek naar gemeenschappelijke onderwerpen en een werkbare vorm, waarop samenwerking voor en tussen organisaties meerwaarde biedt. Acties door gemeente: 1. Draag uit dat vrijwilligerswerk belangrijk is en gewaardeerd wordt. Zorg voor een jaarlijkse waardering voor vrijwilligers en/of vrijwilligersorganisaties, bijvoorbeeld een vrijwilligersprijs (Mathildeprijs spreekt met name ouderen aan), of een feestelijk moment; doe iets unieks voor vrijwilligers in het kader van waardering (werkt altijd en kent vele vormen). 2. Zorg dat vrijwilligerswerk zichtbaar en vindbaar is op communicatiekanalen van de gemeente. 3. Onderzoek of het mogelijk is om nieuwe inwoners of inwoners die met pensioen gaan proactief te informeren over de mogelijkheden om actief te worden als vrijwilliger. Door met de vrijwilligerscentrale te onderzoeken of en hoe dit gerealiseerd kan worden. 4. Toon interesse en betrokkenheid, bijvoorbeeld door regelmatige werkbezoeken door college en raad aan organisaties die werken met vrijwilligers. 5. Denk mee over waar wet- en regelgeving belemmerend of hinderend is bij het doen van vrijwilligerswerk of in de samenwerking tussen organisaties. 4

Doel 2: Flexibilisering van vrijwilligerswerk In 2020 staat er een structuur waarin ruimte is voor een goede matching van vraag en aanbod van flexibele/ad-hoc vrijwillige inzet. Flexibilisering is een trend in het vrijwilligerswerk. Mensen willen zich minder vaak voor langere tijd verbinden aan een organisatie en zijn op zoek naar flexibele vormen van vrijwilligerswerk of korte klussen, die passen in een drukke agenda. In gemeente De Bilt kennen we in dit kader bijvoorbeeld NL Doet, de Beursvloer en het Maatschappelijk Diner, waarin bedrijven en maatschappelijke organisaties matches met elkaar maken over wat zij voor elkaar kunnen betekenen. Acties door organisaties die werken met vrijwilligers: 1. Zorg voor flexibiliteit. Wees flexibel in het organiseren van taken en functies. Denk daarbij voor structureel vrijwilligerswerk bijvoorbeeld aan het organiseren van een achterwacht en/of pool van vrijwilligers die met elkaar kunnen afstemmen wie/wanneer de klus uitvoert. Zorg ook voor korte of tijdelijke klussen, projecten of activiteiten, waarmee vrijwilligers worden bereikt die zich niet langdurig kunnen of willen verbinden en/of druk zijn, maar zich wel ad-hoc in willen zetten. Acties door vrijwilligerscentrale: 1. Ondersteun en faciliteer organisaties bij flexibilisering. Bijvoorbeeld met een platform en een pool van vrijwilligers die flexibel inzetbaar zijn aan de ene kant, en een overzicht van flexibele klussen gemeente breed (maak daarbij gebruik van goede voorbeelden die er al zijn: een uitzendbureau voor flexibele klussen zoals Utrecht Cares en St. Present, Ready-to-help van het Rode Kruis, de Club van 24 of andere voorbeelden). 2. Zorg voor promotie en bekendheid van flexibel vrijwilligerswerk in gemeente De Bilt. Acties door gemeente: 1. Faciliteer en promoot een platform voor flexibel vrijwilligerswerk. 2. Voorkom dat wet- of regelgeving het doen van vrijwilligerswerk of de onderlinge samenwerking belemmert of hindert. 5

Doel 3: Inclusief vrijwilligerswerk In 2020 zijn minimaal 25 organisaties ingericht op het accommoderen en begeleiden van vrijwilligers met een kwetsbaarheid 2. Een belangrijke verschuiving is dat het vrijwilligerswerk niet alleen meer een doel op zich is, maar ook een middel. We zien bijvoorbeeld een toename in het aantal mensen voor wie vrijwilligerswerk een instrument is dat activeert en participatie bevordert. Het is echter een flinke uitdaging om voor vrijwilligers met een kwetsbaarheid of een beperking een passende vrijwilligersplek te vinden. In dit kader kennen we in gemeente De Bilt verschillende projecten, zoals Kansrijk Vrijwilligerswerk (begeleiding van mensen in een uitkeringssituatie naar vrijwilligerswerk), We Match (integratie van vluchtelingen), Sterk door Vrijwilligerswerk (vrijwilligerswerk voor mensen met beginnend geheugenverlies of met een psychische kwetsbaarheid). Acties door organisaties die werken met vrijwilligers: 1. Wees toegankelijk en bereikbaar. Bepaal met elkaar wat het werken met kwetsbare vrijwilligers voor je organisatie betekent? Wat is daarin nodig en haalbaar. 2. Biedt maatwerk, neem een open houding aan en wees creatief. Ga na: Over wie gaat het? Wat zijn de talenten, mogelijkheden en capaciteiten van deze vrijwilliger? Wat is een passende klus of taak? Wat heeft hij/zij nodig om het vrijwilligerswerk uit te voeren? En hoe kunnen we dat organiseren? 3. Zorg voor een divers vrijwilligersbestand waarin ruimte is voor verschillende achtergronden en geluiden. Organiseer een buddy-systeem waar mogelijk, waarbij vrijwilligers, die extra begeleiding nodig hebben, gekoppeld worden aan iemand met kennis, ervaring en/of coachvaardigheden. Maak daarbij bijvoorbeeld gebruik van de buddy s van het project Sterk door Vrijwilligerswerk. 4. Wees creatief in het benaderen en begeleiden van de doelgroep. Zoek bijvoorbeeld anderstaligen op in NT2-klassen en gebruik een vertaal-app. Denk om en voorbij de norm. Welke kansen liggen verscholen in het werken met vrijwilligers met een kwetsbaarheid? Zet ook kennis en ervaring die is opgedaan met het werken met Maatschappelijke Stagiairs in. Een dergelijke doelgroepgerichte benadering is zeer bruikbaar bij de gedachtevorming en vormgeving van inclusief beleid. 2 Met kwetsbare vrijwilligers bedoelen we vrijwilligers die om wat voor reden dan ook niet in staat zijn om zelfstandig vrijwilligerswerk te vinden en te verrichten, en daarbij passende ondersteuning en begeleiding nodig hebben. In de praktijk van de vrijwilligerscentrale blijkt dat mensen vaak problemen ondervinden op verschillende levensgebieden. Naast psychische kwetsbaarheid zoals depressie, angstig, eenzaam of licht verstandelijk beperkt, kunnen ook financiële en/of fysieke problemen spelen. Daarnaast horen bijvoorbeeld ook mensen met beginnende dementie en NAH tot deze doelgroep. 6

Acties door vrijwilligerscentrale: 1. Ondersteun organisaties om te komen tot inclusief vrijwilligerswerk. Zorg voor uitwisseling van kennis en ervaringen, delen van succesverhalen en knelpunten. Wat werkt en waarom? En hoe zou dat verbreed/ uitgebreid kunnen worden? Organiseer, werf en train buddy s daar waar nodig (zie Sterk door vrijwilligerswerk; project dat loopt tot half 2019 en mogelijk wordt gemaakt door financiering van fondsen). 2. Faciliteer het gesprek over de grenzen van vrijwilligerswerk. Veel vrijwilligers geven aan dat werken met zorgbehoevende cliënten zwaarder en zwaarder wordt. Wat is nog leuk, waar raken mensen nog voor gemotiveerd en waar haken ze af? Wees realistisch in wat haalbaar is voor beide partijen. Acties door gemeente: 1. Zorg voor eenduidig beleid en dat er geen belemmerende wet- en regelgeving in de weg staat (nu restricties van RSD/ UWV?) Voorkom tegenwerking van instanties en zorg dat dezen nut en noodzaak van vrijwilligerswerk maximaal onderkennen, ondersteunen en promoten. 2. Waardeer organisaties die zich openstellen voor vrijwilligers met een kwetsbaarheid en erken het belang in het kader van een inclusieve/ participatiesamenleving. 3. Verken grenzen en faciliteer het gesprek daarover (vrijwilligerswerk is geen dagbesteding; waar ligt de grens tussen vrijwilliger en cliënt). 4. Deel beschikbare kennis en ervaringen van buiten de gemeente. 7

Uitvoering/monitoring/ evaluatie Bovenstaande doelen kunnen alleen gerealiseerd worden in samenwerking met en commitment van zowel vrijwilligers, organisaties die werken met vrijwilligers, de vrijwilligerscentrale en de gemeente. Daarbij is het belangrijk elkaar te vinden, goede voorbeelden uit te wisselen en met elkaar te zoeken naar oplossingen, daar waar zich knelpunten voordoen. In gesprek blijven over de geformuleerde doelen is belangrijk. Blijven leren en inspireren. Organisaties die werken met vrijwilligers zijn uiteraard allereerst zelf verantwoordelijk voor hun eigen zichtbaarheid en vrijwilligersbeleid. Zij formuleren hun eigen ambities en plan om bij te dragen aan het behalen van de drie doelen van dit Plan van Aanpak. Zij stellen hun vragen voor ondersteuning daarbij aan de vrijwilligerscentrale. De vrijwilligerscentrale heeft een belangrijke rol in de uitvoering van dit Plan van Aanpak in het promoten en zichtbaar maken van vrijwilligerswerk. Daarnaast is zij de spin in het web, zij makelt en verbindt, zowel (potentiele) vrijwilligers aan organisaties die werken met vrijwilligers, maar ook organisaties onderling in het delen van kennis en kunde. Ook speelt zij in op de vragen van organisaties die werken met vrijwilligers. De gemeente is opdrachtgever en monitort de uitvoering en resultaten van dit plan van aanpak. Dit doet zij o.a. door de tweejaarlijkse sociale monitor en door het bevragen van een digitaal panel (in ontwikkeling). Daarnaast is de gemeente verantwoordelijk voor wet- en regelgeving en beleid, draagt zorg voor draagvlak en waardering en draagt het belang van vrijwilligerswerk uit. Wensen voor de toekomst Met een aantal betrokken (potentiele) vrijwilligers, organisaties die werken met vrijwilligers, de vrijwilligerscentrale en de gemeente willen we tot een klankbordgroep komen, die bijvoorbeeld twee keer per jaar de voortgang bespreekt: - Welke stappen zijn gemaakt met welk resultaat? - Welke knelpunten doen zich voor en wie kan daarin wat betekenen? - Zijn we op de goede weg? De vrijwilligerscentrale neemt het initiatief om deze uitwisseling te organiseren. De eerste bijeenkomst zal in het teken staan van het maken van concrete afspraken en de verdere concretisering van het Plan van Aanpak, tot een gezamenlijk uitvoeringsplan 2018 met daarin opgenomen de concrete acties, tijdsplanning, en de verantwoordelijke persoon die zich eraan committeert. 8