Concept BELEIDSNOTITIE Dorpshuizen En MFC s Gemeente Ferwerderadiel Juni 2011
Voorwoord Dit conceptbeleid is tot stand gekomen in samenspraak met de besturen van de dorpshuizen in Ferwerderadiel, Woningbouwstichting WNwF, Gemeente Ferwerderadiel en Doarpswurk. Als basis is gebruikt de beleidsnotitie dorpshuizen van Tytsjerksteradiel en Leeuwarderadeel, de uitkomsten van een korte enquête onder de dorpshuizen in Ferwerderadiel betreffende kosten van het meerjaren onderhoud en de Meerjarenraming Dorpshuizen Gemeente Ferwerderadiel van Grontmij Nederland. 2
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding blz. 4 1.1. Aanleiding 1.2. Doel beleidsplan 1.3. Uitgangspunten 1.4 Looptijd beleidsplan 2. Functie van het dorpshuis blz. 5 2.1. De functie van een dorpshuis 2.2. Activiteiten 3. Organisatiestructuur dorpshuizen blz. 6 3.1. SFDF 3.2. Besturen dorpshuizen (algemeen) 3.3. Eigendom en beheer van de dorpshuizen 3.4. Dorpshuizen, die buiten de SFDT vallen 4. Financieringssysteem blz. 8 4.1. Kapitaalslasten 4.2. Basisvoorzieningenpakket 4.3. Groot onderhoud 4.4. Verzekeringen 4.5. OZB en Waterschapslasten 4.6. Energievergoeding 4.7. BTW 4.8. Verantwoording budgetsubsidie 5. Vergunningen blz. 12 5.1. Drank-, horeca- en exploitatievergunning 5.2. Gebruikersvergunning 6. Aansprakelijkheid blz. 12 6.1. Aansprakelijkheidsverzekering 6.2. Collectieve vrijwilligersverzekering 3
1. INLEIDING 1.1. Aanleiding 1.2. Doel beleidsplan Helderheid verschaffen over de functie van het dorpshuis ** in onze gemeente. Het geven van duidelijke richtlijnen aan het bestuur van de Stichting Federatie Dorpshuizen Ferwerderadiel (SFDF) voor de afwikkeling van de subsidies aan de diverse dorpshuizen in het kader van meerjaren onderhoud. Een goed gedegen en breed gedragen beleidsplan als wapen tegen krimp 1.3. Uitgangspunten Het gemeentebestuur beschouwt een dorpshuis als een voorwaardenscheppende voorziening voor de leefbaarheid in de dorpen. Een dorpshuis vervult een centrale functie in het dorp. Het is een laagdrempelige, voor iedereen toegankelijk onderkomen, dat faciliteiten beschikbaar stelt voor de diverse plaatselijke initiatieven. Naast een onderkomen voor het traditionele verenigingsleven vormt een dorpshuis een ontmoetingsplaats voor jong en oud. De dorpshuisbesturen zijn, ongeacht de eigendomssituatie, verantwoordelijk voor het beheren en exploiteren van de dorpshuizen zonder winstoogmerk. Commerciële activiteiten zijn toegestaan, mits dit niet ten koste gaat van de dorpsactiviteiten. Het beleid van de gemeente is erop gericht om o.a. bij te dragen aan de instandhouding van de dorpshuizen door middel van het verstrekken van een jaarlijkse subsidie aan de SFDF. Een jaarlijkse bijdrage van de gemeente voor meerjarig groot onderhoud moet achterstallig onderhoud tegen gaan en de daaraan verbonden meerkosten De SFDF is verantwoordelijk voor het in stand houden van de aangesloten dorpshuizen door middel van het beheren en verdelen van de gemeentelijke subsidie ten behoeve van een basispakket aan voorzieningen en het groot onderhoud van de dorpshuizen. De gemeente heeft hierin een adviserende,faciliterende en ondersteunende rol. ** Waar over dorpshuis wordt gesproken wordt ook Multifunctioneel Centrum (MFC) bedoeld 1.4 Looptijd Beleidsplan Dit beleidsplan treedt in werking op de dag van vaststelling door de gemeenteraad en heeft een looptijd van vijf jaar. In het derde jaar zal het Beleidsplan worden geëvalueerd. Tussentijds aanpassing van het beleidsplan is mogelijk na overleg en advies met SFDF. 4
2. FUNCTIE VAN HET DORPSHUIS 2.1 De functie van een dorpshuis Zoals in de uitgangspunten vermeld is een dorpshuis een voorwaardenscheppende voorziening voor de leefbaarheid in de dorpen. Het is het hart van het dorp, waar diverse faciliteiten beschikbaar worden gesteld voor de dorpsbewoners. Een dorpshuis is een gebouw dat speciaal bestemd is om te voorzien in de behoefte aan ruimte voor activiteiten en dienstverlening op maatschappelijk, cultureel en recreatief terrein ten dienste van de lokale samenleving. Een multifunctioneel centrum voor de gehele dorpsgemeenschap. 2.2. Activiteiten Sociaal-culturele activiteiten De belangrijkste functie van een dorpshuis in de dorpen is het beschikbaar stellen van ruimte voor de activiteiten van de diverse verenigingen binnen de lokale omgeving (b.v. jeugd- en jongerenwerk, culturele activiteiten, ouderenwerk, welzijnswerk, maatschappelijke dienstverlening e.d.). Daarnaast biedt het dorpshuis ruimte voor ontspanning en vrije tijd activiteiten voor jong en oud. Commerciële activiteiten Gesteld is, dat de dorpshuizen beheert en geëxploiteerd dienen te worden zonder winstoogmerk. Inmiddels is in de loop der jaren gebleken, dat de kosten voor de instandhouding van de dorpshuizen hoger zijn, dan het bedrag aan inkomsten van huur; subsidie en horecaomzet. Hierdoor is het voor enkele dorpshuizen in onze gemeente niet mogelijk om zonder commerciële activiteiten het dorpshuis in stand te houden. Daarom zijn we van mening, dat beperkte commerciële activiteiten mogelijk moeten zijn met in achtneming van een aantal voorwaarden: Commerciële activiteiten mogen niet ten koste gaan van de dorpsactiviteiten. Dit houdt in, dat sociaal culturele activiteiten voor commerciële activiteiten gaan. Door de commerciële activiteiten mag het dorpshuis niet veranderen in een horecagelegenheid en in die zin concurrerend optreden naar bestaande horecagelegenheden in de nabije omgeving. Sportactiviteiten Dorpshuizen zijn vaak in de directe nabijheid van een sportvoorziening gelegen.voor deze sportvoorziening bieden zij dan de facilitaire voorzieningen, zoals kleed- en doucheruimte en de (sport-) kantine. Ook kan in voorkomende gevallen het bewegingsonderwijs in de multifunctionele grote zaal van een dorpshuis plaats vinden Overige activiteiten In het belang van de leefbaarheid binnen de dorpen wordt er naar gestreefd zoveel mogelijk sociaal- en welzijnfaciliteiten bij de dorpshuis aan te laten haken, zodat er multifunctioneel gebruik gemaakt kan worden van de ruimten. Dit houdt in dat het dorpshuisbestuur, indien praktisch mogelijk, ruimte binnen het dorpshuis beschikbaar stelt voor andere activiteiten, die ontstaan op initiatief van de dorpsbewoners, gemeente en particuliere instanties, die de leefbaarheid in de dorpen ten goede komen (b.v. peuterspeelzaal, kinderopvang, internetcafé, informatiepunten, Steunpunt CJG 0-23, bibliotheek, jeugdsoos e.d.1 e lijn- zorg en commerciële bedrijvigheid). 5
3. ORGANISATIESTRUCTUUR DORPSHUIZEN 3.1. Stichting Federatie Dorpshuizen Ferwerderadiel De SFDF treedt op als vertegenwoordiger van de dorpshuizen in Ferwerderadiel. Het algemeen bestuur (AB) wordt gevormd door de 6 aangesloten dorpshuizen. Het dagelijks bestuur (DB), respectievelijk een voorzitter, secretaris en penningmeester van de Stichting wordt gekozen uit het Algemeen Bestuur overeenkomstig een vastgesteld roulatieschema (zie bijgevoegde roulatieschema). Het bestuur is verantwoordelijk voor het in stand houden van de aangesloten dorpshuizen door middel van het beheren en verdelen van de gemeentelijke subsidie ten behoeve van het groot onderhoud van de dorpshuizen. Tijdens de halfjaarlijkse vergadering, waarbij alle besturen van de dorpshuizen vertegenwoordigd zijn, wordt de definitieve verdeling van de subsidiebedragen vastgesteld. 3.2. Besturen dorpshuizen (algemeen) De dorpshuisbesturen bestaan voor een deel uit vertegenwoordigers van het plaatselijke verenigingsleven, aangevuld met deskundigen. De bestuurlijke aangelegenheden worden verricht door vrijwilligers, met die kanttekening dat door de huidige wet- en regelgeving er een professionele werkwijze is ontstaan, die noodzakelijk is om de bestuurlijke taak goed uit te kunnen voeren (zie ook paragraaf aansprakelijkheid ). In het verleden bleven de bestuurstaken beperkt tot werkzaamheden van huishoudelijke-, administratieve- en financiële aard, momenteel heeft een dorpshuisbestuur te maken met een uitgebreid scala van wet- en regelgeving. 3.3. Eigendom en beheer van de dorpshuizen aangesloten bij SFDF Blije: Het Multifunctioneel Centrum Blije Is eigendom van de stichting MFC Blije. De grond waarop het MFC staat is eigendom van de gemeente en in erfpacht gegeven aan de stichting. Het beheer van het MFC wordt door een parttime beheerder gedaan met ondersteuning van vrijwilligers Hallum Het Multifunctioneel Centrum Trefpunt is eigendom van de stichting. De grond is in eigendom van de gemeente en in erfpacht gegeven aan de stichting.mfc Trefpunt wordt beheerd door een betaalde beheerder met ondersteuning van vrijwiliigers Burdaard: Het Multifunctioneel Centrum Het Spectrum is eigendom van de stichting MFC Burdaard. De grond is eveneens in eigendom van de stichting.het beheer wordt gedaan door vrijwilligers Reitsum: Het dorpshuis De Fjouwer is eigendom van de stichting dorpshuis Reitsum evenals de grond waarop het dorpshuis staat. Dorpshuis De Fjouwer wordt beheerd door vrijwilligers 6
Wanswert: Het dorpshuis Eldorado is eigendom van de stichting dorpshuis Eldorado Wanswert. De grond waarop het dorpshuis staat is eigendom van de stichting en vrijwilligers beheren het dorpshuis Marrum: Dorpshuis De Nije Tille is eigendom van de stichting dorpshuis Marrum/ Westernijkerk. De grond is in eigendom van de stichting en het beheer van het dorpshuis wordt gedaan door vrijwilligers 3.4 Dorpshuizen, die buiten SFDF vallen Hegebeintum: Dit dorpshuis heeft een status aparte 7
4. FINANCIERINGSSYSTEEM Er wordt een budgetovereenkomst (zie bijlage: budgetovereenkomst 2012-2016 ) afgesloten met de SFDF. In tegenstelling met voorgaande periode, waarin de gemeente een duidelijke taak had voor wat betreft het maken van de begroting, afrekeningen en sturend optrad bij het uitvoeren van het groot onderhoud, is nu de verantwoordelijkheid voor het beheren en verdelen van de gemeentelijke subsidie ten behoeve van een basispakket aan voorzieningen en het groot onderhoud van de dorpshuizen een taak van de SFDF. Hierbij beperkt de inbreng van de gemeente zich tot het geven van advies, facilitering en ondersteuning indien nodig. De besturen van de diverse aangesloten dorpshuizen dienen jaarlijks een afrekening in bij de SFDF en de definitieve besluitvorming rond de verdeling van het subsidiebedrag vindt achteraf plaats tijdens de voorjaarsvergadering van SFDF, waarbij alle besturen van de dorpshuizen aanwezig worden geacht te zijn. Het bestuur van SFDF heeft een z.g. handwijzer ontwikkeld als basisstuk voor het budgetcontract. In deze handwijzer zijn, in overleg met de besturen van de aangesloten dorpshuizen, onderstaande afspraken gemaakt ten aanzien van de verdeling van het budgetsubsidiebedrag. 4.1 Kapitaalslasten Ten aanzien van de kapitaalslasten is bepaald dat een dorpshuis 2,5 % vergoed krijgt per jaar met een maximum van 455. De vergoeding bedraagt maximaal 18.150 met een looptijd van 40 jaar. De hier genoemde bedragen zijn exclusief de jaarlijkse index voor consumptiegoederen. 4.2 Basisvoorzieningenpakket (Lasten voor vervanging van (losse-) installaties, inventaris e.d.) De vergoeding voor het basisvoorzieningen pakket is vastgesteld op een basisbedrag van 1250,-. en daarnaast een variabel bedrag van 1,50 per m2, uitgaande van de totale oppervlakte van het dorpshuis. De genoemde bedragen zijn exclusief de jaarlijkse index voor consumptiegoederen 4.3 Groot onderhoud Het groot onderhoud is subsidiabel voor zover het budget dit toelaat en op basis van de volgende toerekening : Gemeente 50% en dorpshuis en WNwF de resterende 50% waarbij de 8 uren inzet van WNwF in de vorm van technische ondersteuning, uitvoering of toetsing taakstellend is. Voor ieder dorpshuis geldt een subsidieplafond. Het meerjaren onderhoudsplan is de uitgangsbasis voor de bepaling van het subsidieplafond Op basis van de Meerjaren Onderhoudsplanning betekent dit een jaarlijkse subsidie van 45.000,-## van de gemeente voor de SFDF. Nieuwbouw van dorpshuizen/ multifunctionele centra is de eerste 10 jaar uitgesloten van subsidies voor groot onderhoud; voor de overige in punt 4.1; 4.2;4.4;4.5;4.6 en 4.7 genoemde vergoedingen geldt de 10 jaren regeling niet! Onderstaand overzicht geeft aan wat in aanmerking komt voor en wat wordt verstaan onder groot onderhoud. Tussen klein onderhoud (door dorpshuis zelf te verrichten) en groot onderhoud zit een grijs gebied. Voor deze zaken ligt de beslissing bij het stichtingbestuur en wordt besproken tijdens de voorjaarsbijeenkomst met alle besturen van de aangesloten dorpshuizen. Nieuwbouw, verbouw en renovatie vallen niet onder Groot Onderhoud. Hiervoor moet een aparte aanvraag voor financiële ondersteuning door de gemeente worden ingediend. ## Bedrag op basis van de huidige situatie van dorpshuis De Nije Tille te Marrum. Mocht hier tot ingrijpende verbouwing of nieuwbouw worden besloten dan wordt de jaarlijkse bijdrage van de gemeente aan SFDF met 25.000,- teruggebracht en komt 8
Marrum, evenals bij andere nieuwbouw, de eerste 10 jaar niet voor een subsidiebijdrage voor Groot Onderhoud in aanmerking Onder groot onderhoud wordt verstaan: Het in goede staat houden van het gebouw aan de buitenzijde incl. schilderwerk, dakbedekking platte en hellende daken; Het in goede staat houden (ook bouwtechnisch) van vloeren, plafonds, kozijnen en muren aan de binnenzijde van het gebouw; Onderhoudswerkzaamheden aan de centrale verwarming (inclusief vervangen ketel), echter exclusief het periodiek schoonmaken van de ketels; Onderhoudswerkzaamheden aan de elektrische installatie (uitgezonderd herstellen van beschadigd schakelmateriaal); Onderhoudswerkzaamheden aan gas- en waterleidingen; Herstellen binnen- en buitenriolering (exclusief ontstoppen riolering); Vervanging van hang- en sluitwerk (buiten) aan het gebouw; Herstraten van verhardingen, voor zover behorende bij het dorpshuis; Vervangen van noodverlichtingsinstallaties; Vervangen brandwerende constructies; Vervanging van hemelwaterafvoeren en buitenriolering. Onderhoudsrapportage: Voor de planning van de werkzaamheden en de beoordeling of een aangevraagde activiteit voor uitvoering in aanmerking komt, wordt een meerjarenraming groot onderhoud opgesteld door de gemeente. De gemeente heeft het opstellen van deze 10-jarige onderhoudsbegroting/-planning uitbesteed aan derden of WNwF. Iedere twee jaren wordt deze rapportage geactualiseerd. Procedure voor het vergoeden van Groot onderhoud : Op verzoek van het bestuur van de SFDF biedt de gemeente technische ondersteuning in de afhandeling van het groot onderhoud. Elk dorpshuisbestuur is, op basis van de onderhoudsplanning, zelf verantwoordelijk voor het tijdig uit laten voeren van het groot onderhoud. Voor werkzaamheden boven de kostprijs van 5.000,- excl. BTW dienen eerst minimaal twee offertes aangevraagd te worden en ter beoordeling aan de gemeente (afdeling VGE) te worden voorgelegd. Deze adviseert het bestuur van het dorpshuis hierin. Na uitvoering van het groot onderhoud worden de originele rekeningen voor akkoord, ter beoordeling of de activiteit valt onder het begrip groot onderhoud voor rekening van de stichting, richting gemeente (VGE) verzonden. Rekeningen, die afgetekend zijn door gemeente, worden in bundels (eens per maand) met een globaal advies richting penningmeester SFDF gezonden. De definitieve beoordeling is de verantwoordelijkheid van het bestuur van SFDF. Overeenkomstig de in punt 4.3. genoemde criteria kan WNwF in voorkomende gevallen ondersteuning bieden Voorwaarden voor het vergoeden van Groot onderhoud : De werkzaamheden staan vermeld in de meerjaren onderhoudsplanning. Er zijn voldoende financiële middelen aanwezig om de kosten te betalen. De werkzaamheden mogen het begrote bedrag niet overschrijden. 9
Bij afwijkingen dient de afwijking gemeld te worden bij het bestuur van SFDF. Samen met de technische deskundige van de gemeente of woningbouwstichting WNwF wordt dan beoordeeld of bijstelling van het gevraagde krediet reëel is of niet. Bovenstaande geldt ook voor calamiteiten, het naar voren schuiven en/of uitstellen van werkzaamheden. Niet gemelde overschrijdingen of wijzigingen in de uitvoering van het groot onderhoud worden niet gehonoreerd. Onderhoudskosten, die niet voor vergoeding door de SFDF in aanmerking komen: De gebruiker dient zelf zorg te dragen voor de volgende werkzaamheden: Schilder- en behangwerk binnen. Vervanging gebroken ruiten. Reparaties binnensloten. Onderhoud zonwering, rolluiken e.d. Schoonmaken en ontstoppen van goten en leidingen. Jaarlijks onderhouden van schoorsteenkanalen. Periodiek onderhoud gasinstallaties. Ledigen en reinigen zink- of beerputten en septic tanks. Onderhoud, reparaties en vernieuwingen aan inventaris. Onderhoud, vernieuwing en reparaties aan het gebouw die het gevolg zijn van gebruik in afwijking met de bestemming. Aanleg en onderhoud tuin. Schade ontstaan door nalatigheid en onoordeelkundig gebruik van het gebouw en installaties. Telefooncentrales/-installaties. Uitzonderingen Aan een instelling die een dorpshuis exploiteert in een monument of in een gebouw met een monumentaal karakter worden de kosten van het onderhoud die verband houden met het bijzondere karakter van dit gebouw, rechtstreeks vergoed door de gemeente. Het gaat hierbij om de volgende werkzaamheden: Timmer-, schilder-, metsel- en voegwerk (buiten); Rieten bedekking en pannen; Vervangen goten. Voor al hetgeen, dat niet onder monumentaal valt, geldt deze notitie. Mocht er enige twijfel ontstaan of iets al dan niet onder de notitie c.q. onder monumentaal valt (grijze gebieden), dan volgt er overleg met de gemeente. Calamiteiten: Indien de instelling gedurende de budgetperiode wordt geconfronteerd met niet voorzienbare materiële lasten dan volgt hierover overleg tussen de gemeente en de SFDF. Bovenstaande geldt ook voor onontkoombare kosten voortvloeiend uit nieuwe wettelijke eisen c.q. nieuwe regelgeving. De kosten worden betaald voor zover de reserves van SFDF dit toelaat. Wanneer die onvoldoende zijn dan wordt een aanvraag bij de gemeente en andere subsidieverstrekkers ingediend 4.4 Verzekeringen Met het exploiteren van een dorpshuis, waaronder het in bezit hebben van het gebouw, zijn flinke bedragen gemoeid. Om de hieraan verbonden risico s van schades, aansprakelijkheid en derving goed af te dekken, is het afsluiten van een aantal verzekeringen wenselijk. De volgende verzekeringen zijn hierbij van belang: 10
- Opstalverzekering. De verzekering van het pand tegen globaal gezegd brand- en andere schades - Inventaris- en goederenverzekering (Inboedel).De verzekering voor inventaris, inrichting en losse goederen - Aansprakelijkheidsverzekering voor Bedrijven (AvB). Verzekering voor stichtingsbestuur, exploitant, medewerkers en vrijwilligers ingeval een van de verzekerden materiële- of letselschade toebrengt aan derden of waarvoor verzekerde verantwoordelijk is. - Bedrijfsschadeverzekering. Verzekering die in geval van derving van inkomsten door tijdelijke noodzakelijke sluiting de lopende vaste lasten afdekt. Aan de brand- en inbraakpreventie binnen deze verzekering worden specifieke eisen gesteld De verzekeringspremie voor brand-, storm- en waterschade aan het gebouw en inventaris wordt vergoed door de gemeente. De gemeente sluit een collectieve opstal- en inboedelverzekering af voor alle bij SFDF aangesloten dorpshuizen Aangezien de kosten als gevolg van inbraak in verhouding tot de kosten van een inbraakverzekering c.q. alarminstallaties voor de dorpshuizen aanzienlijk lager liggen, zijn eventuele kosten als gevolg van inbraak voor rekening van de gemeente. 4.5 OZB en Waterschapslasten De waterschapslasten en de OZB worden vergoed door de gemeente. 4.6 Energievergoeding 20% Van de energiekosten worden vergoed door de gemeente. SFDF zal in overleg met de gemeente streven naar duurzaamheid van de dorpshuizen en in dit kader collectieve voordelen trachten te behalen 4.7 BTW Een aantal dorpshuizen kunnen hun BTW terugkrijgen. Dit houdt in dat in hun rekening de BTW-kosten niet subsidiabel zijn. 4.8. Verantwoording budgetsubsidie (Budgetovereenkomst nog ontwikkelen) In de budgetovereenkomst tussen gemeente en de SFDF zijn afspraken gemaakt over de verantwoording van het subsidiebedrag (zie bijlage: budgetovereenkomst). 5. Vergunningen 5.1 Drank- en horecavergunning en horeca- exploitatievergunning Gezien hun activiteiten zijn de dorpshuizen in het bezit van bovengenoemde vergunningen. Alle dorpshuizen hebben een volledige Drank- en Horecavergunning 5.2 Gebruikersvergunning Overeenkomstig de Modelbouwverordening is het verboden zonder of in afwijking van een gebruikersvergunning een bouwwerk in gebruik te hebben of te houden, waarin meer dan vijftig personen tegelijk aanwezig zullen zijn, anders dan in een één- of meergezinshuis. Alle dorpshuizen hebben een gebruikersvergunning 6. AANSPRAKELIJKHEID Door de strengere wet- en regelgevingen krijgen de besturen van de diverse dorpshuizen steeds meer verantwoordelijkheden en lopen hiermee ook meer aansprakelijkheidsrisico s. Onder het aandachtspunt 4. Verzekeringen is hier uitvoerig op ingegaan. Naast de gewenste verzekeringen is het verplicht ( en zeer gewenst vanuit oogpunt van hoofdelijke aansprakelijkheid) dat de dorpshuizen in de gemeente Ferwerderadiel staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel 11