Die komitee is bekend as die OUDITKOMITEE VAN DIE UNIVERSITEIT VAN DIE VRYSTAAT.

Transcriptie

1 REGLEMENT VAN DIE OUDITKOMITEE (Goedgekeur deur die van 4 Junie 2010.) 1. NAAM Die komitee is bekend as die OUDITKOMITEE VAN DIE UNIVERSITEIT VAN DIE VRYSTAAT. 2. STATUS 2.1 Die Ouditkomitee funksioneer as n afsonderlike komitee van die Universiteitsraad. 2.2 Die Ouditkomitee word formeel in die lewe geroep deur die, wat die regulasies daarvan bekragtig. 3. OORKOEPELENDE DOEL/DOELWITTE Die Komitee het onder andere die volgende oogmerke: 3.1. Hulpverlening aan die in die vervulling van sy rol in korporatiewe beheer. 3.2 Fasilitering van effektiewe werkverhouding tussen die van die Universiteit, die Rektoraat, die en die Eksterne en Interne ouditeurs Nagaan van die finansiële state en oorweging van alle faktore en risiko's wat n impak mag hê op die betroubaarheid van die state Oorweging van die behoefte aan opgesomde inligting en die betrokkenheid van eksterne ouditeurs om sekerheid oor die opgesomde resultate te verskaf Nagaan van die Komitee se eie Sakegedragskode, die stelsel van interne kontrole, die bestuur van alle finansiële risiko s, inligtingstelsels, rekeningkundige praktyke, die Universiteit se prosesse vir die monitering van die nakoming van wette en regulasies (indien toepaslik) en die Universiteit se ouditprosesse Toesighouding om te verseker dat elke Komiteelid die gedetailleerde verantwoordelikhede van Komiteelede verstaan sowel as die instelling se besigheid, funksies en risiko s ten einde sy/haar rol effektief te vervul. 1

2 4. SAMESTELLING 4.1 Die Ouditkomitee bestaan uit n minimum van vier (4) slede en n maksimum van ses (6). Komiteelede mag nie voltydse personeellede of studente wees nie. 4.2 Die meerderheid van hierdie lede moet finansieel geletterd wees. Die Komitee moet as n geheel n deeglike begrip hê van die kompleksiteite verbonde aan Internasionale Finansiële Verslagdoening-standaarde (IFRS), Suid-Afrikaanse Standpunte oor Algemeen Aanvaarde Rekeningkundige Praktyk (AARP), Globale Verslagdoeningsinisiatiefstandaarde (GVI-standaarde) en ander finansiële verslagdoeningsraamwerke en -beleide en -prosedures van die UV. 4.3 Die Ouditkomitee word deur die aangewys. 4.4 Die Voorsitter van die Ouditkomitee word deur die aangewys en moet nie die Voorsitter van die wees nie. 4.5 Die behou die reg voor om enige lede van die Komitee te verwyder en om enige vakatures wat deur sodanige verwyderings geskep is, te vul. 4.6 Vergaderings van die Ouditkomitee, soos gereël deur die Voorsitter, mag bygewoon word deur verteenwoordigers van die Eksterne Ouditeurs, die Uitvoerende Komitee en sy beamptes, en die Interne Ouditeur. 4.7 Indien die Voorsitter van die Ouditkomitee nie n vergadering kan bywoon nie, sal die lede wat wel teenwoordig is n Voorsitter uit hul eie geledere aanwys. 4.8 Die Universiteit van die Vrystaat sal die sekretariële pligte wat met Ouditkomitee-vergaderings verband hou, bestuur. 4.9 Die Ouditkomitee vergader gereeld, met n minimum van twee vergaderings per jaar. Die Komitee bepaal die datums van vergaderings, met inagneming van die datums waarop tussentydse en finale verslae van die eksterne ouditeurs beskikbaar gestel word Spesiale vergaderings kan soos volg belê word (na oorlegpleging met die Voorsitter): * met die of enige lid daarvan; * met lede van die Komitee; * met die eksterne ouditeure; en/of * met die Interne Ouditeur. 2

3 4.11 Notules sal van vergaderings gehou word en verslae sal aan die voorgelê word, so gou as moontlik nadat die vergadering verdaag het n Minimum van drie lede van die moet teenwoordig wees by n vergadering om n kworum te vorm, met dien verstande dat die meerderheid van die lede wat teenwoordig is nie uitvoerende poste aan die Universiteit beklee nie Besluite word geneem deur n meerderheid van stemme, en indien die stemme gelykop is, beskik die Voorsitter nie oor n beslissende stem nie. 5. GESAG 5.1 Die Ouditkomitee, onder leiding van die Voorsitter, en soos gemagtig deur die, beskik oor die mag om: onderhoude met ander slede, die Uitvoerende Komitee, uitvoerende beamptes, konsultante of personeellede van die Universiteit te voer; direk te skakel met die eksterne en/of interne ouditeurs; sodanige ondersoeke uit te voer as wat nodig geag word en advies van eksterne kundiges in te win; geskikte persone te koöpteer om op die Ouditkomitee te dien wanneer spesifieke kundigheid benodig word; en enige inligting by eksterne partye aan te vra. 5.2 die Ouditkomitee kan aanspraak maak op redelik bekostigbare hulpbronne wat benodig word om sy pligte behoorlik na te kom; en het toegang tot rekords en inligting wat aan die Universiteit behoort. 5.3 Vakatures Indien n vakature op die Ouditkomitee ontstaan, moet die Voorsitter van die Ouditkomitee die sonder verwyl daaroor inlig Die moet die vakature vul na ontvangs van sodanige kennisgewing, of binne n redelike tydperk daarna. 3

4 6. ROLLE EN VERANTWOORDELIKHEDE Die basiese rolle en verantwoordelikhede van die Ouditkomitee sluit die volgende in: 6.1 Eksterne oudit-aangeleenthede Aanbevelings aan die oor die aanstelling, heraanstelling en verwydering van eksterne ouditeurs. Hierdie aanbevelings moet gebaseer wees op n assessering van die firma en individue se kwalifikasies, kundigheid, hulpbronne, doeltreffendheid en onafhanklikheid Aanbevelings aan die oor die eksterne ouditeure se werks- en vergoedingsvoorwaardes. Die Komitee moet tevrede wees dat die betaalbare vergoeding in ooreenstemming is met die ouditeure se vermoë om n doeltreffende oudit te doen Assessering van die omvang van die voorgestelde oudit en die wyse waarop die eksterne oudit benader sal word, sowel as die effektiewe aanspreek van alle kritieke risiko-areas Definiëring van n beleid (vir goedkeuring deur die ) oor die voorwaardes waaronder die eksterne ouditeur nie-ouditeringsdienste mag verrig, en die aard en omvang van die dienste Toesighouding om te verseker dat die jaarlikse finansiële state n beskrywing bevat van die nie-ouditeringsdienste wat deur die eksterne ouditeur verskaf is, insluitende die aard en kwantiteit daarvan Verifiëring en evaluering van die doeltreffendheid van die eksterne ouditeure se werkprestasie Toesighouding om te verseker dat die eksterne oudit nie op enige wyse beperk of aan bande gelê word nie Heroorweging en monitering van die eksterne ouditeure se onafhanklikheid en objektiwiteit sowel as die doeltreffendheid van die ouditeringsproses, op n jaarlikse grondslag. Rotasie van individuele diensvennote verbeter die werklike en vermeende onafhanklikheid Oorweging van die aanvaarbaarheid van die wesenlikheidsvlakke (vir besluitnemingsdoeleindes) wat van toepassing is op die omvang van die ouditprosedures en die foute waaroor verslag gedoen moet word Aanteken van die datums waarop verslae ingehandig moet word en jaarlikse finansiële state en ander toepaslike vereistes/verpligtinge nagekom/gefinaliseer moet word. 4

5 Identifisering van die stappe wat geneem moet word om die soort probleme te vermy wat gedurende die vorige jaar ondervind is ten einde onnodige ouditeringswerk uit te skakel Oorweging van die volgende aspekte: (i) Die doeltreffendheid van interne rekeningkundige kontroles soos geïdentifiseer tydens die eksterne oudit en die se opvolgaksies. (ii) Beduidende meningsverskille tussen die eksterne ouditeurs en die. (iii) Enige wesenlike, onopgeloste rekeningkundige en ouditprobleme wat tydens die eksterne oudit geïdentifiseer is. (iv) Veranderings in die omvang of benadering van die eksterne oudit in reaksie op veranderende omstandighede of probleme wat ervaar is, soos gesien teen die agtergrond van die oorspronklike ouditplan Nagaan van die ouditresultate sowel as die gehalte en inhoud van die finansiële inligting wat aangebied word voordat die jaarlikse finansiële state uitgereik word, en die voorlegging van n verslag in hierdie verband Toesighouding om te verseker dat die reageer op die aanbevelings van die eksterne ouditeurs. Die Ouditkomitee kan die tydens vergaderings versoek om verslag te doen oor die vordering wat hulle gemaak het en/of hulle reaksie met betrekking tot die aanbevelings van die eksterne ouditeurs. Die Ouditkomitee kan ook die eksterne ouditeure tydens vergaderings versoek om aan te dui of hulle tevrede is met die se vordering/reaksie met betrekking tot hulle aanbevelings. 6.2 Finansiële verslagdoening Algemeen (i) (ii) (iii) Verkryging van sekerheid oor die kundigheid, hulpbronne en ervaring van die finansiële funksie, met spesifieke fokus op die senior lede van die wat verantwoordelik is vir die finansiële funksie. Identifisering van belangrike risiko s waaraan die Universiteit blootgestel is, en bevestiging dat die interne kontrolestelsels voldoende is en doeltreffend funksioneer. Skenk van aandag aan enige bedrog, onwettige optredes, tekortkominge in die interne kontrolestelsels of ander soortgelyke kwessies, in samewerking met die interne en eksterne ouditeurs. 5

6 (iv) Bestudering van beduidende rekeningkundige en verslagdoeningsvereistes, insluitende onlangse professionele en regulatiewe uitsprake/verklarings, en insig in die uitwerking daarvan op die finansiële state. (v) (vi) Inwin van inligting by die en die interne en eksterne ouditeure oor beduidende risiko's en blootstellings, en die planne om sodanige risiko s te verminder. Bestudering van enige wetlike kwessies wat n beduidende impak op die finansiële state kan hê Jaarlikse finansiële state (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Oorweging van die integriteit van die jaarlikse finansiële state en vasstelling of hulle volledig is en in ooreenstemming met die inligting waarmee die Komiteelede vertroud is; vasstelling of die finansiële state toepaslike rekeningkundige beginsels weerspieël. Evaluering van die oordeelsvermoë en verslagdoeningsbesluite van die. Dit sluit in veranderings in rekeningkundige beleide, besluite waar oordeelsvermoë n belangrike rol speel en kwessies wat verband hou met die helderheid en volledigheid van voorgestelde openbaarmakings. Verduidelikings moet van die verkry word oor die rekeningkundige verwerking van beduidende of ongewone transaksies, en die menings van die eksterne ouditeure moet in ag geneem word in hierdie verband. Skenk van aandag aan komplekse en/of ongewone transaksies, soos herstruktureringskostes en die openbaarmaking van afgeleides. Skenk van aandag aan areas waar oordeelsvermoë n belangrike rol speel, byvoorbeeld: waardasie van bates en laste; aanspreeklikheid wat verband hou met waarborge, produkte of die omgewing; litigasiereserwes; en ander verpligtinge en onvoorsiene uitgawes/gebeurlikhede. Die hou van vergaderings met die en die eksterne ouditeure om die finansiële state en die ouditresultate na te gaan. Nagaan van die ander afdelings van die jaarverslag voordat dit vrygestel word en vasstelling of die inligting verstaanbaar en in ooreenstemming met die lede se kennis van die instelling en sy werksaamhede is. 6

7 6.2.3 Interne oudit-aangeleenthede (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) Ontvang van bystand van die interne ouditfunksie ter nakoming van pligte. Toesighouding om te verseker dat die interne oudit-funksie onafhanklik is en dat dit oor die nodige hulpbronne beskik. Bestudering van die aktiwiteite en organisatoriese struktuur van die interne oudit-funksie en toesighouding om te verseker dat geen ongeregverdigde beperkings daarop geplaas word nie. Evaluering van die geskiktheid, kwalifikasies en vermoëns van die interne oudit-personeel, en die onderskrywing van die aanstelling, vervanging, hertoewysing of afdanking van die interne ouditeur. Verskaffing van n forum vir direkte verslagdoening oor die interne ouditeur se bevindinge. Evaluering van die doeltreffendheid en effektiwiteit van die interne ouditfunksie en die voorlegging van verslae aan die oor die interne ouditfunksie se assessering van die voldoendheid van interne beheermaatreëls. Die hou van afsonderlike vergaderings met die interne ouditeur of die bespreking van enige aangeleenthede wat na die mening van die Komitee of die ouditeurs privaat bespreek moet word. Toesighouding om te verseker dat belangrike bevindings en aanbevelings van die interne ouditeurs betyds ontvang en bespreek word. Toesighouding om te verseker dat die reageer op die aanbevelings van die interne ouditeurs. Toesighouding oor die samewerking tussen die eksterne en interne ouditeurs om oorvleueling van ouditfunksies te vermy. 7

8 6.2.4 Risikobestuur Finansiële verslagdoening en risiko s (i) Toesighouding oor finansiële en risikobestuur en finansiële beheermaatreëls, en sorg dat die beheermaatreëls: riglyne verskaf wat interne beheermaatreëls in die prosesse vaslê en ontwikkel om toepaslik oor tyd heen te bly; n risikogebaseerde benadering volg; en nie alleen die waarskynlikheid dat alle risiko s sal materialiseer oorweeg nie, maar ook die kostes verbonde daaraan om sekere beheermeganismes aan die gang te hou in vergelyking met die voordele verbonde daaraan om hierdie verbandhoudende risiko s te bestuur, d.w.s. die koste en integriteit voordele ontleding. Hersiening van interne beheermaatreëls (ii) (iii) (iv) (v) Toesighouding oor en beskerming van die betroubaarheid van die UV se finansiële inligting. Dit behels dat die ten minste jaarliks n formele, gedokumenteerde oorsig/hersiening van die ontwerp, implementering en doeltreffendheid van die UV se stelsel van interne kontrole moet uitvoer deur toepaslike toetsing te doen en verslag te doen aan die Ouditkomitee. Bepaling van die aard en omvang van n formele, gedokumenteerde oorsig/hersiening van interne beheermaatreëls (insluitende interne oudit) wat op n jaargrondslag deur die namens die uitgevoer moet word. Die hersiening/oorsig moet alle beduidende areas van finansiële verslagdoening dek om die Ouditkomitee in staat te stel om toesig te hou oor die betroubaarheid van die finansiële inligting wat deur die Universiteit gepubliseer word. Die Ouditkomitee moet verseker dat die oor voldoende kapasiteit beskik om die formele, gedokumenteerde oorsig/hersiening uit te voer. Aanwys van die interne oudit-funksie om die bogenoemde hersiening uit te voer, indien nodig. Die Ouditkomitee moet die aard en omvang van die hersiening van die interne beheermaatreëls wat deur die uitgevoer moet word, bepaal. Die bereiking van n gevolgtrekking/bevinding en jaarlikse verslagdoening aan die oor die doeltreffendheid van die UV se beheermaatreëls. Die Ouditkomitee moet holistiese oorweging skenk aan alle inligting wat onder sy aandag gebring word, insluitende kommunikasies met en verslae 8

9 van die interne oudit-funksie, ander versekeringsverskaffers, en die eksterne ouditeurs. (vi) Voorlegging van verslae aan die oor tekortkominge in die beheermaatreëls en ander probleme wat aanleiding gegee het tot wesenlike verliese, insluitende bedrog en/of ander wesenlike foute. Dit moet ook ingesluit word in die verslag van die. Bedrogrisiko's (vii) (viii) (ix) (x) (xi) Nagaan van die reëlings wat die UV getref het om werknemers en eksterne fluitjieblasers (insluitende kliënte en verskaffers) in staat te stel om vertroulike verslae voor te lê oor moontlike ongerymdhede wat verband hou met finansiële verslagdoening, nie-finansiële kwessies en/of die nakoming wat wette en regulasies wat n direkte of indirekte uitwerking op die UV mag hê. Toesighouding om te verseker dat die UV toepaslike maatreëls in plek het vir die instel van gebalanseerde en onafhanklike ondersoeke na fluitjieblaser-verslae en die neem van enige stappe op grond van sodanige verslae. n Bewustheid van enige wysigings aan die UV se Gedragskode soos dit van toepassing is op finansiële verslagdoening, en toesighouding om te verseker dat die die nakoming van die Gedragskode monitor. Oorweging van kwessies wat aanleiding kan gee tot wesenlike wanvoorstellings in finansiële state as gevolg van bedrog. Ontvangs en toepaslike hantering van enige klagtes (hetsy van binne of buite die UV) wat verband hou met die rekeningkundige praktyke en interne oudit van die UV, die inhoud of ouditering van finansiële state/verslae, en/of enige toepaslike kwessie. Risiko s verbonde aan Inligtingstegnologie (IT) (xii) (xiii) Bewustheid dat IT-risiko n element van kritieke belang in die risikobestuur van die UV is. Vervulling van n toesighoudende rol betreffende: - IT-risiko s en beheermaatreëls; - besigheidskontinuïteit en dataherwinning wat verband hou met IT; en - inligtingsekerheid en privaatheid. 9

10 Verslagdoening aan die Daar moet verslag gedoen word aan die oor hoe die Ouditkomitee sy pligte nakom. Op die minste moet die volgende gedoen word: (i) die moet op hoogte gehou word van die Komitee se aktiwiteite en toepaslike aanbevelings maak op n gereelde basis; (ii) daar moet sorg gedra word dat die bewus is van kwessies wat n beduidende invloed mag uitoefen op die finansiële toestand of sake van die instelling, die rekeningkundige praktyke van die Universiteit en die doeltreffendheid van die interne beheermaatreëls van die instelling; (iii) (iv) (v) (vi) (vii) n verslag moet opgestel word om aan te toon of die Ouditkomitee tevrede is met die ouditeur se onafhanklikheid; ander toesighoudende funksies moet vervul word, soos versoek deur die volle ; spesiale ondersoeke moet ingestel word, indien nodig, en spesiale raadgewers of kundiges moet aangestel word om bystand te verskaf, indien toepaslik; die reglement moet hersien en bygewerk word, en goedkeuring vir veranderings moet van die verkry word; en die Komitee se eie werkprestasie moet gereeld geëvalueer word. ---ooo--- (vaok02101) 10

11 WERKPROGRAM VIR DIE KOMITEE EN SELFEVALUERINGSGIDS: Die Ouditkomitee kan hierdie vorm van tyd tot tyd gebruik om vas te stel of hulle al hulle verantwoordelikhede nakom. Hierdie vorm verskaf riglyne oor beste praktyke sowel as die persone wat betrokke moet wees. Toon asseblief aan of hierdie praktyke gevolg word (ja of nee). Skryf ook die opvolgstappe neer, indien toepaslik. Punte verwys na die stigtingsakte Ook betrokke Toegepas in die praktyk? Ja/Nee Nie van 2. STATUS Die het die Ouditkomitee tot stand gebring, wat as n afsonderlike subkomitee van die funksioneer. Die keur die stigtingsakte van die Ouditkomitee goed, en hersien en pas dit aan van tyd tot tyd, indien nodig. Hierdie aanpassings word ook deur die goedgekeur. Die Komitee se werk word gerig en begelei deur n geskrewe stigtingsakte, wat n oorsigtelike uiteensetting verskaf van die toepaslike take en verantwoordelikhede. toepassing Opvolgstappe, indien nodig 4. SAMESTELLING Die grootte van die Komitee is in ooreenstemming met die grootte van die Universiteit. (Tussen drie en ses lede is optimaal, met uitsluiting van verteenwoordigers van die.) [Die meeste] [Al die] lede van die Komitee is onafhanklik van die. Komiteelede word deur die aangestel. Die dienstydperk/lidmaatskaptydperk berus by die, maar kontinuïteit word na behore in ag geneem terwyl die Komitee besig is om n nuwe perspektief te verkry. 5. GESAG Die magtig die Komitee om enige inligting van enige slid, lid van die, werknemer, eksterne of interne ouditeur, of buiteparty te 11

12 bekom. Die magtig die Komitee om advies in te win by kundige eksterne bronne en om geskikte kandidate te koöpteer, indien nodig. Die beskik oor voldoende hulpbronne om sy pligte en verantwoordelikhede na te kom. Lidmaatskap Die ervaring en kwalifikasies van Komiteelede is in ooreenstemming met die pligte van die Komitee, en die lede beskik oor die vermoë om finansiële state/verslae te verstaan. Die hersien/heroorweeg die kombinasie van ervaring en vermoëns in die Komitee van tyd tot tyd om seker te maak dat n behoorlike balans gehandhaaf word. Nuwe lede van die Komitee ontvang genoeg agtergrondinligting en opleiding om hulle in staat te stel om hul take behoorlik uit te voer en hul verantwoordelikhede op voldoende wyse na te kom. Voorsitter van die Komitee Voorsitter van die Komitee Voorsitter van die Komitee Voorsitter van die Komitee/Komiteesekretaris 6. ROLLE EN VERANTWOORDELIKHEDE Die volgende afdeling van die gids kan as n jaarlikse werkplan dien. Eksterne oudit Evaluering van die eksterne ouditeurs se voorstelle oor hoe die oudit benader moet word en wat die omvang van die oudit moet wees. Vasstelling van die redes vir die verandering van die ouditplan. Kontrolering en evaluering van die doeltreffendheid van die werk wat deur die eksterne ouditeurs gedoen word. Evaluering van die voldoendheid van die ouditprosedures om te bepaal of prosedures ingesluit is vir die toetsing van kontroles en die beheer van rekeningkundige rekords. Toesighouding om te verseker dat die eksterne ouditeurs nie op enige wyse beperk of aan bande gelê word nie. Vasstelling van die mate van koördinasie tussen die werk van die eksterne ouditeurs en die interne oudit-funksie om seker te maak dit is voldoende in die huidige omstandighede. Die hou van gereelde private vergaderings met die eksterne ouditeur. Terugvoering oor die verslae van die eksterne ouditeur aan die en maak seker dat laasgenoemde reageer op hierdie bevindinge. Eksterne ouditeurs Eksterne ouditeurs Eksterne ouditeurs Eksterne ouditeurs Eksterne ouditeurs/interne ouditeur Eksterne ouditeurs Eksterne ouditeurs/ 12

13 Oorweging van die onafhanklikheid van die eksterne ouditeurs, met inagneming van die planne van die om die ouditeursfirma gedurende die jaar vir ander dienste te gebruik, en met inagneming van die soort dienste wat gelewer sal word en die beraamde koste. Oorweging van die aanvaarbaarheid van die wesenlike vlakke wat gebruik sal word wanneer besluite geneem word oor die omvang van ouditprosedures en die vlak van foute wat gerapporteer sal word. n Bewustheid van die spertye vir die indiening van verslae en die afhandeling van finansiële state en ander toepaslike vereistes. Identifisering van stappe wat geneem moet word om probleme te voorkom wat gedurende die voorafgaande jaar opgeduik het, met die doel om onnodige ouditwerk te vermy. Oorweging van die doeltreffendheid van die interne rekeningkundige beheermaatreëls soos geïdentifiseer deur die eksterne ouditeurs sowel as die toepaslike opvolgprosedures. Oorweging van enige beduidende verskille tussen die eksterne ouditeurs en die Rektor. Oorweging van enige wesenlike onopgeloste rekeningkundige en ouditprobleme wat tydens die eksterne oudit geïdentifiseer is. Oorweging van die aanstelling of heraanstelling van die eksterne ouditeurs, met inagneming van die begrote ouditfooie. Aanbevelings aan die. Interne beheer Evaluering van die beleide en prosedures wat deur die Uitvoerende geïmplementeer is om seker te maak dat die rekeningkundige en interne beheerstelsels behoorlik funksioneer. Identifisering van die belangrike risiko s waaraan die Universiteit blootgestel is en toesighouding om te verseker dat die toepaslike interne beheermeganismes voldoende is en behoorlik funksioneer. Evaluering van die tekortkominge wat in die rekeningkundige en interne beheerstelsel geïdentifiseer is sowel as die stappe wat deur die geneem is om hierdie tekortkominge reg te stel. Evaluering van die etiese gedrag van die Rektor. Monitering van die beheermaatreëls wat van toepassing is op elektroniese dataverwerking en rekenaarsekerheid om te bepaal of hierdie maatreëls Eksterne ouditeurs/ Eksterne ouditeurs Eksterne ouditeurs/ Eksterne ouditeurs/ Eksterne ouditeurs/rektor Eksterne ouditeurs/rektor Eksterne ouditeurs/ Rektor /IT-departement 13

14 nagegaan is. Samewerking met die interne en eksterne ouditeurs om aanbevelings te maak oor die tekortkominge van die interne beheermaatreëls en die doeltreffendheid van die interne beheerstelsel. Monitering om te sien of die aanbevelings van die interne en eksterne ouditeurs oor interne beheermaatreëls deur die uitgevoer is. Die hou van vergaderings met die regsadviseur van die Universiteit om wetlike aspekte te bespreek wat n beduidende uitwerking op die finansiële state/verslae van die Universiteit mag hê. Finansiële verslae Nagaan van die finansiële state om te bepaal of dit volledig en in ooreenstemming is met die inligting waaroor die Komitee beskik. Nagaan van die finansiële state om te besluit of dit in ooreenstemming is met algemeen aanvaarde rekeningkundige praktyke en ander voorskrifte wat gevolg is tydens die samestelling van die finansiële state. Nagaan van die ouditresultate en die gehalte en inhoud van die finansiële inligting wat aangebied word vóór die uitreiking van die finansiële state na afhandeling van die ouditeursondersoek, en die voorlegging van n verslag in hierdie verband aan die vir oorweging tydens n vergadering waar die finansiële state goedgekeur sal word. Samestelling van n opgesomde jaarverslag oor die aktiwiteite van die Ouditkomitee gedurende die jaar sowel as die aanbevelings wat gemaak is en die besluite wat geneem is, en die voorlegging van hierdie verslag aan die vóór die goedkeuring van die jaarlikse finansiële state. Die verkryging van inligting by die en die eksterne ouditeurs oor die doeltreffendheid van die rekeningkundige beginsels wat deur die Universiteit gevolg word en veranderings in rekeningkundige beginsels. Konsentrasie op byvoorbeeld die waardasie van bates en laste, groot rekeningkundige toevallings, reserwes of ander beramings wat deur die gedoen is en wat n wesenlike uitwerking op finansiële state sal hê. Konsentrasie op komplekse en/of ongewone transaksies. Die verkryging van inligting by die en die eksterne ouditeurs oor enige rekeningkundige of verslagdoeningskwessies en die oplossing daarvan. /interne ouditeurs/eksterne ouditeurs /eksterne ouditeurs Regsadviseur /eksterne ouditeurs Finansiële dienste /eksterne ouditeurs 14

15 Nagaan van die ander inligting in die finansiële jaareindverslag om te bepaal of dit duidelik en in ooreenstemming met die inligting in die finansiële state is. Die maak van voorlopige aankondigings en die samestelling van tussentydse state en ontledings. Nagaan van die se reaksie op die voorlopige resultate en tussentydse verslae en ontledings. Bepaling van die omvang van die betrokkenheid van die eksterne ouditeurs. Beoordeling van die voorlopige resultate en tussentydse finansiële state vóór die vrystelling daarvan. Interne oudit Nagaan van die aktiwiteite en struktuur van interne oudit en goedkeuring van die stigtingsakte van interne oudit. Evaluering van personeelvoorsiening en opleiding sowel as die begroting van die interne oudit-funksie. Verskaffing van n forum vir direkte verslagdoening van die interne ouditeur. Evaluering van die effektiwiteit en doeltreffendheid van die interne ouditfunksie. Toesighouding om te verseker dat die interne ouditeur aktief betrokke is by die finansiële verslagdoeningsproses. Nagaan van die interne oudit-plan saam met die interne ouditeur, veral met betrekking tot betrokkenheid by beheerstelsels en die opstel van finansiële verslae. Bestudering van die veranderde interne oudit-plan. Bestudering van die interne ouditeur se bevindings en dra sorg dat die reageer op hierdie bevindings. Die hou van gereelde private vergaderings met die interne ouditeur. Prestasieoudit Beoordeling van die maatreëls en prosedures vir die behoorlike implementering van ekonomiese, doeltreffende en effektiewe bestuur. Nagaan van die bevindings van die interne en eksterne ouditeure oor die prestasieoudit. /eksterne ouditeurs /interne oudit/eksterne ouditeurs /eksterne ouditeurs Interne oudit Interne oudit Interne oudit Interne oudit Interne oudit Interne oudit Interne oudit/ Interne oudit Eksterne en interne oudit Eksterne en interne oudit 15

16 Nagaan van die verslagdoening in die finansiële state oor ekonomiese, doeltreffende en effektiewe aanwending van die Universiteit se hulpbronne. Nakoming van wette en regulasies Evaluering van die prosedures wat deur die gebruik word vir die monitering van wette en regulasies by die Universiteit. Indien hierdie evaluering gedoen word deur n ander komitee van die moet die implikasies van die toepaslike wette en regulasies vir finansiële state oorweeg word. Evaluering (met die hulp van die en die regsadviseur) van die bevindings van enige ondersoeke wat met regulasies verband hou en oorweging van die implikasies daarvan vir die finansiële state. Nakoming van die Gedragskode Periodieke evaluering van die program vir die monitering van die nakoming van die Gedragskode wat deur die geïmplementeer is. Eksterne en interne oudit /regsadviseur 7. FUNKSIONERING VAN DIE OUDITKOMITEE Vergaderings Die hou van vergaderings op n gereelde basis, ten minste twee keer per jaar. Die datums van die vergaderings word deur die Komitee bepaal, met inagneming van die datums waarop die tussentydse en finale verslae van die eksterne ouditeurs beskikbaar sal wees. Belê van spesiale vergaderings, indien omstandighede dit noodsaak. Opstel van skriftelike agendas vir vergaderings. Die uitstuur van agendas voordat vergaderings plaasvind, met voldoende agtergrondinligting oor die punte op die sakelys. Dit stel die lede van die Komitee in staat om hulself voor te berei vir die vergaderings. Aanteken van die verrigtinge/besluite van die vergaderings (notulering). Gereelde terugvoering aan die oor die Komitee se aktiwiteite. Sekretaris Sekretaris Sekretaris 16

17 Instandhouding van gehalte Toesighouding om te verseker dat die Komitee voldoende hulpbronne het vir die uitvoering van sy pligte en verantwoordelikhede. Skenk van aandag aan die voortgesette opleidingsbehoeftes van Komiteelede. Evaluering van die doeltreffendheid van elkeen van die individuele Voorsitter van die Komitee Voorsitter van die Komitee Voorsitter van die Komitee Komiteelede (wat deur die Voorsitter gedoen word). Periodieke evaluering van die Komitee se werkprestasie. Voorsitter van die Komitee Bronne: 1. Stigtingsakte van die Ouditkomitee 2. Audit Committees good practices for meeting market expectations (PricewaterhouseCoopers) 17