Het feestloket. Waarvoor kan men terecht bij het feestloket?

Transcriptie

1 Het feestloket. Organisatoren worden steeds meer geconfronteerd met een hele hoop administratie van overheden bij de organisatie van fuiven en andere ontspanningsactiviteiten. De regelgeving is bovendien vaak onduidelijk en moeilijk te doorgronden. Het feestloket biedt nu een oplossing voor al deze administratieve rompslomp. Door een feestloket uit te bouwen, kiest de gemeente voor een vereenvoudigde en positieve benadering. Alle informatie en formulieren worden namelijk geconcentreerd binnen één dienst, het feestloket. Op die manier krijgt de organisator een maximale en efficiënte ondersteuning. Waarvoor kan men terecht bij het feestloket? Om te voldoen aan de principes van dit uniek loket is het belangrijk dat de feestambtenaar de organisator van alle nodige informatie voorziet en een optimale dienstverlening geeft. Zo kan je terecht bij het feestloket voor: algemene informatie, ondersteuning en dienstverlening aanvraagformulieren uitleendienst fuifbus subsidies mogelijke feestzalen in de gemeente. Wie kan er terecht bij het feestloket? verenigingen organisatoren van openbare evenementen en feesten organisatoren van private feesten waarbij het evenement een grote impact heeft op de omgeving of als men gebruik wil maken van de openbare ruimte Het feestloket in Houthalen-Helchteren vind je terug: Feestloket Vrijetijdswinkel Cetrum-Zuid 1111 Tel: 011/

2 1. Inhoud + bijlagen. 1.1 Inhoud. 2. Een plek onder de zon p Spelregels p Aanvraag manifestatie p subsidies p SABAM p Billijke vergoeding p Nachtvergunning p Promoplan p Affiches p Flyers p website p Veilig feesten p security p alcohol p Minderjarigen p Drugs p Roken p Verzekeringen p EHBO p Feesten met iedereen p geluidshinder p Parkeren & buurtbewoners p Bijna tijd om te feesten p Taakverdeling onder medewerkers p Belangrijke telefoonnummers p Opruimen p Bijlagen. 1. Checklist 2. Lijst uitleendienst + aanvraagformulier 3. aanvraag manifestatie 4. Fuifcharter + veiligheidsdraaiboek 5. Aanvraagformulier subsidie projecten + reglement 6. Reglement provinciale fuifbus 7. Verklaring BA + brandverzekering. 2

3 2. Een plek onder de zon. 2.1 Concept. Bedenk je concept: Wat is het doel van de fuif/evenement? Welke doelgroep wil je bereiken? Wie neemt de eindverantwoordelijkheid?. 2.2 Checklist Maak tijdens de voorbereiding gebruik van onze eigen checklist! Deze checklist vertelt je welke zaken je zeker niet mag vergeten. Let wel op, de tijdverdeling op de checklist is afhankelijk van de grootte van het evenement of de fuif! Grote evenementen/fuiven vragen een grotere voorbereiding. Onze checklist kan je terugvinden als bijlage! 2.3 Opzoek naar een geschikte plaats. Jeugdhuis Jezabel Hortelstraat z/n Contactpersoon: Birgit van de Perre Mail: Web: Jeugdhuis De Zool Sint-Trudoplein z/n Contactpersoon: Carmen Van Vlierden Mail: Web: Lokalen chirojongens Helchteren Don Boscostraat Verantwoordelijke verhuring is Thomas maex Mail: Web: De Roepsteen Sint Trudoplein 12 Contactpersoon: Rik Hermans Tel: 011/ Jeugdhuis The Bassment Kastanjestraat 7 Contactpersoon: Jorn Vanhelden Tel: 0473/ Mail: vanheldenjorn@hotmail.com Web: Kantine De plas Binnevaartstraat z/n (Kelchterhoef) Contactpersoon: Frank Van Geloven Tel: 0485/ Mail: Info@decatering.be Web: Cultureel Centrum Casino Varenstraat 22 Cultureel Centrum Houthalen-Oost Kastanjestraat Reserveren liefst telefonisch of persoonlijk! Ga langs in de Vrijetijdswinkel Centrum Zuid 1111 Tel: 011/ Mail: cultuur@houthalen-helchteren.be Web: t Zaalke Pastorijstraat 11 Contactpersoon: Geert Gerits Tel: 0486/ Mail: geert.gertis@gmail.com 3

4 Zaal Muveld Helchteren Muveld z/n Contactpersoon: Jozef Donné Tel: 011/ Zaal chirojongens Helchteren Technische Schoolstraat z/n Contactpersoo zn: Maex Thomas Mail: Web: Zaal Paro Kerkhofstraat Contactpersoon: Roza Jacobs Tel:011/ Zaal Berkenveld Bakkerstraat 90 Contact: Willy Vandael. Tel: 011/ Materiaal. Als de zaal niet beschikt over voldoende materiaal kan je altijd beroep doen op de gemeentelijke uitleendienst. Hier kan je zowel audio-visueel als logistiek materiaal uitlenen. Vul het aanvraagformulier in en breng het ten laatste 1 week voor de activiteit binnen op het feesloket. Feestloket Vrijetijdswinkel, Centrum Zuid HOUTHALEN-HELCHTEREN. Tel: 011/ Mail: feestloket@houthalen-helchteren.be 2.4 Kostenraming. Je kan best een raming maken van de onkosten en opbrengsten. Zo weet je ook of je opzoek moet gaan naar sponsors! ONKOSTEN promotie Huur zaal/tent Voeding en drank vrijwilligers materiaalonkosten SABAM & billijke vergoeding. OPBRENGSTEN Inkomgeld Drank. 4

5 3. Spelregels 3.1 Aanvraag manifestatie. Binnen de gemeente Houthalen-Helchteren is het verplicht om een aanvraag manifestatie in te dienen. Deze moet ten laatste 2 maanden voor de activiteit binnen gebracht zijn op het feestloket. Feestloket Vrijetijdswinkel, Centrum Zuid HOUTHALEN-HELCHTEREN. Tel: 011/ Mail: feestloket@houthalen-helchteren.be 3.2 Subsidies Fuifcharter en veiligheidsdraaiboek. Jeugdverenigingen die aangesloten zijn bij de gemeentelijke jeugdraad kunnen 2 X per jaar een fuifsubsidie van 125 euro ontvangen. Hiervoor moet je het fuifcharter ondertekenen en het veiligheidsdraaiboek in vullen. Het fuifcharter is een samenwerkingsinitiatief van de gemeentelijke diensten promotie en preventie, welzijn, cultuur en jeugd en de politie van Houthalen-Helchteren. Door het charter te ondertekenen engageren jullie als organisatoren zich ertoe om de afspraken na te komen. Het veiligheidsdraaiboek is een leiddraad voor het organiseren van je fuif. Is het veiligheidsdraaiboek goed ingevuld, dan ben je als organisator volledig in orde! Het veiligheidsdraaiboek dient ten laatste 2 weken Voor de activiteit binnen te zijn op het feestloket Subsidie projecten jeugd. Je organiseert een jeugdwerkinitiatief maar je bent niet aangesloten bij de gemeentelijke jeugdraad? Dan kan je toch subsidies aanvragen voor je project. Het project kan voor maximaal 75% betoelaagd worden En moet voldoen aan volgende criteria: - Een uniek project, niet alledaags maar vernieuwend. - Het project dient afgebakend te zijn in een tijd van maximum 6 maanden. - Het project moet een gemeentelijke uitstraling hebben. - Het project moet themagericht zijn, niet in het verlengde liggen van de normale doelstellingen van de vereniging. Minstens 2 maanden vooraf breng je het aanvraagformulier binnen op het feestloket. Het project wordt beoordeeld en ter goedkeuring aan de gemeentelijke jeugdraad voorgelegd. De uitbetaling gebeurt in de maand december van het berekeningsjaar Subsidie Straatfeesten. Alle inwoners van Houthalen-Helchteren kunnen een aanvraag straatfeesten indienen tot projectondersteuning. Het moet duidelijk zijn dat het een straat- of wijkfeest is en niet een jaarlijks (leden)feest van een vereniging. Hiervoor moet een aanvraag worden ingediend voor het feest plaatsvindt. Er zijn 3 aanvraagdeadlines. februari, juni of oktober. Feestloket Vrijetijdswinkel, Centrum Zuid HOUTHALEN-HELCHTEREN. Tel: 011/ Mail: feestloket@houthalen-helchteren.be 5

6 3.3 SABAM Om muziek te kunnen draaien op je evenement moet je toelating vragen aan SABAM. Aan deze instantie moet je auteursrechten betalen. Het te betalen bedrag hangt af van: Inkomprijzen Grootte van de zaal Consumptieprijzen. Het is moeilijk om een gemiddelde prijs te plakken op te betalen SABAM. Je kan het beste even telefoneren naar onderstaand telefoonnummer. Je kan ook je SABAM berekenen op Als je SABAM niet contacteert riskeer je: Vaststellingskosten te betalen indien er een proces-verbaal werd opgesteld 30% bijbetalen Eventuele gerechtskosten betalen. SABAM kan ten alle tijden controles uitoefenen in samenwerking met politie. Sabam-inningskantoor Limburg Thonissenlaan HASSELT Tel: 011/ Mail: 3.4 Billijke vergoeding. Vroeger betaalde men alleen auteursrechten bij SABAM. De uitvoerende artiesten en producenten werden niet vergoed. Om dit recht te zetten werd de wet van 30 juni 1994 betreffende auteursrecht en naburige rechten aangepast via billijke vergoeding. De billijke vergoeding moet betaald worden als opgenomen muziek wordt afgespeeld. Bij fuiven betaal je de hoogste tarieven. Het kan echter zijn dat de uitbater van de zaal reeds jaarlijks een forfait heeft betaald. De uitbater zal dan naar alle waarschijnlijkheid een deel van de billijke vergoeding doorrekenen in de huurprijs. De uitbater moet wel ten alle tijden het bewijs van betaling kunnen voorleggen bij een eventuele controle! Op kan je via een simulator berekenen hoeveel je moet betalen. Je kan ook meteen een online aangifte doen. Goed nieuws! De Vlaamse overheid wil de kleinschalig evenementen van lokale verenigingen in het Nederlandse taalgebied bevorderen. Ze nemen de kosten van bepaalde evenementen op zich! Waar moet je aan voldoen om in aanmerking te komen? De organisator moet een lokale groepering of vereniging zijn en deze groep moet vooral uit vrijwilligers bestaan. De inkomprijs mag maximaal 6 euro zijn. De totale billijke vergoeding die moet betaald worden met niet hoger liggen dan 100 euro inclusief BTW. De locatie van het evenement moet in het Nederlandse taalgebied liggen Conventionele ruimtes zijn uitgesloten van deze regeling. Je dient de aanvraag minstens 5 dagen vooraf in te dienen bij volgende instantie: Out Sourcing Partner N.V. Postbus GENT 070/

7 3.6 Nachtvergunning In onze gemeente mogen evenementen duren tot 02u s nachts. Voor elke uitzondering moet je een aanvraag indienen bij het college van burgemeester en schepenen. Hierin kan je vermelden waarom je wilt dat je evenement langer duurt en welke maatregelen je zal treffen om ervoor te zorgen dat de buren geen overlast hebben. De brief stuur je naar: College van burgemeester en schepenen Gemeentebestuur Houthalen-Helchteren Grote Baan 112 7

8 4. Promoplan. Om ervoor te zorgen dat je evenement/fuif een knalfeest wordt moet je een promoplan opstellen. Je kan op verschillende manieren je fuif bekent maken binnen onze gemeente. 4.1 Affiches. Het ophangen en bedelen van affiches wordt het meeste gebruikt. Maak een plan op en zorg ervoor dat je in alle gehuchten van je gemeente affiches hebt hangen. Gaat het over een groter evenement of fuif, vergeet dan niet de naburige gemeenten! Wat moet er zeker op een affiche staan? Concept van het evenement. Plaats. Datum + uur. Welke band/dj. Treedt er op. Wie organiseert het? Belangrijk is ook de verantwoordelijke uitgever! Als er dan iets fout loopt, zoals foutief plakken, wordt deze persoon gecontacteerd. Vermeld dus zeker naam, adres en telefoonnummer! 4.2 Flyers. Als je jongeren wilt bereiken zijn flyers het middel om te gebruiken! Ga op plaatsen strooien waar veel jongeren komen. Wil je flyeren aan scholen of verenigingen, vraag dan eerst de toestemming aan de verantwoordelijke van de school. Vermeld zeker op je flyer: Niet op de openbare weg gooien. Ook hier moet de verantwoordelijke uitgever op vermeld worden. 4.3 Website. Organiseer je een activiteit voor jongeren dan kan je je affiche op de website van de jeugdraad laten plaatsen! Stuur een mail naar feestloket@houthalen-helchteren.be met je affiche in een JPEG bestand. Je kan je affiche dan terug vinden op Is je activiteit gericht op een breder publiek kan je ook altijd een artikel laten plaatsen op de gemeentelijke website. Surf even naar en klik door naar het digitaal loket, communicatie. Als je hier je activiteit doorgeeft komt het automatisch op de website, in de in&om en in de elektronische nieuwsbrief. Let op! De in&om werkt met strikte deadlines. Om er zeker van te zijn dat jouw activiteit gepubliceerd wordt, zorg dat je activiteit minstens 1 maand op voorhand ingegeven wordt! 8

9 5. Veilig feesten. 5.1 Security. Sinds 10 april 1990 is de gewijzigde wet op de bewakings-, beveiligheids- en de interne bewakingsdiensten in werking getreden. Wat houdt dit in? Eerst en vooral kan de inzet van bewaking nooit verplicht worden. De meeste verenigingen opteren toch om bewaking te voorzien hetzij door een erkende firma hetzij door leden van de eigen vereniging. Indien je opteert voor een bewakingsfirma dien je zeker na te gaan of deze in het bezit is van een erkenning door de Federale Overheidsdienst. Je hebt het recht deze vergunning te vragen, de bewakingsfirma is verplicht deze te laten zien. Er dient hier wel bij vermeld te worden dat deze firma s duur zijn! Wie mag security doen? Bij een erkende firma zijn er uiteraard geen problemen maar indien je in je eigen security voorziet dien je toch een aantal voorwaarden in acht te nemen : Lid zijn van de organisatie die de fuif inricht. Meerderjarig zijn, dit wil zeggen ten volle 18 jaar zijn voor de bewaking. Men dient ten volle 21 jaar te zijn indien men de leiding van een security heeft. Geen veroordelingen hebben opgelopen. Lid zijn van de Europese Unie en er hun verblijfplaats hebben. Beroepen zoals privé-detective, wapenhandelaar, niet uitoefenen. Sinds 5 jaar geen lid zijn geweest van de politiediensten. Bodybuilders, hondenclubs, karate-, fitness- of andere sportclubs mogen niet in security voorzien tenzij ze over een erkenning beschikken. Bij controles kunnen hier zéér hoge boetes gegeven worden. Fooien of bezoldigingen mogen niet geaccepteerd worden door de bewakers! Iedere onderneming of interne bewakingsdienst die bewakingsactiviteiten wenst te organiseren, dient voorafgaand een vergunning te bekomen van de minister van Binnenlandse Zaken. De vergunning wordt verleend voor een termijn van vijf jaar, waarna ze voor gelijke termijnen kan worden vernieuwd. De aanvrager moet voldoen aan een aantal vergunningsvoorwaarden. Alle bewakingsfirma s die een vergunning hebben zijn terug te vinden op Alcohol. Bij feesten hoort nu eenmaal alcohol. Als organisator dien je echter wel een aantal wettelijke voorschriften te volgen : Alcohol schenken is verboden aan jongeren onder de 16 jaar. Sterke dranken mogen niet geschonken worden aan jongeren onder de 18 jaar. Hier worden ook cocktails, breezers en vruchtenjenevers onder verstaan. Aan dronken personen mag geen alcohol meer geschonken worden. Je mag niemand aanzetten tot dronkenschap. Openbaar dronkenschap is bij wet verboden. Ook de plaats waar je fuift, heeft een openbaar karakter. In dat opzicht is iedereen die dronken op de fuif aanwezig is strafbaar! 9

10 5.2.1 Veilig thuis met de fuifbus. Weekendongevallen komen spijtig genoeg nog te vaak voor! Bij de provincie Limburg kan je voor grotere fuiven vanaf 600 personen een fuifbus aanvragen. Het is volledig gratis maar er wordt wel een borgsom van 100 euro per fuifbus gevraagd. Hoe aanvragen? De aanvraag moet worden ingediend door de het feestloket. Ga daarom even langs en vul samen het formulier in. Bespreek op voorhand al waar de bussen juist moeten stoppen. Je kan moet gebruik maken van bestaande stopplaatsen van De Lijn. Als de aanvraag bij de provincie binnenkomt, wordt deze doorgezonden naar De Lijn Limburg. Deze formuleert zo snel mogelijk een dienstregeling op basis van de aanvraag. belangrijk! De aanvraag moet ten laatste 7 weken vóór de fuifdatum worden ingediend bij de provincie! Aanvragen die later binnenkomen worden NIET meer aanvaard. Feestloket. Vrijetijdswinkel, Centrum Zuid HOUTHALEN-HELCHTEREN. Tel: 011/ Mail: feestloket@houthalen-helchteren.be 5.3 Minderjarigen. Personen beneden de 16 jaar mogen niet toegelaten worden op fuiven tenzij onder begeleiding. Er wordt wel een uitzondering gemaakt indien de fuif niet uit handelsgeest wordt opgezet. Fuiven ingericht door een VZW of jeugdvereniging die NIET plaatsvinden in een locatie waar er een handelskarakter is, zoals in een commerciële zaal. 5.4 Drugs. Drugs zijn uiteraard verboden op een fuif. Als er bij een controle door de lokale politie drugs wordt gevonden kan je dat als organisator flink in de problemen brengen. Voor de wet zijn immers zowel hard- als softdrugs nog steeds verboden. Wie dus gebruikt of drugs op zak heeft is strafbaar. Als organisator ben je verplicht druggebruik door te geven aan de politie. Indien je dit niet doet laat je dit voor de wet oogluikend toe en stel je zogezegd een lokaal ter beschikking voor druggebruik. Voor de politie is dit voldoende om je fuif of evenement stil te leggen. Om deze problemen te vermijden kan je een huisreglement maken waarin duidelijk staat dat drugs, in welke vorm ook, niet getolereerd wordt. Ook het CAD (Centrum voor alcohol en andere drugproblemen, ) kan je de nodige tips geven om drugs zo veel mogelijk te weren tijdens je fuif/evenement. Probeer als organisator steeds op druggebruik te letten. Let wel op dat je niemand fouilleert, dit mag enkel door de politie gebeuren. 10

11 5.5 roken. Het rookverbod in openbare plaatsen is vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 13 december 2005, aangepast in juli Er geldt een rookverbod in openbare lokalen. o Gesloten plaatsen die voor het plubliek toegankelijk zijn. Een gesloten plaats is een plaats die door wanden afgesloten is van de omgeving en voorzien van een plafond. Toegankelijk voor het plubliek is een plaats waarvan de toegang niet beperkt is tot de gezinssfeer. o Fuiven in tenten. 3 of 4 gesloten zijwanden en een dakzeil = rookverbod. 0 tot 2 gesloten zijwanden en een dakzeil = open lucht dus geen rookverbod. Welke voorzorgen moet je nemen als organisator? Voldoende pictogrammen ophangen. Minimum 1 aan de ingang en 1 per muur. Ze moeten minimaal een diameter hebben van 9 cm! o Afbeeldingen van rookverbod kan je makkelijk terug vinden op het wereldwijde web! Wegnemen van asbakken. 5.6 Verzekeringen Het is belangrijk dat je met alle verzekering in orde bent! Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Om je in te dekken tegen de verschillende risico s die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten Burgerlijke aansprakelijkheid. Voor ieder evenement of fuif is het verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Je kan als organisator namelijk aansprakelijk gesteld worden voor de schade die voorvloeit uit jouw organisatie. Zonder deze verzekering kan het zelfs zijn dat de schade volledig op jouw vereniging of op jezelf verhaald kan worden. In de meeste gevallen wordt deze schade niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene. Je hebt 2 verschillende mogelijkheden: Je sluit een dagverzekering af, bovenop de bestaande verenigingspolis, dit is het meest raadzame als je slechts af en toe iets organiseert. Als je regelmatig evenementen op poten zet, sluit je best een BA exploitatie of uitbating af op jaarbasis. Een verzekering BA is echter geen ontlasting van mogelijke schuld. Je moet er dus steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet en dat het risico dat er iets fout loopt, zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. Indien een kopie van de polis niet beschikbaar is laat de verhuurder dan een document ondertekenen waarin hij verklaart dat er een brandverzekering is afgesloten. Je kan zo n document terug vinden in de bijlage van deze gids! 11

12 5.6.2 Brandverzekering. Alles wat je ter beschikking hebt, wordt niet gedekt door een verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid. Ga na of de verhuurder een brandverzekering heeft en vraag een kopie van de polis. Vraag na of erin vermeld staat afstand van verhaal. Dit wil zeggen dat de verzekeringsmaatschappij van de verhuurder de sommen die na een schade uitbetaald worden, niet kan terugvorderen van de huurder. Indien een kopie van de polis niet beschikbaar is laat de verhuurder dan een document ondertekenen waarin hij verklaard dat er een verzekering B.A. is afgesloten. Je kan zo n document terug vinden in de bijlage van deze gids! 5.7 EHBO. Een ongeval is snel gebeurd! Op die momenten is het belangrijk dat je de eerste zorgen kan toepassen. Je kan kiezen tussen 2 verschillende mogelijkheden: Ervoor zorgen dat een aantal vrijwilligers een cursus EHBO volgen en zelf voor het nodige materiaal zorgen. Het inhuren van een ploeg van het RodeKruis. o 12

13 6. Feesten met iedereen! Het organiseren van een evenement of fuif brengt ook wat geluid en beweging met zicht mee! Om er zeker van te zijn dat je voldoende rekening houdt met de buren zetten we alles op een rijtje! 6.1 Geluidshinder Geluidsoverlast. De openbare en private inrichtingen waar muziek geproduceerd wordt, moeten zo ingericht zijn dat: In de inrichting: in de instelling mag het geluidsniveau niet hoger liggen dan 90 db(a). Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. Tot 2 uur mag tot 90dB(A) geproduceerd worden waarna nog enkel zeer zachte sfeermuziek mag spelen. Na 4 uur moet de fuif afgelopen zijn. Ten gunste van de buurt bij openluchtmanifestaties of manifestaties in tenten: de openbare en private inrichtingen waar muziek wordt geproduceerd, moeten zo worden ingericht zijn dat het geluidsniveau gemeten in de buurt: o Niet hoger is dan 5dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau indien dit lager is van 30dB(A) o Niet hoger dan 35dB(A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen 30dB(A) en 35dB(A) o Niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35dB(A) Dit geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw (van de klager) met gesloten ramen of deuren. Het aantal bepaalde db(a) mag geproduceerd worden tot 2 uur waarna nog enkel zeer zachte sfeermuziek mag spelen. Na 4 uur moet de fuif afgelopen zijn. Een afwijking van de geluidsnormen kan bekomen worden op voorwaarde dat: De muziekactiviteit vooraf gemeld is aan het college van burgemeester en schepenen van de gemeente waarin de activiteit plaats vindt. Het aanvraagformulier tot het bekomen van de afwijking ingevuld wordt. Dit gebeurt samen met de invulling van het meldingsformulier. Beide formulieren worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college akte en goedkeuring heeft genomen van de melding Verstoring van de nachtrust Bij verstoring van de nachtrust kunnen omwonenden beroep doen op art. 561 van het strafwetboek. Wie verstoort de nachtrust? zij die zich schuldig maken aan nachtgerucht of nachtrumoer waardoor de rust van de inwoners kan worden gestoord. De politie hoeft niet op een klacht te wachten maar kan zelf optreden. Als organisator kan je bijvoorbeeld aan de uitgang een affiche hangen die de bezoekers erop attent maakt dat zij die zich schuldig maken aan verstoring nachtrust kunnen geverbaliseerd worden. 6.2 Parkeren & buurtbewoners Parkeren. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan auto s en fietsen. Bij grote evenementen kan het parkeren een overlast veroorzaken! Autoparking: Bekijk vooraf of er voldoende parkeergelegenheid is. Vraag na bij nabijgelegen bedrijven of het mogelijk is om van hun parking gebruik te maken. 13

14 6.2.2 Verwittigen van de buren. Buren die niet ingelicht zijn over een evenement of fuif kunnen voor onaangename verrassingen komen te staan. Zorg ervoor dat omwonende binnen een straal van 1 kilometer zeker op de hoogte gesteld worden! Voorbeeldbrief. Beste buurtbewoners, [ vereniging ] organiseert dit jaar [ naam van de fuif ]. De fuif vindt plaats op [ datum ] in [ plaats ]. Van [ uur ] tot [uur]. We doen ons uiterste best om ervoor te zorgen dat jullie hier geen hinder van hebben, maar mocht dit toch het geval zijn, dan kan je ons verwittigen op onderstaand nummer. [ GSM nummer + naam eindverantwoordelijke ] En natuurlijk is de beste oplossing om gewoon mee te komen feesten! Vriendelijke groeten, namens [ Naam vereniging ] 14

15 7. Bijna tijd om te feesten! 7.1 Taakverdeling onder de medewerkers. Maak een duidelijke taakverdeling voor alle medewerkers. Hang deze op een duidelijke plaats op! - Wie staat aan de toog/voortoog inkom vestiaire bonnetjes opbouw en afbraak zaal enz. - Vergoeding voor medewerkers? (gratis inkom bonnetjes eten?) - Brief je medewerkers nog een apart voor het evenement start, zorg ervoor dat iedereen de juiste informatie krijgt en dat de werklijst duidelijk is. 7.2 Belangrijke telefoonnummers. Zorg dat er een lijst ter beschikking is met alle noodnummers. Belangrijke nummers zijn: - Verantwoordelijken evenement. - Politie - Brandweer Opruim. Na het feesten is het natuurlijk tijd om op te ruimen. Zorg op voorhand dat je zeker voldoende helpers hebt! Maak ook voor de opruim een werklijst, zo gaat het goed vooruit en kunnen jullie samen de laatste ton nog leegmaken! 15