Thema-inspectie. Zelfevaluatie baseline september 2011

Transcriptie

1 Thema-inspectie Zelfevaluatie baseline september 2011

2 Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting Aanleiding en doel Opzet en uitvoering van het onderzoek Bevindingen Verantwoordelijkheden Inrichting organisatie Informatiebeleid Informatieontwerp Informatiesysteem Creatie en gebruik van informatie Beheer van informatie Conclusies en aanbevelingen Bijlagen Bijlage 1 Uitslagen per dienst/deelgemeente Bijlage 2 Overzicht aanwezige instrumenten per dienst Bijlage 3 Vragenlijst Verslag thema-inspectie doc.nr

3 1. Managementsamenvatting In dit rapport wordt verslag gedaan van de thema-inspectie baseline informatiehuishouding die in 2010 en 2011 door de stafafdeling inspectie van het Gemeentearchief Rotterdam is uitgevoerd. De baseline informatiehuishouding is door de rijksoverheid ontwikkeld als instrument om de informatiehuishouding te verbeteren en is door het gemeentearchief aangepast aan de Rotterdamse situatie. Met deze thema-inspectie worden drie resultaten beoogd: 1) De diensten en deelgemeenten maken kennis met de baseline informatiehuishouding, waardoor zij in staat zijn de zelfevaluatie te gebruiken. Daarmee kunnen zij systematisch de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding van hun (gemeentelijke) instelling in kaart brengen en beoordelen en de noodzakelijke verbeterpunten oppakken. 2) Er wordt inzicht gekregen in de stand van zaken van de informatiehuishouding bij gemeentelijke organisaties. Omdat overal hetzelfde instrument wordt gebruikt, wordt een eenduidig overzicht verkregen. 3) Het gemeentearchief doet ervaring op met het werken met de zelfevaluatie baseline informatiehuishouding. Aan de hand hiervan kan bepaald worden of dit een bruikbaar instrument voor archiefinspectie is. Over resultaat 2 wordt in dit rapport verslag gedaan. Of resultaat 1 is behaald, valt buiten de rapportage. Op de langere termijn zal uit een nieuwe inspectieronde blijken of de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding verbeterd is. Resultaat 3 is alleen van belang voor de stafafdeling Inspectie van het gemeentearchief. Tijdens de thema-inspectie is aan alle diensten en deelgemeenten in Rotterdam een bezoek gebracht en is gezamenlijk de vragenlijst ingevuld. Na afloop is per mail terugkoppeling gegeven aan de gesprekspartner(s). De baseline is verdeeld over zeven hoofdnormen die elk een onderdeel van de informatiehuishouding behandelen. Per hoofdnorm worden aan diensten en deelgemeenten aanbevelingen gedaan. Worden deze niet opgevolgd, dan loopt de gemeente risico s. De grootste risico s die Rotterdam loopt bij een slecht of minder goed functionerend informatieen archiefmanagement zijn politiek-bestuurlijke en bedrijfsvoeringsrisico s. Op politiek-bestuurlijk gebied als de gemeente geen verantwoording meer kan afleggen omdat informatie niet kan worden teruggevonden of omdat de context niet duidelijk is (door niet of slecht registreren). Op het gebied van de bedrijfsvoering omdat er langere zoektijden ontstaan en informatie dubbel en onnodig lang beheerd wordt, zowel digitaal als analoog, met alle extra kosten voor opslag van dien. Verslag thema-inspectie doc.nr

4 De hoofdnormen en de aanbevelingen: Verantwoordelijkheden: leg de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer vast en maak afspraken aan de hand van de Leidraad informatie- en archiefbeheerafspraken. Inrichting organisatie: zorg voor instructie van medewerkers in het veranderingstraject, gelet op de organisatieveranderingen zoals de clustervorming en de veranderende werkwijzen (van analoog naar digitaal), neem informatie op in de cyclus van planning en control en maak een informatiebeveiligingsplan. Informatiebeleid: zorg voor een (actueel) informatiebeleidsplan, een beheersplan, vastgestelde metadata en een selectielijst. Informatieontwerp: beschrijf de processen en de daarbij horende informatie en zorg voor een mogelijkheid tot uitwisseling van informatie zonder dubbele invoer. Informatiesysteem: standaardiseer de inrichting van de systemen en hanteer de kaders en richtlijnen van de CIO en CRM. Creatie en gebruik van informatie: werk samen met het E-depot Concern op het gebied van duurzame opslag en metadata. Beheer van informatie: richt de systemen op de juiste manier in, werk samen op het gebied van aanvragen voor vervanging van archiefbescheiden, bewerk de achterstanden bij vernietiging en richt de organisatie in voor één manier van werken. Gemeentebreed moet een vervroegde overbrenging van het digitaal archief naar het E-depot Concern onderzocht worden. Verslag thema-inspectie doc.nr

5 2. Aanleiding en doel In het verslag van de gemeentearchivaris over het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente Rotterdam in de periode zijn vijf conclusies genoemd ten aanzien van het archief- en informatiemanagement binnen de gemeente: Gebrek aan managementaandacht 1. De diensten en deelgemeenten hebben onvoldoende aandacht voor integratie van het archiveringsproces in het primair proces. Integraal informatiebeleid, waarin de organisatorische, informatiekundige en ICT invalshoeken samenkomen, is nog ver te zoeken. Dat tast de kwaliteit en de efficiency van het informatie- en archiefbeheer aan. Beheerinstrumenten voor informatievoorziening worden, hoewel wettelijk verplicht en hoognodig in een digitale informatiehuishouding, nog niet overal ingezet. 2. Buiten de publieksgeoriënteerde processen wordt er nog te weinig werk gemaakt van het samenhangend organiseren van dienstoverstijgende werkprocessen en van het delen van informatie over dienst- en deelgemeentegrenzen heen. Het voornemen van het college om gebiedsgericht te gaan werken wordt hierdoor bemoeilijkt. Gebrek aan nieuwe professionals 3. Er is te weinig competent personeel op het gebied van informatie- en archiefbeheer. De digitalisering stelt andere eisen aan deze categorie medewerkers, maar voor zover dat besef er is, wordt er nog niet genoeg naar gehandeld. Dreiging van dementerende overheid 4. De duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is onvoldoende geborgd. Geheugenverlies van de gemeentelijke overheidsorganisaties is een reële dreiging. Versnipperde controle 5. De kwaliteitszorg op het gebied van informatiemanagement en beheer is versnipperd en daardoor niet sluitend en ondoelmatig. Interne kwaliteitszorgsystemen ontbreken en er wordt niet voldaan aan de eisen van good governance. Als de informatievoorziening niet op orde is, kunnen zich risico s op verschillende terreinen voordoen: Politiek-bestuurlijke risico s. Als overheidsinformatie niet voldoet om verantwoording af te leggen over beleids- en uitvoeringsprocessen, dan kan er een politieke en/of bestuurlijke crisis ontstaan: het vertrouwen in de democratie wordt aangetast. Maatschappelijke risico s. Als het informatiebeheer niet op orde is, kan de overheid niet aan de eisen en verwachtingen vanuit de samenleving voldoen. Verslag thema-inspectie doc.nr

6 Bedrijfsvoeringsrisico s: Slecht informatiebeheer kan de bedrijfsvoering verstoren. Gevolg: materiële, financiële schade, tekortschietende doelmatigheid van het overheidsapparaat en onvoldoende kwaliteit in dienstverlening aan de burger. Om deze risico s te beperken heeft de gemeentearchivaris onder meer aanbevelingen gedaan om de diensten en deelgemeenten te laten zorgen dat het concern informatiebeleid op dusdanige wijze geïntegreerd wordt in het informatie- en archiefbeheer, dat voldaan wordt aan de eisen van good governance. Een integraal intern kwaliteitssysteem draagt daaraan bij. Hiertoe zal het Besluit Informatiebeheer geactualiseerd moeten worden en als baseline voor de informatiehuishouding door het bestuur van Rotterdam verplicht worden gesteld voor het concern. Het gemeentearchief stelt een zelfevaluatie-instrument van de baseline beschikbaar. Op rijksniveau is in 2008 een baseline informatiehuishouding ontwikkeld, een instrument om de informatiehuishouding te verbeteren. Hij komt voort uit bestaande wetgeving, kaders en normen en geeft een opsomming van maatregelen die een organisatie genomen moet hebben om ervoor te zorgen dat de informatiehuishouding op orde is. De baseline bestaat uit zeven hoofdnormen op het gebied van verantwoordelijkheden, inrichting organisatie, informatiebeleid, informatieontwerp, informatiesysteem, creatie en gebruik van informatie en beheer van informatie. De baseline informatiehuishouding gaat uit van risico s. Aan de hand hiervan kan het management de stand van zaken van de informatiehuishouding in kaart brengen en bepalen welke maatregelen genomen moeten worden. In de loop van 2009 is door het Gemeentearchief Rotterdam het instrument zelfevaluatie informatiehuishouding van de rijksoverheid aangepast voor de gemeentelijke, Rotterdamse situatie en op de website van het gemeentearchief geplaatst. Hij bestaat uit 125 vragen, verdeeld over de zeven hoofdnormen. Helaas bleek dat er door de diensten en deelgemeenten weinig gebruik werd gemaakt van dit instrument. Daarom is besloten een inspectieronde te houden met de baseline informatiehuishouding als thema en de zelfevaluatie als instrument. Met deze thema-inspectie worden drie resultaten beoogd: 1) De diensten en deelgemeenten maken kennis met de baseline informatiehuishouding, waardoor zij in staat zijn de zelfevaluatie te gebruiken. Daarmee kunnen zij systematisch de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding van hun (gemeentelijke) instelling in kaart brengen en beoordelen en de noodzakelijke verbeterpunten oppakken. 2) Er wordt inzicht gekregen in de stand van zaken van de informatiehuishouding bij gemeentelijke organisaties. Omdat overal hetzelfde instrument wordt gebruikt, wordt een eenduidig overzicht verkregen. Verslag thema-inspectie doc.nr

7 3) Het gemeentearchief doet ervaring op met het werken met de zelfevaluatie baseline informatiehuishouding. Aan de hand hiervan kan bepaald worden of dit een bruikbaar instrument voor archiefinspectie is. Over resultaat 2 wordt in dit rapport verslag gedaan. Of resultaat 1 is behaald, valt buiten de rapportage. Op de langere termijn zal uit een nieuwe inspectieronde blijken of de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding verbeterd is. Resultaat 3 is alleen van belang voor de stafafdeling Inspectie van het gemeentearchief. 3. Opzet en uitvoering van het onderzoek In februari 2010 is een brief verstuurd aan alle directeuren en deelgemeentesecretarissen waarin de inspectie werd aangekondigd. In de periode maart maart 2011 zijn vervolgens de gesprekken gevoerd bij 33 gemeentelijke instellingen. Bij de gesprekken waren verschillende medewerkers van de diensten betrokken, in verschillende samenstellingen. De gesprekspartners varieerden van een informatiemanager, een ICT-deskundige, een kwaliteitsmedewerker, een medewerker DIV tot een afdelingshoofd. Overigens is geen inspectie gehouden bij de deelgemeente Rozenburg en de Rekenkamer Rotterdam. Rozenburg is pas op 1 januari 2011 toegetreden tot de gemeentelijke organisatie van Rotterdam en er moesten nog afspraken worden gemaakt over de archiefzorg. De Rekenkamer vindt het als onafhankelijk orgaan van de gemeente en gezien de aard van hun taak, niet gepast om in een rapport vergeleken te worden met andere diensten en deelgemeenten. In enkele gevallen kwam het voor dat er bij een dienst twee inspecties tegelijk gehouden werden, een reguliere inspectie en de thema-inspectie. In de planning is geprobeerd dit zoveel mogelijk te vermijden, maar in enkele gevallen was een dubbel bezoek onvermijdelijk. Hier is door de betrokken diensten zonder probleem aan meegewerkt. Tijdens de gesprekken zijn de 125 vragen van de zelfevaluatie beantwoord en gewaardeerd. Door de ontwikkelaar van de applicatie zelfevaluatie informatiehuishouding, Trilobiet Internetdiensten, was een waardering aan de antwoorden toegekend. Deze waardering was weinig genuanceerd. Een Nee-antwoord leverde 0 punten op, voor een Ja-antwoord, ongeacht de verdere waardering, werd standaard 10 punten toegekend. Daarom is een andere waardering aangehouden, waarbij Nee nog steeds nul punten oplevert, maar de Jaantwoorden variëren van twee punten voor Ja 1 tot 10 punten voor Ja 5. Verslag thema-inspectie doc.nr

8 score omschrijving waardering waardering GAR Trilobiet Nee 0 0 Ja 1 niet bekend en niet vastgelegd 10 2 Ja 2 niet bekend, wel vastgelegd 10 4 Ja 3 bekend en vastgelegd 10 6 Ja 4 bekend, vastgelegd en nageleefd 10 8 Ja 5 bekend, vastgelegd, nageleefd en gecontroleerd Na de gesprekken zijn de antwoorden op de vragen overgenomen in een Excel-sheet met de GAR waardering, wat een score per norm en een totaalscore opleverde. Per bezochte dienst is een terugkoppeling gegeven aan degene(n) waarmee het gesprek gevoerd is, bestaande uit een overzicht van de behaalde totaalscore van die dienst en een overzicht van de daar ontbrekende instrumenten. De instrumenten waar tijdens de gesprekken naar gevraagd is, zijn het informatiebeleidsplan, het informatiebeveiligingsplan, de selectielijst en het informatiebeheersplan. Ook is gevraagd naar het scannen van archiefstukken. Hier is geen terugkoppeling over gegeven. De scores kunnen niet worden opgevat als rapportcijfers. Redenen hiervoor zijn: sommige vragen zijn niet van toepassing en worden daardoor ook niet meegerekend; als er op een hoofdvraag met Nee was geantwoord, is tijdens het gesprek niet verder ingegaan op de subvragen. Het geven van een rapportcijfer was niet het doel van de thema-inspectie. Uit de resultaten per hoofdstuk en per dienst kan wel worden afgeleid op welk onderdeel door de diensten en deelgemeenten nog een verbeterslag te maken is. Verslag thema-inspectie doc.nr

9 4. Bevindingen In dit hoofdstuk worden per hoofdnorm de resultaten gepresenteerd in grafiekvorm met vermelding van de meest opmerkelijke uitslagen. In de toelichtende teksten moet helaas worden volstaan met weinig specifieke aanduidingen als weinig, veel, soms. Dit is het gevolg van verslag doen over 33 diensten in één keer Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het gemeentebestuur draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven. verantwoordelijkheden 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 asr bestuursdienst COS dg centrum dg charlois dg delfshaven dg feijenoord dg hillegersberg dg Hoek van dg hoogvliet dg ijsselmonde dg kralingendg noord dg overschie dg pernis dg prins alexander dienst kunst & DS+V gemeentearchief gemeentebelasting gemeentewerken ggd griffie jongerenraad JOS OBR ombudsman publiekszaken ROTEB servicedienst SoZaWe sport & recreatie stadstoezicht Dit hoofdstuk handelt onder meer over het vastleggen van de verantwoordelijkheden voor de informatie, óók bij keteninformatie, en bij organisatiewijzigingen, zoals het overgaan van een taak van de ene naar de andere dienst. Dit kan vastgelegd zijn in een Besluit mandatering, de functiebeschrijvingen, de instellingsbeschikking en de afspraken die gemaakt zijn met ketenpartners. Het totaalcijfer voor alle diensten en deelgemeenten geeft bij dit onderdeel een 6,51. De uitslagen per afzonderlijke dienst variëren van 0 (drie keer) tot 8. Veelal is duidelijk waar de verantwoordelijkheid belegd is, ook zonder dat dit is vastgelegd. Instellingsbeschikkingen zijn bij de meeste diensten niet aanwezig, diensten bestaan vaak al van oudsher of zijn opvolgers van andere instellingen, zonder dat daar nieuwe instellingsbeschikkingen voor gemaakt zijn. Verantwoordelijkheid voor informatie bij organisatiewijzigingen is een ander verhaal. Regelmatig komt het voor dat taken van de ene dienst worden overgedragen aan een andere dienst of een instelling buiten het gemeentelijk apparaat, zoals het Havenbedrijf. Slechts in een enkel geval is, conform de Leidraad organisatieverandering, hiervan melding gemaakt Verslag thema-inspectie doc.nr

10 aan de gemeentearchivaris, terwijl wél de betreffende archiefonderdelen zijn overgedragen aan de nieuw uitvoerende dienst Inrichting organisatie De inrichting van processen, organisatie, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. inrichting organisatie 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 asr bestuursdienst COS dg centrum dg charlois dg delfshaven dg feijenoord dg hillegersberg dg Hoek van dg hoogvliet dg ijsselmonde dg kralingendg noord dg overschie dg pernis dg prins alexander dienst kunst & DS+V gemeentearchief gemeentebelasting gemeentewerken ggd griffie jongerenraad JOS OBR ombudsman publiekszaken ROTEB servicedienst SoZaWe sport & recreatie stadstoezicht Dit hoofdstuk gaat over de verschillende informatieonderdelen die samen de organisatie ondersteunen. Concrete middelen zijn hier het informatiebeveiligingsplan, de cyclus van planning en control, opleiding en voorzieningen. De totaalscore is 6,23, de hoogste score 8,44. Ook hier was in drie gevallen helemaal niets op het gebied van inrichting van de organisatie geregeld en was de score 0. Een informatiebeveiligingsplan is aanwezig bij 6 diensten, bij 24 niet en bij 3 diensten is het niet vastgesteld, bijgewerkt of is het alleen geldig voor ICT. Op weinig plaatsen wordt de informatie meegenomen in de cyclus van planning en control en zal ook niet (h)erkend worden welke risico s een organisatie kan lopen op het moment dat de informatiehuishouding niet op orde is. Ook wordt zelden, bijvoorbeeld met steekproeven, getoetst of bestanden nog leesbaar en bruikbaar zijn of wordt het terugzetten van een backup getoetst. Opslagcapaciteit is overal voldoende aanwezig. Verslag thema-inspectie doc.nr

11 4.3. Informatiebeleid Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeentelijke organisatie geldende standaarden gedefinieerd en in gebruik. Voor zover aanwezig zijn de voor alle gemeenten geldende richtlijnen van toepassing. informatiebeleid 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 asr bestuursdienst COS dg centrum dg charlois dg delfshaven dg feijenoord dg hillegersberg dg Hoek van dg hoogvliet dg ijsselmonde dg kralingendg noord dg overschie dg pernis dg prins alexander dienst kunst & DS+V gemeentearchief gemeentebelasting gemeentewerken ggd griffie jongerenraad JOS OBR ombudsman publiekszaken ROTEB servicedienst SoZaWe sport & recreatie stadstoezicht Bij informatiebeleid gaat het om beleid en de uitvoering daarvan, handboeken, procedures en leidraden, om een informatiebeheersplan, metadata en de aanwezigheid van een selectielijst. De totaalscore is 5,41, met als uitschieter een 6,46 en als laagste een 0 (in twee gevallen). Een informatiebeleidsplan is bij 10 diensten aanwezig, bij 21 niet. Bij 2 diensten is het niet bijgewerkt of geldt het alleen voor de afdeling ICT. Ook wordt voor informatiebeleid verwezen naar de Rotterdamse ICT-standaarden. Het feit dat deze bestaan, impliceert overigens nog niet dat ze overal bekend zijn en worden toegepast. Voorschriften op welke manier gewerkt moet worden zijn in de hele gemeente op zeer divers niveau aanwezig, variërend van een uitgebreid handboek tot een simpele werkinstructie. Een informatiebeheersplan, met een overzicht van werkprocessen, een selectielijst en een overzicht van de informatiebestanden, is aanwezig bij 7 diensten, dus bij 16 niet. Bij 10 diensten is het informatiebeheersplan in concept aanwezig, niet volledig of niet bijgewerkt. In sommige gevallen is er wel een ordeningsplan aanwezig in het Document Management Systeem (DMS) of is de i-navigator (een model documentair structuurplan) aangeschaft, maar nog niet overal ingericht. Slechts 4 van de diensten beschikken over een door de gemeentearchivaris goedgekeurde selectielijst, in zeven gevallen is een concept in behandeling. Dit betekent dat maar liefst 22 diensten niet beschikken over een goedgekeurde selectielijst. Er wordt overigens wel vernietigd, soms mét, maar soms ook zonder melding hiervan aan de gemeentearchivaris. Verslag thema-inspectie doc.nr

12 Bij de in gebruik zijnde DMS-en is vrijwel nooit de vernietigingstermijn aangegeven. Hierdoor kan het DMS niet ingezet worden als hulpmiddel bij selectie en de daadwerkelijke vernietiging van digitale én analoge stukken. Ook kunnen hierdoor de metadata in het DMS niet verwijderd worden, waardoor meer gegevens bewaard worden dan noodzakelijk is. Risicoklassen (autorisaties wie welke stukken mag raadplegen) zijn vrijwel overal gedefinieerd, de meeste stukken zijn voor alle medewerkers raadpleegbaar, op de voor de hand liggende stukken na, als P & O zaken, financiën en sommige beleidsstukken. Voorschriften voor het gebruik en de toepassing van metadata ontbreken veelal, behalve waar deze door de systemen gevraagd worden. Beleid voor het converteren of migreren van bestanden ten behoeve van duurzame toegankelijkheid is er niet Informatieontwerp De vereiste ordening en samenhang van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden zijn bepaald op basis van risicomanagement, rekening houdend met wet- en regelgeving. informatieontwerp 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 asr bestuursdienst COS dg centrum dg charlois dg delfshaven dg feijenoord dg hillegersberg dg Hoek van dg hoogvliet dg ijsselmonde dg kralingendg noord dg overschie dg pernis dg prins alexander dienst kunst & DS+V gemeentearchief gemeentebelasting gemeentewerken ggd griffie jongerenraad JOS OBR ombudsman publiekszaken ROTEB servicedienst SoZaWe sport & recreatie stadstoezicht Het onderdeel informatieontwerp gaat over het beschrijven van processen en het stellen van eisen aan de afzonderlijke processtappen, waardoor op basis van een risicowaardering het niveau van beheer bepaald kan worden (hoe hoger het afbreukrisico, des te zwaarder het beheerregime). Hier scoort Rotterdam totaal het laagst van alle onderdelen, een 3,58, met als hoogste score een 7,25 en als laagste een 0, maar dat dan wel 13 keer! Er zijn nog weinig processen beschreven en er is ook weinig vastgelegd over gegevensdragers, bewaartermijnen en uitwisselbaarheid van gegevens in keteninformatie. Verslag thema-inspectie doc.nr

13 Wat wel geregeld is, is de (beperking van de) openbaarheid van informatie. Maar dan alleen voor gebruik van informatie binnen de diensten en niet voor de langere termijn, zoals na overbrenging naar het gemeentearchief Informatiesysteem (Geautomatiseerde) systemen waarmee informatie wordt beheerd ondersteunen aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van de risicoklasse die van toepassing is. informatiesysteem 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 asr bestuursdienst COS dg centrum dg charlois dg delfshaven dg feijenoord dg hillegersberg dg Hoek van dg hoogvliet dg ijsselmonde dg kralingendg noord dg overschie dg pernis dg prins alexander dienst kunst & DS+V gemeentearchief gemeentebelasting gemeentewerken ggd griffie jongerenraad JOS OBR ombudsman publiekszaken ROTEB servicedienst SoZaWe sport & recreatie stadstoezicht Bij deze vraag wordt gekeken naar de rol van de systemen bij het informatiebeheer. Totaal is de score 5,34, met als hoogste een 8,29 en als laagste weer een 0 (drie maal). Binnen de gemeente Rotterdam zijn ICT-standaarden vastgelegd in de nota ICT-beleid gemeente Rotterdam Bij de meeste diensten is niet bekend of de architectuur en de inrichting van de systemen hieraan voldoen. Er wordt binnen Rotterdam (nog) niet gewerkt met een digitale handtekening. Voor het beheer van de geautomatiseerde systemen wordt niet door alle diensten gebruik gemaakt van de Servicedienst (SDR), sommige maken gebruik van externe aanbieders Creatie en gebruik van informatie Bij het creëren, bewaren en gebruiken van informatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen. Verslag thema-inspectie doc.nr

14 creatie en gebruik van informatie 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 asr bestuursdienst COS dg centrum dg charlois dg delfshaven dg feijenoord dg hillegersberg dg Hoek van dg hoogvliet dg ijsselmonde dg kralingendg noord dg overschie dg pernis dg prins alexander dienst kunst & DS+V gemeentearchief gemeentebelasting gemeentewerken ggd griffie jongerenraad JOS OBR ombudsman publiekszaken ROTEB servicedienst SoZaWe sport & recreatie stadstoezicht In het hoofdstuk dat gaat over creatie en gebruik van informatie, wordt het best gescoord. De totaalscore is 6,51, de hoogste een 8,00 en het is opvallend dat geen enkele maal de score 0 is aangetroffen. Metadata worden toegekend: meestal in een DMS met behulp van een piepsysteem (er komt een signaal dat een veld verplicht moet worden ingevuld). Verder zijn de metadata die door de systemen worden toegekend, vooral technische metadata. Metadata rond vernietiging en op procesniveau ontbreken veelal. Maatregelen voor duurzame bewaring worden nauwelijks getroffen. Bij scanning worden verschillende formaten gehanteerd, 200, 300, 600 dpi of via TIFF naar PDF. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt of de gescande stukken te vernietigen of te bewaren zijn. De archiefversie PDF-a wordt niet gebruikt. Maatregelen op het gebied van de bedrijfsvoering (back-up, veiligheidsprocedures) worden wel genomen, veelal door de Servicedienst. Er zijn systemen ten behoeve van actieve openbaarmaking: de uitzendingen van de gemeenteraad, Bestuurlijk Documentair Systeem (BDS) en het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) bij de deelgemeenten, Rotterdam in kaart, het Centrum voor Onderzoek en Statistiek (COS). Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van bronbestanden, maar van kopieën Beheer van informatie De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd; de verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures. Verslag thema-inspectie doc.nr

15 beheer van informatie 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 asr bestuursdienst COS dg centrum dg charlois dg delfshaven dg feijenoord dg hillegersberg dg Hoek van dg hoogvliet dg ijsselmonde dg kralingendg noord dg overschie dg pernis dg prins alexander dienst kunst & DS+V gemeentearchief gemeentebelasting gemeentewerken ggd griffie jongerenraad JOS OBR ombudsman publiekszaken ROTEB servicedienst SoZaWe sport & recreatie stadstoezicht Het laatste hoofdstuk uit de zelfevaluatie gaat vooral over vernietiging en vervanging van informatie. De totaalscore van de diensten en deelgemeenten is 5,75, de hoogste 8,19 en de laagste weer een 0. Binnen Rotterdam is door de gemeentearchivaris nog geen toestemming voor vervanging gegeven (vervanging van de op termijn vernietigbare personeelsdossiers is in een vergevorderd stadium). Wel worden bij 24 van de 33 diensten de ingekomen en ondertekende, uitgaande stukken gescand. De originele papieren stukken worden óf numeriek geborgen (6x), óf in dossiers geborgen (13x) óf een combinatie van beide, waarbij de vernietigbare stukken numeriek geborgen worden en de te bewaren stukken in dossiers (5x). Er zijn achterstanden bij vernietiging, van zowel het papieren origineel als de digitale kopie. Ook de digitale kopieën nemen opslagruimte in beslag en moeten toegankelijk gehouden worden. Op deze manier ontstaan dubbele achterstanden. Hoe het beheer, inclusief de vernietiging van informatie in andere systemen geregeld is, was bij het merendeel van de gesprekspartners niet bekend. Over overbrenging van digitale informatie naar (het E-depot van) het gemeentearchief Rotterdam wordt nog niet nagedacht. Verslag thema-inspectie doc.nr

16 5. Conclusies en aanbevelingen Het eerste te behalen resultaat van de thema-inspectie is het inzicht dat wordt verkregen in de stand van zaken van de informatiehuishouding bij de gemeentelijke organisaties. Aan de hand van de hoofdnormen uit de baseline worden de conclusies behandeld, waarbij rekening gehouden moet worden met het feit dat een vergelijking van de resultaten per dienst lastig is: ten eerste omdat de diensten enorm in grootte verschillen, van meer dan 6500 fte tot minder dan 10 fte en ten tweede omdat er verschillen zijn in de manier van werken, digitaal of analoog. Sommige diensten werken vooral digitaal, bij andere diensten beperkt dit zich tot het scannen van de ingekomen stukken waarna toch het papieren origineel de organisatie in gaat ter verdere afhandeling. Een opmerkelijke constatering is dat het mogelijk is dat diensten waar een groot deel van de informatiehuishouding niet op orde is (afwezigheid van informatiebeleids- en beveiligingsplannen en/of achterstanden in bewerking en overbrenging en die vernietigen zonder goedgekeurde selectielijst), tóch goed scoren. Dit komt omdat niet gevraagd is naar bewijzen in de vorm van de stukken zelf én omdat vragen rondom vernietiging en overdracht beperkt in aantal zijn en daardoor minder zwaar mee wegen in de eindscore. Per hoofdnorm worden aan diensten en deelgemeenten aanbevelingen gedaan. Worden deze niet opgevolgd, dan loopt de gemeente risico s. De grootste risico s die Rotterdam loopt bij een slecht of minder goed functionerend informatie- en archiefmanagement zijn politiekbestuurlijke en bedrijfsvoeringsrisico s. Op politiek-bestuurlijk gebied als de gemeente geen verantwoording meer kan afleggen omdat informatie niet kan worden teruggevonden of omdat de context niet duidelijk is (door niet of slecht registreren). Op het gebied van de bedrijfsvoering omdat er langere zoektijden ontstaan en informatie dubbel en onnodig lang beheerd wordt, zowel digitaal als analoog, met alle extra kosten voor opslag van dien. Maar eerst moet worden opgemerkt dat binnen de diensten en deelgemeenten van de gemeente Rotterdam het informatiebeheer volop in ontwikkeling is. Er wordt op onderdelen samenwerking gezocht en nagenoeg iedereen waarmee tijdens de thema-inspectie is gesproken, voelt een grote verantwoordelijkheid voor zijn werkgebied, erkent de bestaande problemen én heeft de wil tot verbetering. Voor de (behandelende) ambtenaren maar ook voor de burger zal dit resulteren in een betere dienstverlening en een transparantere overheid. Verslag thema-inspectie doc.nr

17 Verantwoordelijkheden Veel verantwoordelijkheden zijn gemeentebreed vastgelegd, onder andere in het Mandaatbesluit, het Besluit Informatiebeheer Rotterdam en de algemene functiebeschrijvingen (Functiehuis). Veel ICT-zaken zijn bij de Servicedienst ondergebracht, waardoor diensten zich hiervoor niet of minder verantwoordelijk voelen. Overigens realiseert men zich dat goede afspraken gemaakt moeten worden, zowel met de Servicedienst als met eventuele externe beheerders van informatie. Dit besef is er niet altijd in het geval van organisatiewijzigingen waardoor archiefonderdelen zonder registratie van de ene dienst naar de andere kunnen worden overgebracht. Aanbevelingen: leg de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer vast en maak afspraken aan de hand van de Leidraad informatie- en archiefbeheerafspraken. Inrichting organisatie De thema-inspectie heeft plaatsgevonden in een tijd waarin Rotterdam organisatorisch in beweging is: er vindt clustervorming van diensten plaats, er wordt nagedacht over outsourcing van werkzaamheden en de gemeente heeft te maken met bezuinigingen. Daarnaast speelt de digitalisering een grote rol. De taken die van oudsher door een afdeling documentaire informatievoorziening (DIV) werden verzorgd, worden tegenwoordig uitgevoerd op verschillende plaatsen in de organisatie en op verschillende momenten in de processen. Dit betekent ook dat de vaardigheden van de medewerkers moeten veranderen: de DIVmedewerkers zullen meer adviserend en instruerend moeten optreden en collega s helpen bij de uitoefening van hun (DIV-)werkzaamheden, de andere medewerkers zullen het belang van hun nieuwe (DIV-)taken moeten inzien en deze uitvoeren. Waar deze zaken goed belegd zijn, ontbreekt vaak nog de interne controle daarop, en daarmee de mogelijkheid tot verbetering. Aanbevelingen: zorg voor instructie van medewerkers in het veranderingstraject, neem informatie op in de cyclus van planning en control en maak een informatiebeveiligingsplan. Binnen het Gemeentearchief Rotterdam is een programma Concern Records Management opgericht. Zij kunnen een rol spelen bij de inrichting van de (systemen voor) informatiehuishouding van de diensten en deelgemeenten. Concernbreed wordt de mogelijkheid tot uitbreiding van CRM tot een shared service center onderzocht. Informatiebeleid Het in het onderdeel informatiebeleid gevraagde beleidsplan, informatiebeheersplan, vastgestelde metadata en de door de gemeentearchivaris goedgekeurde selectielijst, zijn niet overal aanwezig of bijgewerkt. Hierdoor ontstaan op termijn risico s voor de digitale duurzaamheid en de toegankelijkheid van de informatie. Verslag thema-inspectie doc.nr

18 Aanbevelingen: zorg voor een (actueel) informatiebeleidsplan, een beheersplan, vastgestelde metadata en een selectielijst. Informatieontwerp Bij een groot aantal diensten zijn er geen beschrijvingen van de processen en de daarbij horende vastlegging van de informatie in de processtappen. Omdat er verschillende systemen (zoals DMS-en) in gebruik zijn, moeten bij uitwisseling van informatie tussen diensten, de metadata vaak opnieuw ingevoerd worden. Dit is erg ondoelmatig. Aanbevelingen: beschrijf de processen en de daarbij horende informatie en zorg voor een mogelijkheid tot uitwisseling van informatie zonder dubbele invoer. Informatiesysteem Er zijn ICT-standaarden vastgesteld binnen de gemeente Rotterdam. Of de architectuur en de inrichting van de systemen hieraan voldoet, is in veel gevallen niet bekend. In het streven naar een goede informatiehuishouding, is samenwerking door diensten met de Chief Information Officer (CIO) van de gemeente Rotterdam noodzakelijk. Zo kan er bijvoorbeeld voor worden gezorgd dat meer bekendheid voor ICT-beleid en standaarden binnen Rotterdam wordt verkregen, of dat in de inkoopvoorwaarden wordt opgenomen dat systemen moeten voldoen aan NEN 2082 (de eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur). Aanbevelingen: standaardiseer de inrichting van de systemen en hanteer de kaders en richtlijnen van de CIO en CRM. Creatie en gebruik van informatie Een andere samenwerkingspartner is het E-depot Concern. Hier wordt duurzame toegankelijkheid van digitale informatiebestanden gegarandeerd en vandaar is overdracht van de blijvend te bewaren informatie aan het gemeentearchief eenvoudig te realiseren. Binnen Rotterdam is nog geen algemeen geldend metadatamodel (hier wordt overigens wel aan gewerkt). Bij toekenning van metadata ontbreken vooral die op procesniveau en rond vernietiging. Aanbevelingen: werk samen met het E-depot Concern op het gebied van duurzame opslag en metadata. Beheer van informatie Voor registratie zijn verschillende DMS-en in gebruik, zoals Decos, Corsa en Doc.Loods. Systemen zijn niet altijd volledig ingericht, waarbij vernietigingstermijnen en een Verslag thema-inspectie doc.nr

19 ordeningsplan meestal ontbreken. Dit geldt overigens ook voor andere informatiesystemen, zoals voor het aanvragen van subsidies of voor geo-informatie. DIV is vaak niet betrokken bij het beheer van de informatie in deze andere systemen. Er zijn achterstanden bij vernietiging van informatie. Hierdoor worden extra kosten gemaakt voor opslag, in sommige gevallen van analoge stukken én de digitale kopie ervan, en er is sprake van verminderde toegankelijkheid. Steeds meer neemt digitaal werken de plaats in van werken met de papieren versies. Er wordt nog op veel plaatsen op een hybride wijze gewerkt, analoog en digitaal naast elkaar. Ook hier zijn efficiëntieslagen te maken. Aanbevelingen: richt de systemen op de juiste manier in, werk samen op het gebied van aanvragen voor vervanging van archiefbescheiden, bewerk de achterstanden bij vernietiging en richt de organisatie in voor één manier van werken. Gemeentebreed moet een vervroegde overbrenging van het digitaal archief naar het E-depot Concern onderzocht worden. De zelfevaluatie als instrument Op landelijk niveau is het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) bezig met de ontwikkeling van een Baseline Informatiehuishouding voor Gemeenten. Ook het GAR levert hier een bijdrage aan. De Kwaliteitsgroep van de SOD ontwikkelt een Baseline+, waarin de begrippen uit de zelfevaluatie uitgewerkt worden. Het gemeentearchief blijft het instrument zelfevaluatie aanbieden via de website van het gemeentearchief (maar dan zonder de scores die eraan gekoppeld zijn), totdat de baseline die door KING ontwikkeld wordt, beschikbaar is. Verslag thema-inspectie doc.nr

20 6. Bijlagen 6.1. Bijlage 1 Uitslagen per dienst/deelgemeente dienst Verantwoordelijkheden Inrichting organisatie Informatiebeleid Informatieontwerp Informatiesysteem Creatie en gebruik van informatie Beheer van informatie Audit Services Rotterdam 2,00 2,67 0,44 0,00 2,29 3,11 2,60 1,87 Bestuursdienst 6,33 4,86 6,46 4,25 4,86 5,40 2,50 4,95 COS 4,89 3,50 0,00 0,00 6,80 3,87 0,33 2,77 deelgemeente Centrum 6,75 0,00 2,89 2,75 1,50 4,44 6,71 3,58 deelgemeente Charlois 6,20 5,14 6,14 7,25 5,00 5,78 5,65 5,88 deelgemeente Delfshaven 6,60 7,11 4,46 4,00 2,67 5,71 3,08 4,80 deelgemeente Feijenoord 4,36 5,33 4,77 7,11 7,50 4,60 5,05 5,53 deelgemeente Hillegersberg- Schiebroek 4,00 7,43 5,67 3,78 8,29 8,00 5,64 6,12 deelgemeente Hoek van Holland 3,45 4,00 3,71 0,00 2,44 5,17 3,78 3,22 deelgemeente Hoogvliet 4,80 5,11 3,41 0,00 2,86 4,53 6,18 3,84 deelgemeente IJsselmonde 4,00 5,33 3,71 0,00 0,00 4,14 6,38 3,37 deelgemeente Kralingen- Crooswijk 3,45 7,43 2,29 0,00 4,00 6,63 3,33 3,88 deelgemeente Noord 3,67 3,11 4,15 3,11 1,25 3,11 3,20 3,09 deelgemeente Overschie 8,00 8,67 5,70 6,50 5,00 6,43 5,50 6,54 deelgemeente Pernis 5,20 2,00 5,20 0,00 6,86 6,14 4,59 4,28 deelgemeente Prins Alexander 5,27 4,86 5,38 0,00 3,43 6,38 3,62 4,13 Dienst Kunst & Cultuur 4,67 4,57 2,22 5,56 3,33 3,50 4,20 4,01 DS+V 5,17 5,56 6,17 4,22 6,00 5,80 4,76 5,38 Gemeentearchief 6,00 3,50 6,31 5,50 5,25 5,14 4,80 5,21 Gemeentebelasting 5,33 4,67 6,00 4,67 6,40 6,00 4,80 5,41 totaal Verslag thema-inspectie doc.nr

21 Gemeentewerken 4,67 3,43 4,18 1,75 3,75 4,20 3,09 3,58 GGD 6,40 4,00 4,86 2,67 1,56 4,11 3,74 3,91 Griffie 6,36 7,00 4,92 2,22 0,80 6,67 5,83 4,83 Jongerenraad 3,50 3,00 1,50 0,00 0,00 1,43 2,80 1,75 JOS 6,33 8,44 5,00 4,44 6,29 5,63 3,43 5,65 OBR 0,40 4,86 3,93 6,22 4,00 4,31 1,87 3,66 Ombudsman 4,20 2,40 0,00 0,00 1,00 5,80 0,80 2,03 Publiekszaken 0,00 1,20 1,29 3,11 7,80 4,00 4,86 3,18 ROTEB 0,00 0,00 3,11 0,67 1,20 2,60 4,86 1,78 Servicedienst 7,27 6,44 6,00 0,00 6,44 1,00 8,19 5,05 SoZaWe 3,50 4,00 0,75 0,00 0,00 1,60 1,45 1,61 Sport & Recreatie 7,00 3,78 3,62 2,67 3,75 2,50 4,71 4,00 Stadstoezicht 0,00 0,00 0,29 0,00 0,57 2,00 0,00 0,41 totaal 6,51 6,23 5,41 3,58 5,34 6,51 5,75 5,62 Verslag thema-inspectie doc.nr

22 6.2. Bijlage 2 Overzicht aanwezige instrumenten per dienst Informatiebeleidsplan Informatiebeveiligings plan informatiebeheersplan Selectielijst Audit Services Rotterdam nee nee nee nee Bestuursdienst nee nee ja, niet nee bijgewerkt COS nee nee nee nee deelgemeente Centrum nee nee concept nee deelgemeente Charlois ja ja ja, niet volledig nee deelgemeente Delfshaven nee nee ja, niet nee bijgewerkt deelgemeente Feijenoord nee nee nee in behandeling deelgemeente Hillegersberg- Schiebroek nee nee nee nee deelgemeente Hoek van Holland nee ja, niet vastgesteld deelgemeente Hoogvliet ja nee nee in behandeling deelgemeente IJsselmonde ja ja nee ja, deels deelgemeente Kralingen- Crooswijk nee nee nee nee nee in behandeling deelgemeente Noord nee nee ja, niet bijgewerkt deelgemeente Overschie ja, niet ja, niet ja bijgewerkt bijgewerkt deelgemeente Pernis nee nee ja ja, niet goedgekeurd deelgemeente Prins Alexander nee nee nee nee dienst Kunst en Cultuur nee nee concept nee DS+V ja nee ja alleen voor bouwverg. Gemeentearchief ja ja ja ja Gemeentebelastingen nee, alleen voor ICT nee, alleen voor ICT concept Gemeentewerken ja nee ja ja GGD nee nee nee in concept Griffie nee nee ja nee Jongerenraad nee nee nee nee JOS ja ja nee nee OBR nee nee nee nee Ombudsman nee nee nee nee Publiekszaken nee nee nee nee ROTEB nee nee concept ja Servicedienst ja ja ja ja SoZaWe ja ja nee nee Sport en Recreatie ja nee ja, niet nee bijgewerkt Stadstoezicht nee nee ja, niet bijgewerkt nee nee nee nee Verslag thema-inspectie doc.nr

23 6.3. Bijlage 3 Vragenlijst Verslag thema-inspectie doc.nr

24 Verslag thema-inspectie doc.nr

25 Verslag thema-inspectie doc.nr

26 Verslag thema-inspectie doc.nr

27 Verslag thema-inspectie doc.nr

28 Verslag thema-inspectie doc.nr

29 Verslag thema-inspectie doc.nr

30 Verslag thema-inspectie doc.nr

31 Verslag thema-inspectie doc.nr

32 Verslag thema-inspectie doc.nr

33 Verslag thema-inspectie doc.nr

34 Verslag thema-inspectie doc.nr