JAARVERSLAG

Transcriptie

1 JAARVERSLAG REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE SLUIS 1

2 30 juni 2015 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1a. Algemeen 3 1b. Samenstelling Rekenkamercommissie 3 1c. Functioneren Rekenkamercommissie 4 2. Onderzoeken in 2013 en a. Onderzoek Geïnformeerd informeren 5 2b. Onderzoek Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoeken in Sluis 6 3. Jaaroverzicht 2013 en a. Activiteiten 7 3b. Informatieve Raadsbijeenkomst op xx november Financiën 8 5. Slotopmerkingen 9 BIJLAGE : Overzicht nevenfuncties 10 2

3 1. INLEIDING 1a. Algemeen De Rekenkamercommissie van de gemeente Sluis (RKc Sluis) heeft het genoegen om u hierbij haar jaarverslag aan te bieden waarin de activiteiten over de jaren 2013 en 2014 zijn opgenomen. 1b. Samenstelling Rekenkamercommissie Vanaf 1 januari 2006 is iedere gemeente verplicht om een rekenkamer of een rekenkamercommissie te hebben. Deze verplichting vloeit voort uit de Wet dualisering Gemeentebestuur die per 7 maart 2002 van kracht is geworden. De RKc vindt haar wettelijke basis in de Gemeentewet (art. 81o en de art. 182 t/m 185) en is ingesteld voor het bevorderen van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen en de publieke verantwoording over het gemeentelijk handelen. De nieuwe Gemeentewet bepaalt dat de Raad moet kiezen voor een rekenkamer, waarin geen plaats is voor raadsleden, of voor een rekenkamerfunctie waarbij de raad - binnen de wettelijke kaders - meer zelf invulling geeft aan de uitvoering van de taak. In de gemeente Sluis is voor de laatstgenoemde optie gekozen en is er een rekenkamercommissie geïnstalleerd, waarin ook raadsleden zitting hebben. De samenstelling van de Rekenkamercommissie was tot (de gemeenteraadsverkiezing in) maart 2014 als volgt: Leden: Voorzitter: Secretaris: Adviseur: - Ronald, R.A. de Croock (fractie CDA) - Mevr. Hanny, H.C.M. Thomaes (fractie Helder Zeeuws) - Jan, J. W.M. Smits (extern lid) - drs. André, A.W. Zabel (extern lid) Cees, C.A. Varossieau RA Mevr. Jozian, J.E.J. Zonnevijlle mr. Paul, P.T.G. Claeijs Na de verkiezingen in maart 2014 heeft de nieuwe gemeenteraad vervolgens na zijn aantreden twee leden uit zijn midden benoemd als lid van de RKc, te weten mevrouw Joyce, J.A. Kramer (PvdA) en mevrouw Astrid. A.V. van Kleef (VVD). De zittende voorzitter heeft daarna - in zijn extra periode van zes maanden - samen met de twee nieuw benoemde RKc-leden uit de raad, de twee externe leden geworven. Op grond van de voordracht van de twee raadsleden en de externe voorzitter die zitting hebben in de RKc, heeft de gemeenteraad op 25 september op grond van artikel 4 van de Verordening Rekenkamercommissie de externe leden Erwin, E. de Koster en Remy, R. Lemmens benoemd. 3

4 De benoeming van de voorzitter gebeurt, o.g.v. artikel 5 van de betreffende verordening, door de RKc zelf. De zittingsperiode van Cees Varossieau liep in september 2014 af. Hij heeft zich bereid verklaard om zich voor een volgende periode beschikbaar te stellen. De herbenoeming heeft op 18 augustus 2014 plaatsgevonden. De samenstelling van de Rekenkamercommissie is sindsdien als volgt: Leden: Voorzitter: Secretaris: Adviseur: - Mevr. Joyce, J.A. Kramer (fractie PvdA) - Mevr. Astrid, A.V. van Kleef (fractie VVD) - Erwin, E. de Koster CIA CISA RO (extern lid) - Remy, drs. ing. R.D.J. Lemmens (extern lid) Cees, C.A. Varossieau RA Mevr. Jozian, J.E.J. Zonnevijlle mr. Paul, P.T.G. Claeijs In de bijlage bij dit jaarverslag wordt een overzicht verstrekt van de nevenfuncties van de externe leden en de voorzitter, evenals van de adviseur van de rekenkamercommissie. 1c. Functioneren Rekenkamercommissie Met de resultaten van de onderzoeken van de RKc kan de Raad invulling geven aan zijn controlerende taak door te onderzoeken of het gemeentebestuur haar werk goed doet. Naast versterking van de controle door de gemeenteraad zal het werk van de RKc, mits periodiek en deskundig toegepast, kunnen leiden tot grotere transparantie van de gemeentelijke organisatie waar ook de burgers baat bij hebben. Jaarlijks worden de te onderzoeken onderwerpen ter kennisgeving aan de raad en het college gestuurd. De raad, raadsleden en inwoners van de gemeente Sluis kunnen gemotiveerde verzoeken tot het verrichten van onderzoek(en) indienen. De RKc toetst die verzoeken en maakt daaruit een gemotiveerde keuze. Het functioneren van de RKc is gereglementeerd in de Verordening Rekenkamercommissie 2010 en in het Reglement van Orde Rekenkamercommissie Sluis 4

5 2. ONDERZOEKEN IN 2013 en a. Onderzoek Geïnformeerd informeren (onderzoek samen met Rkc s Hulst en Terneuzen) In de loop van 2013 is het onderzoek Geïnformeerd informeren gestart. De rapportage over dit onderzoek is afgerond op 17 januari De aanleiding voor dit onderzoek was: - Door de toenemende samenhang en complexiteit van de gemeentelijke taken, en - door de financiële druk, en door de decentralisaties van Rijkstaken is samenwerking tussen gemeenten steeds vaker een voorwaarde om tot oplossingen te komen voor deze gezamenlijke opgaven. De doelstellingen van het onderzoek waren: - een overzicht verkrijgen van de verschillende samenwerkingsverbanden - een inzicht verkrijgen in de informatievoorziening over een selectie van deze samenwerkingsverbanden. De onderzoeksvragen waren de volgende: - Zijn door de gemeenteraad afspraken gemaakt met het college over de informatievoorziening en de inhoud ervan? - Hoe verloopt de informatievoorziening aan de gemeenteraad in de praktijk? - In hoeverre is de informatievoorziening als doeltreffend en doelmatig aan te merken? - Oftewel, is de informatie als goed te beschouwen en vindt de informatievoorziening op een goede manier plaats? De aanbevelingen uit dit onderzoek kunnen als volgt worden samengevat: 1. Met betrekking tot de doeltreffende informatie over verbonden partijen: Maak afspraken tussen Raad en College over - het vermelden van de prestatieafspraken in Verbonden partijen van de begroting 5

6 - het vermelden van de resultaten in Verbonden partijen van de rekening. 2. Deze informatie van de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen in samenwerking vergelijkbaar maken door tussenkomst van de griffiers. 2b. Onderzoek Doorwerking aanbevelingen rekenkameronderzoeken in Sluis (door onderzoeksbureau Necker van Naem; onderzoeksrapport van juli 2014) De vraagstelling voor dit onderzoek was: Zijn de door het college en de raad overgenomen aanbevelingen uit de rapporten van de RKc geïmplementeerd? Indien niet: - wat is hiervan de reden? - hoe kan dit worden verbeterd? Worden de aanbevelingen/opdrachten uitgevoerd zoals de raad ze heeft bedoeld? Heeft de raad zicht op de (voortgang van) uitvoering van aanbevelingen/opdrachten? Het doel van het onderzoek was ook dat de RKc zichzelf een spiegel wilde voorhouden: formuleren we onze conclusies, aanbevelingen voldoende duidelijk? en zijn die aanbevelingen praktisch hanteerbaar en uitvoerbaar? De aanbevelingen voor de RKc uit dit onderzoek kunnen als volgt worden samengevat: Formuleer de aanbevelingen toetsbaar, ondubbelzinnig, realistisch en van toegevoegde waarde Hanteer een consequente aanpak voor het formuleren en de presentatie van de aanbevelingen Informeer de Raad over van het College verkregen informatie inzake de ondernomen acties voor de uitvoering aanbevelingen door gemeentelijke organisatie Initieer vóór de start van het onderzoek een informatief gesprek met de gemeentesecretaris over de doelstelling/aanpak van het onderzoek (draagvlak vergroten). De aanbevelingen voor de Raad uit dit onderzoek: Neem in het raadsbesluit de aanbevelingen op die aan het College als opdracht worden meegegeven (raadsbesluit = opdracht) Indien nodig: expliciteer/verduidelijk de aanbevelingen van de RKc voordat de opdracht aan het College wordt gegeven (in het raadsbesluit) 6

7 Geef in het raadsbesluit zo nodig aan welke acties de Raad zelf zal nemen voor de uitvoering van de aanbevelingen Neem de doorwerking van de aanbevelingen op in de bestuurlijke jaaragenda (t.b.v. het zicht op de voortgang). 3. JAAROVERZICHT 2013 en a. Activiteiten Ten behoeve van het zichtbaar zijn van de RKc Sluis staat er uitgebreide informatie op de website van de gemeente (onder Bestuur & Organisatie / Rekenkamercommissie ). Alle onderzoeksrapporten, jaarverslagen en jaarplannen van de Rekenkamer worden op de website van de gemeente Sluis geplaatst. Alle gepubliceerde rapporten zijn door iedereen te downloaden. Ook in 2013 en 2014 zijn de leden van de RKc Sluis weer actief geweest bij diverse lokale, regionale (provincie Zeeland) en landelijke bijeenkomsten (Algemene Rekenkamer en NVRR, de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies). De voorzitter van de RKc is ook in 2013 en 2014 bij de vergaderingen van de Auditcommissie aanwezig geweest. Dankzij deze aanwezigheid kan er een goede afstemming plaatsvinden tussen de onderzoeksplannen van accountant, het college en de RKc. Daarnaast hebben externe leden van de RKc vergaderingen van raadscommissies en raad, evenals raadsinformatiebijeenkomsten, bijgewoond. Gedurende de verslagperiode is er regelmatig contact geweest tussen de rekenkamercommissies van Hulst, Terneuzen en Sluis. Daarbij worden ervaringen uitgewisseld en wordt er gesproken over de mogelijkheden van samenwerking bij het doen van onderzoek. In die contacten tussen de voorzitters van de Rekenkamercommissies in Zeeuws-Vlaanderen was de wens naar voren gekomen om in een gezamenlijk onderzoek de stand van zaken te inventariseren met betrekking tot de samenwerking tussen de drie gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen, en de informatievoorziening daarover aan de gemeenteraden. Dit onderzoek is vervolgens in 2013 opgestart en de rapportage is afgerond in januari 2014 (zie hiervoor 2a. van dit jaarverslag). 3b. Informatieve Raadsbijeenkomsten op 12 november 2013 en 11 november 2014 In november 2013 en 2014 zijn er wederom Informatieve Raadsbijeenkomsten met de Rekenkamercommissie georganiseerd. Door de voorzitter zijn daarbij presentaties verzorgd met onder meer een overzicht van alle uitgebrachte rapporten vanaf 2006, met de aanleidingen, bevindingen, conclusies, aanbevelingen en besluiten van de gemeenteraad. 7

8 Andere gespreksonderwerpen waren het overleg en de samenwerking met de Rekenkamercommissies van Hulst en Terneuzen, het volgen en terugkoppelen van door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen, het ondersteunen door de RKc van de kaderstellende taak van de gemeenteraad (bijvoorbeeld bij de decentralisaties) en de zichtbaarheid van de RKc. Ook in 2015 zal er weer een informatieve raadsbijeenkomst belegd worden waarin de RKc een toelichting zal geven op haar activiteiten. Deze bijeenkomst is inmiddels gepland voor 10 november FINANCIËN De RKc is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. Het gedeelte van het onderzoeksbudget dat niet wordt besteed wordt gereserveerd voor volgende jaren, met dien verstande dat de hoogte van de reserve niet hoger mag zijn dan de helft van het jaarbudget. Voor de onderzoeken van de RKc en de overige activiteiten was voor 2013 een budget van , en voor 2014 een budget van beschikbaar. De RKc is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de Raad. De budgetten 2013 en 2014 zijn als volgt besteed: Budget 2013 Werkelijk 2013 Budget 2014 Werkelijk Personeelslasten en vergoeding externe leden Onderzoeken door derden Advertenties Lidmaatschappen/contributies Vergaderkosten ed Overige lasten Totaal Uit dit overzicht blijkt dat er in begrotingsjaren 2013 en 2014 sprake was van een onderbesteding van 4.689, respectievelijk

9 Uitgaande van het bepaalde in artikel 13 lid 2 van de Verordening Rekenkamercommissie 2010, en uitgaande van het feit dat de Reserve Rekenkamercommissie per 1 januari bedroeg, zou de reserve per 31 december (=50% van het budget 2013) moeten bedragen, en zou er ultimo 2013 een bedrag van uit de reserve kunnen vrijvallen. In de jaarrekening 2013 van de Gemeente wordt de Bestemmingsreserve Rekenkamer-commissie echter opgenomen voor een bedrag van In 2013 vindt een toevoeging aan de reserve plaats van 223 (=1% rente). De reserve per 31 december 2014 zou (=50% van het budget 2014) moeten bedragen, en - uitgaande van een reserve per 1 januari 2014 van zou er dan vrijgevallen moeten zijn uit de reserve. In de jaarrekening 2014 van de Gemeente wordt de Bestemmingsreserve Rekenkamercommissie opgenomen voor een bedrag van In 2014 vindt een toevoeging aan de reserve plaats van 225 (=1% rente) en een vrijval van SLOTOPMERKINGEN De RKc Sluis heeft u met dit jaarverslag u een beeld willen geven van haar activiteiten in de jaren 2013 en In vervolg op eerdere besprekingen tussen de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen hebben Hulst en Terneuzen besloten om vanaf 2014 één gezamenlijke rekenkamercommissie te vormen. De gemeente Sluis heeft besloten om haar zelfstandige rekenkamercommissie te handhaven. Wij zullen als RKc er hard aan werken om de meerwaarde van een zelfstandige rekenkamercommissie nog meer zichtbaar te maken. Daarbij zullen we daar waar mogelijk uiteraard ook samenwerken met Hulst en Terneuzen. Sinds mei ruim 8 jaar dus - ben ik als voorzitter betrokken geweest bij de Rekenkamercommissie Sluis. In april jl. heb ik aangegeven dat ik per 1 juli 2015 mijn functie zal neerleggen. De reden is dat ik per die datum een zakelijke functie heb aanvaard waarbij ik regelmatig in het buitenland zal moeten zijn, waardoor ik naar mijn inschatting onvoldoende tijd zal hebben om het voorzitterschap van de commissie voort te zetten. Ik bedank de huidige commissieleden, maar ook alle andere leden uit de periode voor de prettige samenwerking. Uiteraard bedank ik ook de secretaris en de adviseur van de commissie, Jozian Zonnevijlle en Paul Claeijs, voor hun uitstekende ondersteuning. Tot slot wil ik graag ook de ambtelijke organisatie bedanken voor de bereidwillige medewerking bij de onderzoeken van de RKc gedurende de periode van mijn voorzitterschap. Ik wens de gemeente Sluis een mooie voorspoedige toekomst toe! Namens de Rekenkamercommissie van de Gemeente Sluis Cees Varossieau RA, voorzitter 9

10 BIJLAGE : OVERZICHT NEVENFUNCTIES Jan, J. W.M. Smits (extern lid tot maart 2014) Gepensioneerd directeur Rabobank Directeur/eigenaar van Fraja Consultancy B.V., met als belangrijke opdrachtgevers: o Yacht@Cadzand-Bad B.V. (Jachthaven Cadzand-Bad) o VVV Zeeuws-Vlaanderen o RECRON Zeeuws-Vlaanderen o Namens RECRON Zeeuws-Vlaanderen lid van de Gebiedscommissie West-Zeeuws- Vlaanderen Voorzitter Vereniging van Vastgoedeigenaren (V.V.S.) en in die hoedanigheid lid van BinnenstandsManagementSluis (BiMS) Lid van de Raad van Toezicht van het Lievensberg Ziekenhuis in Bergen op Zoom Lid van het Stichtingsbestuur van 200 jaar Zeeuws-Vlaanderen 2014 Lid van de Rekenkamercommissie Sluis ( ) Drs. André, A.W. Zabel (extern lid tot maart 2014) Gepensioneerd directeur Kamer van Koophandel voor Zeeuws-Vlaanderen Lid van de Rekenkamercommissie gemeente Sluis ( ) Secretaris Departement Zeeland van de Nederlandsche Maatschappij voor Nijverheid en Handel (vanaf 2009) Voorzitter van de Rekenkamercommissie gemeente Terneuzen ( ) Vicevoorzitter Bestuur, vanaf 2012 Raad van Toezicht Stichting Openbaar Primair Onderwijs, Escaldascholen in de gemeente Sluis ( ) Lid en vanaf 2008 voorzitter Toezichthoudend Bestuur, vanaf 2012 Raad van Toezicht Stichting Voortgezet Onderwijs West Zeeuws-Vlaanderen, het Zwin College in Oostburg ( ) 10

11 Erwin, E. de Koster CIA CISA RO (extern lid vanaf 18 augustus 2014) Senior Operational Auditor bij de Interne Accountantsdienst van het Havenbedrijf Rotterdam N.V. Lid van de Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen (sinds juni 2015) Penningmeester Dorpsraad s-gravenpolder ( Lid medezeggenschapsraad OBS de Linden ( ) Remy, drs. ing. R.D.J. Lemmens (extern lid vanaf 18 augustus 2014) Beleidsmedewerker Ruimtelijke Ontwikkeling/Projectleider bij de gemeente Goes Bestuurslid s.v. Olympia; algemeen beleid, sponsoring en communicatie ( ) Lid van de beheerscommissie Handboek (Digitale) Bestemmingsplannen Zeeland ( ) Secretaris ondernemingsraad gemeente Goes ( ) Secretaris initiatievencommissie gemeente Goes (2013-heden) Bestuurslid Rode Kruis district Zeeland (2014-heden) Cees, C.A. Varossieau RA (voorzitter) Directeur Vermetten Accountancy in Gilze Penningmeester Stichting Top Tennis Brabant (vanaf 1993) Penningmeester / vice-voorzitter Bondsbestuur KNLTB (vanaf 2006) (Namens de KNLTB) Directeur Grass Court B.V. in Rosmalen (vanaf 2006) Voorzitter van de Rekenkamercommissie gemeente Sluis (vanaf 2007) Lid Financiële Commissie NOC*NSF ( mei 2015) Voorzitter Financiële Commissie NOC*NSF (vanaf mei 2015) Lid Development Committee van Tennis Europe (vanaf 2011) Mr. Paul, P.T.G. Claeijs (adviseur) Raadsgriffier van de gemeente Sluis Secretaris Stichting Roomsch Katholiek Beheer der Dischgoederen Sint Jan (onbezoldigd) Secretaris plaatselijke commissie Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij 11

12 (K.N.R.M.) locatie Cadzand (onbezoldigd) 12