Directie Werk en Bijstand Aan: College van burgemeester en wethouders Postbus 90801 2509 LV Den Haag Telefoon (070) 333 47 21 Onderwerp Nadere informatie over verplichte invoering DVS Geacht college, Ons kenmerk Datum In de Verzamelbrief van 12 juli 2007 met kenmerk INTERCOM/2007/23020 bent u op hoofdlijnen geïnformeerd over de verplichte toepassing van het Digitaal verantwoordingsysteem (DVS) per 1 januari 2008. In de bijlage bij deze brief wordt u geïnformeerd over de exacte invoeringsmaatregelen. Het is van groot belang dat u niet alleen kennis neemt van deze maatregelen, maar dat u ook tijdig de in de bijlage benoemde stappen onderneemt. Het gaat om het inloggen op de website www.dvsuitrol.nl met de bijgeleverde gebruikersnaam en wachtwoord, het registreren van gegevens, het aanvragen van certificaten en de installatiewijze van de software en de certificaten. Het ministerie van SZW zal u ondersteunen bij het implementatietraject van DVS. Onder andere kunt u zich op korte termijn opgeven voor een webconferentie, waarbij de installatie stap voor stap wordt uitgelegd en u uw vragen direct kunnen stellen. U kunt vanaf uw werkplek aan de webconferentie meedoen, waardoor u er niet veel tijd aan kwijt zult zijn. Ik adviseer u van deze ondersteuning gebruik te maken. Vanuit het ministerie worden gemeenten maximaal gefaciliteerd om tijdige aansluiting op DVS te kunnen realiseren. Ik vertrouw erop dat u tijdig de juiste stappen onderneemt en dat u daadwerkelijk voor 1 januari 2008 op DVS bent aangesloten, zodat u op correcte wijze het voorlopig verslag over de uitvoering op grond van de WWB, IOAW, IOAZ, Bbz2004 en WWIK aan SZW kunt aanleveren. Hoogachtend, de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, de directeur Werk en Bijstand (drs. P.G. Lugtenburg)
BIJLAGE Stap 1: inloggen op website Vanaf 10 september 2007 krijgt u toegang tot website www.dvsuitrol.nl. Voor het inloggen op deze website dient u gebruik te maken van uw gebruikersnaam en wachtwoord, die in onderstaand kader vermeld staan. Gebruikersnaam : ******** Wachtwoord : ******** Stap 2: registratie van gegevens Vóór 19 september 2007 dient u de informatie voor de stamregistratie via bovenstaande website aan te leveren. De stamregistratie behelst de vastlegging van een aantal algemene organisatiegegevens van uw gemeente. Met het verstrekken van informatie voor de stamregistratie wordt niet automatisch een aanvraag om certificaten ingediend. Daarvoor dient stap 3 uitgevoerd te worden. De stamgegevens zijn nodig om een aanvraag om certificaten in behandeling te kunnen nemen. NB. Voor een aantal gemeenten is al een stamregistratie aangemaakt. Wanneer dit voor uw gemeente het geval is, zijn de gegevens al ingevuld op de website en hoeft u deze gegevens niet nogmaals aan te leveren. Stap 3: aanvraag certificaten Vóór 19 september 2007 moet u tevens uw certificaten aanvragen via bovenstaande website. Zoals in de verzamelbrief van juli jl. al aangegeven werd, kunnen er op kosten van SZW maximaal 4 certificaten per gemeente worden aangevraagd. U kunt meer certificaten aanvragen, maar dan komen de kosten voor uw eigen rekening. De certificaten zijn vier jaar geldig. Wanneer de geldigheidsduur van de certificaten verstreken is, zullen de kosten voor rekening van de gemeente komen. Certificaten worden voor ondertekenaars van het voorlopig verslag (burgemeester en gemeentesecretaris of een gemandateerde ambtenaar) op naam geleverd. De gemeentelijk DVS-beheerder en de invuller van het voorlopig verslag krijgen certificaten op rol, dat wil 2
zeggen dat de certificaten wel functiegebonden maar niet persoonsgebonden zijn. Hierdoor blijven ze ook bij personele mutaties geldig en bruikbaar. Vanaf 2008 kunnen de voorlopige verslagen over de uitvoering van de WWB, IOAW, IOAZ, Bbz2004 en WWIK uitsluitend door individuele gemeenten worden ingediend, ook indien uw gemeente voor de uitvoering van deze wetten participeert in een WGR-verband. Voor gemeenten die in WGR-verband genoemde wetten uitvoeren betekent dit dat hun eigen ondertekeningsbevoegden over op naam gestelde certificaten dienen te beschikken. Indien het beheer en het invullen van de afzonderlijke voorlopige verslagen door medewerkers van de eigen gemeente wordt verzorgd, dan dient u voor hen certificaten op rol aan te vragen. Voor situaties waarin van het WGR-verband voor verschillende gemeenten het beheer en invullen verzorgt is de procedure in technisch opzicht nog niet geheel uitgelijnd. Vóór 10 september a.s. ontvangen alle WGR-verbanden hierover nadere informatie. Omdat er een handtekening voor het verstrekken van certificaten nodig is, dient u de op de site ingevulde gegevens uit te printen en te ondertekenen. De ondertekening wordt gedaan door degene die binnen uw gemeente bevoegd is certificaten aan te vragen. Dit kan per gemeente verschillen. Het getekende aanvraagformulier dient zo spoedig mogelijk u sturen aan: DigiNotar Postbus 340 1940 AH Beverwijk NB. Voor de certificaten op naam dient u met uw aanvraag een kopie van een geldig paspoort of rijbewijs van de betreffende personen mee te zenden aan DigiNotar. Dit is het geval bij de certificaten voor de burgemeester en gemeentesecretaris, of voor de ambtenaar die door het college gemandateerd is om het voorlopig verslag te ondertekenen. Indien sprake is van mandatering, dient tevens een afschrift van het betreffende mandaatbesluit bijgevoegd te worden.de vereiste bijlagen behoeven niet gewaarmerkt te zijn. Indien u vóór 19 september a.s. de certificaten aanvraagt, dan ontvangt uiterlijk 15 oktober 2007 via de post een installatieset bestaande uit: de certificaten (van Diginotar, standaard USB-tokens); een pinmail voor het gebruik van de certificaten (ook van DigiNotar, maar afzonderlijk toegezonden); gebruikersnamen en wachtwoorden voor toegang om per certificaathouder met DVS te werken (van SZW); een CD-ROM met: o software benodigd voor een correcte werking van het beveiligingscertificaat; 3
o Adobe Reader 8.0 (gratis software, nodig om de formulieren te kunnen invullen en ondertekenen); o Gebruikershandleidingen. Stap 4: installatiewijze van de software en de certificaten Vóór 22 oktober a.s. dient u op www.dvsuitrol.nl aan te geven dat u de complete installatieset hebt ontvangen en voor welke installatiewijze u kiest. Er zijn drie mogelijkheden voor de wijze waarop de software van DVS geïnstalleerd kan worden. U kunt er voor kiezen om de installatie zelf te doen met behulp van de handleiding die u uiterlijk 15 oktober ontvangt. Daarnaast is er de mogelijkheid telefonische ondersteuning te krijgen van de DVS-Helpdesk. Ook kunt u gebruik maken van de zogeheten onsite ondersteuning, waarbij u ter plekke de hulp krijgt van een monteur. Optie 1: zelf installeren Standaard kunt u de software en certificaten met behulp van de gebruikershandleiding zelf installeren. Om u een inschatting te kunnen laten maken wat de installatie van de software en certificaten behelst, worden door SZW enkele webconferenties georganiseerd. Hierin zal de installatie stap voor stap worden uitgelegd en uw vragen live worden beantwoord. Wanneer u wilt deelnemen aan een webconferentie, dan kunt u zich vóór 19 september a.s. aanmelden via de eerder genoemde website. De webconferenties vinden plaats op 27 september en 2 oktober in de ochtend en de middag. Deelname aan de webconferentie vindt plaats vanaf de eigen werkplek. Optie 2: DVS-Helpdesk Indien u zich ondanks de gebruikershandleiding en de webconferentie niet geheel zeker voelt, kunt u ervoor kiezen om de installatie zelf uit te voeren, met de mogelijkheid van telefonische ondersteuning van de Helpdesk DVS ingeval van optredende twijfel of problemen. U kunt hiervoor een afspraak maken bij de DVS-Helpdesk. Voor overige technische vragen over de verplichte toepassing van DVS kunt u ook terecht bij de DVS-helpdesk. De Helpdesk is vanaf 10 september 2007 bereikbaar op de nummers 06-34977312 en 06-34977316 (alleen tijdens kantooruren) of op DVS@minszw.nl. Optie 3: Onsite ondersteuning (de monteur) Als u zich in het geheel niet zeker voelt om zelf tot installatie over te gaan, dan kunt u aangeven dat u de installatie wenst te laten verzorgen door een monteur. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden. Kiest u voor de optie monteur, dan wordt met u een afspraak gemaakt voor installatie. Die afspraak verloopt via uw DVS-beheerder. De installatie zal worden gepland in de periode van eind oktober tot 1 december 2007. De monteur installeert de sofware en test de werking daarvan in combinatie met de certificaten. Indien de installatie succesvol heeft plaatsgevonden en u hebt vastgesteld dat u met toepassing van de certificaten toegang 4
hebt tot DVS, zal de monteur u vragen de verklaring daaromtrent te ondertekenen. Verder zal de monteur technische en algemene vragen over DVS beantwoorden. Wanneer kunt u DVS gebruiken? U kunt gebruik maken van DVS indien u: beschikt over de vereiste certificaten; de software hebt geïnstalleerd; uw intern DVS-beheer goed hebt geregeld. Omdat het komende voorlopig verslag betrekking heeft op geheel 2007, zal de indiening ervan met DVS daadwerkelijk eerst vanaf 1 januari 2008 kunnen plaatsvinden. Vragen over DVS Voor vragen die betrekking hebben op de aansluiting op DVS kunt u vanaf 10 september 2007 contact opnemen met de hierboven genoemde DVS-helpdesk. Voor vragen over DVS met een beleidsinhoudelijk karakter kunt u daarentegen terecht bij de Gemeentelokettelefoon op werkdagen van 9.00 12.30 uur op telefoonnummer (070) 333 4130 of per e-mail gemeenteloket@minszw.nl. 5