Notulen Algemene Ledenvergadering DOS Kampen

Transcriptie

1 DOS Kampen Bezoekadres: Sportpark De Maten, De Maten 8 Correspondentieadres: Postbus AD KAMPEN Tel. Secretariaat Tel. Kantine secretaris@doskampen.nl Website Notulen Algemene Ledenvergadering DOS Kampen Datum: 15 juni 2016 Tijd: 19:30 uur Locatie: Kantine DOS Kampen Aanwezig namens bestuur: Arend Runia, Jasper Plender, Tim Veldhuis, Koos Westendorp, Marjolein van der Vinne, Roland ten Hove, Hardy Wellenberg Afwezig: Geen Voorzitter: Arend Runia Notulist: Jasper Plender Verzendlijst: Op aanvraag/inzage Volgende vergadering: Nov 2016, n.t.b. Agenda Opening door voorzitter Arend Runia 2. Algemene mededelingen 3. Vaststellen agenda 4. Notulen ALV november 2015 (ter goedkeuring) 5. Algemeen jaarverslag seizoen 2015/2016 (ter mededeling) 6. Beleidsplan (ter goedkeuring) 7. Begroting seizoen 2016/2017 (ter goedkeuring) 8. Voorstel vaste indexering contributie (ter goedkeuring) 9. Nieuwe gedragscode en sanctiebeleid (ter goedkeuring) 10. Nieuw alcoholbeleid (ter goedkeuring) 11. Invoering verplichte VOG (ter mededeling) 12. Samenwerking Allotria Zaalvoetbal (ter mededeling) 13. Rondvraag 14. Sluiting 1. Opening door voorzitter Arend Runia Arend Runia zit deze vergadering voor en opent de vergadering om 19:30 uur. Er waren geen afmeldingen vooraf. 1

2 2. Algemene mededelingen Er zijn een aantal mededelingen: - Het nieuwe beleidsplan is in beperkte oplage inzichtelijk. Elke tafel heeft een exemplaar. - Alle vrijwilligers worden hartelijk bedankt voor weer een seizoen hard werken. Extra dank gaat uit naar Henk Albers die stopt als coördinator jeugd. - D1 speelt zaterdag 18 juni in de landelijke finale Johan Cruijff Court toernooi. Topprestatie! - De kantine gaat komende zomer in de bouwvak een aantal weken dicht. Nog in gesprek met supportersvereniging over barbezetting. Meer info volgt op korte termijn via de site. - Er zijn nog geen aanmeldingen voor kascontrolecommissie. Daarop melden Frans Töller en Klaas Visser zich aan voor de aankomende ALV. Opmerking: Antwoord: Correctie 1 : Jammer dat niet alle ter stemming gebrachte documenten vooraf zijn gedeeld. Gaat specifiek om notulen vorige ALV en begroting. Gaan we over nadenken. Allereerst is uitgebreid gecommuniceerd dat de notulen elk moment opvraagbaar waren. Daarmee is iedereen de gelegenheid geboden deze in te zien. Het niet via de website delen van deze bestanden is geen ondermijning van de transparantie. Naar eigen leden toe willen we volledig transparant zijn. De website is echter voor iedereen toegankelijk. Dat betekent dat we bij alles wat we daar plaatsen moeten afwegen of de inhoud ook buiten de vereniging vrijelijk rond mag gaan. Die afweging is dit keer gemaakt en die zullen we telkens opnieuw blijven maken. Over de redenering zullen we vervolgens open en eerlijk zijn. 3. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Notulen ALV november 2015 De notulen van de ALV van worden zonder opmerkingen goedgekeurd. 5. Algemeen jaarverslag seizoen 2015/2016 Afgelopen seizoen wordt doorgenomen. Bestuurlijke focus lag vooral op verkenning (wat is DOS) en kennismaking (wie is DOS). Zoveel mogelijk gesprekken gevoerd tussen bestuur en commissies om alle mensen en verbindingen goed in kaart te krijgen. 1 Deze correctie is niet tijdens de ALV behandeld maar later bij het schrijven van de notulen ingevoegd 2

3 Bij verbetermogelijkheden onderscheid gemaakt tussen zaken die meer tijd kosten (zie beleidsplan) en zaken die al meteen opgepakt konden worden. In die laatste categorie vallen o.a.: - Digitalisering en opschoning van (bestuurlijke) administratie - Actiever beheer van contributie-achterstanden - Introductie spelervolgsysteem Talento - Voorbereiden VOG procedure - Infoboekje voor trainers per 2016 / Introductie DOS-dag Sportief was het een redelijk seizoen. Aantal kampioenschappen mogen vieren, zowel bij senioren als junioren/pupillen. Klassebehoud DOS 1 zeer belangrijk, neerwaartse spiraal is voorkomen. Plek op ranglijst niet representatief t.o.v. aantal punten. DOS 2 wel zorgenkind i.v.m. dunne bezetting. Krijgt extra aandacht in beleidsplan, vergt een herpositionering van het team. Een punt van kritiek waren de selectie-indelingen. Niet overal vlekkeloos verlopen, ruimte voor verbetering komende jaren. Ook dat krijgt plek in beleidsplan. Wordt afgesloten met positief bericht. Inkomsten zijn namelijk gelijk gebleven aan vorige jaar ondanks de degradatie naar 2 e klasse en 1 derby minder. Conclusie: Goed en leerzaam seizoen met mooie uitdagingen richting de toekomst. 6. Beleidsplan Bestuur wil niet gaan voor enkelvoudig succes, dus geen smalle focus op enkel prestatiesport of enkel breedtesport. Beiden moeten naast elkaar kunnen bestaan. Vergt continue duidelijke afwegingen en bewaken van balans. Komende jaren veel mogelijkheden door nieuwe wijken rondom sportpark. Om hier maximaal van te profiteren moet DOS sterker in de markt staan en een duidelijkere identiteit hebben. Paar pijlers geïdentificeerd die DOS moeten dragen komende jaren: - Cultuur van hard werken, passie en gedrevenheid stimuleren - Zorg dragen voor meer beleving om het voetbal heen - Focus op jeugdopleiding en talentontwikkeling - Goede, moderne voorzieningen passend bij een ambitieuze club Vervolgens wordt ingegaan op de verschillende beleidsgebieden. Cultuur en Communicatie: Verbinding is centrale thema. Verbinding ontstaat niet automatisch doordat we allen bij DOS horen. Verschillende achtergronden en functies zorgen voor verschillende belangen. Komende jaren werken aan cultuur waar verenigingsbelang altijd bovenaan staat zodat Samen Beter ook echt Samen Beter is. 3

4 Financieel: Inkomsten moeten omhoog om over de hele linie investeringen te kunnen doen komende jaren. Willen extra inkomsten primair niet uit hogere contributie halen, moet dus vooral bij kantine en sponsoring weg komen. Bij kantine-inkomsten zal worden gekeken naar efficiëntere inkoop en indien haalbaar langere openingstijden. Daarnaast willen we meer (club)evenementen organiseren. Dit is niet alleen goed voor de omzet maar ook voor de saamhorigheid. Doel is om ook bij sponsoring meer binnen te halen door moderne maatwerkpakketten aan te leveren en ook hier inspanningen te leveren om verbinding te versterken, zowel tussen club en sponsor als sponsors onderling. Voetbal Technisch: Bij de jeugd is het zaak om elk lid een uitdagende omgeving te beiden voor zijn/haar niveau. Dat vereist een goede interne scouting, een verdere uitrol van het spelersvolgsysteem Talento en bovenal een betere verbinding tussen de verschillende trainers. Dit alles moet gaan bijdragen aan een betere en meer evenwichtige teamindeling. Voor de grootste talenten worden speciale programma s ontwikkeld. DOS 1 krijgt als doelstelling promotie naar de 1 e klasse mee. Uiteindelijk wil DOS daar de komende jaren uitgroeien tot een stabiele factor. Die stabiliteit moet ook in DOS 2 komen. Om dit voor elkaar te krijgen zal DOS 2 worden omgevormd tot een (grotendeels) beloftenelftal. Het moet weer een prettige tussenstap bieden richting het 1 e zodat de doorstroming gewaarborgd blijft. Bij alle andere elftallen zal weer gekeken worden naar een goede match van ambitie, niveau en persoonlijkheid. Daar zullen de betrokken commissies indien noodzakelijk actiever in gaan ondersteunen dan voorheen. Qua uitbreiding van aantal elftallen wordt vooral gekeken naar de introductie van nieuwe voetbalvormen. Vrouwenvoetbal moet een veel centralere rol in gaan nemen en DOS gaat uitbreiden met een zaalvoetbaltak. Faciliteiten: Er is op alle verschillende niveaus een achterstand in onderhoud m.b.t. de faciliteiten. Dit gaat zowel om faciliteiten in eigen beheer (kleedkamers, kantine en verlichting bijv.) als faciliteiten in beheer van de gemeente (o.a. velden). Bestuur gaat de komende jaren extra investeren in faciliteiten. Dat is deels om deze naar een hoger niveau te brengen (investering in kwaliteit) en deels om deze uit te breiden (investering in kwantiteit) om zo een eventuele ledengroei goed te kunnen opvangen. Doel is uiteindelijk om alle teams beter te kunnen faciliteren om het gebied van accommodatie, kleding en bijv. scheidsrechters. Investeringen zullen over de volledige breedte worden gedaan. Zo wordt gekeken naar mogelijkheden om op verschillende manier energie te besparen. Daarnaast lopen er gesprekken met de gemeente om te kijken naar een betere manier voor beheer van de velden waarmee evt. op termijn een 2 e kunstgrasveld kan worden bewerkstelligd. Ook enkele kleedkamers zijn op korte termijn aan renovatie of algehele vervanging toe. 4

5 Op de korte termijn moet DOS het echter doen met de bestaande faciliteiten. Dat vereist een efficiënte planning, zuinig gebruik en een zeker geduld. Vrijwilligers: Waardering en respect zijn de belangrijkste thema s van het vrijwilligersbeleid de komende jaren. Dat moet niet ontstaan van uit vergoedingen en beloningen maar van uit gedrag en beleving. Het doel is om een vrijwilligersbestand te creëren waarbij de juiste persoon op de juiste plek zit en dat die plek een goede balans geeft tussen de vereniging en andere verplichtingen. Kortom, vrijwilligerswerk moet plezier geven en geen stress. Denkwijze moet worden omgevormd. Niet denken van uit de behoefte maar denken van uit de mens. Wat kan/wil hij of zij? Dat vereist veel energie in het wervings- en begeleidingstraject. Daar ligt een belangrijke taak van de toekomstige vrijwilligerscommissie. 7. Begroting seizoen 2016/2017 De penningmeester ligt de begroting voor het seizoen 2016 / Hieronder een samenvatting: Begrote inkomsten en uitgaven exact gelijk. In begroting wordt dus uitgegaan van break even jaar. Zowel totale inkomsten als uitgaven stijgen met ong per jaar. Aan inkomstenkant wordt vooral gerekend op een hogere contributie, hogere kantine-omzet en hogere sponsorinkomsten. De hogere contributie komt doordat de eerder aangenomen verhoging van de contributie nog niet was meegenomen in de begroting van 2015 / 2016 waardoor hij hier lager uit viel. De hogere kantine-omzet is ingerekend omdat de kantine-inkomsten over het jaar ervoor sterk meevielen en de hogere sponsorinkomsten moeten worden gerealiseerd door extra inspanningen te leveren om kleinere sponsoren te binden. Aan de uitgavenkant worden de hogere uitgaven geheel veroorzaakt door een extra investering op het terrein van accommodatie. Dat heeft te maken met een aantal noodzakelijke investeringen zoals het dak welke een forse last met zich meebrengen. Investeringen in TC blijven vrijwel gelijk ten opzichte van het voorgaande jaar. De begroting voor 2016 / 2017 wordt na toelichting unaniem goedgekeurd. 8. Voorstel vaste indexering contributie De penningmeester stelt voor om de contributie vanaf heden elk jaar in mei aan te passen naar rato van het CBS indexatiecijfer. Er worden geen verdere separate verhogingen voorzien, het voorstel is juist bedoeld om te voorkomen dat er eens in de zoveel jaar handmatig fors verhoogd moet worden. 5

6 Het voorstel van de penningmeester wordt unaniem aangenomen door de aanwezigen. 9. Nieuwe gedragscode en sanctiebeleid Het bestuur stelt een nieuwe gedragscode voor welke een aantal uitgangspunten kent: Een combinatie van algemene regels die voor iedereen gelden aangevuld met functie- of rolspecifieke gedragsregels, bijv. voor trainers en vrijwilligers. Nadruk op zaken op en om het voetbalveld Op termijn de oprichting van een gedragscodecommissie welke het bestuur kan adviseren bij ernstige zaken. Functioneren dus aanvullend op de vertrouwenscontactpersonen. Nadruk bij handhaving ligt op sociale controle (elkaar aanspreken). Er worden geen vaste straffen voor overtredingen vastgesteld. Per geval wordt gekeken wat de juiste afhandeling is waarbij het bestuur de eindverantwoordelijk draagt een eventuele maatregelen vast te stellen. De nieuwe gedragscode wordt met een meerderheid van stemmen aangenomen. 10. Nieuw alcoholbeleid Het bestuur stelt een nieuw alcoholbeleid voor. Hierin staat vooral expliciet opgenomen dat het consumeren van alcohol buiten de kantine (bijv. in kleedkamers) niet is toegestaan. Het alcoholbeleid is sterk gebaseerd op het landelijke geldende beleid van de NOC-NSF en daarmee in lijn met het beleid dat veel andere verenigingen voeren. Ook hier geldt weer dat handhaving in beginne vooral plaats moeten vinden door elkaar op ongewenst of ontoelaatbaar gedrag aan te spreken. Er komt geen DOS-politie. Het alcoholbeleid wordt met een meerderheid van stemmen aangenomen. 11. Invoering verplichte VOG Bestuur geeft aan dat zij de veiligheid van alle jeugdleden ten koste van alles wil waarborgen. Dat hoort bij een verantwoordelijke vereniging. Lijkt een vanzelfsprekendheid maar recentelijk lokaal nog voorbeelden waarbij het verkeerd ging. Geen ver-van-mijn-bed-show dus. NOC-NSF biedt clubs sinds enige tijd de gelegenheid om zich aan te melden voor een programma waarmee gratis VOG s (Verklaring Omtrent Gedrag) kunnen worden aangevraagd. Is dus ideaal moment om zonder extra kosten de veiligheid van de jeugd te waarborgen. Bestuur besluit zich voor dit programma aan te melden omdat het een uitgelezen kans is het nu structureel goed te doen. Trainers en leiders van jeugdelftallen mogen ervan uit 6

7 gaan dat zij het komende seizoen benaderd worden om een VOG-traject in gang te zetten. 12. Samenwerking Allotria Zaalvoetbal Bestuur geeft aan dat zij begin dit jaar zijn benaderd door het bestuur van Allotria omtrent een samenwerking. Uitgangspunt was om de elftallen van Allotria met ingang van het seizoen 2016 / 2017 over te schrijven naar DOS. DOS-bestuur heeft eerst grondige analyse gedaan hoe Allotria er voor stond om zo te waarborgen dat DOS zelf hier niet op enige manier onder zou lijden. Na deze analyse is geconcludeerd dat niets een voortzetting van dit traject in de weg stond. DOS gaat komend seizoen waarschijnlijk van start met 5 zaalvoetbalelftallen. Niet alleen is de uitbreiding in leden welkom, het past ook zeer goed binnen de visie van het bestuur om een thuishaven te zijn voor alle verschillende vormen van het voetbalspel. Theo van Dijk zal als coördinator zaalvoetbal gaan fungeren waarmee ook de organisatorische borging geregeld is. 13. Rondvraag Er zijn geen verder vragen gesteld. 14. Sluiting Voorzitter Arend Runia bedankt alle aanwezigen en sluit de vergadering. De volgende Algemene Ledenvergadering vindt plaats eind november. De exacte datum en tijd wordt t.z.t. via de site bekend gemaakt. 7

8 ACTIELIJST ALGEMENE LEDENVERGADERING DOS KAMPEN MEI 2016 Owner Actie Status Einddatum Arend Runia Bespreken ontwikkelingen veldhuur en onderhoud met gemeente Nov 2015 op lijst (open) Dec Jasper Plender Uitwerken concept alcoholbeleid m.i.v. seizoen Nov 2015 op lijst (open) Mei Tim Veldhuis Toezien op afsluiting nieuwe verzekering(en) accommodatie Nov 2015 op lijst (open) Jan 2016 Uitwerken voorstel terugdringen contributie-achterstanden Nov 2015 op lijst (open) Mei 2016 Opvragen offertes busvervoer m.i.v. seizoen Nov 2015 op lijst (open) Mei Hardy Wellenberg Voorbereiden traject omtrent VOG aanvraag Nov 2015 op lijst (open) Mei

9 BESLUITENLIJST ALGEMENE LEDENVERGADERING DOS KAMPEN NOVEMBER 2015 Besluit Datum Elke ALV/BLV uitgewerkte notulen +actielijst/besluitenlijst welke voorafgaand ter inzage worden gelegd Contributie wordt jaarlijks in mei voor het volgend seizoen geïndexeerd aan de hand van het CBS indexatiecijfer