Cursusmateriaal Masterclass Business Rapportages Pagina 1 van 23
Inhoud 1. Inleiding Masterclass Rapportages... 3 Doelgroep... 3 Doelstellingen... 3 Opzet document... 4 2. Bediening... 5 2.1. Benodigde autorisaties... 5 2.2. Ontwikkelen van een rapportage... 6 3. Rapportagevormen... 8 3.1. Taart-grafiek... 8 3.2. Staaf-grafiek... 10 3.3. Staaf-grafiek... 12 3.4. Meter... 14 3.5. Top-60 gestapelde staafgrafiek... 16 3.6. Lijst rapportage... 18 4. Samenstellen Rapportagefunctie met Snapshots... 20 5. Alerts... 22 5.1. Alerts koppelen... 22 5.2. Alerts activeren... 22 5.3. Signaleren van alerts... 22 Pagina 2 van 23
1. Inleiding Masterclass Rapportages Dit document bevat de behandelde stof tijdens de Masterclass Business Rapportages. Het geeft een overzicht van de functionaliteit van de submodule Business Monitoring en hoe u deze module kunt gebruiken. Met de module Business Monitoring kunt u een rapportage opzetten, die bestaat uit grafische en lijst elementen. Vervolgens kunt u naar keuze de medewerkers van uw organisatie en/of externe relaties toegang geven tot de rapportage, bijvoorbeeld verzameld in een dashboard of via een projectpagina of functie. De gegevens in de rapportages kunt u automatisch laten bijwerken, zodat u altijd beschikt over de actuele gegevens. Doelgroep Deze training is in eerste instantie bedoeld voor key-users, functioneel beheerders en/of applicatiebeheerders die zich de vele mogelijkheden van grafische rapportages (beter) eigen willen eigen maken. U kunt dit document ook doornemen om een indruk te krijgen van de functionaliteit van de submodule Business Monitoring. Doelstellingen Tijdens de Masterclass komen alle aspecten van grafische rapportages in AllSolutions aan bod. De business rapportages zijn gebaseerd op weergaven, dus u leert ook zelfstandig (complexe) weergaven maken. Na afloop van de training bent u in staat om uw eigen business rapportages samen te stellen en te beheren.. Ook heeft u dan de kennis om de Business Alerts te implementeren. Behandeld worden: de benodigde autorisatie voor ontwikkelen en vrijgeven van Business Rapportages het opzetten en gebruik van formules toevoegen en gebruik van vrije velden ontwikkelen van complexe weergaven ontwikkelen en beheren van Business Rapportages Globaal is het ontwikkelen van business rapportages als volgt op te delen: Grafische Rapportages Vrije velden Weergaven Formules Beheer Pagina 3 van 23
De fundering: * Beheer Autorisatie functies voor ontwikkelaar Autorisatie vrijgeven van rapportage functies * Formules Toevoegen van formulevelden in de weergave is vaak nodig voor een juiste indeling/sorteringen van de grafiek. Ook in het selectiefilter kunt u formules opnemen. Bij de kleurmarkering van velden in lijsten of in weergaven worden eveneens formules gebruikt. * Vrije velden Als benodigde gegevens voor de Business Rapportages standaard niet aanwezig zijn kunt u deze met vrije velden aan de database toevoegen. * Weergaven De Business Rapportages zijn gebaseerd op weergaven, dus de opzet van een weergave vormt een essentieel deel van de rapportages. het dak: Business Rapportages * taart * staaf * gestapelde staaf * lijst; inclusief kleur markering Opzet document In dit document wordt als eerste de benodigde autorisaties voor de ontwikkelaars van Business Rapportages behandeld. Vervolgens de bediening; waar vindt u de functies/acties/knoppen om een Business Rapportages te kunnen ontwikkelen. In het volgende hoofdstuk worden alle rapportagevormen en de daarbij behorende instellingen behandeld. Hierna worden de snapshots en het samenstellen van een rapportagefunctie uitgelegd. En als laatste wordt de implementatie van de Business Alerts toegelicht. In bijlage A worden alle formule elementen (operators, systeem functies en systeem variabelen) met voorbeelden toegelicht. In bijlage B zijn een groot aantal Business Rapportages opgenomen. Pagina 4 van 23
2. Bediening In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke handelingen nodig zijn om een grafische rapportage te ontwikkelen. 2.1. Benodigde autorisaties Als eerste heeft de gebruiker voor het ontwikkelen van grafische rapportages een aantal autorisaties nodig. In de functie Gebruikers (MGEBRU) stelt u hiervoor het volgende in: Browser Filter: freeform tonen Beschikbare functionaliteit Filter instellen Records exporteren Exporteeropties Gebruik van rapportages Gebruik van snapshots Applicatiebeheer Instellingen wijzigen Vrije velden wijzigen Veldnamen tonen Weergaven en instellingen Mogelijkheid tot wijzigen van instellingen voor anderen Te tonen optie bij wijzigen weergave: alle weergaven Mogelijkheid tot wijzigen van query en sortering U kunt snel controleren of u voor het ontwikkelen van business rapportages voldoende autorisaties hebt. 1. Controleer of u eigen weergaven kunt maken Pagina 5 van 23
2. Controleer of u binnen de weergave een rapportage kunt maken Dan verschijnt de shortcut <rapportages> in beeld: 2.2. Ontwikkelen van een rapportage De ontwikkeling van een rapportage (bijvoorbeeld een grafiek) bestaat uit de volgende stappen: Stap Actie Functie knop Opmerking 1 Maak een weergave met alle velden van de rapportage in de kolommen <functie>. weergaven [ bewerken] <weergaven>.. <kolommen> + Nieuwe Formule. + Nieuw Veld De weergave vormt het fundament van uw rapportage. Voor een controle is het handig om alle te rapporteren gegevens als kolommen in de weergaven zijn opgenomen. Tip! Zet de velden van de weergave in het kladblok. Dit maakt knippen en plakken bij de rapportage instelling mogelijk. 2 Maak rapportage. weergaven [ bewerken] <weergaven>.. <rapportages> + soort grafiek/lijst Via een instellingskaart wordt de grafiek gedefinieerd. In het hoofdstuk rapportage vormen worden de verdere instellingen per grafiekvorm behandeld. 3 Testen rapportage <functie>. kies weergave. zet filter. export :kies grafiek uit Beschikbare rapportages bij de actieve weergave. grafiek verschijnt in documenten Inbox Hierna is de grafiek eenvoudig en snel aan te maken. Pagina 6 van 23
De onderstaande afbeelding geeft weer waar u de benodigde functies, acties en shortcuts vindt voor het ontwikkelen van een rapportage (grafiek). Pagina 7 van 23
3. Rapportagevormen Voor de Business Rapportages kunt u de volgende vormen gebruiken: Soort Rapportage 3.1 Taart grafiek 3.2 Lijn/ staaf grafiek 3.3 Gestapelde staaf grafiek 3.4 Meter 3.5 Lijst De verschillende vormen worden in de paragrafen hierna behandeld. 3.1. Taart-grafiek De taart grafiek leent zicht voor inzicht in deelverhoudingen van gegevens ten opzichte van het totaal. Voorbeelden: verhouding personeelsleden naar geslacht verhouding besteedbare uren van personeelsleden naar afdeling verhouding directe / indirecte uren verhouding omzet per afdeling Beperking U kunt onderscheid maken tussen maximaal 15 groepen, het maximum aantal verschillende kleuren. Tip! Exporteer altijd de datalijst. Dit geeft een matrix met waarden, die u gemakkelijk in Excel kunt hergebruiken. Stappen bij het ontwikkelen van een taartgrafiek Hieronder wordt de opbouw van een taartgrafiek en de instellingen weergegeven. Stap Actie / Vraagstelling Voorbeelden / Opmerkingen 1 Welke waarden wil ik vergelijken? - aantallen Aantal medewerkers, gebruikers, orders, melding, facturen Waarden som: uren, bedragen - waarden 2 Welke groepen zijn daar in te onderscheiden? 3 Zijn alle gegevens in de weergave opgenomen? Bijvoorbeeld groepering naar afdeling, functie, soort of regio De waarden en groepen - die u in de taartgrafiek wilt tonen - moet u als kolommen opnemen in de weergave. 4 Instellen van taartgrafiek Zie de instellingen in de volgende afbeelding. Pagina 8 van 23
Schema: instellingen van een taartgrafiek Pagina 9 van 23
3.2. Staaf-grafiek De staaf grafiek leent zich voor inzicht in trends en tussen verhoudingen van gegevens onderling. Voorbeelden: Trend: seizoenpatroon in uitgaven in vergelijking met vorig jaar budget versus gerealiseerde kosten per periode vergelijking in uitgestuurde facturen versus betaalde facturen per maand Bij elke staaf (y-1,2,3,4,5) kunt u de kleur en de vorm (lijn of staaf) kiezen. Beperking U kunt maximaal 5 vergelijkingswaarden ( in de y-as) opnemen. Stappen bij het ontwikkelen van een staafgrafiek Hieronder wordt de opbouw van een staafgrafiek en de instellingen weergegeven. Stap Actie / Vraagstelling Voorbeelden / Opmerkingen 1 Welke waarde wil ik weergeven? (y-1as) Waarden som: uren, bedragen 1a Met welke andere waarde wil ik deze vergelijken? (y-2,3,4,5 as) Voorbeelden: budget vs gerealiseerde kosten uren vs norm aantal orders of meldingen vs norm 2 Welke groepen zijn daarin te onderscheiden? (x-as) 3 Zijn alle gegevens in de weergave opgenomen? Bijvoorbeeld groepering naar tijd (week, maand, kwartaal, jaar), afdeling, functie, medewerker, soort of regio De waarden en groepen - die u in de staafgrafiek wilt tonen - moet u als kolommen opnemen in de weergave. 4 Instellen van staafgrafiek Zie de instellingen in de volgende afbeelding. keuze van de kleuren voor y-1,2,3,4,5 keuze van de vorm: lijn of staaf Pagina 10 van 23
Schema: instellingen van staaf/lijn-grafiek Pagina 11 van 23
3.3. Staaf-grafiek De gestapelde staaf grafiek leent zijn voor inzicht in trends en tussen verhoudingen van soort gegevens onderling. Voorbeelden: uren medewerker /per week verdeeld naar in-, direct, afwezig directe uren per afdeling / maand verdeeld naar functie aantal medewerkers per afdeling verdeeld naar functie kosten per maand / verdeeld naar afdeling Bij de datalijst ontstaat een matrix met: in de rijen de waarden van uit de x-as in de kolommen de waarden van onderlinge groepering Deze gegevens zijn met knippen/plakken eenvoudig naar Excel over te zetten. Beperking U kunt onderscheid maken tussen maximaal 15 verhoudingsgroepen. Dit is het maximum aantal verschillende kleuren. Maximaal 65 kolommen op de x-as (voor de leesbaarheid). De kleurinstelling wordt in een vaste volgorde uitgegeven: Pagina 12 van 23
Stappen bij het ontwikkelen van een gestapelde staafgrafiek Hieronder wordt de opbouw van een gestapelde staafgrafiek en de instellingen weergegeven. Stap Actie / Vraagstelling Voorbeelden / Opmerkingen 1 Welke waarden wil ik weergeven? (y-1as) Waarden som: uren, bedragen 1a Met welke verdeling wil ik de waarden in de y-as tonen? (kleurverdeling staaf y- as) Voorbeelden: soort kosten directe / indirecte / afwezigheidsuren soort order of soort melding 2 Welke groepen zijn daar in te onderscheiden? (x-as) 3 Zijn alle gegevens in de weergave opgenomen? Bijvoorbeeld groepering naar tijd (week, maand, kwartaal, jaar), afdeling, functie, medewerker, soort of regio. De waarden en groepen - die u in de gestapelde staafgrafiek wilt tonen - moet u als kolommen opnemen in de weergave. 4 Instellen van taartgrafiek Zie de instellingen in de volgende afbeelding. Schema: instellingen van een gestapelde staaf-grafiek Pagina 13 van 23
3.4. Meter De meter is een rapportage vorm die inzicht geeft tussen een kental en de gewenste waarden. Voorbeelden: de gewenste verhouding tussen man-/vrouwelijke medewerkers de verhouding openstaande en betaalde facturen over laatste 3 maanden de verhouding tussen indirecte- en directe uren Stappen bij het ontwikkelen van een meter Hieronder wordt de opbouw van een meter en de instellingen weergegeven. Stap Actie / Vraagstelling Voorbeelden / Opmerkingen 1 Welke waarden wil ik met elkaar vergelijken? 2 Met welke verdeling wil ik de waarden in de meter tonen? (kleurverdeling meter) Waarden som: uren, bedragen Voorbeelden: groen, geel, oranje, rood roze, groen, blauw (vrouw /man) 3 Zijn alle gegevens in de weergave opgenomen? De waarden en groepen - die u in de meter wilt tonen - moet u als kolommen opnemen in de weergave. Meestal kunt u hiervoor formules toevoegen. 4 Instellen van meter Zie de instellingen in volgende afbeelding. Pagina 14 van 23
Schema: instellingen van een meter Pagina 15 van 23
3.5. Top-60 gestapelde staafgrafiek De gestapelde TOP-60 staaf grafiek leent zijn voor inzicht tussen verhoudingen van soort gegevens onderling. Voorbeelden: de top 60 van klanten met openstaande rekeningen; naar ouderdom de top 60 klanten naar grootste omzet; naar de laatste 3 jaar de top 60 medewerkers naar directe uren ; naar soort project Beperking U kunt onderscheid maken tussen maximaal 15 verhoudingsgroepen. Dit is het maximum aantal verschillende kleuren. Stappen bij het ontwikkelen van een Top-60 gestapelde staafgrafiek Hieronder wordt de opbouw van een Top-60 gestapelde staafgrafiek en de instellingen weergegeven. Stap Actie / Vraagstelling Voorbeelden / Opmerkingen 1 Welke waarde wil ik weergeven? (y-1as) Waarden som: uren, bedragen 1a Met welke verdeling wil ik de waarde in de y-as tonen? (kleurverdeling staaf y- as) Voorbeelden: soort kosten directe / indirecte / afwezigheidsuren soort order of soort melding 2 Welke groepen zijn daarin te onderscheiden? (x-as) 3 Zijn alle gegevens in de weergave opgenomen? Bijvoorbeeld groepering naar tijd (week, maand, kwartaal, jaar), afdeling, functie, medewerker, soort of regio d De waarden en groepen - die u in de gestapelde staafgrafiek wilt tonen - moet u als kolommen opnemen in de weergave. 4 Instellen van taartgrafiek Zie de instellingen in de volgende afbeelding. Pagina 16 van 23
Schema: instellingen van TOP 60 gestapelde staafgrafiek Pagina 17 van 23
3.6. Lijst rapportage In een weergave kunt u eenvoudig uitzonderingen markeren met kleuren. De gegevens van de weergave (met kleurmarkeringen) kunt u ook opnemen in een rapportage. In de onderstaande figuur is hiervan een voorbeeld gegeven. Vanuit de rapportage van de gegevens via knippen en plakken weer te hergebruiken in Excel. Pagina 18 van 23
Schema: maken van een lijstrapportage Pagina 19 van 23
4. Samenstellen Rapportagefunctie met Snapshots Met de module Business Monitoring kunt u een rapportage opzetten, die bestaat uit grafische en lijst elementen. Vervolgens kunt u naar keuze de medewerkers van uw organisatie en/of externe relaties toegang geven tot de rapportage, bijvoorbeeld verzameld in een dashboard of via een projectpagina of functie. De gegevens in de rapportages kunt u automatisch laten bijwerken, zodat u altijd beschikt over de actuele gegevens. Stap Actie Functie knop Opmerking 1 Maak een weergave met alle velden van de rapportage in de kolommen <functie>. <(mijn) weergave wijzigen>.. <kolommen> + Formule. + veld Tip! Zet de velden van de weergave in Word/ kladblok. 2 Maak de rapportage <functie>. <(mijn) weergave wijzigen>.. <rapportages> + soort grafiek/lijst 3 Testen rapportage <functie>. kies weergave. zet filter. export :kies grafiek. documenten inbox 4 Maak snapshot <functie>. weergave actief (met juiste filter instelling). <(mijn) weergave wijzigen>.. <rapportages>.. kies rapportage.. <snapshot> +.. omschrijving + opstart gegevens. Autorisatie aan gebruikersgroepen De query wordt in de snapshot opgeslagen, dus je kunt meer snapshots maken per rapportage/grafiek, bijvoorbeeld een per afdeling. Zorg dat het filter goed staat ingesteld in de browser! Nadien te zien in functie: Snapshots (MSNAPS) (Basis/Business Monitoring/ Rapportages en snapshots) 5 Functie voor tonen aantal snapshots Pagina's (MPAGIN) zoek dashboard pagina voeg snapshot toe met <insert snapshots> Ook de autorisatie (wie heeft toegang tot deze functie) kunt u via deze functie instellen. 6 Bijwerken (onderhoud) snapshot Snapshots (MSNAPS) open /wijzig snapshot Hier kunt u eventueel de instellingen voor de verversing aanpassen. Pagina 20 van 23
Schema: verbanden tussen weergave, rapportage, snapshots en rapportage pagina Pagina 21 van 23
5. Alerts Met alerts kunt u een gebruiker op werkzaamheden attenderen. Er zijn een fiks aantal alerts binnen AllSolutions beschikbaar voor o.a. Medewerkers, Verplichtingen, Debiteuren, Crediteuren, Offertes, Projecten, Uren, Helpdesk en Onderhoudscontracten. In de functie Alerts (MALERT) vindt u een compleet overzicht van de beschikbare alerts in AllSolutions. Elke alert heeft een eigen specifieke instelling. Alerts kunnen per medewerker (MPERSO) of per medewerkersprofiel (MMDPRF) gekoppeld en geactiveerd worden. 5.1. Alerts koppelen Vanuit de functie Medewerkers (MPERSO) of de functie Medewerkersprofielen (MMDPRF) gebruikt u de shortcut Alerts. Deze shortcut start de lijst met Geactiveerde alerts. In eerste instantie is deze lijst leeg. Met de actie Alerts toevoegen komt u in een vervolgscherm met de lijst met alle beschikbare alerts. Vink de gewenste alerts aan en klik op de actie Geselecteerde alerts toevoegen of op Geselecteerde alerts toevoegen en terug om de geselecteerde alerts te koppelen aan de betreffende medewerker of medewerkersprofiel. 5.2. Alerts activeren Alerts worden geactiveerd door de alert vervolgens te bewerken. Dit kan op twee manieren: vanuit de functie MPERSO of MMDPRF via de shortcut Alerts of per medewerker via de functie MALMAN (alertmanager). Bij het bewerken van de alert wordt het formulier geopend. Zet allereerst het veld Actief aan. Het veld Signaleringsaantal geeft aan wat de drempel is voor het alert. Zodra dit aantal wordt bereikt is er sprake van een overschrijding en zal de alert dit signaleren. Met het veld Signalering: tijd kunt u aangeven binnen welke tijd (in minuten) de actie moet worden uitgevoerd. Eventueel kunt u met de Herinnering velden een extra signalering voorafgaand aan het verstrijken van de deadline instellen. Alerts monitor Zodra een alert bij een medewerker is ingesteld en geactiveerd, verschijnt bij de gebruiker (die is gekoppeld aan die medewerker) de alerts monitor aan de linkerkant van het scherm. (Hierbij is het belangrijk dat de alerts monitor in de gebruikersinstellingen als onderdeel aan de linkerkant van het scherm is opgenomen.) De meldingen werken als zogenaamde hyperlinks : door in de alerts monitor op de melding te klikken, komt de medewerker direct in het betreffende scherm terecht (met de juiste selectie) waarin deze de gesignaleerde actie kan uitvoeren. 5.3. Signaleren van alerts Medewerkers kunnen ook via een e-mailbericht geïnformeerd worden dat er een alert voor hen open staat. Wanneer u bij een alert heeft ingesteld dat er een e-mail wordt verstuurd bij overschrijding en/of het bereiken van een deadline, dan wordt dit verzorgd door de functie Signaleren Alerts naar Medewerkers (VALERT). Het is aan te raden deze functie hiervoor in de (nachtelijke) verwerking van de Program Batch Jobs (MJOBNR) op te nemen. Pagina 22 van 23
Schema: het activeren van alerts voor een medewerker Pagina 23 van 23