Inhoud Inleiding 3 1. Voorbereiden van de planning 4 1.1. Waar & wanneer 4 1.2. Evalua e vorig jaar 4 1.3. Wie? 4 1.4. Werkgroep 5 maakt plannen! 1.5. Uitnodiging 5 1.6. Hoe? 5 2. Het planningsmoment 7 2.1. Onthaal & Kennismaking 7 2.2. Brainstorm 8 2.3. Voorstellen Femma-aanbod 8 2.4. Kiezen 8 2.5. Jaarkalender opstellen 10 3. De planning uitvoeren 11 3.1. Jaarprogramma op de weegschaal 11 3.2. Taakverdeling 12 3.3. Promo e voeren 13 4. Tijdens het jaar 15 Femma maakt plannen - 1 Femma maakt plannen - 2
Inleiding Elk jaar opnieuw plannen Femmagroepen een jaar vol ac viteiten voor vrouwen, leden en niet-leden. Elk jaar gaan duizenden ac viteiten door in heel Vlaanderen en Brussel. Duizenden ac viteiten voor nog veel meer vrouwen. Jullie, Femmavrijwilligers, doen het elk jaar weer. In deze brochure geven we een aantal ps om het komende jaar nog boeiender, aantrekkelijker, democra scher en gevarieerder te maken. Dit kan je doen door je planning eens op een andere manier aan te pakken, bijvoorbeeld door alle vastgeroeste ac viteiten overboord te gooien en te vertrekken van het wi e blad. Het is ook aan te raden om leden uit te nodigen om mee te denken. Nieuwe vrouwen brengen immers nieuwe ideeën mee. Ze hebben een eigen, misschien nog onbekend netwerk, waaronder mogelijke begeleiders van een ac viteit, uitbaters van gezellige cafeetjes, te bezoeken bedrijven, Die leden (of niet-leden) die mee planden, zijn dan meteen de beste ambassadeurs voor de ac viteiten die zij aanbrachten. Dat betekent meer promo e en het aanspreken van een nieuw netwerk! Als die leden (of niet-leden) dan ook nog eens een verantwoordelijkheid opnemen in het organiseren van die ac viteiten, dan betekent dit een heuse ontlas ng van het team. In de brochure overlopen we stap voor stap hoe een planning tot stand kan komen. Per stap vind je basisinforma e en extra ps of varia es. Pik eruit wat jullie als groep interessant en haalbaar vinden. Bij vragen kunnen jullie zoals steeds terecht bij je groepsbegeleider. Ook zij hee heel wat ps en voorbeelden in haar rugzak. Plan ze! Femma Voorbereiden van de planning Een goede planning vraagt een goede voorbereiding. Steek de koppen bij elkaar en denk na over volgende punten: Waar & wanneer Maak van je planning een leuk moment en organiseer het moment anders en elders dan gewoonlijk. Zoek een leuke loca e en prik een moment op de kalender waarop je veel mensen kan uitnodigen. Bijvoorbeeld: Begin een zaterdagvoormiddag met een ontbijt op een mooie en inspirerende loca e. Een boeiende voormiddag plannen kan je dan gezellig afsluiten met een aperi ef! Evalua e van vorig jaar Het voorbije jaar hebben jullie ac viteiten georganiseerd en wellicht ook geëvalueerd. Neem die evalua es bij de hand en bekijk hoe je hier volgend jaar rekening mee kan houden. Stel een lijstje op met aandachtspunten dat je naast je legt jdens het plannen van je programma. Wie? Probeer eens te plannen met meer dan jullie team. Een buitenstaander brengt vaak verfrissende ideeën. Nodig daarom alle leden uit of spreek eens niet-leden aan. Maak jdens de ac viteiten zoveel mogelijk mensen warm om mee te komen plannen. Spreek zeker de mensen aan die jdens ac viteiten enthousiast zijn en spontaan een handje toesteken. Varianten Als je het niet goed ziet zi en om leden uit te nodigen op je planning, kan je hen wel vragen om mee te werken aan een beperkt aantal ac viteiten, zoals een spe erende uitbreekac viteit. Je kan er ook voor kiezen om een beperkt aantal leden uit te nodigen. Zorg dan wel dat je dit duidelijk communiceert naar alle leden zodat er geen nega eve gevoelens ontstaan. Femma maakt plannen - 3 Femma maakt plannen - 4
Indien je wel de mening van de leden wil kennen, maar het niet ziet zi en om hen uit te nodigen op je planningsmoment, kan je hen vooraf bevragen (op een ac viteit of via mail). Verwerk de antwoorden van die bevraging en neem ze mee naar je planningsmoment. Werkgroep Vorm een klein werkgroepje om het planningsmoment voor te bereiden. Dit werkt vaak efficiënter dan een volledig team. Zorg wel dat het volledige team op de hoogte is van het verloop van het planningsmoment. Uitnodiging Zorg voor een aantrekkelijke en prikkelende uitnodiging. Vraag mensen om hun top 5 van favoriete ac viteiten mee te brengen of een droomac viteit te bedenken. Vraag hen ook om het Femmamagazine van oktober zeker te lezen en mee te brengen. Hang aan je uitnodiging een bonnetje voor een hapje, drankje of een a en e en hun aanwezigheid is verzekerd. Maak een draaiboek voor het planningsmoment. Wat moet er zeker in: een ming per onderwerp, hoe het zal worden aangepakt, wie dit zal doen en welk materiaal ervoor nodig is. Bijvoorbeeld: Onderwerp Timing Hoe Wie Materiaal Kennismaking 10 min voorstellingsrondje Jenny E ke en, s Brainstorm 30 min Wedstrijdje om het meest ac viteiten bedenken in groepjes Hilde Papier, balpennen Maak de datum voor de planning jdig bekend en zet hem vanaf dan op elke nieuwsbrief of uitnodiging. Hoe? Zoek een leuke manier om met alle aanwezigen tot een gevarieerde planning te komen. Op de volgende pagina s vind je wat ideeën. Je groepsbegeleider hee er nog veel meer! Zorg misschien voor een leuke ac viteit voor of na de planning, zoals een wandeling of een cocktailworkshop. Een leuke beloning voor de inzet van de aanwezigen! s Laat de werkgroep hun voorstel voor het planningsmoment uitleggen op een teamvergadering. Doe dit ruim op voorhand zodat je nog kan bijsturen. Een goede taakverdeling zorgt ervoor dat iedereen op het moment zelf weet wat ze moet doen en dat er niet teveel werk op dezelfde schouders rust. Vergeet niet om een verslaggever aan te duiden op het planningsmoment. Zo gaat er geen enkel crea ef idee verloren. Femma maakt plannen - 5 Femma maakt plannen - 6
Brainstorm Het planningsmoment Als de voorbereiding helemaal af is, kan er niets foutlopen en kan je met een gerust hart aan de planning zelf beginnen. Belangrijk! Straal enthousiasme uit! Probeer met iedereen een praatje te maken en niet alleen met de vaste kliek. Houd je oren en ogen open voor kleine en grote sugges es. Ook tussendoor hoor je waardevolle opmerkingen en ideeën. Onthaal & Kennismaking Zorg voor een leuk onthaal. Wat je doet is uiteraard a ankelijk van wie je uitnodigt. Mensen persoonlijk aanspreken wordt enorm geapprecieerd. Voorzie hier eventueel een verantwoordelijke voor. Omdat niet iedereen op hetzelfde moment binnenkomt, kan je iets voorzien om de jd te doden. Laat de aanwezigen de ac viteiten van vorig jaar evalueren aan de hand van flappen aan de muur of een enquête op tafel. Of laat hen al eens dromen over de volgende uitstap of over iets wat ze echt heel graag eens willen leren of doen. Als je mensen hebt uitgenodigd die elkaar niet zo goed kennen, kan je hen een naamkaartje opkleven of een kennismakingsronde doen. Verwelkom iedereen en leg hen het verloop van de dag of avond uit. Leg zeker duidelijk uit wat de doelstelling is en wat van hen verwacht wordt. Kunnen de deelnemers echt het programma van volgend jaar mee bepalen of kunnen ze enkel een aantal ideeën geven? Richt de loca e gezellig in. Maak een soort overzichtstentoonstelling met foto s, anekdotes en/of cijfers van vorig jaar: Wat waren topac viteiten? Hoeveel vrouwen hebben we in het totaal bereikt? Wanneer hebben we het hardst gelachen? Wat was het meest memorabele moment? Als jullie groep nog ac viteiten organiseert buiten het Femma-aanbod, dan is het een leuk idee om eens te brainstormen over welke ac viteiten dit wel zouden kunnen zijn dit jaar. Brainstormen komt eigenlijk neer op ideeën spuien. Elk idee is goed. Hoe meer hoe liever. Door het ene idee kom je weer op een ander. Beoordeel de ideeën niet. Geen ja, maar dus. Brainstormen kan op verschillende manieren. Laat je inspireren door foto s uit jdschri en en kranten, doe een wedstrijdje om het meest ac vitei deeën in verschillende groepjes, maak per rubriek een ideeënbus, Je groepsbegeleider hee hiervan zeker nog een aantal voorbeelden. De deelnemer waarvan haar ac viteit(idee) in het programma wordt opgenomen, mag gra s aan deze ac viteit deelnemen! Voorstellen Femma-aanbod De Prak sche School hee uiteraard ook dit jaar een nieuw aanbod uitgewerkt. Samen met de ac viteiten van vorige jaren vormt dit een inspira ebron om jullie programma op te stellen. Je vindt het aanbod in het magazine van oktober en op de Webwijzer. Stel dit aanbod voor aan alle aanwezigen. Hoe uitgebreid je dit doet, is a ankelijk van wie je hebt uitgenodigd. Laat het aanbod, bijvoorbeeld per rubriek, eventueel door verschillende personen voorstellen. Breng een aantal Femmamagazines van oktober mee ter inzage. Variant Op de webwinkel vind je een powerpointpresenta e van het aanbod van de Prak sche School. Dit kan je gebruiken om het aanbod aan je groep voor te stellen. Kiezen Je hebt nu waarschijnlijk heel veel goede ideeën verzameld, misschien zelfs iets Femma maakt plannen - 7 Femma maakt plannen - 8
teveel. Nu moet je kiezen wat er ook daadwerkelijk in het programma komt. Je kiest uit de ideeën van de brainstorm, het Femma-aanbod en de vaste ac viteiten van jullie groep. Pas op dat je in je enthousiasme niet teveel plant. Het moet haalbaar zijn voor jullie team om alles te organiseren. Criteria voor een goed keuzemoment Alles moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle aanwezigen (pas op met flappen en affiches die niemand kan lezen). De keuzes die hier gemaakt worden, moeten ook echt terugkeren in het programma. Geen vals gevoel van inspraak. Iedereen kan zijn/haar zegje doen. Het planningsmoment mag niet te lang of te langdradig zijn. Ac viteiten die het meest gekozen worden, komen het eerst op het jaarprogramma te staan. Durf de vaste ac viteiten in vraag stellen. Belangrijk! Laat ook de deelnemers van je planningsmoment mee kiezen wat op het programma komt. Dit zorgt voor een grotere gedragenheid van het programma. Zij kunnen dan ook een inbreng doen over het meest geschikte moment om deze ac viteit te organiseren en misschien komen ze wel helpen om alles op poten te ze en. Denk ook al over hoe je kan samenwerken met andere groepen. Misschien lijkt een ac viteit teveel werk of te duur. Waarom niet de kosten en/of het werk verdelen? Geef duidelijk mee aan de aanwezigen dat jullie zeker bereid zijn om de gekozen ac viteiten te programmeren, maar dat jullie dan graag op extra helpende handen willen rekenen. Noteer zeker de namen en de gegevens van de aanwezigen die aangeven dat ze graag een handje willen toesteken. Mogelijkheden Schrijf alle mogelijke ac viteiten op flappen en maak 3 kolommen: wil ik zeker meedoen, heb ik misschien interesse voor, wil ik mee helpen organiseren. Laat de aanwezigen nu s ckertjes kleven of kruisjes ze en. Overloop alle ac viteiten en laat mensen hun hand opsteken als ze deze ac vi- teit in het jaarprogramma willen. Laat iedereen haar top 5 van voorgestelde ac viteiten opstellen. Met al deze topac viteiten stel je een boeiend jaarprogramma samen. Verdeel de aanwezigen in groepjes volgens interesse. De spor eve dames kiezen de spor eve ac viteiten, de crea evelingen maken een keuze uit de crea- eve voorstellen, enz. Je groepsbegeleider hee zeker nog heel wat mogelijkheden om samen de ac viteiten voor het komende jaar te kiezen Jaarkalender opstellen Een groot deel van het werk zit erop. Jullie hebben beslist wat jullie volgend jaar zullen doen en misschien van een aantal ac viteiten ook al wanneer. Dan rest er jullie nu alleen nog de kalender volledig in te vullen. Je kan er hier voor kiezen om dit enkel met het team of met een kleiner groepje te beslissen. Houd dan wel rekening met wat de deelnemers aan het planningsmoment hebben gezegd. Bekijk met het hele team hoeveel ac viteiten jullie per jaar aan kunnen, maandelijks of liever tweewekelijks? s Duid je ac viteiten aan op een grote blanco jaarkalender waarop de schoolvakan es en feestdagen al aangeduid staan. Schoolvakan es zijn minder geschikt om ac viteiten te plannen. Ook de weken vooraf aan de vakan es zijn minder interessant wegens de examens en het oudercontact. Houd rekening met de (vaste) ac viteiten in de gemeente. Probeer te variëren met jds ppen en dagen. Eens je jaarprogramma op punt staat, kan je dit doorsturen naar de aanwezigen op het planningsmoment zodat zij kunnen zien wat met hun ideeën is gebeurd. Houd rekening met de beschikbaarheid van de lokalen. Femma maakt plannen - 9 Femma maakt plannen - 10
De ac viteiten die het meest werden gekozen, krijgen eerst een plaats op de kalender. Neem contact op met andere groepen voor de ac viteiten waarbij jullie willen samenwerken. Bekijk per ac viteit wat het ideale moment is om dit te organiseren (vb. een winteravond of eerder een avond in de zomer). De planning uitvoeren Zo, je jaarprogramma ligt er! Nu kan je beginnen uitvoeren door de taken te verdelen, promo e te voeren en de ac viteiten voor te bereiden. Maar eerst doe je best de test of je jaarprogramma wel evenwich g is. Jaarprogramma op de weegschaal Is je jaarprogramma in evenwicht? Kijk het even na in het lijstje. Hebben we een goed en evenwich g programma? Wisselen ac viteiten met veel en weinig werk elkaar af? Is er minstens 1 ac viteit waarmee onze groep uitbreekt? Is er minstens 1 ac viteit waarbij de leden verwend worden? Zijn er minstens 2 ac viteiten waarbij de vrijwilligers verwend worden? Is er opening en openheid om eventueel later nog extra ac viteiten in te plannen? Wisselen dure en goedkope ac viteiten elkaar af? Zijn er ac viteiten waarop we veel niet-leden verwachten? Is de verhouding tussen ac viteiten uit de verschillende rubrieken (sport, crea, culinair, ) evenwich g? Zijn er ac viteiten voor alle lee ijdsgroepen? OK? s Maak al een grove begro ng op om een idee te hebben van de kostprijs en dus de haalbaarheid van de verschillende ac viteiten. De echte begro ng zal worden opgemaakt door de verantwoordelijken van de ac viteit. Bekijk meteen per ac viteit hoe je deze zal promoten en wie dit zal doen. Noteer de ideeën die hierover gegeven worden. Hoe de promo e precies zal verlopen, wordt beslist door de werkgroep of verantwoordelijken van de ac viteit. Taakverdeling Het is handig om op voorhand ruwweg al een taakverdeling op te maken per ac viteit. Zo heb je ook een beter idee of je voldoende vrijwilligers hebt om deze ac viteiten te organiseren. Duid per ac viteit één of twee verantwoordelijke(n) aan. Maak duidelijk dat deze personen er niet alleen voor staan, maar door het team zullen geholpen worden. Het team moet niet per se alle ac viteiten organiseren. Maar jullie moeten wel op de hoogte zijn van de voorbereidingen en het verloop van de ac viteiten. Je kan hiervoor een contactpersoon uit het team aanduiden die de ac viteit wat opvolgt. Zorg ervoor dat de verantwoordelijken voor de ac viteiten goed weten bij wie ze terecht kunnen. Je kan er ook voor kiezen om een aantal taken te bundelen. Zo kan bijvoorbeeld één persoon telkens de loca e vastleggen voor alle ac viteiten. Een ac viteitenverantwoordelijke kan ook (beperkt) toegang krijgen tot de webwijzer door haar de func e vrijwilliger te geven. Op die manier kan zij een lesgever aanvragen, een uitnodiging toevoegen, enzovoort. Zijn er minstens 2 ac viteiten waarbij samengewerkt wordt met een andere Femmagroep of een andere organisa e? Gaan de ac viteiten op verschillende dagen in de week door? Is ons programma financieel haalbaar? Femma maakt plannen - 11 Femma maakt plannen - 12
Maak een handige werkkalender op waarin alle prak sche afspraken staan. Bijvoorbeeld: Aandachtspunten Wees tevreden met alle hulp die je krijgt, want dit ontlast het team. Zet nieuwe vrijwilligers niet meteen onder druk om mee te organiseren en eventueel in het team te stappen. Zorg dat het zo plezant is dat ze vanzelf bij het team willen horen. Sommige mensen zien het niet zi en om een ac viteit te organiseren, maar zijn wel bereid om op het moment zelf een handje toe te steken. Apprecieer elke helpende hand en noteer dit in het overzicht. Zorg dat iedereen duidelijk weet wat van haar verwacht wordt. Spreek goed af met de ac viteitenverantwoordelijken en/of de helpende handen. Vergeet niet om de ac viteitenverantwoordelijken op de hoogte te houden van het vastleggen van een loca e en eventueel een lesgever. Durf los te laten! Een andere aanpak mag wel eens. Geloof er in dat andere mensen ook de organisa e op zich kunnen nemen. Spreek met de ac viteitenverantwoordelijke af wanneer zij de ac viteit op de teamvergadering brengt. Januari Datum Verantwoordelijke Zaal Lesgever Uitnodiging klaar tegen Helpende handen begro ng Promo e (wie waar) Datum Ac viteit X Ac viteit Y wen in de gemeente. Zorg er dan ook voor dat ze allen op de hoogte zijn (en niet enkel de leden). Plan ook in je werkkalender hoe je promo e zal voeren voor elke ac viteit. Dit kan je nu al grofweg doen. De uiteindelijke promo e wordt een taak van de personen die de ac viteit zullen voorbereiden. Probeer telkens te antwoorden op de vragen: s Wie wil je bereiken? Hoe bereik je hen? Via welk kanaal: gemeenteblad, facebook, flyer, email, website,? Wie neemt dit op zich? Maak een mooie jaarkalender op en verspreid die onder de leden. Je kan daarvoor gebruik maken van het sjabloon op de webwijzer. Geef de vrouwen die hebben meegewerkt aan de planning een aantal exemplaren van de kalender mee. Aangezien zij het programma mee bepaald hebben, zijn zij de beste ambassadrices. Geef jullie ac viteiten in in de UIT-databank, in de ac viteitenkalender van de gemeente en/of andere lokale promo ekanalen. Organiseer een leuk startmoment waarop je je programma bekend maakt. Nodig hier alle vrouwen uit de gemeente op uit. Bewaar al jd een extra jaarprogramma in je handtas. Je weet nooit wie je allemaal tegenkomt Promo e voeren Uiteraard wil je zoveel mogelijk deelnemers op jullie ac viteiten. Zorg dat jullie programma wijd verspreid wordt. Je organiseert de ac viteiten immers voor alle vrou- Femma maakt plannen - 13 Femma maakt plannen - 14
Tijdens het jaar Een gevarieerd en evenwich g programma staat garant voor een boeiend Femmajaar. Tijdens het werkjaar kom je soms nog leuke ac viteiten op het spoor. Soms moet je kort op de bal spelen. En dat kan! Je kan het hele jaar door ac viteiten toevoegen aan je programma. Op de webwijzer vind je in de rubriek crea en culinair een groot aantal fiches met doe-het-zelf-ideeën voor ac viteiten die je zonder lesgever kan organiseren. Hiermee kan je heel gemakkelijk zelf een ac viteit begeleiden. En als je er echt niet genoeg van krijgt, kan je voor inspira e ook al jd terecht op www.pinterest.com/femmavzw. Voorzie de openheid om jdens het jaar in te spelen op populaire ac viteiten! Houd je ogen en oren al jd open. Als je merkt dat je leden zin hebben in meer, probeer hier dan op in te spelen. Probeer die enthousiaste leden mee te betrekken zodat je niet alleen instaat voor de organisa e. We wensen jullie een ac ef, plezant, hartverwarmend en vreugdevol Femmajaar toe! Femma maakt plannen! Stappenplan voor een crea eve planavond! 3 fases: Voorbereiden Ideeën zoeken en vinden Alles op punt ze en Bij vragen kan je zoals steeds rekenen op je groepsbegeleidster. Aarzel niet haar te contacteren. Femma maakt plannen - 15 Femma maakt plannen - 16