Jaarverslag 2003 Stichting de Wielewaal organiseert grensverleggende vakanties voor kinderen en jongeren met een handicap
Stichting De Wielewaal Stadhouderslaan 29 3583 JB Utrecht tel: 030 252 21 53 fax: 030 252 08 84 email: info@wielewaal.nl http: www.wielewaal.nl bank: 55 56 87 015 giro: 37 33 847
Voorwoord Het jaar 2003 was voor De Wielewaal een roerig jaar. Roerig vooral vanwege de personeelswisselingen. Terugkijkend kunnen we echter concluderen dat 2003 voor De Wielewaal wederom een succesvol jaar was. 57 vakanties met 555 vakantiegangers en 583 vrijwilligers. Alle vakanties op hun eigen manier even bijzonder. De één doordat het gewoon vlekkeloos verliep, de ander doordat de vakantie ongepland (en ongewenst!) 48 uur langer duurde op het vliegveld van Miami. Door de vrijwilligers en de kantoormedewerkers is op alle situaties goed ingesprongen. Extreme situaties vragen om extreme oplossingen, en dit is elke keer uitstekend gelukt. Ook dit jaar was het weer een grote uitdaging om genoeg vrijwilligers te vinden. Sinds 2002 besteedt De Wielewaal steeds meer tijd aan het werven en behouden van vrijwilligers om De Wielewaal in stand te houden en te laten groeien. Dit beleid is in 2003 doorgezet en het is ons wederom gelukt om voldoende vrijwilligers te vinden. In dit jaarverslag kunt u lezen met welke zaken De Wielewaal zich in 2003 heeft bezig gehouden. Verder vindt u informatie over de vakantiegangers en vrijwilligers die met De Wielewaal op vakantie zijn gegaan en de evaluaties van het seizoen. De financiële verantwoording vindt u in de jaarrekening. Wanneer u verder nog vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen. Wij wensen u veel leesplezier, Met vriendelijke groet, Bestuur en Medewerkers van Stichting De Wielewaal
Medewerkers en Bestuur De medewerkers in 2003: Didi Wijburg (directeur), uit dienst per 1 juli 2003 Corina Gielbert, (directeur), in dienst per 1 oktober 2003 Saskia Awater (stafmedewerker) Anneke Dinger (stafmedewerker) Willeke Eikelenboom (administratief medewerker) Tom Engelen (stafmedewerker), in dienst per 1 april 2003 Leni Hofstede (stafcoördinator), uit dienst per 1 oktober 2003 Jos Jacobs (stafmedewerker) Mieke de Tombe (innovatiemedewerker), uit dienst per 1 augustus 2003 Het Medisch team bestond in 2003 uit: Sytske van der Broek Corina Gielbert, tot 1 oktober 2003 Agnes Kuiper Martin Vugts Het bestuur van De Wielewaal in 2003: Jan Wouter ten Cate (voorzitter), tot juni 2003 Jack van Emden (voorzitter, m.i.v. juni 2003) Elke de Jong (secretaris) Tine Kouwenhoven (lid) Bart Osseman (lid), m.i.v september 2003. Marco Reijntjens (lid), m.i.v september 2003 Hans Verheesen (penningmeester) Suzan de Waal (2 e penningmeester), m.i.v december 2003 Ereleden Joop van Luit Joop van der Straaten Maria Brenninkmeijer-Rutten
Personeel 2003 werd gekenmerkt door veel personeelswisselingen. De directeur Didi Wijburg heeft per 1 juli in overleg De Wielewaal verlaten. Leni Hofstede ging op zoek naar nieuwe uitdagingen en zegde haar baan op. Tenslotte werden de innovatieactiviteiten stopgezet en verliet ook Mieke de Tombe De Wielewaal. Met hun vertrek verdween ook hun jarenlange kennis en ervaring. Desondanks is door de bureaumedewerkers een uitstekend seizoen gedraaid. Het bestuur heeft een bijdrage geleverd aan de operationele aansturing en de openvallende taken zijn onder de kantoormedewerkers verdeeld. Per 1 april 2003 is Tom Engelen in dienst. Hij heeft jarenlange vrijwilligerservaring binnen De Wielewaal en hij heeft als hoofdtaak communicatie. Daarnaast begeleidt hij vakanties gedurende het jaar. Per 1 oktober is de functie van directeur ingevuld door Corina Gielbert. Corina heeft eerst de HBO-opleiding tot verpleegkundige afgerond en vervolgens de universitaire studie Beleid en Management Gezondheidszorg. Zij heeft tot 1996 als verpleegkundige gewerkt in een revalidatie centrum. Vervolgens heeft zij enkele leidinggevende functies gehad bij revalidatie centrum De Trappenberg, tot de overstap naar De Wielewaal in oktober. Corina kent De Wielewaal al jaren als vrijwilliger. Van 1992-2002 is zij mee geweest als verpleegkundige met vakanties van De Wielewaal. Sinds 1998 was zij lid van het medisch team van De Wielewaal. Hiermee is per 1 oktober het team weer volledig op sterkte en worden alle activiteiten weer als vanouds opgepakt en nieuwe activiteiten in gang gezet. In het bestuur nam Jack van Emden de voorzittershamer over van Jan Wouter ten Cate. Tevens werd het bestuur versterkt door twee nieuwe leden: Marco Reijntjens en Bart Osseman. Ook werd Suzan de Waal welkom geheten. Zij zal medio 2004 penningmeester worden, als de huidige penningmeester het bestuur verlaat.
Reorganisatie In april 2003 is er een reorganisatie doorgevoerd. Hierbij zijn de wensen van de medewerkers gecombineerd met de belangen van De Wielewaal. De redenen voor de reorganisatie waren: het stopzetten van innovatie activiteiten/inspanningen op brancheniveau de behoefte van het team om bestaande taken te herverdelen noodzaak van extra uitvoerende capaciteit voor de organisatie en begeleiding van Wielewaalvakanties, met als randvoorwaarde: personeelskosten zoveel mogelijk beperken/gelijk houden. Het resultaat is een platte organisatie: Directeur Stafmedewerker Stafmedewerker Stafmedewerker Stafmedewerker Administr. medewerker De nieuwe organisatiestructuur, werkwijze en taakverdeling zullen geëvalueerd worden in april 2004.
Vakanties In 2003 waren er 57 vakanties, waarvan 24 in het buitenland en 33 in het binnenland. Nieuwe bestemmingen waren in het binnenland: Oostvoorne, Epen en Boxtel en in het buitenland: Turkije en Boedapest. Het aantal vakanties was gelijk aan 2002. In 2003 waren er 555 plaatsen beschikbaar. Dit aantal is gelijk gebleven aan het aantal van 2002. Er hebben daadwerkelijk 550 vakantiegangers deelgenomen aan een Wielewaalvakantie. De bezettingsgraad kwam daarmee op 99%. In vergelijking tot 2002 is dit een stijging van 2%. Bezettingsgraad vakanties door vakantiegangers 100 98 % 96 94 92 90 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 In 2003 waren er, net als in 2002, 3 vakanties speciaal bestemd voor vakantiegangers tot 56 jaar. De gemiddelde leeftijd van de vakantiegangers bleef hierdoor ongeveer gelijk aan 2002. Verschuiving van de leeftijden van vakantiegangers afname toename 0% 20% 40% 60% 80% 100% 1998 1999 2000 2001 2002 2003 0-10 jaar 11-15 jaar 16-20 jaar 21-25 jaar 26-30 jaar 31-35 jaar 36-40 jaar > 41 jaar Verdeling leeftijd vakantiegangers in %
Tijdens het seizoen zijn er enkele incidenten geweest die, zover ze in onze mogelijkheden lagen, zijn opgelost. De communicatie tussen de reisleiding, het kantoor en het medisch team verliep naar aller tevredenheid. Dit seizoen zijn er 4 ziekenhuisopnames geweest (3 vakantiegangers en 1 vrijwilliger). In samenwerking met het thuisfront en het medisch team zijn deze situaties op een prettige en juiste wijze opgelost. Betreffende vakantiegangers en vrijwilliger maken het op het moment goed. Opvallend is dat er dit seizoen geen enkele vakantieganger naar huis is gegaan omdat het niet ging in de groep. In voorgaande seizoenen moesten 1-2 vakantiegangers als gevolg van onhanteerbaar gedrag binnen de groep hun vakantie afbreken. De Wielewaal heeft veel geïnvesteerd in het overbrengen van kennis omtrent gedragsproblematiek naar haar vrijwilligers. Het bovenstaande is een eerste indicatie dat de toegenomen kennis bij de vrijwilligers ook het gewenste resultaat gaat opleveren! Dit jaar is voor het eerst in de geschiedenis van De Wielewaal een vakantieganger overleden tijdens de vakantie. Dit heeft een grote impact gehad op de andere vakantiegangers en op de vrijwilligers die hier zeer nauw bij betrokken zijn geweest. Tijdens en ook na de vakantie is er intensief contact geweest met de vrijwilligers en is hen professionele steun aangeboden om hen te begeleiden. Van de vrijwilligers hebben wij teruggehoord dat zij tevreden zijn over de begeleiding vanuit het kantoor en het medisch team. Ook de nabestaanden van de betrokken vakantieganger waren tevreden over de gang van zaken, naast hun persoonlijke verdriet. Ondanks het feit dat dit een zeer trieste gebeurtenis is, heeft De Wielewaal het gevoel dat deze situatie op gepaste wijze is behandeld. Er is een nauwe samenwerking tussen het kantoor en het medisch team. Het afgelopen jaar is deze samenwerking en taakverdeling in een protocol vastgelegd. Voor en tijdens de vakanties bleek dat dit protocol aan de wensen voldeed. Voordat vakantiegangers ingeschreven worden, beoordeelt hun huisarts hun gezondheidstoestand. Het Medisch Team bepaalt de randvoorwaarden die nodig zijn om de vakantieganger op een verantwoorde manier mee te laten gaan. De vraag is niet of vakantiegangers mee mogen, maar onder welke voorwaarden zij mee kunnen. Dit om de risico s tijdens een vakantie zoveel mogelijk te beperken en de kwaliteit voor de vakantieganger zo hoog mogelijk te houden. De Wielewaal is er trots op dat deze doelstelling dit seizoen behaald is. Alle vakantiegangers konden mee binnen acceptabele randvoorwaarden.
Kwaliteitszorg Voor De Wielewaal is een hoge kwaliteit van onze vakanties erg belangrijk. Aan deze kwaliteit wordt op vele manieren gewerkt. De Wielewaal is aangesloten bij de ANVR, SGR en de NBAV. Om hiervan lid te worden moet een organisatie voldoen aan een groot aantal kwaliteitseisen. Deze eisen liggen in de lijn van het beleid van De Wielewaal. Het Algemeen Nederlands Verbond van Reisondernemingen (ANVR) biedt de reiziger zekerheid en kwaliteit. De ANVR stelt hoge eisen aan zijn reisorganisaties op het gebied van informeren, adviseren en boeken van de vakantiereis. Door het lidmaatschap van de ANVR conformeert De Wielewaal zich aan de uitgangspunten die de ANVR stelt op het gebied van reisvoorwaarden, vakantie reisadviezen en de gedragscode van de ANVR In dit kader heeft De Wielewaal in 2003 ook de Product- en Milieuzorgsysteem (PMZ) ingevoerd. Hierbij wordt bij het vaststellen van het vakantieprogramma en de locaties rekening gehouden met de zorg voor het milieu in de brede zin. De Stichting Garantiefonds Reisgelden (SGR) biedt financiële bescherming voor de consument in geval een reisorganisatie niet langer aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. Bovendien is de Wielewaal lid van de Nederlandse Branchevereniging Aangepaste Vakanties (NBAV). De NBAV is een samenwerkingsverband van reisorganisaties en verhuurders van accommodaties voor mensen met een functiebeperking. De NBAV heeft als doel om de vakantiemogelijkheden van mensen met een functiebeperking te bevorderen, verruimen en te verbeteren. Door lid te zijn van de branchevereniging is het voor De Wielewaal mogelijk om een actieve rol te spelen in de ontwikkelingen die van belang zijn voor onze doelgroep en snel in te spelen op actuele zaken. Door het bundelen van krachten kan er meer bereikt worden voor de doelgroep. Op basis van deze lidmaatschappen moet De Wielewaal voldoen aan een aantal kwaliteitsnormen. De Wielewaal neemt vakantiegangers mee met een zeer ernstige handicap. Om de risico s hiervan te beperken is het voor De Wielewaal erg belangrijk om te voldoen aan extra kwaliteitseisen. Hieraan wordt binnen de interne organisatie veel aandacht besteed en deze komen tot uiting in onze interne procedures. Dit blijkt onder andere uit de selectie van vrijwilligers, de scholing voor vrijwilligers (instructiedagen, praktijkavond voor verpleegkundigen, workshops voor reisleiding, scholingsweekenden door het jaar heen), de ontwikkeling van instructiemateriaal (informatie over handicaps, pleegwijzer), boek Wolkje voor de zon, begeleiding van vakanties door medewerkers van het kantoor, een 24-uurs bereikbaarheid van het
medisch team in het geval van problemen. Ook gaat er op iedere vakantie een BIGgeregistreerde verpleegkundige mee. In 2003 is een claim inzake trombose bij een vakantieganger afgerond. Na beoordeling door juristen van beide partijen blijkt dat De Wielewaal geen enkel verwijt valt te maken in het verlenen van zorg aan onze vakantieganger. Uit deze externe beoordeling blijkt dat de kwaliteit van de verleende zorg in dit specifieke geval voldoet aan de gesteld eisen. Tevens is aangegeven dat de procedures van De Wielewaal voor het waarborgen van kwaliteit in het algemeen aan de eisen voldoen. Voor de toekomst kent De Wielewaal een groeiscenario. In 2004 stijgt het aantal vakantiegangers met ruim 15%. Uitgangspunt hierbij is dat er geen concessies worden gedaan aan de kennis en kwaliteit van onze vrijwilligers en reisleiding!
Vrijwilligers In totaal gingen er 583 vrijwilligers mee als begeleiders met 57 vakanties. Daarnaast waren er nog ruim 30 andere vrijwilligers die hun hulp aanboden bij werkzaamheden op kantoor, het rijden van de busjes en zelfs gedurende een vakantie kookten voor een hele groep. Het totaal aantal ingezette vrijwilligers is hiermee gelijk gebleven aan 2002. De werving van vrijwilligers heeft een centrale plaats in het beleid van De Wielewaal. Dit kwam tot uiting in de volgende acties: De Wielewaal heeft in 2003 meer beurzen bezocht om vrijwilligers te werven. Er is een start gemaakt met het benoemen van regiocoördinatoren. Het doel is dat deze (zeer enthousiaste) vrijwilligers in hun eigen regio activiteiten ontplooien om vrijwilligers te werven en te behouden. Zij worden tevens het aanspreekpunt van die regio. Ook de website is veel bezocht. Dit leidde tot veel vragen om informatie. Wanneer vrijwilligers om informatie vroegen, werd deze toegestuurd. Indien de vrijwilligers zich na 3 weken nog niet had aangemeld, werd er een e-mail gestuurd of opgebeld. Het resultaat hiervan was dat 33% (135 van de 400) zich inschreef voor een vakantie! Nog eens 16% van deze 400 personen kon dit jaar niet mee, maar wil wel op de hoogte blijven van onze activiteiten in 2004. Leeftijden van vrijwilligers in % 60 50 40 30 20 10 0 18-25 jr 26-30 jr 31-35 jr 36-40 jr 41-45 jr > 45 jr 2000 2001 2002 2003 Van alle vrijwilligers was 70% vrouw en 30% man. Het resultaat van alle acties was, dat onze vakanties gemakkelijker met goed voorbereide vrijwilligers bezet waren. De vrijwilligers waren in een eerder stadium compleet, half juni, waardoor een betere voorbereiding plaats kon vinden.
Naast de werving van de vrijwilligers is ook de binding van vrijwilligers aan De Wielewaal een speerpunt. Dit jaar was 58% van de vrijwilligers meerderejaars. In 2002 was dat 53%. Voor de komende jaren streven wij naar een percentage meerderejaars vrijwilligers van 64% in 2004 en 69% in 2005. Eén van de methodes om vrijwilligers te binden is het aanbieden van scholing. Vrijwilligers hebben aangegeven dat zij graag iets extra s zouden willen, waar ze wat aan hebben in hun vakanties, maar ook in hun dagelijks leven. Daarom heeft De Wielewaal gezocht naar onderwerpen die van belang zijn voor de kwaliteit van de vakantie, maar ook in het dagelijks leven en werk een meerwaarde opleveren voor vrijwilligers. In 2003 zijn de volgende scholingen gegeven: Effectief Communiceren, Groepsprocessen en Assertiviteit. Hiernaast waren er natuurlijk nog de gewone instructiedagen en een Pleeg praktijkavond. De scholing is geëvalueerd door degenen die deze cursussen volgden en aan de hand van de uitslag is het nieuwe scholingsaanbod vastgesteld. In de toekomst willen we dit trainingsaanbod uitbreiden omdat er door vrijwilligers enthousiast op gereageerd wordt.
Evaluatieformulieren Om te weten of onze vakanties kwalitatief voldoen sturen wij al jaren evaluatieformulieren naar onze vakantiegangers en vrijwilligers. De respons hierop was helaas niet zo hoog: vrijwilligers ca. 45% en vakantiegangers ca. 30%. Daarom is in 2003 gekozen voor een andere aanpak. Het evaluatieformulier is vernieuwd en is nu op de laatste dag van de vakantie uitgedeeld. De respons is aanzienlijk hoger geworden namelijk 55 % van de vakantiegangers en 56 % van de vrijwilligers. De betrokkene kon aangeven of hij contact wil met de medewerkers van het kantoor. Dit item werd regelmatig ingevuld. De stafmedewerker die de betreffende vakantie heeft begeleid, nam vervolgens contact op met de betrokken persoon. Hier werd positief op gereageerd en het leidde tot tevreden vrijwilligers en vakantiegangers. In het komende jaar zal bekeken worden of het evaluatieformulier nog bijgesteld moet worden. Hieronder vindt u een samenvatting van de belangrijkste punten van de evaluaties. Waardering van RAP en vrijwilligers door vakantiegangers RAP vrijwilligers 75,9% 16,7% 7,4% 85,2% 13,0% goed ruim voldoende voldoende matig 0% 20% 40% 60% 80% 100% Waardering accommodatie door vakantiegangers en vrijwilligers vrijwilligers vakantiegangers 35,8% 37,7% 22,6% 42,6% 40,7% 14,8% goed ruim voldoende voldoende matig slecht 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Vakantiewaardering vakantiegangers 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 vakantie aanbod vakantie sfeer vakantie prijs 0,0 LG MG kinder ADHD 45 tm 55 Ruim 85% van de vakantiegangers vindt het vakantieboekje met informatie over de vakantie duidelijk en compleet De instructiedagen worden door de vrijwilligers als ruim voldoende tot goed beoordeeld Percentage vakantiegangers en vrijwilligers die aangeven volgend jaar weer mee te willen gaan 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% vakantiegangers vrijwilligers 0,0% LG MG kinder ADHD 45 tm 55 Gemiddeld beoordelen de vrijwilligers de zwaarte van de vakantie als pittig maar te doen
Automatisering In 2002 is het automatiseringsproject gestart. De belangrijkste redenen voor het project zijn: het efficiënter maken van processen, meer en betere informatievoorziening en een snellere en betere dienstverlening naar de vakantiegangers en vrijwilligers, onder andere door het openstellen van communicatiewegen. Het project bestaat uit 2 fasen. Fase 1 bestaat uit: Ontwikkeling van een database om deelnemers en vrijwilligers in te schrijven en informatie te genereren. De gegevens die hieruit voortkomen worden op hoofdlijnen via de website van De Wielewaal inzichtelijk gemaakt. Fase 2 bestaat uit: de online aanmelding van vakantiegangers en vrijwilligers. de mogelijkheid voor reisleiding en verpleegkundigen om in te loggen op hun eigen vakantie om informatie te krijgen over hun vakantiegroep. In 2004 zal de analyse plaatsvinden voor fase 2. Met name de beveiliging van de persoonlijke gegevens is een aspect dat nog zeer zorgvuldig moet worden beoordeeld. Ook zal uit de analyse moeten blijken welke impact het online aanmelden heeft voor de interne processen. Gedurende het jaar is er gestaag gewerkt aan het automatiseringsproject en in december is fase 1 van het project afgerond. De informatie op de website over de accommodaties is uitgebreider dan in de Blauwe Gids. Hierdoor kunnen zowel vakantiegangers als vrijwilligers nog beter hun keuze maken uit ons aanbod. De informatie in de database is zichtbaar via de website. Hierdoor kunnen vakantiegangers en vrijwilligers zien op welke vakanties nog plaats is. Aantal maandelijkse bezoekers website www.wielewaal.nl neemt gestaag toe. 4000 3000 2000 1000 2002 2003 0 jan mrt mei jul sep nov
De website zal tevens intensief worden gebruikt voor communicatie naar vakantiegangers en vrijwilligers. Er zal intensief gebruik worden gemaakt van de interactieve mogelijkheden van de website en wensen omtrent bestemmingen en programma, trainingen en instructiedagen kunnen worden doorgegeven. Alle nieuws over de organisatie wordt op de website vermeld. Door de nieuwe database is het mogelijk om vanaf verschillende werkplekken vakantiegangers en vrijwilligers te boeken en te kijken waar nog plaats is. Ook worden vanuit de database de bevestigingen en facturen aangemaakt. Missie en visie Bestuur, medewerkers en medisch team hebben tijdens de jaarlijkse missie- en visiedag uitgebreid stilgestaan bij de missie en visie van De Wielewaal. De missie en visie is op een aantal punten aangescherpt: Waarom bestaat De Wielewaal? Voor welke doelgroepen wil De Wielewaal er zijn? Hoe gaat De Wielewaal om met leeftijdsgrenzen? Hoe bereikt De Wielewaal deze doelstellingen? De Wielewaal gaat zich meer richten op gehandicapte kinderen en jongeren tot 35 jaar. In de komende jaren zal het vakantieprogramma verder worden afgestemd op deze groep en zullen wij deze groep actief gaan benaderen. Andere speerpunten voor de komende jaren zijn: ontwikkelen van nieuwe product-markt-combinaties, het financiële risico spreiden over meer fondsen en bedrijven, meer aandacht voor vrijwilligerswerving en behoud, het ontwikkelen van de interne organisatie.
Financiële situatie en fondsenwerving De Wielewaal heeft 2003 met een licht negatief resultaat afgesloten omdat de fondsenwerving is achtergebleven door de afwezigheid en het vertrek van de directeur. Het bestuur heeft veel energie besteed aan de operationele zaken van De Wielewaal. Dit heeft er toe bijgedragen dat De Wielewaal zijn kernactiviteit - het organiseren van vakanties - uitstekend heeft kunnen uitvoeren. Het werven van fondsen is echter tijdelijk blijven liggen. Tegelijkertijd is veel aandacht gegeven aan kostenbesparing, waardoor het financiële resultaat 2003 per saldo meeviel. De fondsen hebben hun waardering uitgesproken voor de wijze waarop De Wielewaal in 2003 heeft gepresteerd en hun vertrouwen in De Wielewaal en haar activiteiten voor de toekomst benadrukt. De nieuwe directeur heeft kort na haar aantreden een inhaalslag gestart in de fondsenwerving waardoor 2004 naar verwachting met een positief resultaat wordt afgesloten. Bovendien heeft De Wielewaal een meerjarenplan gemaakt dat de komende jaren een positief exploitatieresultaat moet opleveren. Op basis van deze twee maatregelen moet eind 2007 een financieel gezonde vermogenspositie zijn bereikt.
Vakantieprogramma 2003
Fondsen en donateurs Alle donateurs De Kameleon Ed Wortman vervoer Enixe Europcar Johanna Kinderfonds KS Konsult Martinair Mytylschool Ariane de Ranitz Mytylschool De Trappenberg Nationaal Revalidatie Fonds Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind Niet nader te noemen Fonds Shell Nederland Stichting De Boom Stichting Kaleidoskoop Stichting Kinderpostzegels Nederland Thérèse Drucker Stichting Unilever Van Dam van Os Stichting Valkenburgschool Zuidam & Uithof
Stichting De Wielewaal Stadhouderslaan 29 3583 JB Utrecht tel: 030 252 21 53 fax: 030 252 08 84 email: info@wielewaal.nl http: www.wielewaal.nl