Rapport toegankelijkheid e-depot

Transcriptie

1 Rapport toegankelijkheid e-depot Toen ik moe was van het zoeken, leerde ik vinden. Friedrich Nietzsche Pilot e-depot werkgroep Toegankelijkheid september 2016 Versie 1.0

2 Inhoud 1 Inleiding Project E-depot Schiedam-Delft 2 2 Gemeente Delft Huidige situatie Analyse huidige situatie 5 3 Gemeente Pijnacker-Nootdorp Huidige situatie Analyse huidige situatie 6 4 Gemeente Schiedam Huidige situatie Analyse huidige situatie 11 5 Scenario s opname in e-depot Scenario 1 Opname direct bij aanmaak Scenario 2a Opname na afsluiting zaak Scenario 2b Opname na 7 jaar Scenario 3 Opname na 20 jaar Advies werkgroep 16 6 Aanbevelingen Gewenste situatie Aanbevelingen 18 Bijlagen A Samenvatting resultaten enquête toegankelijkheid raadsinformatie 21 Rapport toegankelijkheid e-depot 1

3 1 Inleiding Informatie van gemeenteraden is openbaar en dient voor de eeuwigheid bewaard te worden. Vandaag de dag wordt raadsinformatie digitaal aangemaakt en ook digitaal opgeslagen. Hoe deze digitale informatie voor derden eeuwig toegankelijk blijft is daarbij de vraag. Volgens DUTO* (Duurzame toegankelijkheid Overheidsinformatie) zijn de kenmerken van toegankelijkheid: vindbaar zijn beschikbaar zijn interpreteerbaar zijn authentiek zijn volledig zijn Dit rapport gaat met name over de eerste drie kenmerken: vindbaarheid, beschikbaarheid en interpreteerbaarheid. Deze kenmerken komen met name aan de achterzijde van het gehele proces van aanmaak, beheer en raadplegen van informatie terug. De kenmerken authenticiteit en volledigheid liggen meer aan de voorkant van het beheren van duurzame digitale informatie. Dit rapport richt zich op het zoeken, vinden en interpreteren van informatie door ambtenaren, raadsleden en burgers. *Bron: tie 1.1 Project E-depot Schiedam-Delft Het project E-depot Schiedam-Delft is een samenwerking tussen, in eerste instantie, de gemeenten Delft en Schiedam om te ontdekken wat er komt kijken bij het duurzaam beheren van digitale informatie. De scope van dit project is de raadsinformatie. Deze informatie is bij uitstek geschikt om duurzaam te beheren, omdat raadsinformatie al in een zeer vroeg stadium openbaar is en bovendien voor de eeuwigheid bewaard moet blijven. Een van de informatiebronnen van deze tijd zijn de videotulen: audiovisuele verslaglegging van vergaderingen. Hoe deze specifieke vorm van informatie voor de eeuwigheid duurzaam bewaard en doorzocht kan worden was een extra uitdaging binnen het project. In het Project Initiatie Document (PID) staat dat een beleidsplan beschikbaarstelling opgeleverd dient te worden. De werkgroep die zich met dit beleidsplan heeft bezig gehouden heeft deze naam gewijzigd in beleidsplan toegankelijkheid, omdat het beschikbaar zijn slechts een onderdeel is van de duurzame toegankelijkheid. De werkgroep Toegankelijkheid heeft zich binnen het project gericht op het kunnen zoeken, vinden en interpreteren van de raadsinformatie. Deze werkgroep is gedurende vijf maanden bijeen gekomen en heeft zich gericht op de toegankelijkheid voor drie Rapport toegankelijkheid e-depot 2

4 specifieke doelgroepen: ambtenaren, raadsleden en burgers. Onder burgers kunnen ook geschaard worden onderzoekers, historici, bedrijven en dergelijke. De werkgroep bestond uit twee griffiemedewerkers van de gemeenten Schiedam en Delft, een DIVmedewerker uit Pijnacker-Nootdorp, een archiefinspecteur en een informatieconsultant. Daarnaast zijn ook medewerkers van Ceelo, het e-depot waarmee binnen het project is gewerkt, op verzoek aangeschoven bij de werkgroep. De werkgroep heeft uiteindelijk nog geen beleidsplan kunnen opleveren. Daarvoor is nader onderzoek nodig. Wel is de werkgroep tot een aantal bevindingen en aanbevelingen gekomen. Deze worden in dit rapport beschreven. In de volgende drie hoofdstukken wordt beschreven hoe de toegankelijkheid bij de deelnemende gemeenten momenteel is. In hoofdstuk 5 worden de voor- en nadelen van een aantal verschillende scenario s beschreven. Er is naar deze scenario s gekeken vanuit de visie voor de toegankelijkheid van raadsinformatie. Het zesde hoofdstuk geeft aanbevelingen, die vanuit de werkgroep zijn benoemt. Rapport toegankelijkheid e-depot 3

5 2 Gemeente Delft Het webteam van concerncommunicatie is binnen de gemeente Delft verantwoordelijk voor het beheer en de ontwikkeling van de gemeentelijke website Het raadsinformatiesysteem kortweg RIS van de gemeente Delft valt daar niet onder. De verantwoordelijkheid over ris.delft.nl ligt bij de griffie. Dat geldt ook voor de webcastuitzendingen van raads- en commissievergaderingen die via het RIS en via het portaal van Company Webcast bekeken kunnen worden. 2.1 Huidige situatie De gemeente Delft is in 1995 begonnen met het publiceren van de raadsagenda s en handelingen op internet. De digitale vergaderstukken van de commissies zijn tot en met 1998 terug te vinden op deze website. Sinds 2007 heeft de gemeenteraad een eigen website. De site bestond tot en met 2009 feitelijk alleen uit vaste content zoals nieuwsberichten en informatie over de gemeenteraad en de raadsleden. Voor de vergaderstukken en agenda s moest raad.delft.nl geraadpleegd worden. Sinds 2010 zijn de vergaderdocumenten en de vaste content samengevoegd in een website en werd ook gestart met video-uitzendingen van de vergaderingen. Voor die tijd werden sinds 2006 alleen van de raadsvergaderingen audio-opnamen gemaakt die achteraf teruggeluisterd kunnen worden, maar indertijd niet live werden uitgezonden. Met de webcast-uitzendingen gebeurt dat wel en uiteraard kunnen deze ook worden teruggekeken. Deze veranderingen hebben in de loop der jaren voor versnippering gezorgd in de vindbaarheid en toegankelijkheid van de vergaderdocumenten. De audio-opnamen zijn in beheer bij Notubiz op De webcast-opnamen zijn in beheer bij Company Webcast op De vergaderdocumenten tot en met 2009 staan op De vergaderdocumenten van 2010 tot heden staan op Ook de doorzoekbaarheid van de stukken is in de loop der jaren veranderd. De vergaderstukken tot 2009 zijn inhoudelijk niet doorzoekbaar. Sinds 2011/2012 is het gebruik van pdf-a documenten toegenomen en inmiddels standaard geworden, waardoor nu vergaderstukken inhoudelijk doorzoekbaar zijn. Wie echter op het huidige RIS terug wil zoeken naar vergaderstukken van voor 2010 kan alleen zoeken op het oude RIS. Delft heeft geen centrale digitale opslag waar op één plek alle vergaderstukken van de raad tot 1995 terug te vinden zijn. Rapport toegankelijkheid e-depot 4

6 2.2 Analyse huidige situatie Werkwijze publiceren raadsinformatie Delft De huidige website (raadsinformatiesysteem of RIS) van de gemeenteraad van Delft is een product van SIM Groep uit Rotterdam. Het systeem bestaat aan de achterkant uit twee delen: SimSite (CMS) en SimBri (DMS). SimBri is dat deel van het RIS, dat het mogelijk maakt om vergaderstukken op de website te tonen. In SimBri kunnen handmatig vergaderingen worden aangemaakt. In Delft gebeurt dat niet. Het DMS dient wel als een soort doorgeefluik om publicatie op het RIS mogelijk te maken. De publicatie gebeurt via Verseon dat is gekoppeld aan SimBri. SimBri wordt in Delft gebruikt om webcasts aan te maken. Agenda s die vanuit Verseon zijn gepubliceerd, kunnen via SimBri worden gesynchroniseerd met het contentmanagementsysteem RoyalCast van Company Webcast. Verseon is in Delft de enige bron waaruit raadsstukken op het RIS worden gepubliceerd. Vastgestelde raadsbesluiten zijn ook in Verseon terug te vinden. Het enige dat na de vaststelling van een voorstel gebeurd is dat er een handtekening wordt toegevoegd. Daarna wordt het ondertekende raadsbesluit opnieuw geregistreerd in Verseon en gepubliceerd op het RIS. Verseon speelt in het publiceren van vergaderstukken op het RIS een cruciale rol. Verseon is de enige informatiebron waaruit vergaderdocumenten op het RIS worden gepubliceerd. Op het RIS staan geen stukken die niet via Verseon zijn gepubliceerd. Rapport toegankelijkheid e-depot 5

7 3 Gemeente Pijnacker-Nootdorp 3.1 Huidige situatie De gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp heeft in de begroting van 2012 aangegeven minder uit te geven aan de verslaglegging van de raads- en commissievergaderingen. Sindsdien wordt per vergadering alleen een videoverslag en een besluitenlijst gemaakt. De gemeente heeft gekozen voor de oplossing van Notubiz. Sinds 2012 worden via 1. de raads- en commissievergaderingen live via de website uitgezonden middels een zogenaamde webcast (NotuCast). 2. de agenda s en de achterliggende stukken digitaal gepubliceerd op de website en 3. kunnen de videoverslagen na afloop van de vergadering worden teruggekeken. De Gemeenteraad gebruikt de digitale agenda s om middels de vergader-app Notubox digitaal te vergaderen. In een later stadium zijn ook het college van B&W, directie en de Commissie Behandelingen Bezwaarschriften (CBB) digitaal gaan vergaderen. Hierbij is aansluiting gezocht met het centraal registratie systeem MyCorsa, waarbij steeds eerst een CORSA/WORKFLOW procedure is gebouwd waarbij gebruik wordt gemaakt van CORSA/AGENDA. Met behulp hiervan kan gebruik gemaakt worden van automatische koppelingen tussen MyCorsa en Notubox. De koppeling zorgt ervoor dat alle aan een vergaderdatum gekoppelde agendapunten en bijbehorende bijlagen worden gekopieerd naar Notubox. Voorwaarden voor gebruik van de automatische koppeling zijn: Middels CORSA/AGENDA worden agendapunten aangemaakt. Alle documenten zijn in CORSA geregistreerd en gerelateerd aan het agendapunt. De CORSA/ AGENDA functionaliteit is nog niet beschikbaar gesteld aan de griffie. Dit betekent dat de Griffie de agenda s nog handmatig samenstelt. Wanneer de agenda volledig is, wordt deze gepubliceerd, waarna deze beschikbaar is op de website en de vergader-app van de raadsleden. 3.2 Analyse huidige situatie De griffie is verantwoordelijk voor het samenstellen en beschikbaar stellen van de agenda s van: de gemeenteraad de rekenkamercommissie de rekeningencommissie het presidium de agendacommissie de werkgeverscommissie Rapport toegankelijkheid e-depot 6

8 Daarnaast stellen zij alle schriftelijk vragen, actieve informatiebrieven, uitnodigingen, besluitenlijsten van het college, bewonersbrieven en vergaderstukken/brieven van verbonden partijen digitaal via Notubox beschikbaar. De vertrouwelijke raadsstukken zijn middels een wachtwoord afgeschermd voor het publiek. Deze analyse beperkt zicht tot de agenda van de raadsvergaderingen. Sinds januari 2013 vergadert de gemeenteraad volgens het BOB model. Deze werkwijze geeft inwoners, ondernemers en partners meer de mogelijkheid om in contact te zijn met de raad. BOB staat voor Beelvorming, Oordeelvorming en Besluitvorming. Voor de beeldvormende en oordeelvormende vergadering worden dezelfde agendasamenstelling gebruikt. Voor de besluitvormende vergadering wordt een afwijkende samenstelling gehanteerd. Agenda beeldvormende en oordeelvormende vergadering Deze vergadering wordt gebruikt om alle raadsleden van dezelfde informatie te voorzien. Dit wordt gedaan door het geven van presentaties, werkbezoeken en rondetafelgesprekken. Agendapunt Documenten MyCorsa Registratie Opening en vaststelling van de agenda Oproepingsbrief Ja Voorafgaand Mededelingen geen nvt nvt Spreekrecht voor het publiek (niet geagendeerde onderwerpen)?? nvt nvt Onderwerpen die ten behoeve van de oordeelvorming worden voorgelegd Besluitstukken college - Aanbiedingsnota - Concept besluit - Bijlagen ja Voorafgaand Terugkoppeling gemeenschappelijke regelingen/organisaties geen nvt nvt Sluiting geen nvt nvt Agenda besluitvormende vergadering In deze fase vindt het politieke debat plaats. Hier worden de argumenten met elkaar gedeeld. Rapport toegankelijkheid e-depot 7

9 Agendapunt Documenten MyCorsa Registratie Opening en vaststelling van de agenda Oproepingsbrief ja Voorafgaand Mededelingen geen nvt nvt Onderwerpen die direct ten behoeve van de besluitvorming worden vastgelegd. Besluitstukken college - Aanbiedingsnota - Concept besluit - Bijlagen ja Voorafgaand Onderwerpen, die na beeld- en oordeelvorming ter besluitvorming worden voorgelegd idem ja Voorafgaand Benoemingen Raadsbesluit ja Voorafgaand Besluitenlijsten Besluitenlijsten Raadsvergaderingen Ja Voorafgaand Lijst van ingekomen stukken Ondertekende lijst ingekomen stukken Ja, na fysiek ondertekenin g Ondertekend exemplaar achteraf MATS-lijst Mats lijst ja Voorafgaand Vragenuur geen nee nvt Sluiting geen nee nvt Presentielijst Besluit ja Ondertekend exemplaar achteraf Uit bovenstaande valt op te merken dat: 1. De benodigde agendadocumenten beschikbaar zijn in MyCorsa. De stukken zijn alleen niet in samenhang gebundeld. Het is voor de griffie dus lastig om alle stukken uit MyCorsa te halen. Zij verzamelen de documenten nu dus eerste op de netwerkschijf, brengen daar de structuur aan en zetten alle documenten vervolgens hand matig over naar Notubox. 2. CORSA de meest volledige bron is Rapport toegankelijkheid e-depot 8

10 De ondertekende besluiten zijn niet beschikbaar Notubox en worden daar ook nooit meer opgeslagen. Deze worden na afloop van de vergadering bijgescand en opgeslagen bij de conceptbesluiten in MyCorsa. 3. Door kleine aanpassingen automatisch export naar Notubox mogelijk. Door het inzetten van CORSA/AGENDA kan de griffie de samenhang tussen agendadocumenten in het centraal registratiesysteem aanbrengen. Vervolgens kan een automatisch export worden gestart. Rapport toegankelijkheid e-depot 9

11 4 Gemeente Schiedam Binnen de gemeente Schiedam is het webteam voornamelijk verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de hoofdwebsite en alle onderdelen daarvan. Daarnaast hebben zij een adviserende rol naar eventuele andere websites en andere digitale kanalen zoals bijvoorbeeld het raadsinformatiesysteem (Notubiz). De griffie verantwoordelijk voor dit raadsinformatiesysteem. 4.1 Huidige situatie In Schiedam zijn sinds 1951 raadsbescheiden vanaf 1851 vastgelegd en gearchiveerd. Inmiddels is al deze informatie gedigitaliseerd en openbaar toegankelijk gesteld door het gemeentearchief Schiedam. Vanaf april 2014 maakt Schiedam voor het publiceren van raadsinformatie gebruik van NotuBiz. De volgende diensten zijn door Schiedam van Notubiz afgenomen: NotuDoc (het raadsinformatiesysteem; het gedeelte op de website van Schiedam waar openbare stukken te raadplegen zijn en waar door middel van inloggen niet openbare stukken te raadplegen zijn). NotuBox de vergaderapp die door de gemeenteraadsleden, de collegeleden en een beperkte groep ambtenaren wordt gebruikt. NotuCast de videotulen. De bestanden vanaf 2000 (het oude BIS) zijn als pdf A gemigreerd naar NotuDoc. In NotuDoc zijn twee modules ondergebracht voor de schriftelijke vragen (raadsvragen) en ingekomen stukken (brieven aan de raad). In april 2015 is de raadsprocedure in Corsa (het DMS) in werking gegaan; raadsvoorstellen met bijlagen worden in de werkvoorraad van de griffie geplaatst. De workflow in Corsa is zo ingericht dat agenda s van de verschillende vergadercategorieën worden opgemaakt (agendacommissie, raadscommissie, gemeenteraad). Na besluitvorming door een gremium worden de stukken doorgezet naar een volgend gremium. Door de griffie worden nu alleen de raadsvoorstellen op de agenda s in Corsa gezet. De agenda s zijn daarom (nog) niet volledig. Documenten als ingekomen stukken, overige agendapunten, besluitenlijsten etc. worden (nog) niet verwerkt. Afspraak is dat de griffie de stukken via Corsa aangeleverd krijgt. De griffie haalt deze stukken uit Corsa (in pdf), slaat deze op een aparte schijf op en zet ze vervolgens handmatig in NotuDoc. Alle overige documenten, zoals getekende raadsbesluiten, besluitenlijsten, notulen, verslagen, losse informatie etc. worden omgezet in pdf of ingescand en in Corsa en NotuDoc gezet. Rapport toegankelijkheid e-depot 10

12 4.2 Analyse huidige situatie Op dit moment is de meeste raadsinformatie op twee plaatsen opgeslagen: in het DMS (Corsa) en in de Notubiz-omgeving. Beide omgevingen zijn geen exacte kopieen van elkaar. Gebleken is dat Notubiz het meest volledig is en de juiste versies bevat. Tijdens het handmatig invoeren van een complete raadsvergadering in de testversie van het e-depot Ceelo, is geconstateerd dat bepaalde agendapunten wel in Notubiz voorkomen maar niet in Corsa. Het betrof hier in alle gevallen specifieke agendapunten van de griffie. Ook is geconstateerd dat de naamgeving binnen de twee systemen niet altijd identiek is. Momenteel staan nog niet alle vergaderdocumenten in Corsa. Dit geldt voor de verslagen (notulen), de besluitenlijsten, de agenda s, de raadsvoorstellen van de griffie en de memo s. De griffie is gevraagd al deze documenten voortaan wel in Corsa op te slaan. Het publiceren van raadsinformatie op de website vindt plaats in NotuDoc. In Schiedam is de publicatiemodule van het DMS (Corsa) naar Notudoc vanuit kostenbesparing niet aangeschaft. Door het ontbreken van deze koppeling worden de agenda s handmatig opgemaakt en documenten handmatig geüpload. Deze handelingen kosten veel tijd en zijn bovendien foutgevoelig. Daarbij komt dat de handelingen vaak op het laatste moment voor de vergadering plaatsvinden, doordat de griffie de stukken laat krijgt aangeleverd. Hierdoor, en door de vele handelingen die Corsa vraagt, worden de agenda s in Corsa achteraf zo veel mogelijk aangepast. Rapport toegankelijkheid e-depot 11

13 5 Scenario s opname in e-depot Binnen het project E-depot Schiedam-Delft zijn vier scenario s uitgewerkt voor het opnemen van informatie in een e-depot. De verschillen tussen deze scenario s zit in eerste instantie in de tijdsinterval waarvoor gekozen wordt om informatie in een e-depot op te nemen. In dit hoofdstuk worden de voor- en nadelen beschreven voor wat betreft de toegankelijkheid binnen de vier scenario s. Bij het bespreken van alle scenario s is ervan uitgegaan dat een apart raadsinformatiesysteem (SIM/Notubiz) aanwezig zal blijven. Momenteel bieden deze systemen een grotere functionaliteit aan het zoeken naar raadsinformatie dan het huidige e-depot. Dit betekent dat voor burgers en raadsleden de keuze voor een van de scenario s minder van invloed is voor wat betreft het raadplegen van raadsinformatie. Voor ambtenaren echter wel. De onderstaande bespreking van de scenario s zijn daarom voornamelijk geschreven vanuit het oogpunt van de ambtenaar. 5.1 Scenario 1 Opname direct bij aanmaak Wanneer documenten direct bij aanmaak in een e-depot worden opgenomen, betekent dat dat er veel verkeer tussen het e-depot en de werkomgeving zal zijn. Documenten zijn niet direct bij aanmaak al volledig en correct en zullen dus nog regelmatig gewijzigd moeten worden. Na elke wijziging zullen de documenten opnieuw in het e-depot worden opgeslagen onder een nieuwe versie. Bij dit scenario lijkt een e-depot dezelfde functionaliteiten te hebben als een DMS. Voordelen: - Alle informatie wordt vanaf creatie duurzaam beheerd - Een apart DMS is niet meer nodig, omdat het e-depot deze functie overneemt. - Eén systeem is goedkoper dan twee. - Het zoeken naar informatie in één systeem is eenvoudiger. - Het archiveren van informatie komt naar de voorkant van de organisatie; iedereen is verantwoordelijk voor het correct archiveren van zijn/haar eigen informatie. - Informatie die openbaar is, is direct benaderbaar voor burgers via het e-depot. - Bij de afdeling archief/div hebben medewerkers andere competenties nodig dan de huidige medewerkers. Omdat ambtenaren zelf verantwoordelijk zijn voor hun informatie en deze dus zelf registreren, gaat hun rol verschuiven van uitvoering naar kwaliteitsbewaking. - Ambtenaren hoeven alleen met een e-depotsysteem te kunnen werken en kennis van DMS is niet meer nodig. Nadelen: - In een DMS zitten ook workflows. Deze ontbreken in een e-depot. - Wanneer een DMS toch naast een e-depot wordt gehandhaafd, vindt er dubbele opslag plaats. Rapport toegankelijkheid e-depot 12

14 - Documenten van nog niet afgeronde zaken zijn nog niet openbaar. Hier moet in het e-depot, wanneer ook burgers daar toegang tot zouden hebben, rekening mee worden gehouden. - Wie verantwoordelijkheid is voor de documenten is onduidelijker. De documenten zijn nog niet overgedragen, maar zitten toch in een e-depot. - Omdat bepaalde documenten uit het e-depot nog gewijzigd zullen worden, moeten ambtenaren deze zelf kunnen ophalen, wijzigen en weer terugzetten. Er zal dus een grote groep gebruikers zijn, die rechten hebben om gegevens in het e-depot te wijzigen. Dit maakt het geheel kwetsbaar. - Ambtenaren moeten nu bij de creatie van documenten en andere informatie allerlei metadata meegeven. Als dit niet consequent wordt gedaan en er geen correctie plaats vindt, wordt informatie in een e-depot onvindbaar. - Nieuwe werkwijze vergt tijd en acceptatie in de organisatie. - Er zal uit het e-depot verwijderd moeten worden. Schematische weergave van scenario 1: Word/Excell etc. RIS (kopie) Opname direct bij aanmaak en opnieuw bij elke wijziging E-depot (bron en beheer) Kopie naar RIS voor en na de vergadering 5.2 Scenario 2a Opname na afsluiting zaak Een raads- of commissievergadering is een zaak. Zodra de vergadering is afgelopen, is de zaak afgesloten en kan de informatie in een e-depot worden opgenomen. Deze informatie verdwijnt dan uit het DMS, maar zal nog wel toegankelijk blijven via het raadsinformatiesysteem (SIM/Notubiz) Doordat de raadsinformatie via een RIS toegankelijk blijft, zal een snelle overdracht naar het e- depot voor burgers en raadsleden weinig gevolgen hebben. Voor ambtenaren echter wel. De onderstaande voor- en nadelen betreffen voornamelijk de toegankelijkheid van deze groep. Rapport toegankelijkheid e-depot 13

15 Voordelen: - Het DMS wordt ontlast, omdat veel informatie al snel naar het e-depot kan worden overgebracht. - De functionele scheiding tussen een DMS en een e-depot is duidelijk. Iedereen weet waar bepaalde stukken zijn: vóór de vergadering in het DMS en ná de vergadering in het e-depot - Het e-depot groeit geleidelijker, omdat niet een heel jaar tegelijk wordt overgebracht. - Een e-depot wordt zo veel actueler. - Het archief wordt recenter en maakt meer deel uit van de organisatie. - Er wordt voldaan aan actieve openbaarheid. Nadelen: - Bij directe opname na de raadsvergadering worden ook stukken uit lopende zaken overgebracht, die naar verwachting nog regelmatig geraadpleegd moeten worden. - Ambtenaren moeten sommige documenten in het DMS zoeken en andere in het e-depot. - Hoe blijven relaties met de lopende zaken duidelijk en hoe leg je deze vast? (volledig en interpreteerbaar) - Ambtenaren moeten nu in verschillende systemen hun informatie gaan zoeken. - Wanneer een e-depot recente en actuele documenten beheert, moet je er wel goed in kunnen zoeken. - Er zal uit het e-depot verwijderd moeten worden, want ook andere informatie die niet eeuwig bewaard moeten worden, komen na afsluiting zaak in het e-depot. 5.3 Scenario 2b Opname na 7 jaar Zeven jaar is een veelvoorkomend bewaartermijn, afkomstig uit de fiscale hoek. Raadsinformatie heeft deze bewaartermijn niet, want deze informatie valt onder de eeuwige bewaarplicht. Voor raadsinformatie zou 4 jaar (een raadsperiode) of 8 jaar (twee raadsperioden) een logischer termijn zijn. Echter voor het project wordt het scenario van 7 jaar gehanteerd. Na 7 jaar wordt de informatie overgedragen uit het DMS en opgenomen in het e-depot. Voordelen: - De informatie hoeft niet zo lang in het DMS te blijven, waardoor deze lichter wordt. - Bijna 2 raadsperioden kunnen raadplegen via het DMS lijkt voldoende voor ambtenaren. Nadelen: Rapport toegankelijkheid e-depot 14

16 - In ICT-denken is een periode van 7 jaar erg lang. In deze periode veranderen opslagmethoden, formaten enzovoort. - Documenten worden langere periode niet duurzaam beheerd. - Afhankelijkheid van leverancier van DMS voor langere tijd. - Er zal uit het e-depot verwijderd moeten worden. 5.4 Scenario 3 Opname na 20 jaar Dit scenario volgt het traditionele termijn voor archivering. Na 20 jaar wordt de raadsinformatie uit het DMS overgebracht naar het e-depot. Een e-depot wordt in dit scenario gezien als een variant op de traditionele archiefoplossing. Ambtenaren en raadsleden zullen nog nauwelijks op zoek gaan naar informatie na 20 jaar. Vooral onderzoekers, journalisten of historici zijn na 20 jaar mogelijk nog geïnteresseerd in deze informatie. Voor hen zou het e-depot dus toegankelijk moeten zijn. In dit scenario blijft de raadsinformatie van jonger dan 20 jaar gewoon raadpleegbaar, zoals dat nu in de huidige situatie ook is. Voordelen: - Ambtenaren hoeven alleen maar in het DMS te zoeken naar hun informatie. - Het probleem van overgedragen documenten uitlopende zaken is niet meer aanwezig. - De archivaris houdt zijn sterkte. - Het e-depot wordt minder groot, omdat er minder in wordt bewaard. - Er hoeft niets uit het e-depot verwijderd te worden. Nadelen: - Informatie blijft lang niet duurzaam opgeslagen - Het DMS wordt te zwaar belast. - Informatie zal in het DMS moeilijker te vinden zijn, doordat er veel ruis (ongewenste resultaten) is Jaar is niet alleen in ICT-termen zéér lang, maar ook voor processen is dat een veel te lange periode: processen veranderen binnen dit termijn. - Wanneer pas bij overdracht na 20 jaar de juiste metadata moet worden gevonden, is dat voor DIV-medewerkers een bijna onmogelijke taak. - Je moet record management in twee systemen gaan toepassen: zowel in het DMS als in het e- depot. Rapport toegankelijkheid e-depot 15

17 - Als je pas over 20 jaar gaat nadenken over beheer, dan raak je informatie kwijt. Vooral in ICT-termen: software die niet meer bestaat; dragers die niet meer gelezen kunnen worden; leveranciers die niet meer bestaan. - De technische vooruitgang gaat steeds sneller. Over korte tijd bestaan er geen s of tweets meer. Toch moeten deze over 20 jaar worden opgenomen. Daar is vooraf niet over nagedacht. - Extra probleem bij samenwerking met andere gemeenten: Iedereen doet 20 jaar alles op zijn eigen manier en wil dat dan na 20 jaar weer synchroniseren in één e-depot. Schematische weergave van scenario s 2a, 2b en 3: DMS (bron) Kopie naar RIS voor en na de vergadering RIS (kopie) Opname na afsluiting zaak óf na x-aantal jaar E-depot (beheer) 5.5 Advies werkgroep De werkgroep toegankelijkheid spreekt de voorkeur uit voor scenario 2a: opname direct na afsluiten zaak. Bij dit scenario worden de functionaliteiten van zowel het DMS als het e-depot optimaal benut. Het DMS blijft actief voor het aanmaken, bewerken en beheren van informatie uit lopende zaken. De daarbij behorende workflows blijven intact. Zodra een zaak wordt afgesloten, verhuist de informatie naar de duurzaam beheerde omgeving. Hiermee wordt enerzijds het DMS ontlast en anderzijds wordt informatie al in een vroeg stadium duurzaam beheerd. Het blijft in dit scenario ook duidelijk waar informatie zich bevindt: bij een afgesloten zaak in het e-depot en bij een open zaak in het DMS. De werkgroep vindt scenario 1 het meest ideaal: het direct opnemen bij creatie. Het grootste voordeel van dit scenario is het wegvallen van één van de systemen en het feit dat alle documenten vanaf creatie duurzaam beheerd worden. Echter de huidige e-depots zijn niet ingericht op het Rapport toegankelijkheid e-depot 16

18 procesmatig beheren van informatie door middel van workflows. Wellicht dat dit in de toekomst wel gerealiseerd wordt. Zowel bij scenario 2a als bij scenario 1 blijft het van groot belang, dat ambtenaren bij het aanmaken van documenten verantwoordelijk zijn voor het daarbij creëren van relevante metadata. Zonder deze cruciale informatie zal een document in een e-depot niet eenvoudig meer zijn terug te vinden. Iedereen in de organisatie zal zich daarvan bewust moeten zijn en zich daarnaar consequent gedragen. Rapport toegankelijkheid e-depot 17

19 6 Aanbevelingen In dit hoofdstuk worden zeven aanbevelingen gedaan. Deze hebben betrekking op de gewenste situatie zoals deze voor de deelnemende gemeenten door de werkgroep is geformuleerd. 6.1 Gewenste situatie In de gewenste situatie is in elke gemeente één systeem aangemerkt als bron. Dit zal bij iedere gemeente het DMS zijn. Door consequent gebruik van het DMS zal dit systeem volledig en betrouwbaar zijn. Vanuit deze bron zal informatie aan een e-depot worden aangeleverd. Hiertoe is een geautomatiseerde koppeling aanwezig, waardoor handmatige handelingen zoveel mogelijk beperkt worden. De creërend ambtenaar is zelf verantwoordelijk voor het juist en volledig beheren van zijn of haar informatie in het DMS. Hij/zij zal deze informatie direct, en zoveel mogelijk, aanvullen met metadata. Waar mogelijk gebeurt dit (semi-) geautomatiseerd. Historische (gedigitaliseerde) raadsinformatie is ook in het e-depot opgenomen. De in het RIS beschikbaar gestelde raadpleegkopie is afkomstig uit de hierboven genoemde bron. Het overzetten van de raadsinformatie van de bron naar het RIS vindt geautomatiseerd plaats door middel van een koppeling. Videotulen worden duurzaam opgeslagen en (een kopie daarvan wordt) via het raadsinformatiesysteem toegankelijk gemaakt, waarbij minimaal doorzoekbaarheid op agendapunt (onderwerp) mogelijk is. Afhankelijkheid van leveranciers is zo klein mogelijk. Bij het overstappen naar een ander DMS zal een geautomatiseerde koppeling richting het e-depot én het RIS altijd een dwingende eis zijn. Bij het overstappen naar een andere leverancier van het RIS kan de informatie vanuit het e-depot aan het RIS worden aangeleverd. De nieuwe leverancier van het RIS garandeert een optimale doorzoekbaarheid van de raadsinformatie en videotulen. 6.2 Aanbevelingen 1) Bestaande raadsinformatiesystemen behouden De reeds aanwezige raadsinformatiesystemen (Notubiz/SIM) bieden de beste functionaliteit voor de toegang tot informatie en het zoeken via diverse zoekingangen. Een e-depot kan bij lange na deze functionaliteit niet overnemen. Zeker voor het raadplegen van actuele raadsinformatie is het behouden van de huidige functionaliteit zeer wenselijk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de app Notubox voor raadsleden. Men dient zich wel af te vragen hoelang het wenselijk is om informatie in deze systemen toegankelijk te houden. Is dat voor één of twee raadsperioden of misschien zelfs langer? Rapport toegankelijkheid e-depot 18

20 Aanvullende aanbevelingen zijn: Contracten met leveranciers raadsinformatiesysteem over eigenaarschap (van met name metadata) nazien. Bepalen hoelang informatie in het RIS wenselijk is. 2) Eén bron benoemen waaruit het raadsinformatiesysteem wordt gevoed Binnen de organisatie moet één bron worden benoemd die volledig en authentiek is. Dit kan een DMS zijn, maar evengoed een e-depot, afhankelijk welk scenario gekozen wordt. Vanuit dit systeem wordt een raadpleegkopie gemaakt voor het raadsinformatiesysteem. Hiermee samenhangend zijn de volgende aanbevelingen: - 2a Informatie moet in eigen beheer duurzaam veilig staan - 2b Raadpleegkopie moet eenvoudig te maken zijn - 2c Koppeling tussen DMS en RIS moet geautomatiseerd zijn - 2d In een RIS mag nooit handmatig worden ingevoerd. 3a) Nadenken over ongelijkheden in DMS en RIS Voor een conversie van raadsinformatie uit het (recente) verleden naar een e-depot, zal eerst moeten worden bepaald waar op dit moment de juiste en meest complete informatie aanwezig is. Gebleken is dat er ongelijkheden bestaan in het huidige DMS en RIS. Soms staat bepaalde informatie wel in het RIS, maar niet in het DMS. En soms is dat andersom. Wanneer één van deze systemen als bron voor een conversie wordt gekozen, kan bepaalde informatie verloren gaan. In Schiedam en Pijnacker-Nootdorp zijn naast deze twee systemen zijn ook papieren dossiers, die mogelijk bepaalde documenten bevatten die niet in het DMS of RIS zijn opgenomen. 3b) Nadenken over opname van historische (gedigitaliseerde) raadsinformatie Is uiteindelijk het doel dat alle raadsinformatie vanuit het verleden in het e-depot kunnen worden geraadpleegd? Zo ja, dan moet worden nagedacht over een conversieslag van informatie uit oude systemen naar het e-depot. Ook moet worden bepaald of het wenselijk is om ook historische raadsinformatie in het e-depot op te nemen. 4) Scenario s 1 en 2a verder uitwerken Vanuit het oogpunt van de toegankelijkheid zijn de scenario s 1 (opnemen in e-depot direct bij creatie) en 2a (opnemen in e-depot na afsluiten zaak) de meest gewenste. Aangezien de gevolgen van deze scenario s door de werkgroep onvoldoende konden worden ingeschat, zullen deze nader bestudeerd moeten worden, alvorens een definitieve keuze gemaakt kan worden. 5) Agendapunten zonder documenten wél in een e-depot opnemen Een aantal, vaak vaste, agendapunten van een raadsvergadering hebben nooit bijbehorende documenten. Denk hierbij aan spreekrecht aanwezigen en vragenuur. Toch dienen deze in een e- depot te worden opgenomen. Argumenten hiervoor zijn: Rapport toegankelijkheid e-depot 19

21 - de complete agenda blijft in tact - er hoort een stuk(je) video-opname bij - bij geautomatiseerd uploaden in een e-depot kunnen geen uitzonderingen worden gemaakt 6) Eisen stellen aan zoekmogelijkheden e-depot Een e-depot moet zoekmogelijkheden hebben die aansluiten bij de huidige (en toekomstige) zoekmogelijkheden. Mensen zijn tegenwoordig gewend om op een bepaalde manier naar informatie te zoeken (denk aan google-achtige mogelijkheden). De gebruikersvriendelijkheid van een e-depot zal daarbij moeten aansluiten. 7) Gebruiker voorop stellen Een gebruiker, ongeacht of het een burger, ambtenaar of raadslid is, zou bij het zoeken naar raadsinformatie niet hoeven te letten op waar de informatie staat. Wanneer een ambtenaar in scenario 2a bijvoorbeeld zoekt naar bepaalde informatie, moet hij/zij zich niet eerst hoeven af te vragen of het een afgesloten zaak betreft (zoeken in e-depot) of niet (zoeken in DMS). Een burger (journalist/onderzoeker etc) moet bij een bepaalde zoekopdracht ervan uit kunnen gaan dat de informatie die hij vindt volledig is. Als hij/zij zoekt in het RIS is dat informatie van bijvoorbeeld acht jaar oud. Zoek hij/zij ook oudere informatie moet hij/zij in het e-depot zoeken. Dit soort geavanceerde zoekgedrag kan niet van gebruikers verwacht worden. Een oplossing is om een schil om de data te plaatsen, waardoor de gebruiker niet merkt waar de informatie vandaan komt. Rapport toegankelijkheid e-depot 20

22 Bijlage A Samenvatting resultaten enquête toegankelijkheid raadsinformatie De aanleiding Enige tijd geleden heeft een enquête plaatsgevonden over de toegankelijkheid van raadsinformatie in Schiedam. Deze enquête is opgesteld door de werkgroep Toegankelijkheid binnen het project Edepot Schiedam-Delft. Tijdens dit project is het afgelopen jaar onderzocht hoe digitale informatie duurzaam kan worden beheerd met behulp van een e-depot. De focus van dit project ligt op de raadsinformatie, omdat dit bij uitstek informatie is die altijd voor de eeuwigheid bewaard moet worden en bovendien voor iedereen beschikbaar moet worden gesteld. Als extra uitdaging daarbij zijn de audiovisuele verslagleggingen (videotulen) van de raadsvergaderingen. Hoe zijn deze bestanden duurzaam te beheren en hoe blijven zij ook in de toekomst toegankelijk? De resultaten De enquête is onder drie doelgroepen uitgezet, waarbij de vraagstelling aan elke doelgroep is aangepast. Deze doelgroepen zijn de raadsleden, de ambtenaren en burgers van Schiedam. Alle doelgroepen maken voor het zoeken naar raadsinformatie gebruik van de gemeentelijke website. Via deze website kun je bij het raadsinformatiesysteem (Notubiz) terechtkomen. Zowel burgers als ambtenaren gebruiken in mindere mate ook wel eens een zoekmachine als Google om informatie te vinden. Ambtenaren zoeken daarnaast soms ook via hun DMS (Corsa). Raadsleden zoeken het meest via Notubox, een app waarmee zij direct in het raadsinformatiesysteem kunnen zoeken. Dit heeft ook hun voorkeur. Raadsleden zoeken meestal naar raadsinformatie ter voorbereiding op een vergadering, maar ook tijdens de vergadering zoeken zij nog wel naar informatie. Zij zoeken het meest op onderwerp of op datum. Raadsleden zoeken naar allerlei soorten documenten, maar het meest raadplegen zij de schriftelijke vragen. De meeste burgers zoeken maar één of twee keer per jaar naar informatie van de raad. Een derde zoekt echter maandelijks. Het moment dat burgers zoeken heeft meestal geen directe relatie tot een vergadering. Net als ambtenaren gaan burgers het meest op zoek naar de besluiten(lijst), gevolgd door de notulen en de agenda. Alle drie de doelgroepen zijn neutraal tot (zeer) tevreden over het zoeken naar informatie, hoewel er ook wel veel verbeterpunten worden genoemd. Op de vraag of notulen of videotulen de voorkeur heeft, is bij geen enkele doelgroep de videotulen genoemd. Ambtenaren en burgers geven de voorkeur aan notulen, raadsleden vinden juist de combinatie van beiden het prettigst. Bijna de helft van de ondervraagde burgers geeft aan geen problemen te ondervinden bij het zoeken. Dit is opmerkelijk omdat burgers vaak starten met zoeken in het zoekveld op de homepage van de gemeente website in plaats van eerste naar het raadsinformatiesysteem te gaan. Hierdoor Rapport toegankelijkheid e-depot 21

23 ondervinden zij veel ruis in de vorm van te veel zoekresultaten, verouderde zoekresultaten, onduidelijke zoekresultaten. Eenmaal in de Notubiz-omgeving zoekt bijna de helft van burgers met behulp van de (uitgebreide) zoekfunctie daar en bladert een kwart door de kalender. Bij raadsleden en ambtenaren is de groep die geen problemen ondervindt kleiner dan bij de burgers. Problemen die door alle drie de doelgroepen genoemd worden bij het zoeken naar informatie zijn onduidelijke zoekresultaten. Burgers en ambtenaren noemen daarbij ook nog het te veel aan zoekresultaten dat als problematisch wordt ervaren. Over het algemeen zijn alle drie de groepen toch tevreden over het zoeken en vinden van informatie. Bij burgers is ook gevraagd in hoeverre zij hetgeen ze vinden ook begrijpen. Bijna de helft van de ondervraagden geeft aan tevreden te zijn en een iets kleiner deel is hier neutraal over. Als verbeterpunten voor de begrijpelijkheid noemen burgers een zoekmachine die beter kan filteren, het vermijden van afkortingen en minder ambtelijke taal. Ook vinden de meerderheid van de burgers de website met de raadsinformatie overzichtelijk, hoewel zij zich storen aan onnodige informatie en pop-ups. Verder adviseren zij een dominantere plaats voor een zoekbalk. Bij de vraag naar verbeterpunten wordt een betere zoekmachine genoemd. Burgers noemen ook een directe knop op link naar de raadsinformatie. Verder wordt het idee geopperd om een facebookpagina van de gemeenteraad te maken, omdat dit medium dichter bij veel burgers staat. Verder blijkt er onder burgers en ambtenaren nog veel onbekendheid te zijn over het raadsinformatiesysteem. Mensen geven aan hier nog nooit van gehoord te hebben, kennen de uitgebreidere zoekmogelijkheden niet of onvoldoende. En wat nu? De resultaten van de enquête zijn waardevolle input en worden meegenomen door de werkgroep Toegankelijkheid in het voorstel voor het beleidsplan Toegankelijkheid. De behoeften van gebruikers nu en in de toekomst vormen immers een van de belangrijkste factoren om rekening mee te houden bij de opzet en inrichting van een duurzame en toegankelijke bewaaromgeving. Over de vervolgstappen van het totale project zullen nadere besluiten genomen moeten worden. Rapport toegankelijkheid e-depot 22