Nota van B&W. Beheer en exploitatie cultuurgebouw

Transcriptie

1 Nota van B&W Onderwerp Portefeuillehouder H. Tuning Collegevergadering 8 december 2009 Inlichtingen D. K. J. Boere Registratienummer Samenvatting In het najaar van 2010 wordt het cultuurgebouw aan het Raadhuisplein in Hoofddorp in gebruik genomen door Schouwburg De Meerse, Pier K, de Bibliotheek Haarlemmermeer en Pophart. Kern van de keuze voor een gezamenlijke huisvesting is het uitgangspunt dat deze vier instellingen in het cultuurgebouw gaan samenwerken,zowel op inhoudelijk gebied als bij het beheer en exploitatie van de accommodatie. Wij verwachten dat de samenwerking tenminste kostenneutraal zal zijn. Om deze samenwerking te structureren en te organiseren is een tweetal ontwikkelingstrajecten in gang gezet ten behoeve van respectievelijk de inhoudelijke samenwerking en daarnaast de samenwerking bij beheer en exploitatie. Dit heeft geresulteerd in de "Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp, hoofdlijnen gezamenlijk beheer- en exploitatieplan" (januari 2008) en het formuleren van een gezamenlijke visie en ambitie door de 4 cultuurinstellingen. De gemeente Haarlemmermeer neemt ten aanzien van beheer en exploitatie van het complex twee posities in. Ten eerste een privaatrechtelijke positie, als verhuurder van de accommodatie -het cultuurgebouwencomplex- aan de gebruikers. En voorts een publiekrechtelijke positie als subsidiënt van diezelfde gebruikers. Deze nota geeft informatie over de procesmatige en inhoudelijke voortgang van deze trajecten en neemt daarover een aantal (voortgangs-)besluiten. Op grond van deze nota en de daarin genoemde (voorgaande) rapportages hebben wij ten aanzien van bovengenoemde ontwikkelingstrajecten besloten om: 1. Het cultuurgebouwencomplex te verhuren aan een door Schouwburg De Meerse, Pier K, Bibliotheek Haarlemmermeer en Pophart op te richten rechtspersoon; 2. Onderhuur slechts toe te staan na toestemming van de gemeente Haarlemmermeer; 3. Huur en onderhuur plaats te laten vinden tegen marktconforme huurprijzen; 4. Uitsluitend een subsidierelatie te onderhouden met Schouwburg De Meerse, Pier K, Bibliotheek Haarlemmermeer en Pophart;

2 Volgvei 2 5. Een kwartiermaker aan te trekken voor de vormgeving en implementatie van de beheersorganisatie voor maximaal 100,000,-, deze kosten worden gedekt vanuit het reguliere budget van programma 7 Cultuur, Sport en Recreatie, product 540 cultuur; 6. Deze nota ter informatie te zenden aan de raad. 1. Inleiding In het najaar van wordt het cultuurgebouw aan het Raadhuisplein in Hoofddorp in gebruik genomen. Het nieuwe cultuurgebouw wordt de parel van Hoofddorp-Centrum. Het complex omvat een uitbreiding van de huisvesting van Pier K en Schouwburg de Meerse, de nieuwe centrale vestiging van de Bibliotheek Haarlemmermeer en tenslotte de vestiging van Pophart, een samenvoeging van het nieuwe Haarlemmermeerse poppodium en Artquake. Vier cultuurinstellingen onder één, groot, golvend dak. Eén van de centrale vragen is dan op welke manier deze instellingen optimaal met elkaar kunnen gaan samenwerken? Hoe in het cultuurgebouw een maximale programmatische meerwaarde en effectieve synergie in de beheers- en bedrijfsprocessen kunnen worden bereikt. Ter voorbereiding van samenwerking op het vlak van beheer en exploitatie is vanaf de herfst van 2007 een eerste verkennend traject doorlopen waarin de gebruikers en de gemeente hebben geparticipeerd. Dit traject heeft geresulteerd in de 'Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp, hoofdlijnen gezamenlijk beheer- en exploitatieplan' (januari 2008). Gemeente en instellingen komen daarin tot de conclusie dat beheer en exploitatie van het cultuurgebouw optimaal tot stand komt in de vorm van een Beheerstichting, opgericht en bestuurd door de vier gebruikers. Wij hebben de ambitie met de realisatie van het cultuurgebouw meer dan de huisvesting van de vier cultuurinstellingen te bereiken. Het gebouw voorziet ook in ruimte voor gezamenlijk gebruik en hierdoor is er een verbinding tussen de gebruikers. We willen de vier instellingen in het gebouw gezamenlijk meer laten zijn dan de som der delen. Door gezamenlijke activiteiten, presentatie en het optimaal gebruiken van het pand ontstaat een meerwaarde voor de cultuurinstellingen en de bezoekers van het pand: een uitstraling voor de gemeente Haarlemmermeer. Door de wisseling van directies bij De Meerse en Pier-K en de financiële problemen bij De Meerse heeft de uitwerking van de bovengenoemde rapportage vertraging opgelopen. Vanwege de naderende oplevering van het complex (medio juli 2010 De Meerse en Pier-K en september 2010 Bibliotheek en Pophart) is het thans urgent geworden om de beheersstructuur uit te werken en te implementeren. Vanwege de complexiteit en de nog beperkte beschikbare tijd achten wij het noodzakelijk om onder regie van de gemeente een kwartiermaker aan te stellen met de opdracht per 1 juli een beheersstructuur te hebben bepaald en een operationele organisatie voor het beheer van het gebouw te realiseren. In de periode juli tot december 2010 zal de kwartiermaker de samenwerking op het gebied van de warme taken implementeren en de nieuwe organisatie ondersteunen. Tevens worden thans op basis van de nu beschikbare informatie over afwerking en installaties de te verwachten gebouwgerelateerde exploitatielasten berekend.

3 Oriderwerp Volgvei 3 i.l. Begripsbepalingen Hierboven is sprake van een onderverdeling in enerzijds de beheers- en exploitatieaspecten en anderzijds de inhoudelijke kant van de (gezamenlijke) ingebruikneming van het cultuurgebouw door de vier bespelers. Vanzelfsprekend is een en ander verder uit te splitsen in deelitems, waarbij -zoals uit het onderstaande verder duidelijk wordt - in een aantal gevallen sprake is van dwarsverbanden tussen beheers- en exploitatieaangelegenheden en de inhoudelijke activiteiten. Voorts is er een aantal items en aandachtsgebieden die niet (direct) onderdeel zijn van de ontwikkeling van een gezamenlijke aanpak op inhoudelijk, respectievelijk beheersmatig gebied. Beheer & exploifatie Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen de zogenoemde 'koude' taken en 'warme' taken. Koude taken zijn functies die specifiek te maken hebben met het (gezamenlijk) gebruik van het gebouw, de accommodatie. Voorbeelden: schoonmaak, klein onderhoud, beveiliging en toezicht etc. Warme taken betreft (samenwerking op het gebied van) facilitaire backoffice-functies als bijvoorbeeld personeel en organisatie, financiële administratie, ICT, data-telecommunicatie, repro I interne post l archivering etc. Inhoudelijk: programmatische invulling Bij de inhoudelijke functie valt vanzelfsprekend in de eerste plaats te denken aan de programmatische invulling van de activiteiten van de instellingen (afzonderlijk en gezamenlijk) en de publiekswerving. Het promoten van het cultuurgebouwencomplex als het culturele epicentrum van Haarlemmermeer. Het is echter duidelijk dat er veel dwarsverbanden zijn tussen de gezamenlijke inhoudelijk-programmatische aanpak en een de hiervoor onder beheer- en exploitatie genoemde taken. Inhoud en organisatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Waar het vervolg van deze nota zich verder toespitst op de ontwikkeling van de beheers- en exploitatiestructuur van het cultuurgebouw en bovengenoemde 'overige aandachtsgebieden' moet dus steeds worden bedacht dat bepaalde items ook onderdeel zijn van de inhoudelijkprogrammatische samenwerking die de instellingen zelf verder aan het uitwerken zijn. Te zijner tijd zal worden bekeken of het gewenst is om - naast de (impliciete of expliciete) accordering van het inhoudelijk-programmatische beleid van de afzonderlijke instellingen, via subsidienota's en subsidieverleningen - ook het gezamenlijke inhoudelijke instellingsbeleid als gemeente bestuurlijk te accorderen, bijvoorbeeld via een convenant o.i.d. Overige aandachtspunten Items die niet (direct) vallen onder de te ontwikkelen gezamenlijke programmatische respectievelijk beheerstechnische aanpak, maar die doorwerken in de gekozen beheersvormen en de relatie van cultuurgebouw en bespelers tot de gemeente zijn: - de zelfstandige, respectievelijk instellingsgebonden (ondersteunende) horecafuncties - de huurderlverhuurderrelaties tussen gemeente, beheersstichting en instellingen - de verhuurfuncties (verhuur van het cultuurgebouw aan derden) - een risicoanalyse De uitwerking van de inhoudeliike meerwaarde ligt - zoals hiervoor aangegeven - primair bij de instellingen zelf. De uitwerking van beheer en exploitatie is daarentegen te beschouwen als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van instellingen en gemeente. Gezien de gecon-

4 Volgvei 4 stateerde dwarsverbanden en overlappingen laat deze scheiding echter onverlet dat beide processen niet los van elkaar gezien kunnen worden en elkaar wederzijds beïnvloeden. 2. Doelstelling Wij streven naar een vorm van integraal beheer van het cultuurgebouw waarin wordt samengewerkt waar dat mogelijk en zinvol is, maar waarin eigenheid en identiteit van de instellingen waar nodig tot de keus kunnen leiden om zaken niet in gezameniijkheid te regelen. Voorts dient een heldere beschrijving - c.q. scheiding - te worden gegeven van de verantwoordelijkheden van enerzijds de gezamenlijke beheersorganisatie en de vier instellingen die deze koepel 'dragen', en anderzijds de gemeentelijke overheid (zowel in de publiek- als de privaatrechtelijke context die beide van toepassing zijn). De opzet van een beheer en exploitatiemodel voor het cultuurgebouw (inclusief de daarin ondergebrachte zelfstandige horecafuncties) en de huur- en verhuuwerhoudingen, moet voldoen aan de volgende randvoorwaarden: - het doet recht aan de positie van de gemeente als eigenaar l verhuurder van het complex enerzijds en als subsidiënt anderzijds; - het doet recht aan de meerwaarde die de gezamenlijke huisvesting biedt op het gebied van beheer en gezamenlijke activiteiten; - het doet recht aan de identiteit van de instellingen; - het blijft binnen de vastgestelde financiële kaders; - de garantie geeft dat niet meer subsidie wordt verleend dan noodzakelijk is om het culturele doel te bereiken; - het sluit financiële en andere risico's ten aanzien van de horeca exploitatie zoveel mogelijk uit; - het is niet in strijd met landelijke en Europese regelgeving ten aanzien van o.m. para- commercialisme en staatssteun. 3. Beheer en exploitatie De ontwikkeling van een deels gezamenlijk georganiseerde beheers- en exploitatiestructuur doorloopt meerdere fasen Rapportage hoofdlijnen gezamenlijk beheer- en exploitatieplan" In gezamenlijk overleg tussen de toekomstige gebruikers en de gemeente is het beheer en de exploitatie van het cultuurgebouw op hoofdlijnen uitgewerkt. De eindresultaten van dit eerste deel van het ontwikkelingstraject zijn neergelegd in de 'Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp, hoofdlijnen gezamenlijk beheer- en exploitatieplan' (januari 2008). Daarbij is onderscheid gemaakt tussen de volgende aandachtsgebieden: Koude Taken (beheer gebouw) - schoonmaak - beveiliging en toezicht - klein onderhoud Warme Taken (shared service l backoffice] - personeel en organisatie - financiële administratie - ICT, data-telecommunicatie

5 Volgvei 5 - repro 1 interne post 1 archivering Proqrammerinq en publieksbereik - samenwerking programmering - samenwerking publieksbereik Horeca - instellingsgebonden (ondersteunende horeca) - zelfstandige Horeca (cultuurcafé I theaterrestaurant) Verhuur - cultuurgerelateerde verhuur - commerciële verhuur Belangrijke uitkomsten van het rapport zijn: Sfichfingsvorm Beheer en exploitatie van het cultuurgebouw zijn het best gediend met de oprichting van een beheerstichting door de vier gebruikers, waarbij het bestuur van deze stichting gevormd wordt door de directeuren van Schouwburg De Meerse, Pier K, Bibliotheek Haarlemmermeer en Pophart. De verantwoordelijkheid voor de oprichting van de rechtspersoon en de verdere uitwerking van de taken berust bij de vier instellingen. De incidentele en structurele (exploitatie-)kosten van de beheerstichting worden gedekt uit de exploitaties van de instellingen zelf. Synergie en efficiencyvoordelen zijn daarbij het uitgangspunt. Oftewel: het feit dat is gekozen voor een overkoepelende beheersstichting mag niet tot (door de gemeente te subsidiëren) meerkosten leiden ten opzichte van de (oude) situatie waarin de instellingen de betreffende functies 'ieder voor zich' bekostigden. De beheerstichting ontvangt geen (aanvullend) subsidie van de gemeente Haarlemmermeer. Tweeledige positie gemeenfe De gemeente Haarlemmermeer neemt ten aanzien van beheer en exploitatie van het complex twee posities in. Ten eerste een privaatrechtelijke positie, als verhuurder van de accommodatie - het cultuurgebouw - aan de gebruikers. En voorts een publiekrechtelijke positie als subsidiënt van diezelfde gebruikers Vervolgtraject na de Rapportage Bij de opstelling van de "Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp" zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - Ten aanzien van het gebouw beperkt de gemeente zich tot haar privaatrechtelijke rol van eigenaar. Dit wil zeggen dat de gemeente zich beperkt tot de verplichtingen die voortvloeien uit haar positie als verhuurder. - De toekomstige gebruikers zijn sterke grote cultuurbedrijven met een duidelijk te onderscheiden eigen signatuur op alle aspecten van de bedrijfsvoering. Er wordt niet geopteerd voor een fusie. De subsidierelatie met de afzonderlijke instellingen blijft bestaan; - Het ontwerp van het gebouw (met name de passage als centrale verkeersruimte) verplicht tot samenwerking op beheersmatig 1 organisatorisch terrein en biedt mogelijkheden voor samenwerking op het gebied van facilitaire ondersteuning.

6 Volgvei 6 - Het complex biedt kansen voor de gebruikers om zich met gezamenlijke inhoudelijke activiteiten als een geheel te presenteren. - Het complex bevat twee zelfstandige horeca voorzieningen (openingstijden niet gebonden aan de culturele activiteiten). De exploitatie van deze twee functies mag geen financiële risico's inhouden voor zowel de culturele instellingen als de gemeente en mag niet in strijd zijn met de drank en horeca wet. - Beheer en exploitatie moeten plaatsvinden binnen de in de gemeentebegroting vast- gestelde financiële kaders. De 'Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp" en de uitkomsten van de sindsdien doorlopen vervolgstappen vormen een richtinggevend kader voor de fase die nu - met de aanstelling van een kwartiermaker - intreedt. De fase waarin de 'losse' uitkomsten van de afgelopen maanden aaneen moeten worden gesmeed tot een groter, door alle partners gedragen geheel: het beheers- en exploitatieplan cultuurgebouw. Gemeente en instellingen stellen voor 1 juli 2010 een uitgewerkt plan voor gezamenlijk beheer en exploitatie van het gebouw vast. Op 1 juli moet de organisatie voor de uitvoering van de 'koude taken' (beheer gebouw) operationeel zijn. Per 1 januari moet het plan volledig zijn geïmplementeerd Kwartiermaker Zowel vanuit de instellingen als de gemeente is in de afgelopen periode de behoefte ontstaan aan begeleiding en coördinatie van het ontwikkelingstraject beheerstructuur door een kwartiermaker. Een persoon die instellingen en gemeente helpt om vanuit de 'Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp' een concretiseringslag te maken richting praktijk. Een persoon die vanuit een onafhankelijke positie, en met specifieke expertise, de ideeen en wensen van de afzonderlijke instellingen en de gemeente naar elkaar toebrengt, eventueel conflicterende standpunten van deelnemers zonodig in adviserende zin tegen elkaar afweegt, de voortgang van het proces bewaakt, en de uitkomsten in algemeen gedragen en helder gedocumenteerde besluiten vertaalt. Inmiddels zijn door instellingen en gemeente in gezamenlijkheid twee kandidaten voor deze opdracht geselecteerd. Gesprekken en selectie vindt nog voor het kerstreces 2009 plaats. Bij het bepalen wie deze kwartiermaker zou moeten aanstellen maken we een onderscheid tussen de formele & 'administratieve' kant. Opdrachtverlening De uitgangspunten van de Nota Sturing Maatschappelijke Organisatie zijn gericht op een scherp onderscheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemerschap en een helder onderscheid in verantwoordelijkheden. Op blz. 5 van deze nota geven we de verantwoordelijkheden aan van de vier instellingen voor het vormen van de beheerstichting. In lijn met dit uitgangspunt zou de kwartiermaker door de vier instellingen gezamenlijk moeten worden aangesteld. In het afgelopen jaar is met de instellingen een intensief proces gelopen waarbij de financiële zorg voor de instellingen in het bijzonder aan de orde was. We hebben daardoor tijd in het proces om tot de beheerstichting te komen verloren. We willen dichter op het proces zitten dat nu in een zeer korte tijd gerealiseerd dient te worden. Verdere vertraging kunnen we ons niet veroorloven. Er is daarbij een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de instellingen mét

7 Volgvei 7 de gemeente. Met vier instellingen binnen het één gebouw is een bijzondere, eenmalige situatie ontstaan, waarbij de gemeente groot belang heeft bij het welslagen van dit proces. Dit rechtvaardigt dat de gemeente hierin regie neemt en de instellingen faciliteert. De inspanning en het tijdsbeslag van de directeuren van de instellingen is in deze fase sterk gericht op de toekomstige huisvesting (verhuizing, inrichting e.d.) Wij achten het niet opportuun om onder die omstandigheden (één van) hen te vragen het formele opdrachtgeverschap op zich te nemen. Door de opdrachtverlening bij de gemeente te leggen, bereiken we ook dat niet één van de instellingen buiten de gezamenlijkheid met de andere instellingen treedt en de gemeente intermediair kan zijn. Er is derhalve voor gekozen dat de gemeente zelf de opdracht aan de kwartiermaker verstrekt. De gemeentelijke taak richt zich gedurende het traject op de voortgangsbewaking. Bekosfiging In deze fase de instellingen te vragen vanuit de eigen exploitatie een bijdrage te leveren aan de bekostiging van de kwartiermaker, achten wij deze situatie niet zinvol. Het betreft een voor instellingen in principe onbeïnvloedbare kostenpost, die derhalve in zijn geheel 'terugkomt' in het subsidiabele exploitatietekort van de instellingen. Daarmee zou de gemeente dus via een omweg ook de instellingsbijdragen voor haar rekening nemen. Er is derhalve voor gekozen dat de kosten van de inschakeling van de kwartiermaker direct geheel door de gemeente worden gedragen. Met de inschakeling van de kwartiermaker zal in totaal een bedrag van maximaal ,- zijn gemoeid. 4. Overige aandachtspunten In de "Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp" worden naast de koude en warme taken aandacht besteed aan de Horeca en de Verhuurmogelijkheden. Tevens besteden wij aandacht aan de verhouding tussen de verhuurder, huurder en onderhuurders van het complex. Wij brengen hierover het volgende onder de aandacht Horeca Naast de instellingsgebonden (ondersteunende) horeca voorziet het cultuurgebouw in twee zelfstandige (openingstijden niet gekoppeld aan culturele activiteiten) horecavoorzieningen: het cultuurcafé en het theaterrestaurant. De instellingsgebonden (ondersteunende) horeca blijft als vanouds de verantwoordelijkheid van de afzonderlijke instellingen. De exploitatie van het theaterrestaurant en het cultuurcafé dient enerzijds optimaal in te spelen op de activiteiten van de instellingen en anderzijds een stimulerende bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van het cultuurplein als uitgaanscentrum met een cultureel en een horeca aanbod. De exploitatie van het cultuurcafé en het theaterrestaurant wordt binnen de kaders van de Drank en Horecawet verzorgd door een onafhankelijke rechtspersoon die naast, en economisch onafhankelijk, van de gebruikers zal opereren. Bij de selectie van de exploitant hanteren wij de volgende uitgangspunten: de betrokkenheid van de exploitant bij het culturele aanbod is gewaarborgd en er ontstaat geen frictie tussen de instellingsbelangen en de commerciële horecabelan- gen

8 Volgvei 8 Synergie voordeel tussen de ondersteunende horeca bij De Meerse en het cultuurcafé en het theaterrestaurant Synergie tussen de horeca enerzijds en de culturele bedrijfsvoering anderzijds bij De Meerse (inzet van personeel) In het kader van de uitwerking van de beheerstructuur nemen wij een beslissing over de exploitatie van het cultuurcafé en het theaterrestaurant Verhuur van ruimten in het cultuurgebouw Bij de start van Schouwburg De Meerse in 1992 is een bewuste keuze gemaakt voor de bouw van vergaderzalen. Als aanvulling op het subsidie werd hiermee aan de schouwburg de mogelijkheid geboden om door middel van commerciële verhuur aanvullende inkomsten te verwerven ten behoeve van uitbreiding van het programma aanbod. Voorts is in de subsidievoorwaarden van Schouwburg De Meerse opgenomen dat de Schouwburg de grote zaal verhuurt ten behoeve van sociaal-culturele activiteiten. We spreken dan van een 'culturele verhuring'. Verhuur - commercieel en cultureel - is daarmee vanouds een belangrijke activiteit van de Schouwburg. Pier K en de Bibliotheek verhuren in de huidige situatie op beperkte basis lokalen aan lokale organisaties (verenigingen 1 stichtingen) op momenten dat deze ruimten niet nodig zijn voor de primaire activiteiten. Het gaat daarbij in hoofdzaak om culturele verhuringen. Verhuring van ruimten in het nieuwe cultuurgebouw zal als volgt zijn geregeld. Commerciële verhuur Het cultuurgebouw biedt een scala aan mogelijkheden voor commerciële verhuur tegen marktconforme prijzen. Daarmee kunnen extra middelen gegenereerd worden voor culturele activiteiten. In de "Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp" is de conclusie getrokken dat deze potentie vraagt om een centrale aanpak om het gehele complex als één geheel op de markt te zetten. Door de verhuur onder te brengen bij de horecaonderneming wordt paracommercialisme vermeden. Bij de uitwerking van de beheersstructuur zal de relatie tussen de instellingen onderling en de horeca-exploitant ten aanzien van de verrekening van kosten en opbrengsten van de verhuur vastgelegd worden. Culturele verhuringen Culturele verhuringen zullen door elke instelling zelfstandig voor hun eigen (te verhuren) ruimten worden uitgevoerd Huurderlverhuurdersverhoudingen De beheerstichting huurt als hoofdhuurder de voor culturele doelen bestemde delen van het complex van de gemeente Haarlemmermeer. De vier instellingen zijn zelfstandig onderhuurder bij de beheersstichting voor hun deel van het cultuurgebouw. De ruimtes waarin zelfstandige (commerciële) horeca-activiteiten plaatsvinden (het theaterrestaurant en het cultuurcafé) worden direct door de gemeente zelf verhuurd aan het bedrijf dat deze horeca-accommodatie gaat exploiteren. In alle gevallen zijn markt-conforme huurtarieven het uitgangspunt.

9 Volgvei 9 5. Middelen Op basis van een raming bij de start van het project zijn de aanvullende gebouwgerelateerde exploitatielasten en aanvullende activiteitenkosten opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. De exploitatieopzet wordt op dit moment geconcretiseerd op basis van de thans bekende gegevens over het te verwachten gebruik van het gebouw en de installaties. In het voorjaar van 2010 stellen wij de exploitatieopzet vast evenals de effecten daarvan op het subsidie 2010 en volgende jaren aan de instellingen. De kosten van de beheerstichting worden gedekt uit de exploitaties van de instellingen. De beheerstichting ontvangt geen subsidie van de gemeente Haarlemmermeer. De kosten voor het aantrekken van een kwartiermaker bedragen voor de periode januari tot en met december maximaal f: ,-. Voor deze kosten is dekking gevonden binnen het huidige budget van programma 7 Cultuur, Sport en Recreatie, bij product 540 cultuur. De begrote bijdrage aan de onderhoudsvoorziening van het gebouw De Meerse wordt hiervoor aangewend. 6. Risico's In verband met de totstandkoming van de beheers- en exploitatiestructuur cultuurgebouw is een aantal risico's van uiteenlopende aard te benoemen. Bedr~fsrisico horeca-exploitatie De verhuur van het theaterrestaurant en het cultuurcafé draagt een financieel risico in zich. In geval van faillissement zal de gemeente Haarlemmermeer geen huur van de horeca exploitant meer ontvangen. Dit risico wordt deels ondervangen door zorgvuldige en deskundige toetsing van het bedrijfsplan van de potentiële huurder van het cultuurcafé en het theaterrestaurant. Horecabeleid en horecawetgeving De verhuur van het Cultuurcafé en het theaterrestaurant zal onder andere ten aanzien van paracommercialisme getoetst worden aan de drank en horecawet en het gemeentelijk horecabeleid. De verhuur van het restaurant en het cultuurcafé gebeurt op basis van markconforme huurprijzen. Prognoses beheerslasfen Voor het gehele complex wordt op basis van verwacht gebruik van het complex een exploitatieopzet gemaakt. Dit geeft een benadering van de te verwachten kosten op het gebied van schoonhouden, onderhoud, energie, verzekeringen, heffingen en belastingen. Op basis van deze exploitatieopzet worden de subsidies aan de vier instellingen aangepast. In de praktijk zal moeten blijken of de berekende lasten overeenstemmen met de werkelijke lasten. 7. Communicatie De 'Rapportage Nieuwbouwcomplex Cultuurplein Hoofddorp, hoofdlijnen gezamenlijk beheer- en exploitatieplan' is opgesteld door een werkgroep bestaande uit medewerkers van de instellingen en de gemeente Haarlemmermeer. De rapportage is vastgesteld door de stuurgroep, bestaande uit de directeuren van de instellingen, de kwartiermaker voor Pophart en de clustermanager beleid van de gemeente Haarlemmermeer.

10 Volgvei 10 Deze nota is besproken in het bestuurlijk overleg tussen de directeuren van de instellingen en de portefeuillehouder cultuur. Overleg tussen gemeente en instellingen over de uitwerking van deze nota vindt plaats binnen de overlegstructuur van het project Cultuurgebouw. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. Het cultuurgebouwencomplex te verhuren aan een door Schouwburg De Meerse, Pier K, Bibliotheek Haarlemmermeer en Pophart op te richten rechtspersoon; 2. Onderhuur slechts toe te staan na toestemming van de gemeente Haarlemmermeer; 3. Huur en onderhuur plaats te laten vinden tegen marktconforme huurprijzen; 4. Uitsluitend een subsidierelatie te onderhouden met Schouwburg De Meerse, Pier K, Bibliotheek Haarlemmermeer en Pophart; 5. Een kwartiermaker aan te trekken voor de vormgeving en implementatie van de beheersorganisatie voor maximaal é ,-, deze kosten worden gedekt vanuit het reguliere budget van programma 7 Cultuur, Sport en Recreatie, product 540 cultuur; 6. Deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van Haarlemmermeer, namens dezen,