Vrijetijdspunt. Opgestart op 30/11/2015

Transcriptie

1 Vrijetijdspunt Opgestart op 30/11/2015

2 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING Vrijetijdspunt Situatie voor de opstart van het vrijetijdspunt Tot 30/11/ afzonderlijke balies (sport, jeugd & cultuur) Elke balie werkte grotendeels afzonderlijk en had verschillende openingsuren 3 verschillende locaties

3 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING Vrijetijdspunt Doelstelling vrijetijdspunt Samen met de nieuwe organisatiestructuur werd ook de klassieke indeling van de diensten naar de materies sport, jeugd en cultuur opgeheven. Niet alleen intern maar ook naar buiten toe wordt de integratie van sport, jeugd en cultuur een feit met de opstart van het vrijetijdspunt. Het vrijetijdspunt centraliseert het onthaal (= frontoffice) en de administratie (=backoffice) van de diensten jeugd, sport en cultuur. Door de integratie van deze vrijetijdsdiensten is het vrijetijdspunt één centraal punt (zowel fysiek, telefonisch als digitaal) waar burgers, verenigingen en interne diensten terecht kunnen voor vragen en informatie betreffende alle vrijetijds activiteiten (georganiseerd door de stad maar ook extern georganiseerd) die doorgaan binnen de stad.

4 Directie MENS beleidsontwikkeling & staf 1 ste lijnsdienstverlening individuele diensten hulpverlening collectieve dienstverlening burgerzaken welzijnsloket vrijetijdspunt financiële hulpverlening wonen & activering beheer publiekswerking samenleven wiemu & toerisme administratie

5 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING ALGEMEEN ORGANOGRAM departementshoofd 1 ste lijnsdientverlening & administratie burgerzaken welzijn vrije tijd diensthoofd begraafplaatsen diensthoofd welzijnsloket diensthoofd vrijetijdspunt diensthoofd Team Belgen diensthoofd Team niet-belgen

6

7 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING VRIJETIJDSPUNT KERNPROCESSEN - Telefonisch, fysiek en digitaal vrijetijdspunt - Informatie geven over het vrijetijdsaanbod en activiteiten van de stad - Informeren van verenigingen en organisatoren i.v.m. reglementering rond het organiseren van evenementen (evenementenloket-najaar 2016) - Informeren van verenigingen rond subsidies (subsidieloket) - Communicatie (nieuwsbrieven, mailings, ) VTP en backoffice - Verwerken inschrijvingen, inschrijvingen speelpleinwerking (ter plaatse) - Verwerken reservaties infrastructuur, verhuur van materiaal, - Administratieve opvolging en afhandeling administratieve taken (facturatie, bestelbonadministratie, provisie, ) - Algemene administratieve taken (kasbeheer, klantenbeheer, )

8 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING VRIJETIJDSPUNT ROLLEN Meewerkend diensthoofd vrijetijdspunt = 1 VTE Medewerker = 2,8 VTE Totaal = 5 medewerkers

9 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING VRIJETIJDSPUNT Frontoffice vrijetijdspunt Eén telefoonnummer ( ) + één adres (vrijetijd@roeselare.be) Openingsuren: ma: 9u 12u u 18u di-wo-do-vrij: 9u 12u u 18u za : 10u 12u Telefonische bereikbaarheid: ma-vrij: 9-12: u-18u za: 10u-12u Personeelsbezetting: 1 medewerker, 2 medewerkers bij speelpleinwerking Producten: Informeren rond activiteiten, beschikbaarheid infrastructuur, organisatie evenementen, subsidies, doorverwijzen naar andere diensten, Instaan voor binnenkomende telefoons en mails, bezoekers Inschrijvingen activiteiten, reservatie van infrastructuur, reservatie van materialen Ontvangst formulieren subsidies, afhaalpunt wedstrijden, Uitgifte vrijetijdspas, SNS pas, Roeselaarse cadeaubon,

10 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING VRIJETIJDSPUNT Frontoffice vrijetijdspunt Week 11/1 16/1 Bezoekers = u Totaal Ma Di Woe Do vrij za Totaal Telefonie = u Totaal Ma Di Woe Do vrij za 0 Totaal Mail = 185

11 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING VRIJETIJDSPUNT Backoffice vrijetijdspunt Producten: Opmaak facturatie, bestelbonadministratie, provisie Applicatiebeheer (Recreatex, Zapper website) Klantenbeheer Inschrijvingen activiteiten, reservatie van infrastructuur (kalenderbeheer verenigingen), reservatie van materialen Administratieve verwerking ontvangen subsidieaanvragen Mailverkeer opvolgen

12 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING VRIJETIJDSPUNT Cijfers stedelijk vakantie aanbod 148 activiteiten 14 krokus 24 paasvakantie 96 zomervakantie 14 herfstvakantie inschrijvingen 39 activiteiten met een wachtlijst (234 plaatsen op wachtlijst)

13 DEPARTEMENT 1 STE LIJNSDIENSTVERLENING VRIJETIJDSPUNT Cijfers stedelijk vakantie aanbod Toekomst voorjaar 2018 Synergie Wiemu-Toersime & Vrijetijdspunt

14 BEDANKT