1 Communicatie verenigingen KNVB 2014 1. Achtergrond van de notitie: veranderde rollen De kern van de bestuurlijke vernieuwing is het realiseren van een efficiëntere besluitvorming in het amateurvoetbal. Een besluitvorming die voortkomt uit de behoeften, wensen en ideeën van de verenigingen. In deze notitie bedoelen we met verenigingen de bestuursleden van onze clubs. In de nieuwe structuur zal het contact met verenigingen over beleid niet langer via regio- en clustervergaderingen verlopen, maar hier komen andere, toegankelijke, vormen van contact voor in de plaats. Nieuwe communicatiemiddelen bieden de verenigingen en de KNVB de mogelijkheid om vaker (ten opzichte van alleen de voor- en najaarsreeks), sneller, transparanter en effectiever met elkaar in gesprek te gaan over beleid, maar ook dienstverlening. Om dit succesvol te laten zijn, staan de verenigingen en de KNVB voor de uitdaging zich een nieuwe manier van communiceren eigen te maken. Van verenigingen vragen wij betrokkenheid en een actieve bijdrage. Voor de KNVB is het zaak proactief te handelen, signalen op te pakken en kennis op te doen van de wensen, verwachtingen en behoeften van verenigingen. Veel signalen en vragen vanuit verenigingen worden meteen door de arbeidsorganisatie afgehandeld. Hierbij staat een goede dienstverlening centraal. Deze notitie richt zich met name op signalen die een (bestuurlijk) standpunt vragen. 2. Doel en opbouw van de notitie Deze notitie heeft tot doel u mee te laten denken over een succesvolle invulling van de (beleids)communicatie in de nieuwe structuur. De in deze notitie geformuleerde uitgangspunten vormen de basis voor de blauwdruk communicatie vernieuwde structuur amateurvoetbal (voorjaar 2013). Een aantal onderdelen van deze blauwdruk komt in deze notitie aan de orde. Dit zijn essentiële onderwerpen binnen de communicatie in de nieuwe structuur: Het karakter van communicatie tussen verenigingen en KNVB (hoofdstuk 4). Het verenigingspanel (hoofdstuk 5). Tot slot leggen wij u op pagina 5 een drietal vragen voor ter discussie op de regio-/ en clustervergaderingen. De uitkomsten hiervan nemen we mee in de pilot van het verenigingspanel en in de blauwdruk communicatie.
2 3. Uitgangspunten voor communicatie We hanteren vier uitgangspunten voor de communicatie tussen de verenigingen en de KNVB. Voor een succesvolle communicatierelatie tussen de verenigingen en de KNVB is het nodig te voldoen aan een aantal voorwaarden. 1. Goede communicatie is een democratisch recht o De verenigingen staan centraal: het beïnvloeden van, het meepraten en meedenken over het KNVB-beleid en de dienstverlening is een continu proces. o Beleidsontwikkeling en besluitvorming kennen zo veel mogelijk een fundament vanuit een peiling van de wensen, behoeften en verwachtingen van de verenigingen. o Het proces van (beleids-)communicatie is transparant; de KNVB verstrekt actief informatie over de inhoud en achtergronden van besluiten. 2. Communicatie tussen verenigingen en KNVB is gefaciliteerd op elk niveau o De communicatie is laagdrempelig, servicegericht en toegankelijk. o Communicatie verloopt via gebruiksvriendelijke communicatiemiddelen en methoden; zowel van verenigingen naar KNVB als van KNVB naar verenigingen. o Het is duidelijk bij wie en waar een vereniging terecht kan, afhankelijk van de vraag of het initiatief. o De communicatie kent een hoge effectiviteit door middel van doelgroepgerichte communicatie en terugkoppeling vanuit de KNVB. 3. De vereniging heeft een actieve rol o Elke vereniging heeft voortdurend de mogelijkheid tot inspraak en feedback; de actieve rol van een vereniging staat centraal. o De vereniging ondervindt geen drempels om de stem te laten horen. o De vereniging heeft uiteenlopende mogelijkheden, digitaal en via ontmoeting, formeel en informeel, om goede ideeën in te brengen. 4. De KNVB is herkenbaar voor en zichtbaar bij de verenigingen o Communicatie tussen verenigingen en KNVB verloopt rechtstreeks en via korte lijnen. o De mogelijkheden voor communicatie met de KNVB zijn bekend bij de verenigingen. o De KNVB is toegankelijk voor de verenigingen en heeft een hoge bereikbaarheidsgraad. o Via de districten (medewerkers en vrijwilligers) onderhoudt de KNVB persoonlijk contact met verenigingen.
3 4. Het karakter van communicatie: vraag of beleidsitem Dit hoofdstuk schetst kort de verschillende communicatiemogelijkheden tussen verenigingen en KNVB (paragraaf 4.1). Vervolgens staat het beleidsitem centraal: een vraagstuk dat leidt tot besluitvorming. (paragraaf 4.2) 4.1 Communicatiemogelijkheden Het is duidelijk, de vernieuwde structuur vraagt een andere rol van de KNVB en de verenigingen: een actieve vereniging en een proactieve KNVB zorgen voor een continue stroom van informatieuitwisseling (zie bijlage 1 voor een schematische weergave). Digitaal én in ontmoeting Communicatie via e-mail en informatieverschaffing via knvb.nl is niet meer weg te denken. Daarnaast biedt het community panel een scala aan informatie-uitwisseling tussen verenigingen, leden, officials en KNVB. Het community panel zal bestaan uit: Het verenigingspanel (zie hoofdstuk 5), specifiek gericht op beleidsgerichte vragen. Het verenigingspanel biedt elke vereniging de mogelijkheid zich uit te spreken over (veranderingen in) het KNVB beleid. Het ledenpanel, gericht op individuele leden om doelgroepgericht vragen te kunnen stellen. Dit panel bestaat al een aantal jaar Het OnsOranje panel, met vragen over de vertegenwoordigende elftallen en de fanbeleving. Naast digitale communicatie blijven wij elkaar ook ontmoeten: KNVB-vertegenwoordigers staan dicht bij clubs en helpen met vragen over de uitvoering. Daarnaast organiseren en faciliteren districten kleinschalige, doelgroepgerichte ontmoetingen tussen verenigingen en KNVB. Via KNVB medewerkers én KNVB vrijwilligers Alledaagse vragen van verenigingen kan een medewerker van het districtskantoor, het eerste aanspreekpunt, direct afhandelen. Ook in de praktische informatieverstrekking richting verenigingen neemt het districtskantoor een centrale rol in. Daarnaast kunnen verenigingen regelmatig bij leden van een districtscollege of andere KNVB-vertegenwoordigers terecht met vragen, verzoeken, ideeën en opmerkingen. Gevraagd én ongevraagd Via het community panel kan de KNVB gericht vragen stellen aan verenigingen of individuele leden. Dit kan uiteenlopen van een directe poll of vraag tot enquêtes. De frequentie hiervan hangt af van de aard van het onderwerp en de behoeften van de verenigingen. Naast het ophalen van informatie, kunnen verenigingen ook hun mening geven over activiteiten en het beleid van de KNVB, door bijvoorbeeld mee te praten in een forum. Kortom, er zijn veel mogelijkheden waarop verenigingen en de KNVB met elkaar communiceren. Het maakt niet uit waar en bij wie een vraag, wens, idee of klacht binnenkomt, als dit maar op een juiste manier wordt afgehandeld en teruggekoppeld. Dit kan zijn door een direct antwoord, door navraag bij de juiste persoon of afdeling of door een bredere (districts, districtsoverstijgende of landelijke) peiling van het draagvlak. Een goede communicatie over de gang van zaken en de termijn van terugkoppeling vindt hoe dan ook plaats. Vragen, behoeften, klachten en ideeën kunnen resulteren in een beleidsitem, waar de volgende paragraaf op in gaat. 4.2 Van vraagstuk naar besluit: het beleidsitem Verenigingen en de KNVB wisselen via bovenstaande kanalen veel verschillende informatie uit. De meerderheid betreft vragen die eenvoudig en snel beantwoord kunnen worden via de telefoon of per email. Komt dezelfde vraag vaker binnen vanuit verschillende verenigingen, is het zaak dit te signaleren. Ook bij complexere en meer strategische vragen, wensen en ideeën van verenigingen dienen KNVB-vrijwilligers en medewerkers zich de vraag te stellen: is dit een onderwerp waarover wij als KNVB een besluit moeten nemen? Als deze vraag met ja beantwoord wordt, is er sprake van een beleidsitem. Vervolgens is het van belang dat het beleidsitem gewogen wordt op haalbaarheid (reglementering, beschikbare middelen, eerder beleid, etc.) en voldoende draagvlak bij de verenigingen. Het
Terugkoppeling 4 verenigingspanel is een middel dat hiervoor uitstekend kan worden ingezet. Het volledige proces waarin een beleidsitem al dan niet leidt tot besluitvorming, wordt de komende maanden uitgewerkt op basis van de discussies, reacties en wensen rondom deze notitie. Onderstaand schema toont de processen die in dit hoofdstuk zijn beschreven. De bestuurlijke vernieuwing richt zich op de rechterkant van het schema, op het proces van het onderscheiden van een beleidsitem tot besluitvorming. Vraag of beleidsitem in schema Vereniging(en) Vraag, wens, idee, behoefte, klacht etc. KNVB Direct beantwoorden Signaleren: terugkerend Signaleren: complex vraagstuk Beleidsitem Haalbaar? Draagvlak? Verenigingspanel Geen draagvlak voor beleidsitem Draagvlak Besluitvormingstraject
5 5. Het KNVB verenigingspanel uitgelicht Vanaf 1 januari 2014 werkt de KNVB met een verenigingspanel. In november 2012 start een pilot in de districten Oost en Zuid II. In de 2 e helft van 2013 willen we het panel en de manier waarop verenigingen hiermee uit de voeten kunnen, verfijnen. Per 1 januari 2014 rollen we het uit en heeft het landelijke dekking. Via het verenigingspanel kan elke vereniging snel en direct invloed uitoefenen op besluitvorming van de KNVB. Verenigingen kunnen het besloten bestuurlijke platform daarnaast gebruiken voor suggesties en discussie. Leden van de verenigingsraad hebben vanuit hun vertegenwoordigende en controlerende taak eveneens toegang tot deze informatie en de mogelijkheid om vragen te plaatsen of een discussie op gang te brengen. Alle informatie is als fundament voor adviezen en uiteindelijke besluitvorming beschikbaar voor alle organen binnen de KNVB. Het verenigingspanel heeft bezien vanuit KNVB en verenigingen een aantal belangrijke voordelen: Direct. Alle verenigingen worden direct geraadpleegd, Laagdrempelig. Verenigingen zijn niet meer gebonden aan een vast tijdstip en locatie, maar kunnen zelf bepalen wanneer zij hun mening geven (binnen voorafgestelde termijn). Snel. De verenigingsvertegenwoordiging is altijd door de KNVB te benaderen. Doordat dit proces zich geheel online afspeelt, kan de KNVB binnen enkele dagen resultaten hebben. Betrouwbaar. Alle verenigingen kunnen meepraten, minderheidsstandpunten gaan niet verloren Open en eerlijk. Alle verenigingen hebben in een vroeg stadium van de beleidscyclus rechtstreeks inspraak op het beleid. Hiermee creëert de KNVB een open vorm van besluitvorming. Daarbij hoort altijd een consequente terugkoppeling Betrokken. Verenigingen zijn rechtstreeks betrokken bij het proces Vragen ter discussie in de najaarsreeks Na het lezen van deze notitie leggen wij u onderstaande vragen graag ter discussie voor. De uitkomsten nemen wij mee in de pilot van het verenigingspanel en het opstellen van de blauwdruk communicatie. Waar wilt u als verenigingsbestuurder bij uitstek over mee (kunnen) praten met de KNVB? Wat zijn zaken die u in het verenigingspanel wil bespreken? Over welke onderwerpen zou u altijd in (kleinschalige) bijeenkomsten met de KNVB willen spreken?
6 Bijlage 1. Communicatielijnen met verenigingen in beeld Algemeen communicatieschema Concreet communicatieschema