Noodzakelijke frictiekosten Totaal Dekking. 5. Arbo aanpassingen MJC Inrichting vaste collectie 19de eeuw pm Sponsoring/fondsen

Transcriptie

1 Totaal frictie/investeringskosten MJC en Stadsarchief Noodzakelijke frictiekosten Totaal Dekking a. MJC: 1. Marktonderzoek naar horeca en verhuur Marktonderzoek naar programmering Kwartiermaker aanstellen Ondersteuning kwartiermaker/inhuur deskundigheid Arbo aanpassingen MJC Risicoanalyse opstellen Inrichting vaste collectie 19de eeuw pm Sponsoring/fondsen 8. Inrichting geschiedenisopstelling pm Sponsoring/fondsen 9. Collectiebeheer op orde Vaste collectie op 2de verdieping ICT aanleg netwerk Reserve weerstandsvermogen Bezuinigingsbedrag 2016 beschikbaar b. Stadsarchief: 1. Verhuiskosten Afbraak depot Huurkosten depot Inkomsten verhuur depot aan BHIC Exploitatiekosten Peperstraat Archiefruimte in bibliotheek Inrichting studiezaal bibliotheek Ontkoppeling van website MJC en nieuwe website Bezuiniging/besparingsbedrag 2016 beschikbaar c. MJC/Stadsarchief: 1. Personeelskosten Bouwkundige aanpassingen depot Bestaand archief in depot 2 verplaatsen Totaal Saldo frictiekosten

2 Wenselijke frictie/investeringskosten a. MJC: 1. Volledige klimatisering 3de verdieping Beperkte horeca in bestaand pand Uitbreiding pand met horeca b. Stadsarchief: 1. Droogloopbrug minimum variant Droogloopbrug uitgebreide variant Digitaliseren kranten Algemene toelichting/aandachtspunten 1. Uitgangspunt is om het geheel per te laten ingaan 2. Bedragen zijn allemaal exclusief btw. Btw kan verrekend worden. Om de btw te verrekenen is het cruciaal dat de museumstichting een toegangsprijs vraagt voor toegang tot het museum. Daardoor is de museumstichting een btw belaste ondernemer. Ongeacht welke variant wordt gekozen, de btw op de verbouwingskosten is in dat geval altijd volledig aftrekbaar te maken. Voorwaarde is natuurlijk wel dat de gemeente Oss als verhuurder van het gebouw en de museumstichting als huurder van het verbouwde gebouw, opteren voor btw belaste verhuur. Het optieverzoek belaste verhuur moet binnen drie maanden na de ingangsdatum van het huurcontract bij de Belastingdienst zijn ingediend (liefst aangetekend). Ook is het mogelijk om in het huurcontract zelf te opteren voor btw belaste verhuur. Het huurcontract moet dan binnen drie maanden na eerste ingebruikneming van het vernieuwde pand, door beide partijen zijn ondertekend (info bron EFK 2 mei 2014). 3. Om te voorkomen dat deze budgetten elk jaar worden overgeheveld (tot en met budgetoverheveling) en om wat flexibiliteit te creëren voor het totaal (tekort bij een bepaalde post verrekenen bij een overschot met een andere post) wordt voorgesteld om een reserve frictiekosten MJC/Stadsarchief te vormen. Het vormen van een reserve is een bevoegdheid gemeenteraad. Dit in het college- en raadsvoorstel meenemen (of Voorjaarsnota 2014). 4. Huurcontract voor een periode van 10 jaar minimaal vaststellen. Dit in verband met ook de btw risico's. Als in dit pand geen huurder zit dienen wij de "te verrekenen btw over de investeringen" naar rato terug te betalen (herzieningstermijn 10 jaar). 5. In de Programmabegroting heeft de gemeenteraad besloten om de algemene reserve aan te vullen om zodoende o.a. de noodzakelijke frictiekosten op het gebied van de bezuinigingen op cultuur -na concretisering van de plannen- af te dekken. In de komende Voorjaarsnota dienen de noodzakelijke frictiekosten in beeld te worden gebracht vanwege de

3 aanstelling van de kwartiermaker en de werkzaamheden die nog in 2014 verricht moeten worden (niet wachten tot Programmabegroting). Toelichting noodzakelijke frictie/investeringskosten. a. MJC: 1. Marktonderzoek horeca en verhuur. Dit marktonderzoek is nodig om het scenario van de horeca investering en verhuur mogelijkheden te onderzoeken. 2. Marktonderzoek programmering. Dit onderzoek gaat over de programmering voor de vaste collectie op de derde verdieping maar ook over de programmaring/doelgroepen/ marketingonderzoek in zijn algemeenheid. Dit kan dus betekenen dat de noodzakelijke investering van de derde verdieping wellicht nog wordt aangepast. 3. Kwartiermaker aanstellen. Gezien de hoeveelheid werk is het voorstel om deze in september al te laten starten 4. Ondersteuning kwartiermaker/deskundigheid inhuren. De kwartiermaker heeft een werkbudget en inhuurbudget nodig. Naast ondersteuning zal er ook specifieke deskundigheid op juridisch gebied worden ingehuurd (o.a. voor opstellen bruikleencontracten, oprichting stichting, overige contracten). Tevens wordt uit dit budget de notariskosten voor de oprichting van de stichting afgedekt. 5. Arbo aanpassingen. Op basis van het RIE rapport dd. 18 april 2014 is het nodig om ventilatie en verlichting bij de werkplekken op de derde verdieping aan te passen. Dekking: de kosten kunnen grotendeels gedekt worden uit het regulier arbo budget gemeentehuis en het calamiteitenbudget dienst GB 2014 en Dit is ook noodzakelijk als de verzelfstandiging geen doorgang zou vinden. Uitgesteld vanwege de onzekerheid. 6. Risico analyse opstellen. Een risico analyse opstellen voor het personeel en vrijwilligers vanwege de vaste collectie 19de eeuws op de derde verdieping. 7. Inrichting vaste collectie 19de eeuw. Om de collectie mooi te presenteren is een goede inrichting belangrijk (verlichting e.d.). Getracht wordt om deze via derden (sponsoring/fondsen) te financieren. Overigens is een deel van de verlichting post opgenomen onder het verbouwingsbudget 2de verdieping

4 8. Inrichting geschiedenisopstelling. Om deze collectie eveneens mooi te presenteren is een goede inrichting belangrijk (verlichting e.d.). Getracht wordt om deze via derden (sponsoring/fondsen) te financieren. 9. Collectiebeheer op orde. De nieuwe stichting wordt verantwoordelijk voor het beheer van de collectie. Het bureau Helicon heeft onderzoek verricht naar de conditie en registratie van de collectie. Op basis van dit rapport is het volgende nodig: a. bijwerken basisregistratie ,- b. stabiliseren collectie ,- (inclusief opruimen depot, herplaatsen van slecht bereikbare collectie en dit doorvoeren in Adlib, indien nodig herverpakken of beter verpakken van objecten en inzet van restauratoren om verval te stoppen) c. materiaalkosten 7.500,- (aanschaf inventaris en gereedschap) 10. Vaste collectie op 2de verdieping. De visie en het model Jacobs is hierbij als uitgangspositie gehanteerd. Dit betekent een vaste collectie op een verdieping. In deze variant wordt één verdieping geklimatiseerd om een vaste expositieruimte te creëren. Dit is hierbij de 2de verdieping. Wellicht dat deze nog wat wordt aangepast op basis van het marktonderzoek naar de programmering. De investering- en inrichtingskosten hiervoor zijn door Basalt bouwadvies gecalculeerd (12 mei 2014). 11. ICT aanleg netwerk. Ontkoppelen en ICT netwerk voor de verzelfstandigde vorm opzetten 12. Reserve weerstandsvermogen. Er is geen algemene norm voor het weerstandsvermogen voor een museum aanwezig. Het Rijksmuseum hanteert de definitie dat het een bufferfunctie is voor toekomstige risico's aan de uitgaven- en inkomstenkant van de exploitatie. Voor toekomstige risico's in de exploitatie hanteert het Rijksmuseum een horizon van een jaar. Het benodigd vermogen dient een omvang van maximaal een jaar discontinuïteit in de exploitatie op te kunnen vangen. Als praktische vertaling van dit uitgangspunt kan dan de benodigde omvang van het groepsvermogen berekend worden op de in een jaar te derven inkomsten van entree- en winkelinkomsten. Dit zou dan uitkomen op een vermogen van ,- In het rapport van VDG Trajectmanagement dd. 23 april 2010 over de haalbaarheid van een verzelfstandiging van het MJC is eenmalige post onvoorzien van geraamd. Op basis van deze twee vormen wordt voorgesteld om een bedrag van ,- als reserve weerstandsvermogen mee te geven. 13. Bezuiniging/besparingsbedrag 2016 beschikbaar. De bezuiniging dient per gerealiseerd te worden. De nieuwe organisatie wordt per ingevoerd. Dit betekent dat het totale beschikbare begrotingsbedrag 2016 van het MJC/gemeente Oss nog beschikbaar is.

5 Of wel het gerealiseerde bezuiniging/besparingsbedrag van 2016 voor het MJC ad ,- is dus nog beschikbaar. De besparing is te verdelen in besparing loonkosten en besparing materieel. De besparing op materieel ad ,- wordt hier dus weer ingezet. De besparing op loon ad ,- wordt ingezet om de frictiekosten personeel af te dekken. b. Stadsarchief: 1. Verhuiskosten. De verhuiskosten voor de collectie e.d. worden geraamd op 5.000,-. 2. Afbraak depot. Door afd. Vastgoedbedrijf is een grove inschatting gemaakt. Depot in Peperstraat afbreken. Terug in oude staat. 2de halfjaar van 2020 gebruiken om de depot af te breken. Derhalve 1/2 jaar huuropbrengst depot. 3. Huurkosten depot. Het huurcontract loopt door tot en met 31 december Opzeggen uiterlijk voor 31 december 2019! Eventueel nog onderhandelen met verhuurder omtrent afkoopsom. 4. Inkomsten verhuur depot aan BHIC. Het BHIC heeft interesse om het depot aan de Peperstraat te huren ( ). Er komen echter ook nog wat exploitatiekosten voor het gebouw bij (energie e.d.). Zie mail P. Spanjaard dd. 16 april Exploitatiekosten Peperstraat. Om het pand beschikbaar te houden voor de verhuur depot aan het BHIC zullen er nog een aantal exploitatiekosten overblijven (bijvoorbeeld energiekosten). 6. Archiefruimte in bibliotheek. De collectie van het Stadsarchief wordt voor een gedeelte geplaatst in de gemeentelijke depots en de nieuwe archiefruimte bij de bibliotheek (aanpassing pand waar de bibliobus stond). Basalt bouwadvies heeft deze aanpassing tot archiefruimte gecalculeerd op ,- (25 april 2014). Hierbij is geen rekening gehouden met stellingen. De verwachting is dat deze vanuit het bestaande depot meekunnen. 7. Inrichting studiezaal bibliotheek. Het gaat hierbij de interieurkosten (kasten, medialab, presentatieblokken, tafels e.d.) en de bouwkundige afwerking van deze zaal. De kosten zijn gebaseerd op de offerte Van Leiden interieur dd 10 mei De kosten van werkplekken en bureaustoelen zijn geschrapt. Deze kunnen uit de reguliere PIJCOF gelden worden afgedekt.

6 8. Ontkoppeling van website MJC en nieuwe website. De collectie wordt nu met het museum via een gezamenlijk database systeem (Adlib) beschikbaar gemaakt en via een gezamelijke website ( getoond. Het Stadsarchief dient hiervan ontkoppelt te worden. Het museum blijft van dit systeem gebruik maken. Het Stadsarchief zal een nieuwe databasesysteem moeten kiezen, dat met de ICT van de bibliotheek gekoppeld kan worden. Ook moet er een nieuwe website gemaakt worden, waarin diverse modules opgenomen worden. Als archief is digitale dienstverlening een belangrijke kerntaak. Naast deze ICT kosten gaan er veel mensuren inzitten. Raming: ontkoppeling 5.000,- en nieuwe collectiewebsite met database en modules voor beeldcollectie en kranten ,-. 9. Bezuiniging/besparingsbedrag 2016 beschikbaar. De bezuiniging dient per gerealiseerd te worden. De nieuwe organisatie en de bezuining wordt per ingevoerd. Dit betekent dat het totale beschikbare begrotingsbedrag 2016 van het stadsarchief nog beschikbaar is. Of wel het gerealiseerde bezuiniging/besparingsbedrag van 2016 voor het stadsarchief ad ,- is dus nog beschikbaar. De besparing is te verdelen in besparing loonkosten en besparing materieel. De besparing op materieel ad ,- wordt hier dus weer ingezet. De besparing op loon ad ,- wordt ingezet om de frictiekosten personeel af te dekken. c. MJC/Stadsarchief: 1. Personeelskosten. Bij de raming van de frictiekosten personeel is een inschatting gemaakt voor de mobiliteitskosten, detacheringskosten, kosten sociaal statuut (5 jaar) en uitkeringsrisico bij ontslag. Er is een inschatting gemaakt van het scenario wat het meest reëel lijkt. De grootste kostenpost is uiteindelijk het uitkeringsrisico bij ontslag (2021). Hierbij wordt benadrukt dat er nog meer scenario's mogelijk zijn met bijbehorende financiële consequenties. Bij de berekeningsopzet is uitgegaan van de ingangsdatum per De bezuiniging gaat echter in per Dit betekent dat het totale beschikbare begrotingsbedrag 2016 van het MJC/Stadsarchief/gemeente Oss nog beschikbaar is. Of wel het besparingsvoordeel voor het jaar 2016 van het MJC en Stadsarchief voor het onderdeel van de salariskosten ad ,- (stadsarchief: ,- en MJC: ,-) zijn hierbij ingezet om de frictiekosten personeel af te dekken. Dekking: De reserve doelmatigheid is vooral bestemd om de frictie- en mobiliteitskosten van de SLIM operatie en de herindeling van de gemeente Maasdonk op te vangen. De SLIM operatie loopt op zijn eind en de medewerkers van de gemeente Maasdonk zijn geplaatst. Beide projecten voorlopen voor het personeel voorspoedig zodat er weinig frictie- en mobiliteitskosten nodig zijn. Hierdoor is het mogelijk om de frictie- en mobiliteitskosten van het personeel MJC/Stadsarchief uit deze reserve doelmatigheid af te dekken.

7 2. Bouwkundige aanpassingen depot 2 In het gemeentehuis is in de "kelders" (onder de raadzaal) een ruimte beschikbaar die geschikt te maken is als een depot (depot 2). Dit betekent dat de gehele collectie van het MJC voortaan in de gemeentelijke depots kan worden opgeslagen (centrale opslag). Het MJC maakt momenteel gebruik van drie depots. Het gemeentelijke depot, het depot bij box Oss en Hizkia van Karlingen in Den Haag. Voor het "te grote"schilderij dient nog een oplossing te worden gezocht. Tevens zal dit depot 2 ook gebruikt worden om een deel van de collectie van het stadsarchief te plaatsen (depot bij Peperstraat wordt op termijn opgeheven). Dekking kosten: Op de kostenplaats van het gemeentehuis is in 2014 en 2015 incidentele ruimte aanwezig om deze kosten zelf af te dekken. Op de kostenplaats van het gemeentehuis is nog een stelpost onvoorzien in de jaren 2014 en 2015 aanwezig. Deze heeft betrekking op het huurcontract met de BSOB. Met deze huuropbrengsten is een deel van de extra kosten afgedekt. Een deel van deze huurinkomsten is als stelpost onvoorzien geraamd omdat niet geheel duidelijk was hoe de kosten als gevolg van de huisvesting van het BSOB zouden ontwikkelen. De praktijk laat zien dat deze stelpost niet nodig is en voorgesteld wordt om deze voor de aanpassingen van depot 2 (onderdeel van het gemeentehuis) hiervoor in te zetten. 3. Bestaand archief in depot 2 verplaatsen. Hiervoor is het noodzakelijk om de ruimtes in de kelder op te schonen zodat het archief uit depot 2 hier naar toe verplaatst kan worden. Inclusief het plaatsen van rekken. Dekking: Deze kosten kunnen binnen de reguliere exploitatiebudgetten 2014 van de kostenplaats "facilitaire zaken overige kosten" worden afgedekt. Toelichting wenselijke frictie/investeringskosten. a. MJC: 1. Volledige klimatisering van pand met vaste collectie op 3de verdieping. De visie en het model Jacobs is hierbij als uitgangspositie gehanteerd. Om het optimaal in te richten is hierbij het hele pand geklimatiseerd, waarbij de derde verdieping als vaste collectie ruimte wordt bezien. Wellicht dat deze nog wat wordt aangepast op basis van het marktonderzoek naar de programmering. De investeringskosten hiervoor zijn door Basalt bouwadvies gecalculeerd (25 april 2014). Om een vaste collectie op de 3de verdieping te huisvesten is het noodzakelijk dat de werkplekken naar beneden gaan. Deze zijn ook ingerekend.

8 2. Beperkte horeca in pand. In deze opzet is sprake van een marginale professionele horecavoorziening (niveau eetcafé/kleine kaart). Keuken en eetgelegenheid zijn inpandig. 3. Uitbreiding pand met horeca. In dit scenario wordt de bestaande uitbouw verwijderd en het pand vervolgens uitgebreid met circa 260 m2 (circa 20 % volumetoename). De uitbreiding is gebaseerd op een opzet van de Twee Snoeken. Het bureau Basalt bouwadvies heeft deze uitbreiding gecalculeerd op ,- exclusief btw. In dit scenario is entree gewijzigd (park entree), restaurant en personeelsruimte in de nieuwe souterain. De overige verdiepingen zijn volledig geschikt exposities en de 3de verdieping is geschikt voor permanente tentoonstellingen. b. Stadsarchief: 1. Droogloop brug minimum variant. Het verzoek ligt er om een loopbrug te creëren waardoor het personeel een toegankelijker bereik heeft naar de archiefruimte. Anders dienen zij via een omweg naar de archiefruimte te gaan. Deze kosten zijn door Basalt bouwadvies gecalculeerd (raming 25 april 2014) Het gaat over de toegang tot het depot, vanaf de nieuwe studiezaal. M. Eerleman adviseert om deze kosten als noodzakelijk kosten te beschouwen. Zij is van mening dat de huidige toegang tot het depot/busloods vanuit de studiezaal niet voldoet. Om het depot/busloods te bereiken is het noodzakelijk om 3 á 4 deuren en twee verschillende halletjes door te gaan. 2. Droogloop brug uitgebreide variant. Deze loopbrug is breder. Deze kosten zijn door Basalt bouwadvies gecalculeerd (raming 25 april 2014) 3. Digitaliseren kranten. Argumenten M. Eerelman (stadsarchief): De kranten zijn na digitalisering veel beter doorzoekbaar, omdat ze dan digitaal op term/woord te doorzoeken zijn (ocr-techniek). Er is nu geen index, als een bezoeker nu iets zoekt, moet hij/zij alle kranten doornemen. De kranten zijn na digitalisering veel beter beschikbaar voor zowel bezoekers als medewerkers, omdat ze via internet beschikbaar kunnen worden gesteld. Hierdoor zijn ze ook op afstand beschikbaar voor onderzoekers, de media, scholieren, liefhebbers. Het is een unieke lokale collectie die zeker de moeite waard is om ontsloten te worden. De kranten hoeven niet meer voor de studiezaal beschikbaar te zijn, en kunnen worden opgeslagen in het depot in het gemeentehuis. Deze ruimte is waarschijnlijk goedkoper dan het nog te bouwen depot in de bibliotheek. Het printen van artikelen wordt gemakkelijker. Er kan ook gekozen worden voor een terugverdienmodel, dat mensen pagina s kunnen bestellen/kopen.

9 De kranten lijden niet langer door het gebruik. Krantenpapier is niet gemaakt om lang bewaard te blijven, dit is goed te zien aan de staat waar sommige jaargangen al in verkeren. Digitaliseren scheelt de medewerkers vele kilo s sjouwwerk (de kranten zijn ingebonden per maand of jaargang). GMS heeft voor deze werkzaamheden een offerte uitgebracht voor een totaal bedrag van ,- exclusief btw. Advies F&C: het is wellicht te overwegen om het depot bij de bibliotheek kleiner in te richten en meer in te zetten op digitalisering. De besparing op de bouwkosten kunnen dan ingezet worden voor de digitalisering. Risico's 1. Het BHIC stelt het bedrag van ,- tot en met 2016 voor het erfgoedlokaal beschikbaar. Deze zal echter eerder dichtgaan. Overgang naar de bibliotheek. Bespreken met BHIC 2. Positief risico. Overwegen om K 26 de jaren 2017 tot en met 2019 in dit pand te plaatsen.