Klachtbehandeling inzage bibliotheek

Transcriptie

1 Rapport Gemeentelijke Ombudsman Klachtbehandeling inzage bibliotheek Gemeente Amsterdam Stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer 3 december 2008 RA Samenvatting Een inwoner van het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer gaat op zaterdag naar de bibliotheek om een recent vastgesteld bestemmingsplan in te zien. Het stadsdeel heeft hem persoonlijk gemeld dat het plan ongewijzigd is vastgesteld. Volgens de officiële bekendmaking is het plan gewijzigd vastgesteld en is de bieb die middag open. Hij komt echter voor een gesloten deur te staan, doet daarop zijn beklag en vraagt verlenging van de inzage- en reactietermijn. Het stadsdeel antwoordt dat de bibliotheek die dag wel geopend was in de middag en dat hij tijd genoeg heeft gehad om het plan in te zien. Hij voelt zich afgepoeierd en wendt zich tot de ombudsman. De ombudsman stelt vast dat de klacht van de man primair gericht was op een administratieve slordigheid, die op eenvoudige wijze hersteld had kunnen worden als het stadsdeel daarvoor open had gestaan. Men schiet echter in de verdediging en verwijt de man dat hij de openingstijden van de bibliotheek niet correct begrepen heeft en getreuzeld heeft bij het inzien van het bestemmingsplan. De ombudsman wijst erop dat uit zijn rapport Klagen aan de Amstel is gebleken dat de klachtbehandeling bij het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer nog zeker niet op orde is. Deze zaak bevestigt dat het stadsdeel nog veel terrein te winnen heeft. Oordeel De onderzochte gedraging is onbehoorlijk.

2 Pagina : 2/5 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 16 september 2008 schriftelijk ingediend en betreft het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer, sector Burger. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de behandeling van een klacht over het niet kunnen inzien van een bestemmingsplan omdat de bibliotheek was gesloten. Bevindingen achtergrond van het verzoek Verzoeker is door het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer uitgenodigd voor een informatieavond op 18 juni 2008 over de herinrichting van de Burgemeester Vening Meineszlaan. Aan de verbetering van deze straat wil het stadsdeel samen met de bewoners werken. Een van de speerpunten is de vraag of de straat een 30 of 50 km zone moet krijgen. De straat is gelegen in het ontwerp-bestemmingsplan Slotermeer waartegen verzoeken zienswijzen heeft ingediend. Op 26 juni 2008 ontvangt verzoeker persoonlijk bericht dat het bestemmingsplan Slotermeer op 10 juni door de stadsdeelraad ongewijzigd is vastgesteld. Omdat zijn zienswijzen volgens het stadsdeel niet tot een aanpassing van het plan hebben geleid en gelet op hetgeen besproken is op 18 juni, wil hij het plan inzien. Hij vervoegt zich daartoe op zaterdag 2 augustus 2008 om u bij de Openbare Bibliotheek Slotermeer. Deze is, in tegenstelling tot de informatie van het stadsdeel, gesloten en op zaterdag alleen in de ochtend open. Hij beklaagt zich daarover bij het stadsdeel en vraagt verlenging van de inzagetermijn en de termijn om bedenkingen bij Gedeputeerde Staten in te dienen. Het stadsdeel wijst de klacht af. De bibliotheek was wel open en verlenging van de wettelijke termijn is niet mogelijk. Overigens heeft hij volgens het stadsdeel voldoende tijd gehad om de stukken in te zien. Mocht hij kunnen aantonen wel voor een gesloten deur gestaan te hebben en onderbouwen waarom hij niet op andere dagen de stukken kon inzien, dan hoort men dat graag van hem. Verzoeker kan zich hierin niet vinden en wendt zich tot de ombudsman. Omdat het stadsdeel hem had geïnformeerd dat het bestemmingsplan ongewijzigd zou zijn vastgesteld, was er voor hem geen dringende redenen om veel tijd uit te trekken om het plan in te zien. Daarom plande hij dit na zijn vakantie en stond toen voor een gesloten deur. Hij bestrijdt de opvatting van het stadsdeel dat hij voldoende tijd gehad heeft voor de inzage. Niet alleen heeft het stadsdeel zich niet te bemoeien met de tijdsindeling van zijn burgers, maar afgaande op de openbare bekendmaking mocht hij erop vertrouwen dat inzage op de middag van 2 augustus mogelijk was. Later blijkt dat volgens de officiële bekendmaking het bestemmingsplan nu juist gewijzigd is vastgesteld. Onder andere wat betreft de bestemming van de Burgemeester Vening Meineszlaan. Tijdens het overleg met de bewoners over de herinrichting van deze straat op 18 juni heeft het stadsdeel uitdrukkelijk de mogelijkheid voorgehouden dat deze straat een 30km zone gaat krijgen. Echter het stadsdeel wist toen al dat deze straat een 50km zone zou krijgen en heeft daarover tijdens de informatieavond gezwegen. Het stoort verzoeker in hoge mate dat hij min of meer beticht wordt van een leugen, terwijl de informatieverstrekking van het stadsdeel tendeert naar doelbewust vals en onvolledig. Over fatsoen en zorgvuldigheid gesproken. Tenslotte wijst verzoeker erop dat zijn klacht zonder te zijn gehoord is afgehandeld door dezelfde medewerker van het stadsdeel die hem geschreven heeft dat het bestemmingsplan ongewijzigd is vastgesteld

3 Pagina : 3/5 en verantwoordelijk is voor de kennisgeving met onjuiste informatie over de openingstijden van de bibliotheek. Dat wekt de schijn dat een en ander een spreekwoordelijk staaltje van schoonvegen van eigen straatje is. reactie van stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer Het stadsdeel erkent desgevraagd dat verzoeker foutief is geïnformeerd. In de brief had moeten staan dat het bestemmingsplan gewijzigd is vastgesteld. Dat stond wel in de officiële bekendmaking in de krant. Het spijt het stadsdeel dat verzoeker voor niets op 2 augustus bij de bibliotheek is geweest vanwege onjuiste openingstijden in de publicatie. De klacht is niet behandeld door degene die de aankondiging en de brief van juni 2008 heeft geschreven. Overigens schrijft de klachtenregeling van het stadsdeel niet voor dat een klacht door een ander behandeld moet worden dan degene die de zaak in eerste aanleg behandeld heeft Op de vraag van de ombudsman waarom verzoeker niet gehoord is in het kader van de klachtprocedure schrijft het stadsdeel dat de Wet RO dit niet voorschrijft. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen aan verzoeker en het stadsdeel gezonden om een inhoudelijke reactie mogelijk te maken. De uitvoerige reacties van verzoeker hebben tot aanpassing van het verslag geleid. Tevens heeft de ombudsman verzoeker erop gewezen dat het merendeel van zijn reacties niet in zijn onderzoek wordt meegenomen omdat het betrekking heeft op de bestemmingsplanprocedure van de Wet op de Ruimtelijke Ordening. In dat kader zijn Gedeputeerde Staten van Noord-Holland aan zet. Dit College zal uiterlijk 6 februari 2009 een beslissing nemen omtrent de goedkeuring van het bestemmingsplan. Daarbij dienen al de bezwaren, klachten en bedenkingen van verzoeker meegenomen te worden. Het stadsdeel heeft niet gereageerd op het verslag van bevindingen. Behoorlijkheidsvereisten De ombudsman toetst de gedragingen van gemeentelijke instanties aan behoorlijkheidsvereisten. In dit onderzoek is getoetst aan het vereiste van onpartijdigheid, het motiveringsvereiste, het vereiste van actieve en adequate informatieverwerving en het vereiste van hoor en wederhoor. Overwegingen de klachtbehandeling a. dezelfde medewerker Het vereiste van onpartijdigheid/onvooringenomenheid houdt in dat bestuursorganen zich actief opstellen om iedere vorm van een vooropgezette mening of opvatting te vermijden. Ook de schijn van partijdigheid moet worden vermeden. Dat impliceert dat een bestuursorgaan de behandeling van een klacht dient te laten uitvoeren door een persoon die niet betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft. Vast staat dat op alle brieven (inclusief de brief aan de ombudsman) dezelfde naam staat achter de tekst behandeld door, ook zijn zowel de brief van 24 juni aan verzoeker als de reactie op de klacht ondertekend door dezelfde persoon. Hiermee wekt het stadsdeel in ieder geval de schijn dat dezelfde medewerker(s)

4 Pagina : 4/5 zowel betrokken was/zijn bij de primaire handeling als bij de klachtbehandeling. Dat op zichzelf is geen juiste gang van zaken. Het stadsdeel wijst erop dat zijn klachtenregeling niet voorschrijft dat een klacht door een andere medewerker moet worden behandeld dat degene die de zaak in eerste aanlegt heeft behandeld. In dat geval is artikel 9:7 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht leidend. 1 Het wekt verbazing dat het stadsdeel hier in zijn reactie aan de ombudsman geen notie van geeft. b. de inhoud van de reactie Het motiveringsvereiste houdt in dat de motivering op de individuele zaak is toegesneden, feitelijk juist is, logisch voortvloeit uit het overheidshandelen en kenbaar is. Nauw samen hiermee hangt in deze zaak het vereiste van actieve en adequate informatieverwerving dat houdt in dat bestuursorganen bij de voorbereiding van hun handelingen de relevante informatie verwerven. Vast staat dat het stadsdeel verzoeker verkeerde informatie geeft over het vastgestelde plan en de openingstijden van de bibliotheek. Verzoeker beklaagt zich alleen over de gesloten bibliotheek; niet gebleken is dat het stadsdeel op dat punt deugdelijk onderzoek heeft gedaan. De reactie op de klacht was onjuist gemotiveerd. Eveneens acht de ombudsman het onjuist dat bij de klachtbehandeling niet primair is beoordeeld of het stadsdeel een fout heeft gemaakt, maar in plaats daarvan dat de nadruk is komen te liggen op de vraag of verzoeker voldoende tijd had om het bestemmingsplan in te zien. Voorts overweegt de ombudsman dat het stadsdeel in de reactie op de klacht onvoldoende heeft gemotiveerd waarom aan de termijn van zes weken werd vastgehouden. Dat dit een wettelijke termijn is, is op zichzelf onvoldoende nu het stadsdeel een fout maakte bij de informatieverstrekking over de inzage. Bovendien had direct na ontvangst van de klacht contact met verzoeker opgenomen kunnen worden om te bezien of er een oplossing mogelijk was. De reactie op de klacht kwam nu drie weken later en ruim na sluiting van de termijn. c. het horen De onvolkomenheid bij de informatieverwerving had nog rechtgetrokken kunnen worden als verzoeker in verband met de klacht was gehoord. Immers, het vereiste van hoor en wederhoor houdt in dat het bestuursorgaan bij de voorbereiding van een handeling of beslissing de betrokken burger in staat stelt te worden gehoord. Zo kan deze burger voor zijn belangen opkomen. Het vereiste geldt voor primaire en secundaire besluitvorming en voor de klachtbehandeling. Vast staat dat het stadsdeel verzoeker in het kader van de klachtbehandeling niet heeft gehoord. De daarvoor gegeven motivering getuigt van onvoldoende kennis bij het stadsdeel van het klachtrecht. Het geheel overziend kan de ombudsman zich niet aan de indruk ontrekken dat de klacht weliswaar is herkend, maar dat de klacht niet conform de vereisten die aan een klachtenprocedure worden gesteld is behandeld. De vraag is hoe dit komt. De klacht was primair gericht op een administratieve slordigheid, die op eenvoudige wijze hersteld had kunnen worden als het stadsdeel daarvoor open had gestaan. Men schiet echter in de verdediging en verwijt verzoeker dat hij de openingstijden van de bibliotheek niet correct begrepen heeft en getreuzeld heeft bij het doen inzien van het bestemmingsplan. Terecht legt verzoeker de vinger op de zere plek daar waar hij stelt dat het stadsdeel enerzijds doet voorkomen dat het samen met de burger werkt aan een verbetering van de Burgemeester Vening Meiniszlaan maar anderzijds verzwijgt dat de stadsdeelraad de status van die 1 De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft betrokken is geweest.

5 Pagina : 5/5 straat al heeft vastgesteld. Men speelt geen open kaart en ondermijnt daarmee zijn gezag en verliest zijn betrouwbaarheid. Het stadsdeel heeft de klacht op knullige wijze behandeld. De ombudsman wijst erop dat uit het rapport Klagen aan de Amstel 2 is gebleken dat de klachtbehandeling bij het stadsdeel nog zeker niet op orde is. Deze zaak illustreert ook dat het stadsdeel nog veel terrein te winnen heeft. Oordeel De onderzochte gedraging is onbehoorlijk. 2 Rapport Klagen aan de Amstel RA in te zien op