Registration Form Surname: Name: Company: Email: Minigids Event Registration Hoe en waarom online congres- en event registratie?
Introductie Een evenement is een belangrijk moment. Je wilt een goede indruk achterlaten. Die indruk begint al vanaf het moment dat je een uitnodiging uitstuurt. Maar iedereen die evenementen organiseert kent de pijnpunten rondom het proces van uitnodigingen en registraties. Onoverzichtelijke planningen, veel administratieve handelingen, eindeloze spreadsheets, vastlopende printers en last minute wijzigingen kunnen voor frustratie zorgen bij zowel organisator als deelnemer. Hoe zorg ik voor een foutloos, snel en professioneel registratieproces? In deze minigids vind je handige informatie over een slim en makkelijk te gebruiken technologie voor je bedrijfsevenement De Online Event Registratie Niets is zo frustrerend als een rommelig registratieproces. Zowel vóór het evenement als op het evenement. Het laatste wat je wilt is nog meer werk. We willen je graag via deze minigids informeren hoe het registratieproces makkelijker kan en waar je op moet letten Alieke Schekman, Senior Event Project Manager DDG aschekman@ddg.nl
1. Professionele registratie is belangrijk Als bedrijf wil je een zo goed mogelijke indruk achterlaten bij je klant. Die indruk begint al ver voor het evenement en duurt voort tot na het evenement. Alle contactmomenten zijn belangrijk. Het registratieproces maakt daar een wezenlijk onderdeel van uit. Hoe zorg ik voor een zo professioneel mogelijke indruk van mijn evenement en dus van mijn bedrijf? 7 tips 1. Mobile: Geef mensen informatie voor, tijdens en na het event via een smartphone/tablet en laat ze online registreren. 2. Registratieformulier: Houd invulvelden kort. Bepaal de meest noodzakelijke informatie die je wilt ontvangen. 3. Real-time inzicht: Zorg dat je de statistieken van registraties elk moment kan inzien. Maak direct aanpassingen wanneer het nodig is. 4. Hostess: Zorg voor professionele hostessen en evenement managers die werk uit handen nemen en alles op professionele wijze in goede banen leiden. 5. Badges: Print persoonlijke badges, inclusief programma en barcode met persoonsgegevens. 6. On site registratie: Bied ook mensen die niet vooraf geregistreerd hebben toegang met een eenvoudig formulier voor spontane opkomst. 7. Opvolging: Bedank bezoekers voor hun komst en stuur ze na afloop van het evenement zo snel mogelijk een bedank-email.
Registration Form Surname: Name: Company: Email: 2. Online event registratie Event registratie voor evenementen en congressen is tijdrovend werk. Dat moet sneller en efficiënter kunnen. Hoe maakt een nieuwe technologie als een online event registratiesysteem mijn leven makkelijker? Met online event registratie kunnen deelnemers zich via hun computer, smartphone of tablet registreren. Details als contactgegevens, aankomst- en vertrektijden en no shows worden geautomatiseerd in het systeem opgeslagen. Minder werk! En dat niet alleen. Een event registratiesysteem zorgt voor: Real-time, eenvoudig en flexibel inzicht in de status van registraties. Het geautomatiseerd kunnen sturen van uitnodigingen. Het uitprinten van badges op de dag zelf. Veilige opslag van alle gegevens van deelnemers. Gemakkelijk en direct wijzigingen en aanpassingen doorvoeren. Minder administratieve werkzaamheden. Makkelijke upload van data in jouw eigen CRM systeem. Online event registratie tools zorgen voor foutloze, snelle en professionele registratie van je genodigden. Alles geregeld vanuit één systeem en altijd een compleet overzicht van alle registraties. Bedrijf Uitnodiging Badge Klant Online Event Registration Registraties
3. Waarom MySmart Event Registration? Het registratiesysteem van DDG is een gebruiksvriendelijk, efficiënt, geautomatiseerd systeem voor het beheren en bewerken van deelnemersregistraties op beurzen, evenementen en congressen. MySmart Event Registration is: Efficiënt De meest complexe registratieprocedure wordt kinderspel. Gebruiksvriendelijk Er zijn geen ingewikkelde technologische koppelingen vereist. Geen complexe ontwikkelingstrajecten of technologische kennis en kunde nodig. Foutloos Beheer op een eenvoudige manier je event-website, planningen, lijsten met geregistreerden, cancellations, no shows, aanwezigen etc. Overzichtelijk Krijg in één oogopslag inzicht in alle contacten, email templates en status van registraties. Veilig Alle data veilig opgeslagen. Voordelig Bespaar een hoop tijd, energie, mankracht en kosten.
4. Hoe werkt dit dan? De invulvelden op het registratieformulier worden efficiënt en overzichtelijk gevuld met de gegevens die jij wilt hebben. De inschrijvingen voor de verschillende break-outsessies worden eenvoudig bijgehouden. Sessies worden automatisch afgesloten zodra ze vol zijn. Het aantal registraties en de status zijn real-time te bekijken. Het uitnodigingsproces is geautomatiseerd. Emails naar genodigden en geregistreerden kunnen geautomatiseerd en gepersonaliseerd verstuurd worden. Bevestigingen en afwijzingen kunnen eenvoudig met één druk op de knop verstuurd worden. Alles wordt gecommuniceerd in kleur en stijl van je bedrijf. Badge-afhandeling is professioneel, snel en gebruiksvriendelijk. Ook niet geregistreerde mensen worden snel en eenvoudig geregistreerd met een eenvoudig formulier voor spontane show-up. Of je nu een expo, conferentie, summit, congres, bijeenkomst, workshop of seminar organiseert: DDG heeft de oplossing.
Neem contact met ons op DDG is een internationaal Marketing Communicatie Bureau. Op het hoofdkantoor in Soest wordt 16 jaar marketing- en evenementervaring in het B2B segment gecombineerd met technologische kennis en kunde. DDG loopt hierdoor voorop in de ontwikkelingen op het gebied van Hybride evenementen, de inzet van technologische tools en mobiele evenementen apps. Naast MySmart Event Registration, biedt DDG een hele reeks aanvullende tools om nog efficiënter en makkelijker te communiceren met je doelgroep voor, tijdens en na je evenement. Gebruik MySmart Event Registration als onderdeel van onze MySmart Event app (www.mysmarteventapp.nl) of koppel het aan een online Network tool, bijv. MySmart Event Network via www.ddg.nl, om netwerken rond je evenement en interactie tussen deelnemers te faciliteren. We vertellen je graag vrijblijvend hoe we je leven vergemakkelijken op een heel kostenefficiënte manier. Bekijk de rest van onze producten en diensten op onze website www.ddg.nl of neem contact: Ester de Graaf, Managing Partner DDG egraaf@ddg.nl Nieuwegracht 4-01, 3763 LB, Soest
Een product van DDG Smart Marketing