Notulen Algemene Ledenvergadering DOS Kampen

Transcriptie

1 DOS Kampen Bezoekadres: Sportpark De Maten, De Maten 8 Correspondentieadres: Postbus AD KAMPEN Tel. Secretariaat Website [email protected] Notulen Algemene Ledenvergadering DOS Kampen Datum: 23 nov 2016 Tijd: 20:00 uur Locatie: Bestuurskamer Aanwezig: Namens bestuur: Arend Runia, Jasper Plender, Tim Veldhuis, Marjolein van der Vinne, Roland ten Hove, Koos Westendorp, Edwin Burgman Afwezig: Han Hanekamp (ber.), Christo Kanis (ber.) Voorzitter: Arend Runia Notulist: Jasper Plender Verzendlijst: Zie aanwezigheids- en afwezigheidslijst Volgende vergadering: 13 juni 2017, 20:00 uur Agenda Opening door voorzitter Arend Runia 2. Mededelingen 3. Vaststellen agenda 4. Notulen en actielijst vorige ALV (juni 2016) 5. Jaarverslag seizoen 2015/2016 incl. vooruitblik 6. Jaarrekening 2015/ Verslag kascommissie 8. Financiële verwachting huidig seizoen jarig jubileum 10. Rondvraag 11. Sluiting 1. Opening door voorzitter Arend Runia Opening Arend om 20:00 uur ivm verwarring over begintijd (In 1 e aankondiging stond 20:00 uur, in de 2 e aankondiging 19:30 uur) 2. Mededelingen De volgende mededelingen zijn gedaan: Meloudi Zaki Is weer thuis, heftig ongeval geweest. Goed contact met hem via Han en Koos. Wordt 1

2 tijdens herstel vervangen door oud 1 e elftal speler Edwin Kwakkel tot de winterstop. Bestuurswissel G&G Hardy Wellenberg neemt afscheid als bestuurslid G&G. Blijft komend half jaar nog actief betrokken bij DOS, o.a. voor 90 jarig jubileum. Arend vraagt de leden in te stemmen met de benoeming van Edwin Burgman als opvolger. Korte introductie Edwin, al langer aanwezig binnen DOS mbt ondersteuning Hardy. Voorstel gedaan om rollen om te draaien. Geïntroduceerd bij de club via Roland ten Hove. Opgegroeid bij SV Zwolle, inmiddels een jaartje bij DOS. Heeft het naar zijn zin en hoopt gezamenlijk leuke dingen te doen. Aanwezigen unaniem akkoord met aanstelling Edwin als bestuurslid G&G met onmiddellijke ingang. Nuon Club Competitie Korte terugblik op de winst in de Nuon Club competitie waarmee is binnen gehaald voor investeringen in het kader van duurzaamheid. Wordt verder opgepakt dit seizoen. 3. Vaststellen agenda Agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Notulen en actielijst vorige ALV (juni 2016) Notulen en actielijst zijn doorlopen. Notulen zijn goedgekeurd, de hernieuwde actielijst bevindt zich onderaan deze notulen. 5. Jaarverslag seizoen 2015/2016 incl. vooruitblik Onderstaand de belangrijkste zaken die zijn besproken bij de terugblik op 2015 / 2016 Opmerking Frans Habekotte -> Website: Nieuwsberichten volgen elkaar snel op waardoor berichten snel wegzakken naar onder en daardoor niet meer op de hoofdpagina staan op het moment van relevantie. Heeft hierdoor de aankondiging met documentatie (waaronder jaarverslag) gemist. André meldt dat belangrijke berichten onderaan vastgepind worden. Daar dus ook kijken. Algemeen Terugkijken goed voor realisatie wat er allemaal goed gaat. Anders te veel focus op wat niet goed gaat. Inmiddels goed zicht op wat er in de vereniging gebeurt. Bestuur Vorig seizoen vooral toegewerkt naar beleidsplan. Komend seizoen twee hoofddoelstellingen. Allereerst verdieping per beleidsgebied, acties concreet maken. Daarnaast verenigingsstructuur en onderlinge verbindingen tegen het licht houden. Loopt in de dagelijkse praktijk soms nog te veel langs elkaar heen. Eventuele wijzigingen worden eerst met leden besproken. 2

3 Voetbal Technische Zaken Arend doet oproep voor open posities in de TC, met name enkele coördinatoren. Vraag Henk Albers -> Talento: Henk zou deze competitie starten met scouten op verzoek Herman Vorsselman maar was niet meer nodig volgens Sarris. Koos: paar weken geleden contact gehad met Herman Vorsselman. Kan ivm tijdsgebrek weinig tijd besteden aan verhaal. Marcel de Groot gaat Herman ondersteunen. Scouting moet ondertussen wel gewoon door gaan. Achterstand op verwerking in Talento wordt hard aan gewerkt DOS 2 zorgenkindje afgelopen seizoen. Te weinig stabiliteit vanwege een regelmatig fluctuerende spelersgroep. Opmerking Cor B: gaat nu wel prima. Wordt beaamt. Arend benoemt brede basis bij F en E en heel veel uitval in de hogere categorieën. Belangrijk doel is dat terug te dringen. Daarom zijn goede coördinatoren nodig voor de hogere categorieën. Arend benoemt dat vrouwenvoetbal expliciet aandacht krijgt omdat het past binnen beleidsplan Accommodatie Arend benoemt dat er een tweede energiescan is uitgevoerd en dat DOS 45 euro per lid energie betaald. Bij sommige andere verenigingen is dit maar 10 euro per lid, zit dus veel potentiële winst in. Zal belangrijk punt worden bij het verder ontiwkkelen van de accommodatie. Sponsoring Arend benoemt bij sponsoring dat er nieuwe hoofdsponsoren moeten komen voor de periode vanaf volgend seizoen. Daarnaast zijn er nieuwe sponsorpakketten in de maak die beter aansluiten bij de moderne maatschappij. Kantine Arend geeft compliment aan huidige kantinecommissie om manier waarop de overdracht van werkzaamheden heeft plaats gevonden. Er zijn veel verschuivingen geweest in de bezetting van de commissie. Is met veel positieve energie opgepakt door de nieuwe groep onder leiding van Marjanne Sieberichs. Vrijwilligers Arend merkt op dat beperkte rol vrijwilligerscommissie vooral door bestuur komt. Nog niet gewend aan rol vrijwilligerscommissie. Daarnaast ook niet geholpen met het goed verbinden van de vrijwilligerscommissie aan overige commissies. Daardoor zwemt deze commissie een beetje. Doel van nieuwe vrijwilligersbeleid wordt dat het leuk is en passend is om bij DOS vrijwilligerswerk te doen. Nieuw vrijwilligersbeleid wordt tijdens volgende ALV voorgelegd aan leden. 3

4 6. Jaarrekening 2015/2016 Tim neem jaarrekening door. Geeft aan dat begroting 2015/2016 nog van voorganger komt dus dat afwijkingen t.o.v. die begrotingen gevolg kunnen zijn van veranderd beleid. Hieronder de belangrijkste zaken: Bestuur Oud papier van kantine naar bestuur verplaatst, hoort hij meer thuis. Hoog bedrag komt doordat bedrag voor vorig boekjaar is blijven liggen en hierbij meegrekend. Andre Clement doet stapje terug maar volledige aandacht voor opvolging. Streefbedrag volgend jaar euro. Opmerking sportparkmanager: kosten duidelijk weergegeven. Voetbal Organisatorische Zaken Contributie fors hoger, o.a. door contributieverhoging Voetbal Technische Zaken In verhouding met voorgaande jaren, geen nadere opmerkingen Tim Accommodatie Ecotax KNVB (energieteruggaaf) is afgeschaft, komt niet weer. Afgelopen jaar dak vervangen. Kostte euro van verzekeraar terug gehad, 2000 gekregen dus eigen kosten Kantine Marge gedaald door stijgende prijzen per 1 januari, o.a. door hogere prijzen bier. Tim prijs pas per augustus aangepast. Iedereen dus gematst. Tim meldt terloops dat er vandaag nieuw biercontract met Heineken is afgesloten. Sponsoring Inkomsten nagenoeg gelijk aan voorgaande seizoen. Opmerking Frans Toller: Houden beide hoofdsponsoren er mee op? Tim: Dekatel is verkocht dus daar is nieuwe situatie ontstaan. Met beide partijen wordt op korte termijn afspraken gemaakt. Communicatie Bijdrage laatste Nieuwsgier seizoen niet geïncasseerd maar wel op jaarrekening. Dit keer dus dubbel betaald maar slechts één keer op jaarrekening. 7. Verslag kascommissie Woord wordt gegeven aan Klaas Visser namens kascommissie. Leest verklaring voor. Er wordt dechargé verleend aan het bestuur over het boekjaar 2015 / Financiële verwachting huidig seizoen Verwachtingen dit seizoen anders dan het zojuist gepresenteerde plaatje. Komt o.a. doordat oud papier inkomsten waarschijnlijk weg vallen. 46 jeugdleden en 16 senioren 4

5 hebben opgezegd afgelopen zomer waardoor begrote inkomsten op contributie niet gehaald worden. Scheelt euro. Vraag Ferdinand Flier: is bekend waarom ze weg zijn gegaan? Zal door bestuur kritisch worden gekeken. Vraag Theo van Dijk: Zaalvoetballers extra contributie? Tim: ja maar vergt ook initiële investeringen dus moeten eerst even seizoen aankijken. Opmerking Klaas Visscher: als contributie-achterstand wordt ingelopen is grootste deel van tekort op contributie al ingelopen. Tim: achterstand is al deels ingelopen. Wordt nu gewerkt aan contributie protocol waardoor Wilfred Rill meer handvaten krijgt om wanbetalers effectief aan te pakken. Opmerking Ferdinand: Nog geen antwoord op vraag. Koos beantwoord opmerking van Ferdinand dat compleet team is weggegaan omdat ze niet samen mochten voetballen. Koos licht toe: Aantal spelers van verschillende verenigingen wilden samen voetballen. IJVV wilde dit niet toestaan bij jeugdspelers. DOS heeft deze lijn gevolgd omdat het ook om spelers van andere verenigingen ging. DOS CAO is gebaseerd op grondig onderzoek, o.a. bij KNVB en collega verenigingen. Moet leiden tot structurele besparingen omdat betalingen licht dalen t.o.v. huidig niveau. Tim meldt dat er wel overgangsregeling is voor huidige contracten. Gaat op termijn nog uitgebreid worden met meer functies, ook buiten TC jarig jubileum Arend neemt woord weer over en bespreekt het programma voor het jubileumjaar. De officiële opening is op 21 december. Daarin komen heden en verleden bij elkaar en wordt het definitieve programma verder toegelicht. Begin maart is ere vervolgens een speciale DOS Historie markt waarin allerlei beeldmateriaal uit het verleden ten toon wordt gesteld. Daarnaast zijn er nog twee toernooien gepland. IJsseltoernooi voor de jeugd is op 27 mei, datum is nog even onder voorbehoud. Hanzetoernooi op 10 juni voor DOS 1. Toernooi tegen teams uit andere Hanzesteden. Is bewust gekozen om het jubileum te verbinden aan de Hanzedagen Arend meld dat het bijzonder is dat oud internationals komen. Koos K licht toe dat zij maar 5x per jaar samen komen. Is dus een voorrecht. Inmiddels is reservering definitief. Dank aan Andre K en Koos K. Ferdinand Flier: Is er nog samenwerking met andere verenigingen? Uit Omnivereniging? Arend: die worden ook uitgenodigd voor sommige activiteiten. 5

6 10. Rondvraag De volgende rondvragen zijn behandeld: Vraag: Komt er ook goede Wifi verbinding? Jasper: ICT commissie stopt per 1 februari Vlak voor ALV definitief. Bij nieuwe formatie hoogste prioriteit. Opmerking: Proces rond slagboom verloopt niet goed. Meerdere incidenten waarbij het chaotisch ging en sleutel zoek was. Arend -> punt is bekend. Aantal incidenten geweest dit seizoen. Is onder de aandacht, actiepunt voor nieuw protocol ligt bij Jasper. Vraag Frans Toller: hoe ver is het met verruiming openingstijden kantine? Refereert aan notulen vorige ALV. Arend: wil bestuur ook graag. Moet bemensing wel goed op orde zijn. Huidige openingstijden zijn al lastig haalbaar. Wel zijn er meerdere mensen aangemeld bij bestuur die mee willen helpen. Opmerking Frans: Koos heeft aangegeven dat hij niet wilde ronselen bij vriendenteam. Frans geeft aan dat het niet ronselen is als de spelers zelf bij de vereniging komen. Moeten we in mee gaan want andere verenigingen gaan er wel in mee. Koos: benaderd door IJVV. DOS vind niet dat spelers zelf maar mogen bepalen in wek team ze spelen. Frans verschilt hierover van mening. Vind dat er gefaciliteerd moet worden in sport. Koos vind dat manier van werken van verschillende spelers niet klopt. Verschil van mening. Geert: gaat totaal om wel 14 spelers die nu naar Go Ahead gaan. Arend: klopt maar verklaart niet totaal van 46. Moeten alle verhalen die daar achter zitten ophalen. Ferdinand: achterliggend punt is dat er niet goed wordt omgegaan met vrijwilligers (ICT commissie) en spelers. Arend erkend de zorgen. Ferdinand: heb zoon in D3 zitten. Zou meer om voetbal moeten gaan. Lastige groep ivm veel afleiding buiten voetbal. Dus moet veel aandacht voor zijn om groep bij elkaar te houden. Meidenteam is ook voorbeeld, helpen nu bij B3. Cor B: Uit welk team kwamen de spelers die naar Go Ahead zijn gegaan. Koos: Waren er ten eerste maar 5 of 6. Komen van A3, A2. Frans: Uitgebreid verhaal over 90 jubileum. Vroeger uitgebreid gedicht aan het einde van elk verhaal. Frans bedankt bestuur voor inzet van afgelopen jaar. Vraagt applaus voor bestuur. 11. Sluiting Arend sluit de vergadering om 21:10 uur. De volgende vergadering is op 13 juni om 20:00 uur. 6

7 ACTIELIJST ALGEMENE LEDENVERGADERING DOS KAMPEN MEI 2017 Owner Actie Status Einddatum Arend Runia Bespreken ontwikkelingen veldhuur en onderhoud met gemeente Nov 2015 op lijst (open) Dec 2016 Jasper Plender Coördineren VOG-aanvragen 2016 / 2017 en verder Nov 2015 op lijst (open) Mei 2017 Uitwerken calamiteitenprotocol bij incidenten Nov 2016 op lijst (open) Aug 2017 Tim Veldhuis Uitwerken nieuw protocol contributie-inning Nov 2015 op lijst (open) Dec 2016 Edwin Burgman Uitwerken nieuw vrijwilligersbeleid Nov 2016 op lijst (open) Mei