Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk ;

Transcriptie

1 Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk ; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Rotterdam 2011; besluit vast te stellen: Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 1. In dit besluit wordt verstaan onder: a. wet: Archiefwet 1995; b. besluit: Archiefbesluit 1995; c. archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70; d. archiefverordening: Archiefverordening Rotterdam 2011; e. archiefbewaarplaats: overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; f. archiefruimte ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats; g. archivaris: overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; h. informatie: in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden; i. documentaire verzamelingen: bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde informatie; j. beheer van informatie: treffen van maatregelen en aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; k. informatiebestand: informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening is, of met een bestaand hulpmiddel kan worden aangebracht; i. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; pagina 1

2 m. informatievoorziening: het geheel van handelingen, voorschriften, procedures, methoden, kennis, vaardigheden en hulpmiddelen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en informatie; n. ordeningsstructuur: systeem van ordening van informatie of informatiebestanddelen binnen een (deel van een) archief; o. e-depot: het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden bedoeld om digitale informatie na overbrenging als bedoeld in artikel 12 van de wet, duurzaam te beheren en beschikbaar te stellen. 2. Dit besluit is tevens van toepassing op informatie die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, behalve waar dit in dit besluit anders is bepaald. Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats Artikel 2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de Hofdijk nummer 651 te Rotterdam en bevat een voorziening voor digitale informatie, e-depot geheten. Artikel 3 De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en documentaire verzamelingen. Artikel 4 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel 5 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd. 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dat verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd. 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij pagina 2

3 verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel 6 De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel 7 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening Artikel 8 Als beheerseenheden worden aangewezen: o De organisatorische eenheden zoals genoemd in de Organisatieverordening 2004 en in de Organisatieverordening van de Raad van de gemeente Rotterdam; o De deelgemeenten zoals genoemd in de Deelgemeenteverordening 2010; Artikel 9 1. Het hoofd van de beheerseenheid is belast met de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de informatie van de beheerseenheid, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. In geval van een dienstoverstijgend ketenproces is de proceseigenaar belast met de informatievoorziening binnen het betreffende ketenproces. Hoofdstuk IV Informatievorming en ordening 1 Productie van informatie Artikel 10 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen wordt vervaardigd, dat de houdbaarheid is gewaarborgd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 11 Van informatie, die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt voor verzending een kopie gemaakt, die wordt geauthenticeerd en door de beheerseenheid bewaard. Artikel 12 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor de uitwisseling van informatie en de behandeling en registratie van ingekomen, uitgaande en interne informatie, waarbij rekening wordt gehouden met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. pagina 3

4 2 Registratie van informatie Artikel 13 De volgende informatie wordt geregistreerd: informatie, die betrekking heeft op de uitvoering van taken en de verantwoording daarover; informatie, die in verband met enig (wettelijk) voorschrift wordt opgemaakt; informatie, die verband houdt met de communicatie met burgers. Artikel Ingevolge artikel 17 van de Archiefregeling dient de informatie zodanig te worden geregistreerd, dat het volgende kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en vorm voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces; de datum van ontvangst, opmaak of verzending van de informatie; de geadresseerde, afzender of vervaardiger van de informatie; de taak of handeling waarop de informatie betrekking heeft; de samenhang met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte informatie; de status, het ontwikkelingsstadium en de afdoeningstermijn van de informatie. De kenmerken worden vastgelegd in een metadataschema, als bedoeld in artikel 19 van de Archiefregeling, aan de hand waarvan de informatie op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden. 3 Ordening en toegankelijkheid van informatie Artikel 15 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een ordeningsstructuur als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. Artikel Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat voor de informatiebestanden een informatiebeheerplan wordt aangelegd en bijgehouden. 2. Het informatiebeheerplan omvat een overzicht van informatiebestanden en - systemen, volgens de eisen van artikel 18 van de Archiefregeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening. 3. Uit het in het tweede lid bedoelde informatiebeheerplan blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en -systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd. pagina 4

5 Artikel Voor het voorbereiden, invoeren en wijzigen van een ordeningsstructuur is de schriftelijke toestemming van de archivaris vereist. 2. Voorbereiding, invoering en wijziging van informatiesystemen worden tijdig meegedeeld aan de archivaris. Hoofdstuk V Beheer van informatie 4 Bewaring van informatie Artikel 18 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt bewaard. Artikel 19 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de materialen, die gebruikt worden voor de duurzame bewaring van de onder zijn beheer staande informatie voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. Artikel 20 Van digitale informatie moet gedurende de bewaartermijn, naast de in artikel 15, eerste lid genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard: benaming en versienummer van de toepassingsprogrammatuur waarmee de informatie is ontvangen en opgemaakt; beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en naam en type van de apparatuur; de documentatie over de werking en versies van de toepassingsprogrammatuur; beschrijving van de opgeslagen bestanden, waarin benaming, omvang, opslagformaat, relaties met andere bestanden. Artikel 21 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor tijdige conversie of migratie van digitale informatie indien de leesbaarheid of de houdbaarheid ervan in gevaar komt. Artikel 22 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefruimten voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 23 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten, moeten schriftelijk worden goedgekeurd door de archivaris. 5 Beveiliging en raadpleging van informatie Artikel 24 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, pagina 5

6 verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien de aard en status niet in aanmerking komt. Artikel 25 Het hoofd van de beheerseenheid houdt bij welke onder zijn beheer staande informatie wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Artikel 26 Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet of enige andere wet, regels gegeven zijn. Artikel Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie. 2. Tenminste eenmaal per jaar bepaalt het hoofd van de beheerseenheid of verlenging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is. 3. Raadpleging en uitlening van informatie, die aan geheimhouding is onderworpen, is slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk belast zijn met de behandeling van de betreffende aangelegenheid, na toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het derde lid kan het hoofd van de beheerseenheid voorwaarden verbinden. 5. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het derde lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. 6 Vervanging van informatie Artikel Voor vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit, vraagt het hoofd van de beheerseenheid schriftelijk machtiging aan: de archivaris, indien het uitsluitend informatie betreft die als vernietigbaar wordt aangemerkt in de in artikel 34 bedoelde selectielijst; Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, indien het tevens documenten betreft die als blijvend te bewaren worden aangemerkt in de in artikel 34 bedoelde selectielijst. Voorafgaand aan deze aanvraag wordt schriftelijk advies gevraagd aan de archivaris. 2. Ten aanzien van de vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het besluit, stelt het hoofd van de beheerseenheid een Handboek Vervanging op. 7 Vervreemding en overdracht van informatie Artikel 29 Voor vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7, eerste lid van het besluit, is machtiging vereist van de archivaris. pagina 6

7 Artikel 30 Voor overdracht van informatie aan andere beheerseenheden is machtiging vereist van de archivaris. 8 Selectie en vernietiging van informatie Artikel Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3. Deze bewaartermijn wordt vermeld in het in artikel 15, tweede lid bedoelde metadataschema. Artikel Het hoofd van de beheerseenheid stelt voor zijn beheerseenheid een lijst van te vernietigen informatie op, die gebaseerd is op en verwijst naar de wettelijk vastgestelde selectielijst voor gemeenten. 2. De lijst van te vernietigen informatie moet schriftelijk worden goedgekeurd door de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. 9 Overbrenging van informatie Artikel 33 Het hoofd van de beheerseenheid pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet. Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst, doch niet eerder dan bij de inwerkingtreding van de Archiefverordening Rotterdam Het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2004, vastgesteld op 15 juni 2004, vervalt met ingang van de dag dat dit besluit inwerking treedt. Artikel 36 Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer Rotterdam Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 april De secretaris, De burgemeester, A.H.P. van Gils A. Aboutaleb Dit gemeenteblad is uitgegeven op 20 mei 2011 en ligt op werkdagen van 8.30 tot uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie) (Zie ook: Gemeentebladen) pagina 7

8 Toelichting Het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Rotterdam Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie geregeld. Het Besluit Informatiebeheer is daarbij zowel van toepassing op digitale als op papieren informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen op het gebied van de verantwoordelijkheid voor het beheer, de vorming en ordening en inzake het beheer van informatie. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Eerste lid Onder c: de Archiefregeling is op grond van de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 70, d.d. 6 januari 2010 en in werking getreden op 1 april Onder k, l en m, informatiebestand, informatiesysteem en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is voornamelijk opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen. Artikel 1 Tweede lid De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatie. Deze dient ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de papieren als voor de digitale informatie. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende de termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende informatie. Verder is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dient deze informatie onder de werking van dit besluit te vallen. Artikel 8 Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig informatie registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt. Artikel 10 Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling. Artikel 12 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende pagina 8

9 werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 13 en artikel 14 Om de voorschriften naar behoren te kunnen uitvoeren is een efficiënte en effectieve registratie noodzakelijk. Artikel 16 Dit artikel heeft een algemene strekking, maar is met name van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden. Met dit artikel wordt het probleem aangepakt van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke informatie conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie worden behouden voor de organisatie. Artikel 21 Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 25 van de Archiefregeling regelt dat informatie wordt overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Artikel 22 Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling. Artikel 26 Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval van vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt evenals verschillende andere privacywetten in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd moeten worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels betreffende selectie en vernietiging te worden toegepast. Artikel 27 Dit artikel beoogt te voorkomen, dat informatie, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet Openbaarheid van Bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt wordt of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikelen 28, eerste lid en 29 Ingevolge artikel 7 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rotterdam 2009 is aan de archivaris mandaat, volmacht of machtiging verleend tot: het vervangen van documenten door reproducties en het aanvragen van een machtiging voor het vervangen van documenten, die niet als te vernietigen worden aangemerkt, als bedoeld in artikel 7 van de wet; het aanvragen van een machtiging voor het vervreemden van documenten en het vervreemden van documenten, bedoeld in artikel 8, eerste lid, onder b, van de wet. pagina 9

10 Verder dient bij vervanging en vervreemding ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is dus op zijn plaats. Artikel 28, tweede lid Het Handboek Vervanging is de ruggengraat van de vervanging. Wanneer het vervangingstraject is afgerond bevat het handboek de eigenlijke documentatie over de vervanging. Een deel van de inhoud van het handboek valt te destilleren uit de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Artikel 31, eerste lid De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer hier geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel 32, eerste lid Als gevolg van artikel 5, eerste lid van de wet zijn zorgdragers verplicht tot het ontwerpen van een selectielijst. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is door de gemeenten, waaronder Rotterdam, gemachtigd tot het ontwerpen van één lijst voor alle gemeenten. Deze Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 is door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 247, d.d. 20 december In deze landelijke selectielijst wordt, naast de informatie die voor vernietiging in aanmerking komt, ook de te bewaren informatie vermeld. Artikel 32, tweede lid Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst. pagina 10