Fietsen naar het werk Een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde: de fiets van de zaak. Ook iets voor uw bedrijf? In deze toolkit informatie over de voorwaarden en tips voor een geslaagd initiatief! 1
Fietsen naar het werk: goed voor het lijf en het milieu Voor veel werknemers is het een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde: de fiets van de zaak. Betaald door een aantal vakantiedagen of ATV-dagen in te leveren, of betaald uit het brutoloon. In een aantal gevallen zelfs volledig betaald door de werkgever. Het enige dat de fiscus terugvraagt, is dat de werknemer geregeld naar het werk of het treinstation fietst. En dat is ook nog eens goed voor de eigen gezondheid. De fiets van de zaak Wat wij in de wandeling de fietsregeling of de fiscale fiets noemen, is in feite een belastingmaatregel. Bij het belonen van werknemers is de hoofdregel dat beloning van arbeid wordt belast. We kunnen dat allemaal op ons loonstrookje terugzien (de loonbelasting vormt samen met de werknemerspremies de op het loonstrookje vermelde loonheffing). De fiscale hoofdregel gaat ook op als de werkgever niet in geld, maar op andere wijze ( in natura ) betaalt. Bijvoorbeeld als de werkgever aan zijn werknemers een scooter geeft. Dan moet over de waarde van de scooter inkomstenbelasting worden betaald. Waarom de fiscus ook loon in natura belast ligt voor de hand: hij wil voorkomen dat werkgevers de belasting ontduiken door alternatieve beloningsvormen te gebruiken. Op de fiscale hoofdregel bestaan een paar uitzonderingen. Eén daarvan is de fietsregeling. De minister van financiën zegt daarmee eigenlijk dat hij het fietsen van werknemers zo belangrijk vindt, dat hij de fiscale hoofdregel daartoe buiten gebruik stelt. Waarom de fiets van de zaak? De regering vindt het bevorderen van het fietsen naar het werk om een aantal redenen belangrijk. In de eerste plaats vanwege de positieve effecten op de files en het milieu. Zonder de fiets zou het verkeer in Nederland onherroepelijk vastlopen, schreef de minister van Verkeer en waterstaat in 2009. Daarnaast telt voor de regering het gezondheidsaspect. Vandaar dat de regering de fiets voor het woon-werk verkeer promoot met de fietsregeling en de gederfde belastinginkomsten voor lief neemt. Voor werkgevers telt eveneens het gezondheidsaspect. Sinds werkgevers hun werknemers bij ziekte twee jaar moeten doorbetalen, hebben zij extra belangstelling gekregen voor het bevorderen van een gezonde levensstijl. Daarnaast heeft de werkgever ook een direct financieel belang bij de fietsregeling: denk aan minder parkeerplaatsen, minder reiskostenvergoeding en fiscale voordelen bij het verstrekken van een fiets. Het kost meestal niet veel moeite om de werkgever met betrekking tot de fietsregeling over de streep te trekken. Vanuit het oogpunt van de werknemer is vooral het gezondheidsaspect en het financiële aspect van belang. Het is voor de werknemer prettig om gezond zijn pensioen te halen. Financieel is aantrekkelijk dat de fiscus als het ware de fiets gedeeltelijk financiert. 2 3
Rekenvoorbeeld Stel dat een medewerker een fiets koopt voor 749,-. Medewerkers die in de 32% belastingschaal vallen hebben een voordeel van 240,-. Medewerkers die in de 52% schaal vallen zelfs van 389,-. Medewerkers die de fiets (mede) kunnen financieren met extra vakantiedagen hoeven er financieel zelfs niets van te merken. Beperkingen Veel voordelen, dus, maar zijn er ook schaduwzijden aan de fietsregeling? Een paar lichte nadelen, en die hangen samen met de regelgeving. De fiscale regels stellen dat de fiets op minimaal de helft van de werkdagen voor het woon-werkverkeer gebruikt moet worden. In een aantal gevallen gaat dat niet: denk aan de werknemer die geacht wordt met de bedrijfsauto naar het werk te gaan en vandaar uit naar klanten rijdt. Die werknemers vallen buiten de gewaardeerde regeling. Soms ook beperken cao-regels of bedrijfsregels de mogelijkheid de fiets te gebruiken. Bijvoorbeeld als de berijders van lease-auto s van andere reiskostenvergoedingen (zoals voor de trein en de fiets) geen gebruik kunnen maken. Een à la carte systeem Om het mogelijk te maken om een fiets (deels) met vakantiedagen, ADVdagen of toeslagen te betalen, is het nodig dat binnen de onderneming een à la carte systeem van arbeidsvoorwaarden bestaat. (Dit wordt ook wel keuzesysteem arbeidsvoorwaarden of cafetariamodel genoemd.) De gedachte achter een dergelijk systeem is eenvoudig. Iedere werknemer krijgt een standaardpakket aan arbeidsvoorwaarden. Als de werknemer niets doet, blijft dat pakket zoals het is. Maar de werknemer krijgt de gelegenheid om delen van zijn arbeidsvoorwaarden te ruilen tegen andere. De elementen die je inzet noem je bronnen, wat je ervoor terugkrijgt noem je doelen. Bijvoorbeeld: je ruilt een vakantiedag van acht uur (bron) tegen acht brutouurlonen (doel). Bronnen kunnen zijn: het loon, ADV-dagen, extra ( bovenwettelijke ) vakantiedagen, overwerktoeslag etc. Doelen kunnen zijn: extra pensioenpremie, storting in de levensloopregeling, extra ADV-dagen etc. Door in het à la carte systeem van de fietsregeling een doel te maken, kun je betalen met de bronnen. De fiscale fiets in de praktijk In de praktijk zijn er twee varianten van de fietsregeling die veel voorkomen. Variant 1 De eerste variant is dat de werknemer de fiets koopt en de rekening door de fietsenhandelaar naar zijn werkgever laat sturen. De werkgever geeft vervolgens de financiële afdeling opdracht om het bedrag dat de fiets kostte af te trekken van het brutoloon van de werknemer. Variant 1 heeft een aantal subvarianten. De belangrijkste daarvan is, dat in de onderneming een regeling bestaat dat de werknemer, behalve met zijn brutoloon, ook kan betalen met andere middelen. Met ADVdagen, bijvoorbeeld. Of overwerktoeslag, of extra vakantiedagen. Variant 2 De tweede variant begint net als variant 1. De werknemer koopt de fiets en laat de rekening naar de werkgever sturen. Alleen verrekent de werkgever de kosten niet met het loon van de werknemer. De werk nemer krijgt de fiets dus cadeau van de werkgever. Daar heeft de werkgever een aantal fiscale voordelen bij. Zo mag hij de kosten van de fiets ten laste van de winst brengen. Deze variant komt aanzienlijk minder voor dan variant 1. In de praktijk van alledag kan de werknemer bij beide varianten ook een duurdere fiets kopen. De fietsenmaker zet dan ofwel 749,- op de rekening en de werknemer betaalt het meerbedrag aan hem, ofwel de fietsenmaker stuurt de hele rekening naar de werkgever en die verrekent het meerbedrag met het nettoloon van de werknemer. 4 5
Regels Wettelijke regels rond de fiets van de zaak De mogelijkheid om van de fietsregeling gebruik te maken bestaat alleen als de werknemer voor minstens de helft van zijn werkdagen gebruik maakt van de fiets voor het woon- werkverkeer. Dat hoeft overigens niet voor het hele woon-werktraject te zijn. Fietsen naar het station, de carpoolplaats, het busstation etc. mag ook. De fiscale voorziening geldt tot een maximum van 749,- voor de fiets. Dat wil zeggen: bij een duurdere fiets wordt over dat meer wel belasting betaald. De werkgever kan de fiets een keer per drie jaar geven of ter beschikking stellen. Er kunnen tot een bedrag van 249,- fiscaal vriendelijk accessoires worden aangeschaft (regenkleding, ander zadel of stuur, aktentasklem, een beter slot ). Ook tweedehands fietsen en electrische fietsen komen in aanmerking. Omdat de fiscus aanneemt dat de fiets ook privé wordt gebruikt, moet de werkgever 68,- bij het loon van de werknemer tellen. Als de werknemer een eigen bijdrage geeft, kan die van deze 68,- worden afgetrokken. De ondernemingsraad heeft een wettelijk recht op scholing, initiatief en op het inhuren van deskundigheid. Tevens het recht om de werknemers (achterban) te raadplegen. Ook heeft de OR geregeld overleg met de werkgever. Dat maakt het mogelijk om (bijvoorbeeld tijdens een cursus) een initiatief te ontwikkelen en aan de werkgever aan te bieden. De individuele medewerker kan de wens om tot een fietsregeling te komen aan de orde stellen tijdens een achterbanraadpleging van de OR, in persoonlijke contacten of in het personeelsblad. Informatie De fiets van de zaak kan geld opleveren. Voor werkgever en werknemers, maar ook voor fietsenhandelaars. Op Internet zijn derhalve, naast wat objectievere bronnen, ook commerciële sites te vinden. Die doen zich voor als objectieve voorlichters, maar zijn in feite e-fietsenwinkels. Daar hoeft niets mis mee te zijn, maar een contract met hen beperkt wel de keuze van de werknemers. De meeste willen toch graag naar de fietsenwinkel op de hoek. Reiskostenvergoeding Als de fiets het eigendom is van de werknemer mag de werkgever ook een belastingvrije vergoeding van 0,19 geven voor het woon- werkverkeer. De cao Ook in de cao kunnen regels bestaan. Die zijn soms gunstig om tot een fietsregeling te komen. Bijvoorbeeld als in de cao staat dat de werkgever een fietsregeling moet aanbieden aan zijn medewerkers. Soms ook ongunstig. Bijvoorbeeld als in de cao staat dat werknemers die in aanmerking komen voor een lease-auto geen aanspraak kunnen maken op andere regelingen. Soms bevat de cao ook regels die de mogelijkheden van een a la carte systeem inperken. Bijvoorbeeld de regel dat ADV-dagen niet als doel voor de fiets mogen worden gebruikt. Diverse rollen Het idee om tot een fietsregeling in de eigen onderneming te komen kan van meerdere kanten komen. De vakbonds(kader)groep kan met een plan komen, maar ook de ondernemingsraad, een individuele medewerker of een groepje medewerkers kunnen het initiatief nemen. Ieder heeft eigen mogelijkheden en sterke punten. De vakbonds(kader)groep heeft toegang tot de vakbondsbestuurder en de binnen de vakbond aanwezige informatie en deskundigheid. Ook kan met collega-kadergroepen contact worden opgenomen. Daardoor is het bijvoorbeeld eenvoudig om voorbeelden van fietsregelingen op te vragen. Of om na te gaan wat binnen de eigen cao met betrekking tot à la carte mogelijk is. 6 7
Initiatief tot een fietsregeling: een stappenplan Stap 1 Op de agenda! Stap 5 Discussie met de werkgever Stap 2 De OR of vakbonds(kader)groep probeert een beeld te krijgen of een fietsregeling een geslaagd idee is voor het bedrijf. Deskundigheid en informatie Voor het initiatief op tafel te leggen is het doorgaans verstandig om het idee met de werkgever te bespreken. Tips: Zorg dat je goed op de hoogte bent van de (fiscale) mogelijkheden, m.n. ook van de (fiscale) voordelen voor de werkgever, Zorg dat je een paar geslaagde praktijkvoorbeelden bij de hand hebt. De OR of vakbondsgroep maakt studie van de fietsregeling. De belangrijkste elementen zijn: Weten hoeveel mensen in de onderneming in de onderneming van de fietsregeling gebruik kunnen en willen maken? (bijvoorbeeld m.b.v. een enquête), Weten hoe de fietsregeling er exact uitziet inclusief de (fiscale) voordelen voor de werkgever, Kennis van geslaagde voorbeelden elders (via vakbond of andere ORen), Weten wat binnen de geldende cao of bedrijfsregeling mogelijk is m.b.t. financiering via a la carte. Stap 6 Initiatief De OR of vakbondsgroep biedt een doortimmerd initiatief aan de werkgever aan. Een initiatief omvat: Een omschrijving van het gewenste besluit van de werkgever ( Wij willen dat er een fietsregeling komt, voor... deel mee te financieren door de werkgever, door werknemers te financieren uit, dat vergt een a la carte regeling.), Een motivatie van het gewenste besluit. Stap 3 Vaststellen gewenste regeling De OR of vakbonds(kader)groep stelt vast welke fietsregeling hij idealiter wil: Fiets geheel betaald door werknemer of (deels) door werkgever, Uit welke elementen kan de werknemer zijn deel financieren. Stap 4 Communicatie met de werknemers Terugkoppeling van de enquête. Geef weer wat de plannen zijn. 8 9
Een werkgeversvoorstel? Het initiatief om tot een (andere) fietsregeling te komen, komt niet altijd van de werknemerskant: de OR of de vakbondsgroep. Soms ook neemt de werkgever het initiatief. Wat zijn dan aandachtspunten? Aandachtspunten Van belang is of de werkgever of de werknemer de eigenaar wordt van de fiets. Het tweede is het meest gebruikelijk. In het eerste geval kan de werknemer geen, in het tweede geval wel een reiskostenvergoeding krijgen voor woon-werk of overige zakelijke verkeer. Als de werknemer de eigenaar wordt, is vervolgens van belang of de werkgever de fiets aan de werknemer geeft of de werknemer die zelf (met het brutoloon) betaalt. Als de werknemer de fiets zelf betaalt, is het verstandig dat de OR grondig nagaat of alle mogelijkheden tot betaling in de regeling zijn opgenomen. Tevens dat de OR grondig nagaat dat alle mogelijkheden tot betaling die in het werkgeversvoorstel staan benoemd, legaal zijn. Behalve met het brutoloon kan de werknemer betalen met ADV-dagen, vakantiedagen, overwerktoeslag etc. Tijd moet natuurlijk wel eerst verloond worden, daar is een à la carte systeem bij uitstek handig voor. Maar: in een aantal gevallen verhindert de cao het inzetten van bijvoorbeeld ADV-dagen voor een fiets. En een bedrijfsregeling mag geen strijdigheid met de cao bevatten. Werknemers vinden het meestal prettig om de fiets te kunnen kopen bij de fietsenmaker om de hoek. Het is verstandig om na te gaan of het werkgeversvoorstel geen gedwongen winkelnering bij een grote fietsketen bevat. Er bestaat een aantal webwinkels waarbij de fiets te bestellen, af te halen en te repareren valt in plaatselijke winkels. Als de werkgever dat doet omdat hij een kwantumkorting of een ander voordeel heeft kunnen bedingen, is het redelijk dat (ook) de werknemers daarvan profiteren. Het is wijs om na te gaan of het werkgeversvoorstel beperkingen bevat die wettelijk gezien onnodig zijn. Zoals de bepaling dat de werknemer elke dag naar het werk moet fietsen, of de bepaling dat de werknemer binnen een straal van 15 kilometer moet wonen. De fietsregeling is op grond van de wet niet instemmingsplichtig. Hij kan dat wel zijn op grond van de cao of een interne afspraak in de onderneming. De Werkkostenregeling Per 1 januari 2011 verandert de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen. Tot nu toe heeft iedere belastingvrije verstrekking of vergoeding zijn eigen regels en condities. Die regels gaan verdwijnen ten gunste van een algemene regeling. Die luidt kortweg dat de werkgever fiscaal vriendelijk vergoedingen en verstrekkingen kan geven tot maximaal 1,4% van de loonsom. Het verstrekken van een bijdrage van de werkgever voor de aanschaf van een fiets telt mee voor die 1,4%. In de zomer van 2010 is een motie aangenomen (de motie- Aptroot ), waarin gevraagd wordt de fiets van de zaak fiscaal beter te ondersteunen. Deze motie heeft nog niet tot een aanpassing van de Werkkostenregeling geleid. Tussen 1 januari 2011 en 1 januari 2014 geldt een overgangsregime. Per bedrijf kan gekozen worden om hetzij de bestaande regelingen toe te passen, hetzij de Werkkostenregeling. 10
Contactpersonen Kenniscentrum Werk & Vervoer Karlien Haak: k.haak@cnv.nl Anja Dijkman: a.dijkman@bg.fnv.nl Wim Engels: info@vc-mhp.nl Meer informatie? www.werkenvervoer.nl Het Kenniscentrum Werk en Vervoer steunt initiatieven en projecten die tot doel hebben om de arbeidsmobiliteit slimmer en duurzamer te organiseren. Daarbij kan het gaan om minder kilometers, groener reizen, efficiënter reizen en/of slimmere reistijden. Het Kenniscentrum biedt ondersteuning in de vorm van kennis en door middel van (mede-) financiering van projecten. Het Kenniscentrum is een initiatief van FNV, CNV en MHP en heeft dan ook met name het werknemersbelang voor ogen. Het Kenniscentrum wordt mede mogelijk gemaakt door de Taskforce Mobiliteitsmanagement en het Ministerie van verkeer en waterstaat. 2010 Tekst & redactie: Dialoog Amsterdam, Hans van den Hurk Ontwerp en vormgeving: A8 Grafische vormgeving/webdesign, Velp 12