INFO-BROCHURE

2 INHOUD INFO-brochure 1. Collectieve hospitalisatieverzekering 2. Maaltijdcheques 3. Woon-werkverkeer 4. GSD 5. Vakantie 6. Personeelskring 7. DATS-tankkaart 8. Nuttige infobronnen 9. Nuttige publicaties 10. Tijdregistratie en glijdende uurregeling BIJLAGEN: -formulieren fietspremie -aanvraag lidkaart personeelskring

3 Betreft : collectieve hospitalisatieverzekering. Situering. Ingevolge het sectoraal akkoord 1999-2001 hebben stad en OCMW een collectieve hospitalisatieverzekering voor het personeel afgesloten. De stad en het OCMW van Mechelen hebben de verschillende offertes van de verzekeringsmaatschappijen vergeleken en in de raadszitting van 28/11/2001 werd beslist om de verzekering af te sluiten met AXA Royale Belge Vorstlaan 25 B 1170 Brussel Wie kan toetreden? Alle medewerkers die vastbenoemd zijn of een contract van onbepaalde duur hebben kunnen onmiddellijk toetreden. Personeelsleden met een contract van bepaalde duur of een vervangingscontract, kunnen toetreden vanaf het ogenblik dat zij zes maanden ononderbroken in dienst zijn. Naast het personeelslid kunnen ook de echtgeno(o)t(e) of levenspartner en de kinderen die thuis gedomicilieerd zijn aansluiten bij de verzekering. Ook kinderen die al een eigen inkomen hebben, maar die nog thuis wonen, kunnen dus aansluiten. Wanneer gaat de verzekering in? Heb je een contract van onbepaalde duur of wordt je op proef vastbenoemd, dan heb je vanaf je indiensttreding drie maanden de tijd om je aan te sluiten. Er is dan geen wachttijd. Sluit je pas later aan, dan geldt wel een wachttijd van drie maanden of van twaalf maanden bij zwangerschap. Voor wie pas later in aanmerking komt (bvb. je hebt een vervangingscontract en je bent pas vanaf 15/08/2002 zes maanden in dienst) gaat de aansluiting in vanaf de eerste van de daaropvolgende maand, op voorwaarde dat het toetredingsformulier aan de personeelsdienst bezorgd werd binnen de drie maanden. Ook dan geldt geen wachttijd. Wie betaalt de premie? De stad betaalt de premie van 121,22 per jaar voor de personeelsleden die wensen toe te treden. Of het personeelslid voltijds of deeltijds werkt heeft geen belang. Partners en kinderen kunnen toetreden, maar moeten de premie zelf betalen (tarieven : zie verder). Axa stuurt hiervoor een factuur rechtstreeks op je thuisadres. De stad treedt niet op als tussenpersoon voor de betaling. En de gepensioneerden? Wie aansluit bij de collectieve hospitalisatieverzekering en ten vroegste op 01/01/2002 met pensioen gaat, kan aangesloten blijven mits gedeeltelijk zelf de premie te betalen vanaf het jaar volgend op de pensionering (bvb. : je gaat op pensioen vanaf 01/03/2002. Voor het jaar 2002

4 betaalt de stad de premie. Vanaf 2003 kun je indien je dit wenst aangesloten blijven, maar betaal je wel zelf het surplus van de premie, d.w.z. het bedrag dat de 121,22 overschrijdt tarieven : zie verder). Wat als je al een hospitalisatieverzekering had? 1. Wanneer je overstapt naar AXA vanuit een eigen verzekering, geldt in elk geval dat alle lopende risico s gedekt zijn (bvb. je bent in behandeling voor één van de ernstige ziektes en krijgt hiervoor momenteel tussenkomst van je verzekering. AXA neemt dit gewoon over en betaalt je facturen vanaf de aansluitingsdatum). De voorwaarde is wel dat de overstap volgens onderstaande regels verloopt. 2. Indien je aangesloten bent bij een andere verzekering (hetzij privé, hetzij via de werkgever van je partner, ) zijn er verschillende mogelijkheden : a. Je kiest ervoor je lopende verzekering op te zeggen. Hiervoor kun je bij AXA een voorgedrukt opzeggingsdocument krijgen dat je aan je verzekering kunt overmaken (tel. : 078/15 51 91) i. Als personeelslid kun je je eigen verzekering opzeggen en tegelijkertijd vanaf de datum waarop je in aanmerking komt toetreden tot de collectieve verzekering. De opzegtermijn kan variëren, en kijk je best na in je polis. Je kunt proberen van je huidige verzekeraar de premie voor het lopende jaar of een gedeelte ervan terug te krijgen 1 (deze is echter niet verplicht hierop in te gaan). Hiervoor kan AXA je een attest bezorgen dat je aan je verzekeraar overmaakt (tel. : 078/15 51 91). Je bent bij AXA verzekerd vanaf de aansluitingsdatum, zonder wachttijd. ii. Voor de eventuele nevenverzekerden (gezinsleden) geldt dat zij pas tot de collectieve verzekering bij AXA kunnen toetreden nadat de opzegtermijn bij de lopende verzekering afgelopen is (bvb. : je kinderen zijn nu verzekerd via je private verzekering, en je wilt ze ook laten aansluiten bij de collectieve polis bij AXA). Vanaf het ogenblik dat zij toetreden, nadat de opzeg bij de andere maatschappij voorbij is, zijn zij zonder wachttijd verzekerd. Indien de verzekering niet aansluitend gebeurt (bvb. : je zegt de verzekering voor je kinderen op, de opzeg eindigt op 30/06/02, maar je sluit hen niet binnen de drie daaropvolgende maanden bij AXA aan, geldt wél een wachttijd van drie maanden (12 maanden voor bevallingen en zwangerschap). b. Je kiest ervoor je huidige verzekering te behouden en niet toe te treden tot de collectieve hospitalisatieverzekering bij AXA (bvb. omdat je de waarborgen ontoereikend vindt). Dit kan natuurlijk, niemand is verplicht om toe te treden tot de collectieve hospitalisatieverzekering. De CAO bepaalt echter uitdrukkelijk dat de stad geen tussenkomst mag verlenen in premies die buiten de door de stad afgesloten collectieve verzekering vallen, dus moet je zelf de premie bekostigen. Hoeveel bedraagt de premie? De premie voor het personeelslid wordt zoals gezegd door de stad ten laste genomen. Voor de gezinsleden en gepensioneerde personeelsleden en de raadsleden gelden volgende tarieven : 1 Dit geldt enkel voor het personeelslid zelf, niet voor de nevenverzekerden

5 Per volwassene tot 65 jaar Per kind tot 21 jaar (of zolang kinderbijslag gerechtigd) Per volwassene tussen 65 en 70 jaar Per volwassene boven de 70 jaar 121,22 EUR 36.66 EUR 427,69 EUR 514 EUR Wat moet ik doen? Indien bepaalde zaken je niet duidelijk zijn, kun je contact opnemen met Anja Nees op het telefoonnummer 015/29 78 40 ) Je kunt haar mailen ( anja.nees@mechelen.be). Indien je wil toetreden, bezorg je het toetredingsformulier in bijlage aan de personeelsdienst. Wij vullen het personeelsnummer in en regelen verder je aansluiting. In bijlage: 1. Een toetredingsformulier, terug te bezorgen aan de personeelsdienst. 2. Een aangifteformulier voor schade, dat je kunt gebruiken zodra je aangesloten bent. Dit formulier moet je zelf invullen en opsturen naar Verzekeringskantoor J. Van Breda en C - Plantin en Moretuslei 295-2140 Antwerpen Een copie van de polis is te verkrijgen op de personeelsdienst.

6 Betreft: maaltijdcheques Wat is een maaltijdcheque? Een maaltijdcheque is een betaaldocument dat alleen kan gebruikt worden om voedsel of maaltijden te kopen; In alle supermarkten, in de meeste restaurants en voedingswinkels wordt de maaltijdcheque aanvaard. Een maaltijdcheque is niet onderhevig aan personenbelasting, noch aan sociale bijdragen. Wie krijgt maaltijdcheques? De statutaire personeelsleden, de contractuele personeelsleden bij een tewerkstelling vanaf 3 maanden aaneensluitend. Hoeveel maaltijdcheques? Maaltijdcheques worden uitgekeerd op basis van werkelijk geleverde prestaties. Vakantieverlof, ziekteverlof, ziektedagen zonder attest, omstandigheidsverlof, verlof wegens overmacht, arbeidsongeval en verlof wegens bloed- en plasmageven, geven dus geen recht op een maaltijdcheque. Verlof van overuren en syndicaal verlof zijn hierop uitzonderingen en geven wel recht op een cheque. Wie niet voltijds werkt, ontvangt maaltijdcheques pro rata. Per maand worden de gepresteerde uren door je dienst of sectie doorgegeven aan de personeelsdienst. Deze gepresteerde uren worden gedeeld door 7,6 deze uitkomst wordt naar boven afgerond en zo krijgt men het aantal maaltijdcheques per maand Vb. Jan werkt voltijds en heeft in de maand mei 2001 151 uren gewerkt. 151 uren : 7, 6 = 19, 87. Jan krijgt dus 20 maaltijdcheques voor de maand juli Hoeveel is dit in geld? Voor 2006 bedraagt de waarde van een maaltijdcheque 3 euro Vb. Jan in het voorbeeld hierboven krijgt dus maaltijdscheques voor een bedrag van 20 x 3 euro of 60 euro.

7 Is dit allemaal winst? Maaltijdcheques bestaan spijtig genoeg niet alleen uit een bijdrage van de werkgevers.ook diegene die de cheque krijgt dient een bijdrage te leveren. Wettelijk is deze bijdrage bepaald op 1.09 euro per cheque. Dit wil dus zeggen dat van de maaltijdcheque een bijdrage van 1.91 euro ten laste van de stad is en 1.09 euro voor het personeelslid. Deze bijdrage zal elke maand met de wedde verrekend worden en komt dus niet in mindering van het vakantiegeld. Vb. Jan in het voorbeeld hierboven krijgt 20 maaltijdcheques voor een totaal bedrag van 60 euro, 38,2 euro hiervan betaalt de stad, 21.8 euro zal in mindering van zijn wedde gebracht worden. Hoe krijg je de maaltijdcheque? Het juiste aantal maaltijdcheques wordt bij de dienst afgeleverd tegen ontvangstbewijs De cheques zitten in een gesloten omslag. De cheques worden uitgegeven door de firma Ticket Restaurant. Bij de omslagen zullen regelmatig kortingssbons zitten voor verschillende producten. Ticket Restaurant geeft tevens een gids Lekker ontspannen uit, met kortingsbons voor toeristische attracties en hotels. In bijlage: -Gids lekker ontspannen -Bewaarhoesje voor maaltijdcheques

8 Betreft: woon/werkverkeer Situering De stad neemt een aantal maatregelen om het gebruik van alternatieven voor de auto in het woon/werkverkeer te ontmoedigen. Abonnement van De Lijn Wie de auto thuis laat en met de bus naar het werk komt, hoeft slechts 20 % van de abonnementsprijs te betalen. De overige 80 % neemt de stad voor haar rekening. Dat dit abonnement niet alleen gebruikt kan worden voor het woon-werkvervoer maar ook voor andere verplaatsingen, zelfs tijdens de weekends en verlofperiodes, is mooi meegenomen. bij de eerste aanvraag Je bezorgt een ingevuld aanvraagformulier en een kopie van je identiteitskaart aan de personeelsdienst. Zodra de aanvraag binnen komt bij De Lijn, wordt je abonnement aangemaakt en naar u thuis opgestuurd. De stad betaalt de volledige abonnementsprijs en zal jouw aandeel van 20 % via het loon verrekenen. bij verlenging van het abonnement Voor de verlenging van je abonnement hoef je geen nieuwe aanvraag in te vullen. Je geeft gewoon een vijftal werkdagen voordat je abonnement vervallen is een formuliertje verlenging abonnement door aan de personeelsdienst en je krijgt de verlenging van je abonnement doorgestuurd. Aanmoedigingspremie voor fietsers Zie bijlage Treinabonnement Ook voor het treinabonnement is er een werkgeversbijdrage voorzien. Hiervoor breng je gewoon je abonnement en de verlengingen binnen bij de personeelsdienst Opgelet; dit geldt alleen voor week-of maandabonnementen. Dagkaarten worden niet terugbetaald. Parking Leermarkt Wie met de auto komt werken kan aan een gunsttarief parkeren in het parkeergebouw op de Leermarkt- voor meer inlichtingen hierover kan je de dienst patrimonium contacteren op het nummer 015/29.75.07.

9 In bijlage: - aanvraagformulier voor busabonnement - formulier voor verlenging busabonnement - voorbeeld van fietsformulier

10 Betreft: Gemeenschappelijke Sociale Dienst (GSD) Als personeelslid van de stad kan je beroep doen op de GSD. Bij deze organisatie kan je terecht voor volgende voordelen: De automatische tegemoetkomingen. Deze tussenkomsten worden na een eenvoudig administratief onderzoek toegekend naar aanleiding van bepaalde familiale of professionele gebeurtenissen. Het volstaat om een eenvoudig formulier in te vullen om een aanvraag in te dienen. De aanvraag moet gebeuren binnen een periode van 18 maanden na de gebeurtenis. Aanvraagformulieren zijn te verkrijgen op de personeelsdienst: Het gaat om volgende premies: Geboorte- of adoptiepremie Tussenkomst voor gehandicapte kinderen Huwelijkspremie Afscheidspremie De niet-automatische tussenkomsten De hoofdactiviteit van de GSD bestaat erin begunstigden die zich in een moeilijke situatie bevinden, te helpen. Deze hulp kan verschillende vormen aannemen: Financiële tussenkomsten Begeleiding en opvolging Inlichtingen Farmaceutische, medische en paramedische kosten Begrafeniskosten Tegemoetkoming in uitzonderlijke toestand. Ook voor deze tegemoetkomingen kan je contact opnemen met de personeelsdienst of met de maatschappelijk werkster van de GSD- mevrouw Van Lierde op het nummer 02/2343211 De vakantiedienst Pollen Met de GSD kan je via de vakantiedienst Pollen goedkoper op reis in binnen en buitenland.

11 De manier waarop je kan boeken, de voorwaarden en de eventuele kinderkortingen vindt je in de brochure Pollen. Wil je meer informatie over de Gemeenschappelijke Sociale Dienst dan kan je altijd contact opnemen met de personeelsdienst Anja Nees- op het telefoonnummer 015/297840 In bijlage: Vakantiebrochure POLLEN

12 Betreft: Vakantie Elk jaar stuurt de personeelsdienst je een persoonlijke verlofkaart met daarop het aantal vakantiedagen waarop je recht hebt. Wanneer je verlof aanvraagt dient je verlofkaart door je directe chef afgetekend te worden. Op de kaart kan je ook het eventueel genomen omstandigheidsverlof (maximum 8 dagen) of sociaal verlof (maximum 4 dagen) aanduiden. Aangezien er bij de stad gewerkt wordt in een 40-uur stelsel kan je op de verlofkaart eveneens het compensatieverlof aanduiden (1 dag per maand). Wil je meer weten over alle soorten verlof kan je het statuut raadplegen ( blz. 63 tot 68 ) Naast het wettelijk verlof is er ook voor bepaalde dagen compensatieverlof voorzien. Deze compensatiedagen veranderen elk jaar, ze worden meegedeeld via een dienstnota.

13 Betreft: Personeelskring/personeelsrestaurant Als personeelslid kan je je aansluiten bij de personeelskring van de stad. Je kan dan inschrijven voor de activiteiten die de personeelskring organiseert, of mee gaan sporten. De personeelskring baat sinds 1980 ook het personeelsrestaurant uit, de prijs voor een dagschotel bedraagt er 4.50 euro. De maaltijdticketten, die per vijf stuks dienen aangekocht te worden, zijn elke woensdag van 12 tot 12.45 uur verkrijgbaar in het restaurant zelf. Het restaurant bevindt zich op het stadhuis, derde verdieping. Het restaurant is enkel toegankelijk voor leden van de personeelsking; dus voor personeelsleden en hun gezin. Elke maand wordt er een menu opgesteld en doorgestuurd naar de diensten. Lid van de personeelkring kan je worden door het formulier in bijlage in te vullen en binnen te brengen elke woensdag (tussen 12 u en 12u30) in de refter van het stadhuis.

14 Betreft: DATS-tankkaart Colruyt stelt aan alle personeelsleden van de stad Mechelen voor hun motorbrandstoffen aan te kopen in de DATS 24-stations op de parking van de Colruyt-winkels aan voordelige voorwaarden. Colruyt biedt je een korting aan van 0.06/liter (BTW incl) op de officiële prijs Indien de aankoop zou gebeuren in een DATS 24-station, waar om promotionele doeleinden, de pompprijs reeds een korting zou bevatten van 0.05 of hoger, dan hebt u nog recht op een bijkomende korting van 0.01/liter op deze netto pompprijs. De DATS-tankkaart kan je aanvragen door bijgevoegd formulier in te vullen en door te sturen naar Etn.Fr.COLRUYT N.V., afdeling DATS 24, Edingensesteenweg 196-1500 Halle. De DATS 24-kaart biedt nog volgende voordelen: Gratis krediet (tot 300 liter): de tankbeurten worden pas in rekening gebracht bij het begin van de volgende maand Een maandelijkse factuur, op eenvoudige vraag-zelfs indien je niet BTW-plichtig bent. In bijlage: Aanvraagformulier tankkaart

15 Betreft: Nuttige infobronnen Deze onthaalbrochure is eerder gericht op de praktische kanten van het werken bij de Stad Mechelen. Als nieuw personeelslid zijn er echter nog verschillende bronnen die je kan raadplegen. -Allereerst is er het administratief en geldelijk statuut: dit krijg je samen met deze map. -Op de web-site van de stad Mechelen online (www.mechelen.be) krijg je een voorstelling van het schepencollege- een voorstelling van de diensten en een idee van de verschillende activiteiten van de Stad Mechelen. -INTRANETSITE PERSONEEL Sinds 29 oktober vinden jullie op het intranet een site van de afdeling personeel, met volgende rubrieken: info voor nieuwe personeelsleden vorming personeelsbeoordeling welzijn op het werk statuten en reglementen referentiefuncties ziekte, zwangerschap en hospitalisatie mobiliteit pensioen wijziging persoonlijke gegevens. Het doel van deze site is informatie op een efficiënte en snelle manier bekend te maken. Ook worden een aantal documenten en formulieren via deze weg ter beschikking gesteld, zodat men vanop de werkplek bijvoorbeeld het formulier wijziging van persoonlijke gegevens (gezinssituatie, adreswijziging, ) kan invullen. Naast officiële documenten, zoals statuten en reglementen, zijn er ook documenten waarin dezelfde en andere informatie op een meer praktische manier wordt weergegeven, bijvoorbeeld wat te doen bij ziekte, bevallingsverlof, hospitalisatieverzekering. Je vindt ook handleidingen, bijvoorbeeld over ontwerpbesluiten, het evaluatiesysteem of de Office-programma s Word, Excel, Access. Dit is natuurlijk slechts de start van de site. Het is de bedoeling dat hij wordt steeds up-todate gehouden, nieuwigheden zullen via de aankondigingen worden meegedeeld. In de toekomst kunnen andere e-hrm toepassingen worden toegevoegd bijvoorbeeld e-learning. Uiteraard kan je nog altijd met je vragen terecht op de afdeling personeel. Ook zijn opmerkingen en suggesties welkom. -Je kunt met je specifieke vragen omtrent je statuut ook terecht op de personeelsdienst: 015/29.78.40

16 Betreft: Tijdsregistratiesysteem en glijdende uurregeling Tijdsregistratie Het is de bedoeling dat je het begin- en einde van elke arbeidsprestatie registreert. Dit doe je door bij aankomst of vertrek van je werkplaats, je badge te laten lezen door de badgelezer, bvb. s morgens intikkken, s middags uit-en weer intikken, s avonds uittikken. Je kan dit ook doen via de PC. Via deze badgelezer kan je ook zien welke je stand is van gewerkte uren, verlof, enz.. Al deze gegevens kunnen gebruikt worden door de afdeling personeel, bijvoorbeeld voor de berekening van je wedde, je maaltijdcheques, je fietsvergoeding.. Glijdende uurregeling Op de meeste diensten zal je ook gebruik kunnen maken van het systeem van glijdende werktijden. Dit wil zeggen dat je, binnen een bepaald schema, zelf je uurrooster kan bepalen en voor een deel zelf kan beslissen wanneer je werkdag begint of eindigt, rekening houdend met de vereisten van de dienst. De glijdende werktijden zijn aan regels gebonden, je kan niet volledig kiezen wanneer je komt werken. Stamtijden en glijtijden Tijdens de stamtijden moet je aanwezig zijn, tenzij je verlof, je overuren of je bonusdag neemt of ziek bent. Glijtijden zijn de werktijden waarbinnen je dagelijks ja aankomst en vertrek kiest, natuurlijk steeds rekening houdend met de goede werking van je dienst. De stam- en glijtijden werden door het college als volgt vastgelegd: Op werkdagen tijdens de week zonder namiddagsluiting: Stamtijd: 09.00 uur 11.30 uur 13.30 uur 16.00 uur Glijtijd: 07.30 uur 09.00 uur 11.30 uur 13.30 uur 16.00 uur 18.00 uur

17 Op werkdagen tijdens de week met een namiddagsluiting: dinsdag en vrijdag Stamtijd: Glijtijd: 09.00 uur 11.30 uur 07.30 uur 09.00 uur 11.30 uur 18.00 uur Op werkdagen tijdens de week voor diensten met een avondopening: woensdag of donderdag Stamtijd: Glijtijd: 09.00 uur 11.30 uur 13.30 uur 16.00 uur 07.30 uur 09.00 uur 11.30 uur 13.30 uur 16.00 uur 20.00 uur De normtijd Het is uiteraard niet de bedoeling dat je op maandbasis minder uren gaat presteren. Er wordt nog steeds gewerkt volgens het 38 uur systeem. Alleen kan je in het systeem van de glijdende werktijden ervoor kiezen om de ene week bijvoorbeeld meer uren te presteren en de week erna minder (uiteraard steeds binnen de glijtijd). Je moet er wel rekening mee houden dat je per maand steeds de normtijd haalt. De normtijd is het aantal uren dat maandelijks moet gewerkt worden en wordt bekomen door het aantal werkdagen in de maand te vermenigvuldigen met 7 uur 36 minuten. (voor deeltijdsen is dit pro rata) Vakantie en ziekteverlof Vanaf 2006 wordt je verlof omgezet in uren. Aangezien je niet op voorhand kan zeggen hoeveel uur je per dag gaat presteren, werken we met een systeem van dagdelen (= halve dag). Als je voltijds werkt moet je per week 9 dagdelen werken. (dinsdag of vrijdagnamiddag kan je glijden) Een dagdeel voor iemand die voltijds werkt is vastgesteld op 3 uur en 48 minuten. Dit wil zeggen dat als je een halve dag verlof neemt er 3uur en 48 minuten van je verlof wordt afgetrokken. Voor een volledige dag is dat dus 7 uur 36 minuten Bonusdag en tijdskrediet Normaal kan je tijdskrediet dat je opbouwt door meer dan gemiddeld 38 uur per week te presteren, slechts opnemen tijdens de glijtijden. Wanneer je voltijds werkt heb je de mogelijkheid om maximum de eerste 7 uur 36 minuten tijdskrediet te sparen als bonusdag, de vroegere dag van de maand. Deze bonusdag kan je op nemen tijdens de stamtijden.

18 Deeltijdse arbeid Als je niet voltijds werk kan je kiezen: instappen in het systeem voor glijdende uurregeling of je vaste uurrooster behouden, uiteraard op voorwaarde dat je op een dienst werkt waar de rest van de collega s ook de mogelijkheid hebben om te glijden. Als je kiest voor het systeem van glijdende werktijden ben je wel verplicht een aantal dagdelen per week te werken, afhankelijk van het aantal uren dat je werkt. (als je bijvoorbeeld 4/5 werkt moet je 7 dagdelen per week werken). Als je toch in je uurrooster wil inbouwen dat je tijdens de stamtijden stopt met werken, bijvoorbeeld op maandag om 15 uur, moet je kiezen voor een vast uurrooster. Je bent dan steeds gebonden aan de uren zoals opgegeven in je uurrooster.

19