Bento 4 Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Bento 4 Gebruikershandleiding

2 FileMaker, Inc. Alle rechten voorbehouden. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California FileMaker en Bento zijn handelsmerken van FileMaker, Inc. geregistreerd in de VS en andere landen. Het bestandsmaplogo en het Bento-logo zijn handelsmerken van FileMaker Inc. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. FileMaker-documentatie is auteursrechtelijk beschermd. U heeft geen toestemming om extra kopieën te maken of deze documentatie te verspreiden zonder de uitdrukkelijke toestemming van FileMaker. U mag deze documentatie alleen gebruiken met een geldige licentieversie van de FileMaker-software. Alle personen, bedrijven, adressen en URL's getoond in de voorbeelden zijn pure fictie en elke overeenkomst met bestaande personen, bedrijven, adressen of URL's is puur toeval. Credits worden vermeld in de Dankbetuiging die is meegeleverd met deze software. Het noemen van producten en URL's van derden is alleen voor informatiedoeleinden en is noch een goedkeuring noch een aanbeveling. FileMaker Inc. neemt geen verantwoordelijkheid voor wat betreft de prestatie van deze producten. Bezoek voor meer informatie onze website Editie: 03

3 Inhoudsopgave Voorwoord 7 Welkom bij Bento 8 Het beheer van gegevens in bibliotheken 14 Over dit document 14 Hulpbronnen om meer te weten te komen Hoofdstuk 1 17 Overzicht van Bento 17 Welkomstvenster 18 Hoofdvenster van Bento Hoofdstuk 2 29 Het gebruik van bibliotheken 29 Over bibliotheken 30 Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen 32 Het maken van een nieuwe lege bibliotheek 32 Het wijzigen van het bibliotheekpictogram 33 Het delen van uw Bento-database 35 Het groeperen van bibliotheken 36 Het wissen van records uit een bibliotheek 36 Het wissen van een bibliotheek Hoofdstuk 3 37 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek 37 Over de Adresboekbibliotheek 38 Het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma 39 Bento Adresboekvelden die het Adresboekprogramma bijwerken 40 Het oplossen van problemen met Adresboek-updates 40 Gegevens uit Adresboek en reservekopieën Hoofdstuk 4 41 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken 41 ical-bibliotheken migreren 42 iphoto-bibliotheken migreren 42 Het migreren van de Adresboekbibliotheek 3

4 Hoofdstuk 5 45 Het gebruik van verzamelingen 45 Over verzamelingen 46 Het maken van verzamelingen 47 Het verwijderen van records uit een verzameling 47 Het wissen van een verzameling 47 Over slimme verzamelingen 48 Het maken van slimme verzamelingen 48 Het wijzigen van een slimme verzameling Hoofdstuk 6 51 Het gebruik van formulierweergave 51 Over formulieren 52 Het maken van records in formulierweergave 52 Het bewerken van records in formulierweergave 53 Het dupliceren van records in formulierweergave 53 Het wissen van records uit formulierweergave 54 Het maken van formulieren 54 Het wissen van formulieren 55 Tonen en verbergen van formulieren 55 Het dupliceren van formulieren 55 Formulieren kopiëren 56 Het hernoemen van formulieren 56 Het vergrendelen en ontgrendelen van formulieren 57 Het toevoegen van velden aan een formulier 57 Het wisselen van velden met Tab 57 Het verplaatsen van velden en objecten op formulieren 58 Het instellen van het veld- en objectgrootte 58 Het wissen van velden uit een formulier 58 Het aanpassen van formulierlay-outs Hoofdstuk 7 65 Het gebruik van tabelweergave 65 Over tabelweergave 66 Het selecteren van records in tabelweergave 66 Het maken van records in tabelweergave 67 Het bewerken van records in tabelweergave 68 Het dupliceren van records in tabelweergave 68 Het wissen van records in tabelweergave 69 Het sorteren van records 69 Het werken met velden en kolommen in tabelweergave 73 Het samenvatten van kolomgegevens 4 Inhoudsopgave

5 Hoofdstuk 8 75 Het gebruik van rasterweergave 75 Over rasterweergave 76 Het tegelijkertijd bekijken van een raster en een formulier 76 Het weergeven van raster weergave-items 77 Het instellen van opties voor rasterweergave 77 Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergave-items 77 Het werken met bibliotheek mappen in rasterweergave Hoofdstuk 9 79 Het gebruik van velden 79 Over velden 82 Het maken van velden 91 Het navigeren naar gekoppelde records 92 Het gebruik van het veldenvenster 94 Het werken met lijstvelden 99 Het werken met gekoppelde gegevensvelden 102 Het werken met mediavelden 105 Het werken met gecodeerde velden 107 Het werken met locatievelden Hoofdstuk Het importeren, exporteren en afdrukken 110 Over komma-gescheiden (CSV) en tab-gescheiden (TAB) bestanden 112 Het importeren van informatie in Bento 118 Het exporteren van informatie vanuit Bento 124 Het afdrukken van informatie Hoofdstuk Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie 132 Over Bento reservekopieën 133 Het gebruik van de reservekopieherinnering 133 Het wijzigen van de reservekopieherinnering 134 Het maken van een reservekopie 134 Het herstellen vanaf een reservekopie 135 Het gebruik van Time Machine met Bento Hoofdstuk Het synchroniseren 137 Het synchroniseren van informatie tussen uw Mac en uw apparaten Appendix A 143 Sneltoetsen Appendix B 147 Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento 147 Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento 4 Index 151 Inhoudsopgave 5

6 6 Inhoudsopgave

7 Welkom bij Bento Bento helpt u bij het organiseren van uw informatie met de kracht van een database zonder complexiteit. Bento is een eenvoudig te gebruiken database die contacten, taken en andere informatie beheert die voor u belangrijk zijn. Omdat Bento een database is, kunt u gegevensrelaties samenstellen en uw gegevens op meer manieren presenteren dan dat u dit in een spreadsheet zou kunnen. Bento voegt al uw belangrijke informatie samen op één plaats, voor een optimale organisatie. U kunt uw contacten ermee beheren, evenementen coördineren, projecten volgen, taken prioriteren, en nog veel meer. 7

8 Het beheer van gegevens in bibliotheken Bento is voorzien van meer dan 30 bibliotheeksjablonen om het maken van bibliotheken voor u gemakkelijk te maken. U kunt een Onkostenbibliotheek maken om informatie over uitgaven bij te houden en een Planning van gebeurtenissen bibliotheek om informatie over uw reisclubgebeurtenissen bij te houden. 8 Voorwoord

9 Bento biedt een Projectenbibliotheek, zodat u projecten voor uw reisclub kunt beheren. Bibliotheken Velden Het importeren van gegevens uit andere programma's Hoe voegt u uw uitgavenspreadsheet aan Bento toe? Maak een bibliotheek door gegevens uit een ander programma te importeren, of importeer gegevens in een bibliotheek die u al hebt gemaakt. Bewaar uw spreadsheet als een komma-gescheiden (.csv), tab-gescheiden (.tab), Numbers- of Excelbestand en importeer het bestand vervolgens in Bento. Bento maakt de benodigde velden om uw gegevens in te bewaren en maakt records voor iedere gegevensrij in het bestand. Voorwoord 9

10 Importeren van spreadsheetgege vens in een Bento-bibliotheek. Het maken van verzamelingen U hebt een team van medewerkers waarmee u samenwerkt aan uw volgende reisclubevent. Al uw teamleden staan in de Bento Adresboekbibliotheek maar u wilt liever een kleinere groep aanmaken die alleen uit uw teamleden bestaat. U wilt dat deze groep niet de rest van de contacten uit de Adresboekbibliotheek bevat. U wilt een verzameling maken. Het maken van een verzameling is net zo eenvoudig als het maken van een groep in Adresboek of een afspeellijst in itunes. Open in Bento de Adresboekbibliotheek in 10 Voorwoord

11 tabelweergave. Selecteer de records van de teamleden en kies de optie Nieuwe verzameling uit de selectie of sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster. Sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster Geef de verzameling de naam Teamleden. Bento maakt nu de verzameling Teamleden. Voorwoord 11

12 Het maken van relaties Bento maakt het gemakkelijk om de bibliotheken met informatie te verbinden met behulp van gekoppelde gegevensvelden. Stel dat u bijvoorbeeld de uitgaven per teamlid wilt bijhouden. Om een gekoppeld gegevensveld te maken, sleept u Teamleden naar het formulier Onkosten. 12 Voorwoord

13 U kunt een gekoppeld gegevensveld maken dat de uitgaven voor elk teamlid toont. Sleep Onkosten naar het formulier Teamleden. Voorwoord 13

14 Over dit document De volgende tabel geeft u een overzicht van waar u de informatie in dit document kunt vinden. Voor informatie over Zie De functies van Bento Hoofdstuk 1, Overzicht van Bento op pagina 17 Het gebruik van bibliotheken voor het beheer van uw informatie Het gebruik van de adresboekbibliotheek voor het weergeven van gegevens uit het Mac OS- Adresboekprogramma Het migreren van bestaande Adresboek, ical en iphoto bibliotheken Het maken van een deelverzameling van records uit een bibliotheek Het bekijken van gegevens per record, het maken van formulieren, het wijzigen van de lay-out van formulieren en het toevoegen van nieuwe velden aan formulieren Het bekijken van alle records in een bibliotheek of verzameling in een tabel Het gebruik van mediavelden en bibliotheek mappen in rasterweergave Alle veldtypen die Bento biedt en het gebruik van het veldenvenster Het delen van gegevens door importeren, exporteren en afdrukken Het maken van een reservekopie van uw Bentogegevens Het synchroniseren van gegevens tussen Bento voor Mac en uw apparaat Hoofdstuk 2, Het gebruik van bibliotheken op pagina 29 Hoofdstuk 3, Het gebruik van de Adresboekbibliotheek op pagina 37 Hoofdstuk 4, Het migreren van de ical-, iphotoen Adresboekbibliotheken op pagina 41 Hoofdstuk 5, Het gebruik van verzamelingen op pagina 45 Hoofdstuk 6, Het gebruik van formulierweergave op pagina 51 Hoofdstuk 7, Het gebruik van tabelweergave op pagina 65 Hoofdstuk 8, Het gebruik van rasterweergave op pagina 75 Hoofdstuk 9, Het gebruik van velden op pagina 79 Hoofdstuk 10, Het importeren, exporteren en afdrukken op pagina 109 Hoofdstuk 11, Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie op pagina 131 Hoofdstuk 12, Het synchroniseren op pagina 137 Het gebruik van sneltoetsen Appendix A, Sneltoetsen on page 143 Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento Appendix B, Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento on page 147 Hulpbronnen om meer te weten te komen Raadpleeg onderstaande hulpbronnen om het meeste uit Bento te halen. Gebruikershandleiding Gebruikershandleiding bij Bento is een PDF-document dat uitgebreide informatie biedt over het gebruik van Bento. 14 Voorwoord

15 De gebruikershandleiding opent u als volgt: Kies Help > Gebruikershandleiding bij Bento. Onscreen helpfunctie Om de helpfunctie binnen Bento te openen, kiest u Help > Bento Help. U kunt de inhoudsopgave doorbladeren om een specifiek onderwerp te vinden of door een vraag in het zoekveld in te voeren. Videohandleiding Bekijk de videohandleiding voor een demonstratie van wat u met Bento kunt doen. Naar de videohandleiding gaat u als volgt: Kies Help > Videohandleiding en volg de instructies. Bento Forum Bezoek het Bento forum om technische ondersteuning en tips te krijgen, problemen te rapporteren en met anderen te delen hoe u Bento gebruikt. Naar het Bento forum gaat u als volgt: Kies Help > Bento Forum. Bento Template Exchange Bezoek de website Bento Template Exchange om uw eigen sjablonen te uploaden en om sjablonen van andere Bento-gebruikers te downloaden. Naar de Bento Template Exchange gaat u als volgt: Kies Help > Bento Template Exchange. Note U kunt uw sjablonen ook direct vanuit Bento uploaden. Zie Sjablonen uploaden naar de Bento Template Exchange op pagina 120. Bento voor iphone en Bento voor ipad Bezoek de Bento product website voor informatie over de functies van Bento voor iphone en Bento voor ipad. Informatie over Bento voor iphone en Bento voor ipad ziet u als volgt: Kies Help > Bento voor iphone, ipod touch en ipad. Voorwoord 15

16 Technische ondersteuning Bekijk de service- en ondersteuningsinformatie om meer over de ondersteuningsmogelijkheden te weten te komen die beschikbaar zijn voor Bentogebruikers. De informatie over service en ondersteuning bekijkt u als volgt: Kies Help > Service en ondersteuning. 16 Voorwoord

17 Overzicht van Bento 1 Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de functies van Bento. Dit hoofdstuk is een beschrijving van wat u ziet wanneer u begint met het gebruik van Bento. Het introduceert het Welkomstvenster en beschrijft de secties van het hoofdvenster van Bento, inclusief het bibliothekenvenster, het veldenvenster en het gebied met records, waar u uw informatie in tabel-, formulier-, raster- of gedeelde weergave kunt weergeven. Welkomstvenster Wanneer u Bento voor de eerste keer opent, gebruikt u de Thuisdialoog om informatie te bekijken over Bento en om uw eerste bibliotheek te maken. Bekijk de videodemonstratie van Bento om te zien hoe eenvoudig het te gebruiken is. Bento gebruikt bibliotheken om informatie op te slaan. Een manier om te beginnen met het gebruik van Bento is door een bibliotheek te maken. Wanneer u het Welkomstvenster hebt voltooid, klikt u op deze knop om te beginnen met het gebruik van Bento. Als u besluit dat u het Welkomstvenster niet meer nodig hebt, schakelt u het selectievakje Toon deze dialoog bij het opstarten uit. 17

18 Hoofdvenster van Bento Het hoofdvenster van Bento bevat twee hoofdsecties: Het linkerdeel van het hoofdvenster bevat het bibliothekenvenster (dat het Apparatengedeelte en het gedeelte Gedeeld kan weergeven) en het Veldenvenster. Het rechterdeel van het hoofdvenster geeft de records in Bento weer. U kunt recordgegevens weergeven in tabelweergave, formulierweergave, rasterweergave of gedeelde weergave. Bibliothekenvenster Gebied met records Veldenvenster 18 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

19 Standaard worden beide delen van het hoofdvenster van Bento weergegeven. Om het bibliothekenvenster en het veldenvenster te verbergen, kiest u Weergave > Verberg bibliotheken- en veldenvenster. Bibliothekenvenster Het bibliothekenvenster geeft de bibliotheken en verzamelingen weer die zich in Bento bevinden. Een bibliotheek categoriseert gegevens op inhoud. Bento voorziet u standaard van enkele bibliotheken. De Projectenbibliotheek, die gegevens bewaart over projecten, is een voorbeeldbibliotheek met voorbeeldgegevens. U kunt bibliotheken maken om andere gegevenscategorieën te bewaren. U kunt een groep bibliotheken rangschikken binnen een map. Klik op Nieuwe bibliotheek om een bibliotheek toe te voegen aan het bibliothekenvenster. Zie Hoofdstuk 2, Het gebruik van bibliotheken op pagina 29. Adresboekbibliotheek icalgebeurtenissenbibliotheek ical-opdrachtenbibliotheek Verzameling van icalgebeurtenissen Projectenbibliotheek Verzameling van records uit Projecten Nieuwe verzameling Nieuwe bibliotheek Een verzameling is een set records uit een bibliotheek. Een verzameling is gelijk aan een groep in het Adresboekprogramma of aan een afspeellijst in itunes. Een verzameling bevat records uit de bovenliggende bibliotheek. Een record uit de bibliotheek kan zich in meer dan één verzameling van deze bibliotheek bevinden. Een persoon kan bijvoorbeeld zowel een vriend als een collega zijn. Als u een verzameling hebt met als titel Vrienden en een andere met als titel Collega's, kunt u het contactrecord van deze persoon in beide verzamelingen in de Adresboekbibliotheek toevoegen. Klik op Nieuwe verzameling om een verzameling toe te voegen aan het bibliothekenvenster. Zie Hoofdstuk 5, Het gebruik van verzamelingen op pagina 45. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 19

20 Tip Als u het formaat van de pictogrammen en tekst in het bibliothekenvenster wilt wijzigen, kiest u Bento > Voorkeuren. Voor Bibliothekenvenster tekst selecteert u Klein of Groot. Verzamelingen Maak een verzameling wanneer u een deelverzameling van de records uit een bibliotheek wilt. Er zijn twee soorten verzamelingen: Verzamelingen worden gemaakt door records uit de bibliotheek toe te voegen aan een nieuwe verzameling. Het maken van een verzameling is net zo gemakkelijk als het maken van een afspeellijst in itunes. Selecteer de records uit de bibliotheek en gebruik de optie Nieuwe verzameling uit de selectie of sleep de geselecteerde records naar het bibliothekenvenster. Slimme verzamelingen worden gemaakt op basis van de criteria die u instelt. Records die voldoen aan de opgegeven criteria verschijnen in de slimme verzameling. Gebruik Geavanceerd zoeken om een slimme verzameling te maken. Zie Hoofdstuk 5, Het gebruik van verzamelingen op pagina 45. Het maken van bibliotheken Bento heeft meer dan 30 bibliotheeksjablonen, die het voor u eenvoudig maken om nieuwe informatiebibliotheken te maken. Een sjabloon definieert de informatievelden die worden gebruikt in elk bibliotheekrecord. Deze kunt u wijzigen afhankelijk van uw behoeften. Selecteer het bibliotheeksjabloon dat het best past bij de gegevenscategorie die u wilt bewaren. 20 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

21 Zie Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen op pagina 30. Apparatengedeelte Het apparatengedeelte van het bibliothekenvenster houdt bij hoeveel (tot twee) apparaten er op het moment verbonden zijn met Bento. Het apparatengedeelte is verborgen wanneer er geen apparaten verbonden zijn. Zie Hoofdstuk 12, Het synchroniseren op pagina 137. Gedeelte Gedeeld Het gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster geeft de bibliotheken weer die gedeeld worden via een lokaal netwerk (in hetzelfde subnet). Om het gedeelte Gedeeld te verbergen, deselecteert u de optie Zoeken naar gedeelde Bento databases in de Bento Voorkeuren. Zie Het delen van uw Bento-database op pagina 33. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 21

22 Gebied met records Aan de rechterkant van het hoofdvenster van Bento kunt u de in Bento opgeslagen informatie weergeven in tabel-, formulier-, raster- of gedeelde weergave. Tabelweergave toont de informatie van een gehele bibliotheek of verzameling in een spreadsheet-achtige tabel, waarbij elke rij in de tabel een record uit de bibliotheek voorstelt. Formulierweergave toont de velden uit één record tegelijk, in een lay-out die u kunt aanpassen met prachtige thema's. Rasterweergave toont de mediavelden en formulierminiaturen van een geselecteerde bibliotheek of verzameling in een rasterlay-out. Gedeelde weergave geeft het geselecteerde record tegelijkertijd weer in formulier- en tabelweergave of formulier- en rasterweergave. Tabelweergave toont elk record als een rij in een tabel. Formulierweergave toont de velden van één record. Gedeelde tabel- en formulierweergave laat u tegelijkertijd een record als een rij in een tabel en in een pagina-achtig formaat bekijken. Rasterweergave toont mediavelden of formulierminiaturen in de geselecteerde bibliotheek. 22 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

23 Tabelweergave Om de informatie van een complete bibliotheek of verzameling in een spreadsheetachtige tabel te bekijken, gebruikt u tabelweergave. In tabelweergave kunt u op veel verschillende manieren met uw records werken. Enkele voorbeelden: Het selecteren van de kolommen (velden) die u wilt tonen. Het rangschikken van de kolomen in elke willekeurige volgorde. Het sorteren van records door een specifieke kolom te selecteren. Het analyseren van gegevens door middel van een samenvattingsrij. Zie Hoofdstuk 7, Het gebruik van tabelweergave op pagina 65. Formulierweergave Om uw informatie per record te bekijken, gebruikt u formulierweergave. In formulierweergave kunt u meerdere formulieren voor elke verzameling of bibliotheek maken met voor elk van de formulieren een andere naam. U kunt bijvoorbeeld een formulier in de Projectenbibliotheek maken om een planning weer te geven en mijlpalen bij te houden. U kunt formulieren op veel manieren aanpassen. Enkele voorbeelden: Het selecteren van de velden die u wilt tonen. Het rangschikken van de velden op het formulier. Het wijzigen van het formaat van de velden. Het veranderen van het uiterlijk van het formulier door middel van thema's. Het toevoegen van een koptekst en logo. Zie Hoofdstuk 6, Het gebruik van formulierweergave op pagina 51. Rasterweergave Gebruik rasterweergave om de mediavelden en formulierminiaturen in een geselecteerde bibliotheek of verzameling te bekijken. In rasterweergave kunt u op diverse manieren werken met miniaturen van mediavelden en formulieren (rasterweergave-items). Enkele voorbeelden: Het filteren van rasterweergave-items. Het instellen en wijzigen van labels van rasterweergave-items. Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergave-items. Zie Hoofdstuk 8, Het gebruik van rasterweergave op pagina 75. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 23

24 Gedeelde weergave Om het geselecteerde record tegelijkertijd in formulier- en tabelweergave of tegelijkertijd in formulier- en rasterweergave te bekijken, gebruikt u gedeelde weergave. Formulierthema's Bento bevat een assortiment prachtige thema's die u in uw formulieren kunt gebruiken. Elk thema bevat op elkaar afgestemde kleuren, lettertypen en tekstattributen. U kunt gemakkelijk op elk willekeurig moment het thema van een formulier veranderen. Zie Het aanpassen van formulierlay-outs op pagina Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

25 Navigatiebalk De navigatiebalk bevat enkele regelaars die u helpen om informatie weer te geven in Bento. Klik op om de records in tabelweergave te zien. Klik op om de records in rasterweergave te zien. Klik op één van de formulierweergaveknoppen om de records per stuk in een pagina-achtig overzicht te bekijken. In het onderstaande voorbeeld zijn er twee formulierweergaveknoppen: Overzicht en Details. U kunt zoveel formulierweergaven hebben als u wilt. Klik op om over te schakelen van tabel- of formulierweergave naar gedeelde weergave. Klik op om van rasterweergave over te schakelen naar gedeelde weergave. Met de knoppen Vorig record en Volgend record (de knoppen met een pijl) kunt u door de records in een bibliotheek of verzameling bladeren. Option-klik op de knop Vorig record om naar het eerste record te gaan. Optionklik op de knop Volgend record om naar het laatste record te gaan. Volgend record Vorig record Klik hier voor Geavanceerd zoeken Zoekveld Rasterweergave Tabelweergave Formulierweergaveknoppen Nieuw formulier Formulier wissen Toon of verberg gedeelde weergave Zoekveld en Geavanceerd zoeken Gebruik het zoekveld voor een eenvoudige zoekopdracht naar tekst in alle veldtypen behalve media, gekoppelde gegevens, bestandenlijst, berichtenlijst, eenvoudige lijst en gecodeerd. Opmerking U kunt in gecodeerde velden zoeken indien ze ontgrendeld zijn. Gebruik Geavanceerd zoeken om een set van overeenkomende records te vinden door de zoekwaarden en criteria voor specifieke velden te definiëren. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 25

26 Het zoekveld gebruikt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling. 2 Voer een tekstregel in het zoekveld in. Bento doorzoekt alle hiervoor geschikte velden van de geselecteerde bibliotheek of verzameling. Bento laat u weten hoeveel records overeenkomen met de zoekopdracht en werkt het huidige overzicht bij om de overeenkomende records weer te geven voor die velden die geselecteerd zijn in de tabelweergave of toegevoegd zijn aan een formulier in formulierweergave. 1. Voer M in en het resultaat is 30 records. 2. Voer Ma in en het resultaat is 15 records. 3. Voer Mar in en het resultaat is 9 records. 4. Voer Mary in en het resultaat is 3 records. 26 Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

27 Geavanceerd zoeken gebruikt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling. 2 In het zoekveld, klikt u op en selecteert u Geavanceerd zoeken of u drukt op Command-F. 3 Specificeer wat u wilt zoeken. U kunt criteria toevoegen of verwijderen indien nodig. Wanneer u zoekt in een locatieveld, zorg er dan voor dat u de richting invoert (Noord, Zuid, Oost of West. Anders gaat Bento uit van Noord als de breedtegraad en Oost als de lengtegraad). 4 Klik op Zoek. Bento voert de zoekopdracht uit en geeft de overeenkomende records weer. Klik op Bewaar om de overeenkomende records als een slimme verzameling op te slaan. Zie Over slimme verzamelingen op pagina 47. Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento 27

28 Om Geavanceerd zoeken te sluiten, klikt u op X naast Geavanceerd zoeken of drukt u op Command-F. Wanneer u Geavanceerd zoeken sluit, toont Bento alle records. Veldenvenster Het veldenvenster aan de linkerkant van het hoofdvenster van Bento geeft de velden weer die gedefinieerd zijn voor de geselecteerde bibliotheek of verzameling. Gebruik in tabelweergave het veldenvenster om te selecteren welke kolommen er moeten worden getoond. Gebruik in een formulierweergave het veldenvenster om velden aan het huidige formulier toe te voegen door een veldnaam met naar het formulier te slepen. In gedeelde weergave geeft het veldenvenster de velden aan die kunnen worden toegevoegd aan het huidige formulier of die kunnen worden weergegeven in tabelweergave. In tabelweergave In formulierweergave Het veld bevindt zich al op het huidige formulier. Velden met aangevinkte selectievakjes worden reeds als kolommen in de tabelweergave getoond. Selecteer een niet aangevinkt selectievakje om het als een kolom in tabelweergave te tonen. Adressubvelden kunnen niet afzonderlijk aan het formulier worden toegevoegd. Sleep het veld om het aan het huidige formulier toe te voegen. Zie Het gebruik van het veldenvenster op pagina Hoofdstuk 1 Overzicht van Bento

29 Het gebruik van bibliotheken 2 In Bento gebruikt u bibliotheken om uw informatie te organiseren. U kunt de bibliotheken gebruiken die Bento aanbiedt en u kunt uw eigen bibliotheken maken door middel van sjablonen. U kunt uw gehele database of geselecteerde bibliotheken delen met maximaal vijf gebruikers via een lokaal netwerk. U kunt ook bibliotheken maken om uw informatie te bewaren: Door het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek te gebruiken. Door bestaande informatie te importeren uit tekstbestanden met door een komma gescheiden waarden (csv), tekstbestanden met door een tab gescheiden waarden (tab), Numbers of Excel of door een bibliotheeksjabloonbestand te gebruiken. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u bibliotheken kunt gebruiken om uw informatie te organiseren, beheren en delen. Over bibliotheken Bento bewaart informatie in bibliotheken. Bibliotheken worden samengesteld uit records en ze worden gedefinieerd door de velden in de records. Bijvoorbeeld: In de standaard Projectenbibliotheek zijn records samengesteld uit velden die nuttig zijn voor het beheren van projecten, zoals velden voor de projectstatus, start- en einddatums en teamlidinformatie. Bento heeft enkele manieren voor u om de records van een bibliotheek te bekijken: Formulierweergave toont de velden van één record. Elke pagina toont één record tegelijk, bijvoorbeeld één enkel contactpersonenrecord in de Adresboekbibliotheek. U kunt meer dan één weergave voor de bibliotheek hebben. Zie Hoofdstuk 6, Het gebruik van formulierweergave op pagina

30 Tabelweergave toont de records in een tabel, bijvoorbeeld een lijst van contactpersonen in de Adresboekbibliotheek. Elke rij in de tabel vertegenwoordigt één record in de bibliotheek. Zie Hoofdstuk 7, Het gebruik van tabelweergave op pagina 65. Rasterweergave toont in één oogopslag de mediavelden en formulierminiaturen van een geselecteerde bibliotheek of verzameling. Zie Hoofdstuk 8, Het gebruik van rasterweergave op pagina 75. Gedeelde weergave toont tegelijkertijd een record in formulier- en tabelweergave of rasterweergave. De rest van dit hoofdstuk beschrijft hoe u bibliotheken kunt maken, gebruiken en delen: U kunt uw eigen bibliotheken maken door bibliotheeksjablonen te gebruiken. Zie het volgende gedeelte: Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen op pagina 30. U kunt een bibliotheek maken door uw eigen gegevens te importeren. Zie Het importeren van informatie in Bento op pagina 112. U kunt uw bibliotheken delen met maximaal vijf andere Bento-gebruikers via uw lokale netwerk. Zie Het delen van uw Bento-database op pagina 33. Het maken van een bibliotheek door middel van de Bentosjablonen Denk voordat u een bibliotheek maakt na over het type informatie dat u wilt beheren met de bibliotheek. Wilt u schema's en datums beheren? Wilt u contactinformatie beheren? Bent u op zoek naar een manier om taken en opdrachten samen te brengen in een gebeurtenissenplanner? Of wilt u een lijst van zaken beheren, zoals inventarisof apparatuurlijsten? Bento bevat bibliotheeksjablonen die de velden aanmaken om specifieke informatie te beheren. Deze sjablonen passen ook vooraf ontworpen thema's toe op de formulierweergaves. Door de bibliotheeksjabloon te selecteren die het best past bij het type informatie dat u wilt beheren, maakt u sneller de bibliotheek die u nodig hebt. Wanneer u geen sjabloon kunt vinden voor de informatie die u wilt bewaren, kunt u het sjabloon Leeg gebruiken en uw eigen bibliotheek maken. Nadat u een bibliotheek vanuit een sjabloon hebt gemaakt, kunt u de formulierweergave aanpassen door velden toe te voegen of te verwijderen en door het thema te wijzigen. Tip Hebt u al informatie uit een ander programma en wilt u deze gebruiken ibento, zie dan Het importeren van informatie in Bento op pagina Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

31 Een bibliotheek maken door middel van de Bento-sjablonen doet u als volgt: 1 Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek uit sjabloon. 2 Selecteer in het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek een sjablooncategorie in de linkerkolom en selecteer dan een sjabloon. Selecteer Leeg als geen van de sjablonen aan uw behoeften voldoet. U kunt met de lege bibliotheek alle velden zelf maken. Wanneer u de contactpersonensjabloon selecteert, kan Bento uw gegevens uit de Adresboekbibliotheek importeren. 3 Voer een naam in voor uw bibliotheek en klik op Kies. Bento maakt de bibliotheek en opent deze in formulierweergave. Wanneer u een ander sjabloon dan het sjabloon Leeg hebt geselecteerd, bekijkt u de velden die gedefinieerd zijn voor uw nieuwe bibliotheek. Wanneer u tevreden bent met de velden en formulierweergaves in uw nieuwe bibliotheek, kunt u records toevoegen en informatie invoeren. Zie Het bewerken van records in formulierweergave op pagina 52. Wanneer u extra velden nodig hebt, kunt u de bibliotheek aanpassen door velden toe te voegen. Zie Het toevoegen van velden aan een formulier op pagina 57. Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken 31

32 Wanneer er velden gedefinieerd zijn voor informatie die u niet nodig hebt, wist u deze velden. Zie Het wissen van velden uit een formulier op pagina 58. Wanneer u de lay-out van de velden op de formulierweergave wilt wijzigen, zie dan Het aanpassen van formulierlay-outs op pagina 58. Wanneer u de lay-out van de formulierweergave wilt wijzigen, kunt u een ander thema selecteren. Zie Het aanpassen van formulierlay-outs op pagina 58. Het maken van een nieuwe lege bibliotheek U kunt snel aan de slag door een lege bibliotheek te maken en vervolgens gegevens toe te voegen zoals u ook in een spreadsheet zou doen. Een nieuwe lege bibliotheek maakt u als volgt: 1 Kies Bestand > Nieuwe lege bibliotheek. Bento maakt een bibliotheek met een standaardnaam en opent deze in tabelweergave. Bento maakt een leeg record voor u aan. U kunt gegevens aan dit record toevoegen (zie Het maken van records in tabelweergave op pagina 66) of u kunt het record wissen (zie Het wissen van records uit een bibliotheek op pagina 36). 2 Dubbelklik op de bibliotheeknaam om deze te hernoemen. 3 Klik op de geselecteerde cel om te beginnen met het invoeren of plakken van gegevens. Zie Het bewerken van records in tabelweergave op pagina 67 en Het kopiëren en plakken van gegevens in tabelweergave op pagina 67. Opmerking Beschikt u al over informatie uit een ander programma die u wilt toevoegen aan Bento, maak dan een bibliotheek en records in deze bibliotheek door uw informatie te importeren. Zie Het importeren van informatie in Bento op pagina 112. Het wijzigen van het bibliotheekpictogram Elke bibliotheek heeft zijn eigen pictogram. U kunt van elke bibliotheek die u maakt het pictogram wijzigen. Opmerking U kunt in Bento geen eigen pictrogram maken. Een bibliotheekpictogram wijzigt u als volgt: 1 Control-klik in het bibliothekenvenster op de bibliotheek die u wilt veranderen. 2 Selecteer Kies een bibliotheekpictogram. 3 Klik eerst op een pictogram en dan op OK. 32 Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

33 Het delen van uw Bento-database U kunt uw Bento-database tegelijkertijd met maximaal vijf andere Bento-gebruikers delen via een lokaal netwerk (in hetzelfde subnet). Om te kunnen delen is de huidige versie van Bento vereist op elke computer die een database deelt of zoekt naar gedeelde databases. U kunt gegevens of een sjabloon exporteren uit een gedeelde bibliotheek. Zie voor meer informatie Het exporteren van informatie vanuit Bento op pagina 118. Als u Bento voor de eerste keer start, zijn uw bibliotheken klaar om te worden gedeeld. U besluit op dat moment of u de gehele database wilt delen of alleen geselecteerde bibliotheken. Uw database delen met andere Bento-gebruikers doet u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Kies Deel mijn Bento database. 4 Selecteer Deel gehele database of Deel geselecteerde bibliotheken en selecteer dan de bibliotheken die u wilt delen. 5 (Optioneel) Voer een andere naam in voor de gedeelde database. Dit is de naam die verschijnt op de computer van andere gebruikers (wanneer deze hebben ingesteld om te zoeken naar gedeelde databases op uw netwerk). 6 Wanneer u andere gebruikers wilt toestaan veranderingen aan te brengen in de gedeelde database, selecteer dan het selectievakje Anderen toestaan om uw gegevens te wijzigen. Als een gedeelde database niet mag worden gewijzigd, zien gebruikers cursieve veldlabels en als ze de cursor over de velden bewegen. Gebruikers die uw gedeelde database bekijken, kunnen geen velden maken of wissen of veranderingen aanbrengen in de lay-out van formulieren. Wanneer u bepaalde soorten wijzigingen in de database aanbrengt, terwijl deze wordt gedeeld (velden, verzamelingen of mappen maken; mappen wissen; veldopties of de databasenaam wijzigen), worden gebruikers gevraagd de verbinding met de database te verbreken en daarna weer verbinding te maken om ervoor te zorgen dat ze over de recentste versie beschikken. 7 Indien u wilt dat gebruikers op andere computers de gedeelde database kunnen zien, moet Bento geopend blijven op uw computer. Wanneer u Bento stopt, wordt uw database niet langer meer gedeeld. Belangrijk Gebruikers die een gedeelde database bewerken, kunnen hun wijzigingen niet meer ongedaan maken zodra ze het bewerkte veld verlaten door buiten het veld te klikken of op Tab te drukken. Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken 33

34 Om de verbinding met een gedeelde database te verbreken, klikt u op gedeelde database. Het delen van een database uitschakelen U kunt het delen van de database uitschakelen om te voorkomen dat andere gebruikers op het lokale netwerk uw database zien. Het delen van de database schakelt u als volgt uit: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Deselecteer het selectievakje Deel mijn Bento database. Het zoeken naar gedeelde databases naast de Wanneer uw computer via een lokaal netwerk is verbonden met andere computers, kunt u zoeken naar databases die worden gedeeld. Gedeelde databases zoeken in uw lokale netwerk doet u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Selecteer Zoeken naar gedeelde Bento databases. Alle gedeelde databases verschijnen in het gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster. Het instellen van een wachtwoord voor een gedeelde database Indien u alleen een selecte groep gebruikers toegang wilt verlenen tot uw database, dan kunt u gebruikers verplichten een wachtwoord in te voeren voordat ze uw gedeelde items kunnen bekijken. We noemen dit het gedeelde wachtwoord. Dit wachtwoord is niet hetzelfde als het database wachtwoord. Zie voor meer informatie over het database wachtwoord Het instellen van een wachtwoord voor uw Bentodatabase op pagina 105. Het gedeelde wachtwoord stelt u als volgt in: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik boven aan het venster op Delen. 3 Selecteer Gedeeld wachtwoord vereist en voer dan een wachtwoord in. 34 Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

35 Het openen van een gedeelde database met wachtwoordbescherming Gedeelde databases met wachtwoordbescherming worden aangegeven met het bibliothekenvenster in Een gedeelde database met wachtwoordbescherming opent u als volgt: 1 Selecteer een gedeelde database met wachtwoordbescherming. 2 Voer in het dialoogvenster het gedeeld wachtwoord in dat is ingesteld door de eigenaar van de gedeelde database. Het werken met gedeelde gecodeerde velden Gebruikers kunnen toegang krijgen tot gecodeerde velden in gedeelde databases. Hiertoe moeten ze eerst het gedeeld wachtwoord (indien ingesteld) en dan het database wachtwoord invoeren voor de gedeelde database. Zie voor meer informatie over het database wachtwoord Het instellen van een wachtwoord voor uw Bentodatabase op pagina 105. Gebruikers kunnen gegevens in gedeelde, gecodeerde velden vergrendelen en ontgrendelen. Zie voor meer informatie Het vergrendelen en ontgrendelen van gegevens in gecodeerde velden op pagina 106. Het groeperen van bibliotheken U kunt een groep bibliotheken rangschikken binnen een map. Een bibliotheek map maakt u als volgt: 1 Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek map. Er wordt een naamloze map gemaakt in het bibliothekenvenster boven de momenteel geselecteerde bibliotheek of map. 2 Voer een nieuwe naam in voor de map en druk op Return. Een bibliotheek aan een bibliotheek map toevoegen doet u als volgt: Selecteer de bibliotheek en sleep deze naar de gewenste bibliotheek map. Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken 35

36 Het wissen van records uit een bibliotheek U kunt één of meerdere records uit een bibliotheek wissen. Het eenvoudigst is het om meerdere records te wissen in tabelweergave. Records wissen uit een bibliotheek doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek. 2 Selecteer de records, en kies vervolgens Records > Record wissen (of gebruik Command-Delete). Het wissen van meerdere records tegelijk, doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek. 2 In tabelweergave, Command-klik of Shift-klik de records die u wilt wissen, en kies vervolgens Records > Geselecteerde records wissen (of gebruik Command-Delete). Opmerking Wanneer u op Command-Delete drukt, worden de records permanent gewist, zowel uit de bibliotheek als uit elke verzameling en gekoppeld gegevensveld waarin ze worden weergeven. Het wissen van een bibliotheek Een bibliotheek wist u als volgt: Selecteer de bibliotheek en druk op de Delete-toets. Wanneer u op Delete drukt, worden de bibliotheek en alle records in de bibliotheek gewist. Alle gekoppelde gegevensvelden in andere bibliotheken gebaseerd op deze bibliotheek worden ook gewist. 36 Hoofdstuk 2 Het gebruik van bibliotheken

37 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek 3 De Adresboekbibliotheek geeft contactinformatie weer uit het Mac OS- Adresboekprogramma. Het is dus niet nodig om uw contactinformatie opnieuw in te voeren. Voer nieuwe contacten in het Adresboekprogramma of in Bento in en de informatie verschijnt in beide programma's. Opmerking De Bento Adresboekbibliotheek wordt niet gesynchroniseerd met Bento voor ipad. Om in Bento 4 voor ipad met uw adresboekgegevens te kunnen werken, moet u uw Adresboekbibliotheek naar een nieuwe Contactpersonenbibliotheek migreren en vervolgens de nieuwe Contactpersonenbibliotheek synchroniseren met Bento 4 voor ipad. Zie voor meer informatie Adresboekbibliotheek migreren op pagina 42. Over de Adresboekbibliotheek Wanneer u Bento de adresboekbibliotheek laat weergeven, zal Bento de contactinformatie en groepen uit het Mac OS-Adresboekprogramma weergeven. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in records in de Bento Adresboekbibliotheek, werkt u ook de records bij in het Adresboekprogramma. Wanneer u een record in de Adresboekbibliotheek toevoegt, wordt het aan het Adresboekprogramma toegevoegd. Wanneer u een record uit de Adresboekbibliotheek wist, wordt het ook uit het Adresboekprogramma gewist. Voor elke groep die u maakt in het Adresboekprogramma, maakt Bento een verzameling in de Adresboekbibliotheek. Voor elke verzameling die u maakt in de Adresboekbibliotheek, maakt het Adresboekprogramma een groep. Wanneer u een verzameling uit de Adresboekbibliotheek wist, wordt de bijbehorende groep in het Adresboekprogramma eveneens gewist. Omgekeerd geldt dat als u een groep uit het Adresboekprogramma wist, dat de bijbehorende verzameling in de Adresboekbibliotheek eveneens wordt gewist. 37

38 Opmerking Wanneer u met de contactpersonensjabloon een nieuwe bibliotheek maakt, kunt u ervoor kiezen om Bento uw gegevens uit de Adresboekbibliotheek te laten importeren. De Adresboekbibliotheek geeft contactinformatie uit het Adresboekprogramma weer. Adresboekgroepen worden weergegeven als verzamelingen in Bento. Het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma Het weergeven van de Adresboekbibliotheek is optioneel. Adresboekgegevens kunt u in Bento als volgt weergeven of verbergen: 1 Kies in Bento Bestand > Adresboek en ical setup (bestaande Bentogebruikers) of Bestand > Adresboek setup (nieuwe Bento-gebruikers). 2 Doe een van de volgende dingen: Selecteer het selectievakje Adresboekgegevens in Bento weergeven Deselecteer het selectievakje Adresboekgegevens in Bento weergeven. 38 Hoofdstuk 3 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek

39 Opmerking Indien u het weergeven van de adresboekgegevens uitschakelt, wordt de Adresboekbibliotheek uit Bento verwijderd. Wanneer u gekoppelde gegevensvelden hebt op basis van de Adresboekbibliotheek, worden deze gekoppelde gegevensvelden gewist. Ook worden alle velden die in Bento voor de Adresboekbibliotheek gemaakt zijn, gewist. Bento Adresboekvelden die het Adresboekprogramma bijwerken De volgende velden in de Adresboekbibliotheek werken informatie in het Adresboekprogramma bij. Adres: Thuis, Werk, Ander Adresboek Verjaardag Bedrijfsnaam Afdeling adres: Thuis, Werk, Ander adresboek Voornaam Startpagina IM-account: Thuis, Werk, Ander IM Accountlijst Is bedrijf Functie Achternaam Meisjesnaam Tweede voornaam Bijnaam Notitie Telefoonnummer: Werk, Thuis, Mobiel, Hoofd, Fax thuis, Fax op het werk, Pieper, Ander Telefoonlijst Voornaam fonetisch Achternaam fonetisch Tweede voornaam fonetisch Voorvoegsel Achtervoegsel URL URL-lijst U kunt importeren in en exporteren uit de Adresboekbibliotheek. Records die worden geïmporteerd in de Adresboekbibliotheek, werken het Adresboekprogramma bij. Zie voor informatie over importeren en exporteren Het importeren, exporteren en afdrukken op pagina 109. U kunt andere velden aan uw records in de Bento Adresboekbibliotheek toevoegen, maar uw extra velden worden niet aan het Mac OS-Adresboekprogramma toegevoegd. Zie voor informatie over het toevoegen van velden Het gebruik van velden op pagina 79. Omgekeerd wordt ieder aangepast veldlabel dat u hebt opgegeven in het Mac OS- Adresboekprogramma niet weergegeven in de Bento Adresboekbibliotheek. Hoofdstuk 3 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek 39

40 Het oplossen van problemen met Adresboek-updates Deze sectie beantwoordt enkele veelgestelde vragen met betrekking tot het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma. Waarom zie ik mijn slimme groepen uit het Adresboekprogramma niet in Bento? Bento geeft geen slimme groepen uit het Adresboekprogramma weer, omdat de criteria die worden gebruikt om de groepen te maken niet beschikbaar zijn in Bento. Waarom zie ik mijn slimme verzameling uit de Adresboekbibliotheek niet in het Adresboekprogramma? De criteria die worden gebruikt voor het maken van slimme verzamelingen in Bento, kunnen niet worden doorgegeven aan het Adresboekprogramma, omdat de criteria mogelijk gebruikmaken van velden die alleen verschijnen in Bento en hierbij mogelijk velden aan te pas komen die niet beschikbaar zijn in het Adresboekprogramma. Waarom zie ik mijn Adresboekbibliotheek niet in Bento voor Mac? Indien u uw Adresboekbibliotheek in Bento voor Mac gemigreerd hebt, is deze vervangen door de Bento Contactpersonenbibliotheek. Zie Adresboekbibliotheek migreren op pagina 42. Gegevens uit Adresboek en reservekopieën Wanneer u een Bento reservekopie maakt, worden de gegevens uit het Adresboekprogramma niet meegenomen in de Bento reservekopie. Gebruik het Adresboekprogramma om een reservekopie te maken van de gegevens uit het Mac OS-Adresboekprogramma. Wanneer u velden toevoegt aan de Adresboekbibliotheek in Bento, wordt de informatie uit deze extra velden meegenomen in de Bento reservekopie. Zie Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie op pagina 131 voor informatie over het maken van een Bento reservekopie. 40 Hoofdstuk 3 Het gebruik van de Adresboekbibliotheek

41 Het migreren van de ical-, iphotoen Adresboekbibliotheken 4 Indien u Bento voor Mac start en een bestaande iphoto-bibliotheek, icalopdrachtenbibliotheek of ical-gebeurtenissenbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Indien u Bento voor Mac met Bento 4 voor ipad synchroniseert en een bestaande Adresboekbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Wanneer u een Adresboek- of ical-bibliotheek migreert, worden alle gegevens in de bibliotheek naar een nieuwe Bento bibliotheek verplaatst. De nieuwe bibliotheek bevat al uw originele gegevens, inclusief al uw verzamelingen, slimme verzamelingen, formulieren, verwijzingen naar andere bibliotheken en instellingen. De nieuwe Bento bibliotheken met de gemigreerde gegevens zijn niet gekoppeld aan de Mac OS-Adresboek of ical-programma's. Indien u bijvoorbeeld een contactpersoon na migratie van de gegevens in het Mac OS-Adresboek bijwerkt, dan wordt de informatie niet in de nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek bijgewerkt. Hetzelfde geldt indien u bijvoorbeeld een contactpersoon in de nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek bijwerkt, dan wordt de informatie niet in het Mac OS- Adresboek bijgewerkt. Indien de bibliotheek vergrendelde gecodeerde velden bevat, wordt u gevraagd om het database wachtwoord in te voeren voor het ontgrendelen van de velden. Indien u de gecodeerde velden niet ontgrendelt, zal Bento de bibliotheek niet migreren. Opmerking Het migreren van de Bento bibliotheken heeft geen invloed op uw gegevens in de Mac OS-Adresboek-, ical- of iphoto-programma's. ical-bibliotheken migreren Indien u Bento voor Mac start en een bestaande Bento ical-opdrachtenbibliotheek of ical-gebeurtenissenbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Uw Bento icalopdrachtenbibliotheek wordt vervangen door een Bento Takenbibliotheek. Uw Bento ical-gebeurtenissenbibliotheek wordt vervangen door een Bento Gebeurtenissenbibliotheek. De Bento Taken- en Gebeurtenissenbibliotheken zijn niet gekoppeld aan het Mac OS ical-programma. 41

42 Wanneer u de gegevens later wilt migreren, doe dan één van het volgende: Control-klikt u in het bibliothekenvenster op de ical-opdrachtenbibliotheek of de ical-gebeurtenissenbibliotheek en kiest u ical migreren. Kies in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster uw apparaat en klik op Migreer. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Opmerking Indien u nieuw bent in Bento voor Mac kunt u geen ical-gegevens in Bento weergeven. De ical-opdrachten en gebeurtenissenbibliotheken worden niet ondersteund voor nieuwe gebruikers. iphoto-bibliotheken migreren Het weergeven van de iphoto-bibliotheek wordt in Bento niet meer ondersteund. Indien u Bento voor Mac start en een bestaande Bento iphoto-bibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. U dient eerst de iphoto-bibliotheek te migreren voordat u Bento voor Mac kunt gaan gebruiken. Volg de instructies op het scherm om de iphoto-bibliotheek naar een Bento Fotobibliotheek te migreren. Bento kopieert alleen de volgende records uit de iphotobibliotheek naar de Fotobibliotheek: Alle records uit de iphoto-bibliotheek waarnaar verwezen wordt in gekoppelde gegevensvelden. Alle records uit de iphoto-bibliotheek met gegevens in velden die door Bento waren gemaakt. Bento maakt geen Fotobibliotheek en migreert geen gegevens als er geen records zijn die aan de migratiecriteria voldoen. De Bento Fotobibliotheek is niet gekoppeld aan het Mac OS iphoto-programma. Opmerking Na de migratie van de iphoto-bibliotheek kunt u weer afbeeldingen uit iphoto aan Bento mediavelden toevoegen. Adresboekbibliotheek migreren U kunt de Adresboekbibliotheek in Bento voor Mac niet synchroniseren met Bento 4 voor ipad. Indien u Bento voor Mac met Bento 4 voor ipad synchroniseert en een bestaande Bento Adresboekbibliotheek heeft, dan vraagt Bento om de gegevens te migreren. Volg de instructies op het scherm om de gegevens uit de Bento Adresboekbibliotheek naar een Bento Contactpersonenbibliotheek te migreren. De Bento contactpersonenbibliotheek is niet gekoppeld aan het Mac OS- Adresboekprogramma. 42 Hoofdstuk 4 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken

43 Zie voor meer informatie over synchroniseren Het synchroniseren van Bento voor Mac met Bento voor iphone of Bento voor ipad op pagina 139. Om de gegevens te migreren, kunt u ook uw apparaat in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster kiezen en daarna op Migreer klikken. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Zie voor meer informatie over het weergeven van de Adresboekbibliotheek Het weergeven van gegevens uit het Adresboekprogramma op pagina 38. Opmerking U kunt de gegevens uit de Adresboekbibliotheek ook importeren wanneer u een nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek maakt met behulp van de contactpersonensjabloon. Zie Het maken van een bibliotheek door middel van de Bento-sjablonen op pagina 30. Hoofdstuk 4 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken 43

44 44 Hoofdstuk 4 Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken

45 Het gebruik van verzamelingen 5 Dit hoofdstuk beschrijft hoe de u verzamelingen kunt gebruiken om uw records verder te organiseren in Bento. In Bento worden uw records in bibliotheken bewaard, zoals beschreven in Hoofdstuk 2, Het gebruik van bibliotheken op pagina 29. Als u records op een andere wijze wilt organiseren of als u wilt werken met een deelverzameling van de records in een bibliotheek, kunt u een verzameling maken. Over verzamelingen Een verzameling is een set records van een bibliotheek. U kunt een verzameling maken om: Een set van records voor een speciaal doel te maken. U kunt bijvoorbeeld een verzameling maken van de mensen die u hebt uitgenodigd voor een specifieke gebeurtenis. Records te sorteren in een andere volgorde. U kunt bijvoorbeeld een verzameling contactpersonen maken om de contactpersonen op achternaam te sorteren. Exporteer de gegevens vanuit de records in de verzameling in plaats vanuit alle records in de bibliotheek. Een verzameling in Bento is vergelijkbaar met een afspeellijst in itunes. Wanneer u itunes gebruikt, weet u hoe handig het is een afspeellijst te gebruiken om een compilatie van liedjes en video's te maken. Verzamelingen in Bento geven u hetzelfde gemak voor het groeperen van records uit een bibliotheek. Een verzameling bevat records uit één enkele bibliotheek. U kunt bijvoorbeeld records vanuit de Adresbibliotheek in een Adresboekverzameling plaatsen, zoals Verkopers. U kunt geen records van een andere bibliotheek in de verzameling Verkopers plaatsen. 45

46 Verzameling Verkopers in de Adresboekbibliotheek Een record van een bibliotheek kan echter wel aan elke verzameling in deze bibliotheek worden toegevoegd. Wanneer u bijvoorbeeld een bibliotheek DVD hebt met daarin een verzameling Favorieten en een verzameling Klassieke films, kunt u hetzelfde record in beide verzamelingen hebben. Er zijn twee soorten verzamelingen: verzamelingen slimme verzamelingen U kunt verzamelingen maken door de menu-optie Nieuwe verzameling te gebruiken, door records te selecteren en de menu-optie Nieuwe verzameling uit de selectie te gebruiken of door geselecteerde records te slepen naar een bestaande verzameling of naar het bibliothekenvenster. Slimme verzamelingen worden gemaakt op basis van de criteria die u instelt. Slimme verzamelingen worden bijgewerkt wanneer uw bibliotheek verandert; records die voldoen aan de gedefinieerde criteria verschijnen in de slimme verzameling. Het maken van verzamelingen Maak een verzameling wanneer u een specifieke recordlijst wilt maken. Een verzameling maakt u als volgt: 1 Selecteer een bibliotheek waarin u een verzameling wilt maken. 2 Klik op of kies Bestand > Nieuwe verzameling. 3 Voer een naam in voor de verzameling en druk dan op Return. 4 Selecteer de bibliotheek die u in stap 1 hebt geselecteerd nogmaals. 5 Klik in de navigatiebalk op Tabel of kies Weergave > Tabelweergave om de bibliotheek in tabelweergave te tonen. 6 Selecteer het record dat u wilt toevoegen aan de verzameling. Sleep het geselecteerde record naar de verzameling of klik op en kies Voeg aan verzameling toe om het geselecteerde record aan de verzameling toe te voegen. Om meerdere records te selecteren, houdt u de Command- of Shift-toets ingedrukt tijdens het klikken. 46 Hoofdstuk 5 Het gebruik van verzamelingen

47 Tip Om snel een verzameling bestaand uit geselecteerde records te maken, selecteert u de records, kiest u vervolgens Bestand > Nieuwe verzameling uit de selectie of sleept u de records naar een lege ruimte in het bibliothekenvenster. Het verwijderen van records uit een verzameling Records uit een verzameling verwijderen doet u als volgt: 1 Selecteer de verzameling. 2 Selecteer de records en druk op Command-Delete. Als u op Verwijder uit verzameling klikt, worden de records alleen uit de verzameling verwijderd en niet uit de bijbehorende bibliotheek. Als u op Wissen klikt, worden de records permanent gewist, zowel uit de bibliotheek als uit de verzameling. Het wissen van een verzameling Een verzameling wist u als volgt: Selecteer de verzameling en druk op de Delete-toets. De records worden gewist uit de verzameling, maar niet uit de bibliotheek. Opmerking Als u een bibliotheek of verzameling wist waar één of meerdere gekoppelde gegevensvelden op gebaseerd zijn, worden deze ook gewist. Over slimme verzamelingen Maak een slimme verzameling wanneer u een verzameling wilt maken die records bevat die voldoen aan de criteria die u definieert. Slimme verzamelingen tonen alle records die voldoen aan de criteria. U kunt bijvoorbeeld een slimme verzameling maken van contactpersonen die in dezelfde stad wonen. Wanneer u een nieuw contactpersonenrecord toevoegt voor een persoon die in die stad woont, voegt Bento het contactpersonenrecord automatisch toe aan uw slimme verzameling. Of u kunt een slimme verzameling maken van gebeurtenissenrecords die in dezelfde week plaatsvinden. Wanneer u een record toevoegt of wijzigt zodat het voldoet aan de criteria, verschijnt dat record in de slimme verzameling wanneer u de volgende keer op de slimme verzameling klikt in het bibliothekenvenster. Omdat een slimme verzameling een recordset is die voldoet aan gedefinieerde criteria, verschilt deze van een gewone verzameling op de volgende punten: Hoofdstuk 5 Het gebruik van verzamelingen 47

48 U kunt niet handmatig records toevoegen aan of verwijderen uit slimme verzamellingen. Om bepaalde records uit een slimme verzameling te verwijderen, moet u de criteria veranderen of de waarden van het record wijzigen zodat deze niet langer voldoen aan de criteria. U kunt geen records importeren in een slimme verzameling. Het maken van slimme verzamelingen U kunt een slimme verzameling maken die records toevoegt aan of verwijdert uit een verzameling volgens de criteria die u definieert. Een slimme verzameling maakt u als volgt: 1 Kies Bestand > Nieuwe slimme verzameling. 2 Voer een naam in voor de slimme verzameling en druk dan op Return. Gebuik de pop-upmenu's en invoervelden om de criteria voor de slimme verzameling op te geven. Klik op om aanvullende criteria toe te voegen. Om bijvoorbeeld een slimme verzameling te maken die alleen ical-opdrachten toont die niet voltooid zijn, stelt u de criteria in op Alle, Voltooiingsdatum, en Is leeg. 2. Bewaar de criteria. 3 Klik op Bewaar. 1. Selecteer de criteria. Tip U kunt ook een slimme verzameling maken door op Bewaar te klikken nadat u de criteria hebt opgegeven voor een geavanceerde zoekopdracht. Zie Zoekveld en Geavanceerd zoeken op pagina 25. Het wijzigen van een slimme verzameling Wanneer u een slimme verzameling wijzigt, werkt Bento de verzameling bij op basis van de criteria die u definieert. U kunt in een slimme verzameling records bewerken en dupliceren. Zie Het bewerken van records in tabelweergave op pagina 67 en Het dupliceren van records in tabelweergave op pagina Hoofdstuk 5 Het gebruik van verzamelingen

49 Een slimme verzameling wijzigt u als volgt: 1 Selecteer een slimme verzameling en kies Bestand > Slimme verzameling bewerken. 2 Gebruik de pop-upmenu's en invoervelden om de criteria te wijzigen, toe te voegen of te verwijderen. 3 Klik op Zoek om te bekijken of de nieuwe criteria de records produceert die u wenst. 4 Klik op Bewaar. Opmerking Klik op een willekeurige andere optie in het bibliothekenvenster om de door u aangebrachte wijzigingen aan de criteria te negeren. Hoofdstuk 5 Het gebruik van verzamelingen 49

50 50 Hoofdstuk 5 Het gebruik van verzamelingen

51 Het gebruik van formulierweergave 6 In Bento gebruikt u formulierweergave om één record tegelijk weer te geven uit een bibliotheek of verzameling. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u records kunt maken en bewerken in formulierweergave, hoe u formulieren kunt maken en wijzigen en hoe u formulierlay-outs kunt aanpassen. Over formulieren In formulierweergave kunt u formulieren creëren en gebruiken om één record tegelijk weer te geven vanuit een bibliotheek of verzameling in een pagina-achtig formaat. U kunt bijvoorbeeld een project weergeven in de bibliotheek Projecten. Met formulieren kunt u de velden voor een individueel record bekijken. U kunt meerdere formulieren of pagina's maken of gebruiken om verschillende informatie over dat record weer te geven. Hetzelfde record weergegeven in een andere formulierweergave met een andere veldopmaak. Een record weergegeven in een formulierweergave. 51

52 Voor een opgegeven bibliotheek of verzameling kunt u elk veld ervan op elk formulier ervan gebruiken. Wanneer u meer dan één record tegelijk wilt bekijken of uw informatie snel wilt scannen en sorteren, gebruikt u de tabelweergave. Zie Hoofdstuk 7, Het gebruik van tabelweergave op pagina 65. U kunt een geselecteerd record tegelijkertijd in formulierweergave en tabelweergave bekijken. Selecteer het record, kies vervolgens Weergave > Gedeelde weergave. Formulieren kunnen ook records uit andere bibliotheken of verzamelingen in gekoppelde gegevensvelden weergeven. U kunt bijvoorbeeld een lijst van mensen die een gebeurtenis (bijvoorbeeld een feest) bijwonen, weergeven op een formulier in de ical-gebeurtenissenbibliotheek. Zie Het maken van gekoppelde gegevensvelden op pagina 87. Het maken van records in formulierweergave U kunt records maken in elk type weergave. Zie voor aanwijzingen over tabelweergave Het maken van records in tabelweergave op pagina 66 Een record voor een bibliotheek of verzameling maken doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling waaraan u een record wilt toevoegen. 2 Klik op een formuliernaam in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 3 Kies Records > Nieuw record of druk op Command-N. 4 Voer gegevens in de velden in. 5 Druk op Tab om naar het volgende veld in hetzelfde record te gaan. Druk op Shift-Tab om naar het vorige veld in hetzelfde record te gaan. Tip Control-klik in een leeg deel van het formulier en kies Nieuw record uit het popupmenu om snel een record te maken. Het bewerken van records in formulierweergave Een record bewerkt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling die het record bevat dat u wilt bewerken. 2 Klik op een formuliernaam in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 3 Ga naar het gewenste record. Druk op Tab of Shift-Tab om van veld naar veld te gaan. 4 Klik op het veld dat u wilt wijzigen, bewerk de gegevens en klik dan buiten het veld of druk op Tab om de wijziging te bewaren. 52 Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave

53 Het toevoegen van de huidige datum en tijd aan een veld Wanneer een record bewerkt wordt, dan kunt u de huidige datum en tijd toevoegen aan een datum-, tijd- of tekstveld. De huidige datum en tijd aan een veld toevoegen doet u als volgt: 1 Klik in het datum-, tijd- of tekstveld. 2 Kies Voeg in > Huidige datum en tijd. Is het veldtype Datum Tijd Tekst Dan ziet u de huidige Datum. Stel de optie Tijd weergeven in om ook de tijd weer te geven. Tijd Datum en tijd Het dupliceren van records in formulierweergave Om snel een record met dezelfde of soortgelijke gegevens aan een bestaand record toe te voegen: 1 Ga naar het record dat u wilt dupliceren. 2 Kies Records > Record Dupliceren. Het wissen van records uit formulierweergave Een geselecteerd record permanent uit een bibliotheek wissen doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek. 2 Klik op een formuliernaam in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 3 Selecteer het record. 4 Kies Records > Record wissen of druk op Command-Delete. Klik in het dialoogvenster op Wissen. Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave 53

54 Een geselecteerd record uit een verzameling verwijderen doet u als volgt: 1 Selecteer de verzameling. 2 Ga naar het record dat u wilt verwijderen. 3 Kies Records > Record verwijderen. Als u op Verwijder uit verzameling klikt, wordt het record alleen verwijderd uit de verzameling, maar niet uit de bibliotheek. Wanneer u op Wissen klikt, wordt het record permanent uit zowel de bibliotheek als de verzameling gewist. Het maken van formulieren Een formulier maakt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling waaraan u een formulier wilt toevoegen. 2 Klik op in de navigatiebalk of kies Formulieren > Nieuw formulier. Voer een naam in het Naam van formulier dialoogvenster in en klik op OK. 3 Voeg velden toe aan het lege formulier. Zie Het toevoegen van velden aan een formulier op pagina Maak records. Zie Het maken van records in formulierweergave op pagina 52. Het wissen van formulieren Het wissen van een formulier: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling waaruit u een formulier wilt wissen. 2 Selecteer het formulier dat u wilt wissen. 3 Klik op in de navigatiebalk of kies Formulieren > Formulier wissen. Wanneer er slechts één formulier is, kunt u het niet wissen. 54 Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave

55 Tonen en verbergen van formulieren Een formulier verbergt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling met het formulier dat u wilt verbergen. 2 Selecteer het formulier dat u wilt verbergen. 3 Kies Formulieren > Formulier verbergen. Het formulier en de formuliernaam zijn verborgen. Wanneer er slechts één formulier is, kunt u het niet verbergen. Een verborgen formulier toont u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling met het verborgen formulier dat u wilt tonen. 2 Kies Formulieren > Verborgen formulieren. 3 Kies het formulier dat u wilt tonen. Het dupliceren van formulieren Het dupliceren van een formulier in dezelfde bibliotheek of verzameling, doet u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Formulieren > Formulier dupliceren. Formulieren kopiëren Het kopiëren van een formulier naar verzamelingen in een bibliotheek of van een verzameling naar haar bovenliggende bibliotheek, doet u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Control-klik op het formulier dat u wilt kopiëren en kies dan de bibliotheek of verzameling waarnaar u het formulier wilt kopiëren. Opmerking U kunt geen formulieren kopiëren van de ene bibliotheek naar de andere bibliotheek. Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave 55

56 Het hernoemen van formulieren Een formulier hernoemt u als volgt: 1 Dubbelklik op de formuliernaam aan de bovenkant van het venster. 2 Voer een nieuwe naam in het Naam van formulier dialoogvenster in en klik op OK. Het vergrendelen en ontgrendelen van formulieren Zodra u uw formulierlay-out hebt voltooid kunt u het formulier vergrendelen om te voorkomen dat veldlabels, veldobjecten of velden worden verplaatst of van grootte worden veranderd. Wanneer u een formulier hebt vergrendeld kunt u de lay-out ervan niet meer wijzigen, maar u kunt er op de volgende manieren wel gegevens aan toevoegen: Voer gegevens in de velden in op dezelfde manier als bij een formulier dat ontgrendeld is. Maak velden door het dialoogvenster Nieuw veld te gebruiken. Velden worden automatisch onder in de eerste kolom toegevoegd. Sleep bibliotheken en verzamelingen uit het bibliothekenvenster om gekoppelde gegevensvelden te maken Sleep bestanden uit de Finder om media of bestandenlijstvelden te maken Opmerking U kunt geen bestaande velden van het veldenvenster naar een vergrendeld formulier slepen. Een formulier vergrendelt u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Formulieren > Formulier vergrendelen, of klik op en daarna op. Geen enkel veldlabel, veldobject of veld kan verplaatst of van grootte veranderd worden voordat u het formulier ontgrendelt. Een formulier ontgrendelt u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Formulieren > Formulier ontgrendelen, of klik op en daarna op. 56 Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave

57 Het toevoegen van velden aan een formulier Velden aan een formulier toevoegen doet u als volgt: 1 Selecteer een bibliotheek of verzameling. 2 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 3 Sleep een veld vanuit het veldenvenster naar de gewenste locatie op het formulier. Zie voor instructies over het verplaatsen van een veld Het verplaatsen van velden en objecten op formulieren op pagina 57. Zie voor instructies over het aanpassen van de grootte van een veld Het instellen van het veld- en objectgrootte op pagina 58. Om een nieuw veld te maken, kiest u Voeg in > Nieuw veld. Zie Het maken van velden op pagina 82. Het wisselen van velden met Tab Met Tab van velden wisselen doet u als volgt: 1 Selecteer een bibliotheek of verzameling. 2 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 3 Klik in een veld en druk dan op Tab om van veld naar veld te gaan en dit binnen elke kolom indien u een kolomscheiding hebt toegevoegd. Druk op Shift-Tab om in de tegenovergestelde richting te gaan. Opmerking Om de Tabtoets in staat te stellen om naar alle knoppen te gaan, controleer dan of Alle regelaars geselecteerd is in de toetsenbord- en muisvoorkeuren (Mac OS X 10.6) of in de toetsenbordvoorkeuren (OS X Lion 10.7) (Toetscombinaties). Het verplaatsen van velden en objecten op formulieren Eén veld of object verplaatst u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer een veld of object. 3 Plaats uw muiscursor vlakbij het veldlabel of de randen van het veld of object. Wanneer de cursor in een hand verandert, klikt u om het veld of object te selecteren en sleept u het naar de nieuwe locatie. Bento maakt het u mogelijk om velden boven, beneden, naast of tussen andere objecten op het formulier te slepen. Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave 57

58 Meerdere velden of objecten verplaatst u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Command-klik of Shift-klik om meerdere velden of objecten te selecteren. Tip Om snel veel velden en objecten te selecteren, klikt u op een leeg deel van het formulier en sleept u, terwijl u de muisknop ingedrukt houdt, om meerdere items te selecteren. Het instellen van het veld- en objectgrootte Van elk veld en elk object kan de grootte worden ingesteld. De grootte van een veld of object past u als volgt aan: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer het veld of object. 3 Verplaats de cursor naar een van de handgrepen. Wanneer de cursor in een dubbele pijl verandert, sleept u deze om de grootte aan te passen. Het wissen van velden uit een formulier Een veld uit een formulier wissen doet u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer het veld en druk op de Delete-toets of sleep het veld uit het formulier. De gegevens in het veld bevinden zich nog in Bento, zelfs als het veld niet langer wordt weergegeven op het formulier. Het aanpassen van formulierlay-outs U kunt snel het uiterlijk van een formulier wijzigen. Het wijzigen van het thema U kunt het thema (de gecoördineerde kleuren, lay-out en tekstattributen) van een formulier op elk moment wijzigen. U kunt bijvoorbeeld een lichtgekleurd thema voor het afdrukken van records gebruiken. 58 Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave

59 Een formulierthema wijzigt u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Formulieren > Themakiezer. 3 Selecteer in de Themakiezer een thema en klik op OK. U ziet een rimpeleffect wanneer het thema verandert. Wanneer u geen rimpeleffect wilt, kiest u Bento > Voorkeuren, klikt u op Algemeen bovenin het venster en deselecteert u Toon animatie. Wanneer u een thema wilt bekijken voordat u het op uw formulier toepast, klikt u op Probeer het. Het aanpassen van de kolombreedte U kunt de breedte van de kolommen aanpassen. Vergroot de breedte om bredere velden of een grotere hoeveelheid witruimte tussen kolommen mogelijk te maken. De breedte van een kolom past u als volgt aan: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer een kolomscheiding. Als de kolomscheiding niet zichtbaar is, beweeg dan de muis over het gedeelte waar de kolomscheiding zich bevindt en klik dan. 3 Zet de cursor op een kolomscheiding en sleep deze dan naar links of rechts. Het wijzigen van de positie en de grootte van veldlabels U kunt de positie van labels voor velden op een formulier wijzigen. De labelpositie van velden wijzigt u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Formulieren > Veldlabels. 3 Selecteer Boven of Naast. De tekstgrootte van labels wijzigt u als volgt: 1 Kies Formulieren > Veldlabels. 2 Selecteer Klein, Middel of Groot. Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave 59

60 Het wijzigen van de tekstgrootte U kunt de tekstgrootte die in de velden wordt weergegeven wijzigen. De tekstgrootte in velden wijzigt u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Klik vlakbij het veldlabel of de randen van het veld om het veld te selecteren. Opmerking Als u in het veld klikt in plaats van het veld te selecteren, worden de opties voor het wijzigen van de tekstgrootte vervaagd. Command-klik of Shift-klik om meerdere velden te selecteren. 3 Kies Formulieren > Tekstgrootte. 4 Selecteer een formaat uit de lijst: Kleinste, Klein, Gemiddeld, Groot, Grootste. Het wijzigen van de arcering van velden U kunt de mate van arcering die achter de velden wordt weergeven wijzigen. De arcering van velden wijzigt u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer het veld door vlakbij het veldlabel of de randen van het veld te klikken. Opmerking Als u in het veld klikt in plaats van het veld te selecteren, worden de opties voor het wijzigen van de tekstgrootte vervaagd. Command-klik of Shift-klik om meerdere velden te selecteren. 3 Kies Formulieren > Arcering. 4 Selecteer een arceringsniveau: Geen, Licht, of Donker. Het uitlijnen van de rechterranden van velden U kunt de meest rechtste randen van geselecteerde velden in een kolom uitlijnen. De rechterranden van velden lijnt u als volgt uit: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer de velden waarvan u de rechterranden wilt uitlijnen in een kolom. Command-klik of Shift-klik om meerdere velden te selecteren. Tip Om snel de rechterranden van veel velden te selecteren, klikt u op een leeg deel van het formulier en sleept u, terwijl u de muisknop ingedrukt houdt, om meerdere items te selecteren. 3 Kies Formulieren > Rechterranden uitlijnen. 60 Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave

61 Het toevoegen van tekstkaders Voeg een tekstkader toe als u tekst, zoals bijvoorbeeld een kop, op uw formulier wilt. Een tekstkader voegt u als volgt toe: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Voeg in > Tekstkader. Er verschijnt een ongetiteld kader aan de onderkant van het formulier. 3 Sleep het tekstkader naar de gewenste locatie, dubbelklik in het tekstkader en begin te typen. Het toevoegen van afbeeldingskaders Voeg een afbeeldingsvak toe als u een afbeelding, zoals een logo of briefhoofd, wilt laten verschijnen op elk record in uw formulier. Tip Gebruik een mediaveld als u in elk record een andere afbeelding wilt weergeven. Zie voor meer informatie over mediavelden Het werken met mediavelden op pagina 102. Een afbeeldingskader voegt u als volgt toe: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Voeg in > Afbeeldingskader. Er verschijnt een afbeeldingskader op het formulier. 3 Sleep het afbeeldingskader naar de gewenste locatie. 4 Sleep een afbeeldingsbestand uit de Finder naar het afbeeldingskader. 5 Klik in het afbeeldingskader om het te verplaatsen of om de grootte van de afbeelding te wijzigen. Zie voor meer informatie Het positioneren van afbeeldingen op pagina 103 en Het weergaveformaat van afbeeldingen veranderen op pagina 104. Tip Voor het wissen van een afbeeldingskader klikt u op een van de hoeken om de randen weer te geven. Druk vervolgens op de Delete-toets. Het toevoegen van horizontale scheidingstekens Een horizontaal scheidingsteken is een object dat u aan een formulier kunt toevoegen. Scheidingstekens dragen bij aan het sorteren van formulieren door visueel items onder en boven het teken te scheiden. Het uiterlijk van het horizontale scheidingsteken wordt bepaald door het thema dat wordt toegepast op het formulier. U kunt de breedte van het horizontale scheidingsteken aanpassen, maar niet de hoogte ervan. Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave 61

62 Een horizontaal scheidingsteken voegt u als volgt toe: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Voeg in > Horizontaal scheidingsteken. 3 Sleep het horizontale scheidingsteken naar de gewenste locatie op het formulier. Het toevoegen van kolomscheidingen U kunt de horizontale ruimte op een formulier verdelen met kolomscheidingen. Alle kolomscheidingen hebben dezelfde lengte. Bento voegt automatisch een kolomscheiding toe aan de rechterkant van elk item (veld of object) dat u horizontaal toevoegt aan een formulier. Wanneer u bijvoorbeeld een veld naar een formulier sleept, dan voegt Bento een kolomscheiding in aan de rechterkant van dat veld. Wanneer u daarna rechts van de kolomscheiding een tekstvak toevoegt, voegt Bento nog een kolomscheiding rechts van het tekstvak in. Bento voegt geen kolomscheidingen toe wanneer u een item boven of onder een bestaand item toevoegt of wanneer u enkele (maar niet alle) items van een formulier wist. U kunt kolomscheidingen ook handmatig aan een formulier toevoegen. Het toevoegen van een kolommenscheider: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Voeg in > Kolomscheiding. 3 Sleep de kolomscheiding naar de gewenste locatie op het formulier. Tip Om kolomscheidingen te wissen, control-klikt u op de kolomscheiding en kiest u Verwijder van formulier Het toevoegen van scheidingsruimten Gebruik een scheidingsruimte om een witruimte te maken tussen items op een formulier. Voeg bijvoorbeeld een scheidingsruimte toe om groepen of velden van elkaar te scheiden. Wanneer u het formulier bewerkt, kunt u de breedte, hoogte en arcering van de scheidingsruimte wijzigen. Een scheidingsruimte voegt u als volgt toe: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Kies Toevoegen > Scheidingsruimte. 62 Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave

63 3 Sleep de scheidingsruimte naar de gewenste locatie op het formulier. Sleep de rechter- of onderkant van de scheidingsruimte om de breedte of hoogte ervan aan te passen. 4 (Optioneel) Kies Formulieren > Arcering. 5 (Optioneel) Selecteer een arceringsniveau. Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave 63

64 64 Hoofdstuk 6 Het gebruik van formulierweergave

65 Het gebruik van tabelweergave 7 In Bento gebruikt u tabelweergave om tekst en media in een spreadsheet-achtige opmaak weer te geven waar rijen de records vertegenwoordigen en kolommen de velden. Dit hoofdstuk beschrijft hoe records in tabelweergave moeten worden gemaakt en gewijzigd, hoe records moeten worden gesorteerd en hoe gegevens in kolommen opnieuw moeten worden gerangschikt, samengevat en weergegeven. Over tabelweergave In tabelweergave kunt u uw records in de rijen zien en de velden in kolommen (in een opmaak die vergelijkbaar is met een spreadsheet). Eén record Eén veld Om naar tabelweergave te gaan, kies Weergave > Tabelweergave. Tabelweergave geeft u flexibiliteit tijdens het werken met uw gegevens. U kunt bijvoorbeeld: meer dan één record per keer zien kiezen welke velden als kolommen worden weergegeven records in oplopende of aflopende volgorde sorteren door het gebruik van sorteeropdrachten in het pop-upmenu boven aan de kolom een of meerdere records dupliceren meerdere records verwijderen 65

66 waarden op een spreadsheet-achtige wijze in een of meerdere cellen invoeren, selecteren, kopiëren en plakken gegevens samenvatten meerdere records selecteren en verslepen om binnen één bibliotheek nieuwe verzamelingen te maken. mediavelden maken, bekijken en bewerken U kunt een geselecteerd record gelijktijdig in tabelweergave en formulierweergave bekijken. Selecteer het record en kies vervolgens Weergave > Gedeelde weergave. In tabelweergave kunt u geen gekoppelde gegevensvelden of lijstveldtypen zien, zoals adres, adres, bestandenlijst, berichtenlijst en eenvoudige lijst. Zie Het werken met gekoppelde gegevensvelden op pagina 99 en Het werken met lijstvelden op pagina 94. Het instellen van de tekstgrootte in tabelweergave Voor het bekijken van records in tabelweergave kunt u de grootte van de tekst wijzigen. De tekstgrootte in tabelweergave wijzigt u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Voor Tabelweergavetekst selecteert u Klein of Groot. Het selecteren van records in tabelweergave Eén record in tabelweergave selecteren doet u als volgt: Klik op een rijnummer. Meerdere records in tabelweergave selecteren doet u als volgt: Klik op een rijnummer en Shift-klik vervolgens de laatste rij die u in de selectie wilt betrekken. Of Command-klik de afzonderlijke rijen die deel uitmaken van de selectie. Het maken van records in tabelweergave U kunt records in tabelweergave of formulierweergave maken. Een record voor een bibliotheek of verzameling maken doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling waar u een record aan toe wilt voegen. 2 In tabelweergave kiest u Records > Nieuw Record. Of klik in de laatste lege rij en begin met typen. Onder aan het venster stijgt de recordteller. 66 Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave

67 3 Typ gegevens in de kolommen. Wanneer u gegevens in de laatste kolom intypt, maakt Bento een nieuw veld met de standaardnaam Veld 1. 4 Druk op Tab om naar het volgende veld in hetzelfde record te gaan. Druk op Shift-Tab om naar het vorige veld in hetzelfde record te gaan. Bestaande records aan een andere verzameling binnen dezelfde bibliotheek toevoegen doet u als volgt: Selecteer de records, kies Bewerken > Voeg toe aan en kies vervolgens een verzameling uit de lijst. De geselecteerde records worden toegevoegd aan de verzameling die u in de lijst hebt gekozen. Het bewerken van records in tabelweergave Een record bewerkt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling die het record bevat dat u wilt bewerken. 2 Dubbelklik op een veld (tabelcel). Druk op Tab om naar het volgende veld in hetzelfde record te gaan. Druk op Shift-Tab om naar het vorige veld in hetzelfde record te gaan. Gebruik Command-Return om een regeleinde in een tekstveld in te voegen. Tip Om een keuzeveld in tabelweergave te bewerken, klikt u in de rechterhoek van het veld voor het weergeven van het pop-upmenu. Het kopiëren en plakken van gegevens in tabelweergave U kunt gegevens tussen Bento-records in dezelfde of andere bibliotheken kopiëren en plakken, evenals tussen Bento en spreadsheet-programma's als Numbers en Excel. Tip Voor het dupliceren van dezelfde gegevens voor meerdere cellen in hetzelfde kolom, zie Het automatisch vullen van velden op pagina 73. Gegevens kopieert u als volgt: 1 Selecteer in Bento een of meerdere rijen met gegevens door op het rijnummer te klikken. Om aangrenzende rijen te selecteren, selecteert u één rij en houdt u de Shift-toets ingedrukt terwijl u de aangrenzende rijen selecteert. Houd de Command-toets ingedrukt om niet-aangrenzende rijen te selecteren. 2 Kies Bewerken > Kopiëren. Bento kopieert de geselecteerde gegevens naar het Klembord. Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave 67

68 Gegevens plakt u als volgt: 1 Klik op een cel. 2 Kies Bewerken > Plakken. Bento maakt extra records en kolommen als dat nodig is. Opmerking Bij plakken in bestaande velden, plakt Bento zoveel mogelijk waarden. Als de gegevens die worden geplakt niet overeenkomen met het veldtype, geeft Bento u de keus om de gegevens niet te gebruiken of om het veldtype te wijzigen in Tekst. Gegevens in nieuwe kolommen plakken doet u als volgt: 1 Klik op een cel in de lege kolom na de laatste kolom met gegevens. 2 Kies Bewerken > Plakken. Bento maakt nieuwe tekstvelden en extra records als het nodig is. Het dupliceren van records in tabelweergave Om snel een record met dezelfde of soortgelijke gegevens aan een bestaand record toe te voegen: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling. 2 Selecteer één of meerdere records en kies vervolgens Records > Record dupliceren. Als u een record in een verzameling hebt gedupliceerd, wordt het record in de bovenliggende bibliotheek gemaakt en weergegeven in de verzameling. Het wissen van records in tabelweergave Records permanent uit een bibliotheek wissen doet u als volgt 1 Selecteer de bibliotheek. 2 Selecteer de records en kies vervolgens Records > Geselecteerde records wissen of gebruik Command-Delete. Klik in het dialoogvenster op Wissen. 68 Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave

69 Records permanent uit een verzameling wissen doet u als volgt: 1 Selecteer de verzameling. 2 Selecteer de records en kies vervolgens Records > Geselecteerde records wissen of gebruik Command-Delete. Als u in het dialoogvenster op Wissen klikt, worden de records permanent verwijderd uit zowel de bibliotheek als de verzameling. Als u op "Verwijder uit verzameling" klikt, wordt het record alleen verwijderd uit de verzameling, maar niet uit de bibliotheek. Het sorteren van records Records sorteert u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Oplopend sorteren of Aflopend sorteren. Als u op twee of meerdere velden wilt sorteren, sorteer dan eerst op het minst belangrijke veld en vervolgens op het belangrijkere veld of de belangrijkere velden. Om bijvoorbeeld records op achternaam en voornaam te sorteren, sorteert u eerst op het veld Voornaam en vervolgens op het veld Achternaam. Het werken met velden en kolommen in tabelweergave Het maken van velden in tabelweergave Een veld maken in tabelweergave doet u als volgt: 1 Voor lege bibliotheken wordt het eerste veld automatisch gemaakt met de standaardnaam Nieuw Veld. 2 Dubbelklik op de kop van de kolom, typ een nieuwe naam voor het veld en druk vervolgens op Return. 3 Voer gegevens in het veld in. Bento maakt standaard een tekstveld. U kunt het veld in een ander type wijzigen. Zie Het wijzigen van het veldtype op pagina Druk op Tab om een ander veld te maken, waarin u kunt doorgaan met typen in hetzelfde record. 5 Herhaal de stappen 2-4 om zoveel velden te maken als u wilt. Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave 69

70 Het toevoegen van velden in tabelweergave Een veld voor of na een kolom toevoegen doet u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Voeg veld toe voor of Voeg veld toe na. Er wordt voor of na de huidige kolom een nieuwe kolom ingevoegd met de standaard naam Veld 1. 3 Geef het veld een nieuwe naam. Het werken met mediavelden in tabelweergave U kunt mediavelden in tabelweergave maken, bekijken en bewerken op dezelfde manier als andere veldtypen. Druk op de spatiebalk om de geselecteerde mediavelden te bekijken. Veldopties wijzigen Veldopties wijzigt u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Veld bewerken. 3 Wijzig de veldnaam of stel de opties in. Opmerking Om opties voor een veld in formulierweergave te wijzigen, control-klikt u op het veld en kiest u vervolgens Veld bewerken. Tekst automatisch aanvullen terwijl u typt. Als u dezelfde tekst voor meerdere tekstvelden moet invullen, kunt u de veldoptie wijzigen in automatisch aanvullen terwijl u typt. Het automatisch aanvullen van tekst doet u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Veld bewerken. 3 Selecteer "Automatisch tekst aanvullen tijdens het typen." 70 Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave

71 Het dupliceren van velden Een veld dupliceert u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Veld dupliceren. Het wijzigen van het veldtype U kunt het type van sommige velden in een ander type wijzigen. Automatische teller-, locatie- en adresvelden, maar ook velden in een gedeelde database kunnen niet in een ander type gewijzigd worden. Zie voor meer informatie Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere op pagina 93. Het veldtype wijzigt u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een veldtype uit de lijst. Het tonen en verbergen van kolommen Kolommen verbergt u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Veld verbergen. Het tonen of verbergen van kolommen door middel van het veldenvenster doet u als volgt: Selecteer in het veldenvenster het selectievakje van een veld om het veld in tabelweergave weer te geven. Deselecteer het selectievakje om het veld in tabelweergave te verbergen. Om meerdere velden tegelijk te selecteren, selecteert u één veld en Shift-klikt u dan op een ander veld om alle tussenliggende velden te selecteren. Om ze snel te wissen, drukt u op de spatiebalk. Wanneer u een veld in tabelweergave verbergt, worden het veld en de inhoud niet uit de bibliotheek of verzameling gewist. Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave 71

72 Selecteer de selectievakjes om velden weer te geven. Tip Verberg het bibliotheken- en veldenvenster om meer gegevens weer te geven. Kies Weergave > Verberg Bibliotheken- en veldenvenster. Het wissen van velden in tabelweergave Een veld wissen in tabelweergave doet u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Veld wissen. 3 Klik in het dialoogvenster op Wissen. De velden en hun inhoud worden permanent uit de bibliotheek verwijderd. 72 Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave

73 Het opnieuw rangschikken van kolommen Een kolom opnieuw rangschikken doet u als volgt: Sleep het kolomhoofd links of rechts naar een nieuwe locatie. Versleep het kolomhoofd om de kolom te verplaatsen. Het aanpassen van de grootte van kolommen De grootte van een kolom past u als volgt aan: 1 Sleep de hoek van een kolomhoofd tot de gewenste breedte. Sleep de hoek van het kolomhoofd om de grootte van de kolom aan te passen. Het automatisch vullen van velden Bento laat u de inhoud in een of meerdere rijen gebruiken om automatisch records onder de geselecteerde velden toe te voegen of te vervangen. Velden automatisch vullen doet u als volgt: 1 Selecteer een of meerdere velden in een of meerdere records. 2 Sleep het opvulgereedschap om de waarden van de velden naar beneden te kopiëren zover als u sleept. Opvulgereedschap Het samenvatten van kolomgegevens De samenvattingsrij biedt een eenvoudige manier om basisbewerkingen op de gegevens in een tabel uit te voeren en de resultaten ervan weer te geven. De samenvattingsrij bevindt zich aan de onderkant van eenvoudige lijstvelden en aan de onderkant van gekoppelde gegevensvelden. Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave 73

74 Om de samenvattingsrij te tonen of te verbergen, kiest u Weergave > Toon samenvattingsrij of Verberg samenvattingsrij. Of klik op. Afhankelijk van het veldtype zijn de volgende samenvattingsfuncties beschikbaar. Naam Som Tellen Gemiddeld Minimum Maximum Doel Berekent het totaal van de waarden in het geselecteerde veld Vermeldt het aantal items die een entry in het geselecteerde veld hebben Vermeldt het gemiddelde van de waarden in het geselecteerde veld Vermeldt de laagste waarde van de waarden in het geselecteerde veld Vermeldt de hoogste waarde van de waarden in het geselecteerde veld U kunt de functie Tellen op ieder type veld gebruiken. U kunt de functies Som, Gemiddeld, Minimum en Maximum gebruiken op velden van het volgende type: Nummer, Valuta, Tijdsduur, Waardering, Automatische teller en Berekening (als het resultaat een getal, valuta of tijdsduur is). U kunt de functies Minimum en Maximum ook op de velden Datum en Tijd gebruiken. Een samenvatting voor een kolom berekenen doet u als volgt. Klik in de samenvattingsrij van de geselecteerde kolom en kies vervolgens de functie uit het pop-upmenu. De naam van de functie en de resultaten worden weergegeven in de samenvattingsrij. Kies Som in de samenvattingsrij om het totaal van de weergegeven hoeveelheden in de kolom Budget te berekenen. Wanneer u een zoekopdracht of Geavanceerd zoeken uitvoert, wordt de samenvatting opnieuw berekend op basis van de gevonden records. 74 Hoofdstuk 7 Het gebruik van tabelweergave

75 Het gebruik van rasterweergave 8 In Bento kunt u werken met mediavelden (afbeeldingen, muziek en video's) en formulieren in een eenvoudig te gebruiken rasterformaat. Dit hoofdstuk beschrijft het werken met mediavelden en formulierminiaturen van een bibliotheek in rasterweergave, het tegelijkertijd bekijken van een record in raster- en formulierweergave, het filteren van rasterweergave-items, het instellen en wijzigen van labels van rasterweergave-items, het wijzigen van het weergaveformaat en het werken met bibliotheekmappen in rasterweergave. Over rasterweergave In rasterweergave worden de mediavelden van elk record van een bibliotheek of verzameling weergegeven als miniaturen in rijen. Elke miniatuur is een rasterweergave-item. Als een bibliotheek of verzameling geen mediavelden bevat, geeft Bento miniaturen van de formulieren weer. Beweeg de cursor heen en weer over een rasterweergave-item om achtereenvolgens alle mediavelden binnen het rasterweergave-item te zien. 75

76 Mediavelden weergegeven in rasterweergave Formulierminiaturen weergegeven in rasterweergave Om naar rasterweergave te gaan, kiest u Weergave > Rasterweergave of klikt u op. Het tegelijkertijd bekijken van een raster en een formulier U kunt een geselecteerd record tegelijkertijd in formulierweergave en rasterweergave bekijken. Wanneer u in rasterweergave bent, selecteert u het record en kiest u Weergave > Gedeelde weergave of klikt u op. Wanneer u in formulierweergave bent, selecteert u het record en kiest u Weergave > Gedeelde weergave of klikt u op. Het weergeven van raster weergave-items Rasterweergave-items geeft u als volgt weer: Klik op Klik op om foto's, muziek, films en documenten weer te geven. om formulierminiaturen weer te geven. 76 Hoofdstuk 8 Het gebruik van rasterweergave

77 Het instellen van opties voor rasterweergave Labels voor rasterweergave-items instellen doet u als volgt: 1 Klik op. U kunt maximaal twee velden opgeven. 2 Klik op het pop-upmenu Titel en kies dan de velden. Opmerking Als u geen labels wilt weergeven, kies dan het liggend streepje in beide velden. Het standaard mediaveld voor rasterweergave-items instellen doet u als volgt: 1 Klik op. 2 Klik op de afbeelding in het venster Raster instellingen en kies dan een mediaveld. Het wijzigen van het weergaveformaat van rasterweergaveitems Het weergaveformaat van rasterweergave-items wijzigt u als volgt: Verschuif de schuifbalk. Het werken met bibliotheek mappen in rasterweergave Wanneer u een bibliotheek map selecteert, ziet u een rasterweergave van alle bibliotheken die zich in de map bevinden, samen met informatie over het aantal records en formulieren in elke bibliotheek. Beweeg de cursor heen en weer over een bibliotheek om achtereenvolgens alle formulieren te zien die deze bevat. Hoofdstuk 8 Het gebruik van rasterweergave 77

78 Bibliotheek map Naar een specifiek formulier gaan doet u als volgt: 1 Beweeg de cursor over een rasterweergave-item, totdat u het formulier ziet dat u wilt hebben. 2 Control-klik en kies in het pop-upmenu Ga naar formulier. Het standaardformulier voor rasterweergave-items instellen doet u als volgt: 1 Beweeg de cursor over een rasterweergave-item, totdat u het formulier ziet dat u wilt hebben. 2 Control-klik en kies in het pop-upmenu Standaardformulier voor rasterweergave instellen. 78 Hoofdstuk 8 Het gebruik van rasterweergave

79 Het gebruik van velden 9 Bento heeft een grote variatie van veldtypen om allerlei soorten informatie te bewaren die u in uw dagelijks leven gebruikt. In Bento kunt u uit veel verschillende veldtypen kiezen om zaken zoals namen, adressen, datums, tijden, tarieven, afbeeldingen, films, liedjes, locaties en bestandslijsten bij te houden. Dit hoofdstuk beschrijft het doel van de veldtypen, het maken en wijzigen van velden, het gebruik van het veldenvenster en het werken met de verschillende typen velden die Bento te bieden heeft. Over velden Elke bibliotheek bevat een set met velden. Elk veld bewaart een bepaald soort gegevens. In het record dat wordt weergegeven op de volgende pagina bevinden zich verscheidene velden. Het veld Projectnaam bevat bijvoorbeeld tekst. Zodra u een veld hebt gemaakt kunt u het in meerdere formulieren en tabellen gebruiken binnen dezelfde bibliotheek of verzameling. Wanneer u gegevens tussen bibliotheken of verzamelingen wilt koppelen, kunt u gekoppelde gegevensvelden gebruiken. Vanuit adres-, -, IM-account-, telefoonnummer-, locatie- en URL-velden kunt u taken uitvoeren, zoals het versturen van een bericht, het verkrijgen van routebeschrijvingen naar een adres, het weergeven van een telefoonnummer in een groter formaat of het vastleggen van een bepaalde locatie op het moment dat een record wordt gemaakt of gewijzigd. 79

80 Formulierweergave Tabelweergave Tekstveld Velden Datumveld Keuzeveld Valutaveld Gekoppeld gegevensveld Het telefoonnummer in groot formaat tonen Veldtypen Dit zijn de veldtypen die u in Bento kunt maken: Veldtype Tekst Nummer Keuze Selectievakje Media Eenvoudige lijst Bestandenlijst Berichtenlijst Gekoppelde gegevens Tijd Datum Tijdsduur Doel Bewaar alles wat u typt.* Bewaar numerieke gegevens, met opties voor opmaak.** Maak een pop-upmenu om een item uit een lijst te selecteren. Een aan/uit-keuzemogelijkheid aanbieden Bewaar afbeeldings-, film-, geluids-, en PDF-bestanden. Bewaar gegevens van diverse gegevenstypen in een kolommenopmaak Bewaar en bekijk miniaturen van aliassen naar bestanden of mappen op uw computer. Geef berichten, notities en RSS-artikelen uit het Mac OS X Mailprogramma weer. Bewaar één of meerdere records uit een andere bibliotheek of verzameling die gekoppeld zijn aan het huidige record. Kies en bewaar een tijdstip in uren, minuten en seconden. Kies en bewaar een datum en tijdwaarde. Standaard wordt alleen de datum weergegeven, maar ook de tijd kan worden weergeven. Bewaar een tijdshoeveelheid in weken, dagen, uren, minuten en seconden. 80 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

81 Veldtype Berekening Valuta Automatische teller Waardering Gecodeerd Locatie Adres Telefoonnummer adres URL IM-account Doel Geef het resultaat van een gedetailleerde berekening weer. Ondersteunde operators zijn optellen, aftrekken, vermenigvuldigen, delen en aaneenschakelen (het samenvoegen van twee of meer woorden of zinnen). Bewaar een geldbedrag en geef het weer als de geselecteerde valuta. Wijs een hoger nummer toe aan elk nieuw record. Stel de waardering van een item in door op de sterren in het veld te klikken. Bescherm gevoelige of vertrouwelijke gegevens en verberg ze voor het zicht (gegevens worden als stippen weergegeven). Gecodeerde gegevens worden bewaard in uw Bento-database. Bewaar locatiegegevens (lengte- en breedtegraad) en geef een map van de locatie weer in een webbrowser. Locaties worden weergegeven in decimale graden of in graden, minuten en seconden. Waarden voor lengtegraad liggen tussen -90 en 90 graden. Positieve waarden geven lengtegraden in het noorden aan en negatieve waarden die in het zuiden. Waarden voor breedtegraad liggen tussen -180 en 180 graden (of 0 tot 360 graden). Positieve waarden geven breedtegraden in het oosten aan en negatieve waarden die in het westen. Bewaar alle delen van een enkel adres. Bewaar een telefoonnummer inclusief het netnummer. Bewaar een adres. Bewaar het adres van een website, FTP-site of AFP-site.*** Bewaar een IM-account en service naam. Opmerkingen: *Maximale tekstveldgrootte is ongeveer 2 GB. **Het grootste getal dat wordt ondersteund, is *** Het URL-veld ondersteunt geen URL-waarden die Japanse karakters bevatten. Opmerking De opmaak van daturm en tijd hangt af van de huidige instellingen in systeemvoorkeuren. Zie de Mac Help voor informatie over het wijzigen van de opmaak. Zie voor een lijst van veldtypen waarin u gegevens kunt importeren Ondersteunde veldtypen voor import op pagina 117. Lijstvelden Wanneer u adres-, telefoonnummer-, adres-, URL- en IM-accountvelden maakt, maakt Bento een bijbehorend lijstveld dat u meerdere adressen, telefoonnummers, enzovoort per record laat weergeven. Wanneer u gegevens in één van deze enkelvoudige veldtypen invoert, geeft Bento dezelfde gegevens in het bijbehorende lijstveld weer. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 81

82 Voorbeeld: stelt u zich voor dat u een formulier hebt dat een huistelefoonnummer weergeeft in een telefoonnummerveld genaamd Thuisnummer. U voegt werk- en mobiele telefoonnummers toe aan twee andere telefoonnummervelden. Bento maakt een lijstveld en toont alle drie de telefoonnummers in dat lijstveld, maar het werk- en mobiele telefoonnummer worden niet toegevoegd aan het veld Thuisnummer dat u hebt aangemaakt. Formulier 1 Formulier 2 Enkelvoudige telefoonnumm ervelden Telefoonnummerlijstveld gemaakt door Bento Op formulier 1 voert u gegevens in enkelvoudige telefoonnummervelden in. Op formulier 2 geeft Bento in het telefoonnummerlijstveld de gegevens weer die u hebt ingevoerd in de enkelvoudige telefoonnummervelden. U kunt waarden die bewaard worden in gewone velden (bijvoorbeeld Thuisnummer in het boven getoonde formulier) importeren en exporteren, maar u kunt geen waarden importeren en exporteren die bewaard worden in de lijstvelden. U kunt waarden die bewaard worden in deze lijstvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave. Het maken van velden Volg onderstaande stappen om alle veldtypen te maken, behalve rekenvelden, bestandenlijstvelden, berichtenlijstvelden, gekoppelde gegevensvelden en locatievelden. Zie voor meer informatie over deze veldtypen Het maken van rekenvelden op pagina 83, Het maken van bestandenlijstvelden op pagina 84, Het maken van velden met berichtenlijst op pagina 86, Het maken van gekoppelde gegevensvelden op pagina 87 en Het maken van locatievelden op pagina 86. Voor informatie over het toevoegen van een veld aan een formulier, zie Het toevoegen van velden aan een formulier op pagina Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

83 Velden maakt u als volgt: 1 Kies Voeg in > Nieuw veld of druk op Control-N. 2 Kies een veldtype. 3 Geef het veld een naam. De naam moet uniek zijn in de bibliotheek. 4 Stel de opties van het veld in, als die er zijn. 5 Klik op Maak en doorgaan of druk op Command-Return. 6 Herhaal stappen 2-5 om extra velden te maken. 7 Klik op Sluiten. De velden zijn toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier. 8 Gebruik het veldenvenster om velden toe te voegen of weer te geven. Om Een veld aan een formulier toe te voegen in formulierweergave of gedeelde weergave Een veld als een kolom weer te geven in tabelweergave of gedeelde weergave. Doet u dit in het veldenvenster Sleep het veld naar het formulier. Selecteer het selectievakje van een veld. Opmerking In tabelweergave kunt u geen gekoppelde gegevensvelden of lijstveldtypen zien, zoals adres, adres, bestandenlijst, berichtenlijst en eenvoudige lijst. Het maken van rekenvelden Een rekenveld maakt u als volgt: 1 Kies Voeg in > Nieuw veld of druk op Control-N. 2 Kies Berekening. 3 Klik op Doorgaan. 4 Geef het veld een naam. 5 Maak een formule voor uw berekening. Voor het toevoegen van Een verwijzing naar een veld Een mathematische of tekstoperator De huidige datum De huidige tijd Een vooringestelde waarde Doet u dit Dubbelklik op de naam van een veld in de lijst Beschikbare velden. Klik op een operatorknop of typ een operator in de formule. Klik op Vandaag om de huidige datum toe te voegen. Klik op Nu om de huidige tijd toe te voegen. Klik op Waarde en selecteer dan een waarde uit de lijst. Vervang de vooringestelde waarde door de waarde die u wilt. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 83

84 6 Kies het juiste gegevenstype voor het resultaat dat u wilt en stel andere opties in. Operatorknoppen De formule voor de berekening. In dit voorbeeld is het de waarde in Voornaam, een spatie en de waarde in Achternaam. Dit is wat u ziet in het rekenveld voor het huidige record. 7 Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier. Tip Wanneer u niet bekend bent met het maken van berekeningen, klik dan op Toon voorbeelden om rekenvoorbeelden te bekijken en er mee te experimenteren. Het maken van een berekening in een eenvoudig lijstveld, doet u als volgt: 1 Klik op het pop-upmenu in een kolomhoofd. 2 Kies Wijzig in > Berekening. 3 Kies Kolomnaam bewerken om het berekeningsdialoogvenster te openen. 4 Maak een formule voor uw berekening zoals beschreven in de stappen 5 en 6 van de procedure hierboven. Het maken van bestandenlijstvelden Gebruik een bestandenlijstveld om een lijst van aliassen naar bestanden of mappen op uw computer te bewaren. Elke alias bevat een pad naar een specifiek bestand of specifieke map op een specifieke locatie op uw harde schijf. Het bewaren van een bestandsalias maakt een verbinding of koppeling naar het originele bestand op uw computer. Het verplaatsen, hernoemen of wissen van het bestand verbreekt de verbinding naar dit bestand. (Om de verbinding te herstellen, moet u de bestandsalias weer aan het veld toevoegen.) Bestanden waarnaar verwezen wordt door een alias, worden wel meegenomen bij het exporteren van een sjabloon met gegevens, maar niet bij het maken van een reservekopie of het herstellen hiervan. 84 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

85 U kunt bestanden of programma's die zich in de bestandenlijstvelden bevinden snel openen. U kunt bijvoorbeeld een alias bewaren die verwijst naar een PDF-bestand van de CV van een toekomstige werknemer. Wanneer u dubbelklikt op het PDF-pictogram, wordt het document geopend in het op uw systeem als standaard ingestelde programma voor het weergeven van PDF-bestanden. Bestanden aan een bestandenlijstveld toevoegen doet u als volgt: 1 Kies Voeg in > Nieuw veld of druk op Control-N. 2 Kies Bestandenlijst. 3 Geef het veld een naam. 4 Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier. Tip U kunt bestandenlijstvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave. Kies Weergave > Gedeelde weergave, zodat als u in tabelweergave werkt, u ook bestandenlijstvelden kunt zien in formulierweergave. 5 In de linkerbenedenhoek van de tabel voor het bestandenlijstveld, klikt u op of kies Voeg in > Bestand. 6 Ga in het dialoogvenster Open naar het bestand dat u wilt toevoegen in het bestandenlijstveld en klik dan op Selecteer. U kunt ook de bestanden vanuit de Finder naar het bestandenlijstveld slepen. 7 Om een bestand in een veld te openen, klikt u op en kies Open of dubbelklik op het bestandsminiatuur of de rij in het veld. Mappen worden niet meegenomen wanneer u een sjabloon met gegevens exporteert U kunt bestanden die opgeslagen zijn in de bestandenlijstvelden vooraf bekijken met Snelle weergave. Zie Het vooraf bekijken van bestanden met Snelle weergave op pagina 96. Zie ook Het werken met bestanden die bewaard worden in bestandenlijstvelden en berichtenlijstvelden op pagina 95. Wanneer u records exporteert met een sjabloon dat gegevens bevat, worden de bestanden waarnaar verwezen wordt in aliassen ook geëxporteerd. Zie voor meer informatie Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling op pagina 119. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 85

86 Het maken van velden met berichtenlijst Gebruik een berichtenlijstveld om aliassen naar berichten, notities en RSS-artikelen van Mac OS X Mail die relevant zijn voor een specifiek record te bewaren. U kunt bijvoorbeeld een logboek of correspondentie bijhouden die gekoppeld is aan een project of gebeurtenis. Opmerking Omdat het berichtenlijstveld aliassen naar berichten bewaart, wordt wanneer u een bericht uit Mac OS X Mail wist, dit ook gewist uit het berichtenlijstveld. Een berichtenlijstveld maakt u als volgt: 1 Kies Voeg in > Nieuw veld of druk op Control-N. 2 Kies Berichtenlijst. 3 Geef het veld een naam. 4 Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier. Opmerking U kunt berichtenlijstvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave. 5 Voeg Mac OS X Mail-items (berichten, notities en RSS-artikelen) toe aan het veld. Zie Het toevoegen van Mac OS X Mail-items aan een berichtenlijstveld op pagina 95. Het maken van locatievelden In een bibliotheek zoals Vakanties of Klantenbezoek kunt u een locatieveld gebruiken voor het bepalen van uw locatie (lengte- en breedtegraad) en voor het weergeven van een kaart van de locatie in uw webbrowser. Wanneer u een verbinding heeft met een draadloos netwerk en minimaal Mac OS X 10.6 heeft geïnstalleerd, dan kunt u een locatieveld zodanig instellen dat de informatie automatisch wordt vastgelegd. Een locatieveld maakt u als volgt: 1 Kies Voeg in > Nieuw veld of druk op Control-N. 2 Kies Locatie. 3 Geef het veld een naam. 4 Selecteer een opmaak: Decimale graden of Graden, minuten & seconden. Een voorbeeld van een locatie in decimale graden-opmaak: N, W Een voorbeeld van een locatie in Graden, minuten & seconden-opmaak: N, W Zie voor meer informatie over lengte- en breedtegraadwaarden Veldtypen op pagina Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

87 5 Selecteer locatie automatisch invoeren om uw huidige locatie vast te leggen wanneer een record bewerkt of aangemaakt wordt (vereist een verbinding met een draadloos netwerk en minimaal Mac OS X 10.6 geïnstalleerd). Kies Wanneer het record bewerkt wordt of Wanneer het record aangemaakt wordt. 6 Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan het veldenvenster en het huidige formulier. Opmerking Bento kan uw huidige locatie alleen invoeren als u locatievoorzieningen in systeemvoorkeuren hebt ingeschakeld. Voor OS X Lion 10.7 moet u ook het Bento selectievakje aanvinken in het venster Beveiliging en privacy in systeemvoorkeuren, om Bento uw locatie te kunnen laten bepalen. Het maken van gekoppelde gegevensvelden Gebruik een gekoppeld gegevensveld om één of meer records weer te geven van een bibliotheek of verzameling die gekoppeld zijn aan de records die u bekijkt. Voorbeeld: als u de Projectenbibliotheek gebruikt om een triathlon te plannen en een lijst met verkopers op een formulier wilt weergeven, kunt u een gekoppeld gegevensveld maken om de verkopers weer te geven die u hebt ingehuurd voor de levering van apparatuur en catering. Deze records komen uit de verzameling Verkopers. Wanneer u een nieuw record toevoegt aan het gekoppelde gegevensveld, wordt het record daar weergegeven, maar wordt het opgeslagen in de verzameling Verkopers. U kunt een gekoppeld gegevensveld maken door gebruik te maken van de hieronder aangegeven menuopdrachten of door een bibliotheek of verzameling naar een formulier te slepen (zie Het maken van gekoppelde gegevensvelden door het slepen van records op pagina 90). U kunt gekoppelde gegevensvelden in formulierweergave bekijken, maar niet in tabelweergave. Een gekoppeld gegevensveld maakt u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling waaraan u een gekoppeld gegevensveld wilt toevoegen. 2 Kies Voeg in > Nieuw veld of druk op Control-N. 3 Kies Gekoppelde gegevens. 4 Geef het veld een naam. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 87

88 5 Kies de gegevensbron uit de lijst. De gegevensbron kan een bibliotheek, een verzameling of een Slimme verzameling zijn. Wanneer u een bibliotheek selecteert, kunt u elk record uit de bibliotheek aan het gekoppelde gegevensveld toevoegen. Wanneer u een verzameling selecteert, kunt u alleen records uit die verzameling aan het gekoppelde gegevensveld toevoegen. 6 Klik op Maak. Het nieuwe veld wordt toegevoegd aan de veldenlijst en het huidige formulier. Gekoppeld gegevensveld Sleep hierheen om het aantekeningengedeelte te tonen of te verbergen. Toon of verberg de samenvattingsrij. Ga naar het geselecteerde record in zijn bronbibliotheek of -verzameling. Gekoppelde records in een rasteschaker bekijken. Schakel tussen velden die vermeld zijn in het veldenvenster (ofwel gegevensbron, ofwel bibliotheek). 7 Klik op om in het gekoppelde gegevensveld over te schakelen naar rasterweergave. 88 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

89 8 Klik op om records weer te geven van de gegevensbron die u hebt gespecificeerd in stap 5. Selecteer de records die u aan het gekoppelde gegevensveld wilt toevoegen en klik dan op Wijzigingen bewaren. Klik op om een record toe te voegen. Als de gegevensbron een slimme verzameling is, dan is uitgeschakeld, omdat u geen records aan een slimme verzameling kunt toevoegen. Klik op om het record uit het gekoppelde gegevensveld te wissen. Het record blijft bewaard in de gegevensbron (de bibliotheek of verzameling) waarop het gekoppelde gegevensveld is gebaseerd. Als u een bibliotheek of verzameling waarop een gekoppeld gegevensveld is gebaseerd wist, wordt het gekoppelde gegevensveld ook gewist. Als een record dat verschijnt in een gekoppeld gegevensveld wordt gewist in zijn gegevensbron, wordt het record ook gewist uit andere gekoppelde gegevensvelden waarin het verschijnt. Klik op om de gegevens in een gekoppeld gegevensveld te wijzigen. Er wordt een venster geopend met records uit de gekoppelde bibliotheek of verzameling. Alle records die al gekoppeld zijn aan het huidige record zijn geselecteerd en gemarkeerd. Om meer gekoppelde records toe te voegen, selecteert u de records in het venster en klikt u op Wijzigingen bewaren. Om records te wissen, selecteert u de records in het venster en klikt u op Wijzigingen bewaren. Records worden alleen gewist uit het gekoppeld gegevensveld; ze blijven bewaard in de gegevensbron. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 89

90 Het maken van gekoppelde gegevensvelden door het slepen van records Een andere manier om een gekoppeld gegevensveld te maken, is door te beginnen met een record of records die u aan een andere bibliotheek of verzameling wilt koppelen (hierin wilt weergeven). De afbeelding hieronder laat u zien hoe u gekoppelde Projectenrecords in de verzameling Verkopers kunt weergeven. Selecteer en sleep eerst de records uit de Projectenbibliotheek die u wilt koppelen aan een of meer verkopers. Selecteer vervolgens het/de record(s) van de verkoper(s) waaraan u de Projectenrecords wilt koppelen. Het maken van gekoppelde gegevensvelden door middel van het slepen van records, doet u als volgt: 1 Open de bibliotheek of verzameling met de records die u aan een andere bibliotheek of verzameling wilt koppelen. (Open bijvoorbeeld de Projectenbibliotheek.) 2 Schakel over naar tabelweegave. Het nieuwe gekoppelde gegevensveld met records op een formulier in de verzameling Verkopers. 3 Selecteer het/de record(s) die u aan een andere bibliotheek of verzameling wilt koppelen. (Wanneer u bijvoorbeeld projectrecords aan de verzameling Verkopers wilt koppelen, selecteert u die records in de Projectenbibliotheek.) 90 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

91 4 Sleep de geselecteerde records naar de bibliotheek of verzameling in het bibliothekenvenster waaraan u de records wilt koppelen. (Sleep bijvoorbeeld de geselecteerde Projectenrecords naar de verzameling Verkopers in het bibliothekenvenster.) 5 Indien er al een relatie tussen de twee bibliotheken bestaat, ga dan verder met stap 6. Indien er nog geen relatie bestaat tussen de twee bibliotheken bestaat, vraagt Bento of u een gekoppeld gegevensveld wilt maken. Klik op Records kiezen. 6 In het venster van de bibliotheek of verzameling waarin u de records hebt gesleept (in stap 4), selecteert u de records waaraan u wilt koppelen. (Selecteer bijvoorbeeld de verkoper(s) die u aan de geselecteerde projecten wilt koppelen.) 7 Klik op Toevoegen aan Record. Bento maakt een nieuw gekoppeld gegevensveld in de bibliotheek of verzameling waar u de records naar toe gesleept hebt in stap 4. (Er wordt bijvoorbeeld een gekoppeld gegevensveld met de naam Projecten in de verzameling Verkopers gemaakt.) 8 Sleep het nieuwe gekoppeld gegevensveld van de veldenlijst naar het formulier in de bibliotheek of verzameling waar u de records in stap 4 naar toe gesleept hebt (bijvoorbeeld, de verzameling Verkopers). Het navigeren naar gekoppelde records Navigeren tussen gekoppelde records doet u als volgt: 1 Klik op een record. 2 Klik op om naar het record in diens bibliotheek of verzameling te gaan en de details van het record te bekijken. U kunt het record waar u naartoe bent genavigeerd bewerken. 3 Wanneer u navigeert tussen records in verschillende gekoppelde gegevensvelden, kunt u snel terugkeren naar het vorige bekeken gekoppelde record door in de navigatiebalk te klikken op. Maar wanneer u een item selecteert in het bibliothekenvenster, stopt Bento met het bijhouden van de gekoppelde records die u hebt bekeken en verdwijnt. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 91

92 Het gebruik van het veldenvenster Het veldenvenster geeft een alfabetische lijst weer van de velden die beschikbaar zijn voor de geselecteerde bibliotheek of verzameling. Gebruik het veldenvenster om de velden te selecteren die u wilt toevoegen aan het huidige formulier (in formulierweergave) of om ze als kolommen weer te geven (in tabelweergave). In gedeelde weergave geeft het veldenvenster de velden aan die kunnen worden toegevoegd aan het huidige formulier of die kunnen worden weergegeven in tabelweergave. In tabelweergave In formulierweergave Het veld wordt niet weergegeven in tabelweergave. Het veld werd niet aan het huidige formulier toegevoegd. Het veld wordt weergegeven in tabelweergave. Adressubvelden kunnen niet afzonderlijk aan het formulier worden toegevoegd. Het lijstveld heeft geen selectievakje, omdat het niet kan worden weergegeven in tabelweergave. Het veld werd aan het huidige formulier toegevoegd. In het veldenvenster kunt u: een veld maken door te klikken op sleep een veld met naar een formulier: een selectievakje van een veld selecteren om het veld in de tabelweergave weer te geven dubbelklikken op veldnamen om namen en instellingen te wijzigen. Indien een veld vergrendeld is, kunt u de naam of instellingen ervan niet wijzigen omdat ze worden gedeeld met Adresboek, ical of iphoto, of gereserveerd zijn door Bento. een veld dupliceren door te klikken op en Veld dupliceren te kiezen. 92 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

93 Converteren van: een veld en de gegevens daarvan wissen door te klikken op. Wanneer u een veld wist, wordt het uit de bibliotheek gewist en uit de verzamelingen en de gekoppelde gegevensvelden die er gebruik van maken. Opmerking In het veldenvenster in tabelweergave bevindt zich geen selectievakje naast de gekoppelde gegevensvelden of de lijstveldtypen (adres, adres, telefoonnummer, IM-account, URL, bestandenlijst, berichtenlijst en eenvoudige lijst), omdat deze velden niet kunnen worden weergegeven in tabelweergave. Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere U kunt het type van een aantal velden wijzigen in een ander type. Automatische teller-, locatie- en adresvelden, maar ook velden in een gedeelde database kunnen niet in een ander type gewijzigd worden. De informatie in de onderstaande tabel geldt ook voor het wijzigen van het gegevenstype van kolommen in eenvoudige lijstvelden en van kolommen in het notitiegedeelte van gekoppelde gegevensvelden. Converteren naar: Tekst Nummer Keuze Selectievakje Tijd Datum Tijdsduur Valuta Waardering Telefoon Andere lijstvelden Tekst Nummer Keuze Selectievakje Media Tijd Datum Tijdsduur Berekening Valuta Waardering Gecodeerd Telefoonnummer adres URL IM-account Berekening; Gecodeerd; Media Een bestaand veld van het ene type in het andere wijzigen doet u als volgt: 1 Selecteer een kolomnaam in tabelweergave. 2 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 3 Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een veldtype uit de lijst. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 93

94 Het werken met lijstvelden Sommige lijstveldtypen (adres, telefoonnummer, adres, URL en IM-account) hebben een pop-upmenu van waaruit u snel handelingen kunt uitvoeren, zoals het weergeven van het geselecteerde telefoonnummer in een groot formaat, het verkrijgen van routebeschrijvingen naar of vanuit het geselecteerde adres en het weergeven van een kaart voor het geselecteerde adres. Het versturen van s In formulier- en tabelweergave kunt u snel s versturen aan uw familie, vrienden of collega's. Een versturen in formulierweergave doet u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Klik op naast het adresveld. Als u ziet, is het adres ongeldig. 3 De standaard toepassing opent en toont een leeg bericht, geadresseerd aan de naam in het adresveld. 4 Typ het bericht en verstuur het. Een versturen in tabelweergave doet u als volgt: 1 Selecteer één of meer adresvelden. U kunt elk veldenblok selecteren om snel meerdere adresvelden te selecteren. 2 Kies Bewerken > Geselecteerde adressen en, of druk op Shift- Command-M. 3 Het standaard programma opent en geeft een leeg bericht weer, geadresseerd aan de naam of namen in de/het geselecteerde e- mailadresveld(en). 4 Typ het bericht en verstuur het. 94 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

95 Het toevoegen van Mac OS X Mail-items aan een berichtenlijstveld In berichtenlijstvelden kunt u aliassen naar Mac OS X Mail-berichten, notities en RSSartikelen bewaren die relevant zijn voor een specifiek record. Zie voor aanwijzingen met betrekking tot het maken van berichtenlijstvelden Het maken van velden met berichtenlijst op pagina 86. Opmerking Door het bewaren van een alias in Bento, bewaart u geen bericht in Bento; het verwijst simpelweg naar een bericht in Mail. Door het bericht uit Mail te wissen, wist u het bericht ook uit Bento. Een bericht, notitie of RSS-artikel uit Mac OS X Mail toevoegen aan een berichtenlijstveld doet u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Klik op in de linkerbenedenhoek van het berichtenlijstveld om het Mac OS X Mail-programma te openen. 3 Selecteer in Mac OS X Mail een map die berichten, notities of RSS-artikelen bevat. 4 Sleep één of meerdere items naar het berichtenlijstveld. Tip Klik op om de velden voor het veld met berichtenlijst te tonen in het deelvenster Velden. Om de items in Mac OS X Mail te openen, zie Het werken met bestanden die bewaard worden in bestandenlijstvelden en berichtenlijstvelden op pagina 95. Het werken met bestanden die bewaard worden in bestandenlijstvelden en berichtenlijstvelden Wanneer u door records bladert, kunt u snel bestanden of programma's openen die opgeslagen zijn in bestandenlijstvelden en Mac OS X Mail-berichten, -notities en RSSartikelen openen die bewaard worden in berichtenlijstvelden. Bestanden open die in een bestandenlijstveld of berichtenlijstveld bewaard worden doet u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer één of meerdere items in het bestandenlijstveld of het berichtenlijstveld. Druk op de Command-toets terwijl u klikt om nietaangrenzende items te selecteren. 3 Klik op en kies Open (bestandenlijst) of (berichtenlijst), of dubbelklikop de items die u wilt openen. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 95

96 4 Het programma dat geassocieerd wordt met elk item, start en geeft de inhoud van de items weer. Wanneer u bijvoorbeeld dubbelklikt op een PDF-bestand en een QuickTimefilmbestand, zullen Mac OSX Preview en QuickTime Player starten en respectievelijk het PDF-bestand en het QuickTime-filmbestand weergeven. Wanneer u dubbelklikt op een bericht, notitie of RSS-artikel, wordt het Mac OS X Mail-programma gestart en geeft het Mac OS X Mail-item weer. Bestanden die bewaard worden in een bestandenlijstveld bekijken doet u als volgt: 1 Klik op om de items in een tabel weer te geven. 2 Klik op om terug te gaan naar de rasteropmaak. Klik op om de weergavegrootte van items in rasteropmaak te wijzigen. Het en van een bestand uit een bestandenlijstveld doet u als volgt: 1 Selecteer in het bestandenlijstveld een of meer bestanden die u wilt en. 2 Klik op, linksonder in het bestandenlijstveld en klik dan Verstuur via Mail. Het Mac OS X Mail-programma wordt geopend. 3 Voer de namen van de geadresseerden in, wijzig eventueel het onderwerp en bericht en klik dan op Verstuur. Het vooraf bekijken van bestanden met Snelle weergave Met Snelle weergave kunt u snel de inhoud van een item in een bestandenlijstveld of berichtenlijstveld bekijken zonder het te openen. Een bestand vooraf bekijken doet u als volgt: 1 Selecteer een formulier in de navigatiebalk of kies Weergave > Formulierweergave > Naam van formulier. 2 Selecteer één of meerdere items in een bestandenlijstveld of berichtenlijstveld. 3 Klik op en kies Bestandsnaam snel weergeven of druk op de spatiebalk. De inhoud die u ziet is afhankelijk van het bestandstype. Als het een afbeelding is, dan ziet u er een kleinere versie van. Indien het een tekstbestand is, kunt u de tekst lezen en scrollen om meer te zien. Wanneer u meerdere items hebt geselecteerd, kunt u de pijltjestoetsen of de knoppen onder aan het venster Snelle weergave gebruiken om van het ene item naar het andere te gaan. 96 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

97 Het werken met eenvoudige lijstvelden U werkt in een eenvoudig lijstveld met kolommen en rijen, grotendeels op dezelfde manier als in tabelweergave. Dit gedeelte legt u uit wat u allemaal met eenvoudige lijstvelden kunt doen. Zie voor meer informatie over het werken met kolommen Het werken met velden en kolommen in tabelweergave op pagina 69. Om informatie aan een eenvoudige lijst toe te kunnen voegen, moet u een veld van het type eenvoudige lijst maken. Zie Het maken van velden op pagina 82. U kunt een eenvoudig lijstveld vanaf het deelvenster Velden naar een formulier slepen en beginnen met het invoeren van gegevens die relevant zijn voor het record. Bento maakt standaard een tekstkolom aan, maar u kunt het kolomtype ook wijzigen. U kunt in eenvoudige lijstvelden op dezelfde manier met mediagegevens werken als in mediavelden. Zie voor meer informatie Het werken met mediavelden op pagina 102. U kunt in eenvoudige lijstvelden ook berekeningen maken, weergeven en bewerken. Zie voor meer informatie Het maken van rekenvelden op pagina 83. Het toevoegen van gegevens aan een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: 1 Klik in een veld van de kolom waaraan u gegevens wilt toevoegen en typ in het veld. 2 Druk op Tab om een andere kolom te maken, waarin u kunt doorgaan met typen in hetzelfde record. Opmerking U kunt ook gegevens uit tabelweergave of een spreadsheetbestand kopiëren en plakken in eenvoudige lijstvelden. Een kolom toevoegen aan een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies Kolom toevoegen voor of Kolom toevoegen na. Voer een nieuwe naam in voor de kolom en druk vervolgens op Return of Tab. Het wijzigen van de kolomnaam in een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: Doe een van het volgende: Dubbelklik op de kolomnaam, typ een nieuwe naam en druk dan op Return of Tab. Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd, kies Kolomnaam" bewerken en wijzig vervolgens de kolomnaam in het dialoogvenster. Daar kunt u ook aangeven of u wilt dat Bento automatisch de tekst aanvult terwijl u in het veld typt. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 97

98 Het wijzigen van een kolom van het ene gegevenstype naar het andere doet u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een gegevenstype uit de lijst. Opmerking Niet alle gegevenstypen kunnen gewijzigd worden. Zie voor meer informatie Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere op pagina 93. Een kolom uit een eenvoudig lijstveld wissen doet u als volgt: Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies dan Kolom wissen. Het weergeven of verbergen van kolommen in een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: 1 Klik op in de linkerbenedenhoek van het eenvoudig lijstveld. 2 Selecteer het selectievakje naast de kolomnaam om een kolom in het veldenvenster weer te geven. Een kolom kunt u op de volgende manieren wijzigen: Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies dan Kolom verbergen. Klik op in de linkerbenedenhoek van het eenvoudig lijstveld. Schakel vervolgens in het veldenvenster het selectievakje naast de kolomnaam uit. Het weergeven of verbergen van de samenvattingsrij in een eenvoudig lijstveld doet u als volgt: Doe een van het volgende: Kies Weergave > Toon samenvattingsrij of Verberg samenvattingsrij. Klik op in de linkerbenedenhoek van het eenvoudig lijstveld. Zie voor meer informatie over de samenvattingsrij Het samenvatten van kolomgegevens op pagina Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

99 Het schakelen tussen de weergaven in het veldenvenster doet u als volgt: Klik op in de linkerbenedenhoek van een eenvoudig lijstveld om te schakelen tussen weergave van kolommen in het eenvoudig lijstveld en velden in de bibliotheek in het veldenvenster. Het veldenvenster geeft kolommen in het eenvoudig lijstveld weer Klik om te schakelen tussen de weergaven in het veldenvenster. Het veldenvenster geeft velden in de bibliotheek weer Het werken met gekoppelde gegevensvelden In een gekoppeld gegevensveld kunt u informatie over records bewaren die relevant is voor de gegevensbron maar die niet gekoppeld is aan de gegevensbron. Deze informatie wordt opgeslagen in een apart gedeelte van het gekoppelde gegevensveld genaamd notities. Stel dat u een Receptenbibliotheek hebt die een gekoppeld gegevensveld heeft dat is gekoppeld aan de Ingrediëntenbibliotheek. In dit geval kunt u informatie zoals de benodigde hoeveelheid van elk ingrediënt in een recept bewaren in het notitiegedeelte van het gekoppelde gegevensveld van Ingrediënten. In andere velden in het notitiegedeelte kunt u details toevoegen over het bereiden van het ingrediënt of de naam van de winkel waar u het hebt gekocht. De informatie in de aantekeningenvelden wordt niet opgeslagen in de Ingrediëntenbibliotheek. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 99

100 Aantekeningenvelden Gekoppelde records uit de bibliotheek Ingrediënten U kunt berekeningen maken, weergeven en bewerken in het aantekeningengedeelte. Zie voor meer informatie Het maken van rekenvelden op pagina 83. Het aantekeningengedeelte geeft u als volgt weer: Plaats de cursor op de rechterrand van een gekoppeld gegevensveld. Wanneer de cursor verandert in, sleept u deze naar links. U ziet het aantekeningengedeelte met de eerste aantekeningenkolom (met de naam Nieuwe kolom) al voor u aangemaakt. Voer een nieuwe naam in voor de kolom en druk vervolgens op Return of Tab. Een kolom aan het aantekeningengedeelte toevoegen doet u als volgt: Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies Kolom toevoegen voor of Kolom toevoegen na. Voer een nieuwe naam in voor de kolom en druk vervolgens op Return of Tab. De naam van een kolom in het aantekeningengedeelte wijzigt u als volgt: Doe een van het volgende: Klik om records weer te geven in rasteropmaak. Dubbelklik op de kolomnaam, typ een nieuwe naam en druk dan op Return of Tab. Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd, kies Kolomnaam" bewerken en wijzig vervolgens de kolomnaam in het dialoogvenster. Daar kunt u ook aangeven of u wilt dat Bento automatisch de tekst aanvult terwijl u in het veld typt. 100 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

101 Het wijzigen van een kolom van het ene gegevenstype naar het andere doet u als volgt: 1 Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd. 2 Kies Wijzig in en selecteer vervolgens een gegevenstype uit de lijst. Opmerking Niet alle gegevenstypen kunnen gewijzigd worden. Zie voor meer informatie Het wijzigen van een bestaand veld van het ene type in het andere op pagina 93. Het tonen of verbergen van de samenvattingsrij doet u als volgt: Doe een van het volgende: Kies Weergave > Toon samenvattingsrij of Verberg samenvattingsrij. Klik op. Zie voor meer informatie over de samenvattingsrij Het samenvatten van kolomgegevens op pagina 73. Ga als volgt te werk om een kolom te wissen uit het notitiegedeelte: Klik op in de rechterhoek van een kolomhoofd en kies dan Kolom wissen. Records in gekoppelde gegevensvelden sorteren doet u als volgt: Klik op het pop-upmenu boven aan een kolom en kies vervolgens Oplopend sorteren of Aflopend sorteren. Gekoppelde gegevensrecords in rasteropmaak weergeven doet u als volgt: Klik op om de records weer te geven in een raster. Labels voor rasterweergave items instellen doet u als volgt in: 1 In rasterweergave, klik op. 2 Klik op het pop-upmenu Titel en kies dan tot twee velden. Alle veldgegevens worden weergegeven als een label voor de rasterweergaveitems. Kies het liggend streepje voor het veld als u geen label wilt weergeven. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 101

102 Het werken met mediavelden U kunt vele typen geluids-, afbeeldings- en filmbestanden aan een mediaveld toevoegen, waaronder JPEG, QuickTime, en MP3-bestanden. Wanneer u een geluidsbestand toevoegt dat u hebt gekocht in de itunes Store, moet u misschien de accountnaam en het wachtwoord invoeren voor de account die is gebruikt om het geluidsbestand aan te schaffen. Opmerking U kunt geen filmbestanden die u hebt gekocht in de itunes Store toevoegen. Tip Gebruik een afbeeldingsvak wanneer u een afbeelding, zoals een logo of briefhoofd, op elk record in uw formulier wilt weergeven. Zie voor meer informatie over afbeeldingsvakken Het toevoegen van afbeeldingskaders op pagina 61. Het maken van foto's Wanneer uw computer uitgerust is met een isight-camera, kunt u daarmee foto's maken om te gebruiken in uw formulieren. Een foto maakt u als volgt: 1 Klik op een leeg mediaveld. Zie voor informatie over het maken van een mediaveld Het maken van velden op pagina Klik op. 3 In het dialoogvenster klikt u op en wacht totdat de afbeelding verschijnt. 4 Optioneel: Klik op en selecteer een speciaal effect om op de foto toe te passen. 5 Klik op Stel in om de afbeelding te bewaren en te laden in het mediaveld. Tip Om een reservekopie te maken van een foto moet u deze exporteren. Zie voor meer informatie Het exporteren van afbeeldingen op pagina 104. Het toevoegen van mediabestanden U kunt geluids-, afbeeldings- (foto's, tekeningen, etc.) en filmbestanden aan mediavelden toevoegen. Afbeeldingsbestanden zijn onder andere afbeeldingen van het internet of andere programma's, zoals iphoto. 102 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

103 Een mediabestand voegt u als volgt toe: 1 Klik in het mediaveld. 2 Sleep een mediabestand uit de Finder, iphoto of itunes naar het mediaveld of klik op om een bestand te kiezen. Wanneer u een mediabestand toevoegt, kopieert Bento het naar het bestand bento.bentodb, behalve bij itunes-bestanden. Wanneer u een itunes-bestand aan een mediaveld toevoegt, maakt Bento een alias voor het bestand. Als u het mediabestand niet wilt kopiëren in Bento, houdt u de Option toets ingedrukt nadat u begonnen bent met het slepen van het mediabestand naar het mediaveld. Er verschijnt een pijl op de miniatuur. Bento maakt een alias die een pad bevat naar een specifiek bestand op een specifieke locatie op uw harde schijf. Wanneer u een alias voor het mediabestand gebruikt en dan het oorspronkelijke mediabestand verplaatst of hernoemt, wordt de alias ernaartoe verbroken. 3 Selecteer in het dialoogvenster Open de afbeelding die u wilt toevoegen en klik dan op Open. Het afspelen van een film- of geluidsbestand Het afspelen van een film- of geluidsbestand in Bento is vergelijkbaar met het afspelen van uw film- of geluidsbestand in QuickTime Player. Een film- of geluidsbestand speelt u als volgt af: 1 Klik in het mediaveld. 2 Klik op in de afspeelbalk om het film- of geluidsbestand te starten. Sleep de schuifregelaar naar boven of beneden om het volume aan te passen. 3 Om het film- of geluidsbestand te pauzeren, klikt u op. Om het afspelen van het film- of geluidsbestand te hervatten, klikt u op. Het positioneren van afbeeldingen U kunt een afbeelding in elke richting binnen in een mediabestand verplaatsen. Een afbeelding positioneert u als volgt: 1 Klik in het mediaveld. 2 Sleep de afbeelding in het veld. Wanneer u de afbeelding uit het zicht sleept, selecteert u Aanpassen aan venster om het weer terug in het zicht te brengen. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 103

104 Het weergaveformaat van afbeeldingen veranderen U kunt het weergaveformaat van een afbeelding veranderen binnen het mediaveld. Het weergaveformaat van een afbeelding wijzigt u als volgt: 1 Klik in het mediaveld. 2 Sleep de schuifregelaar om in en uit te zoomen op de afbeelding. 3 Selecteer Aanpassen aan venster om de afbeelding even groot te maken als het veld. Het exporteren van afbeeldingen U kunt elk afbeeldingsbestand met een andere naam of naar een andere locatie exporteren (bewaren). Het wordt opgeslagen in het oorspronkelijke bestandsformaat. Een afbeelding exporteert u als volgt: 1 Klik in het mediaveld. 2 Klik op. 3 Ga in het dialoogvenster Bewaar als naar de map waar u het afbeeldingsbestand wilt bewaren. 4 Typ een naam en klik op Bewaar. Het wissen van mediabestanden Wanneer u een mediabestand uit een record verwijdert dan wordt het permanent verwijderd uit de bibliotheek daarvan en uit alle verzamelingen uit dezelfde bibliotheek. De inhoud van een mediaveld wist u als volgt: 1 Klik in het mediaveld. 2 Druk op de Delete-toets of kies Bewerken > Legen. 104 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

105 Het werken met gecodeerde velden Om in Bento gegevens in een veld te kunnen coderen, moet u eerst een veld van het type gecodeerd maken. Zie Het maken van velden op pagina 82. U kunt gevoelige informatie bewaren in gecodeerde velden. Wanneer u gegevens invoert in gecodeerde velden, worden die veilig opgeslagen in uw Bento-database en kunnen ze alleen worden gelezen in Bento. Gecodeerde gegevens in een vergrendeld veld worden weergegeven als stippen. Wanneer u probeert gegevens in te voeren in een gecodeerd veld en u hebt het database wachtwoord nog niet ingesteld, kunt u niet verder gaan totdat u dat hebt gedaan. Zie voor informatie over het instellen van het database wachtwoord Het instellen van een wachtwoord voor uw Bento-database op pagina 105. U kunt in gecodeerde velden zoeken indien deze ontgrendeld zijn. Zie voor meer informatie over zoeken Zoekveld en Geavanceerd zoeken op pagina 25. Het instellen van een wachtwoord voor uw Bento-database U kunt een wachtwoord instellen om uw database te beschermen. Het database wachtwoord beschermt ook alle gecodeerde velden. Zie voor het instellen van een wachtwoord om toegang te krijgen tot een gedeelde database Het instellen van een wachtwoord voor een gedeelde database op pagina 34. Het database wachtwoord stelt u als volgt in: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik op Beveiliging boven aan het venster. 3 Selecteer Database wachtwoord gebruiken. 4 Bij Database wachtwoord invoeren, typt u het wachtwoord. De maximale lengte is 20 tekens. 5 Bij Bevestigen, typt u nogmaals het wachtwoord. 6 (Optioneel) Bij Wachtwoordaanwijzing, typt u een woord dat of zin die u helpt het wachtwoord te herinneren. 7 Bewaar uw wachtwoord op een veilige plaats. Belangrijk Wanneer u uw wachtwoord vergeet, is het niet meer mogelijk dit te achterhalen. 8 Klik op Wachtwoord instellen. 9 Klik op het hangslot om de instellingen te vergrendelen. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 105

106 Het database wachtwoord leegt u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik op Beveiliging boven aan het venster. 3 Klik op het hangslot om de instellingen te wijzigen. 4 Voer uw database wachtwoord in en klik op Verzenden. 5 Deselecteer het selectievakje Database wachtwoord gebruiken. U kunt het selectievakje Database wachtwoord gebruiken niet uitschakelen als er gecodeerde velden in gebruik zijn. Het vergrendelen van Bento U kunt Bento vergrendelen door het Bento-venster te verbergen en zo uw gegevens te beschermen. Bento vergrendelt u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Klik op Beveiliging boven aan het venster. 3 Klik op het hangslot om de instellingen te wijzigen. 4 Selecteer Database wachtwoord vragen wanneer Bento wordt opgestart. 5 Kies Bento > Vergrendel Bento. Het Bento-venster wordt verborgen. Het Bento-venster weer zichtbaar maken doet u als volgt: 1 Voer het database wachtwoord in. 2 Klik op Verzenden. Het vergrendelen en ontgrendelen van gegevens in gecodeerde velden Het beveiligen van gecodeerde velden maakt uw gegevens veiliger, omdat u eerst de velden moet ontgrendelen voordat u de gegevens kunt bekijken. Nadat u gecodeerde velden hebt vergrendeld, kunt u de inhoud ervan niet wijzigen, totdat u ze hebt ontgrendeld. Gegevens in alle gecodeerde velden vergrendelen doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave een gecodeerd veld en klik op naast het veld. Selecteer dan Gecodeerde velden vergrendelen. Selecteer in tabelweergave een gecodeerd veld en klik op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies dan Gecodeerde velden vergrendelen. 106 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

107 Er verschijnt een naast alle gecodeerde velden in formulierweergave, en stippen vervangen de inhoud van alle gecodeerde velden. Opmerking U kunt geen gegevens uit gecodeerde velden kopiëren en u kunt hierin niets plakken zolang deze velden vergrendeld zijn. Gegevens in alle gecodeerde velden ontgrendelen doet u als volgt: 1 Selecteer in formulierweergave een gecodeerd veld en klik op naast het veld. Selecteer dan Gecodeerde velden ontgrendelen. Selecteer in tabelweergave een gecodeerd veld en klik op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies dan Gecodeerde velden ontgrendelen. 2 Voer uw database wachtwoord in en klik op Verzenden. Er verschijnt een naast alle gecodeerde velden in formulierweergave. Het tonen of verbergen van gegevens in gecodeerde velden Gegevens in een gecodeerd veld tonen doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave het gecodeerde veld en klik op. Klik in tabelweergave op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies vervolgens Gecodeerde veldinhoud tonen. De gegevens die u hebt gecodeerd, vervangen de stippen. Gegevens in een gecodeerd veld verbergen doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave het gecodeerde veld en klik op. Klik in tabelweergave op het pop-upmenu in het kolomhoofd. Kies vervolgens Gecodeerde veldinhoud verbergen. Stippen vervangen de gecodeerde gegevens. Opmerking U kunt niet kopiëren en plakken wanneer de gegevens in gecodeerde velden verborgen zijn. Het werken met locatievelden In een bibliotheek zoals Vakanties of Klantenbezoek kunt u een locatieveld gebruiken voor het bepalen van uw locatie (lengte- en breedtegraad) en voor het weergeven van een kaart van de locatie in uw webbrowser. Zie voor informatie over het maken van locatievelden en het hiervoor instellen van opties Het maken van locatievelden op pagina 86. Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden 107

108 Het invoeren van waarden voor lengte- en breedtegraad doet u als volgt: 1 Selecteer een locatieveld. 2 Voer in het veld voor lengtegraad een waarde in van -90 tot 90 graden. Druk op Option-Shift-8 om het gradensymbool ( ) in te voeren. 3 Voer in het veld voor breedtegraad een waarde in van -180 tot 180 graden (of 0 tot 360 graden). Decimale graden opmaak (Voorbeeld: N, W). Wanneer u als decimaal een positieve waarde intypt, zal Bento automatisch het gradensymbool en de richting (N of O) toevoegen. Als de decimaal negatief is, voegt Bento automatisch het gradensymbool en de richting (Z of W) toe. Graden, minuten & seconden opmaak (Voorbeeld: N, W). Typ de waarde voor de graden in (positief of negatief), gevolgd door het gradensymbool ( ), dan de waarde voor de minuten gevolgd door het minutensymbool ( ) en als laatste de waarde voor de seconden gevolgd door het secondensymbool ( ). Tip Indien u wilt dat Bento voor u een coördinaat invult, typ dan alleen de waarde voor de graden in (zonder gradensymbool). Bento levert standaard waarden voor de rest van de coördinaat. Daarna kunt u eventueel de waarden voor de minuten, de seconden en de richting wijzigen. Een kaart van de geselecteerde locatie geeft u als volgt weer: Selecteer in formulierweergave een locatieveld en klik dan op uw standaard webbrowser weergegeven.. De kaart wordt in Het opvragen van routebeschrijvingen naar of vanuit de geselecteerde locatie doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave een locatieveld en klik op Routebeschrijving naar of Routebeschrijving van. naast het veld en kies Het vastleggen van uw huidige locatie doet u als volgt: Selecteer in formulierweergave een locatieveld en klik op Instellen op huidige locatie. naast het veld en kies Opmerking Voor deze optie hebt u een actieve verbinding met een draadloos netwerk nodig en moet u minimaal Mac OS X 10.6 geïnstalleerd hebben. 108 Hoofdstuk 9 Het gebruik van velden

109 Het importeren, exporteren en afdrukken 10 Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende manieren waarop u informatie kunt importeren en exporteren zodat anderen ze kunnen bekijken of gebruiken. U kunt ook informatie afdrukken om te delen met anderen. Een goede manier om te starten met het gebruik van Bento is door bestaande informatie te importeren. Bento ondersteunt het importeren van gegevens uit verscheidene bestandsformaten: komma-gescheiden waarden (.csv) bestand, tabbestanden (.tab), Numbers-bestanden, Excel-bestanden, Excel 2008-bestanden en bibliotheeksjablonen. U kunt bijvoorbeeld.csv-bestanden importeren die van spreadsheets gemaakt zijn, geëxporteerd zijn uit andere databases of gedownload zijn vanaf bank- of beurswebsites. Indien u uw informatie wilt delen, kunt u uw Bento-informatie als een.csv-,.tab-, Numbers-, Excel 2008-, of bibliotheeksjabloonbestand exporteren. U kunt records exporteren vanuit een bibliotheek (inclusief gedeelde bibliotheken) of vanuit een verzameling. U kunt ook een groep records vanuit zoeken of Geavanceerd zoeken exporteren. Wanneer u een bibliotheek maakt met formulieren die u aan een andere Bento-gebruiker wilt geven, kunt u de bibliotheek als een bibliotheeksjabloonbestand exporteren (met of zonder gegevens). Bento laat u informatie afdrukken vanuit formulierweergave, tabelweergave, gedeelde weergave en vanuit zoeken en Geavanceerd zoeken. U kunt ook labels vanuit Bento afdrukken. 109

110 Over komma-gescheiden (CSV) en tab-gescheiden (TAB) bestanden Een komma-gescheiden bestand (.csv) of tab-gescheiden bestand (.tab of.tsv) is een bestand dat een tabel met gegevens weergeeft. Iedere kolom-/veldwaarde wordt gescheiden door een komma of een puntkomma (voor.csv) of een tab-teken (voor.tab of.tsv). Elk record wordt gescheiden door een return. In elke rij van het gegevensbestand bevindt zich een record. Vaak bestaat de eerste gegevensrij in het.csv-bestand uit de kolomnamen van de tabel, zodat het eenvoudiger is om de gegevens overeen te laten komen met de velden in een bestaande bibliotheek. Opmerking In sommige landen kan als scheidingsteken in.csv-bestanden een ander teken dan een komma worden gebruikt. Het standaard scheidingsteken wordt bepaald door uw landinstelling. Het exporteren van.csv- en.tab-bestanden vanuit andere programma's Opmerking Zorg ervoor dat tijdens het exporteren van.csv- of.tab-bestanden, de bestandsextensie.csv of.tsv is; de extensie moet in kleine letters zijn. Anders zal Bento de.csv of.tab-bestanden niet goed herkennen. Volg de volgende richtlijnen voor de beste resultaten wanneer u informatie in Bento importeert: Exporteer uw gegevens uit het andere programma als een.csv of.tabbestand. Wanneer uw Excel-werkblad meerdere tabellen bevat, plaats iedere tabel dan in een eigen werkblad en zorg ervoor dat de kolomnamen op de eerste rij staan. Noteer of uw.csv- of.tab-bestand een rij met kolomnamen bevat. Bento kan de waarden in die rij nemen als veldnamen wanneer u de informatie in een nieuwe bibliotheek importeert. In Bento verschijnen deze veldnamen als labels in formulierweergave en als kolomnamen in tabelweergave. Noteer de volgorde van de velden in het.csv- of.tab-bstand. Als het bestand geen rij met kolomnamen heeft, kunt u uw notities raadplegen om de velden handmatig een naam te geven wanneer u het bestand importeert. ClarisWorks en AppleWorks maken tab-gescheiden bestanden wanneer u de optie ASCII Text in het dialoogvenster Bewaar als selecteert. Zorg ervoor dat u de ".tab"-extensie aan de bestandsnaam toevoegt wanneer u een AppleWorks 6-bestand bewaart, dat u van plan bent om in Bento te gaan importeren. Als u bijvoorbeeld een AppleWorks-bestand met de naam MyData hebt, bewaar dit dan als MyData.tab zodat Bento het herkent als een tab-gescheiden bestand. 110 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

111 Het corrigeren van.csv-bestanden Wanneer u problemen ondervindt bij het importeren van een.csv-bestand, opent u dit in een tekstverwerker (zoals Teksteditor) en doet u het volgende: Plaats veldwaarden die komma's bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. Voorbeeld: 5,5 procent Plaats veldwaarden die voor- of achteraan spaties bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. Plaats veldwaarden die regeleinden bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. Plaats veldwaarden die dubbele aanhalingstekens bevatten tussen dubbele aanhalingstekens. Wijzig de ingesloten dubbele aanhalingstekens in een paar opeenvolgende dubbele aanhalingstekens. Voorbeeld: Zij zei Ik zal er zijn in haar . Voorbeeld van een komma-gescheiden (.csv) bestand Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 111

112 Het importeren van informatie in Bento Wanneer u informatie in Bento importeert, kunt u een bibliotheek maken of de informatie in een bestaande bibliotheek of verzameling importeren. Het maken van een bibliotheek door te importeren U kunt een bibliotheek maken wanneer u een bestand importeert. Kies een bestand. De opties die u hier ziet hangen af van het bestandsformaat van het geselecteerde bestand. Voer de naam voor de nieuwe bibliotheek in. Klik op de pop-up om het veldtype in te stellen. Indien u het veld niet wilt maken, kies Niet maken. Gebruik de pijlen om naar de rij te gaan die de kolomnamen bevat en selecteer vervolgens Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen. Een bibliotheek maken door middel van importeren doet u als volgt: 1 Kies Bestand > Importeren > Bestand. 2 Klik op Kies en selecteer het bestand dat u wilt importeren in één van de volgende bestandsformaten:.csv,.tab,.tsv,.numbers,.xls,.xlsx. 112 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

113 Voor.csv-,.tab-, of.tsv-bestanden, kies in het gedeelte Kies de opmaak Komma-gescheiden, Puntkomma-gescheiden of Tabgescheiden. Gebruik voor Numbers-bestanden de venstermenu's om een werkblad en vervolgens een tabel te selecteren. Gebruik voor Excel-bestanden het venstermenu om een werkblad te selecteren. 3 Voor Kies een doel kiest u Nieuwe bibliotheek en voert u een unieke naam voor de bibliotheek in. 4 Geef aan of het bestand een rij heeft met waarden die u als veldnamen wilt gebruiken. Wanneer het bestand een rij met kolomnamen bevat, klikt u op de pijlknoppen om naar deze rij te gaan en selecteert u het selectievakje Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen. Bento gebruikt de waarden in deze rij als de nieuwe veldnamen. Wanneer het bestand geen rij met kolomnamen bevat, deselecteert u het selectievakje Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen. Bento wijst een standaardnaam toe aan elk nieuw veld. Om een standaardveldnaam te wijzigen, dubbelklikt u op de veldnaam en typt u een unieke naam. 5 Bento stelt de veldtypen standaard in als Tekst. Om een veldtype te wijzigen, klikt u op het venstermenu en selecteert u een nieuw veldtype. Als er een kolom is die u niet wilt importeren, klikt u op het venstermenu en selecteert u Niet maken. Zie voor informatie over de ondersteunde veldtypen voor het importeren Ondersteunde veldtypen voor import op pagina Klik op Importeren. Wanneer het importeren voltooid is, geeft Bento de records weer, die u in tabelweergave, formulierweergave, gedeelde weergave of rasterweergave kunt bekijken. Het importeren in een bestaande bibliotheek Wanneer u de informatie die u importeert in een bestaande bibliotheek wilt hebben, importeert u het bestand in deze bibliotheek. Bento maakt nieuwe records in de bibliotheek. U kunt een bestand ook in een verzameling importeren. Wanneer u als doel een verzameling voor de import kiest, maakt Bento nieuwe records in de bibliotheek die deze verzameling bevat en voegt het de nieuwe records aan de verzameling toe. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 113

114 Kies een bestand. De opties die u hier ziet hangen af van het bestandsformaat van het geselecteerde bestand. Klik op de pop-up en selecteer een veldnaam om de velden die zijn ingesteld met Niet importeren handmatig toe te wijzen. Gebruik de pijlen om naar de rij te gaan die de kolomnamen bevat en selecteer vervolgens Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen. Informatie in een bestaande biblioteek of verzameling importeren doet u als volgt: 1 Kies Bestand > Importeren > Bestand. 2 Klik op Kies en selecteer het bestand dat u wilt importeren in een van de volgende bestandsformaten:.csv,.tab,.tsv,.numbers,.xls,.xlsx. Voor.csv-,.tab- of.tsv-bestanden klikt u op Kies de opmaak en kiest u vervolgens Komma-gescheiden, Puntkomma-gescheiden of Tabgescheiden. Gebruik voor Numbers-bestanden de venstermenu's om een werkblad en vervolgens een tabel te selecteren. Gebruik voor Excel-bestanden het venstermenu om een werkblad te selecteren. 114 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

115 3 Voor Kies een doel kiest u de bibliotheek of verzameling waaraan u uw informatie wilt toevoegen. Bovenstaand voorbeeld toont de Adresboekbibliotheek als doelbibliotheek. 4 Geef aan of het bestand een rij heeft met waarden die u als kolomnamen wilt gebruiken. Wanneer het bestand een rij met kolomnamen bevat, klikt u op de pijlknoppen om naar deze rij te gaan en selecteert u het selectievakje Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen. Bento leest de kolomnamen in het bestand en probeert deze te vergelijken met de reeds gedefinieerde veldnamen in de bibliotheek of verzameling die u hebt geselecteerd. Bento wijst de kolomnamen toe aan de veldnamen als hun namen exact overeenkomen. Voor namen die niet overeenkomen zet Bento de veldnaam op Niet importeren en dient u deze velden handmatig aan de kolomnamen toe te wijzen. U kunt de recordwaarden die Bento heeft vergeleken ook handmatig toewijzen. Wanneer het bestand geen rij met kolomnamen bevat, schakelt u het selectievakje Gebruik de waarden van dit record als kolomnamen uit. Zonder kolomnamen heeft Bento geen mogelijkheid om de recordwaarden aan de kolomnamen toe te wijzen. Bento zet de kolomnamen op Niet importeren en u dient de velden dan handmatig aan de kolommen toe te wijzen. 5 Wanneer de naam van het nieuwe veld overeenkomt met een kolomnaam in het bestand, wijst Bento de waarden van de records uit die kolom toe aan het nieuwe veld. U kunt uw kolomwaarden ook handmatig aan het nieuwe veld toewijzen. Voor recordwaarden die op Niet importeren zijn gezet klikt u op het venstermenu en selecteert u de kolomnaam of recordwaarde om deze handmatig aan de aangrenzende veldnaam toe te wijzen. 6 Wanneer er geen veld is om een bepaald veld aan toe te wijzen, kunt u een veld maken. Om dit te doen, klikt u op Voeg veld toe. Bento opent het dialoogvenster Maak een veld zodat u een veld aan de bibliotheek kunt toevoegen. 7 (Optioneel) Zie hoe de recordwaarden worden toegewezen aan de veldnamen door op de pijlknoppen te klikken en door door de inhoud van de records te bladeren. 8 Klik op Importeren. Wanneer de tabel klaar is, geeft Bento de records weer, die u in tabelweergave, formulierweergave, gedeelde weergave of rasterweergave kunt bekijken. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 115

116 Het importeren van een bibliotheeksjabloon Een bibliotheeksjabloonbestand bevat alle formulieren, verzamelingen, slimme verzamelingen, instellingen voor tabelweergave en labels, en gekoppelde bibliotheken (indien deze geselecteerd waren op het moment van exporteren) van een geëxporteerde bibliotheek. Afhankelijk van de instellingen die gebruikt zijn voor het maken van de bibliotheeksjabloon bevat deze wel of geen records. Kies een bibliotheeksjabloonbestand Een bibliotheeksjabloon importeert u als volgt: 1 Kies Bestand > Importeren > Sjabloon. 2 Kies een bibliotheeksjabloonbestand 3 Klik op Open. 4 Bento voegt de bibliotheek, verzamelingen en slimme verzamelingen die het bibliotheeksjabloonbestand bevat, toe aan het bibliothekenvenster. Indien het bibliotheeksjabloonbestand meerdere bibliotheken bevat, worden deze allemaal aan het bibliothekenvenster toegevoegd. Extra manieren om informatie te importeren In aanvulling op de items van het menu Bestand > Importeren, biedt Bento de volgende manieren om informatie te importeren: Kies Bestand > Nieuwe bibliotheek uit sjabloon om het dialoogvenster Nieuwe bibliotheek te openen. Klik vervolgens op Gegevens importeren. Sleep een gegevensbestand (tekst-, Numbers-, Excel-formaat) naar het bibliothekenvenster in Bento. Sleep een gegevensbestand (tekst-, Numbers-, Excel-formaat) naar een specifieke bibliotheek of verzameling in het bibliothekenvenster in Bento. Sleep een bibliotheeksjabloonbestand of gegevensbestand (tekst-, Numbers-, Excel-formaat) naar het pictogram van het Bento-programma. 116 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

117 Ondersteunde veldtypen voor import U kunt gegevens importeren in de veldtypen die getoond worden in de volgende tabel. Voor dit veldtype tekst keuze adres telefoonnummer IM-account gecodeerd (indien onvergrendeld) adres URL selectievakje nummer valuta Kunnen deze gegevens worden geïmporteerd Willekeurige tekst Willekeurige tekst, maar een geldig adres moet bevatten. Willekeurige tekst, maar het URL-veld ondersteunt geen URL-waarden die Japanse tekens bevatten. 1 voor ingeschakeld; 0 voor niet ingeschakeld Waar voor ingeschakeld; Onwaar voor niet ingeschakeld Ja voor ingeschakeld; Nee voor niet ingeschakeld Numerieke gegevens waardering Een getal tussen 0 en 10 tijd Numerieke gegevens in de vorm UU, UU:MM, of UU:MM:SS, optioneel aangevuld met AM (voormiddag) of PM (namiddag) waar: UU het uur vertegenwoordigt (tussen 0 en 24, als u AM of PM niet gebruikt, of tussen 0 en 12 als u AM of PM gebruikt) MM voor minuten staat (tussen 0 en 59) datum SS voor seconden staat (tussen 0 en 59). Voorbeeld: 12:59:59 PM Numerieke gegevens in de vorm DD, MM/DD, of MM/DD/JJJJ, waar: DD de dag is (tussen 1 en 31, zoals geldig voor de desbetreffende maand) MM de maand is (tussen 1 en 12) JJJJ het jaar is (tussen 1 en 9999). Een datumveld kan tevens een tijd -waarde bevatten, zoals beschreven voor het tijdveld. Opmerking: Deze indelingen hangen af van de huidige systeemdatuminstellingen. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 117

118 Voor dit veldtype tijdsduur locatie Kunnen deze gegevens worden geïmporteerd Tekst die een tijdsduur in weken, dagen, uren, minuten en seconden vertegenwoordigt. De tekst kan de volgende afkortingen gebruiken: w voor weken d voor dagen u voor uren m voor minuten s voor seconden De volgende voorbeelden zijn geldige tijdsduurteksten: 8 dagen, 5 uren 8d,5u 8d5u Informatie over locatie (lengte- en breedtegraad) in decimale graden of in graden, minuten, uren. In deze velden kunt u niet importeren: bestandenlijst, media, automatische teller, berekening, gekoppelde gegevens, berichtenlijst of gecodeerd (indien vergrendeld). Wanneer u in een adres-, telefoonnummer-, -, URL-, of IM-accountveld importeert, worden de gegevens automatisch aan het bijbehorende adresboek-, telefoonlijst-, adresboek-, URL-lijst- of IM-accountlijstveld toegevoegd. Zie voor uitgebreide informatie over veldtypen Hoofdstuk 9, Het gebruik van velden op pagina 79. Opmerking De melding Sommige waarden in sommige records kunnen niet worden geïmporteerd in het dialoogvenster Importeren betekent dat een of meerdere records niet geldig zijn voor het veldtype waarin u de waarden importeert. U kunt bijvoorbeeld geen alfabetische tekst in een nummerveld of in een datumveld importeren. U kunt het veldtype wijzigen zodat het overeenkomt met de gegevens of verder gaan met importeren. Als u verder gaat met importeren, zullen de ongeldige waarden niet worden geïmporteerd. Andere mogelijkheden zijn het wijzigen van de inhoud van het bestand of het importeren van de gegevens in een tekstveld. Tekstvelden accepteren alle waarden. Het exporteren van informatie vanuit Bento Bento kan informatie exporteren naar een.csv-,.tab-, Numbers- of Excel 2008-bestand vanuit een bibliotheek, een verzameling, een slimme verzameling of vanuit de resultaten van een zoekopdracht of Geavanceerd zoeken. 118 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

119 Bento kan een bibliotheek naar een bibliotheeksjabloonbestand exporteren. Dit is een goede manier om de structuur van een afzonderlijke bibliotheek te behouden of een bibliotheek aan een andere Bento-gebruiker te geven. Een bibliotheeksjabloonbestand bevat alle formulieren, verzamelingen, slimme verzamelingen, instellingen voor tabelweergave en gekoppelde bibliotheken (indien deze geselecteerd waren op het moment van exporteren) van een geëxporteerde bibliotheek. U kunt records uit een bibliotheek invoegen of weglaten. U kunt het bibliotheeksjabloonbestand aan andere Bento-gebruikers geven. U kunt een sjabloon dat u hebt ontworpen ook exporteren (uploaden) naar de website Bento Template Exchange, zodat anderen het kunnen gebruiken. U kunt alleen het sjabloon uploaden en zonder eraan verwante records. Zie voor meer informatie Sjablonen uploaden naar de Bento Template Exchange op pagina 120. Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling Wanneer u records vanuit een bibliotheek of verzameling exporteert, kunt u ervoor kiezen om alle waarden van de velden in tabelweergave te exporteren of alleen die velden die op dat moment in tabelweergave worden weergegeven. Geëxporteerde bestanden (bijvoorbeeld, in een bestandenlijstveld) mogen per bestand niet meer dan 200 megabytes (MB) aan gegevens bevatten. Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling, doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek, verzameling of slimme verzameling die de informatie bevat die u wilt exporteren. 2 Kies Bestand > Exporteren. 3 Klik op Numbers, Excel, Tekst of Sjabloon. Exporteer een tekstbestand om een bestand te exporteren dat geschikt is voor een eerdere versie van Excel dan Excel Voor Numbers, Excel, of Tekst kiest u Alle records of Alleen huidige records. Voor Sjabloon kiest u om het even welke gekoppelde bibliotheek die u wilt exporteren. Selecteer "Records bij sjabloon inbegrepen" om records met de sjabloon te exporteren, inclusief de records uit eventuele gekoppelde bibliotheken die u heeft gekozen. (In Bento zijn standaard alle records inbegrepen.) Wanneer deze optie is geselecteerd, worden bestanden waarnaar verwezen wordt door aliassen uit bestandenlijstvelden ook geëxporteerd Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 119

120 U kunt records exporteren. Tijdens het exporteren van een bibliotheek kunt u gekoppelde bibliotheken en de gegevens hierin invoegen. 4 Kies hoe de gegevens moeten worden geëxporteerd. Voor Numbers, Excel of Tekst kiest u Alle velden in tabelweergave of Alleen velden weergegeven in tabelweergave. Voor Tekst kiest u Komma-gescheiden (.csv), Puntkomma-gescheiden (.csv) of Tab-gescheiden (.tab). 5 Klik op Volgende en geef vervolgens de bestandsnaam en locatie op voor het bestand. Bento exporteert de geselecteerde gegevens vanuit de bibliotheek, verzameling of slimme verzameling naar een bestand met een door u opgegeven naam. Sjablonen uploaden naar de Bento Template Exchange U kunt uw eigen Bento-sjablonen uploaden naar de website Bento Template Exchange, direct vanuit Bento of via uw webbrowser. U kunt geen records bij de sjabloon invoegen. Kies Help > Bento Template Exchange voor meer informatie over de Bento Template Exchange, zoals het direct naar de website uploaden van sjablonen en het downloaden van sjablonen van andere ontwerpers. Opmerking Zorg ervoor dat uw computer met het internet verbonden is voordat u sjablonen upload naar de Bento Template Exchange. Het uploaden van een sjabloon vanuit Bento, doet u als volgt: 1 Open de bibliotheek of verzameling waarvan u het sjabloon wilt uploaden. 2 Kies Bestand > Exporteren en klik vervolgens in het dialoogvenster op Sjabloon. 120 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

121 3 Selecteer de namen van eventueel gekoppelde bibliotheken die u wilt toevoegen. 4 Zorg ervoor dat "Records bij sjabloon inbegrepen" gedeselecteerd is; u kunt records die bij een sjabloon zijn inbegrepen niet uploaden. Belangrijk Wanneer u een sjabloon met records probeert te uploaden zal Bento deze records verwijderen voordat de sjabloon wordt geüpload. 5 Klik op "Verstuur naar Template Exchange." Zorg ervoor dat deze optie niet geselecteerd is. U kunt gekoppelde bibliotheken invoegen wanneer u uw sjabloon upload. Klik daarna op deze knop. 6 Voer in de dialoog Template Exchange de vereiste informatie in en volg de instructies op het scherm op. Ga verder met het opvolgen van de instructies op het scherm in elke dialoog die verschijnt. Bento comprimeert de sjabloon en plaatst het bestand (bibliotheeknaam.zip) op het bureaublad van uw Mac. Wanneer er al een bestand met dezelfde naam bestaat, zal Bento een nummer aan de bestandsnaam toevoegen. Dit bestand wordt van het bureaublad gewist nadat de sjabloon met succes naar de Bento Template Exchange is geüpload. Een sjabloonbestand (gecomprimeerd) kan maximaal 20 MB groot zijn. 7 Wanneer u gevraagd wordt om het te uploaden bestand te kiezen, selecteer dan het gecomprimeerde sjabloonbestand (.zip) op het bureaublad en volg de instructies op het scherm op. Klik niet op Sluiten voordat u een bevestiging heeft gehad dat uw sjabloon succesvol geüpload is; doet u dit wel dan zal het upload-proces gestopt worden. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 121

122 Exporteren vanuit Zoeken of Geavanceerd zoeken Wanneer u een deelverzameling van records wilt exporteren, kunt u Zoeken of Geavanceerd zoeken gebruiken om het aantal records in een bibliotheek of verzameling te verkleinen en vervolgens de records te exporteren. Vanuit een deelverzameling van records exporteert u als volgt: 1 Gebruik het veld Zoeken of Geavanceerd zoeken om een deelverzameling van records te maken. Zie Zoekveld en Geavanceerd zoeken op pagina 25. Voor Zoeken worden de records weergegeven die overeenkomen met de criteria, terwijl u deze intypt. Voor Geavanceerd zoeken klikt u op Zoek om de records weer te geven die overeenkomen met de criteria. 2 Volg de stappen 2-5 in Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling op pagina 119. Bento exporteert de veldgegevens van de tabelweergave vanuit de deelverzameling van records naar een bestand met de door u opgegeven naam. Extra manieren om informatie te exporteren In aanvulling op het menu Bestand > Exporteren biedt Bento een andere manier om informatie als een bestand te exporteren: Sleep een bibliotheek- of verzamelingspictogram vanaf het bibliothekenvenster in Bento naar het bureaublad of naar een willekeurige map in het Finder-venster. Bento exporteert de veldgegevens vanuit alle records in de bibliotheek of de verzameling naar een bestand dat overeenkomt met de naam van de bibliotheek of verzameling en het bestandsformaat dat overeenkomt met de huidige instelling voor de instelling Exporteerformaat in het dialoogvenster Voorkeuren. 122 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

123 Selecteer een bestandsformaat voor bestanden die u exporteert door deze naar de Finder te verslepen. Opmerkingen over het exporteren van specifieke veldtypen Wanneer u exporteert naar een Numbers-, Excel-, of Tekstbestand, kunt u het volgende niet exporteren: Inhoud van velden met meerdere adressen, telefoonnummers, s, URL's, IM-accounts of berichten. U kunt echter wel gegevens van velden met slechts één adres, telefoonnummer, , URL en IM-account die worden weergegeven in de tabelweergave exporteren. Inhoud van vergrendelde gecodeerde velden. Weergegeven informatie in gekoppelde gegevensvelden. Bestandsaliassen in bestandenlijstvelden. Film- en geluidsbestanden die u aan mediavelden hebt toegevoegd. Zie voor het exporteren van afbeeldingen Het exporteren van afbeeldingen op pagina 104. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 123

124 Het afdrukken van informatie U kunt informatie afdrukken vanuit een bibliotheek, verzameling of vanuit de resultaten van een zoekopdracht of vanuit Geavanceerd zoeken. Het afdrukken vanuit bibliotheken en verzamelingen Wanneer u records vanuit een bibliotheek of verzameling afdrukt, bepaalt de geselecteerde weergave de opmaak van de afgedrukte uitvoer. In gedeelde weergave bepaalt de locatie van het invoegpunt op het moment van afdrukken de opmaak van de afgedrukte records. U kunt ook informatie op labels afdrukken. Zie Het adrukken van labels op pagina 126. Records vanuit een bibliotheek of verzameling afdrukken doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling die de informatie bevat die u wilt afdrukken. 2 Selecteer de formulier- of tabelweergave die de velden bevat die u wilt afdrukken. 3 Kies Bestand > Afdrukken > Tabel/Formulier. 4 Geef de opties op voor de afgedrukte uitvoer. Selecteer Alleen geselecteerde records om alleen het huidig bekeken record af te drukken (in formulierweergave) of om alle geselecteerde records (in tabelweergave) af te drukken. Selecteer Alle getoonde records om alle records in de op dat moment bekeken bibliotheek of verzameling af te drukken. Selecteer Druk geen achtergrond af om in formulierweergave zonder achtergrond af te drukken, of zonder wisselende rijenkleuren in tabelweergave. Deze optie drukt af in zwart-wit zonder achtergrondkleur en bespaart inkt. Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u Druk één record per pagina af om één record per pagina af te drukken. Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u Alleen formulier (geen gegevens) om een leeg formulier af te drukken. Selecteer extra opties voor het afdrukken van een titelbalk, paginanummers, datum en tijd. Wanneer u gegevens vanuit tabelweergave afdrukt, selecteer dan Aan breedte aanpassen zodat de kolommen op één pagina passen, in plaats van het afdrukken op meerdere pagina s. Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u Toon veldlabels indien u veldlabels wilt afdrukken. 124 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

125 Wanneer u gegevens vanuit formulierweergave afdrukt, selecteert u Toon veldranden indien u ook veldranden wilt afdrukken. (De instelling van deze optie wanneer u het afdrukvenster opent, hangt af van de instelling van Weergave > Toon veldranden.) Voor het maken van aangepaste paginamarges in formulierweergave, zie Het maken en gebruiken van aangepaste paginaformaten in formulierweergave op pagina 125. Tip Wanneer u wilt voorkomen dat bepaalde velden worden afgedrukt (bijvoorbeeld, Aanmaakdatum of Bewerkingsdatum), kunt u ze van het formulier weg slepen voor dat u afdrukt. Vergeet ze na het afdrukken niet weer terug te slepen op het formulier. U kunt het formulier ook dupliceren en dan de velden die u niet wilt afdrukken wissen (dan heeft u één formulier voor weergave en één voor afdrukken). Het maken en gebruiken van aangepaste paginaformaten in formulierweergave U kunt aangepaste paginaformaten maken en deze daarna gebruiken voor het afdrukken in formulierweergave. Het aanpassen van het papierformaat doet u als volgt: 1 Kies Beheer aangepaste formaten in het afdrukvenster voor papierformaat. 2 In het dialoogvenster Aangepaste papierformaten klikt u +, daarna dubbelklikt u op Naamloos en vervolgens typt u een naam voor het aangepaste papierformaat. 3 Geef voor het papierformaat de breedte en hoogte op. 4 Kies de printer in Printermarges, om de printermarges van een geïnstalleerde printer te gebruiken. Om uw eigen marges te bepalen kiest u Gedefinieerd door gebruiker en typt u daarna de waarden in voor de marges boven, rechts, onder en links. 5 Klik op OK om het aangepaste papierformaat te bewaren. Om een aangepast papierformaat uit de lijst te wissen, selecteert u de naam uit de lijst en klikt u op -. Om een aangepast papierformaat te kopiëren, selecteert u een naam uit de lijst en klikt u op Dupliceer. U kunt daarna het gedupliceerde papierformaat wijzigen. Een aangepast papierformaat gebruikt u als volgt: 1 Kies Bestand > Afdrukken > Tabel/Formulier. 2 Kies het gewenste formaat als papierformaat. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 125

126 Afdrukken vanuit Zoeken of Geavanceerd zoeken Als u een deelverzameling van records wilt afdrukken, kunt u Zoeken of Geavanceerd zoeken gebruiken om het aantal records in een bibliotheek of verzameling te verkleinen en vervolgens de records af te drukken. Een deelverzameling van records drukt u als volgt af: 1 Gebruik het veld Zoeken of Geavanceerd zoeken om een deelverzameling van records te maken. Zie Zoekveld en Geavanceerd zoeken op pagina 25. Voor Zoeken worden de records weergegeven die overeenkomen met de criteria, terwijl u deze intypt. Voor Geavanceerd zoeken klikt u op Zoek om de records weer te geven die overeenkomen met de criteria. 2 Kies Bestand > Afdrukken > Tabel/Formulier. 3 Specificeer welke records in de deelverzameling moeten worden afgedrukt. Selecteer Alleen geselecteerde records om alleen het huidig bekeken record af te drukken (in formulierweergave) of om alle geselecteerde records (in tabelweergave) af te drukken. Selecteer Alle getoonde records om alle records in de huidige deelverzameling af te drukken. Het adrukken van labels U kunt vanuit Bento labels afdrukken. U kunt de volgende handelingen uitvoeren: Gebruik de informatie uit velden in uw eigen bibliotheek of een gedeelde bibliotheek. U kunt per label maximaal zes regels aan informatie afdrukken. De tekst op het label kan links, rechts of gecentreerd geplaatst worden. Voeg een afbeelding of logo aan uw labels toe. Druk labels af voor de geselecteerde records. Kies lettertype, stijl, formaat en kleur. Geef aan vanaf welk label u wilt beginnen met afdrukken. Voorvertoning van labels. Sla de labelinstellingen voor de geselecteerde bibliotheek op. Exporteer de labelinstellingen wanneer u een sjabloon exporteert. Zie voor meer informatie over het exporteren van sjablonen Het exporteren vanuit een bibliotheek, verzameling of slimme verzameling op pagina Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

127 Het afdrukken van labels doet u als volgt: 1 Selecteer de bibliotheek of verzameling die de informatie bevat die u wilt afdrukken. 2 (Optioneel) Maak een deelverzameling van records door het gebruiken van het zoekveld, Geavanceerd zoeken of het selecteren van records in tabelweergave. 3 Kies Bestand > Afdrukken > Labels. 4 Klik op Setup om aan te geven welke velden u in uw labels wilt gebruiken. U kunt voor of na ieder veld tekst invoeren om de labelinhoud aan te passen. Klik op het selectievakje Adreslabels om automatisch adresvelden toe te voegen aan de labels van de records met adresgegevens. In het donkergrijze gedeelte kunt u ervoor kiezen om alle adressen die in uw records voorkomen af te drukken of alleen de adressen van een bepaald veld. U kunt er ook voor kiezen om een bepaald type adres van het geselecteerde veld af te drukken. Selecteer Land om het land van ieder record aan de labels toe te voegen. Selecteer "Behalve mijn land" om uw land van de labels weg te laten. Wanneer u op het selectievakje voor Adreslabels klikt, ziet u het donkergrijze gedeelte. Kies een bepaald adresveld of het adresboekveld van de huidige bibliotheek. Klik om automatisch adresvelden toe te voegen aan de labels van de records met adresgegevens. Klik om de geselecteerde records in tabelweergave af te drukken. Kies een afbeelding om aan de labels toe te voegen. Klik in het tekstvak en typ tekst om de labels aan te passen. Kies het adrestype. Kies een veld uit de huidige bibliotheek. Klik om een labelinstelling te bewaren of te laden. Klik om de labels vooraf te bekijken. 5 Verplaats het invoegpunt naar de regel waar u een veldgegeven wilt afdrukken, klik dan op Veld invoegen en kies een veld uit het venstermenu. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 127

128 Wanneer de lay-out van een label een regel bevat met een enkel veld en er bevinden zich in dat veld in sommige records geen gegevens, dan vult Bento de lege ruimte op in plaats van lege regels af te drukken op deze labels. 6 Om een afbeelding toe te voegen, klikt u op het venstermenu onder Veld invoegen en kiest u een media- of afbeeldingsbestand. Wanneer u een mediabestand kiest, is dat wat afgedrukt wordt afhankelijk van de inhoud van het mediaveld van elk record. Wanneer u een afbeeldingsbestand kiest, wordt op alle labels dezelfde afbeelding afgedrukt. De standaard uitlijning is links. Selecteer Rechts uitlijnen om het media- of afbeeldingsbestand tegen de rechterrand van elk label af te drukken. 7 Klik Druk geselecteerde records af om labels af te drukken voor de geselecteerde records in tabelweergave. 8 Klik op Lay-out om het labeltype te bepalen. Kies een labeltype uit het pop-upmenu Pagina. Voor uw gemak worden de afmetingen van de marge en de tussenruimte voor het labeltype en formaat weergegeven. Gebruik het pop-upmenu Grootte om de weergegeven maateenheid te wijzigen. 9 Klik "Het afdrukken starten vanaf" om aan te geven vanaf welk labelnummer u wilt afdrukken. Klik op OK. 10 Klik op Uiterlijk om de opties in te stellen die de weergave van de labels bepalen. Klik op Stel in om de stijl, grootte en andere opties van een lettertype te wijzigen. Klik op de kleurenbron naast Tekstkleur om de tekstkleur te wijzigen. Kies een uitlijnoptie uit het pop-upmenu Uitlijning. Selecteer Druk labelrand af om een dunne rand om elk label af te drukken. Klik om het venster 'Lettertypen' van Mac OS weer te geven. Klik om het venster 'Kleuren' van Mac OS weer te geven. Klik om een dunne rand om het label af te drukken. Klik om te kiezen hoe u tekst op het label wilt uitlijnen. 11 Om de huidige pagina met labels vooraf in het venster Snelle weergave te bekijken, klikt u op Voorvertoning van labels 128 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

129 12 Klik op 'Druk af'. Opmerking Gegevens in een geselecteerd selectievakjeveld worden op labels afgedrukt als. Gegevens in een niet geselecteerd selectievakjeveld worden afgedrukt als. Gegevens in een waarderingsveld worden afgedrukt als een aantal sterren die de numerieke waarde in het veld vertegenwoordigen (bijvoorbeeld, ). De labelinstellingen voor de geselecteerde bibliotheek bewaart u als volgt: 1 Klik op Setup. 2 Klik op Bewaar/laad label en kies Bewaar als uit het pop-upmenu. 3 Voer een naam in voor de labelinstellingen en klik vervolgens op OK. Uw nieuwe labelinstelling verschijnt in het pop-upmenu Bewaar/laad label. 4 Stel de labels in zoals u het wilt. Het afdrukken van een bewaarde labelinstelling, doet u als volgt: 1 Kies Bestand > Afdrukken > Labels. 2 Klik op Setup 3 Klik op Bewaar/laad label en kies een labelinstelling uit het pop-upmenu. 4 Klik op 'Druk af'. Het bepalen van een aangepaste lay-out voor de geselecteerde bibliotheek, doet u als volgt: 1 Kies Bestand > Afdrukken > Labels. 2 Klik op Lay-out, klik op Pagina en kies dan Aangepast uit het pop-upmenu. 3 Voer een naam in voor de aangepaste lay-out en klik vervolgens op OK. 4 Bepaal de instellingen voor de paginamarges, het aantal labels op een pagina en de tussenruimte tussen labels. Uw aangepaste lay-out verschijnt in het pop-upmenu Pagina. Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken 129

130 130 Hoofdstuk 10 Het importeren, exporteren en afdrukken

131 Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie 11 Dit hoofdstuk beschrijft hoe u een reservekopie van uw Bento-gegevens kunt maken. Gebruik een reservekopie om uw oorspronkelijke informatie te herstellen als u per ongeluk een wijziging aanbrengt of om uw gegevens te herstellen in het geval van een probleem zoals een defecte harde schijf. Een Bento reservekopie bevat de gegevens die Bento bevat op het moment dat u de reservekopie opdracht uitvoert. De reservekopie opdracht is makkelijk te gebruiken; u geeft eenvoudigweg een naam en een locatie op voor de reservekopie. Herstellen is net zo gemakkelijk te gebruiken; u selecteert de reservekopie van waaruit u de gegevens wilt herstellen. Omdat het verstandig is om regelmatig een reservekopie van uw gegevens te maken, biedt Bento u een optioneel periodieke herinnering om een reservekopie te maken. Opmerking Reservekopie- en herstelfuncties zijn op al uw gegevens in Bento van toepassing. Wanneer u gegevens wilt bewaren uit een individuele bibliotheek of verzameling, gebruik dan de exportfunctie beschreven in Het exporteren van informatie vanuit Bento op pagina 118. U kunt ook de Mac OS X-programmatechnologie genaamd Time Machine gebruiken om een reservekopie te maken en uw Bento-gegevens te herstellen. Tip Kopieer uw reservekopie naar een andere locatie zoals een externe harde schijf of een CD-ROM, om een kopie hiervan te bewaren. 131

132 Over Bento reservekopieën Wanneer u een Bento reservekopie maakt, maakt u een kopie van de gegevens die zich in Bento bevinden. Een reservekopie bevat de gegevens uit uw bibliotheken en verzamelingen op het moment dat u de reservekopie maakt. Belangrijk De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit de Mac OS Adresboek- en ical-programma's. Het is raadzaam ook een reservekopie te maken van uw Adresboeken ical-gegevens wanneer u een reservekopie maakt van uw Bento-gegevens. Wanneer u echter velden toevoegt aan de records in de Adresboek-, icalgebeurtenissen- of ical-opdrachtenbibliotheek, dan worden de gegevens in deze extra velden aan de Bento reservekopie toegevoegd. Reservekopie maken van Adresboek- en ical-gegevens Gebruik de archiveerfunctie in het Mac OS Adresboekprogramma om een reservekopie te maken van de gegevens in het Adresboekprogramma. Gebruik de reservekopiefunctie in het ical-programma om een reservekopie te maken van de gegevens in het Mac OS ical-programma. Hoe reservekopieën van verschillende veldtypen worden gemaakt Houd rekening met het volgende wanneer u een reservekopie maakt van bestandenlijstvelden, mediavelden of gekoppelde gegevensvelden. Voor Bestandenlijstve lden Mediavelden Gekoppelde gegevensvelden Maakt Bento een reservekopie van De bestandsnamen en locaties in de lijst, maar niet de inhoud van de bestanden. De inhoud van de velden (voor de meeste mediavelden), omdat Bento kopieën van de mediabestanden bewaart. Wanneer u echter aliassen gebruikt voor mediabestanden in plaats van de mediabestanden naar bento.bentodb te kopiëren, maakt Bento een reservekopie van de bestandsnamen en locaties van de bestanden die zijn toegevoegd aan de mediavelden, maar niet van de inhoud van de bestanden. U dient een reservekopie te maken van deze mediabestanden in een locatie in de Finder. De getoonde gegevens uit gekoppelde gegevensvelden, omdat deze velden gegevens tonen uit bibliotheken en verzamelingen. Maar Bento maakt geen reservekopie van de gegevens uit de Adresboek, icalgebeurtenissen en ical-opdrachtenbibliotheken. Indien u gekoppelde gegevensvelden gebruikt die verwijzen naar deze bibliotheken, zijn de gekoppelde gegevens gebaseerd op de gegevens van de Mac OS Adresboek en ical-programma's. 132 Hoofdstuk 11 Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie

133 Het gebruik van de reservekopieherinnering Standaard herinnert Bento u er één keer per week aan om een reservekopie te maken. Een Bento reservekopie maken vanuit het reservekopie herinneringsdialoogvenster doet u als volgt: 1 Klik op Reservekopie maken. 2 In het dialoogvenster dat verschijnt, gebruikt u de standaardnaam en -locatie of typt u een naam en kiest u een eigen locatie voor de reservekopie. Het wijzigen van de reservekopieherinnering U kunt de standaard reservekopieherinneringsfrequentie wijzigen of u kunt de reservekopieherinnering uitschakelen. De reservekopieherinnering inschakelen of de herinneringsfrequentie wijzigen doet u als volgt: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Selecteer het selectievakje Toon een herinnering om een reservekopie te maken en stel de frequentie in voor hoe vaak u een herinnering wilt zien om een reservekopie van uw gegevens te maken. U kunt elke week of elke maand een herinnering krijgen om een reservekopie van uw gegevens te maken. De reservekopieherinnering schakelt u als volgt uit: 1 Kies Bento > Voorkeuren. 2 Deselecteer het selectievakje Toon een herinnering om een reservekopie te maken. Hoofdstuk 11 Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie 133

134 Het maken van een reservekopie Wanneer u een Bento reservekopie maakt, maakt u een kopie van de gegevens die zich in Bento bevinden. Het is raadzaam om een reservekopie van uw Bento-gegevens te maken voordat u uitgebreide wijzigingen aanbrengt, zoals het importeren van gegevens, het wissen van bibliotheken of formulieren aanzienlijk wijzigt. Een reservekopie maakt u als volgt: 1 Kies Bestand > Reservekopie maken van Bento-gegevens. 2 Gebruik de standaardnaam en -locatie of typ een naam en kies een eigen locatie voor de reservekopie. 3 Klik op Bewaar. 4 (Optioneel) Indien u gegevens uit het Adresboek- en ical-programma weergeeft in Bento, dient u vervolgens een reservekopie te maken van de gegevens in deze programma's. De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit deze programma's. Het herstellen vanaf een reservekopie Wanneer u gegevens herstelt vanaf een Bento reservekopie, vervangt u de gegevens in Bento met de inhoud van de Bento reservekopie. Elke door u aangebrachte wijziging in Bento sinds u de reservekopie hebt gemaakt gaat verloren. Elk gewist record wordt hersteld. Gegevens herstellen vanaf een reservekopie doet u als volgt: 1 (Optioneel) Indien u gegevens uit het Adresboek- of ical-programma weergeeft in Bento, dient u eerst de gegevens uit het archiefbestand (Adresboek) of de reservekopie (ical) te herstellen. De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit deze programma's. 2 Kies Bestand > Herstellen vanaf Bento reservekopie en zoek de reservekopie. 3 Klik op Open. 4 Wanneer Bento een bevestigingsdialoogvenster weergeeft, klik dan op Doorgaan. Bento laadt de inhoud van de Bento reservekopie. 134 Hoofdstuk 11 Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie

135 Het gebruik van Time Machine met Bento Time Machine is het Mac OS X-programma dat reservekopieën van uw computer maakt (inclusief Bentogegevens) met enige regelmaat. U kunt Time Machine gebruiken om Bentogegevens te herstellen vanaf een specifieke datum en tijd. Wanneer u gegevens herstelt vanaf een Time Machine-reservekopie, vervangt u alle gegevens die zich in Bento bevinden door de inhoud van de reservekopie. Time Machine opties stelt u als volgt in: 1 Kies Apple-menu > Systeemvoorkeuren en klik op Time Machine. 2 Schuif, in de Time Machine-voorkeuren, de schuifbalk op AAN en kies een reservekopieschijf. 3 Verifieer dat Time Machine een reservekopie heeft gemaakt van de Bibliotheekmap van de gebruiker. (Standaard maakt Time Machine een reservekopie van uw gehele harde schijf.) Bentogegevens herstellen met Time Machine doet u als volgt: 1 Bento stoppen. 2 (Optioneel) Indien u gegevens uit het Adresboek- of ical-programma weergeeft in Bento, herstel dan eerst de gegevens van ieder programma. (De Bento reservekopie bevat geen gegevens uit deze programma's.) Zie voor meer informatie Reservekopie maken van Adresboek- en ical-gegevens op pagina Open een Finder-venster en ga naar de Bento-map in de bibliotheekmap van de gebruiker Bibliotheek/Application Support/Bento/ 4 Open Time Machine vanuit het Dock of de Programma'smap. 5 Gebruik de pijltjestoetsen of tijdlijn aan de rechterkant van uw scherm om door alle reservekopieën te bladeren die Time Machine heeft gemaakt. 6 Wanneer u de datum van de gegevens die u wilt herstellen vindt, selecteert u het bestand bento.bentodb en klikt u op Herstellen. 7 Klik op Vervangen in het bevestigingsdialoogvenster. Het herstelde bestand bento.bentodb wordt naar Bibliotheek/Application Support/Bento/ gekopieerd en zal alle gegevens die zich in Bento bevinden vervangen. 8 Open Bento. Bento laadt de inhoud van het herstelde bestand bento.bentodb. Hoofdstuk 11 Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie 135

136 136 Hoofdstuk 11 Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie

137 Het synchroniseren 12 Dit hoofdstuk beschrijft hoe u Bento voor Mac met Bento voor iphone en Bento voor ipad kunt synchroniseren. Bento voor iphone en Bento voor ipad zijn persoonlijke databaseprogramma's die het voor u mogelijk maken bibliotheken, verzamelingen, records en velden te maken op uw iphone, ipod touch, of ipad. U kunt twee willekeurige ios-apparaten met Bento voor Mac synchroniseren. U kunt met Bento voor Mac bijvoorbeeld een iphone en een ipad, een iphone en een ipod touch of twee ipads synchroniseren. Bento voor Mac synchroniseert een set bibliotheken met alle aangesloten apparaten. Hoewel er twee apparaten tegelijkertijd met Bento voor Mac verbonden kunnen zijn, kunt u maar één apparaat per keer synchroniseren met Bento voor Mac. Wanneer u de synchronisatie van een tweede apparaat start terwijl de synchronisatie van het eerste apparaat nog aan de gang is, zal de eerste synchronisatie niet worden afgebroken. De synchronisatie van het tweede apparaat zal pas starten wanneer de eerste synchronisatie is afgerond. Het synchroniseren van informatie tussen uw Mac en uw apparaten Door middel van synchronisatie kunt u uw gegevens onderling delen met uw computer en twee willekeurige ios-apparaten. Wanneer u bijvoorbeeld in Bento voor ipad informatie aan een bibliotheek toevoegt, kunt u met Bento voor Mac synchroniseren om deze informatie toe te voegen aan de bibliotheek in Bento op uw computer en Bento voor iphone Zie voor meer informatie over met welke versies van Bento voor Mac, Bento voor iphone en Bento voor ipad u kunt synchroniseren, de FileMaker Knowledge Base. Opmerking U kunt de Adresboek, ical-gebeurtenissen en ical-opdrachten bibliotheken niet synchroniseren met Bento 4 voor ipad. U kunt de icalgebeurtenissenbibliotheek niet synchroniseren met Bento voor iphone. Standaard worden alle andere bibliotheken gesynchroniseerd. Voor informatie over het migreren 137

138 van gegevens uit de Adresboek en ical-bibliotheken, zie Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken op pagina 41. Het verbinden van uw apparaat met hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw computer. Bento voor Mac kan synchroniseren met Bento voor iphone of Bento voor ipad wanneer beide programma's op de computer en op het apparaat geopend zijn en verbonden zijn met hetzelfde Wi-Fi-netwerk. Een computer-naar-computer (ad hoc) netwerk is ook mogelijk. Zie de Mac Help voor informatie over netwerken. Uw apparaat met hetzelfde Wi-Fi-netwerk verbinden als uw computer doet u als volgt: 1 Druk op de thuisknop van uw apparaat, tik op Instellingen, tik op Wi-Fi en selecteer vervolgens een Wi-Fi-netwerk. 2 Kies op uw Mac het Apple-menu > Systeemvoorkeuren > Netwerk. 3 Klik links van het netwerkvenster op AirPort (Mac OS X 10.6) of Wi-Fi (OS X Lion 10.7). 4 Selecteer bij Netwerknaam hetzelfde Wi-Fi-netwerk als het netwerk waarmee uw apparaat is verbonden. 5 Klik op Schakel AirPort in (Mac OS X 10.6) of Wi-Fi inschakelen (OS X Lion 10.7). 6 Klik op Pas toe en sluit dan het Netwerkvenster. De eerste keer synchroniseren Wanneer u Bento voor Mac en Bento voor iphone of Bento voor ipad hebt verbonden met hetzelfde Wi-Fi-netwerk, kunt u de databases synchroniseren. Maak een reservekopie van uw Bentogegevens voordat u gaat synchroniseren. Zie voor meer informatie Het maken van een reservekopie en herstellen van informatie op pagina 131. De eerste keer synchroniseren doet u als volgt: 1 Doe een van de volgende dingen: Start Bento voor iphone en tik op. Start Bento voor ipad en tik op en tik vervolgens op synchr. 2 Tik op Met nieuwe computer synchr. 3 Er verschijnt een viercijferige toegangscode. Opmerking Wanneer het apparaat niet is verbonden met een Wi-Fi-netwerk, verschijnt er een waarschuwing. Zie voor het verbinden met een Wi-Fi-netwerk 138 Hoofdstuk 12 Het synchroniseren

139 Het verbinden van uw apparaat met hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw computer. op pagina Start Bento voor Mac en kies Bestand > Synchronisatie met apparaat instellen. 5 Selecteer uw apparaat en klik op Doorgaan. 6 Voer in het venster "Verbinden" de op uw scherm getoonde toegangscode in. De synchronisatie start. 7 Na de synchronisatie wordt u, als u een bestaande Adresboekbibliotheek heeft, gevraagd om de gegevens te migreren. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Opmerking Bento ondersteunt geen synchronisatie van uw Bento Adresboekbibliotheek met Bento 4 voor ipad. Indien de bibliotheek vergrendelde gecodeerde velden bevat, wordt u gevraagd om het database wachtwoord in te voeren voor het ontgrendelen van de velden. Indien u de gecodeerde velden niet ontgrendelt, zal Bento de bibliotheek niet migreren. Om de gegevens te migreren, kunt u ook uw apparaat in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster kiezen en daarna op Migreer klikken. Volg de instructies op het scherm om de gegevens te migreren. Na de migratie is de Adresboekbibliotheek in Bento voor Mac vervangen door de Bento Contactpersonenbibliotheek. De nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek is niet gekoppeld aan het Mac OS Adresboekprogramma. Om de nieuwe Contactpersonenbibliotheek op uw apparaat weer te kunnen geven, moet u Bento voor Mac opnieuw met uw iosapparaat synchroniseren. Zie voor meer informatie over het migreren van uw gegevens Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken op pagina 41. Het synchroniseren van Bento voor Mac met Bento voor iphone of Bento voor ipad Nadat u voor de eerste keer hebt gesynchroniseerd, kunt u gegevens in Bento voor Mac, Bento voor iphone, of Bento voor ipad toevoegen, bewerken en wissen. Synchroniseer regelmatig om uw gegevens consistent te houden in al uw Bentoprodukten. Bento voor Mac kan synchroniseren met Bento voor iphone of Bento voor ipad wanneer beide programma's, zowel op de computer als op het apparaat, geopend zijn en verbonden zijn met hetzelfde Wi-Fi-netwerk. Zie voor meer informatie Het verbinden van uw apparaat met hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw computer. op pagina 138. Hoofdstuk 12 Het synchroniseren 139

140 Het synchroniseren van Bento voor Mac met Bento voor iphone of Bento voor ipad doet u als volgt: 1 (Optioneel) Selecteer in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster in Bento voor Mac uw apparaat en controleer vervolgens of de bibliotheken die u wilt synchroniseren geselecteerd zijn. 2 Doe een van de volgende dingen: Start Bento voor iphone en tik op. Start Bento voor ipad en tik op en tik vervolgens op synchr. 3 Tik op Synchroniseer nu. 4 Na de synchronisatie wordt u, als u een bestaande Adresboekbibliotheek heeft, gevraagd om de gegevens te migreren. Volg de instructies op het scherm om de Adresboekbibliotheek naar een nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek te migreren. Zie voor meer informatie Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken op pagina 41. Tip Als u wilt weten wanneer u voor het laatst hebt gesynchroniseerd, controleer dan de tijdstempel in het venster Synchronisatie & Setup (Bento voor iphone) of het synchronisatievenster (Bento voor ipad). Het beheren van verbonden apparaten U kunt uw Bento voor Mac synchroniseren met twee willekeurige ios-apparaten. Indien u meerdere apparaten met uw Bento voor Mac synchroniseert, kan Bento u helpen met het bijhouden van welke apparaten momenteel verbonden zijn en wanneer ze voor het laatst gesynchroniseerd zijn. Het toevoegen van een apparaat aan de lijst met apparaten die momenteel verbonden zijn, doet u als volgt: 1 Klik in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster van Bento voor Mac op. 2 Klik onderin het venster Setup op Voeg toe. Indien de lijst al twee apparaten bevat, verwijdert u een apparaat door het eerst te selecteren en vervolgens op Verwijder te klikken. 3 Volg de stappen in De eerste keer synchroniseren op pagina 138. Het apparaat wordt toegevoegd aan de lijst in de tab Setup. De lijst geeft ook de datum en tijd weer van de meest recente synchronisatie van elk apparaat. 140 Hoofdstuk 12 Het synchroniseren

141 Het verwijderen van een apparaat uit de lijst met momenteel verbonden apparaten doet u als volgt: 1 Klik in het Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster van Bento voor Mac op. 2 Selecteer onderin het scherm Setup een apparaat en klik vervolgens op Verwijder. Het geselecteerde apparaat wordt verwijderd uit de lijst in de tab Setup. Het oplossen van problemen met synchroniseren Dit gedeelte beantwoordt enkele veelgestelde vragen over het synchroniseren van informatie tussen uw Bento-producten. Kan ik meer dan één Bento voor Mac met een apparaat synchroniseren? Nee. U kunt een apparaat slechts met één Bento voor Mac synchroniseren. Wanneer u een tweede Bento voor Mac met uw apparaat synchroniseert, worden de bibliotheken van de eerste Bento voor Mac gewist. Vermijd het verbinden met meerdere computers met Bento voor Mac om gegevensverlies te voorkomen. Kan ik Bento 4 voor ipad met mijn Bento voor Mac Adresboekbibliotheek synchroniseren? Bento 4 voor ipad synchroniseert niet met de Bento voor Mac Adresboekbibliotheek. U kunt de Bento voor Mac Adresboekbibliotheek naar een nieuwe Bento Contactpersonenbibliotheek migreren en daarna met uw iosapparaat synchroniseren, om uw gegevens weer te geven. Kan Bento 4 voor ipad of Bento voor iphone synchroniseren met mijn Bento voor Mac ical-bibliotheken? U kunt de ical-gebeurtenissen en ical-opdrachtenbibliotheken niet synchroniseren met Bento 4 voor ipad. U kunt de ical-gebeurtenissenbibliotheek niet synchroniseren met Bento voor iphone. U kunt de Bento voor Mac icalopdrachtenbibliotheek naar een nieuwe Bento Takenbibliotheek migreren en de ical-gebeurtenissenbibliotheek naar een nieuwe Bento Gebeurtenissenbibliotheek migreren. Daarna kunt u synchroniseren met uw iosapparaat om de data weer te geven. Zie Het migreren van de ical-, iphoto- en Adresboekbibliotheken op pagina 41. Waarom zijn niet al mijn mediabestanden gesynchroniseerd? Mediabestanden in Bento voor Mac die groter zijn dan 10 MB of die niet op uw apparaat geopend of afgespeeld kunnen worden, kunnen niet worden gesynchroniseerd. Mediabestanden in Bento voor ipad of Bento voor iphone die groter zijn dan 10 MB kunnen met Bento voor Mac gesynchroniseerd worden. Hoofdstuk 12 Het synchroniseren 141

142 Wat als Bento voor iphone of Bento voor ipad tijdens de synchronisatie wordt onderbroken? Indien uw Bento voor iphone of Bento voor ipad tijdens het synchroniseren wordt onderbroken (bijvoorbeeld door een telefoonoproep of een stroomstoring), dient u het synchroniseren opnieuw te starten. Wat gebeurt er bij het synchroniseren wanneer gegevens op het ene apparaat conflicteren met gegevens op het andere apparaat? Wanneer de gegevens conflicteren, zullen de gegevens in Bento voor iphone of Bento voor ipad de gegevens in Bento voor Mac overschrijven. Voorbeeld: U hebt het telefoonnummer van John Smith opgeslagen in beide producten van Bento. U verandert zijn telefoonnummer in Bento voor Mac in en in Bento voor iphone in Wanneer u dan synchroniseert, overschrijft het telefoonnummer op uw apparaat het telefoonnummer op uw computer. 142 Hoofdstuk 12 Het synchroniseren

143 Sneltoetsen A Deze sectie bevat een overzicht van de sneltoetsen. U kunt uw toetsenbord en muis gebruiken om veel taken snel te voltooien in Bento. De sneltoetsen voor gewone menuopdrachten vindt u in de menu's (of bekijk de menusneltoetsenlijst hier). Druk op de sneltoetsen in de getoonde volgorde, om een actie te voltooien. Opmerking Om naar alle velden in de formulier- en tabelweergave te kunnen gaan met Tab en Shift-Tab, dient u de Uitgebreide toetsenbordfuncties in te stellen op Alle regelaars. Uitgebreide toetsenbordfuncties instellen op Alle regelaars doet u als volgt: 1 Kies Systeemvoorkeuren uit het Apple-menu. 2 Kies Toetsenbordvoorkeuren. 3 Klik op Toetscombinaties. 4 Selecteer bij uitgebreide toetsenbordfuncties Alle regelaars. Actie Werken met formulierweergave Toon of verberg de formulierhulpmiddelen. Ga naar het volgende veld Ga naar het vorige veld Hernoem formulier Selecteer meerdere velden Verleng de veldselectie Selecteer alle velden Deselecteer alle velden Selecteer/deselecteer het selectievakje in het selectievakjeveld Sneltoets Option-Command-C Tab Shift-Tab Dubbelklik op de formuliernaam. Klik buiten het eerste veld, sleep dan de selectierechthoek naar de andere velden die u wilt selecteren. Shift-klik of Command-klik met de geselecteerde velden om items toe te voegen of te verwijderen van de geselecteerde veldenset. Command-A Shift-Command-A Selecteer het selectievakjeveld en druk op de spatiebalk. 143

144 Actie Werken met tabelweergave Wanneer één cel geselecteerd is Bewerk een waarde Sla op en ga naar de volgende cel Voeg in een tekstveld een return in Ga naar de cel boven Ga naar de cel beneden Ga naar het volgende veld Ga naar het vorige veld Sneltoets Option-Return Return Command-Return Pijl omhoog Pijl omlaag Tab Shift-Tab Werken met tabelweergave Wanneer een of meer cellen geselecteerd zijn Breid de selectie uit naar boven Breid de selectie uit naar beneden Shift-pijl omhoog Shift-pijl omlaag Werken met tabelweergave Wanneer records geselecteerd zijn Selecteer een record Selecteer meerdere records Breid recordselectie uit Ga naar het record boven Ga naar het record beneden Klik op het rijnummer. Het hele record is geselecteerd. Selecteer één record en Shift-klik dan een ander record om alle records daartussen te selecteren. Command-klik een record met de records geselecteerd om het record aan de selectie toe te voegen, indien het niet geselecteerd is, of om een record uit de selectie te verwijderen, indien het geselecteerd is. Pijl omhoog Pijl omlaag Werken met records Voeg record toe Command-N Dupliceer record Shift-Command-D Wis record (bibliotheek) Command-Delete Wis record (verzameling) Ga naar het volgende record Command rechterhaakje (]) Ga naar het vorige record Command linkerhaakje ([) Ga naar het eerste record Option-Command linkerhaakje ([) Ga naar het laatste record Option-Command rechterhaakje (]) 144 Appendix A

145 Actie Werken met tekst en objecten Selecteer alle tekst in een veld dat wordt bewerkt Deselecteer alle tekst in een veld dat wordt bewerkt Sneltoets Command-A Shift-Command-A Knip Command-X Kopieer Command-C Plak Command-V Dupliceer Command-D Wis Wis Controleer spelling Command-puntkomma (;) Toon spellingvenster Command-dubbele punt (:) Toon venster met speciale tekens Option-Command-T Algemeen Maak bibliotheek vanuit sjabloon (open dialoogvenster Nieuwe bibliotheek) Maak bibliotheek vanuit sjabloonuitwisseling Maak verzameling Maak slimme verzameling Voeg veld toe Toon of verberg Geavanceerd zoeken Geef geselecteerd item snel weer Verstuur in tabelweergave een naar één of meer geselecteerde e- mailadressen Gebruik het zoekveld Toon tabelweergave Toon rasterweergave Toon gedeelde weergave (tabel/ formulier of raster/formulier) Toon formulierweergave (druk nogmaals op de sneltoets om naar het volgende formulier te gaan) Toon of verberg bibliotheken- en veldenvenster Ga naar het volgende deel of het hoofdvenster Ga naar het vorige deel of het hoofdvenster Command-L Option-Command-L Shift-Command-N Option-Command-N Control-N Command-F Command-Y Shift-Command-M Option-Command-F Command-1 Command-2 Command-3 Command-4 Command-5 Control-Option - pijl rechts Control-Option - pijl links Appendix A 145

146 Actie Toon of verberg de samenvattingsrij Importeer bestand Exporteer huidige bibliotheek of verzameling Druk de huidige bibliotheek of verzameling in de huidige weergave af Druk de labels uit de huidige bibliotheek of verzameling af Maak laatste handeling ongedaan Voer ongedaan maken van laatste handeling opnieuw uit Sneltoets Command-6 Shift-Command-I Shift-Command-E Command-P Shift-Command-P Command-Z Shift-Command-Z Open venster Command-0 (nul) Sluit venster Command-W Minimaliseer venster Command-M Toon voorkeuren Command-komma (,) Gecodeerde velden vergrendelen Shift-Command-L Toon Bento Helpmenu Shift-Command-vraagteken (?) Verberg Bento Command-H Verberg andere vensters Option-Command-H Beëindig Bento Command-Q 146 Appendix A

147 Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento B Dit gedeelte geeft aanwijzingen voor Bento 1, Bento 2 en Bento 3 gebruikers die Bento 4 hebben geïnstalleerd en willen terugkeren naar een eerdere versie. Het terugkeren naar een eerdere versie van Bento 4 Als u Bento op uw computer hebt staan, zal Bento 4 een nieuwe database maken aan de hand van uw Bento-databasebestand. De naam van uw oude Bento-database wordt gewijzigd in bentoupgradebackup.bentodb en de Bento 4-database krijgt de naam bento.bentodb. Wanneer u in uw vorige versie van Bento gegevens wilt gebruiken die u hebt gemaakt in Bento 4, exporteer dan de Bento 4-records in csv-formaat voordat u terugkeert naar de vorige versie van Bento. Zie voor meer informatie Het exporteren van informatie vanuit Bento op pagina

148 Het terugkeren van Bento 4 naar Bento 1, Benot 2 of Bento 3: 1 Als Bento is geopend, kies dan Bento > Bento stoppen. 2 Kies in de Finder, Ga > Thuismap. 3 Open de Bibliotheekmap, vervolgens de map Application Support en vervolgens de Bentomap. U ziet het huidige Bento 4 databasebestand (bento.bentodb) en het vorige backupbestand voor de Bento-database (bentoupgradebackup.bentodb). Bento 1 en Bento 2 gebruikers: U ziet twee back-upbestanden van de database: bentoupgradebackup.bentodb en bentoupgradebackup 2.bentodb. 148 Appendix B

149 4 Sleep het bestand bento.bentodb (Bento 4) naar de Prullenmand. 5 Wijzig de naam van het bestand bentoupgradebackup.bentodb in bento.bentodb. Bento 1 en Bento 2 gebruikers: Wijzig allen het bestand bentoupgradebackup.bentodb en niet het bestand bentoupgradebackup 2.bentodb. Appendix B 149

150 6 De map moet er nu als volgt uitzien (bentoupgradebackup.bentodb is vervangen door bento.bentodb). 7 Zoek het vorige Bento-programma en start het op. Indien u uw eerdere versie van Bento hebt overschreven met de Bento 4 trial, kunt u een ander exemplaar downloaden op de Bento-ondersteuningswebsite. 8 U ziet uw gegevens in Bento 1, Bento 2 of Bento 3, zoals u dit zag voordat u Bento 4 had gestart. 9 Sleep Bento 4 naar de Prullenmand. Of hernoem het programma Bento 4 (en bewaar deze in een andere map) voor het geval dat u deze opnieuw nodig hebt. 150 Appendix B

151 Index A ad hoc netwerken 137, 138 Adresboekbibliotheek beschreven 37 migreren 42, 141 probleemoplossing 40 synchroniseren 137 velden die worden bijgewerkt in het Adresboekprogramma 39 verbergen 38 weergave 38 Adresboekprogramma Adresboekgroepen 37 het weergeven van gegevens 38 importeren 43 adreslabels. Zie labels 126 adresvelden 81 afbeeldingen 102 bewaren 104 verplaatsen en grootte aanpassen 103 afbeeldingskaders 61 afdrukken 124 geselecteerde records 126 het maken van aangepaste papierformaten 125 labels 126 aliassen naar bestanden of mappen 84, 86, 103 apparaten, synchroniseren 137, 141 Apparatengedeelte van het bibliothekenvenster 18 apparaten koppelen 137 AppleWorks, exporteren vanuit 110 archiveren. Zie reservekopie maken auto-aanvullen tekst 70 automatische tellervelden 81 automatisch vullen van velden 70, 73 B bento.bentodb 103, 135 Bento forum 15 Bento Template Exchange 15, 120 bentoupgradebackup.bentodb 147 Bento voor ipad, Bento synchroniseren met 137, 141 Bento voor iphone, Bento synchroniseren met 137, 141 berekeningen in eenvoudige lijstvelden 84 instellen 83 berichtenlijstvelden 80, 86 bestanden, opslaan in bestandenlijstvelden 84 bestandenlijstvelden 80 bestanden openen vanuit 95 maken 84 bestanden opslaan in bestandenlijstvelden 84 bezig met verwijderen van records uit verzameling 47 bibliotheekmappen 35, 77 bibliotheekpictogrammen 32 bibliotheeksjablonen. Zie sjablonen bibliotheken 9 andere gegevens weergeven uit 51 beschreven 19 Contactpersonen 42 exporteren 118 Foto's 42 Gebeurtenissen 41 gekoppelde records in verschillende 87 groeperen 35, 77 importeren naar bestaande 113 maken door het gebruik van sjablonen 30 maken door importeren 112 maken via sjablonen 116 pictogram wijzigen 32 Taken 41 toevoegen aan het Bibliothekenvenster 19 velden bekijken in 28 wissen

152 bibliotheken groeperen 77 Bibliothekenvenster Apparatengedeelte 21 beschreven 19 formaat van pictogrammen en tekst wijzigen 20 Gedeelte Gedeeld 21 verbergen 19 C ClarisWorks, exporteren vanuit 110 computer-naar-computernetwerken 137, 138 contactpersonen en 94 gekoppeld 87 weergave 37 Contactpersonenbibliotheek 42 csv-bestanden 9 beschrijving 110 vereiste bestandsnaamextensie 110 D databases delen 33 delen uitschakelen 34 delen verbreken 34 importeren vanuit 110 zoeken naar gedeeld 34 databases delen 33 delen uitschakelen 34 zoeken naar gedeeld 34 Databasewachtwoord 105 Zie ook Gedeeld wachtwoord datums huidige 53 datumveld 80 E eenvoudige lijstvelden beschreven 80, 97 samenvatten van gegevens in 73 adresvelden 81 s versturen in formulierweergave 94 versturen in tabelweergave 94 s versturen in formulierweergave 94 in tabelweergave 94 exporteren door het slepen van bestanden 122 in bibliotheeksjabloonformaat 118 in csv-formaat 118 in Excel 2008-formaat 118 in Numbers-formaat 118 in TAB-formaat 118 F films 103 flexibele scheidingsruimten 62 formules 83 formulieren aanpassen 57 dupliceren 55 hernoemen 56 kolombreedte wijzigen 59 kolomscheidingen automatisch toevoegen aan 62 kolomscheidingen wissen van 62 maken 54 mediabestanden toevoegen aan 103 miniaturen in rasterweergave 75 objecten toevoegen aan 61 ontgrendelen 56 thema's wijzigen 58 velden toevoegen aan 57 verbergen of tonen 55 vergrendelen 56 wissen 54 formulieren aanpassen 57 formulierkleur, wijzigen 58 formulierweergave beschreven 23, 29, 51 Overzicht- en detailknoppen 25 forum 15 foto's 102 Fotobibliotheek 42 G Geavanceerd zoeken 25, 27 Gebeurtenissenbibliotheek 41 gebied met records 18 gecodeerde velden beschreven 81 en Database wachtwoord 105 gedeeld 35 zoeken 25 gedeelde weergave, beschreven 24, 66 gedeelde weergave, beschrijving 52 Gedeeld wachtwoord 34 Zie ook Database wachtwoord Gedeelte Gedeeld van het bibliothekenvenster 18 gegevensbronnen, opgeven voor gekoppelde records 88 gegevens herstellen 134 gekoppelde gegevensvelden 12, 80 maken 87 navigeren naar 91 gekoppelde recordslijsten. Zie gekoppelde gegevensvelden geluidsbestanden Index

153 Gemiddeld, functie 74 groepen, Adresboek en Bento-verzamelingen 37 H het groeperen van bibliotheken 35 het vooraf bekijken van bestanden met Snelle weergave 96 huidige datum en tijd 53 I ical-gebeurtenissenbibliotheek migreren 41 synchroniseren 137 ical-opdrachtenbibliotheek migreren 41 synchroniseren 138 IM-accountvelden 81 importeren 9 Adresboekgegevens 43 beschrijving 109 bibliotheeksjablonen 116 naar bestaande bibliotheek 113 naar nieuwe bibliotheek 112 Numbers-bestand 113 voorbereiden voor 110 importeren van 113 ipad 137 iphone 137 iphoto-bibliotheek, migreren 42 ipod touch 137 isight camera's 102 itunes afspeellijsten 45 bestanden toevoegen aan mediabestanden 103 J JPEG-bestanden 102 K kaarten. zie formulieren Keuzevelden 80 kolombreedte (formulieren) 59 Kolommen in eenvoudige lijstvelden. 73, 97 kolommen in tabelweergave. Zie ook velden 73 beschreven 65 grootte aanpassen 73 opnieuw rangschikken 73 tonen of verbergen 71 kolomnamen 113 kolomscheidingen 62 komma-gescheiden bestanden 9 kommagescheiden waardebestanden beschrijving 110 kopieën van bestanden in bestandenlijstvelden 84 L labels aangepast 126, 129 afdrukken 127 instellen 126 instellingen bewaren 126, 129 post 126 velden 59 lay-outs. zie formulieren Leeg sjabloon 30 lijstvelden 81 locatievelden 86, 107, 108 beschreven 81 zoeken 27 M Mac OS X Mail-items 86 maken bibliotheken 30 formulieren 54 records in formulierweergave 52 records in tabelweergave 66 Slimme verzamelingen 48 velden 82, 92 verzamelingen 46 mappen, bibliotheek 35, 77 marges, aanpassen voor afdrukken 125 Maximumfunctie 74 mediabestanden toevoegen 103 wissen 104 mediavelden 80, 102 migreren Adresboekbibliotheek 42, 141 ical-gebeurtenissenbibliotheek 41 ical-opdrachtenbibliotheek 41 iphoto-bibliotheek 42 Minimum, functie 74 MP3-bestanden 102 muziek 103 N navigatiebalk 25 Numbers-bestanden 113 exporteren naar 119 nummervelden 80 O objecten afbeeldingskaders 61 grootte aanpassen 58 selecteren op formulier 57 tekstvakken 61 verplaatsen op formulier 57 operatoren 83 Index 153

154 P PDF-bestanden 85 probleemoplossing Adresboek 40 synchroniseren, Bento met Bento voor ipad 141 synchroniseren, Bento met Bento voor iphone 141 Q QuickTime 102 R rasterweergave beschrijving 75 rasterweergave, beschreven 23 rasterweergave, beschrijving 75 rasterweergave-items labels toevoegen 77 standaardformulier instellen 78 standaard mediaveld instellen 77 weergave 76 weergaveformaat wijzigen 77 records aan verzamelingen toevoegen 46 berekening van gegevens in 81 bewerken in formulierweergave 52 dupliceren 53, 68 gekoppeld 87 in formulierweergave 51 in tabelweergave 65, 67 mediabestanden toevoegen aan 103 selecteren in tabelweergave 66 sorteren 69 toevoegen 52, 66, 113 verwijderen 47 wissen 36, 53, 68 zoeken 25 records kopiëren 53, 68 records sorteren beschreven 69 records zoeken 25, 27 rekenvelden 81 maken 83 relaties 12, 87 reservekopie, herstellen vanaf 134 reservekopie maken beschreven 131 herinnering uitzetten 133 rijen in tabelweergave. Zie records S samenvattingsrij 73, 98, 101 scheidingsruimten 62 scheidingstekens, horizontaal 61 sjablonen 8 beschreven 20 Leeg sjabloon 30 maken van bibliotheken met 30 sjabloonuitwisseling 15, 120 Slimme verzamelingen beschreven 20, 47 maken 48 Snelle weergave 96 sneltoetsen 143 Som, functie 74 spelling controleren 145 spreadsheets, importeren vanuit 110 spreadsheet-structuur Zie tabelweergave synchroniseren Adresboekbibliotheek 138 Bento met Bento voor ipad 137, 141 Bento met Bento voor iphone 137, 141 ical-gebeurtenissenbibliotheek 138 ical-opdrachtenbibliotheek 138 T tab-bestanden vereiste bestandsnaamextensie 110 tab-bestanden, beschrijving 110 tabelweergave beschreven 23, 30, 65 kopiëren en plakken van gegevens in 67 records selecteren in 66 tekstformaat 66 tabgescheiden waardebestanden (tsv), beschrijving 110 Takenbibliotheek 41 technische ondersteuning 16 tekst, de grootte wijzigen van 60 tekstgrootte wijzigen in formulierweergave 60 wijzigen in tabelweergave 66 tekstvakken 61 Tekstvelden 80 tekstvelden automatisch aanvullen 70 telefoonnummervelden 81 Telfunctie 74 thema's beschreven 24 wijzigen voor een formulier 58 Themakiezer 59 tijd, huidige 53 tijdsduurvelden 80 tijdvelden 80 Time Machine 131, 135 toegangscode 138 tsv-bestanden vereiste bestandsnaamextensie 110 TSV-bestanden, beschrijving Index

155 U URL-velden 81 V valutaveld 81 velden automatisch aanvullen 70, 73 berekening van gegevens in 83 beschermen 105 beschreven 79 delen 35 dupliceren 92 gegevens wissen uit 93 grootte aanpassen 58 in de huidige bibliotheek 28 in formulierweergave 79 in tabelweergave 65, 79 in verschillende formulierweergaves 51 lijstvelden 81 locatie 108 maken 82, 92 media 102 samenvatten van gegevens in 73 schaduw toevoegen aan 60 selecteren 57 toevoegen aan een formulier 57 uitlijnen op formulieren 60 van veld naar veld gaan 57 vergrendelen 106 weergegeven uit het Adresboek 39 wissen uit het formulier 58 velden met selectievakjes 80 velden op formulieren uitlijnen 60 velden toewijzen 115 Veldenvenster 18 beschreven 28, 92 om velden in tabelweergave te verbergen 71 verbergen 19, 72 veldlabels tekstformaat wijzigen 59 verplaatsen 59 veldnamen 83 instellen tijdens importeren 113 wijzigen in het Veldenvenster 92 wijzigen in tabelweergave 69 veldtypen adres 81 automatische teller 81 berekening 81 berichtenlijst 80, 86 beschreven 80 bestandenlijst 80 datum 80 eenvoudige lijst 80, 97 adres 81 en exporteren 123 en importeren 117 gecodeerd 35, 81, 105 gekoppelde gegevens 80 IM-account 81 keuze 80 kiezen 83 locatie 81, 86, 107 media 80 nummer 80 selectievakje 80 tekst 80 telefoonnummer 81 tijd 80 tijdsduur 80 URL 81 valuta 81 waardering 81 wijzigen 93 veldtypen wijzigen 93 vergrendelen Bento 106 formulieren 56 velden 106 verzamelingen 10 andere gegevens weergeven uit 51 beschreven 20, 45 en Adresboekgroepen 37 gekoppelde records in verschillende 87 importeren naar 113 maken 46 toevoegen aan het Bibliothekenvenster 19 velden bekijken in 28 wissen 47 videohandleiding 15 Index 155

156 W waarderingsvelden 81 Wachtwoorden maximale lengte 105 voor database- en gecodeerde velden 105 voor gedeelde databases 34 weergaven, beschreven 22 Welkomstvenster 17 Wi-Fi-netwerken 137, 138 wissen bibliotheken 36 formulieren 54 mediabestanden 104 records 36, 53, 68 velden en gegevens 93 velden uit formulier 58 verzamelingen 47 Z zoeken Geavanceerd zoeken 25, 27 locatievelden 27 tekst in velden 25 Zoekveld 25 Zoekveld Index