INHOUDSOPGAVE BESTELLINGEN KLANTEN...

Transcriptie

1 INHOUDSOPGAVE BESTELLINGEN KLANTEN... 1 AANMAKEN BESTELLINGEN KLANTEN... 1 Creditnota of Terugname... 7 Extra mogelijkheden... 7 AFDRUK BESTELBON... 8 WIJZIGEN BESTELLINGEN KLANTEN... 9 AFLEVEREN GOEDEREN KLANTEN LIJST BESTELLINGEN PER KLANT LIJST BESTELLINGEN PER ARTIKEL DOORLOPEN BESTELLINGEN KLANTEN... 12

2 Handleiding Datum: 24/02/01 :Date Taal: :Langue Printer = Laser Dossier: :Dossier lic. ELECTRO-SOFT Paswoord: :Mot de passe Als je het programma opstart, kom je in een openingsscherm waar een aantal gegevens ingegeven moeten worden : - Datum : datum van vandaag, deze is standaard ingevuld, dus in principe hoeft hier niets aan gewijzigd te worden. - Taal : N van Nederlands. - Dossier : de naam van het dossier. - Paswoord : paswoord. Het paswoord is bijgevoegd, ter bescherming en geheimhouding van gegevens, dit kan variëren van dossier tot dossier. Dit paswoord is hoofdlettergevoelig, ter extra beveiliging. Afhankelijk van dit ingegeven paswoord, is het ook mogelijk dat er een ander menu ter beschikking komt tezamen met een andere standaard printer. Na de controle van het paswoord, kom je in de hoofdmenu terecht. Links onderaan zie je de licentienemer en daarnaast zie je de standaard printer voor dit menu.

3 Zo kom je dan uiteindelijk in het hoofdmenu, dat een aantal keuzes bevat. Is een keuze in drukletters geschreven duidt dit erop dat het nog een submenu bevat. Is het anderzijds in kleine letters, dan hebben we te maken met een invul programma. Om een optie te selecteren hebben we twee mogelijkheden: of we kunnen met de pijltjestoetsen naar de gewenste optie gaan en dan op ENTER drukken, of je kan ook gewoon het nummer dat vermeld is voor de gewenste optie intikken zonder op enter te drukken. Als je in het eerste invulvakje van een ingaveveld, een letter ingeeft, zal eerst het hele veld leeggemaakt worden, deze letter als enige in het ingave veld verschijnen en kan je verder gaan met heel het veld in te vullen. Als je verder een leeg invulvakje wenst, kan je op den toets INSERT drukken. Voor een letter te verwijderen, druk je op DELETE, voor de letter op de cursor, of BACKSAPCE voor de letter links van de cursor. Telkens je iets hebt ingevuld, of het gegeven wil accepteren, druk je op ENTER zodat je automatisch naar het volgende veld springt. Op ieder scherm staat onderaan een witte balk: deze geeft aan welke functietoetsen we kunnen gebruiken, bv.: 8=terug, dan kan je door op de toets F8 te drukken, terug gaan naar het vorige scherm of vorig invulveld. Er wordt zoveel mogelijk naar gestreefd dat een bepaalde functietoets steeds dezelfde betekenis heeft. Zo is F8 steeds de toets om terug te gaan en F10 om te eindigen, maar let op dit is enkel zo indien ze onderaan vermeld zijn. Deze werkwijze wordt gevolgd in het ganse programma, tenzij anders vermeld.

4

5 Bestellingen klanten Pagina 1 Bestellingen klanten Aanmaken bestellingen klanten Als de klant iets besteld heeft dat we niet in stock hebben of wanneer de klant iets reserveert dat hij bv. de volgende week komt afhalen, dan maak je een bestelling aan voor deze klant. ELECTRO - SOFT - ELE AANMAKEN BESTELLINGEN KLANTEN 24/02/01 H0111K Klantnummer : Bonnummer: 1 Referentie : BestelD. : 24/02/01 Bedien.: LEO Prijs : Munt. : Tr: Lever.D. : 24/02/01 Bet.Per: K.Kont: Groep : Doc.Type: Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB Voorr.= Pr.Incl Best. = Prijs 1 Incl.btw Excl.btw Geres.= Prijs 2 EP.per= Prijs 3 2=ZOEK 3=MAAK 10=EINDE Klantnummer : De klant die de bestelling bij ons geplaatst heeft. Hierbij zijn de volgende mogelijkheden actief: - We kunnen de klant nummer ingeven, indien deze gekend is. - De alfanum code ingeven, daarbij is er wel een beperking tot de eerste zeven lettertekens (een klantnummer is maximum 7 cijfers lang). Nadat er op enter is gedrukt, zal er gezocht worden op die referentie. Is er slechts een keuze mogelijk, dan zal automatisch de bijhorende klant nummer geselecteerd worden, en gaat men verder naar het volgende invulveld. Zijn er daarentegen meerdere keuzes mogelijk, dan zal er verder gegaan worden alsof de zoekoptie, F2 gebruikt werd. Deze functionaliteit is overal ter beschikking, waar je een klant of leverancier nummer dient in te vullen. - Ofwel kun je gebruik maken van de zoekoptie, door op F2 te drukken. Hierbij is de mogelijkheid om tot twaalf letters in te geven, waarop gezocht kan worden, op gegevens die zijn ingegeven in het veld Alfanum, dit is interessant voor de veel voorkomende namen. Wil je de klant ELECTRO - Soft opzoeken, dan geef je vb. 'ele' in gevolgd door enter. Daarna wordt er een keuzevenster getoond waarin alle klanten staan vermeld die

6 Bestellingen klanten Pagina 2 aan deze 'ele' voldoen en komen we met onze selectiebar op de eerste in de lijst te staan (we noemen dit POSITIONEREN). Zijn dit er meerdere, dan kan je met de pijltjestoetsen naar ELECTRO - Soft gaan. Staat het gezochte nu niet in de lijst, dan hebben we de volgende mogelijkheden: Pijltje naar beneden, hierbij selecteren we de volgende in de lijst. Zijn we onderaan de lijst gekomen, dan zal de eerste in de lijst verdwijnen, en komt er onderaan een nieuwe bij. De lijnen die bovenaan verdwenen zijn kunnen nu niet meer bereikt worden. De lijst kan ook in een maal vernieuwd worden door op PgDn te drukken, hierbij zullen alle lijnen vernieuwd worden door de volgende die beantwoorden aan de zoekoptie. Selecteren kunnen we met de enter toets, Annuleren gebeurt via F8. Deze selectiemogelijkheden zijn overal in Tasc aanwezig waar men een klant of een leveranciernummer dient in te geven nieuwe klant maken we aan met F3. Dit gebeurt dan op identiek dezelfde wijze als "Aanmaken/Wijzigen klanten". Klantnummers vanaf 10 kunnen gebruikt worden om bestellingen aan te maken. Bonnummer : Bestelbonnummer ( wordt zelf door het systeem voorgesteld ). Referentie : Je kan eender welke referentie meegeven. Deze zal afgedrukt worden op de bestelbon. Wil je de extra gegevens aanpassen, kies je voor F3 : wijzigen extra gegevens. BestelD. : Lever.D. : Bediener : Bet.per. : Prijs : K.Kont : Besteldatum, deze is standaard de huidige datum, maar kan aangepast worden. Leveringsdatum, ook hier wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld en deze is ook wijzigbaar. De persoon die de bon ingegeven heeft. Het aantal dagen betalingsuitstel. Dit wordt opgehaald uit de klantenfiche. De prijs die voor deze klant van toepassing is. Deze wordt uit het klantenbestand overgenomen, maar je kan deze ook per verkoop aanpassen. 1=prijs1. 2=prijs2. 3=prijs3. bij bonnen inclusief btw zijn de volgende prijscodes mogelijk. 4 = kassaprijs. 5=prijs1+btw. 6=prijs2+btw. 7=prijs3+btw. Korting contant. Doc.Type : B = België. M = medecontractant. I=intra. E = export.

7 Bestellingen klanten Pagina 3 Dit is noodzakelijk om te bepalen of er BTW dient gerekend te worden op dit document, maar ook voor de automatische verbinding van de uitgaande facturen naar de boekhouding. Wilt u iets wijzigen aan de drie volgende gegevens, dan moet u deze wijzigingen aanbrengen in de klantenfiche. Munt. : Muntcode. De bon zal ook in deze munt worden opgemaakt : de eenheidsprijzen zullen automatisch worden omgerekend naar de waarde van de vreemde munt. Vert. : Vertegenwoordiger van de klant. Bij de Bedieners / Vertegenwoordigers module zal dit gegeven bepalen wie de commissie verkrijgt op deze verkoop. Of Transport : Bedrag dat we normaal rekenen om de bestelling af te leveren bij de klant. Dit is een indicatief gegeven dat is ingegeven op de klantenfiche. Indien we transport zouden rekenen kunnen we dit nog altijd ingeven als een artikel of manuele lijn. Groep : Groep waartoe de klant behoort, gebruikt om automatische kortingen te verstrekken.

8 Bestellingen klanten Pagina 4 ELECTRO - SOFT - ELE AANMAKEN BESTELLINGEN KLANTEN 24/02/01 H0111K Klantnummer : 10 Bonnummer: 1 ELECTRO - Soft Referentie : Uw Telf. best.van Rijkevorselseweg BEERSE Belgie BestelD. : 24/02/01 Bedien.: LEO Prijs : 1 Munt. : 1 Bfr Tr: 78,43 Lever.D. : 24/02/01 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 1 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 1 Voorr.= Pr.Incl Best. = Prijs 1 Incl.btw Excl.btw Geres.= Prijs 2 EP.per= Prijs 3 1=ZK NR 2=ZK OMS 3=MAAK 4=MANUEEL 5=TEKST 7=LN.WEG SH-7=LN.INV 8=TERUG 10=EINDE Lijn : Het lijnnummer van de bestelbon. Artikelnummer: F1 : F2 : Shift-F1 : Shift-F2 : Artikel, groep, tekstnummer ingeven of inscannen via de barcode scanner. Zoeken op nummer. Zoeken op benaming of omschrijving. Artikel zoeken op link. Artikel zoeken op plaats in magazijn. F3 : F4 : Een artikel aanmaken: dit gebeurt op dezelfde wijze als "Aanmaken/wijzigen artikel". Je kan manueel een artikel ingeven, bv. een artikel dat normaal niet tot ons productenassortiment behoort en waarvoor het dus onnodig is om er gegevens over bij te houden. Men kan ook eerst een artikelnr ( alle soorten, ook tekstartikels ) ingeven. Dan zal eerst de omschrijving van dat artikel opgehaald worden en kan men er dan nog tekst aan toevoegen. Daarna kan men een aantal en een eenheidsprijs ingeven, vervolledigd met de kortingen en het BTW-percentage. F5 : Tekst. Vrij in te geven naar keuze. Ook is het mogelijk een artikel- of groepsnummer in te geven, waarna de omschrijving opgehaald wordt die daarna nog is aan te vullen. Zo kan je vrije tekst op bestelbon zetten, bv. jaarlijks verlof van../../.. tot../../..

9 Bestellingen klanten Pagina 5 F6 : Verwijderen bon. Enkel mogelijk in wijzigen van een bon. Indien men bij het aanmaken van een bon deze niet wenst te vervolledigen, kan men altijd met F8 terug tot bovenaan, op klantnummer gaan en kan men met F10 de ingave afsluiten. F7 : Shift-F7 : F8 : F10 : Lijn verwijderen. Invoeren van een lijn. De bestaande lijnen zullen naar onderen gedrukt worden om plaats te maken voor de lege lijn. Terug naar voorgaande zone. Einde invoerscherm. De gegevens worden nu weggeschreven voor verdere verwerking. In alle ingave programma's zijn er nog 2 sneltoetsen ingevoerd, voor snelle ingaven, waarbij de prijs, kortingen, en de btw niet meer dienen gewijzigd te worden. F12 : F11 : Werkwijze: Aantal ingeven voor volgende barcode scanning of volgende manuele artikel ingave als sneltoets (deze mag ook voorafgegaan worden door opzoeking op benaming F2, of door opzoeking op artikelnummer F1). Sneltoets. Men geeft het artikelnummer in en drukt op F11. De ingavelijn zal dan automatisch verder worden ingevuld. Was er voordien een snelaantal - F12 ingegeven dan zal dit nu terug ingesteld worden op 1. Benaming : P : Aantal : Benaming wordt getoond na ingave van het artikelnummer. bij F4 en F5 zal er een langere balk komen om de omschrijving of melding in te vullen. Je hebt ingegeven welke prijscode voor de klant van toepassing is, maar per artikel kan je dit eventueel nog wijzigen, bv. wegens grote afname van dit artikel. Prijscode 8 heeft nog als extra's : bij facturen excl. btw kan je de eenheidsprijs ingeven incl. btw, deze zal er dan automatisch worden uitgehaald. Bij facturen incl. BTW kan je de eenheidsprijs ingeven excl. BTW. De BTW zal er dan bijgeteld worden. Het aantal van dit artikel gekocht door de klant. Eh.prijs : als P = 1 is de eenheidsprijs prijs 1. als P = 2 is de eenheidsprijs prijs 2. als P = 3 is de eenheidsprijs prijs 3. als P = 4 is de kassaprijs. als P = 5 is de eenheidsprijs prijs 1 +btw. als P = 6 is d e eenheidsprijs prijs 2 +btw. als P = 7 is de eenheidsprijs prijs 3 +btw. als P = 8 bij bestelbonnen excl. BTW kan je het bedrag incl. BTW ingeven. Daarna wordt de BTW uit het bedrag gehaald. Als P = 8 bij

10 Bestellingen klanten Pagina 6 bonnen incl. BTW kan je het bedrag excl. BTW ingeven. Daarna wordt de BTW bij het bedrag geteld. Deze prijzen kunnen daarna nog wel aangepast worden. Kn : Op de eenheidsprijs kan een procentuele korting toegekend worden. Ke : Op deze eenheidsprijs - Kn kan nog een korting gegeven worden, bv. korting afhaling. B: 0= 0%. 1= 6%. 2=12%. 3=21%. 5 = medecontractant. 6=intra. 7 = export. De aantallen die ingegeven worden als bestelling, zullen in het voorraadbeheer bij die artikels in reservatie komen te staan. Deze zullen dan ook mee verwerkt worden in de automatische bestellingen leverancier uit de module bestellingen leverancier.

11 Bestellingen klanten Pagina 7 Creditnota of Terugname Om een creditnota in te geven, ga je op dezelfde manier tewerk, bij aantal geef je dan - het aantal stuks dat gecrediteerd moet worden vb -10. Extra mogelijkheden Om een artikel in te geven waarvan de klant één aantal koopt, en je wil de eenheidsprijs, prijscode en de BTW-code gewoon overnemen waarbij je ook geen korting wil geven, kan je gebruik maken van de sneltoets F11. De werkwijze is als volgt: je geeft het artikelnummer in en drukt op F11. De rest gebeurt automatisch. Het is echter ook mogelijk het aantal van een artikel mee te geven: dit gebeurt met F12. Heb je bv. 7 stuks van artikel 1 in te geven, dan geef je bij artikelnummer 7 in (van het aantal stuks) en je drukt op F12, waardoor je bij artikelnummer 1 kan geven (van artikelnummer 1). Daarna druk je op F11. Als de bestelbon volledig ingevuld is, druk je op F10, waardoor de gegevens worden bijgewerkt. Dan heb je volgende mogelijkheden:

12 Bestellingen klanten Pagina 8 Afdruk bestelbon F9 : F10 : Afdruk bestelbon. Volgende bon. De begin- en eindbon worden automatisch mee overgenomen, kies je echter vanuit de menu voor afdrukken bonnen, dan dien je begin- en eindbon in te geven. De datum van afdruk van de bon dien je wel te verstrekken. Deze datum is standaard ingesteld op de huidige datum, maar is altijd wijzigbaar. Vanaf het moment er afgedrukt wordt, heb je altijd de mogelijkheid om dit te beëindigen, en dit d.m.v. de Escape toets. ELECTRO - SOFT - ELE AFDRUK BESTELBONNEN KLANTEN 24/02/01 ELE113 A f d r u k v a n B E S T E L B O N N E N K l a n t e n Van bonnummer : 1 Tot bonnummer : 1 Bondatum : 24/02/01 Afdr.Prijzen : J 8=TERUG 10=EINDE Bij de afdruk heb je nog de mogelijkheid, om op de afdruk, de prijzen wel of niet te vermelden. Personeel van andere firma s dienen soms niet op de hoogte te zijn van de gehanteerde verkoopprijzen.

13 Bestellingen klanten Pagina 9 Wijzigen bestellingen klanten Als je een bestelbon hebt ingegeven en al of niet hebt afgedrukt, kan je deze nog altijd wijzigen. Maar hebben we goederen afgeleverd, dan is wijzigen niet meer mogelijk. Raadplegen wel, maar hiervoor moet je "Doorlopen bestellingen klanten" uit het menu selecteren. ELECTRO - SOFT - ELE WIJZIGEN BESTELLINGEN KLANTEN 24/02/01 H0211K Klantnummer : 10 Bonnummer: ELECTRO - Soft Referentie : Rijkevorselseweg BEERSE Belgie BestelD. : Bedien.: LEO Prijs : 1 Munt. : 1 Bfr Tr: 78,43 Lever.D. : Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Bonnummer Sts best.dat levr.dat P Aantal EH prijs KnKeB 1 B 24/02/0124/02/01 Voorr.= Pr.Incl Best. = Prijs 1 Geres.= Prijs 2 EP.per= Prijs 3 2=ZOEK 8=TERUG Om een bestelbon te wijzigen of te raadplegen, moeten we eerst ingeven van welke klant we welke bestelbon willen. Klantnummer : Het nummer van de klant kunnen we handmatig ingeven, maar we kunnen ook hier weer gebruik maken van de zoekfunctie (F2) (POSITIONEREN). Bestelbonnr : Deze kunnen we ook ingeven of opzoeken met F2. Indien je gebruik maakt van de zoekoptie, verschijnt een tabelletje op het scherm met alle bonnummers met bondatum van deze klant. De verdere manier van werken is identiek aan "Aanmaken bestellingen klanten". F6 : Verwijderen van een bon - bon weg. Hier wordt er om bevestiging gevraagd om alle referenties naar deze bon en de bon zelf te verwijderen. Om het wijzigen of raadplegen te beëindigen, moeten we F10 drukken, zodat de eventueel gewijzigde gegevens opgeslagen worden.

14 Bestellingen klanten Pagina 10 Afleveren goederen klanten Om in te geven dat een bestelling geheel of gedeeltelijk geleverd wordt, kiezen we voor "Afleveren goederen klant". De werking is hetzelfde als bij aanmaken en wijzigen. Onderaan kan je zien hoeveel er van het artikel besteld is en hoeveel er reeds geleverd is. Is een bestelling geleverd, dan zal er een bon gecreëerd worden zoals zou gebeuren in "Aanmaken facturen - bons". Daarna is er de mogelijkheid om een afleveringsbon of een factuur af te drukken. ELECTRO - SOFT - ELE AFLEVEREN GOEDEREN KLANTEN 24/02/01 H0121K Klantnummer : 10 Bonnummer: 1 ELECTRO - Soft Referentie : Uw Telf. best.van Rijkevorselseweg BEERSE Belgie BestelD. : 24/02/01 Bedien.: LEO Prijs : 1 Munt. : 1 Bfr Tr: 78,43 Lever.D. : 24/02/01 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 11 Artikel komt volgende week binnen. T Artikel 1 Voorr.= Pr.Incl 338,80 Best. = 10 Gelev. = 0 Best. = 0.00 Prijs 1 280,00 Incl.btw Excl.btw Geres.= Prijs 2 270,00 EP.per= 1.00 Prijs 3 250,00 1=ZK NR 2=ZK OMS 3=MAAK 4=MANUEEL 5=TEKST 6=BON WEG 7=LIJN WEG 8=TERUG 10=EINDE Links onderaan zien we de totale bestelde hoeveelheid en de reeds geleverde hoeveelheid. Is een lijn al volledig uitgeleverd, dan zal deze groen kleuren. Het aantal dat wordt voorgesteld is afhankelijk van de totale beschikbare voorraad en het nog te leveren aantal. Tekstlijnen die een nu geleverde lijn volgen, tot aan een lege lijn, zullen ook meegenomen worden naar het factuur. Na het afsluiten van de bon ( F10 ), en de bon is volledig geleverd, wordt er gevraagd opdat deze bon nog bewaard dient te worden. Zijn er goederen geleverd naar de klant, dan wordt er automatisch een bestelbon opgemaakt. Deze is dan af te drukken als afleveringsbon of rechtstreeks als factuur. Ook kan deze nog gewijzigd worden in Wijzigen facturen - bons.

15 Bestellingen klanten Pagina 11 Lijst bestellingen per klant Er is de mogelijkheid om een lijst te bekomen op volgorde van klantnummer, waarbij er een overzicht is van wat er in bestelling is per klant. Daarnaast worden er ook nog totalen gemaakt van de aantallen en bedragen. Lijst bestellingen per artikel Hier is de lijst voorzien op artikelnummer. Zo is het mogelijk te bekijken welke klanten de verschillende artikels nog in back-order hebben. Deze lijst is geschikt om na ontvangst goederen leverancier, na te zien wie deze artikels besteld heeft, om ze dan te kunnen contracteren.

16 Bestellingen klanten Pagina 12 Doorlopen bestellingen klanten Hiermee kan men alle bons doorlopen (bekijken) die nog in bewerking zijn. ELECTRO - SOFT - ELE DOORLOPEN BESTELLINGEN KLANT. 24/02/01 H0811K Klantnummer : 10 Bonnummer: 1 ELECTRO - Soft Ref.: Uw Telf. best.van Rijkevorselseweg BEERSE Belgie BestelD. : 24/02/01 Bedien.: LEO Prijs : 1 Munt. : 1 Tr: 78,43 Lever.D. : 24/02/01 Bet.Per: D 30 K.Kont: 0 Groep : 150 Doc.Type: B Lyn Artikelnr. Benaming P Aantal EH prijs KnKeB 11 Artikel komt volgende week binnen. T =ZOEK 4=VOLG BON 5=VORIG BON PgDn=VOLGEND BLOK PgUp=VORIG BLOK 10=EINDE Klantnummer : Bonnummer : F2 : F4, F5 : PgDn, PgUp : Hier kan men een klantnummer ingeven, of gebruik maken van de zoekfunctie (F2). Men kan ook GEEN nummer ingeven. Hier kunnen we een bonnummer ingeven. De zoekfunctie dient om een bon te selecteren. Heeft men een klantnummer ingegeven dan zullen enkel de bons voor de desbetreffende klant getoond worden. Is er daarentegen geen klant ingegeven dan zullen alle bons getoond worden. Als er geen klant is geselecteerd ( gele klantnummer ) dan kun je met F4 naar de volgende, en met F5 naar de vorige bon springen. Deze functies werken NIET als men een klant heeft geselecteerd ( witte klantnummer ). Page Down ( Volgende Pagina ), Page Up ( Vorige Pagina ). Deze toetsen bevinden zich boven de pijltjestoetsen, en kunnen worden gebruikt om de volgende of vorige pagina te tonen. vb.: bij het selecteren van een bon wordt altijd de eerste pagina getoond ( lijn 1-15 ), de volgende pagina bevat de volgende lijnen ( ), enz... tot het maximum van 250 lijnen. F10 : Einde. De lijnen die in het geel worden afgebeeld, dienen nog bewerkt te worden. De lijnen in het bruin, zijn al volledig uitgevoerd.