Het juiste afrekensysteem

Transcriptie

1 Het juiste afrekensysteem Om Cashless Betalen te accepteren bij uw organisatie heeft u een geschikt afrekensysteem nodig. Wij werken met verschillende systemen van grote en minder grote merken. In dit document wordt toegelicht hoe u kunt nakijken of uw afrekensysteem geschikt is voor Cashless Betalen, en waar u op moet letten bij het aanschaffen van een nieuw systeem. A. U heeft al een afrekensysteem Bent u reeds in het bezit van een modern afrekensysteem? Wellicht is deze reeds geschikt voor Cashless Betalen. Neemt u contact met ons op. Wellicht wordt er aan een implementatie gewerkt, of kunnen we deze opstarten. Wij zullen voor u contact opnemen met de kassaleverancier en gaan voor u na wat we voor u kunnen betekenen. B. Een afrekensysteem aanschaffen Indien u nog geen afrekensysteem bezit, of toe bent aan vervanging adviseren wij u graag over de mogelijkheden. Er zijn verschillende systemen op de markt, in verschillende prijsklassen en met allen eigen voor- en nadelen. 1. Vergelijk afrekensystemen Waar u op kunt letten: het aantal terminals dat kan worden gekoppeld mogelijkheid tot offline betalingen verwerken digitale kassabon mogelijkheden mogelijkheid tot terugstorten van bedragen Afhankelijk van uw situatie is het ene systeem meer geschikt dan het andere. Kiest u voor bedieningsgemak of voor uitgebreide mogelijkheden? Kiest u voor touch of een toetsenbord? Wilt u uw administratiesysteem gekoppeld hebben? Dit soort vragen helpen u bij uw keuze. Heeft u vragen? Neem gerust contact met ons. 2. De juiste betaalterminal De betaalterminal zorgt voor het uitlezen van de Cashless Betalen betaalsleutels via uw afrekensysteem. Deze lezer kan worden ingebouwd in uw kassasysteem of vendingmachine, of los op de bar of balie worden geplaatst.

2 2.1 Uw afrekensysteem De keuze voor een betaalterminal begint bij uw afrekensysteem. Niet elke terminal past op elke kassa. 2.2 De verschillen / overeenkomsten Sommige afrekensystemen werken met meerdere betaalterminals. U heeft dus zelf de keuze voor welke terminal u gaat. Hoe maakt u die keuze? Net als afrekensystemen heeft elke terminal zijn eigen voor- en nadelen. Naast de prijs zijn de belangrijkste eigenschappen van de terminals: Spatwaterdicht / robuust Met of zonder display Inbouw of los Vending 3. Een stabiele internetverbinding Cashless Betalen is een contactloze betaalmethode. De verwerking (verificatie en accordatie) van transacties geschiedt zeer snel via het netwerk en/of internet. Een stabiele netwerken/of internetverbinding op het afrekensysteem is dan ook een vereiste. 3.1 Kies voor een bekabelde verbinding Hoewel draadloos internet (WiFi) flink wat voordelen met zich mee brengt adviseren wij voor Cashless Betalen toch gebruik te maken van een bekabelde internetverbinding. De reden hiervoor is dat een draadloze internetverbinding gevoeliger is voor storingen en de signaalsterkte vaak niet overal optimaal is. Een bekabelde verbinding biedt een stabiele verbinding zonder last te hebben van verlies van signaalsterkte. 3.2 Beperk belasting van verbinding Een valkuil voor een stabiele verbinding is de belasting hiervan. Zorg ervoor dat uw internetverbinding niet te zwaar belast wordt door uw bezoekers, of andere verbonden apparaten. Hoe zwaarder de belasting van de verbinding, hoe groter de kans op storingen en uitval. In de optimale omstandigheden heeft u een aparte internetverbinding voor uw afrekensysteem. 3.3 Snelheid Hoewel de internetverbinding stabiel en beschikbaar moet zijn, vraagt ons systeem niet erg veel van een verbinding. De snelheid van uw aansluiting is dan ook niet van groot belang. Een verbinding van 1 Mb is al voldoende. 4. Voldoende betaalsleutels Cashless Betalen, simpel gezegd betalen zonder contact geld. Er wordt namelijk afgerekend

3 met speciale betaalsleutels in de vorm van een telefoonsticker, polsbandje, sleutelhanger of betaalkaart. Deze betaalsleutels zijn net als uw afrekensysteem gekoppeld aan een kaartmanagement systeem. Uw klanten en bezoekers hebben een betaalsleutel nodig om te kunnen afrekenen met Cashless Betalen. 4.1 Voor uw vaste klanten Veel organisaties schaffen vooraf een aantal betaalsleutels aan voor vaste klanten en relaties. Deze worden in de periode voor de lancering verspreid of uitgedeeld aan de klanten. Uw logo op het betaalmiddel? Indien gewenst kunt u zelf betaalsleutels laten bedrukken. Uw logo komt dan op de betaalsticker of betaalkaart te staan. 4.2 Incidentele bezoekers Om uw klanten en bezoekers een overgangsperiode te bieden raden wij niet aan uw organisatie geheel over te laten stappen op Cashless Betalen, maar eventuele mogelijkheden tot betalen met PIN voorlopig te behouden. Op deze manier ontstaan er geen problemen wanneer een incidentele klant aan uw kassa staat. Uiteraard kunt u op uw locatie wel betaalsleutels aanbieden. Uw bezoeker schaft bij u een (PrePaid) betaalsleutel aan en kan vanaf dat moment ook Cashless bij u betalen. 5. Doe de veiligheidsscan! Subsidie voor beveiligen midden- en kleinbedrijf Is uw winkel/bedrijf voldoende beveiligd tegen criminaliteit? Het treffen van de juiste maatregelen kost vaak veel tijd en geld. De Minister van Veiligheid en Justitie en van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie erkennen uw probleem en willen u daarbij helpen. Wilt u het risico beperken, dat u slachtoffer wordt van criminaliteit? Laat u helpen bij het nemen van de juiste maatregelen. De invoering van Cashless Betalen is zo n maatregel. De Minister van Veiligheid en Justitie en van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie subsidiëren deze maatregel met 50% van de kosten per vestiging tot een maximum van 700,-. Voorwaarde voor subsidie is, dat u een beveiligingsscan per vestiging laat uitvoeren. Alleen maatregelen uit de scan worden gesubsidieerd. Voorwaarden subsidie VKB Vestiging met maximaal 10 medewerkers (fte) Maximaal 5 vestigingen (niet meer dan 10 fte per vestiging)

4 Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (K.v.K.) Beveiligingsscan uitgevoerd Een onafhankelijk beveiligingsadviseur voert voor u de beveiligingsscan uit. In ongeveer anderhalf uur wordt de onderneming naast organisatorische, bouwkundige en elektronische veiligheid ook nadrukkelijk op digitale aspecten beoordeeld. De aanbevelingen worden verwerkt in een vertrouwelijk beveiligingsrapport met concrete aanbevelingen. U wordt ook ondersteund bij de aanvraagprocedure. U kunt zelf een adviseur kiezen op De scan kost 350,- (excl. BTW) per vestiging. Hiervan krijgt u 300,- subsidie per vestiging. Als ondernemer betaalt u slechts een eigen bijdrage van 50,- per vestiging. 6. Troubleshooting De stabiliteit van de betaalmethode is afhankelijk van verschillende factoren. Indien er problemen optreden kan de oorzaak bij het afrekensysteem, de betaalterminal, de internetverbinding of bij MiniTix liggen bijvoobeeld. Wat kunt u doen om eventuele storingen zelf op te lossen. En wie kunt u benaderen voor welke problemen? 6.1 Check de status van uw internetverbinding In veel gevallen worden storingen met transacties veroorzaakt door problemen met de internet- of netwerkverbinding. Indien er gebruik wordt gemaakt van een draadloze internetverbinding kan de signaalsterkte te zwak zijn bijvoorbeeld. Heeft uw systeem normaliter een goede verbinding maar is er later een probleem ontstaan? Wellicht is de internet- of netwerkkabel losgeraakt of zijn er storingen bij uw provider. Internet werkt niet > Neem contact op met uw systeembeheerder Internet werkt goed > Ga naar stap Check via het Cashpoint Indien u beschikt over een Cashpoint kunt u deze gebruiken om een test uit te voeren. Houdt een betaalsleutel bij het Cashpoint. Worden saldo en transacties wel getoond? Dat betekent dat onze betaalservice correct werkt. Krijgt u ook hier foutmeldingen? Dat zou kunnen betekenen dat er een storing is op onze betaalservice. Het Cashpoint werkt naar behoren > Neem contact op met uw kassaleverancier

5 Het Cashpoint werkt ook niet goed > Neem contact met ons op 6.3 Neem contact op met leverancier Heeft u niet de beschikking over een Cashpoint, of komt u er met deze checks toch niet uit en blijft uw probleem bestaan? Neem dan contact op met uw kassaleverancier. Zij zullen u verder kunnen helpen met uw probleem en u eventueel doorsturen naar de juiste contactpersoon.