BTW.Nummer 0911.33.956.B.01 Hillinenweg 71, 2182 VB Hillegom. Rabobank 38.81.13.723 Telefoon Mobiel 06-46607068 Aan Bestuur, t.a.v. de heer van Zijp, Bakhuis Rozenboomstraat 29, 2313 RC Leiden. Hillegom, 31 maart 2015. 1. Opdracht Op basis van de door u verstrekte opdracht heb ik de administratie van de Stichting van de Vrienden van de Leidse Hortus gecontroleerd. 2. Oordeel Ik heb vastgesteld dat de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2014 een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen en het exploitatiesaldo, met inachtneming van het gestelde onder de bevindingen. Hierbij zij aangetekend dat er geen accountantscontrole is toegepast. 1
3 Bevindingen De boekhouding maakt een verzorgde indruk. De volledigheid van de baten en de juistheid van de van de uitgaven kon aan de aan de hand van de bescheiden op eenvoudige wijze worden vastgesteld. In het boekjaar 2014 is sprake van een exploitatietekort van ca. 20054,73. Dit wordt met name veroorzaakt door de uitgaven i.v.m. Jubileum 35 jaar vrienden ( 27831,06). Deze kosten waren niet begroot. De aanbevelingen uit voorgaande jaren zijn in belangrijke mate door uw bestuur overgenomen. Er wordt binnen de Stichting gewerkt aan een duidelijke functiescheiding tussen de registratie van de contribuanten en de adoptanten en de feitelijke inning. Hierbij is van belang dat op een eenvoudige manier intern de te ontvangen bedragen (sollpositie) kan worden aangesloten bij de daadwerkelijk ontvangen bedragen (ist-positie) Bij het opstellen van de jaarrekening is het baten en lasten stelsel toegepast. Dit betekent dat de baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Dit in tegenstelling tot voorgaande jaren (tot en met 2012), waarin bij het opstellen van de jaarrekening werd uitgegaan van ontvangsten en uitgaven in het kalenderjaar. 2
De aan de Hortus verstrekte project- en individuele subsidies zijn gebaseerd op genotuleerde besluiten van het bestuur van de Stichting. Voor zover nagegaan kan worden, worden alle ontvangen legaten in de notulen van de bestuursvergadering vastgelegd. Het komt gewenst voor om over de aanvaarding en afwikkeling van legaten een procedure vast te stellen in het bestuur, teneinde de volledigheid van de ontvangen legaten en de eventueel daaruit voorvloeiende verplichtingen te waarborgen. Gelet op de grootte van het vermogen en het feit dat er langere tijd sprake kan/zal zijn van liquiditeitsoverschotten, is het zinvol om te onderzoeken of een hoger beleggingsresultaat kan worden gerealiseerd. Ook hierover zou in het bestuur een procedure dienen te worden vastgesteld. 4. Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) De Stichting is erkend als een ANBI. Vanaf 1 januari 2014 gelden er bijzondere regels m.b.t. deze instellingen. Een ANBI moet op een internetsite een aantal gegevens publiceren. Verwezen wordt naar de site van de belastingdienst. Gaarne bereid tot nadere toelichting, Hoogachtend, Th.P. Adamse 3
BIJLAGEN: 1. Balans per 31 december 2014van de Stichting Vrienden van de Hortus en vergelijkende cijfers per 31 december 2013 2. Toelichting op de balans 3. Exploitatierekening van de Stichting Vrienden van de Hortus over 2014 en vergelijkende cijfers over 2013. 4. Specificatie bijdragen aan de Hortus over 2014. 4
BIJLAGE 1 Balans per 31 december 2014 en vergelijkende cijfers per 31 december 2013 ACTIVA 31 december 2014 31 december 2013 Vorderingen 44.704,51 56.122,61 Liquide Middelen: 301.758,76 522.787,49 Totaal activa 346.463,27 578.910,10 PASSIVA Kapitaal 298.675,99 342.980,72 Reserves Tropische kassen - 120.000,00 Loopbrug - 90.000,00 TCM Chinese tuin - - 210.000,00 Voorzieningen 15.250,00 Schulden op korte termijn 32.537,28 25.929,38 Totaal passiva 346.463,27 578.910,10 Niet uit de balans blijkende verplichtingen: TCM Chinese tuin 20.000,00 Totaal - 20.000,00
BIJLAGE 2 blad 1 Toelichting op de balans per 31 december 2014 ACTIVA 31 december 2014 31 december 2013 Vorderingen Te ontvangen legaat 36.000,00 48.000,00 Te ontvangen rente 2.544,51 6.937,61 Te ontvangen donaties - 60,00 Afrekening entreebalie 6.160,00 Vooruitbetaalde kosten - 1.125,00 44.704,51 56.122,61 Liquide Middelen: ing depositorekening - 144.504,55 RABO rendementsrekening 261.126,63 258.369,97 ING spaarrekening 10.000,00 111.570,77 Rabo rekening courant 30.158,89 4.725,63 ING rekening-courant 473,24 3.616,57 301.758,76 522.787,49
Bijlage 2 blad 2 Toelichting op de balans per 31 december 2014 PASSIVA Kapitaal Stichting 2014 2013 saldo begin boekjaar 342.980,72 461.096,93 BIJ: exploitatiesaldo boekjaar -20.054,73 31.883,79 Saldo crowfunding 7.000,00-13.054,73 AF: dotatie reserves: renovatie tropische kassen -120.000,00 bijdrage loopbrug -30.000,00 reserve TCM (Chinese tuin) -20.000,00 - -20.000,00-150.000,00 dotatie voorziening masterplan Hortus 2015-11.250,00 Saldo einde boekjaar 298.675,99 342.980,72
Bijlage 2 blad 3 Balans per 31 december 2014 Reserves 2014 2013 Tropische kassen beginsaldo 120.000,00 0 dotatie boekjaar 120.000,00 ontrekking -120.000,00 - eindsaldo - 120.000,00 loopbrug Beginsaldo 12.000,00 - Nog te ontv. termijnen legaat 48.000,00 Ontvangen legaat 12.000,00 Dotatie (aandeel Stichting) 30.000,00 (60.000-crowdfunding) ontrekking -83.000,00 vrijval saldo crowdfunding -7.000,00 Saldo einde boekjaar - 12.000,00 reserve TCM dotatie 20.000,00 onttrekking -20.000,00 Saldo einde boekjaar -
Bijlage 2 blad 4 Toelichting op de balans per 31 december 2014 Voorzieningen 31-12-2014 Scherm en Flightcase saldo begin boekjaar - dotatie (uit legaat) 1.000,00 Saldo einde boekjaar 1.000,00 Masterplan 2015 saldo begin boekjaar - dotatie t.l.v. kapitaal 11.250,00 Saldo einde boekjaar 11.250,00 Borden biotoopbakken saldo begin boekjaar - bijdrage 2014 Hortus 3.000,00 Saldo einde boekjaar 3.000,00 Totaal voorzieningen 15.250,00
Bijlage 2 blad 5 Toelichting op de balans per 31 december 2014 Schulden op korte termijn: onderhoud kassen 13.370,00 11.606,00 afdracht Hortusvrienden 17.574,55 Univ. Leiden div. kosten 900,00 820,00 administratiekosten 67,73 76,08 bankkoste 4e kwartaal 380,00 95,00 vooruitontvangen bijdragen 245,00 332,30 overige kosten 32.537,28 12.929,38
Bijlage 3 Exploitatierekening 2014 en vergelijkende cijfers over 2013 Baten 2014 2013 adoptiebijdragen 27.366,00 29.283,50 contributies 38.066,24 36.280,22 legaten 10.000,00 rente inkomsten 2.825,06 5.220,67 baten voorgaande jaren 300,00 9.486,94 Totaal baten 68.557,30 90.271,33 Lasten Bijdragen aan Hortus: 30.000,00 27.700,00 (zie bijlage 4) Afdracht jaarkaart aan Hortus 13.370,00 11.606,00 Jubileumkosten 35 jaar vrienden 27.831,06 Drukwerk en ontwerpkosten 1.815,21 730,63 Drukwerk vriendennieuws 6.459,99 6.664,22 Porti 5.405,05 4.350,09 Kosten vriendendagen 179,43 2.755,72 kosten adoptanten 850,67 1.018,55 Bestuurskosten 565,90 555,53 Bankkosten 422,73 424,72 Notariskosten 42,35 163,35 Administratiekosten 900,00 820,00 Pasjes 400,00 209,84 Representatiekosten 368,44 418,90 Lasten voorgaande jaren - 880,84 Diverse kosten 1,20 89,15 Totaal lasten 88.612,03 58.387,54 EXPLOITATIESALDO -20.054,73 31.883,79
Bijlage 4 Specificatie bijdragen aan Hortus: 2014 2013 Project duurzaamheid brochure bomenonderhoud 5 jarenplan 13.000,00 13.000,00 plantenolympiade Zomertententoonstelling 9.500,00 promotiefilm tbv jubuleumjaar Hortus 6.000,00 corporate flyers 3.000,00 Clusius wandelboekjes (Engels) 3.150,00 Midzomernacht 2.500,00 donatie schenking Gingko 1.500,00 bijdrage tentoonstelling "Planten uit de oertijd" 1.850,00 Borden bij biotoopbakken 3.000,00 Museumlab 1.200,00 30.000,00 27.700,00