Hoe lang moet een factuur bewaard worden? Moet een factuur uitgereikt worden bij domiciliëring?

Transcriptie

1 Hoe lang moet een factuur bewaard worden? Wij raden U aan, al Uw facturen hoe dan ook gedurende 10 jaar te bewaren, alhoewel in de BTW-code wordt bepaald dat enkel de verplichte facturen zolang dienen te worden bewaard. (Bron: www. mineco.fgov.be) Moet een factuur uitgereikt worden bij domiciliëring? We stellen vast dat leveranciers waarvoor U een domiciliatie ter betaling gegeven hebt geen factuur uitreiken. Dit is o.a. veel voorkomend bij de leveranciers die elektriciteit verstrekken. U hebt er alle belang bij, maar ook alle recht toe, dat U een factuur eist!!! Zonder factuur is de BTW immers niet aftrekbaar. Doet Uw leverancier moeilijk, dreig er dan mee dat U de domiciliatie stopzet en dat U de BTW-controle op de hoogte zal brengen van het feit van de weigering van het uitreiken van een factuur. Het is immers niet normaal dat U de BTW een gans jaar dient voor te schieten. (Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF 301

2 85 790) Nieuwe facturatieregels vanaf 2013 Vanaf 1 januari 2013 zijn er een aantal nieuwe facturatieregels van kracht. Het betreft voornamelijk volgende wijzigingen: de verplichte vermeldingen op de factuur, de aftrekbaarheid/opeisbaarheid van de BTW, de uitreikingdatum van de facturen. Vooral de wijziging van de aftrekbaarheid/opeisbaarheid van de BTW is een zeer belangrijke aanpassing en vergt ieders aandacht. Verplichte vermeldingen op de factuur De datum van het belastbaar feit (levering van de goederen, datum prestatie) of de datum van de ontvangst van de gelden (bij voorschotten) zal op de factuur vermeld moeten worden. Er zal niet langer een verwijzing naar een wetsartikel vermeld moeten worden indien de btw wordt verlegd. De vermelding BTW verlegd of gelijkaardig in één der 23 officiële EU-talen is voldoende. Bij vrijgestelde leveringen is het voldoende te vermelden dat u de handeling vrijstelt en kort de reden omschrijft. Bijvoorbeeld: vrijgestelde handeling uitvoer van goederen. Als de klant zelf zijn factuur opstelt (bv bij online aankopen) moet op de factuur de vermelding Factuur uitgereikt door afnemer, Selfbilling of een

3 gelijkaardige omschrijving in een andere taal komen. Opeisbaarheid en aftrekbaarheid BTW (ZEER BELANGRIJKE WIJZIGING) Tot vóór 2013 werd de BTW opeisbaar door het uitreiken van een factuur, bij het verstrijken van een periode waarin leveringen of diensten werden verricht of bij de levering van goederen. De BTW-aangifte was dus gelinkt aan de boekhoudkundige verwerking van de facturen. Vanaf 1 januari 2013 is het uitreiken van een factuur niet langer een oorzaak van opeisbaarheid. De BTW wordt wel opeisbaar van zodra een betaling ontvangen is of de levering/einde van de dienstverrichting is verricht. In de praktijk heeft dit ook een grote impact op de zogenoemde voorschotfacturen. Indien u een voorschotfactuur opmaakt zal de BTW niet langer verschuldigd zijn louter en alleen door het opmaken van de factuur. De BTW wordt slechts opeisbaar op het ogenblik dat de leverancier de betaling van de factuur ontvangt. De klant zelf zal de BTW kunnen aftrekken vanaf datzelfde moment. Een voorbeeld: U maakt op 5/4/2013 een voorschotfactuur op, de klant betaalt op 31/5/2013, u ontvangt het geld op 2/6/2013. De BTW zal niet langer betaald moeten worden via de BTWaangifte van april, maar slechts via de BTW-aangifte van juni. Ook voor de klant is de BTW slechts aftrekbaar in de BTWaangifte van juni. Toch zal de voorschotfactuur die op 5/4/2013 opgemaakt is, niet correct zijn. Zie volgende alinea Voorschotfacturen nog mogelijk?

4 Eén der verplichte vermeldingen om een geldige factuur op te maken en bijgevolg de BTW aftrekbaar te maken is het vermelden van het belastbaar feit. Zoals hierboven besproken is het belastbaar feit de datum van betaling of, indien reeds geleverd, de prestatie of de levering. Bij voorschotfacturen brengt dit met zich mee dat er een betaling ontvangen moet worden voorafgaandelijk aan het opstellen van de factuur. Indien u wenst dat uw klant een voorschot betaalt, zal in de praktijk een verzoek tot betaling of een proforma factuur opgesteld moeten worden en na ontvangst van de betaling de effectieve voorschotfactuur (met vermelding van de datum van de ontvangst van de gelden). Uitreikingdatum van de factuur Vóór 1 januari 2013 moest de factuur opgemaakt worden uiterlijk de 5de werkdag van de maand volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar was. Vanaf 1 januari 2013 dient de factuur opgemaakt te worden uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar wordt. Tot op heden moet de BTW-aangifte ingediend worden ten laatste de 20ste van de maand. Rekening houdend met bovenstaande alinea betekent dit dat u in theorie maximum 5 dagen (3 dagen in het geval een weekend deze periode doorkuist) de tijd heeft om uw BTW-aangifte op te maken. Vanuit onze positie als boekhouder zouden wij u vriendelijk willen verzoeken niet te wachten tot de 15de, maar uw verkoopfacturen zo snel mogelijk op te stellen. In de BTWperiodes loopt de werkdruk en de hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden hoog op binnen de boekhoudkantoren.

5 IN DE PRAKTIJK Ondertussen is gebleken dat de nieuwe regeling inzake aftrekbaarheid van BTW belangrijke praktische gevolgen heeft in hoofde van klanten en leveranciers. Er zijn niet alleen de theoretische vragen over de toepassing van de nieuwe regels, bedrijven worden ook verplicht om vanaf 1 januari 2013 hun boekhoudsystemen aan te passen, zodat die voortaan rekening zullen houden met: de factuurdatum de betaaldatum de datum van de levering de datum van opeisbaarheid van de btw De BTW-aangifte wordt losgekoppeld van de boekhoudkundige verwerking van de facturen!!!!! Gelet op het feit dat er twee weken vóór de inwerkingtreding nog steeds geen definitieve wet was, noch enige administratieve toelichting, was dergelijke aanpassing van de boekhoudsystemen praktisch niet meer haalbaar voor ondernemingen en is het vrijwel onmogelijk om de nieuwe regels te respecteren vanaf 1 januari Naar aanleiding van de praktische bezwaren die werden geuit, heeft de administratie nu beslist om de nieuwe regels inzake de opeisbaarheid van de BTW uit te stellen: In 2013 wordt een overgangsperiode van 12 maanden voorzien waarin zowel de leveranciers/dienstverrichters (voor wat betreft het uitreiken van facturen) als hun klanten (voor wat betreft het uitoefenen van het recht op aftrek) nog steeds de huidige regels mogen toepassen. Vanaf 1 januari 2014 zou de nieuwe regeling dan effectief moeten worden toegepast, zeker door klanten

6 met het oog op de uitoefening van hun recht op aftrek. Voor de leveranciers/dienstverrichters zou er vanaf 1 januari 2014 nog wel in een overgangsperiode worden voorzien voor wat betreft het uitreiken van facturen. De definitieve invulling van de toepasselijke regels tijdens deze overgangsperiode, zullen in de loop van 2013 door de administratie worden gecommuniceerd. ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING?????. wie sprak deze woorden ooit uit???? (Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF ) Mandaat vennootschap onbezoldigd sociale kas verplicht? Een veel voorkomende vraag: Mijn mandaat in de vennootschap wordt onbezoldigd. Moet ik dan nog sociale bijdragen betalen? Op de website van Acerta vinden we echter een duidelijk antwoord. De mandataris van een vennootschap (zaakvoerder, bestuurder, ) die onbezoldigd is in rechte en in feite en daarnaast geen andere zelfstandige activiteit uitoefent (bijvoorbeeld als werkend vennoot) is niet verzekeringsplichtig. Alleen als voldoende bewezen is dat u een onbezoldigd mandataris bent, bent u vrijgesteld van aansluiting. Om als

7 onbezoldigd mandataris beschouwd te worden, moet u tegelijkertijd aan de drie onderstaande voorwaarden voldoen: U mag naast het onbezoldigd mandaat geen enkele andere activiteit uitoefenen in de vennootschap (geen boekhoudkundige, commerciële, administratieve of andere taken). Doet u dat wel, dan bent u werkende vennoot of hebt u een uitvoerende functie op zelfstandige basis. Uw mandaat moet als onbezoldigd beschreven zijn in de statuten van uw vennootschap, of de raad van bestuur of algemene vergadering heeft uitdrukkelijk beslist tot de kosteloosheid (bewijs in rechte). U geniet in de praktijk geen enkel voordeel (ook geen voordelen in natura en ook geen belastingvoordeel) vanwege uw functie als mandataris (bewijs in feite). Als u voldoet aan bovenstaande voorwaarden bent u niet langer verzekeringsplichtig en mag uw aansluiting bij het Sociaal Verzekeringsfonds worden stopgezet. Opgelet! Bovenstaande regeling geldt enkel voor mandatarissen die hun vennootschap vanuit België besturen. Mandatarissen die een vennootschap vanuit het buitenland besturen, zijn altijd verzekeringsplichtig of het mandaat nu bezoldigd is of niet. Wanneer u als mandataris de pensioenleeftijd heeft bereikt of een vervroegd pensioen geniet, bent u niet verzekeringsplichtig als u naast het onbezoldigd mandaat geen andere activiteit uitoefent. Als bewijs volstaat de kosteloosheid in feite. (Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF )

8 Verzekeringsplanning Voor een drukbezette bedrijfsleider is het beheer van zijn verzekeringsportefeuille niet altijd prioriteit nummer 1. Veelal zal de aandacht gaan naar de verschillende verzekeringen binnen het bedrijf om te zorgen dat de risicoverzekeringen in orde zijn. Nochtans is het zeer nuttig om ook de nodige aandacht te besteden aan verzekeringsplanning voor uw privé-vermogen. Een verzekeringsplanning op maat, opgesteld door U en uw verzekeringsmakelaar, levert veel meer op dan lukraak enkele polissen af te sluiten. Hoe wordt het verzekeringsplan het best opgesteld? Specifieke gebeurtenissen in ons leven, zoals de start van een eigen zaak of een aankoop van een gezinswoning, zijn ideaal om samen met uw verzekeringsmakelaar een stand van zaken op te maken. Dit kan het best gebeuren volgens volgend stramien: Inventaris opmaken van de middelen. Bepalen van de doelstellingen. Afstemmen van de middelen op de te bereiken doelstelling. Actieplan opstellen. Wat verstaat men onder inventaris opmaken van de middelen? In uw actieve leven is het belangrijk om een vermogensbescherming te voorzien, vertrekkende vanuit de wettelijke voorzieningen in uw sociaal statuut en verder aangevuld via een verzekering gewaarborgd inkomen. Op een zekere leeftijd zal u wellicht ook met pensioenplanning willen

9 starten en vermogensopbouw willen inplannen. Daarom is het van belang om goed op de hoogte te zijn van de verschillende mogelijkheden om aan pensioenopbouw te doen. U dient ook in kaart te brengen welke verzekeringen u al hebt onderschreven, welke uitkeringen via groepsverzekering, via privé-verzekeringen of schuldsaldo verzekeringen reeds voorzien zijn. Ook dient te worden nagegaan welke fiscale ruimte u heeft om aan pensioenopbouw te doen. Wat verstaat men onder bepalen van de doelstellingen? Bepaling van de geldstromen die voort moeten blijven lopen in geval van overlijden, ziekte, ongeval of pensioen van één van de partners Bepaling van de kapitaalbehoeften ingeval van ongeval of pensioen of overlijden van één van de partners. Wat verstaat men onder afstemmen van de middelen op de doelstellingen? Als alles geïnventariseerd is en ook duidelijk is welke behoeften vervuld moeten worden, kan bekeken worden of u over of onderverzekerd bent. Dit is het afstemmen van de middelen op de doelstellingen. Wat verstaat men onder actieplan opstellen? Het opstellen van uw persoonlijk verzekeringsplan samen met uw verzekeringsmakelaar, dat ervoor zal zorgen dat u in elke fase van uw leven uw beschikbare middelen maximaal optimaliseert. Met dit plan zal u kunnen genieten van alle voordelen verbonden aan verzekering. Op deze wijze kan uw verzekeringsmakelaar u op een efficiënte

10 wijze helpen bij uw vermogenplanning en ervoor zorgen, dat u steeds de juiste premies voor de juiste dekking betaalt. (Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF ) Hoe kan men het huwelijkscontract wijzigen tijdens het huwelijk? Al naargelang van de aard van de wijziging, gaat de wijzigingsprocedure gepaard met één, twee, drie of vier notariële akten. De kleine wijziging: De echtgenoten wensen gehuwd te blijven onder hetzelfde huwelijksstelsel en wensen hieraan een verblijfsbeding toe te voegen, zodat de langstlevende de volle eigendom van het huwelijksvermogen toekomt, zelfs bij aanwezigheid van kinderen. De echtgenoten kunnen zelfs een schikking treffen waarbij een keuze gelaten wordt aan de langstlevende, om bijvoorbeeld binnen de drie maand na het overlijden van de eerst stervende echtgenoot te kiezen wat hij/zij in volle eigendom wil nemen uit de huwgemeenschap. Er is één notariële akte vereist en rechterlijke goedkeuring (homologatie) is overbodig: de notaris zorgt voor de mededeling van een uittreksel aan de ambtenaar van de burgelijke stand van de gemeente waar het huwelijk is voltrokken.

11 De integrale grote wijziging: Indien de echtgenoten een totaal ander huwelijksstelsel wensen, bijvoorbeeld het stelsel van scheiding van goederen in plaats van het wettelijk stelsel, dan zijn vier notariële akten vereist: De notariële boedelbeschrijving. De notariële regelingsakte. De notariële wijzigingsakte. De notariële slotakte Vooraleer de notaris de slotakte kan verlijden, zal de rechter de wijziging van stelsel moeten goedkeuren (homologeren). De slotakte omvat noodzakelijkerwijs de vereffening van het bestaande stelsel en de definitieve overdracht van onroerende goederen. De wijziging enkel met overdracht van onroerende goederen uit eigen vermogen naar gemeenschap en viceversa: In dit geval volstaan twee notariële akten: De wijzigingsakte De slotakte. De rechtbank zal de wijzigingsakte moeten goedkeuren. Eventueel kan de rechter nog twee extra akten eisen: De boedelbeschrijving De regelingsakte De wijziging enkel met overdracht van roerende goederen uit eigen vermogen naar gemeenschap en vice-versa: Enkel de wijzigingsakte volstaat. Deze akte dient aan de

12 rechter te worden voorgelegd. De slotakte is niet vereist. Eventueel kan de rechter een boedelbeschrijving en een regelingsakte eisen. In dit geval zijn er drie notariële akten. (Bron: brochure Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat) Hoe een factuur protesteren? Vele van onze klanten denken nog steeds dat het terugsturen van een verkeerd opgestelde factuur, om welke reden dan ook, voldoende is. Niets is minder waar!!! De rechtspraak gaat ervan uit dat een niet geprotesteerde factuur steeds aanvaard is en dient betaald te worden. Zelfs indien u een factuur wordt toegestuurd die helemaal niet voor u bestemd is, kan u deze beter protesteren dan gewoon terug te sturen. Neem even aan dat de uitreiker van de factuur deze fout niet rechtzet dan bent u ook voor de controleur gezien. Werden hier goederen in het zwart geleverd? Enkel het feit dat u zal kunnen aantonen dat de bewuste factuur werd geprotesteerd zal uw pijn verzachten. Wij adviseren u dan ook zo snel mogelijk een aangetekend schrijven (onderaan vindt u een voorbeeld van een Word-document) te richten aan de bewuste leverancier waarin u de reden opgeeft waarom u niet akkoord gaat met de aanvaarding van de factuur. Zorg ervoor dat u nadien nog steeds andere elementen kan toevoegen. Protesteren van een factuur

13 (Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF ) Wat is het stelsel van de algehele gemeenschap? In dit stelsel is alles gemeenschappelijk. Wat de bevoordeling van de langstlevende echtgenoot betreft, kunnen alle goederen het voorwerp uitmaken van een bevoordelingsbeding, vermits alle goederen tot de gemeenschap behoren. In het wettelijk stelsel kan men geen bevoordeling uitwerken met betrekking tot de eigen goederen. (Bron: brochure Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat) Moeten gratis goederen of diensten op de factuur

14 vermeld worden? Ontvangt men gratis diensten of goederen dan moeten deze steeds gedetailleerd op de factuur vermeld worden. De controleur moet inderdaad de voorraad en de winstmarge kunnen controleren. (Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF ) Niet betalen RSZ, BV, BTW: aansprakelijkheid bestuurder De programmawet van 20/07/2006 voorziet in een uitbreiding van de bevoegdheden en de aansprakelijkheid van de bestuurders van een vennootschap. Niet betalen BTW of bedrijfsvoorheffing: Wanneer de BTW of de bedrijfsvoorheffing herhaaldelijk niet betaald wordt, is de bestuurder hoofdelijk aansprakelijk. Er is een regularisatieperiode voorzien van 1 maand na de aangetekende aanmaning. Niet betalen RSZ: Wanneer er binnen een termijn van 1 jaar twee maal geen kwartaalbijdragen werden betaald en wanneer geen uitleg gegeven werd over het waarom de RSZ niet betaald werd, kunnen de achterstallige sociale zekerheidsbijdragen

15 gevorderd worden van de bestuurders. Wanneer blijkt dat het faillissement van de vennootschap te wijten is aan een grove fout van de bestuurders, worden zij persoonlijk en hoofdelijk aanpsrakelijk gesteld tot het betalen van achterstallige sociale zekerheidsbijdragen. Er kan tevens een vordering ingesteld worden aan de bestuurders tot het voldoen van de bijdrageopslagen, verwijlintresten, wanneer blijkt dat zij een grove fout begingen. (Auteur: Georges Bauwens, erkend boekhouder-fiscalist BIBF )